Jurnal Sistem Informasi Indonesia (JSII) Volume 2 Nomor 1 (2017) ISSN: 2460 – 6839
Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi
Penjualan Pada PT XYZ
Deviliani Saputri Ritonga1, Rika Kharlina Ekawati2, Trisnadi Wijaya3
1,3
STIE Multi Data Palembang; Jl. Rajawali No.14 Palembang, 0711376400/0711376360
2
STMIK GI MDP; Jl. Rajawali No.14 Palembang, 0711376400/0711376360 1
deppipuput@gmail.com , 2rika@mdp.ac.id, 3trisnadi@stie-mdp.ac.id
Abstrak
Sistem informasi akuntansi adalah sumber daya manusia atau peralatan yang berguna mengubah data menjadi suatu informasi baik terkomputerisasi ataupun manual kepada pihak manajemen. PT XYZ saat ini masih belum memanfaatkan sistem informasi akuntansi. Proses pencatatan pada PT XYZ menggunakan Microsoft Excel yang hanya menggunakan dokumen spread sheet dimana pencatatan penjualannya masih belum terkelompok yang berdampak pada proses pembayaran pelanggan yang tidak terdata secara detail. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode analisis dan metode perancangan. Metode analisis dengan melakukan analisis permasalahan dengan sistem yang berjalan. Metode perancangan dengan merancang flowchart dan prototyping rancangan dengan membuat suatu sistem menggunakan Microsoft Access agar penyajian laporan akuntansi lebih mudah untuk dibuat dan dilaporkan pada pihak terkait. Hasil penelitian berupa rancangan flowchart dan prototyping yang akan membantu perusahaan terutama dalam proses pencatatan di bagian penjualan sehingga kualitas informasi yang disajikan lebih akurat. Selain itu, dapat mempermudah pihak terkait untuk mencari informasi terutama berkaitan dengan data penjualan.
Kata kunci: Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan
Abstract
Jurnal Sistem Informasi Indonesia (JSII) Volume 2 Nomor 1 (2017) ISSN: 2460 – 6839 with running system. Design method by designing flowchart and prototyping design by making a system using Microsoft Access for presentation of accounting report easier to be made and reported to related party. The results of the research in the form of flowchart design and prototyping that will help companies, especially in the process of recording in the sales so that the quality of information presented more accurately. In addition, it can facilitate the relevant parties to seek information primarily related to sales data.
Keywords: Designing, Accounting Information Sistems, Sales
1. PENDAHULUAN
Sistem informasi akuntansi merupakan sistem berbasis komputer yang memiliki kelebihan yaitu mempermudah perusahaan dalam menghasilkan informasi yang efektif dan efisien serta membantu perusahaan dalam mengambil keputusan dan mempermudah melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi. Kesulitan yang dialami bila perusahaan tidak memiliki sistem informasi akuntansi yaitu waktu proses pencarian data tidak singkat serta adanya informasi yang tidak akurat. Sistem informasi akuntansi saat ini digunakan oleh beberapa perusahaan baik yang bergerak di bidang penjualan barang ataupun jasa termasuk bisnis properti. Sistem informasi akuntansi berperan penting dalam perusahaan tersebut dikarenakan kemudahan untuk mengolah data akuntansi yang ada. Namun tidak semua perusahaan memahami pentingnya penerapan Sistem informasi Akuntansi di perusahaan salah satunya adalah PT XYZ.
Saat ini PT XYZ telah memiliki banyak pelanggan sebagai mitra dalam hal pemesanan properti baik itu bersifat kredit maupun tunai. Pencatatan akuntansi penjualan di perusahaan ini belum terkelompok sehingga mengakibatkan bagian kasir kesulitan untuk mengetahui sisa pembayaran pelanggan dan pelanggan yang memiliki tunggakan pembayaran. Dampak dari masalah diatas berakibat kepada pelaporan akuntansi yang kompleks. Dari hasil wawancara bersama dengan pimpinan perusahaan diketahui perusahaan kesulitan untuk mengevaluasi transaksi akuntansi yang berjalan sehingga mempengaruhi pendapatan ataupun laba perusahaan.
Jurnal Sistem Informasi Indonesia (JSII) Volume 2 Nomor 1 (2017) ISSN: 2460 – 6839 memberikan penguasaan yang memadai guna menjamin semua transakasi yang telah dicatat, diotorisasi secara tepat, valid, akurat, dan dapat melindungi aktivitas perusahaan yang efektif [1].
