PERUBAHAN SISTEM PERGUDANGAN
DENGAN METODE 5S DAN
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PENDUKUNG PADA
PT INDOKARLO PERKASA
Lisya Levirsa Yunanda
Jl. K.H. Syahdan No. 9, Kemanggisan, Jakarta Barat 11480 Telp. (62-21) 534 5830, 535 0660 Fax. (62-21) 530 0244, lisyalevirsa@yahoo.co.id
Mohammad Farid
Jl. K.H. Syahdan No. 9, Kemanggisan, Jakarta Barat 11480 Telp. (62-21) 534 5830, 535 0660 Fax. (62-21) 530 0244, heracross1412@gmail.com
Niko Ardi
Jl. K.H. Syahdan No. 9, Kemanggisan, Jakarta Barat 11480 Telp. (62-21) 534 5830, 535 0660 Fax. (62-21) 530 0244, nikoardi92@gmail.com
Andre Michael Ricky Wajong
Jl. K.H. Syahdan No. 9, Kemanggisan, Jakarta Barat 11480 Telp. (62-21) 534 5830, 535 0660 Fax. (62-21) 530 0244
J. Sudirwan
Jl. K.H. Syahdan No. 9, Kemanggisan, Jakarta Barat 11480 Telp. (62-21) 534 5830, 535 0660 Fax. (62-21) 530 0244
ABSTRACT
The problems that occurred in PT Indokarlo Perkasa especially at the warehouse of raw materials is the need for improvement on the current layout as well as the system is running now. All running on the warehouse that require more evaluation system is running effectively and efficiently, so that the safety and comfort of workers in completing the work is created. The most crucial issues in the warehouse is the lack of implementation of 5S in it, the less effective the form layout, mapping product is not regular, the placement and retrieval of material flow in and out is also not regular, and there is not system that regulates the effectiveness of the placement and retrieval of material. It was proposed to evaluate the state of repair with the field now using 5S method; and layout improvements proposed by ARC method along with the distance between the gang theory, the theory of noise level, and also the theory of lighting levels; then repair mapping product with ABC method Analysis (Pareto); as well as laying and retrieval system design materials that can support the work of a warehouse clerk. So form some the above proposals, resulting proposal to form a horizontal layout of the entrance to warehouse, moving the office area and area consumable, mapping product that is more regular along with categories of material, maximizing the capacity of the material into a 9018 boxes, shelf replenishment to 109 racks, as well as alignment spacing between racks to 110 cm. (LLY, MF, NA)
Keywords: Inventory, 5S, Layout, Warehouse, Mapping Product, Web Based Information System
ABSTRAK
Permasalahan yang terjadi di PT Indokarlo Perkasa khususnya pada bagian gudang bahan mentah (raw material) adalah perlu adanya perbaikan mengenai layout sekarang beserta sistem yang sedang berjalan sekarang. Semua yang berjalan pada gudang tersebut memerlukan evaluasi lebih agar sistem berjalan secara efektif dan efisien, sehingga keamanan dan kenyamanan pekerja dalam menyelesaikan pekerjaannya tercipta. Permasalahan paling krusial di dalam gudang tersebut adalah
kurangnya penerapan 5S, bentuk layout yang kurang efektif, mapping product yang belum teratur, alur penempatan dan pengambilan material masuk maupun keluar juga belum teratur, serta belum ada sistem yang mengatur keefektifan penempatan dan pengambilan material. Untuk itu diusulkanlah perbaikan dengan melakukan evaluasi keadaan gudang sekarang menggunakan metode 5S; lalu perbaikan layout usulan dengan metode ARC beserta teori jarak antar gang, teori tingkat kebisingan, dan juga teori tingkat pencahayaan; lalu perbaikan mapping product dengan metode ABC Analisis (Pareto); serta perancangan sistem peletakkan dan pengambilan material yang dapat mendukung pekerjaan para petugas gudang. Sehinga dari beberapa usulan, dihasilkan layout usulan menjadi bentuk horizontal dari pintu masuk gudang, memindahkan area office dan area consummable, mapping product yang lebih teratur beserta kategori materialnya, memakasimalkan daya tampung material menjadi 9018 boks, penambahan rak menjadi 109 rak, serta penyelarasan jarak antar rak menjadi 110 cm. (LLY, MF, NA)
Kata Kunci: Persediaan, 5S, Layout, Gudang, Mapping Product, Sistem Informasi Berbasis Web
PENDAHULUAN
PT Indokarlo Perkasa didirikan pada tanggal 14 Desember 1988 di Jakarta. Perusahaan ini memproduksi komponen karet dan juga metal baik untuk industri otomotif dan non-otomotif. Pada awalnya, pabrik ini berada di Bekasi dengan luas 3500 meter persegi. Pada tahun 2004, perusahaan pindah ke Cibinong, Bogor untuk memperluas skala produksi dengan luas pabrik 50.000 meter persegi. Produk perusahaan biasanya dipasok ke perusahaan otomotif terkemuka seperti Toyota, Daihatsu, Honda, Mitsubishi, Nissan, General Motors, Suzuki, Honda Motor, Yamaha, Kawasaki, dan lain-lain.
Pada setiap pabrik pasti memiliki gudang (warehouse) sebagai tempat penyimpanan bahan mentah (raw material). Di PT Indokarlo Perkasa ini terdapat dua buah gudang penyimpanan, diantaranya adalah gudang bahan mentah (raw material) dan gudang barang jadi (finished good). Pada penelitian tugas akhir ini, permasalahan yang dibahas berfokus pada persediaan gudang bahan mentah (raw
material). Di dalam gudang bahan mentah ini terdapat permasalahan-permasalahan genting yang
membuat kinerja para petugas gudang menjadi tidak optimal. Diantaranya adalah bahan mentah (raw
material) yang datang dari pemasok (supplier) ketika sampai di gudang, seringkali diletakkan secara
acak oleh petugas gudang. Penomoran rak-rak yang ada di gudang seolah-olah tidak berfungsi dengan baik di sana. Hal ini menyebabkan sulitnya ketika mencari material mana yang akan dikirim ke divisi produksi pada waktu tertentu. Masalah selanjutnya adalah layout gudang di perusahaan ini masih dikatakan belum ergonomis. Dapat dilihat dari sisi peletakkan rak yang kurang teratur untuk bahan mentah atau barang yang dikategorikan fast moving, bahan mentah yang jumlahnya banyak ataupun sedikit dalam setiap pemesanan, maupun bahan mentah yang bahannya terbuat dari bahan berbahaya atau tidak. Padahal saat ini, perusahaan menerapkan sistem SAP dalam menjalankan dan mengatur produksi. Dari SAP, dapat diketahui berapa banyak dan kapan material akan digunakan. Data tersebut digunakan oleh petugas PPC bagian penjadwalan untuk membuat jadwal kedatangan material, yang selanjutnya digunakan oleh petugas gudang sebagai dasar dalam penerimaan material masuk. Tetapi, karena kurangnya training yang dilakukan perusahaan bagi karyawannya atas penggunaan SAP, maka SAP pun tidak berfungsi dengan baik. SAP yang digunakan perusahaan juga menggunakan jasa
outsource. Sehingga akan mengeluarkan biaya yang mahal untuk memperbaikinya.
