commit to user
i
LAPORAN KULIAH KERJA MEDIA (KKM) 2012
“AKTIVITAS PUBLIC RELATIONS DALAM KEGIATAN SALES AND
MARKETING DEPARTMENT PADA SEMESTA HOTEL SEMARANG”
Oleh :
Dian Budi Utami
NIM. D1609024
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Melengkapi Tugas-Tugas dan Memenuhi Syarat-Syarat
guna Memperoleh Gelar Ahli Madya (A.Md.) Program Studi Public
Relations
PROGRAM D.III PUBLIC RELATIONS
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS
SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
commit to user
commit to user
iv
PERNYATAAN
Nama : Dian Budi Utami
NIM : D1609024
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “Aktivitas Public
Relations dalam Kegiatan Sales and Marketing Department pada Semesta Hotel
Semarang” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar
pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya
bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, Mei 2012 Yang Membuat Pernyataan,
commit to user
v MOTTO
“Pengalaman adalah guru yang terbaik”
commit to user
vi
PERSEMBAHAN
Tugas Akhir ini Penulis persembahkan kepada :
1. Bapak dan Ibuku serta Mas Widyo yang selalu memberikan doa, dukungan
dan kasih sayang bagi penulis.
2. Drs. Nuryanto, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang selalu memberi
bimbingan dan bantuan dalam pembuatan laporan ini.
3. Bapak Muhammad Abdan Munawir, selaku General Manager Semesta
Hotel Semarang dan Ibu Dyah Ierawati Riardi, selaku Sales and Marketing
Manager Semesta Hotel Semarang, serta Bapak Cinzano Findriarto, selaku
Human Resources Manager Semesta Hotel Semarang.
4. Seluruh Dosen Komunikasi Terapan Public Relation yang telah mengajar
Penulis sewaktu perkuliahan sekaligus seluruh dosen dan karyawan FISIP UNS.
5. Seluruh manajemen dan karyawan Semesta Hotel Semarang, seluruh tim
sales and marketing, front office, accounting, human resources,
engineering, security, housekeeping dan food and beverage.
6. Sahabat-sahabat terbaikku Dyah, Asyifa, Anggun, Ayu, Erna, Yuli, Dewi,
Wegig, Benny, Harry, Rofi. Serta seluruh teman-teman PR B dan PR A.
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirabbil’alamin, puji syukur penulis panjatkan ke hadirat
Allah SWT yang telah memberikan rahmat-Nya sehingga penulis dapat melaksanakan praktek kerja lapangan, Kuliah Kerja Media 2012 di Semesta Hotel Semarang dan menyelesaikan laporan Tugas Akhir dengan judul “Aktivitas Public
Relations dalam Kegiatan Sales and Marketing Department pada Semesta Hotel
Semarang”.
Penulisan laporan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya di bidang Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Di samping itu,
Kuliah Kerja Media (KKM) ini dilaksanakan untuk menambah wawasan dan pengalaman penulis di bidang public relations.
Dalam Laporan Tugas Akhir ini penulis membahas mengenai “Aktivitas
Public Relations dalam Kegiatan Sales and Marketing Department pada Semesta
Hotel Semarang”. Sebagai hotel syariah berbintang tiga di Jawa Tengah, Semesta
Hotel Semarang yang belum memiliki divisi public relations tersendiri tetap melaksanakan aktivitas-aktivitas public relations yang bertujuan mencitrakan
hotel sekaligus menjaga hubungan baik antara hotel dengan berbagai publiknya sekaligus turut mendukung kegiatan sales and marketing sebagai departemen yang memayungi Public Relations.
Penulis menyadari dalam pembuatan laporan ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang dapat
commit to user
viii
penulis banyak menerima bantuan dari berbagai pihak. Untuk itulah penulis
menyampaikan ucapan terima kasih kepada:
1. Prof. Drs. Pawito, Ph. D, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Drs. Aryanto Budhy S., M. Si, selaku Ketua Program Diploma III Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Drs. Nuryanto, M. Si., selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir yang telah
memberikan bimbingan dan bantuan bagi penulis. 4. Sri Hastjarjo, S.Sos, Ph.D, selaku dosen penguji.
5. Dra. Sri Urip Haryati, M. Si, selaku Dosen Pembimbing Akademik.
6. Bapak Muhammad Abdan Munawir, selaku General Manager Semesta Hotel
Semarang.
7. Ibu Dyah Ierawati Riardi, selaku Sales and Marketing Manager Semesta Hotel
Semarang sekaligus pembimbing magang, terima kasih atas bimbingan,
pengertian, dan bantuannya.
8. Seluruh manajemen dan karyawan Semesta Hotel Semarang: Bu Dini, Pak
Lutfi, Mbak Malla, Mbak Ida, seluruh tim accounting, front office, human resources, housekeeping, engineering, security, food and beverage, dan teman-teman magang. Terima kasih telah membimbing penulis selama magang dan
atas perhatian dan kasih sayang yang kalian berikan.
9. Bapak, Ibu, dan Mas Widyo yang tiada henti memberikan dukungan, kasih
commit to user
ix
10. Seluruh dosen yang telah mengajar penulis dari awal kuliah sampai sekarang.
Terima kasih atas ilmu yang telah Bapak/Ibu berikan. Sekaligus seluruh dosen dan karyawan FISIP UNS.
11. Teman-teman baikku, Dyah, Asyifa, Anggun, Ayu, Erna, Yuli, Dewi, Wegig,
Benny, Harry, Rofi, terima kasih atas semua bantuan dan kasih sayang kalian. 12. Teman-teman Public Relations kelas B khususnya, Public Relations kelas A,
dan seluruh angkatan 2009, serta pihak-pihak lain yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu
13. Dan seluruh pihak yang tidak dapat di sebutkan satu persatu yang telah
membantu penulis dan memberi dukungan baik mental maupun material sehingga penulis dapat menyelesaikan magang dan laporan ini.
Akhir kata semoga laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak.
