UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
_______________________________________________________________________ Program Ganda
Akuntansi – Sistem Informasi Skripsi Sarjana Program Ganda
Semester Ganjil 2006/2007
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG USAHA
PADA PT. ASIA PUTRA PERKASA (APP) Christine Chandra
NIM : 0600672744 Abstrak
Penggunaan sistem informasi akuntansi saat ini sangat mendukung efisiensi dan efektivitas pemrosesan transaksi sehari-hari dan telah diterapkan secara meluas di kalangan bisnis. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk menganalisis kelemahan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha berjalan pada PT. Asia Putra Perkasa (APP), menganalisis solusi alternatif serta memberikan usulan perbaikan berupa rancangan sistem yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis perusahan saat ini.
Metode yang digunakan dalam penelitian adalah studi kepustakaan, studi lapangan berupa investigasi karyawan serta analisis proses bisnis dan dokumen perusahaan terkait, dan metode analisis dan perancangan yang berorientasi objek di mana semuanya itu dibatasi pada ruang lingkup yang telah ditentukan.
Berdasarkan hasil analisis sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha berjalan, maka ditemukan kelemahan bahwa perusahaan tidak mempunyai sistem arus kas operasi yang bagus, pembagian tugas yang tidak jelas antara bagian
finance dan sales administration, tidak mengontrol umur piutang pelanggan, tidak menetapkan limit kredit pelanggan, terdapat keluhan dari pelanggan karena kesalahan informasi dari karyawan sehingga terjadi keterlambatan pengiriman barang, serta penjualan tidak meningkat karena pengambilan keputusan yang terlambat sebagai hasil dari keterlambatan penerimaan laporan yang terkait penjualan kredit dan piutang usaha.
Untuk itu, perusahaan disarankan menggunakan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang usaha yang diusulkan sehingga mengetahui kemampuan membayar pelanggan melalui analisis umur piutang, kelayakan pemesanan pelanggan berdasarkan saldo kredit, dan mempermudah penyajian laporan yang dibutuhkan dalam mempercepat pengambilan keputusan. Dengan demikian, kegiatan penjualan kredit dan piutang usaha dapat terkendali untuk mendukung visi dan misi perusahaan.
Kata Kunci:
vi
KATA PENGANTAR
Puji syukur dan hormat penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala berkat, anugerah, dan pimpinan-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan skripsi ini.
Meskipun banyak sekali pergumulan dan kesulitan yang terjadi selama proses penyusunan skripsi, namun pada akhirnya semua itu dapat dilalui. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang dalam kepada :
1. Ibu Ariefah Rachmawati, S.Kom, selaku Dosen Pembimbing yang telah mengorbankan waktu, pikiran, dan perhatiannya dalam membimbing.
2. Bapak Suparto Darudiato, S.Kom, MM., selaku Dosen Pembimbing yang juga telah mengorbankan waktu, pikiran, dan perhatiannya dalam membimbing.
3. Ibu Santi selaku Kepala Bagian Finance dan Ibu Susanty selaku General Manager
PT. Asia Putra Perkasa (APP) yang telah memberikan kesempatan untuk melakukan survei skripsi di perusahaan.
4. Segenap staf Universitas Bina Nusantara, terutama Ibu dan Bapak Dosen, yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan selama masa kuliah serta Staf Perpustakaan yang telah melayani peminjaman buku selama masa kuliah.
5. Yang terkasih, Papa, Mama, dan Saudari-saudariku, yang senantiasa memberikan semangat dan dukungan doa.
Meskipun penulis telah berusaha melakukan yang terbaik, namun penulis menyadari bahwa penyusunan skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan karena keterbatasan waktu, ilmu pengetahuan, wawasan serta kemampuan yang dimiliki. Oleh karena itu, segala kritik dan saran yang membangun guna penyempurnaan skripsi ini sangat diharapkan. Akhir kata, penulis berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan pihak-pihak yang membutuhkan.