Untuk mendukung optimalnya pekerjaan petugas gudang dalam penyimpanan bahan mentah tersebut maka dilakukannya usulan perancangan sistem informasi pendukung yang berfungsi untuk membantu petugas gudang dalam pengalokasian dan penempatan material pada kolom dan boks. Selain itu adanya perbaikan layout gudang dengan menggunakan metode 5S yang nantinya diharapkan dapat mempermudah dan membuat petugas gudang menjadi merasa aman, nyaman, dan efisien dalam bekerja karena pengaturan rak berdasarkan bahan mentah yang dikategorikan sebagai fast moving, bahan mentah yang terbuat dari bahan berbahaya atau tidak, dan bahan-bahan yang jumlahnya sedikit atau banyak dalam setiap pemesanannya. Sehingga produktivitas petugas gudang akan semakin meningkat.
Identifikasi dan Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan di atas, maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana perancangan sistem informasi manajemen persediaan untuk mempermudah petugas gudang dalam mengetahui rak mana yang masih kosong beserta kapasitas untuk setiap raknya, serta untuk mengetahui peletakkan material di rak yang sesuai?
2. Bagaimana perbaikan layout usulan yang diharapkan dapat membantu petugas gudang agar tetap aman dan nyaman dalam bekerja dengan menggunakan metode 5S?
3. Bagaimana manfaat yang diperoleh PT Indokarlo Perkasa dari sistem yang telah diusulkan? 4. Bagaimana manfaat yang diperoleh PT Indokarlo Perkasa dari perubahan layout usulan pada
gudang raw material?
Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan penelitian yang dilakukan pada PT Indokarlo Perkasa adalah sebagai berikut:
1. Merancang sistem informasi manajemen persediaan di gudang bahan mentah PT Indokarlo Perkasa sehingga dapat mempermudah petugas gudang dalam mengetahui rak mana yang masih kosong beserta kapasitas untuk setiap raknya, serta untuk mengetahui peletakkan bahan mentah di rak yang sesuai.
2. Menerapkan perbaikan layout gudang bahan mentah PT Indokarlo Perkasa dengan menggunakan metode 5S yang mengutamakan keselamatan dan kenyamanan kerja para petugas gudang, sehingga produktivitasnya semakin meningkat.
3. Melihat manfaat yang diperoleh PT Indokarlo Perkasa dari sistem yang telah diusulkan.
4. Melihat manfaat yang diperoleh PT Indokarlo Perkasa dari perubahan layout usulan pada gudang
raw material.
Melalui penelitian ini, diperoleh berbagai manfaat sebagai berikut: 1. Manfaat Bagi Perusahaan
a. Membina hubungan baik dengan pihak institusi perguruan tinggi dan mahasiswa.
b. Untuk mengetahui metode yang sesuai untuk digunakan dalam pemecahan masalah utama yang ada pada perusahaan.
c. Memberikan solusi penyelesaian kepada perusahaan agar permasalahan penempatan bahan mentah di gudang menjadi teratur dan optimal.
d. Memberikan solusi perbaikan layout gudang agar lebih aman serta efektif dan efisien bagi para petugas gudang dalam bekerja.
2. Manfaat Bagi Pembaca
a. Untuk mengetahui dampak penempatan bahan mentah di gudang yang tidak teratur dan bagaimana solusinya.
b. Untuk mengetahui perbaikan layout yang ergonomis bagi pekerja gudang di PT Indokarlo Perkasa. 3. Manfaat Bagi Peneliti
a. Untuk memperoleh pengalaman dan mengetahui langsung tentang dunia industri yang sebenarnya. b. Menerapkan dan mengaplikasikan ilmu yang telah diperoleh pada perkuliahan di lapangan. c. Menambah wawasan tentang dunia kerja dan kegiatan-kegiatan yang terjadi di perusahaan.
METODE PENELITIAN
1. Pengajuan Surat Survei PT Indokarlo Perkasa
Sebelum melakukan observasi, terlebih dahulu mengajukan surat survei kepada perusahaan dengan tujuan keresmian atas penelitian yang dilakukan kelompok kami untuk menyelesaikan tugas akhir skripsi ini.
2. Observasi Lapangan
Observasi lapangan yang dilakukan khusus pada daerah gudang bahan baku (raw material). Observasi yang dilakukan dalam sisi teknik industrinya adalah mengecek layout sekarang, jumlah bahan baku yang terletak di dalam gudang, jumlah rak dan jumlah box, dan melihat keadaan gudang apakah sudah sesuai dengan penilaian 5S atau tidak. Sedangkan observasi dalam sisi sistem informasi adalah mengecek apakah perusahaan sudah memiliki sistem yang terhubung antar petugas gudang untuk mempermudah mereka dalam peletakkan bahan baku sesuai kelasnya dan di rak yang sesuai.
3. Perumusan Masalah
Perumusan masalah yang diambil dalam penelitian skripsi ini adalah dibagi menjadi 4, yaitu Perancangan Sistem Informasi Manajemen Persediaan Untuk Mempermudah Petugas Gudang, Perbaikan Layout Gudang Agar Lebih Ergonomis, Pengaruh Penerapan Sistem Informasi Jika Dibandingkan Dengan Proses Manual Perusahaan, Pengaruh Perubahan Layout Usulan Dengan
Layout Sebelumnya.