Dalam penelitian ini akan membuat flowchart alur proses untuk PT XYZ dan merancang prototype dengan tujuan membantu mengurangi masalah yang terdapat di perusahaan ini terutama berkaitan dengan penjualan. Perancangan terdiri dari eksternal level schema dan menterjemahkan persyaratan data para pemakai dan program aplikasi ke dalam conceptual level schema sedangkan perancangan fisik adalah penyimpanan hasil rancangan konsep ke dalam struktur penyimpanan fisik [2]. Dalam penelitian ini hanya terbatas pada perancangan prototype yang didesain sesuai untuk kebutuhan PT XYZ terutama masalah penjualan. Rancangan sistem informasi akuntansi ini juga menyajikan laporan akuntansi yang dapat dengan mudah dibuat dan dilaporkan pada pihak terkait. Manfaat dalam penelitian ini yaitu PT XYZ akan memiliki rancangan aplikasi yang sesuai untuk perusahaan sehingga bisa mengurangi permasalahan yang ada sebelum diimplementasikan.
Penelitian terdahulu tentang masalah ini dilakukan oleh Rochmawati dan Valeria [3] yang hasilnya menyatakan bahwa perusahaan yang telah memiliki omzet ataupun pemasukan yang besar, harus didukung dengan sistem informasi akuntansi yang memadai dalam hal ini tidak lagi bersifat manual melainkan secara terkomputerisasi, agar semua kegiatan operasional dapat jauh lebih maksimal. Begitu juga dengan penelitian yang dilakukan Indriyanti [4] yang memperoleh hasil bahwa sistem informasi akuntansi yang berada di perusahaan perlu dikembangkan secara terus menerus baik dalam hal penyesuaian dengan struktur organisasi agar meningkatkan kinerja kegiatan operasional. Dari penelitian sebelumnya menunjukkan pentingnya menerapkan sistem informasi akuntansi dalam perusahaan terutama menggunakan aplikasinya untuk membantu proses pencatatan dalam perusahaan. Perbedaan penelitian ini adalah merancang sistem informasi akuntansi dari tahap awal sebelum dilakukan implementasi pada PT. XYZ.
2. METODE PENELITIAN ATAU PERUMUSAN SOLUSI
Metode penelitian dilakukan dengan pengumpulan data dan teknik analisis data. 2.1 Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan beberapa cara seperti berikut ini [5] :
Jurnal Sistem Informasi Indonesia (JSII) Volume 2 Nomor 1 (2017) ISSN: 2460 – 6839
Wawancara
Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data, apabila peneliti melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit.
Kuesioner
Merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberi seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis kepada responden untuk dijawab
Pengamatan
Adalah teknik pengumpulan data dengan mengadakan pengamatan terhadap objek penelitian atau elemen langsung untuk mengetahui kegiatan operasional perusahaan
2. Studi Kepustakaan
Dengan mengunakan metode ini akan mendapatkan informasi yang relevan dengan topik atau masalah yang akan atau sedang diteliti. Informasi itu dapat diperoleh dari buku-buku ilmiah, laporan penelitian, karangan ilmiah, tesis, disertasi dengan peraturan-peraturan, ketetapan- ketetapan, ensiklopedia dan sumber-sumber tertulis baik tercetak maupun elektronik lain.
Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer yaitu berupa wawancara pertanyaan kepada informan dan data sekunder berupa data penjualan. Berikut metode yang digunakan :
• Studi Lapangan (Field Research Method)
Melakukan peninjauan langsung ke PT XYZ dengan tujuan untuk memahami sistem informasi akuntansi yang berjalan pada perusahaan dan melihat kendala-kendala apa saja yang terjadi di lapangan. Melakukan wawancara dengan manajemen dan pihak-pihak yang bersangkutan dalam perusahaan guna mengetahui proses yang terjadi di dalamnya.
Pertanyaan wawancara yang diajukan meliputi prosedur yang berjalan di dalam perusahaan, pencatatan transaksi yang terjadi, penyajian laporan akuntansi, transaksi penjualan, sistem komputerisasi yang digunakan, keamanan data dan harapan untuk ke depannya.
• Documentation (Dokumentasi)
Yaitu proses penelusuran bukti–bukti catatan tertulis dari pihak ekstern maupun intern atas transaksi atau kegiatan yang diteliti. Adapun dokumen yang digunakan adalah dokumen laporan penjualan PT XYZ.
