BAB III PELAKSANAAN KERJA MAGANG

(1)

BAB III

PELAKSANAAN KERJA MAGANG

3.1 Kedudukan dan Koordinasi

Penulis bekerja secara work from office dalam masa pandemi. Situasi ini mendukung dalam bekerja dengan baik dengan koordinasi yang diberikan secara langsung. Acara seperti press launching, press conference dengan awak media juga dilaksanakan secara virtual. Pada bulan pertama, penulis banyak bertugas di bagian Media Analysis dalam membantu membuat clipping, first report, monthly report, final report, monitoring social listening media client, serta menggali data dengan menganalisis profile competitor.

Selain itu juga diberi tanggung jawab untuk menjalin hubungan dengan media, memastikan press release yang dikirimkan dapat diterbitkan di media nasional maupun lokal. Membantu media relations dalam mencari dan membeli kebutuhan hampers untuk Media dan membantu jalannya acara dengan mencari key opinion leader, mencari MC yang berhubungan dengan acara, mencari venue studio, produk giveaway, penyanyi papan atas, dan sebagainya. Selama kerja magang penulis banyak dibantu oleh karyawan Media Analysis yang bekerja di PiAr Consulting.

Pada bulan terakhir juga membantu Account Executive dalam membuat press release, membantu Media Analysis dalam membuat presentasi, mencari kebutuhan klien dengan news tracking, mencari potential client, melakukan press release seeding, mencari influencer dan dealing sampai pembuatan MOU, serta monitoring competitor. Selama magang di PiAr Consulting penulis banyak membantu proses kerja media analysis dan pekerjaan di luar lingkup seperti media relations dan account executive.

(2)

3.2 Tugas yang Dilakukan

Berikut ini adalah tabel mingguan pekerjaan penulis selama melakukan praktik kerja magang di PiAr Consulting, dalam masa periode 3 bulan kerja magang:

Tabel 3.1 Tabel Detail Pekerjaan Selama Magang

Sumber : Hasil olahan penulis, 2020

(3)

3.3 Uraian Pelaksanaan Kerja Magang 3.3.1 Media Analysis

Penulis bekerja di bidang media analysis seperti melakukan media monitoring koran dan digital, melakukan clipping berita, mengerjakan first report, weekly report, dan final report, news tracking, social media listening, membantu mencari informasi klien dalam bentuk data dan power point, dan membantu dalam membuat credential perusahaan. Setelah itu juga membantu media relations dalam press release seeding dan membantu account executive dalam membuat press release dan mencari rate card key opinion leader serta membuat MOU.

Media analysis disebut dalam analisis framing yang merupakan pendekatan Public Relations untuk melihat bagaimana realitas yang dipublikasikan dan dibentuk sedemikian pula oleh media. Media mengembangkan berita atas topik yang diberikan akan realitas asli dengan mengkonstruksikan pandangan yang berbeda dengan topik yang sama dalam bentuk berita. Ada dua aspek dalam framing. Pertama menuliskan fakta dan kedua memilih fakta. Dalam memilih fakta terdapat dua kemungkinan yaitu apa yang dibuang (bagian mana yang tidak diberitakan),

Dalam Public Relations, hard skills mencakup kemahiran dalam menulis, menganalisis data, menggunakan media sosial dan pengukuran. Soft skill adalah cara berkomunikasi, karakter, cara berpikir dalam melihat sesuatu persoalan, keinginan untuk belajar dan dalam mengerjakan suatu proyek menurut Robles, 2012; Woodward, Sendall & Ceccucci, 2020 dalam (Muzakkir, 2017, p. 1)

(4)

3.3.1.1 Competitor Monitoring Review

Penulis melakukan monitoring review competitor secara digital dan newspaper setiap hari. hal ini yang dilakukan oleh media analysis untuk mendata hasil yang akan dikirimkan kepada klien.

Klien ingin mengetahui perkembangan kompetitornya untuk tetap meningkatkan strategi dan inovasi baru bagi perusahaan. Selain itu dalam monitoring berita klien, mereka juga ingin mengetahui seberapa berhasilnya PiAr consulting dalam menerbitkan berita mereka ke dalam media yang dibagi menjadi media nasional dan lokal sesuai dengan keinginan klien.