4. Penentuan Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian skripsi ini diantaranya adalah Merancang Sistem Informasi Manajemen Persediaan Di Gudang Bahan Baku, Menerapkan Perbaikan Layout Gudang Bahan Baku, Melihat Pengaruh Akibat Adanya Penerapan Sistem Informasi Di Gudang Bahan
Baku Sekarang Dengan Sebelumnya, Melihat Pengaruh Perubahan Layout Usulan Di Gudang Bahan Baku Sekarang Dengan Sebelumnya.
5. Studi Pustaka
Dalam studi pustaka yang dipelajari melalui referensi buku, jurnal, website terkait, bahkan dari referensi lain yang berhubungan dalam penyelesaian tugas akhir skripsi ini bertujuan untuk mendapatkan solusi yang tepat dalam memperbaiki sistem yang telah ada sekarang sehingga menjadi lebih baik lagi sesuai teori yang dipelajari tersebut.
6. Pengumpulan Data
Data-data yang dikumpulkan bertujuan untuk pengambilan keputusan terbaik dalam membuat sistem usulan bagi gudang PT IKP. Data-data yang diambil diantaranya adalah Profil Perusahaan, Data Jenis Bahan Mentah (Raw Material), Data Nama Dan Jenis Rak, Data Surat Keluar Barang, Data Stock Opname, Data Bahan Mentah Yang Paling Banyak Laku, Data Layout Sekarang. 7. Pengolahan Data
Data-data yang telah dikumpulkan sebelumnya diolah dengan menggunakan rumus ABC, bahan baku yang ada di gudang dikelompokkan menjadi 3 kelas, yaitu fast moving, medium moving, dan
slow moving. Setelah itu, dilakukannya mapping rak untuk peletakkan bahan baku berdasarkan
tingkatan kelasnya masing-masing. 8. Analisis Dan Pembahasan
Analisis ini bertujuan untuk menjelaskan apa yang telah dilakukan untuk usulan perbaikan di gudang bahan baku tersebut. Alasan-alasan yang sesuai dengan apa yang dilakukan akan dijelaskan secara lengkap di sub bab ini.
9. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi
Pada sub bab ini dijelaskan sistem informasi yang telah berjalan di gudang bahan baku PT IKP. Tujuannya agar dapat menganalisis sistem yang ada sekarang dan memperbaikinya dengan sistem yang lebih sesuai yang akan diterapkan di gudang tersebut.
10. Pembuatan Program
Pada sub bab ini dibuat sebuah perancangan model sistem informasi berupa simulasi program SAP perusahaan yang membantu mempermudah petugas gudang dalam menjalankan tugasnya.
11. Kesimpulan Dan Saran
Kesimpulan diambil dari hasil penyelesaian atas permasalahan yang ada. Dengan membuat kesimpulan ini, maka telah menjawab semua perumusan masalah yang telah ada di bab sebelumnya. Penelitian yang telah dilakukan juga dapat memberikan berbagai saran yang diusulkan kepada perusahaan agar sistem yang dijalankan nantinya menjadi semakin baik lagi
.
HASIL DAN BAHASAN
Activity Relationship Chart
Gambar 2 Layout Gudang Sekarang Gambar 3 Layout Gudang Usulan
Analisis Mapping Product Pada Gudang Sekarang dan Usulan
Pada layout sekarang perusahaan masih mengaplikasikan kebijakan penyimpanan Random Storage
Policy, yaitu kebijakan yang menyimpan barang secara acak. Barang yang masuk disimpan pada
tempat yang tersedia/kosong. Hal ini menyebabkan petugas ketika mengambil kembali material tersebut membutuhkan waktu lebih karena kadangkala sulit menemukan lokasi barang yang diinginkan. Maka tingkat kegunaan dari sistem menurun, peralatan tidak digunakan secara efektif dan gudang pun cenderung tidak tertata dengan baik (Arditya, 2012).
Akibat tidak efisiennya tata letak gudang awal, oleh karena itu perlu diadakannya perubahan kearah lebih baik demi optimalnya kegiatan yang berjalan di gudang. Perubahan layout usulan didasari pada konsep kebijakan penyimpanan yang dinamakan Class Based Storage Policy, yaitu sebuah kebijakan penyimpanan berdasarkan kelas, kebijakan ini berdasarkan observasi pareto, bahwa barang diklasifikasikan ke dalam tiga kelas A, B, dan C. Berdasarkan klasifikasi tersebut, barang-barang yang termasuk ke dalam kelas A harus disimpan pada lokasi yang paling dekat dengan titik input/output, kelas B pada lokasi terdekat yang berikutnya, dan seterusnya (Arditya, 2012). Alasan dipilihnya kebijakan ini adalah untuk mempermudah petugas gudang dalam peletakkan, pengambilan, dan pencarian rak beserta material yang disimpan sehingga dapat menimimalisirkan terbuangnya waktu produksi pada pabrik tersebut. Cara ini merupakan cara yang efektif bagi petugas gudang dalam menjalankan tugasnya dengan seoptimal mungkin. Cara pembagian material ke dalam kelas A, B, dan C adalah dengan menyatukan data permintaan (demand) beserta data forecast yang ada selama 6 bulan ke depan pada perusahaan tersebut sesuai dengan jumlah material yang ada pada gudang, lalu dari keseluruhan data permintaan yang ada di sort dari permintaan terbesar sampai dengan permintaan terkecil per materialnya. Kebutuhan terbesarlah (max) yang digunakan untuk pengklasifikasian data agar masuk ke kelompok A, B, dan C. Setelah itu data max yang ada per materialnya akan di ranking dari kebutuhan terbesar hingga terkecil, lalu dikonversikan menjadi persentase. Untuk range sekitar 0,05-0,85 masuk ke dalam kelas A (fast moving) yang berarti dimana sekitar 15% permintaan material dari data demand teratas mewakili 85% permintaan keseluruhan pada perusahaan tersebut. Untuk
range sekitar 0,851-0,95 masuk ke dalam kelas B (medium moving) yang berarti dimana sekitar 20%