Surakarta, Mei 2012
Penulis
commit to user
x DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL... i
HALAMAN PERSETUJUAN... ... ii
HALAMAN PENGESAHAN... iii
HALAMAN PERNYATAAN... ... iv
HALAMAN MOTTO... ... v
HALAMAN PERSEMBAHAN... ... vi
KATA PENGANTAR... vii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL DAN GAMBAR ... xiii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Tujuan ... 4
C. Manfaat ... ... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 6
A. Pengertian PR ... 6
B. Ruang Lingkup Pekerjaan PR ... 8
C. Peranan PR ... 10
D. Fungsi PR ... 11
E. Keahlian Menulis bagi PR ... 12
F. Media Relations sebagai Aktivitas Public Relations ... 16
commit to user
xi
H. Konsep Hotel Syariah ... 19
I. Sales and Marketing Department ... 21
J. Kegiatan Sales and Marketing Department ... 22
K. Kaitan antara Public Relations dengan Pemasaran dan Periklanan ... 24
BAB III DESKRIPSI SEMESTA HOTEL SEMARANG ... 33
A. Sejarah Singkat Perusahaan ... 33
B. Latar Belakang Pendirian Perusahaan ... 33
C. Tujuan Pendirian Perusahaan ... 34
D. Visi Perusahaan ... 34
E. Misi Perusahaan ... 34
F. Filosofi Pelayanan & Produk ... 35
G. Karakter Pelayanan & Produk ... 35
H. Slogan Perusahaan ... 36
I. Produk-Produk Semesta Hotel ... 36
J. Kebijakan-Kebijakan Semesta Hotel ... 38
K. Persyaratan Teknis Operasional Fisik ... 39
L. Struktur Organisasi Semesta Hotel ... 40
M. Job Description (Sales & Marketing Department) ... 45
BAB IV PELAKSANAAN MAGANG ... 57
A. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Magang (KKM) ... 57
B. Pelaksanaan Magang ... 57
commit to user
xii
D. Bidang-Bidang yang dipelajari & Dilaksanakan sebagai
PRO dalam Sales and Marketing Department ... 59
E. Media Relations sebagai Aktivitas Public Relations pada Kegiatan Sales and Marketing Department ... 67
F. Penggunaan Iklan sebagai Sarana Promosi dan Pencitraan bagi Public Relations Officer di Semesta Hotel Semarang... 68
G. Keterkaitan Public Relations dengan Sales and Marketing Department di Semesta Hotel ... 69
H. Aktivitas Public Relations pada Sales&Marketing Department 70 I. Kesulitan/ Kendala yang Dihadapi Selama KKM ... 72
J. Cara yang Telah Dilakukan untuk Mengatasi Kesulitan Selama KKM... 73
K. Kemajuan yang Telah Dicapai Selama KKM ... 74
BAB VI PENUTUP ... 76
A. KESIMPULAN ... 76
B. SARAN ... 78
1. Bagi Semesta Hotel Semarang ... 78
2. Bagi Pihak Kampus ... 79
DAFTAR PUSTAKA ... 80
commit to user
xiii
DAFTAR TABEL & GAMBAR
Gambar 2.1 Tujuan Kegiatan Marketing ... 22
Gambar 2.2 Hubungan Public Relations dengan Pemasaran ... 24
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Semesta Hotel ... 37
commit to user
1 BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Di era kemajuan teknologi, informasi, dan perdagangan bebas ini,
Indonesia terus mengembangkan semua sektornya mulai dari sektor ekonomi, sosial, politik, budaya termasuk dunia kepariwisataan. Peran penting seorang
public relations semakin dibutuhkan di semua tempat, mulai dari badan usaha
atau perusahaan, instansi kepemerintahan, maupun di dunia perhotelan dan pariwisata.
Kondisi tersebut menuntut perusahaan maupun organisasi baik pemerintah maupun swasta untuk merekrut tenaga praktisi PR yang handal yang dapat
menjadi ujung tombak dalam mempertahankan citra yang positif dan menciptakan saling pengertian antar publik-publiknya untuk mencapai tujuan perusahaan. Kebutuhan akan praktisi PR yang handal dan terampil semakin banyak
dibutuhkan di dunia kerja. Untuk itulah Program Diploma III Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta ikut serta mempersiapkan tenaga ahli/praktisi dalam bidang Komunikasi Terapan melalui program Kuliah Kerja Media. Kuliah Kerja Media (KKM) merupakan kegiatan intrakurikuler dalam rangka mencari pengalaman kerja pada
lembaga mitra/ perusahaan sesuai dengan latar belakang disiplin ilmu (Penyiaran, Periklanan dan Humas) yang diwajibkan diikuti oleh mahasiswa Diploma III
commit to user
2
FISIP UNS agar mampu bersaing dan mempunyai daya saing yang tinggi dalam
lapangan kerja sehingga mampu siap pakai sekaligus memberdayakan mahasiswa dan meningkatkan wawasan tentang pekerjaan melalui pengalaman kerja serta melatih wawasan dan keterampilan mahasiswa untuk mempersiapkan diri
memasuki dunia kerja yang sesungguhnya.
Mengenai berkembang pesatnya berbagai sektor di Indonesia yang salah
satunya dunia kepariwisataan, berarti juga membicarakan perkembangan dunia perhotelan. Bisnis perhotelan pun semakin maju dan membutuhkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang unggul, terutama pada pengelolaan manajemennya. Secara
umum Manajemen Hotel terbagi dalam beberapa departemen seperti Departemen
Front Office, Departemen House Keeping, Departemen Food & Beverage,
Departemen Marketing, Departemen Accounting, Departemen Engineering, dan Departemen Personel. Biasanya Public Relations tidak berdiri sendiri tetapi digabung dan dimasukkan dalam Sales and Marketing Department.
Philip Kotler (1999) yang dikutip oleh Oeka Yoeti (1997:10) berpendapat bahwa pemasaran hotel adalah ilmu yang bertujuan menyenangkan tamu dan dari
kegiatan itu hotel memperoleh keuntungan. Philip Kotler menyebutnya sebagai
serving and satisfiying human need. Sedangkan Public Relations adalah fungsi
manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasikan kebijaksanaan dan
tata cara seseorang atau organisasi demi kepentingan publik, serta merencanakan dan melakukan suatu program kegiatan untuk meraih pengertian dan dukungan
commit to user
3
Belakangan ini semakin terlihat hubungan yang semakin dekat antara
pemasaran (iklan) dengan PR. Hal ini karena pemasaran di zaman yang penuh kompetisi seperti sekarang ini tidak hanya cukup dengan model pemasaran konvensional yang sering dikenal dengan bauran 4 P (Product, Price, Place,
Promotion) tetapi harus ditambah dengan public relations dalam menghadapi
persaingan yang semakin sengit. Seperti yang terjadi di Semesta Hotel Semarang.