Wardhani mengatakan, upaya-upaya yang dilakukan perusahaan untuk melakukan evaluasi dan monitoring media adalah menghitung media, posisi berita atau tulisan, melihat luas kolom atau durasi, dan metode analisis isi menurut dalam (Friedel Tulus, 6: 2020). Penulis melakukan monitoring mandiri secara digital dan koran setiap harinya. Berikut contoh media monitoring dalam bentuk digital.

Gambar 3.1 Contoh Daily Monitoring Digital

Sumber : Dokumen PiAr Consulting, 2020

(5)

Penulis juga melakukan monitoring client dan kompetitor di koran dengan pendataan seperti judul koran, tanggal, section, ukuran yang dihitung sesuai dengan kotak per-berita dikali dengan berapa kolom tulisan, menghitung apakah ada spokesperson dan berapa penyebutan brand mention dalam berita. Setelah itu didata dan dimasukkan dalam penghitungan daily monitoring digital di sheet Microsoft Excel. Menurut Imran, 2017 (dalam Ida Ayu dkk, 2020, p. 2), media monitoring termasuk dalam fungsi pengawasan yaitu sebagai sumber informasi dalam penyampaian pesan atas respon yang disampaiakan oleh Public Relations ke media di mana perusahaan akan lebih mudah dan tepat dalam menentukan kebijakan bisnisnya.

Gambar 3.2 Contoh Daily Monitoring Koran

3.3.1.2 Social Media Listening

Membantu media analysis dalam membuat report mengenai hasil progres media sosial klien. Media analysis bertugas juga dalam menjawab komentar-komentar negatif yang ada di media sosial dengan solusi yang telah disetujui oleh Lolo Sianipar

(6)

Selaku PR Director. Penulis membantu merekap komentar ke dalam bentuk sheet dan dirangkum ke dalam power point untuk dipresentasikan ke klien. Hasil komentar negatif klien dilihat dari media seperti di Google review, Instagram, dan Twitter.

Penulis belajar bagaimana untuk menjawab respon negatif di media sosial, contoh seperti ada kasus terdapat karet gelang di dalam susu Cimory, tim kami menjawab keluhan tersebut di Twitter seperti ini “Selamat pagi Mbak Lian, kami menyesali kejadian yang Mbak alami saat mengkonsumsi salah satu produk kami, Cimory Fresh Milk Chocolate. Tim kami akan menginvestigasi mengenai penemuan karet gelang dalam produk yang Mbak beli. Semua produk Cimory tentunya telah diperiksa melalui proses quality control sebelum sampai ke tangan konsumen. Selanjutnya untuk tindakan lebih lanjut akan kami sampaikan lewat DM ya Mbak. Cimory selalu mengedepankan kepuasan setiap pelanggannya. Sekali lagi kami meminta maaf dan kami harap Mbak tidak kapok untuk berlangganan produk Cimory.”

Selebihnya jika sudah terbukti produk yang sudah ada ditangan konsumen terdapat kecacatan, Corporate Affairs Cimory akan bertanggung jawab mengganti produk tersebut dengan mengirimkannya ke rumah. Selebihnya mengenai komentar- komentar seperti tempat parkir penuh, Cimory ramai sekali, pelayanan lamban dan sebagainya, kami tetap meminta maaf melalui kolom komen media sosial Google Review, Instagram, dan Twitter dan dijadikan sebagai data masukan untuk pihak Cimory agar lebih baik lagi.

(7)

Gambar 3.3 Contoh Report Social Media Listening

Ketika data sudah dikumpulkan dalam sheet penulis membantu memasukkan dalam power point, menghitung total engagement setiap bulannya dilihat dari total comment, like, dan share, lalu menghitung berapa comment positive, neutral, dan negative.

Setelah selesai dikirimkan ke Lolo Sianipar selaku PR Director untuk dimintai persetujuan, lalu hasil tersebut dipresentasikan dan dikirimkan ke klien.

(8)

3.3.1.3 News Tracking

Penulis melakukan monitoring berita klien dari awal hingga akhir tahun untuk diberikan kepada potential client. Hal ini dilakukan untuk membuktikan service yang dilakukan oleh PiAr Consulting. Merangkum berita klien dengan melihat berapa banyak tone positif, negatif, dan netral berita, berapa banyak media, spokesperson, jenis berita, dan dibagi dengan topik yang sesuai dengan pemberitaan. Total media coverage yang didapatkan dari bulan Januari hingga Agustus 2020 adalah 440 artikel. Setelah itu, hasil tersebut didata dan dibuat dalam bentuk power point untuk dipresentasikan kepada klien bersama dengan tim.