Jakarta, 31 Januari 2007 Penulis
viii
DAFTAR ISI
Halaman
Halaman Judul Luar………... i
Halaman Judul Dalam ………... ii
Halaman Persetujuan Pembimbing……… iii
Halaman Persetujuan Penguji……… iv
Abstrak………... v
Kata Pengantar………... vi
Daftar Isi……… viii
Daftar Tabel………... xiv
Daftar Gambar………... xviii
Daftar Lampiran……….xxii
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang... 1
1.2 Ruang Lingkup Penelitian………..3
1.3 Tujuan dan Manfaat………... 4
1.4 Metodologi Penelitian... 5
1.5 Sistematika Penulisan……… 6
BAB2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi………. 8
2.3 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha....10
2.3.1 Pengertian Penjualan……….. 10
2.3.2 Pengertian Piutang………. 10
2.3.3 Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha...11
2.3.4 Fungsi yang terkait dalam Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Usaha... 14
2.3.5 Dokumen yang digunakan dalam Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Usaha... 14
2.3.6 File atau Catatan yang digunakan dalam Aplikasi Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Usaha... 16
2.3.7 Sasaran dari Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha... 17
2.3.8 Laporan yang diperlukan pada Akhir Periode dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha... 17
2.4 Pengendalian Internal………. 18
2.4.1 Pengertian……….. 18
2.4.2 Tujuan Sistem Pengendalian Internal……… 18
2.4.3 Unsur Pengendalian Internal……….. 19
2.4.4 Kegiatan Pengendalian Internal………. 22
2.4.5 Komponen Sistem Pengendalian Internal……….. 22
2.4.6 Pengendalian Internal Sistem Informasi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha...24
x
2.5.1 Rich Picture………...26
2.5.2 System Definition………...26
2.5.3 FACTORCriterion………26
2.5.4 Analisis Problem Domain………..27
2.5.4.1 Class………...28
2.5.4.2 Structure……….29
2.5.4.3 Behavior……….31
2.5.5 Analisis Application domain………..32
2.5.5.1 Usage……….33
2.5.5.2 Function……….34
2.5.5.3 Interface……….36
2.5.6 Architecture Design………...37
2.5.6.1 Criteria………..38
2.5.6.2 Component Architecture………40
2.5.6.3 Process Architecture ……….42
2.5.7 Component Design ………...44
2.5.7.1 Model Component…....……….. 45
2.5.7.2 Function Component……...………..………46
2.6 Interaksi Manusia dan Komputer………...46
2.7 Database………48
3.1 Sejarah Perusahaan……… 50
3.2 Visi dan Misi Perusahaan………...52
3.3 Struktur Organisasi……… 52
3.4 Pembagian Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab……… 53
3.5 Produk Perusahaan………. 57
3.6 Gambaran Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Berjalan.... 58
3.7 Permasalahan yang dihadapi serta Usulan untuk Mengatasi Permasalahan dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha …………...……….. 62
3.8 Analisis Dokumen……….. 66
3.8.1 The Task……….66
3.8.1.1 Purpose………..66
3.8.1.2 System Definition………….………..66
3.8.1.3 Context…….………..67
3.8.2 The Problem Domain……….72
3.8.2.1 Clusters………..72
3.8.2.2 Structure………….………..………..72
3.8.2.3 Classes………….………..75
3.8.2.4 Events………….……….. 85
3.8.3 The Application Domain………87
3.8.3.1 Usage...………..87
3.8.3.1.1 Overview...87
3.8.3.1.2 Actor………89
xii
3.8.3.2 Function List……..………..………..113
3.8.3.3 User Interface……….………...114
3.8.3.3.1 Dialogue Style……….114
3.8.3.3.2 OverView….. ……….116
3.8.3.4 The Technical Platform………..130
3.8.4 Recommendations………..130
3.8.4.1 The System’s Usefullness and Feasibility…………..130
3.8.4.2 Strategy………..130
3.8.4.3 Development Economy………..131
BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG USAHA PT. ASIA PUTRA PERKASA (APP) 4.1 The Task……….132