permintaan mewakili 10% permintaan keseluruhan pada perusahaan tersebut. Sedangkan untuk range sekitar 0,951-1 masuk ke dalam kelas C (slow moving) yang berarti dimana sekitar 65% permintaan mewakili 5% permintaan keseluruhan pada perusahaan tersebut. Dengan meletakkan barang yang dikategorikan pada kelas A mendekati pintu masuk dan keluar akan meminimalisirkan waktu petugas yang terbuang sia-sia untuk berjalan karena otomatis barang yang dikategorikan dalam kelas fast
moving merupakan barang yang sering bergerak karena permintaan yang sangat tinggi untuk
Analisis Bentuk Rak Pada Gudang Sekarang dan Usulan
Bentuk rak secara vertikal jika dilihat dari pintu masuk dan letak rak yang ada pada tengah-tengah lahan saja mengesankan bahwa gudang tersebut masih terdapat masalah yang harus diperbaiki. Kurangnya rak dan peletakkan boks secara acak dan diletakkan dipinggir-pinggir dinding sangatlah tidak rapi. Pada bentuk rak vertikal ini hanya terdapat sekitar 69 rak yang berjenis rak 9x9 (artinya 1 rak terdapat 9 kolom, dan tiap kolom dapat menampung 9 boks), sehingga jika dihitung keseluruhan rak dapat menampung 5589 boks. Pada kenyataanya, lahan di gudang tersebut masih memungkinkan untuk menambahkan rak lagi. Tetapi saat ini, rak yang dipakai masih berjumlah sedikit sedangkan jumlah boks sangat banyak dan material yang harus disimpan pun sangatlah banyak. Sehingga saat ini petugas gudang mengalokasikan sisa boks yang tidak muat lagi di rak ke sisa-sisa lahan yang masih kosong sehingga gudang terlihat sangat penuh sesak. Dan penempatan boks yang tidak di dalam rak, ditempatkan diatas palet kayu dengan kapasitas penyimpanan sekitar 661 boks. Sehingga total kapasitas boks yang disimpan pada gudang awal adalah sekitar 6250 boks.
Lalu jarak antar rak juga tidak sama, hal ini menyebabkan kurang optimalnya pengaturan posisi rak. Selain itu, meja-meja petugas yang bekerja di gudang masih sangat berantakan, area kerja mereka tergabung oleh rak-rak penyimpanan material, sehingga kurang ergonomis jika dinilai untuk petugas melakukan pekerjaannya di depan komputer dan kebutuhan akan konsentrasi yang maksimal ketika berpikir. Kebisingan yang terjadi dan tingkat pencahayaan yang ada sangatlah mengganggu para petugas gudang untuk melakukan pekerjaannya dengan baik dan seoptimal mungkin. Lalu permasalahan selanjutnya adalah penyatuan penyimpanan barang consumable (mudah terbakar) yang dekat sekali dengan rak-rak penyimpanan material. Hal ini sangat berbahaya sekali, karena jika terjadi kebakaran, akan cepat menyambar ke rak-rak material yang ada. Sehingga barang-barang consumable tersebut haruslah dipisahkan.
Oleh karena itu, disarankan beberapa usulan perubahan, yaitu diantaranya merubah bentuk rak yang tadinya berbentuk vertikal dari arah pintu masuk menjadi bentuk horizontal. Hal ini dikarenakan rak yang diubah menjadi arah horizontal dapat memuat lebih banyak lagi rak dan material sehingga tidak terkesan penuh sesak dan juga tidak rapi. Penambahan jumlah rak juga sangat disarankan agar boks yang diletakkan di samping-samping dinding lahan kosong menjadi rapi dan dipindahkan ke dalam rak. Hal ini juga dapat memudahkan petugas dalam pencarian barang yang diperlukan. Saran yang dibuat adalah sebagai berikut:
Tabel 1 Saran Jumlah Rak Pada Layout Usulan
No. Jenis Rak Jumlah Rak Daya Tampung Boks
1 9x9 83 6723 2 9x12 10 1080 3 9x15 3 405 4 6x9 7 378 5 9x6 6 432 Total 109 9018
Sehingga berdasarkan selisih yang telah dihitung bahwa pada layout gudang usulan bisa dilakukan penambahan kapasitas penyimpanan material sebesar 2768 boks.
Tabel 2 Rincian Penambahan Rak Pada Layout Usulan
No. Jenis Rak Penambahan Rak
1 9x9 14 2 9x12 10 3 9x15 3 4 6x9 7 5 9x6 6 Total 40
Dan dapat dilihat pada tabel diatas adalah bahwa penambahan rak yang dibutuhkan sebanyak 40 rak. Hal ini diantisipasi apabila suatu saat perusahaan mendapatkan lonjakan order akan material yang dibuat sehingga membutuhkan ruang lebih untuk penyimpanan material. Serta untuk mengantisipasi material yang datang kembali dari supplier sehingga membutuhkan boks lebih untuk penyimpanan. Sedangkan boks sebelumnya sedang keluar ke ruang produksi.
Lalu jarak antar rak juga di selaraskan yaitu 110 cm. Angka ini didapat dari perhitungan ukuran rata-rata dimensi tubuh manusia no 17 (D17) atau lebar sisi bahu laki-laki orang Indonesia dengan rentang
umur antara 23 sampai dengan 47 tahun yaitu sebesar 43,45 cm dengan menggunakan perhitungan P95 (Perhimpunan Ergonomi Indonesia, 2013) lalu ditambah dengan lebar trolley 60 cm dan ditambah
allowance sebesar kurang lebih 6,5 cm untuk mempermudah pergerakan petugas dalam penyimpanan
dan pengambilan boks yang terdapat dalam rak dan apabila petugas bergerak melewati samping
trolley. Angka allowance yang diberikan berasal dari perhitungan standar deviasi dari rata-rata lebar
bahu laki-laki Indonesia yang berumur 23 sampai dengan 47 tahun yaitu sekitar 7,8 cm. Dikarenakan lahan yang tidak cukup jika ditambahkan keseluruhan angka standar deviasi maka diambillah angka 6,5 cm untuk penambahan allowance-nya. Dengan adanya usulan ini diharapkan tidak ada lagi boks yang diletakkan diluar rak yang dapat membingungkan petugas itu sendiri dalam pencarian barang yang diperlukan. Gudang juga menjadi lebih rapi dibandingkan dengan bentuk yang sekarang.