Gambar 3.4 Contoh Riset Berita Potential Client (News Tracking)

(9)

3.3.1.4 Press Release Seeding Report

Hasil press release seeding report dilakukan dan dibagi menjadi 2 yaitu ketika press release yang dilakukan pada saat acara dan ketika tidak ada acara. Pada acara, pembuatan report press release dilihat dari berapa banyak media yang diundang hadir dalam acara dan berapa banyak artikel yang diterbitkan oleh media, dan ketika hanya penyebaran press release tidak dilihat dari berapa banyak media yang diundang namun dari media yang diinginkan klien.

Hasil tersebut dijelaskan dalam final report berdasarkan data yang telah dijumlahkan mengenai kekurangan dan keunggulan yang terjadi selama acara maupun pada saat press release seeding, lalu Ketika sudah selesai berita tersebut dikumpulkan untuk dijadikan credential perusahaan PiAr Consulting berikut contoh bentuk report yang dilakukan.

Gambar 3.5 Contoh First Report, Weekly Report & Final Report

(10)

Dalam mengerjakan First Report, Weekly Report & Final Report, alur yang digunakan sama. Namun pastinya data yang ada berbeda karena first report dilakukan pada H+1, weekly report dilakukan agar klien mengetahui progres artikel yang diterbitkan dan final report merupakan hasil data artikel yang diterbitkan. Hal ini dilakukan untuk melihat seberapa efektif berita yang diterbitkan, dengan melihat key performance indicator.

Artikel yang dianalisis dilihat dari headline, media yang menerbitkan, daily visitor media, advertising rate, tanggal berita, berapa kali penyebutan brand dan spokesperson. Terakhir disertai dengan summary isi berita tersebut, dengan berita yang sudah di kliping satu persatu. Hal ini dilakukan untuk mendata hasil dari value dan keuntungan menggunakan jasa di PiAr Consulting dan melihat hasil dari berita yang telah diterbitkan.

Gambar 3.6 Contoh Pembagian Media Tier 1, Tier 2, Tier 3

(11)

Ketika dimasukkan ke dalam first report, weekly report, dan final report, berita yang diterbitkan dibagi dengan media yang memiliki value yang lebih tinggi dibandingkan dengan media lainnya, biasanya penulis membuka website statshow, hypestat, dan informer untuk melihat perusahaan media mana yang memiliki daily visitor tertinggi sehingga baru bisa dikatakan media tier 1, 2, atau 3. Selain itu pembagian dilihat dari target media sesuai dengan target audience.

3.3.1.5 Media Landscape

Mengetahui kondisi media sekarang, media analysis perlu membuat media landscape seperti urutan data media yang dibagi dalam data saluran media print, digital, radio dan TV agar mengetahui kenaikan dan penurunan yang dilihat melalui monthly visitors, serta jumlah sirkulasi pengunjung harian. Hal ini penting dilakukan agar media analysis mengetahui mana media yang masih aktif, media yang sudah tidak ada, dan media baru. Pengecekan ini dilakukan 6 bulan 1 kali, untuk melihat perubahan apa saja yang terjadi.

Media analysis membagikan media digital dalam bagian tier 1, tier 2 dan tier 3 yang sesuai dengan apa yang diinginkan klien, dilihat dari media mana yang paling banyak memiliki daily visitor.

lalu hasil dari media landscape yang telah dibuat juga akan dipresentasikan kepada klien mengenai informasi media saat ini.

(12)

Gambar 3.7 Media Landscape

3.3.2 Tugas di Luar Ruang Lingkup Media Analysis 3.3.2.1 Media Relations

Media Relations merupakan relasi yang dibangun dan dikembangkan dengan media untuk menjangkau publik guna meningkatkan kepercayaan, pencitraan dan tercapainya tujuan-tujuan individu maupun organisasi / perusahaan Menurut Saputra &

Nasrullah 2011 dalam jurnal (Raharjo, 2016, p. 7). Tujuan umum dari media relations antara lain:

a. Meningkatkan awareness perusahaan / organisasi pada produk maupun brandnya kepada khalayak publik.

b. Mengubah sikap masyarakat / publik melalui media.

c. Mendukung tindakan yang mendorong kepentingan organisasi.