Sebagai hotel syariah berbintang tiga yang pertama di Jawa Tengah, Semesta Hotel Semarang sudah melaksanakan berbagai kegiatan public relations untuk mencapai tujuan perusahaan, namun permasalahan yang dihadapi saat ini adalah
Semesta Hotel Semarang belum memiliki divisi Public Relations tersendiri dan masuk dalam Sales and Marketing Department. Oleh karena itu, seorang PRO
(Public Relation Officer) dituntut untuk dapat bekerja secara efektif bagaimana
agar dapat mencapai target tercapainya citra postitif perusahaan sekaligus melaksanakan fungsi dari kegiatan sales and marketing yaitu selling product dan
customer satisfaction.
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, penulis
tertarik untuk mengangkat dan mengetahui bagaimana seorang Public Relations
Officer di sebuah hotel syariah melaksanakan aktivitas yang meliputi peran,
fungsi, dan tugas kesehariannya yang ikut berperan penting dalam pencitraan
sekaligus pemasaran. Untuk itulah, hal tersebut membuat penulis tertarik dengan mengangkat pembahasan Tugas Akhir dengan judul “Efektivitas Peran Public
Relations dalam Kegiatan Sales and Marketing Department pada Semesta Hotel
commit to user
4
B. TUJUAN
1. Tujuan Umum
a. Untuk melengkapi tugas-tugas dan memenuhi syarat-syarat guna
memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md.) Program Studi Public Relations
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
b. Untuk mengaplikasikan ilmu teori dan praktik mengenai public relations
yang didapat selama perkuliahan untuk praktik kerja.
c. Untuk mengetahui seluk beluk aktivitas public relations yang meliputi
fungsi, tugas dan peran public relations terutama dalam dunia perhotelan.
d. Untuk menjalin hubungan yang baik antara pihak fakultas dengan
instansi terkait.
2. Tujuan Khusus
Untuk mengetahui aktivitas public relations dalam kegiatan sales and
marketing department pada Semesta Hotel Semarang.
C. MANFAAT KKM
1. Bagi Mahasiswa/penulis:
a) Dapat mengembangkan keterampilan dan memperluas pengetahuan
terutama mengenai dunia perhotelan.
commit to user
5
2. Manfaat untuk Jurusan P ublic Relations DIII Komunikasi Terapan FISIP
UNS:
a) Mengetahui kemampuan mahasiswa dalam mempersiapkan diri
menghadapi dunia kerja.
b) Mendapatkan gambaran mengenai kesesuaian ilmu yang diberikan di
bangku kuliah dengan aplikasinya di dunia kerja.
c) Menjalin kerjasama antara instansi terkait dengan pihak fakultas
sekaligus meningkatkan citra positif Universitas Sebelas Maret. 3. Manfaat untuk Semesta Hotel Semarang:
a) Sebagai masukan untuk peningkatan pelayanan dan produktivitas.
b) Dapat berbagi ilmu, pengetahuan dan pengalaman untuk mahasiswa. c) Memberikan gambaran nyata mengenai dunia kerja, khususnya di
commit to user
6 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Public Relations
PR merupakan falsafah sosial manajemen yang diterapkan pada
kebijaksanaan, dan pelaksanaannya melalui interpretasi yang peka atas berbagai peristiwa berdasarkan komunikasi dua arah atau timbal balik
dengan publiknya.
Cutlip, Center & Broom menyebutkan “Public relations is the
distinctive management function which helps establish and mutual
lines of communications, understanding, acceptance and cooperation
between on organization and it’s public”. (Public Relations adalah
fungsi manajemen yang secara khusus mendukung terbentuknya saling pengertian dalam komunikasi, pemahaman, penerimaan dan kerja sama antara organisasi dengan berbagai publiknya. (Cutlip, Center & Brown,
2000:4)
International Public Relations Associations (IPRA)
mendefinisikan PR “Adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik (umum) untuk memperoleh pengertian, simpati dan dukungan dari mereka terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini publik di antara mereka. Untuk mengaitkannya sedapat mungkin kebijaksanaan dan prosedur yang mereka pakai untuk melakukan hal itu direncanakan dan disebarkanlah informasi yang lebih produktif dan pemenuhan keinginan bersama yang lebih efisien.” (Soemirat & Ardianto, 2002: 14)
PR juga merupakan bagian integral yang tak terpisahkan dari
kegiatan usaha atau bisnis. Edward L. Berneys dalam bukunya Public
commit to user
7
a) Memberi informasi kepada masyarakat.
b) Persuasi yang dimaksudkan untuk mengubah sikap dan tingkah
laku masyarakat terhadap lembaga, demi kepentingan dua belah pihak.
c) Usaha untuk mengintegrasikan sikap dan perbuatan antara lembaga
dengan sikap atau perbuatan masyarakat dan sebaliknya.
Empat unsur falsafah dari definisi public relations adalah: a) PR merupakan falsafah manajemen yang bersifat sosial.
b) PR merupakan perwujudan falsafah tersebut pada tataran
kebijaksanaan.
c) PR merupakan komunikasi dua arah yang menunjang keberhasilan
kebijakan itu dengan menjelaskan, menginformasikan, mempertahankan atau mempromosikannya kepada publik sehingga tercipta saling pengertian dan etiket baik.
d) PR merupakan suatu cara pendekatan untuk menciptakan opini
publik. (Rumanti, 2002: 23)
Dilihat dari beberapa definisi mengenai public relations, maka dapat diambil kesimpulan bahwa public relations merupakan fungsi manajemen berupa keseluruhan komunikasi yang terencana dan
berkesinambungan untuk menciptakan saling pengertian diantara publik-publiknya untuk mencapai tujuan bersama dan menciptakan
commit to user
8
B. Ruang Lingkup Pekerjaan Public Relations
Ruang lingkup pekerjaan PR dapat disingkat dengan istilah PENCILS, yaitu:
1) Publication and Publicity (publikasi dan publisitas)
Memperkenalkan perusahaan/ organisasi pada publik. Contohnya membuat tulisan yang disebarkan pada media maupun tampil dalam
acara-acara penting. Seperti saat seorang PR diundang sebagai pembicara dalam sebuah acara seminar, secara tidak langsung telah membawa citra di mana PR tersebut bekerja.