Analisis Letak Office (beserta tingkat pencahayaan dan tingkat kebisingan) dan Area
Consumable Pada Gudang Sekarang dan Usulan
Permasalahan area office yang tergabung dengan area rak penyimpanan material. Hal ini membuat para pekerja menjadi tidak nyaman dalam bekerja. Ukuran awal office adalah 5,35 m x 6,35 m. Lalu dipengaruhi juga oleh kebisingan yang muncul karena petugas lain yang menyimpan material di dalam rak, dan juga tingkat pencahayaan yang kurang memadai untuk dijadikan sebagai tempat kerja. Rata-rata tingkat pencahayaan yang diperoleh dengan menggunakan alat ukur lux meter selama 3 kali pengambilan dalam 1 hari adalah 206,1 lux yang berarti bahwa tingkat pencahayaan ini masih sangat kurang dan tidak baik untuk para pekerjanya yang bekerja di depan komputer dalam waktu lama karena menurut SNI 2001 minimal tingkat pencahayaan untuk ruang kerja adalah 350 lux (Badan Standarisasi Nasional, 2001).
Rata-rata tingkat kebisingan (TWA) yang diperoleh selama 3 kali pengukuran dalam 1 hari adalah sebesar 100,86 dB. Hal ini berarti bahwa sangatlah tidak baik untuk keamanan para pekerjanya jika tingkat kebisingan tersebut terus terjadi dan didengarkan oleh para pekerjanya selama 8 jam kerja. Yang dimana standar tingkat kebisingan yang aman dalam 8 jam kerja adalah sebesar 85-90 dB (Niebel & Freivalds, 2009). Hal ini yang membuat ide untuk memindahkan area office terpisah dari area rak penyimpanan material, sehingga terdapat penyekat ruangan yang dapat meredam suara-suara bising yang berasal dari luar.
Dan juga dekatnya rak penyimpanan barang-barang yang mudah terbakar (consumable)dengan rak material. Dengan ukuran area awal adalah 5,05 m x 1,09 m. Hal ini dapat menimbulkan risiko yang sangat besar bagi perusahaan jika terjadi kebakaran pada area tersebut. Sehingga pemindahan area barang-barang yang mudah terbakar juga dilakukan agar area menjadi lebih efisien.
Usulan selanjutnya adalah untuk mengatasi permasalahan office yang ada adalah dengan memanfaatkan lahan kosong di depan gudang yang berukuran sekitar 6 m x 4,82 m untuk dibuatkan kantor bagi petugas yang bekerja di depan komputer dan 7,94 m x 3,15 m untuk gudang bahan-bahan yang mudah terbakar (area consumable). Hal ini dibuat dengan alasan agar petugas yang bekerja di depan komputer dapat lebih nyaman dan tidak mudah terganggu dengan kegiatan di area rak penyimpanan material. Tingkat kebisingan pun berkurang karena terdapat sekat yang dapat sedikitnya meredam kebisingan yang berasal dari luar ruangan lalu tingkat pencahayaan juga dapat teratasi dengan pemasangan lampu yang cukup terang untuk bekerja. Sedangkan untuk bagian gudang bahan mudah terbakar dipisahkan dan dijauhkan dari rak-rak penyimpanan material logam. Dan pastinya diletakkan APAR di dalamnya agar jika terjadi kebakaran dapat teratasi dengan cepat dan dapat mengurangi risiko tersambarnya bagian rak material metal.
Analisis 5S
Setelah perbaikan layout gudang, perubahan yang baik tentunya tidak terbatas pada satu permasalahan saja dan penyelesaiannya pun perlu dilihat dari beberapa sisi penyelesaian. Demi efektifitas dan efesiensi gudang di PT Indokarlo Perkasa ini maka dilihat juga dari permasalahan yang masih ada berdasarkan penilaian 5S di perusahaan tersebut. Berdasarkan survey yang telah dilakukan pada bulan April kemarin, telah diperoleh data contoh form patroli 5S yang telah dilakukan. Berikut merupakan contoh Form Patroli 5S dan Safety di PT Indokarlo Perkasa yang diambil pada tanggal 9 April 2015.
Tabel 3 Form Patroli 5S dan Safety
Sumber: PT Indokarlo Perkasa
Jika dianalisis berdasarkan penjabaran 5S adalah sebagai berikut:
1. Sort (meringkas): Barang-barang yang tidak perlu dan tidak pada tempatnya disingkirkan dan
segera dirapikan pada tempat yang sesuai. Pada layout usulan, penyimpanan barang dilakukan dengan menggunakan kebijakan Class Based Storage. Itu berarti bahwa pemisahan barang yang diletakkan pada rak adalah berdasarkan pengklasifikasian kelas material, yaitu kelas A (fast moving), kelas B (medium moving), dan kelas C (slow moving). Dengan demikian, para petugas gudang yang ingin mengambil material di rak yang dibutuhkan akan lebih mudah tanpa harus kesulitan mencari, serta peletakkan material sesuai instensitas keluarnya barang akan membuat waktu transportasi petugasnya pun semakin cepat, karena semakin seringnya material tersebut keluar dan dibutuhkan akan ditempatkan dekat dengan pintu keluar.
2. Straighten (menata): Material yang telah dikelompokkan menjadi 3 kelas tersebut ditata dengan
baik dan rapi pada rak yang telah tersedia. Diletakkan sesuai dengan kelompok materialnya, serta dimasukkan dan dikeluarkan sesuai dengan jalur in dan out barang yang telah ditentukan. Begitu juga dengan barang-barang lain yang telah ditemukan tidak pada tempatnya dan berceceran dimana-mana pada saat audit 5S, harus segera dibersihkan dan diletakkan pada tempat yang benar. Misalnya adalah boks kosong yang diletakkan sembarangan di lantai, meja kerja petugas yang ditemukan banyak sekali barang-barang tidak sesuai fungsinya berada di atas meja yang memakan space kerja dan terlihat tidak rapi. Dan permasalahan yang paling penting adalah belum lengkapnya label nama pada masing-masing material sehingga masih membuat sulit petugas gudang dalam mencari material yang diperlukan.
3. Shine (Membersihkan): Membersihkan rak-rak dan lantai gudang secara rutin (disarankan 3 hari
sekali), serta merapikan alat-alat sesuai dengan tempatnya setelah habis pakai.