4.1.1 Purpose………132
4.1.2 Corrections to the Analysis ………132
4.1.3 Quality Goal………...132
4.2 Technical Platform……….134
4.2.1 Eguipment………..134
4.2.2 System Software……….135
4.2.3 System Interfaces ………..135
4.2.2 Design Language ….……….136
4.3 Architecture ……..……….136
4.3.2 Process Architecture ……….137
4.3.3 Standard …………..………..138
4.4 Components …….……….140
4.4.1 Model Component ….………....140
4.4.1.1 Structure………. 140
4.4.1.2 Classes………... 142
4.4.1.3 Spesifikasi Tabel Data………... 158
4.4.2 User Interface Component……….165
4.4.2.1 Structure………. 165
4.5 Recommendations ……….166
4.5.1 TheSystem’s Usefulness ….………..166
4.5.2 Plan for Initiating User ……….167
4.5.3 Implementation Plan………..167
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan……… 169
5.2 Saran……….. 170
DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN
xiv
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2.1 Komponen Sistem Pengendalian Internal... 23
Tabel 2.2 Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha...25
Tabel 2.3 Kerangka Analisis Problem Domain...28
Tabel 2.4 Contoh Event Table... 29
Tabel 2.5 Kerangka Application Domain...33
Tabel 2.6 Kerangka Architecture Design... 38
Tabel 2.7 Kriteria Umum... 39
Tabel 2.8 Jenis Arsitektur Client-Server ... 42
Tabel 2.9 Kerangka Component Design... 45
Tabel 3.1 System Definition dengan kriteria FACTOR ... 67
Tabel 3.2 Keterangan Behavioral Pattern class "Karyawan"... 76
Tabel 3.3 Keterangan Behavioral Pattern class "KaryawanSales Administration"... 77
Tabel 3.4 Keterangan Behavioral Pattern class "KaryawanFinance"... 77
Tabel 3.5 Keterangan Behavioral Pattern class "KaryawanGudang"... 78
Tabel 3.6 Keterangan Behavioral Pattern class "KaryawanAccounting"... 79
Tabel 3.7 Keterangan Behavioral Pattern class "Barang"... 80
Tabel 3.8 Keterangan Behavioral Pattern class "Pelanggan"... 81
Tabel 3.9 Keterangan Behavioral Pattern class "SalesOrder"... 81
Tabel 3.11 Keterangan Behavioral Pattern class "DeliveryOrder"... 83
Tabel 3.12 Keterangan Behavioral Pattern class "SuratAngkut"……… 83
Tabel 3.13 Keterangan Behavioral Pattern class "Faktur"... 84
Tabel 3.14 Keterangan Behavioral Pattern class "FakturPajakStandar"... 84
Tabel 3.15 Keterangan Behavioral Pattern class "BuktiKasMasuk"... 85
Tabel 3.16 Event Table Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha...86
Tabel 3.17 Actor Table untuk Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha... 88
Tabel 3.18 Spesifikasi Aktor "Karyawan Sales Administration"... 89
Tabel 3.19 Spesifikasi Aktor "Karyawan Finance"...89
Tabel 3.20 Spesifikasi Aktor "Karyawan Gudang"...90
Tabel 3.21 Spesifikasi Aktor "Karyawan Accounting"... 90
Tabel 3.22 Spesifikasi Aktor "Kabag. Sales Administration"...90
Tabel 3.23 Spesifikasi Aktor "Kabag. Finance"……….. 91
Tabel 3.24 Spesifikasi Aktor "Kabag. Accounting"... 91
Tabel 3.25 Use Case Specification untuk "Menambah Pelanggan Baru" ... 93
Tabel 3.26 Use Case Specification untuk "Menerima Pesanan"... 94
Tabel 3.27 Use Case Specification untuk "Membuat Delivery Order"... 95
Tabel 3.28 Use Case Specification untuk "Mengeluarkan Barang"... 96
Tabel 3.29 Use Case Specification untuk "Membuat Faktur"... 97
Tabel 3.30 Use Case Specification untuk "Mernbuat Faktur Pajak Standar"... 98
Tabel 3.31 Use Case Specification untuk "Membuat Bukti Kas Masuk" ……... 99
xvi
Tabel 3.33 Use Case Specification untuk "Mencetak Laporan