2) Events (Kegiatan)
Mengadakan dan mengorganisasikan kegiatan sebagai salah satu
upaya dalam membentuk citra. Contohnya, seperti membuat kegiatan jalan sehat berhadiah bagi karyawan maupun masyarakat umum, sebuah hotel menyelenggarakan acara pesta tahun baru dengan menghadirkan artis
ibukota, dan lain-lain. 3) News (Berita)
Seorang PR harus mampu menguasai teknik menulis dan mengedit, baik untuk media massa maupun untuk membuat laporan dan produk-produk tulisan (public relations writing), baik untuk kepentingan internal
maupun eksternal, seperti annual report, house journal, press release,
newsletter, dan lain-lain.
commit to user
9
Seorang PR sebaiknya menyelenggarakan acara dan program yang
ikut melibatkan masyarakat atau komunitas yang ada di sekitar perusahaan. Selain itu PR juga diharapkan dapat memposisikan perusahaan juga termasuk dalam bagian komunitas atau masyarakat itu
sendiri. Pada akhirnya, masyarakat akan merasa dilibatkan dan muncul rasa memiliki (sense of belonging) dan menjadi bagian dari perusahaan
tersebut.
5) Identity Media (Identitas Media)
Agar mendapatkan publisitas media dan dapat menjalin hubungan
yang baik, maka sangatlah penting untuk membina hubungan dengan awak media/ pers. Hal ini Karena media adalah mitra kerja abadi seorang PR.
Terjadi sebuah hubungan yang saling membutuhkan. Media membutuhkan PR sebagai sumber berita sedangkan PR membutuhkan media sebagai penyebar informasi dan pembentuk opini publik terhadap perusahaan.
6) Lobbying (Mempengaruhi)
Seorang PR dituntut untuk memiliki keahlian persuasi dan
memiliki untuk melakukan negosiasi dengan orang lain. Hal tersebut sangat diperlukan pada saat mencari sebuah kesepakatan, saat terjadi sebuah situasi krisis maupun untuk sebuah presentasi mengajak orang
membeli produk perusahaan dan menjadi konsumen.
7) Social Investment (Investasi Sosial)
commit to user
10
Dalam hal ini biasanya dikenal dengan program CSR (Corporate Social
Responsibility). Contohnya, PR membuat program Peduli Bencana Merapi
sehingga dapat meringankan beban sesama sekaligus menunjukkan pada masyarakat bahwa perusahaan peduli dengan lingkungan dan masyarakat
sehingga akan membawa nama baik bagi perusahaan. (Kriyantono, 2008: 20-22)
C. Peranan Public Relations
Menurut Dozier & Broom (1995) bahwa peranan public relations
dalam suatu organisasi dibagi dalam empat kategori, yaitu:
1) Expert Prescriber
Sebagai praktisi ahli public relations yang berpengalaman dan memiliki kemampuan tinggi dapat membantu mencari solusi dalam penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya (public
relationship). Hubungan praktisi ahli PR dengan manajemen organisasi
adalah pihak manajemen bertindak pasif menerima dan mempercayai yang telah disarankan atau usulan dari praktisi PR yang memiliki pengalaman dan keterampilan tinggi dalam memecahkan persoalan
public relations yang tengah dihadapi organisasi terkait.
2) Communication Fasilitator
Praktisi PR bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk membantu pihak manajemen untu mendengarkan dan yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya dari organisasi bersangkutan, sekaligus harus mampu menjelaskan kembali keinginan, kebijakan dan harapan organisasi kepada publiknya. Sehingga dengan komuniksi timbal balik tersebut yang dilaksanakan oleh PR dapat tercipta saling pengertian, mempercayai, menghargai, dan toleransi yang baik dari kedua belah pihak.
3) Problem Solving Process Fasilitator
Peranan praktisi PR dalam hal proses pemecahan persoalan public
relations ini, merupakan bagian tim manajemen untuk membantu
commit to user
11
organisasi, perusahaan dan produk yang tengah menghadapi serta mengatasi persoalan krisis tertentu.
4) Communication Technician
Berbeda dengan tiga peranan praktisi PR profesional sebelumnya yang terkait erat dengan fungsi dan peranan manajemen organisasi. Sedangkan dalam peranan communication technician ini sebagai
journalist in resident yang hanya menyediakan layanan teknis
komunikasi atau dikenal dengan method of communication in
organization dan sistem komunikasi dalam suatu organisasi tergantung
dari masing-masing bagian atau tingkatan (level), yaitu secara teknis komunikasi, maupun media komunikasi. (Ruslan, 2001: 21-23)
Dalam hal ini berarti bahwa seorang PR sangat penting keberadaannya bagi sebuah perusahaan atau organisasi. Hal ini dilihat
dari berbagai perannya mulai dari tingkat teknisi sampai pada ahli di top manajemen. Seorang public relations dituntut untuk mampu melaksanakan perannya dalam keseluruhan bentuk komunikasi yang
terarah mulai dari membuat produk tulisan PR, menjadi komunikator antara perusahaan dengan berbagai publiknya, menyelesaikan berbagai
masalah yang timbul, menjadi corong penentu citra perusahaan, sampai pada memberikan kontribusi dan ikut menentukan manajemen.
D. Fungsi Public Relations
Fungsi Public Relations menurut Cutlip, Center & Canfield meliputi : a. Menunjang aktivitas utama manajemen untuk mencapai tujuan bersama. b. Membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan beragam
publik sasaran.
c. Mengidentifikasi opini, persepsi, dan tanggapan publik terhadap organisasi yang diwakilinya atau sebaliknya.
d. Melayani keinginan publik organisasi dan memberikan saran kepada pihak manajemen demi tercapainya tujuan dan manfaat bersama.
commit to user
12
Pada intinya, fungsi dari jabatan public relations adalah untuk
memberikan kontribusi pada perusahaan. Kerja seorang PR haruslah menyeluruh, artinya harus menunjang seluruh aktivitas manajemen mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan sampai pada evaluasi.
Praktisi PR yang terampil dapat melaksanakan apa yang diinginkan manajemen sekaligus dapat memahami kepentingan bersama. Melayani
publik internal dan eksternal sehingga tercipta hubungan yang baik dan saling pengertian. Sehingga hasil akhir yang didapatkan adalah diraihnya citra positif perusahaan serta terciptanya komunikasi dan hubungan yang
baik.
Langkah-langkah PR dalam Melaksanakan Fungsinya:
1) Tujuan organisasi harus jelas, transparan, perlu diperhatikan perbedaan
antara teori dan praktik.
2) Peninjauan kembali, perlu duduk bersama dengan direksi,
bersama-sama mempertimbangkan, menggunakan komunikasi yang sehat dan etis, demi pencapaian tujuan untuk keuntungan semua pihak.