4. Standardize (Pemantapan): Pemantapan kegiatan pembersihan area gudang bagi petugas gudang
(3 hari sekali) dan kegiatan audit 5S bagi petugas yang melakukan audit dari departemen lingkungan (2 minggu sekali).
Sustain (Pembiasaan): Dilakukannya pelatihan dan penyuluhan mengenai K3 (2 bulan sekali) agar
para petugas gudang lebih memahami kinerja yang baik mengenai kesehatan dan keselamatan kerja serta pentingnya menjaga kedisiplinan kerja sehingga pekerjaan yang dilakukan menjadi lebih optimal dan terhindar dari berbagai risiko. Dan untuk memacu kedisiplinan para petugasnya sebaiknya diberikan reward yang menarik perhatian agar mereka mematuhi dan melakukan pekerjaannya dengan semangat.
Analisis Permasalahan Dan Perancangan Sistem Informasi
Saat ini, perusahaan menerapkan sistem SAP dalam menjalankan dan mengatur produksi. Dari SAP, dapat diketahui berapa banyak dan kapan material akan digunakan. Data tersebut digunakan oleh petugas PPC bagian penjadwalan untuk membuat jadwal kedatangan material, yang selanjutnya digunakan oleh petugas gudang sebagai dasar dalam penerimaan material masuk.
Masalah yang dihadapi perusahaan adalah material yang ada di gudang tidak tersimpan secara teratur. Material disimpan secara acak di dalam kolom yang ada. Hal ini membuat petugas gudang kesulitan dalam melacak lokasi material ketika dibutuhkan. Sehingga, petugas membutuhkan waktu yang lebih dalam menemukan material.
Hal ini disebabkan karena pada gudang belum diterapkan suatu sistem informasi pendukung untuk membantu petugas gudang dalam pengalokasian dan penempatan material pada kolom dan boks. Sehingga jumlah material yang ada pada sistem seringkali terjadi selisih dikarenakan ketidakteraturan dalam penyimpanan material yang menyebabkan kesalahan dalam perhitungan. Dengan penerapan sistem informasi pendukung diharapkan dapat menyelesaikan masalah yang ada.
Dalam merancang sebuah model sistem informasi haruslah disesuaikan dengan tahapan pembuatan sistem secara teratur sehingga sistem yang dibuat akan sangat berguna bagi penggunanya. Tahapan pembuatan sistem diantaranya adalah perencanaan, analisis, desain, pengembangan, testing, implementasi, dan perbaikan atau pemeliharaan. Tujuan utama dibuatnya sebuah model perancangan sistem adalah untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem dan juga memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat (Prasetio, 2014).
Sistem pergudangan berbasis web yang diusulkan terbagi menjadi dua bagian, yaitu untuk mengalokasikan material yang sudah ada dan mengalokasikan material yang akan datang. Untuk mengalokasikan material yang sudah ada, dibutuhkan data jenis dan jumlah material sekarang. Data ini di dapat dari program SAP yang ada di perusahaan. Dari data inilah dapat diketahui lokasi kolom dan boks mana sajakah yang sudah terisi.
Selanjutnya untuk mengalokasian kolom dan boks bagi material yang akan datang, digunakan data penjadwalan yang didapat dari petugas PPC. Data penjadwalan ini dibuat dengan menggunakan data produksi yang didapat dari program SAP. Data dikirim berupa file excel yang didalamnya terdapat data penjadwalan yang terdiri dari jenis material, jumlah material, dan kapan material datang. Selanjutnya, data ini dikirim ke petugas gudang dan digunakan untuk mengalokasikan kolom dan boks ketika oleh petugas gudang ketika material datang.
Gambar 4 User Interface Sistem Usulan
Sistem ini terintegrasi dengan program SAP perusahaan. Ketika ada material yang masuk, maka akan dilakukan input terhadap sistem pergudangan untuk merubah jumlah material. Secara otomatis, data jumlah material yang ada pada program SAP akan berubah juga sesuai dengan jumlah material yang masuk. Ketika ada material yang keluar dari gudang metal, maka hal yang sama pun terjadi terhadap sistem. Setiap perubahan jumlah material yang terjadi, jumlah material pada kolom dan boks akan berubah.
Maka dari itu, usulan sistem baru ini dapat membantu mengefisienkan penempatan dan pengambilan material pada rak dan kolom yang sesuai. Sistem pendukung ini berfungsi untuk mengatur keluar masuknya material dari rak dan kolom yang sesuai sehingga menjadi teratur. Lalu pada sistem yang baru ini juga, petugas yang menjalankan sistem memiliki username dan password yang berbeda-beda tiap orangnya sehingga diketahui siapa yang bekerja saat itu. Tujuannya adalah apabila terjadi kesalahan input atau update data bisa langsung dimintai pertanggungjawabannya.
KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan dari hasil analisis dan perancangan yang telah dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Perancangan sistem informasi manajemen persediaan yang dibuat bertujuan untuk mempermudah petugas gudang dalam menyelesaikan pekerjaannya. Sistem yang dirancang menggunakan software berbasis web dan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. Tujuan utama dalam perancangan sistem ini adalah untuk membuat sistem penyimpanan dan pengambilan material lebih efektif
sehingga dapat mendukung sistem yang telah ada di gudang tersebut. Sehingga permasalahan akan
mapping product yang tidak teratur menjadi teratasi. Aktor pada sistem ini hanya diperuntukkan oleh
Petugas General Receiver (petugas yang mengurus material masuk), yang tugasnya memasukkan data material masuk dari supplier, mengatur penempatan material pada kolom dan rak yang sesuai dengan kategori material, me-maintain data material, serta meng-update data material; General Issuer (petugas yang mengurus material keluar), yang tugasnya memasukkan data material keluar dan mengatur pengambilan material dari kolom dan rak yang sesuai; dan juga General Manager (kepala gudang) yang hanya diberikan akses untuk melihat ringkasan jumlah dan jenis material yang masuk maupun keluar.