2.2 Teknik Analisis Data
Jurnal Sistem Informasi Indonesia (JSII) Volume 2 Nomor 1 (2017) ISSN: 2460 – 6839 pola, menemukan apa yang penting dan apa yang dipelajari, dan memutuskan apa yang dapat diceriterakan kepada orang lain.
Penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan cara menganalisis sistem informasi akuntansi penjualan yang berjalan dan merancang sistem informasi akuntansi penjualan yang tepat untukPT XYZ. Adapun sistem informasi akuntansi penjualan yang akan dianalisis dan dirancang adalah sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan sistem informasi akuntansi penjualan kredit. Hasil analisis dan perancangan dari sistem informasi akuntansi penjualan tersebut berupa flowchart dan prototype rancangan. Flowchart yang akan dibuat adalah flowchart sistem penjualan tunai dan penjualan kredit dari sistem yang berjalan dan sistem yang diusulkan.Prototype rancangan sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan penjualan kredit yang diusulkan baik akan berupa rancangan form program aplikasi, laporan, dan database yang dibuat menggunakan Microsoft Access.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil penelitian ini akan akan tentang penjualan tunai dan kredit yang dilakukan oleh PT. XYZ. Tahap berikutnya akan membangun rancangan sesuai dengan kebutuhan dan kelemahan yang ditemukan dalam penelitian ini.
3.1 Prosedur Pencatatan
Berdasarkan prosedur dan hasil wawancara ke pihak terkait dalam perusahaan, diperoleh informasi bahwa pada PT XYZ terdapat beberapa kelemahan antara lain tugas otorisasi dan wewenang dalam pengurusan dokumen pencatatan akuntansi hanya dimiliki oleh bagian administrasi, sehingga terjadi penumpukan tugas dan tanggung jawab. Disisi lain banyaknya dokumen yang digunakan membuat adanya penumpukan dalam pengajuan pembelian rumah yang harus disortir oleh pimpinan secara satu persatu karena tidak memiliki aplikasi untuk dapat melihat datanya secara langsung. Aliran distribusi dokumen juga tidak terarah menyebabkan pimpinan tidak memiliki notifikasi untuk melihat data-data pembelian pelanggan.
Pembayaran perumahan yang tidak terhubung kepada pencatatan penjualan mengakibatkan rentannya terjadi kesalahan dalam proses pembuatan form pembayaran baik itu kesalahan dalam pemilihan jenis pembayaran secara kredit ataupun tunai serta kesalahan dalam penentuan biaya pembayaran yang harus dilakukan pelanggan. Kesalahan pencatatan tersebut akan berdampak kepada pencatatan akuntansi keuangan perusahaan baik dalam hal laba/rugi maupun laporan akuntansi lainnya.
Jurnal Sistem Informasi Indonesia (JSII) Volume 2 Nomor 1 (2017) ISSN: 2460 – 6839 administrasi terjadi penumpukan pekerjaan yang mengakibatkan kinerja administrasi jadi terhambat, sehingga berkas menjadi lambat untuk sampai ke tangan pimpinan.
Gambar 1 Flowchart Prosedur Penjualan Tunai
Jurnal Sistem Informasi Indonesia (JSII) Volume 2 Nomor 1 (2017) ISSN: 2460 – 6839 berdasarkan cara pembayaran yang dilakukan. Hal tersebut terlihat dari flowchart pada gambar 2.
Jurnal Sistem Informasi Indonesia (JSII) Volume 2 Nomor 1 (2017) ISSN: 2460 – 6839 Gambar 2 Flowchart Prosedur Penjualan Kredit
2.2 Rancangan Flowchart
Jurnal Sistem Informasi Indonesia (JSII) Volume 2 Nomor 1 (2017) ISSN: 2460 – 6839 Gambar 3 Flowchart Rancangan Sistem Penjualan Tunai dan Kredit
2.3 Rancangan Prototype Sistem
Rancangan prototype yang diusulkan merupakan rancangan tampilan sistem yang dibuat berdasarkan alur sistem / flowchart yang telah dibuat sebelumnya.
Rancangan Prototype Form Login
Rancangan ini digunakan oleh bagian administrasi yang berfungsi untuk mengakses aplikasi, melalui menu login untuk dapat mengakses semua menu aplikasi yang tersedia.
Gambar 4 Rancangan Prototype Form Login
Rancangan Prototype Form Pelanggan
Rancangan ini berfungsi untuk memasukan semua data pelanggan yang melakukan pembelian rumah maupun pembelian lainnya kepada perusahaan.