Penerimaan Kas"... 100
Tabel 3.34 Use Case Specification untuk "Mencetak Laporan Piutang" ……... 100
Tabel 3.35 Use Case Specification untuk "Mencetak Analisis Umur Piutang"... 101
Tabel 3.36 Function List Lengkap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha... 113
Tabel 3.37 User Interface Windows dan Printouts... 115
Tabel 3.38 Spesifikasi Biaya Pengembangan……... 131
Tabel 4.1 Kriteria Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha ... 133
Tabel 4.2 Spesifikasi Peralatan untuk Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha ... 134
Tabel 4.3 Spesifikasi Fungsi Laporan Penerimaan Kas... 145
Tabel 4.4 Spesifikasi Fungsi Hitung Jumlah Piutang... 147
Tabel 4.5 Spesifikasi Fungsi Cetak Laporan Piutang... 149
Tabel 4.6 Spesifikasi Fungsi Hitung Jumlah Penjualan... 151
Tabel 4.7 Spesifikasi Fungsi Cetak Laporan Penjualan... 153
Tabel 4.8 Spesifikasi Fungsi Hitung Umur Piutang... 155
Tabel 4.9 Spesifikasi Fungsi Cetak Analisis Umur Piutang... 157
Tabel 4.10 Spesifikasi Tabel Karyawan... 158
Tabel 4.11 Spesifikasi Tabel Departemen... 159
Tabel 4.12 Spesifikasi Tabel Pelanggan... 159
Tabel 4.13 Spesifikasi Tabel Alamat... 160
Tabel 4.15 Spesifikasi Tabel Barang... 161
Tabel 4.16 Spesifikasi Tabel Sales Order... 162
Tabel 4.17 Spesifikasi Tabel SO_Detail... 162
Tabel 4.18 Spesifikasi Tabel Delivery Order... 163
Tabel 4.19 Spesifikasi Tabel Surat Angkut... 163
Tabel 4.20 Spesifikasi Tabel Faktur... 164
Tabel 4.21 Spesifikasi Tabel Faktur Pajak Standar... 164
Tabel 4.22 Spesifikasi Tabel Bukti Kas Masuk... 165
Tabel 4.23 Evaluasi Keseluruhan Perancangan dengan Kriteria Kualitas... 167
xviii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Generalization Structure……… 29
Gambar 2.2 Cluster Structure……… 30
Gambar 2.3 Aggregation Structure ……….. 30
Gambar 2.4 Association Structure……….… 31
Gambar 2.5 Contoh "State Chart"………. 32
Gambar 2.6 Layered Architecture Pattern………...……….…… 40
Gambar 2.7 Generic Architecture Pattern………..……… 41
Gambar 2.8 Client Server Architecture pattern………….………42
Gambar 2.9 Centralized Pattern………….……… 43
Gambar 2.10 Distributed Pattern……… 43
Gambar 2.11 Decentralized pattern……… 44
Gambar 3.1 Skema Penjualan dari Produsen sampai ke Konsumen………...… 51
Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Asia Putra Perkasa (APP)……...…… 52
Gambar 3.3 Rich Picture Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Berjalan... 59
Gambar 3.4 Rich Picture Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Yang Diusulkan...…… 68
Gambar 3.5 Model Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha ...………… 72
Gambar 3.6 Struktur dari "Karyawan"………...…... 72
Gambar 3.8 Struktur "Pemesanan"………...…… 73
Gambar 3.9 Struktur "Pengeluaran Barang"…………...…… 73
Gambar 3.10 Struktur "Piutang"………...……… 73
Gambar 3.11 Class Diagram Lengkap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Usaha... 75
Gambar 3.12 Behavioral Pattern dari class “Karyawan"………...… 76
Gambar 3.13 Behavioral Pattern dari class "KaryawanSalesAdministration"...… 76
Gambar 3.14 Behavioral Pattern dari class "KaryawanFinance"………...……… 77
Gambar 3.15 Behavioral Pattern dari class "KaryawanGudang"…...… 78
Gambar 3.16 Behavioral Pattern dari class "KaryawanAccounting"…...… 79
Gambar 3.17 BehavioralPattern dari class "Barang"………...…… 79
Gambar 3.18 Behavioral Pattern dari class "Pelanggan"……… 80
Gambar 3.19 Behavioral Pattern dari class "SalesOrder"………..… 81
Gambar 3.20 Behavioral Pattern dari class "SO_Detail"…...……… 82