2. Perbaikan layout usulan yang telah dibuat diharapkan dapat membantu petugas gudang agar tetap aman dan nyaman dalam bekerja dengan menggunakan metode dasar 5S, dengan rincian sebagai berikut:
a. Perusahaan selalu melakukan penilaian 5S secara berkala yaitu 3 kali penilaian dalam waktu 2 bulan. Dan hasil penilaian pada periode 2 (Maret-April 2015) adalah 0,27 yang berarti department gudang pada PT Indokarlo Perkasa berada pada posisi ke-6 teratas kategori department terkotor dan tidak rapi. Oleh karena itu berdasarkan 5S, hal yang harus dibenahi oleh department ini adalah sebagai berikut:
• Sort (meringkas): Meringkas material mulai dari mapping product, yaitu dengan menggunakan kebijakan Class Based Storage. Yang berarti pemisahan barang yang diletakkan pada rak adalah dengan pengklasifikasian kelas material, yaitu kelas A (fast moving) sebanyak 53 jenis material, kelas B (medium moving) sebanyak 48 jenis material, dan kelas C (slow moving) sebanyak 230 jenis material.
• Straighten (menata): Material yang telah dikelompokkan ditata pada rak secara teratur berdasarkan kategori yang telah ditentukan berdasarkan perhitungan pareto. Serta material yang sebelumnya diletakkan pada palet yang tidak teratur segera dipindahkan ke dalam rak.
a) Letak office dipindahkan pada lahan kosong depan gudang sebelah kiri dari pintu masuk dengan ukuran ruangan sebesar 6 m x 4,82 m, yang sebelumnya terletak menyatu dengan area penyimpanan material tanpa sekat apapun yaitu dengan ukuran 5,35 m x 6,35 m. Hal ini sangat mengganggu kenyamanan para petugas yang bekerja di depan komputer, yaitu dengan tingkat kebisingan rata-rata per harinya 100,86 dB (terlalu bising) dan tingkat pencahayaan rata-rata perharinya 206,1 lux (gelap). b) Letak area consumable dipindahkan pada lahan kosong depan gudang sebelah kanan dari pintu masuk dengan ukuran ruangan sebesar 5,05 m x 1,09 m, yang sebelumnya terletak menyatu dengan area penyimpanan material dengan ukuran 5,05 m x 1,09 m dan ini sangat membahayakan material pada rak jika terjadi kebakaran.
c) Perbaikan labeling untuk setiap rak diubah menjadi lebih simpel dan mudah dibaca oleh petugas gudang, atribut yang ditambahkan adalah bulan dan tahun penyimpanan material.
• Shine (Membersihkan): Membersihkan rak-rak dan lantai gudang secara rutin (disarankan 3 hari sekali), serta merapikan alat-alat sesuai dengan tempatnya setelah habis pakai.
• Standardize (Pemantapan): Pemantapan kegiatan pembersihan area gudang bagi petugas gudang (3 hari sekali) dan kegiatan audit 5S bagi petugas yang melakukan audit dari departemen lingkungan (2 minggu sekali).
• Sustain (Pembiasaan): Dilakukannya pelatihan dan penyuluhan mengenai K3 (2 bulan sekali) agar para petugas gudang lebih memahami kinerja dan risiko pekerjaannya.
3. Manfaat yang diperoleh PT Indokarlo Perkasa dari sistem yang telah diusulkan adalah bahwa waktu proses penyimpanan dan pencarian rak dan kolom per material menjadi lebih cepat karena sistem sudah terotomatisasi memberitahukan alokasi secara real time.
4. Manfaat yang diperoleh PT Indokarlo Perkasa dari perubahan layout usulan pada gudang raw material yaitu dengan perubahan bentuk gudang menjadi horizontal dari posisi pintu masuk gudang yang sebelumnya berbentuk vertikal, dengan perbandingan sebagai berikut:
• Daya tampung material awal: 6250 boks • Daya tampung material usulan: 9018 boks • Jumlah rak awal: 69 rak
• Jumlah rak usulan: 109 rak, dengan rincian penambahan rak sebagai berikut:
No. Jenis Rak Penambahan Rak
1 9x9 14 2 9x12 10 3 9x15 3 4 6x9 7 5 9x6 6
Total 40
• Jarak antar rak bentuk awal: tidak beraturan • Jarak antar rak bentuk usulan: 110 cm
Saran
Berdasarkan kesimpulan yang telah ada diatas, ada beberapa hal yang perlu disarankan untuk perusahaan yaitu sebagai berikut:
1. Penelitian dapat dikembangkan untuk menambahkan fungsi dari sistem mengenai penjadwalan kedatangan material. Dengan demikian, petugas PPC tidak perlu lagi membuat secara manual dan petugas gudang dapat melihat penjadwalan tanpa harus membuka penjadwalan manual (excel) dari petugas PPC. Sehingga semua pekerjaan dilakukan dengan menggunakan sistem.
2. Mengimplementasikan hasil penelitian berupa layout usulan dan sistem informasi pendukung berupa aplikasi pergudangan.
3. Mengganti data yang digunakan untuk melakukan analisis ABC dari menggunakan data forecast
demand, menjadi berdasarkan frekuensi pengambilan dan nilai dari material tersebut.
4. Melakukan mapping product untuk material pada area consumable.
5. Melakukan penelitian yang sama terhadap gudang raw material pada lantai dua.
REFERENSI
Aghazadeh, S.-M., Hafeznezami, S., Najjar, L., & Huq, Z. (2011). The influence of work-cells and facility layout on the manufacturing efficiency. Proquest, 213-224.
Anonymous. (2010). Layout International and Garcia Media announce their partnership for heightened efficacy. Proquest.
Anonymous. (2011). RACKING IT UP. Proquest, 36.
Arditya, P. (2012). Academia Edu. Diambil kembali dari https://www.academia.edu/6668666/BAB_I_PENDAHULUAN
Arismaya, J., & Hergiana, M. (2015). Academia Edu. Diambil kembali dari https://www.academia.edu/9516933/PENGUKURAN_INTENSITAS_CAHAYA_DI_LINGKUNGA N_SEKITAR_DEPARTEMEN_TEKNIK_SIPIL_DAN_LINGKUNGAN_IPB_MEASUREMENT_O F_LIGHT_INTENSITY_IN_THE_ENVIRONMENT_AROUND_THE_DEPARTMENT_OF_CIVIL _AND_ENVIRONMENTAL_ENGINEERING_IPB_Abstrak_Keseh
Badan Standarisasi Nasional. (2001). Cipta Karya. Diambil kembali dari http://ciptakarya.pu.go.id/pbl/asset/doc/sni/SNI_CAHYABU.PDF
Boeana, D. R. (2013, Mei). konsultan warehouse. Diambil kembali dari http://www.konsultanwarehouse.com/2013/05/mengukur-efektifitas-stock-opname.html
Ekoanindiyo, F. A., & Wedana, Y. A. (2012). Perencanaan Tata Letak Gudang Menggunakan Metode Shared Storage Di Pabrik Plastik Kota Semarang. Dinamika Teknik, 46 - 57.