3) Membuat konsep, kualitas produk atau jasa yang akan direalisasi
dengan segala sesuatu yang terkait termasuk sarana prasarana sehingga bisa direalisasikan. Apakah sudah sesuai dengan tujuan, apakah secara
kualitatif telah ada perhitungan sesuai dengan kebutuhan. 4) Inventarisasi pelanggan. Apakah sesuai dengan rencana.
Produk atau jasanya apakah sudah sesuai kebutuhan, keinginan,
commit to user
13
kemampuan, kepentingan organisasi atau perusahaan demi
kepentingan bersama.
PR sebaiknya perlu meminta kepada direksi untuk memberi pengarahan. Hal ini penting supaya visi atau misi organisasi atau
perusahaan tidak terabaikan dan benar-benar tidak dirugikan dan justru memberi kelangsungan hidupnya, karena hal ini merupakan
kesejahteraan seluruh oganisasi dan dengan dampak positif ini kepercayaan publik akan menjadi semakin meningkat.
5) Memberi kesempatan direksi untuk memberi ide, usulan, dan terutama
kritik. Hal ini sangat penting; pertama supaya semua kebutuhan lengkap dan dapat diintegrasikan; kedua tidak kalah pentingnya
dengan ide, usulan, pendapat, dan kritik, yang merupakan input sangat penting untuk mengadakan perbaikan, perubahan sesuai dengan kebutuhan, keinginan dari harapan kedua belah pihak.
6) Mengambil inti dari pertemuan. Pertemuan dilaksanakan dengan
motivasi untuk mendapat hasil yang lebih baik dan menguntungkan
semua pihak. Inti dari pertemuan akan membuahkan hasil yang berkualitas, pencapaian tujuan menjadi optimal, membuat semua pihak puas sehingga kesejahteraan akan meningkat.
7) Memilih atau menggunakan media yang tepat. Artinya peka terhadap
lingkungan serta memahami kekuatan organisasi, mengenal kekhasan
commit to user
14
8) Meminta pengarahan pada direksi. Hal ini supaya visi dan misi
organisasi tidak terabaikan dan tidak dirugikan. Sehingga kelangsungan perusahaan terus berjalan dan dicapainya kesejahteraan untuk seluruh organisasi yang berdampak positif terhadap kepercayaan
publik.
9) Seorang public relations harus mampu mendengarkan, memperhatikan
dan menghargai ide, usulan, pendapat, keinginan, kebutuhan, dan keluhan, kritik maupun saran. Artinya PR harus mampu bersikap profesional, memiliki kepekaan yang tinggi agar dapat bekerja
memuaskan kepentingan bersama dan diperoleh saling pengertian. (Rumanti, 2002: 36-37)
E. Keahlian Menulis bagi Public Relations
Pekerjaan PR memang bukanlah pekerjaan akademis. Akan tetapi
pekerjaan PR berkenaan dengan komunikasi. Untuk mengembangkan teknis tulis menulis, seorang praktisi PR tetap memerlukan wawancara,
bacaan, teman diskusi, penelitian (penguasaan masalah), dan latihan. Karya-karya tulis seorang PR diantaranya meliputi:
1. Pemberitaan Pers (News Release): adalah karya tulis yang paling
commit to user
15
2. Latar (Backgrounders): adalah informasi dasar yang memuat uraian
penopang bagi tulisan wartawan-bisa berisi uraian singkat tentang perusahaan, karyawan, investor, visi, misi perusahaan, dan sebagainya. 3. Iklan Layanan Masyarakat (Public Service Announcement): adalah
pesan yang disampaikan untuk membangkitkan kesadaran atau kepedulian masyarakat terhadap sejumlah masalah yang harus mereka
hadapi, terutama kondisi yang bisa mengancam keserasian atau kehidupan umum.
4. Iklan Perusahaan (Corporate Advertising): Pekerjaan PR juga berkaitan
dengan penulisan iklan tentang perusahaan. Ada kalanya iklan mengenai perusahaan perlu dikeluarkan untuk menyambut peresmian
pabrik baru, perluasan usaha, hari ulang tahun perusahaan, hari resmi nasional atau ditujukan sebagai kegiatan strategis untuk mengangkat citra perusahaan tertentu.
5. Artikel dan Editorial: Praktisi PR perlu menulis artikel dan editorial
(pandangan redaksi tentang suatu masalah) untuk memperkuat moral
kerja karyawannya atau menyampaikan pesan-pesan perusahaan kepada karyawan atau sebaliknya.
6. Publikasi Ringan: Yang dimaksud dengan publikasi ringan adalah
commit to user
16
7. Company Profile dan Annual Report: Adalah penjelasan tentang
perusahaan dan kegiatan perusahaannya untuk menjelaskan prestasi perusahaan kepada pihak tertentu.
8. Pidato dan Presentasi (Speeches and Presentations): Meskipun
pidato-pidato pemimpin sering dibuat oleh staf ahli atau corporate secretary, praktisi PR juga mempunyai peran yang sangat penting. Metode yang
digunakan adalah metode interpersonal untuk merangsang perhatian dan citra. Pidato yang baik dapat memberi informasi atau membujuk. Sedangkan presentasi yang baik dapat menghasilkan dukungan. (Kasali,
1994: 163-164)
F. Media Relations sebagai Aktivitas Public Relations
Media Public Relations adalah berbagai macam sarana penghubung yang dipergunakan seorang PR (mewakili organisasi) dengan publiknya, yaitu publik internal maupun publik eksternal untuk membantu
pencapaian tujuan. Alat-alat komunikasi yang dipergunakan dalam hal ini ada berbagai jenis.