(13)

Pada dasarnya ada tiga pihak yang berhubungan dalam aliran kegiatan media relations seperti pada gambar berikut :

Gambar 3.8 Arus Komunikasi Dalam Media Relations

Sumber : Iriantara, 2008: 27

Media relations berhubungan dengan media dan jurnalis, mereka bertanggung jawab dalam menjalin hubungan dengan media, untuk saling menghubungkan organisasi, media massa, dan publik. Penulis membantu Public Relations dalam proses media kit, menjalin hubungan dengan media, melakukan press release seeding, dan mencari potential client. Selain itu Media Relations juga bertanggung jawab dalam membuat bingkisan yang akan dikirimkan dengan lebih dari 100 media setiap acara.

Gambar 3.9 Gambar Media Kit

Sumber : PiAr Consulting, 2020

(14)

Detelah itu menyusun dan memasukkan gimmick ke dalam kotak sebelum maupun pada acara dimulai sehingga tidak waktunya tidak mepet untuk langsung dikirimkan kepada para redaksi dan jurnalis yang sudah menerbitkan berita ke dalam media melalui Gojek dan JNE berdasarkan hari yang sudah dikonfirmasi kepada para media.

3.10 Gambar Recap Potential Client

Membantu media relations dalam menghubungi perusahaan di bidang yang telah ditentukan. Penulis memegang perusahaan NGO dengan total 44 perusahaan dan Pharmacy dengan total 69 perusahaan yang telah dilengkapi dengan total 71 perusahaan untuk dimintai kontak marketing dan corporate communications agar bisa dikirimkan kredensial dan portofolio perusahaan PiAr Consulting.

3.4.2 Account Executive

Pada bulan terakhir, berkontribusi dalam membantu Account Executive dalam membuat press release, membantu memenuhi kebutuhan klien seperti mencari key opinion leader, MC, venue, product giveaway dan penyanyi untuk data engagement key opinion leader penulis menggunakan website berbayar dari kantor bernama Phlanx, dikarenakan

(15)

data yang lebih akurat mengenai rate engagement yang mempengaruhi fee dan nilai influencer itu sendiri.

Gambar 3.11 Contoh Rate Card Key Opinion Leader

Dalam pembuatan press release, client memberikan brief terlebih dahulu dengan penjelasan dan informasi dalam bentuk format yang diinginkan klien seperti format press release yang harus bersifat promosional, memasukkan objektif perusahaan, latar belakang, key message, pointers information seperti point–point penting dari press release tersebut serta referensi berita untuk menunjang penulisan press release, klien juga memberikan target media dengan target pengumpulan dan penyebaran press release yang telah ditentukan juga oleh klien.

Penulis melihat bahwa menjadi Account Executive harus dapat bekerja secara kreatif, cepat, stick to the deadline dan dapat bekerja di bawah

(16)

tekanan serta melihat setiap peluang yang ada untuk dapat memenuhi kebutuhan klien.

3.4 Kendala Penulis Selama Magang

Dalam menjalani proses pembelajaran di tempat magang mengalami beberapa kendala sebagai berikut:

1. Pada minggu pertama penulis diberi tugas untuk membuat kliping berita sebanyak 110 berita dan monitoring berita dengan coverage 250 berita selama 3 bulan dengan waktu pengumpulan 3 hari untuk memberikan contoh jasa PiAr Consulting agar perusahaan tersebut menggunkan jasa PiAr Consulting, penulis merasa tanggung jawab pekerjaan yang diberikan secara mendadak tidak baik dalam sistem kerja ke depannya.

2. Selama bekerja sering kali wifi tidak berjalan dengan lancar, bahkan mati sehingga menghambat dalam bekerja.

3. Pemberian tugas terkadang sering berubah–ubah dan tidak konsisten sehingga dilihat dari waktu yang dipakai untuk mengerjakan pekerjaan tersebut bisa dimaksimalkan untuk melakukan pekerjaan yang lain.

3.5 Solusi atas Kendala yang Ditemukan

Menurut penulis solusi atas kendala yang harus diperhatikan selama penulis bekerja magang di PiAr Consulting adalah :

1. Dalam pemberian tugas yang banyak dalam waktu singkat, lebih baik tim pengerjaan ditambahkan sehingga anggota tim sehingga tidak kewalahan.

2. Menambahkan speed internet agar menyesuaikan dengan jumlah karyawan yang bekerja.

3. Memberikan tugas dan deadline pengerjaan secara konsisten dengan instruksi yang jelas.