International Labour Organization. (2013). ILO Office. Diambil kembali dari
http://www.ilo.org/wcmsp5/groups/public/---asia/---ro-bangkok/---ilo-jakarta/documents/publication/wcms_237650.pdf
Jak, M. (2012). Jurnal Akuntansi Keuangan. Diambil kembali dari http://jurnalakuntansikeuangan.com/2012/06/prosedur-teknis-penghitungan-fisik-persediaan-stock-opname/
Kyt, H. (2015). Academia Edu. Diambil kembali dari https://www.academia.edu/4844123/Pengertian_ERD
McLeod, J. R. (2001). Sistem Informasi Manajemen Jilid 1. Jakarta: Prenhallindo. McLeod, J. R. (2001). Sistem Informasi Manajemen Jilid 2. Jakarta: Prenhallindo.
Nafida, W. G., Wardana, I., & Soenoko, R. (2012). Peningkatan Implementasi 5S Dan Total Productive Maintenance Dengan Menggunakan Pendekatan Dmaic Dan Expert System (Studi Kasus PT. “XYZ”, Jawa Timur). Jurnal Rekayasa Mesin Vol.3, No.3 Tahun 2012 : 438-449, 438-449. Niebel, B., & Freivalds, A. (2009). Niebel's Methods, Standards, and Work Design 12th Edition. USA: McGraw Hill International Edition.
Partovi, F. Y., & Anandarajan, M. (2002). Classifying Inventory Using an Artificial Neural Network Approach. Computers & Industrial Engineering 41 , 389-404.
Perhimpunan Ergonomi Indonesia. (2013). Antropometri Indonesia. Diambil kembali dari http://antropometriindonesia.com/
Prasetio, R. E. (2014). Google. Diambil kembali dari https://www.google.co.id/webhp?sourceid=chrome-instant&ion=1&espv=2&ie=UTF-8#
Rahmayanti, D., & Afrinando, R. (2013). Perancangan Sistem Informasi Pada Bagian Gudang PT. PN VI Unit Usaha Ophir. Jurnal Optimasi Sistem Industri, Vol. 12 No. 2, 420-426.
Ramdhani, M. (2015, April). Diambil kembali dari academia.edu: http://www.academia.edu/2305460/Sistem_Informasi_Pergudangan_Pada_PT._Mitra_Solusindo Rimawan, E., & Sutowo, E. (2011). Analisa Penerapan 5S + Safety Pada Area Warehouse Di PT Multifilling Mitra Indonesia. Jurnal Ilmiah PASTI Volume VI Edisi 1 – ISSN 2085‐5869, 41-49. Rohmatin, L. (2005). eprints.uns. Diambil kembali dari http://eprints.uns.ac.id/10644/1/67422106200903421.pdf
Rose, I. (2015). Academia Edu. Diambil kembali dari https://www.academia.edu/6655874/Kumpulan_Tipe_data_beserta_penjelasannya
Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2004). Object-Oriented Analysis & Design. Course Technology.
School Of Computer Science Binus University. (2015, April). socs.binus.ac.id. Diambil kembali dari http://socs.binus.ac.id/2014/03/19/analisis-pembentukan-class-diagram-dengan-menggunakan-metode-domain-modelling/
Setyanto, R. H., Subiyanto, A., & Wiryanto. (2011). Pengaruh Faktor Lingkungan Fisik Kerja Terhadap Waktu Penyelesaian Pekerjaan (Studi Laboratorium). Jurnal EKOSAINS, 60-70.
Simanjuntak, R. A., & Hernita, D. (2008). Usulan Perbaikan Metode Kerja Berdasarkan Micromotion Study Dan Penerapan Metode 5S Untuk Meningkatkan Produktifitas. Jurnal Teknologi, Volume. 1
Nomor 2, 191-203.
Siska, M., & Henriadi. (2012). Perancangan Ulang Tata Letak Fasilitas Pabrik Tahu Dan Penerapan Metode 5S. Jurnal Ilmiah Teknik Industri, Vol. 11, No. 2, Des 2012, 144-153.
Stephens, M. P., & Meyers, F. E. (2010). Manufacturing Facilities Design & Material Handling. New Jersey: Pearson.
Surya, E., Rosiawan, M. D., & Hadiyat, S.Si, M.Si, M. A. (2013). Perancangan Good Manufacturing Practices (GMP) Dan Budaya Kerja 5S Di PT Indo Tata Abadi, Pandaan . Jurnal Ilmiah Mahasiswa
Universitas Surabaya Vol.2 No.1.
Syarif, H. (2015). Diambil kembali dari academia.edu: http://www.academia.edu/5901329/Metode_5S Tompkins, A. J., White, A. J., Bozer, A. Y., & Tanchoco, A. J. (2010). Facilites Planning. United States: Wiley.
Universitas Sumatera Utara. (2015). Diambil kembali dari
http://ocw.usu.ac.id/course/download/4160000079-manajemen-operasi/tdi_437_handout_pengendalian_persediaan.pdf
Universitas Sumatera Utara. (2015). Repository USU. Diambil kembali dari http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/28716/4/Chapter%20II.pdf
Zijlstra, E., & Mobach, M. P. (2011). The influence of facility layout on operations explored.
Proquest, 127-144.
RIWAYAT PENULIS
Lisya Levirsa Yunanda lahir di kota Jakarta pada 21 November 1992. Penulis menamatkan
pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Industri dan Sistem Informasi pada tahun 2015.
Mohammad Farid lahir di kota Jakarta pada 22 Juli 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di
Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Industri dan Sistem Informasi pada tahun 2015.
Niko Ardi lahir di kota Sukoharjo pada 29 April 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di