1. Tujuan Penggunaan Media dalam PR
Secara umum mempunyai beberapa tujuan:
a. membantu mempromosikan dan meningkatkan pemasaran suatu
produk dan jasa;
commit to user
17 2. Macam Media
Untuk mendukung tujuan tersebut, ada berbagai macam media yang dapat digunakan dalam kegiatan PR. Secara garis besar dikelompokkan sebagai berikut:
a. media cetak, termasuk di dalamnya adalah house journal, surat
kabar, majalah, dan sebagainya;
b. broadcasting media, termasuk di dalamnya adalah radio dan
televisi;
c. special event (kegiatan-kegiatan khusus);
d. media luar ruang, termasuk di dalamnya spanduk, papan reklame,
poster, dan lain-lain. (Rumanti, 2002:117-118)
Bagi PR pemberitaan melalui berbagai media informasi sangat penting dan banyak berhubungan dengan kegiatannya. Artinya pemilihan secara akurat bagi setiap media secara teratur perlu diadakan
pertemuan dengan pers sehingga tetap mengetahui perkembangan dari masing-masing media tersebut. Atau paling sedikit mengadakan pers
interview yang biasanya dilaksanakan oleh pimpinan sendiri. Hal-hal
yang berhubungan dengan media, secara teratur perlu mendapat perhatian khusus sesuai dengan masing-masing kekhususannya bagi
kegiatan PR seperti:
1) media informasi melalui pers dalam bentuk media tertulis;
2) presentasi, seminar, ceramah bagi khalayak internal/ eksternal,
commit to user
18
3) konferensi pers bisa dilakukan oleh PR internal, bisa PR internal
bersama penasihat PR dari luar. Biasanya, PR fungsionaris sebagai ketua walau tidak harus memimpin diskusi;
4) pertemuan dengan pers hanya dengan bagian PR internal; 5) bagian PR mengadakan pers interview;
6) PR menangani semua yang berhubungan dengan media pers dan
yang terkait, seperti membuat dan menyimpan dokumen-dokumen penting, pelayanan fotografi, maupun percetakan. (Rumanti, 2002:27)
G. Pengertian Hotel
Berdasarkan Keputusan Menteri Pariwisata Pos & Telekomunikasi
No. KM 94/HK.103/MPPT-87 pengertian hotel adalah salah satu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian atau seluruh bangunan untuk
menyediakan jasa pelayanan penginapan, makan dan minum serta jasa
lainnya bagi umum, yang dikelola secara komersial, serta memenuhi
ketentuan persyaratan yang ditetapkan.
Hotel merupakan organisasi yang kompleks dengan beberapa bagian yang mungkin tidak akan terlihat oleh masyarakat biasa pada umumnya. Untuk bisa beroperasi secara efektif dan efisien, para karyawan
harus berjalan dengan sangat cepat dan terampil. Tiap karyawan dan departemen harus menyadari dan bekerja untuk mencapai seluruh tujuan
commit to user
19
H. Konsep Hotel Syariah
Hotel Syariah adalah hotel yang dalam rangka penyediaan jasa pelayanan penginapan, makan dan minuman serta jasa lainnya, yang
bukan saja memenuhi ketentuan persyaratan yang ditetapkan (Kepmen)
tetapi juga memenuhi ketentuan Allah SWT.
Landasan mengenai konsep hotel syariah memang belum ada,
namun bisa diambil dari landasarn operasional seperti yang terdapat pada PT. Sofyan Hotels, Tbk yang memperoleh sertifikat syariah pertama di Indonesia. Berdasarkan Landasan Operasional PT. Sofyan Hotels Tbk, dan
telah diberi sertifikat oleh DSN MUI (Dewan Syariah Nasional Majelis Ulama Indonesia) dan sertifikat LBS (Lembaga Bisnis Syariah) tanggal 26
Juli 2003 / 26 Jumadil Ula 1424 H, Nomor 001/07/B/DSN/MUI/2003: 1) Bahwa hotel pada dasarnya adalah merupakan usaha yang bersih
karena tidak ada tuntutan atau kewajiban bagi pengusaha hotel untuk
menyediakan fasilitas-fasilitas atau produk yang melanggar susila yang ada di masyarakat. Ditegaskan pula agar hotel menjaga martabat hotel
dengan melarang hal-hal yang akan melanggar susila, ketertiban umum serta tindak kejahatan lainnya.
2) Usaha dalam bidang jasa perhotelan bukanlah suatu usaha yang mutlak
haram atau syubhatnya. Keharaman dan kesyubhatannya sangat tergantung pada produk dan fasilitas yang disediakan dan
commit to user
20
bertentangan dengan syariah maka usaha hotel ini akan menjadi usaha
yang halal. Karena tidak ada hal-hal yang dilarang oleh syariah di dalamnya. Selama rambu-rambu usaha dalam Islam tidak dilanggar maka sebuah usaha dapat diaktakan sebagai usaha yang berdasarkan
syariah.
3) Usaha secara Islam (syariah) dibolehkan selama tidak ada dalil (nash)
yang melarangnya karena bagian dari muamalah. Hal ini sesuai dengan kaedah yang mengatakan:
ﮫﻤﯾﺮﺤﺗ ﻰﻠﻋ ﻞﯿﻟد لد ﺎﻣ ﻻإ ﺔﺣﺎﺑﻹا ﺔﻠﻣﺎﻌﻤﻟا ﻲﻓ ﻞﺻﻷا
“Hukum asal dalam muamalah adalah boleh selama tidak ada dalil yang mengharamkannya”
4) Prinsip-prinsip dan kaidah-kaidah syariah yang dapat dijadikan
pedoman dalam mengelola hotel diantaranya: a) Mengutamakan Tamu (fal yukrim dhoifahu) b) Tentram, Damai dan Selamat (Salam)
c) Terbuka untuk semua kalangan artinya universal (kaffatan lin-nas) d) Rahmat bagi semua kalangan dan lingkungan (rahmatan lil
‘alamin)
e) Penuh Kasih Sayang (marhamah) f) Jujur (siddiq)
commit to user
21
I. Sales and Marketing Department:
Berkowitz, dkk (1986: 7) “Marketing is the process of planning and executing to conception, pricing, promotion and distribution of ideas,
goods, and services to create exchange that satisfy individual and
organizational objectives”. (Sunandang, 2004:165)
Philip Kotler (1999) yang dikutip oleh Oeka Yoeti (1997:10),
“Pemasaran hotel adalah ilmu yang bertujuan menyenangkan tamu dan dari kegiatan itu hotel memperoleh keuntungan”. Philip Kotler (1999) menyebutnya sebagai serving and satisfiying human need. Pendapat ini
didukung oleh Ronald A. Nykel (1989:7) bahwa “Pemasaran hotel mempunyai banyak maksud dan tujuan dan berhubungan dengan
konsumen yang berbeda-beda”. (Effendy, 1993:116).