Gambar 3.21 Behavioral Pattern dari class "DeliveryOrder"………...…… 82
Gambar 3.22 Behavioral Pattern dari class "SuratAngkut"…………...…… 83
Gambar 3.23 Behavioral Pattern dari class "Faktur"…………...……… 84
Gambar 3.24 Behavioral Pattern dari class "FakturPajakStandar"…...… 84
Gambar 3.25 Behavioral Pattern dari class "BuktiKasMasuk"…...……… 85
Gambar 3.26 Use Case Diagram untuk Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Usaha PT. Asia Putra Perkasa (APP)……….…… 92
Gambar 3.27 Sequence untuk use case "Menambah Pelanggan Baru"………… 102
Gambar 3.28 Sequence untuk use case "Menerima Pesanan"……….…… 103
xx
Gambar 3.30 Sequence untuk use case "Mengeluarkan Barang"………....… 105
Gambar 3.31 Sequence untuk use case "Membuat Faktur"……….…… 106
Gambar 3.32 Sequence untuk use case "Membuat Faktur Pajak Standar" ….…… 107
Gambar 3.33 Sequence untuk use case "Membuat Bukti Kas Masuk"………...… 108
Gambar 3.34 Sequence untuk use case "Mencetak Laporan Penjualan"………… 109
Gambar 3.35 Sequence untuk use case "Mencetak Laporan Piutang"……… 110
Gambar 3.36 Sequence untuk use case "Mencetak Analisis Umur Piutang"…….. 111
Gambar 3.37 Sequence untuk use case "Mencetak Laporan Penerimaan Kas"….. 112
Gambar 3.38 Navigation Diagram ……….…… 117
Gambar 3.39 Window "Login"……….…… 118
Gambar 3.40 Window "Main Menu"……… 118
Gambar 3.41 Window "Change Password"……….……… 118
Gambar 3.42 Window "Pelanggan"……….……… 119
Gambar 3.43 Window "Karyawan"………..……… 120
Gambar 3.44 Window "Barang"…….………..…… 120
Gambar 3.45 Window "Menerima Pesanan"……… 121
Gambar 3.46 Window "Membuat Delivery Order"………. 122
Gambar 3.47 Window "Mengeluarkan Barang"…….……… 122
Gambar 3.48 Window "Membuat Faktur"……….……… 123
Gambar 3.49 Window "Membuat Faktur Pajak Standar"……… 124
Gambar 3.50 Window "Membuat Bukti Kas Masuk"………..… 124
Gambar 3.51 Window "Mencetak Laporan Penjualan"………...……… 125
Gambar 3.52 Window "Mencetak Laporan Penerimaan Kas"……….……… 125
Gambar 3.54 Window "Mencetak Analisis Umur Piutang"……….… 126
Gambar 3.55 Form "Laporan Penjualan Berdasarkan Pelanggan"………..… 126
Gambar 3.56 Form "Laporan Penjualan Berdasarkan Barang"…………...…… 127
Gambar 3.57 Form "Laporan Penerimaan Kas"………...128
Gambar 3.58 Form "Laporan Piutang Ringkasan Pelanggan"………...… 128
Gambar 3.59 Form "Laporan Piutang Per Pelanggan"………...… 129
Gambar 3.60 Form "Analisis Umur Piutang"………...… 129
Gambar 4.1 Arsitektur Jaringan ………...…… 135
Gambar 4.2 Component Diagram ………...……137
Gambar 4.3 Deployment Diagram ……… 138
Gambar 4.4 Beberapa Contoh Menu Standar....……… 139
Gambar 4.5 Beberapa Contoh Pesan Kesalahan....……… 139
Gambar 4.6 Revised Class Diagram ……….… 141
Gambar 4.7 Class Placement Dalam Model Component dan Function Component………..143
Gambar 4.8 Function Component dari "Cetak Laporan Penerimaan Kas "…..… 144
Gambar 4.9 Function Component dari "Piutang"………..……… 146
Gambar 4.10 Function Component dari "Cetak Laporan Piutang"……….……… 148
Gambar 4.11 Function Component dari "Penjualan"……….……….… 150
Gambar 4.12 Function Component dari "Cetak Laporan Penjualan"………..…… 152
Gambar 4.13 Function Component dari "Umur Piutang"………...….……… 154
Gambar 4.14 Function Component dari "Cetak Analisis Umur Piutang"…....……156
xxii
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Class Diagram………...………. L1
Object Diagram…………….…. L2
Statechart Diagram……… L3
Use Case Diagram……….L4
Sequence Diagram………. L5
Navigation Diagram…………... L6
Deployment Diagram………. L7