Gambar 5 Rancangan Prototype Form Pelanggan
Jurnal Sistem Informasi Indonesia (JSII) Volume 2 Nomor 1 (2017) ISSN: 2460 – 6839 Rancangan ini berfungsi untuk menginput semua penjualan yang secara tunai yang dilakukan oleh pelanggan, form penjualan ini akan otomatis terhubung ke pimpinan untuk informasi pengajuan pembelian.
Gambar 6 Protoype Form Penjualan Rumah Tunai
Rancangan Prototype Penjualan Rumah Kredit
Rancangan ini berfungsi untuk menginput semua penjualan yang secara kredit yang dilakukan oleh pelanggan, form penjualan ini akan otomatis terhubung ke pimpinan untuk informasi pengajuan pembelian.
Gambar 7 Rancangan Prototype Penjualan Rumah Kredit
Rancangan Prototype Laporan Penjualan
Jurnal Sistem Informasi Indonesia (JSII) Volume 2 Nomor 1 (2017) ISSN: 2460 – 6839 Gambar 8 Rancangan Prototype Laporan Penjualan
2.4 Pengujian Aplikasi Sistem
Rancangan prototype sistem yang ditampilkan ini dimaksudkan agar perusahaan memiliki sebuah sistem informasi akuntansi penjualan yang lebih terintegrasi dan dikelola oleh sebuah basis data yang dapat menghasilkan laporan pembayaran sesuai kebutuhan pimpinan. Selain itu, dengan adanya suatu aplikasi sistem dapat lebih meningkatkan kinerja karyawan sehingga proses yang terjadi dapat lebih cepat dan segera ditangani oleh pimpinan.
Sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan penjualan kredit yang diusulkan pada penelitian ini belum sampai pada tahap implementasi atau uji coba sistem. Ruang lingkup penelitian ini hanya sampai pada tahap analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan penjualan kredit pada PT XYZ. Keputusan implementasi sistem informasi akuntansi penjualan yang diusulkan akan diserahkan kepada pihak pimpinan PT XYZ.
4. KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan dari hasil penelitian dan perancangan yang telah dilakukan maka dapat disimpulkan bahwa :
Jurnal Sistem Informasi Indonesia (JSII) Volume 2 Nomor 1 (2017) ISSN: 2460 – 6839 2. Sistem informasi akuntansi yang dibuat menggunakan Microsoft Acces dirancang
untuk memberikan kemudahan dalam hal pengelompokan dan pengintegrasian data secara terpusat.
4.2 Saran
Adapun saran yang diberikan kepada perusahaan antara lain :
1. Perusahaan diharapkan dapat mengimplementasi rancangan aplikasi ini agar sistem yang dirancang dapat lebih dikembangkan bukan hanya untuk di bagian penjualan dan pelaporan tapi juga untuk bagian lainnya agar sistem yang berjalan dalam perusahaan dapat lebih terkomputerisasi dan terarah.
2. Dengan menerapkan sistem dari perancangan yang telah dilakukan, proses dalam perusahaan dapat berjalan lebih teratur dan dapat dikontrol oleh semua unit terutama pimpinan. Selain itu, pembagian tugas dan pekerjaan administrasi dapat membuat kinerja yang dihasilkan oleh bagian administrasi lebih terdokumentasi.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Suprantiningrum, R., 2017. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Piutang Dan Penerimaan Kas (Studi Kasus pada UD. Praktis di Magetan). Serat Acitya, 5(2), p.100.
[2] Krismiaji, 2015, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Keempat, Perusahaan YKPN, Yogyakarta.
[3] Rochmawati, R. and Valeria, V., 2014. Pengembangan Sistem Informasi
Akuntansi Penjualan Dan Penerimaan Kas Berbasis Komputer Pada Perusahaan Kecil (Studi Kasus Pada PT. Trust Technology). Jurnal Bisnis dan Manajemen, 12(1), pp.17-28.
[4] Indriyanti, MD 2008, Analisis dan Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor pada PT X, Yogyakarta, Skripsi S1, Universitas Sanata Dharma, Yogyakarta, www.repository.usd.ac.id [Diakses pada tanggal 04Agustus]
[5] Sugiono 2013, Metode Penelitian Pendidikan Kualitatif dan Kuantitatif, dan R & D, Alfabeta, Bandung