Dari kutipan pendapat tersebut maka dapat ditarik kesimpulan bahwa pemasaran perhotelan adalah ilmu dalam pengelolaan untuk
memberikan pelayanan pada tamu atas berbagai fasilitas yang disediakan hotel. Dari kegiatan tersebut maka akan memberikan dampak bagi hotel itu
sendiri, baik dari segi okupansi (tingkat hunian), reputasi, sampai pada pencapaian visi, misi, dan tujuan dari perusahaan yang pada akhirnya adalah memperoleh keuntungan dari usaha. Biasanya dalam pemasaran,
hotel sering menggunakan brosur, papan reklame, dan media massa untuk menarik perhatian tamu. Rencana pemasaran dan anggaran itu sendiri
commit to user
22
tahun, serta kegiatannya disesuaikan dengan keinginan konsumen dan
filosofi perusahaan itu sendiri.
J. Kegiatan Sales and Marketing Department
Dalam operasional harian Sales & Marketing Department maka
dibentuk tim untuk melakukan program inovasi (strategy selling) yang kreatif dengan menambahkan berbagai bentuk upaya penjualan langsung.
Kegiatannya berupa:
a. Exhibition (Pameran)
Adalah pameran, partisipasi dalam pameran untuk mendapatkan
pengujung potensial, seperti expo-expo yang tujuannya untuk memperkenalkan produk / hotel.
b. Travel Agent Workshop (Pameran dari Travel Agent)
Mengikuti pameran yang diselenggarakan khusus untuk Travel
Agent baik yang diselenggarakan di dalam kota maupun luar kota,
sehingga dapat meningkatkan kerja sama dengan Travel Agent.
c. Table Top
Acara table top exhibition diselenggarakan oleh pihak ketiga yang mengundang para buyers, travel agent, atau calon-calon pelanggan yang potensial. Event ini disebut table top dikarenakan teknis
pamerannya dengan meja sederhana dan alat promosi, misalnya, presentasi di laptop, album manual maupun brosur.
commit to user
23
Adalah pencarian bisnis baik itu room, event (MICE: Meeting,
Incentive, Convention, Exhibition) maupun produk hotel lainnya yang
dilakukan oleh tim sales secara langsung (datang langsung dan bertemu dengan kontak person) ke perusahaan- perusahaan yang potensial.
e. New Call
Atau “New Company” adalah melakukan kunjungan ke perusahaan
yang belum pernah dikunjungi sama sekali dan di bidik untuk mencari prospek baru atau potensi baru dari perusahaan ataupun organisasi yang ada.
f. Sales Blitz
Memperkenalkan produk / program baru kepada pelanggan / calon
pelanggan secara berkala dengan jadwal yang telah ditetapkan tanpa perjanjian. Bila ada kebutuhan khusus bisnis secara terfokus pada daerah atau segmen tertentu,
g. Telemarketing
Kegiatan solisitasi bisnis staf marketing dalam memasarkan produk
melalui media-media komunikasi yang dilaksanakan khusus atau untuk tujuan spesifik dalam jangka waktu terbatas.
h. Feedback
Adalah “umpan balik pelanggan” semua masukan dari pelanggan yang menggunakan jasa dan/atau produk Hotel. Proses didapat dari
commit to user
24
maupun keluhan dan saran-saranya baik yang disampaikan secara
langsung maupun tidak langsung (guest comment). Dari data tersebut dapat diambil angka, rasio ataupun indek yang bisa dimonitor setiap bulan.
(http://virtualhotelinstitute.com/article/69783/sales--marketingdepartment.html)
K. Kaitan antara Public Relations dengan Pemasaran dan Periklanan
1. Public Relations dan Pemasaran (Marketing)
Marketing dalam kegiatan PR didasarkan pada pemikiran untuk
memenuhi kebutuhan, keinginan konsumen, yang merupakan instrumen
dalam pengembangan penjualan produk/ jasa, atau dengan kata lain merupakan strategi dalam kegiatan PR untuk mengembangkan dan
membuat maju, bersaing dengan organisasi yang bersangkutan.
PR dibedakan dalam pengertian secara umum, yang berarti menjual dan untuk mendapatkan keuntungan, meskipun dalam PR pun tidak
mungkin tidak mencari keuntungan, hanya karena kegiatannya harus memperhatikan falsafah PR dan bahwa tidak ada kegiatan PR yang
[image:37.595.139.512.248.490.2]meninggalkan moralitas.
Gambar 2.1 Tujuan Kegiatan Marketing ((Rumanti, 2002: 141)
Marketing
Sosial/ kepentingan umum/ orang/ organisasi Komersial/ kepentingan
commit to user
25 2. Tujuan Kegiatan Marketing:
a) Komersial/kepentingan pribadi/orang/organisasi:
1) Memenuhi keinginan, kebutuhan dari kelompok yang dituju
2) Dengan ide produk/ jasa bagi kelompok sendiri/ organisasi 3) Kepentingan perusahaan merupakan pusat keuntungan
4) Menjual
b) Sosial/kepentingan umum/orang/organisasi
1) Mengadakan perubahan sesuai dengan sikap, kebutuhan, kualitas
kelompok yang dituju
2) Ide, usul, keluhan diterima dan ditolak
3) Kepentingan bersama menjadi sentral. Bukan hanya untuk
keuntungan diri sendiri
4) Menerangkan dan menjual (Rumanti, 2002: 141)
Frank Jefkins dalam P ublic Relations, membedakan antara PR
dengan Marketing. Definisi yang dikemukakannya bahwa PR terdiri dari semua perencanaan komunikasi, ke luar atau ke dalam, antara
organisasi dan publik-publiknya dengan tujuan untuk mencapai sasaran spesifik tentang munculnya saling pengertian. Sedangkan ia mengutip definisi marketing dari Institut Marketing British (Inggris) bahwa
marketing merupakan proses manajemen yang bertanggung jawab
untuk pengidentifikasian, antisipasi dan kepuasan pelanggan sebagai
commit to user
26
a) PR bukan bagian dari marketing, tetapi memberi pelayanan kepada
bidang marketing dan memberikan jasanya kepada organisasi. b) Dr. F.F.O Holzhauer mengatakan dalam bukunya Handeling over
Achtergronden en de Praktijk van de Marketing-Public Relations:
Marketing-Public Relations adalah suatu kreativitas dengan
kegiatan public relations-nya dalam marketing.
c) Dr. P. Gros membedakan antara Public Relations untuk organisasi
atau bagian Public Relations, dengan Public Relations untuk produk/jasa di mana Public Relations untuk produk ini bertanggung
jawab kepada bagian marketing.
d) Louis Soeterboek mengatakan bahwa dalam definisi marketing dan
marketing concept, menerangkan, dengan adanya perkembangan
yang begitu cepat mengenai pola pikir komersil termasuk posisi seorang marketing, dalam mengadakan pendekatan di bidang
commit to user
[image:40.595.131.508.167.501.2]27
Gambar 2.2 Hubungan P ublic Relations dengan Pemasaran (Kriyantono, 2008:
58-59)
Public Relations
Identitas Citra
3. Konsep Pemasaran mencakup tiga komponen :
a) Adanya pemenuhan kebutuhan dan keinginan konsumen. Segala
aktivitas perusahaan (pengembangan produk, penentuan harga, dan sebagainya) harus didasari kebutuhan dan keinginan konsumen. Hal
inilah yang disebut sebagai orientasi pada konsumen.
b) Segala upaya pemasaran harus terkoordinasi di seluruh organisasi
sebagai satu kesatuan. Fungsi pemasaran harus satu suara dengan fungsi manajemen lainnya, seperti fungsi keuangan, pengembangan SDM, public relations, dan sebagainya.
Misi Perusahaan Filosofi Perusahaan Budaya Perusahaan (Wujud: logo, warna, dan
lain-lain)
Audience: Pelanggan, Pemerintah,
Komunitas Lokal, Lembaga
Keuangan,
commit to user
28
Mempromosikan produk bukan soal bauran pemasaran (4 P)
saja tetapi juga dipengaruhi faktor-faktor lain baik internal maupun eksternal perusahaan. Faktor itu menyangkut pelayanan, perilaku organisasi, budaya, pemerintah, identitas korporat, citra korporat, dan
sebagainya. Di sinilah peran PR sangat dibutuhkan.
c) Adanya pencapaian tujuan-tujuan jangka panjang. Strategi pemasaran
dimaksudkan bukan untuk tujuan sesaat tetapi diharapkan untuk waktu yang lebih lama. Perusahaan harus berpikir untuk bisa bertahan dalam persaingan yang berat. (Kriyantono, 2008: 58-59)
Ada 5 Model yang Menghubungkan Public Relations dengan
Marketing yaitu:
i. Terpisah tetapi fungsinya sama
Masing-masing berdiri pada sudut berbeda karena ilmunya berbeda. Marketing bergerak pada sektor pelayanan dan kepuasan
konsumen untuk memperoleh laba.
Public Relations dibutuhkan karena bergerak dalam sektor
citra sehingga masyarakat mempunyai kesan baik terhadap perusahaan dan perusahaan memperoleh laba.
ii. Sama Fungsinya tetapi Tumpang Tindih
Sama pentingnya dan terpisah tetapi memiliki fungsi yang tumpang tindih. Seperti pada saat peluncuran produk yang
melibatkan publisitas pers.
commit to user
29
Berdasarkan pemikiran bahwa Corporate Public Relations
merupakan bagian dari Corporate Marketing.
iv. Public Relations sebagai Fungsi yang Lebih Dominan
Public Relations lah yang harus mengendalikan marketing.
Hal ini karena masa depan perusahaan sangat bergantung pada bagaimana perusahaan dipandang masyarakat, termasuk lembaga
keuangan, pemegang saham, pemasok, penyalur, pemerintah, karyawan, dan konsumen.
Tugas perusahaan adalah membangun kepercayaan dan kepuasan kelompok publik tersebut sebesar-besarnya. Kepuasan konsumen adalah salah satu tugas Public Relations yang disebut
marketing. Kepuasan konsumen harus diimbangi dengan kepuasan kelompok stakeholders lain.
v. Marketing dan Public Relations Mempunyai Fungsi yang Sama
Berdasarkan pemikiran bahwa kedua bidang ini telah saling memasuki area yang berbeda dan telah terjadi sintesis diantaranya.
Keduanya mengenal istilah segmentasi pasar, perilaku konsumen, persepsi, sikap dan citra. (Kasali, 2005: 59-60)
4. Public Relations dan Periklanan
Dalam melakukan aktivitasnya, seringkali praktisi PR menggunakan strategi periklanan. Strategi ini digunakan sebagai alat untuk
commit to user
30
berupaya menjual produk secara langsung untuk mencapai target
penjualan.
Karena itu dikenal dua macam iklan, yaitu “hard selling” dan “soft
selling”.
a) Iklan “hard selling” adalah iklan yang secara langsung menjual produk
(product selling). Iklan ini biasanya ditandai dengan tampilan gambar
atau kemasan produk secara jelas serta terdapat kata-kata menjual. b) Iklan “soft selling” adalah iklan yang bertujuan memfokuskan pada
kesan umum (image) yang hendak diraih atau menjual citra korporat
(corporate image selling). Memang tujuan akhirnya adalah meraih
keuntungan, tetapi melalui penanaman citra korporat yang positif.
Jenis iklan inilah yang sebaiknya dipilih oleh praktisi PR. Meski tampilan iklan ini tidak secara langsung merangsang pembelian oleh konsumen, iklan PR berfungsi mendukung strategi pemasaran
perusahaan. Karena periklanan PR bertujuan membangun citra korporat.(Kriyantono, 2008: 178)
Setidaknya ada empat jenis iklan korporat, yaitu public relations
advertising, institutional advertising, corporate identify advertising,
dan recruitment advertising:
i.Public Relations Advertising
Adalah iklan yang ditujukan kepada masyarakat dengan
commit to user
31
(kecelakaan, kebakaran, pemogokan), permintaan maaf, ucapan terima
kasih, simpati, dan sebagainya. Sifat pesannya adalah informatif atau sekadar pemberitahuan melalui media massa.
ii.Institutional Advertising
Iklan ini bertujuan untuk memperkuat image atau
awereness. Pesan-pesan yang disampaikan cenderung lebih filosofis.
Misalnya tentang kontribusi perusahaan terhadap masyarakat, tentang keberhasilan perusahaan, visi misi perusahaan, pelayanan masyarakat, dan sebagainya.
Selain reguler, kemunculan iklan institusional biasanya juga pada momen khusus, misalnya pada ulang tahun perusahaan.
Keuntungan iklan jenis ini adalah menjadikan perusahaan tampil lebih “berwibawa” dan mengesankan “kebesarannya”.
iii.Corporate Identify Advertising
Adalah jenis iklan yang menampilkan beberapa identitas perusahaan yang terdiri dari grafik logo, warna identitas, nama
perusahaan, dan desain fisik lainnya. Biasanya digunakan bila perusahaan ingin menyampaikan adanya perubahan identitas.
iv.Recruitment Advertising
Bentuk, ukuran, desain, penggunaan kata-kata, dan kejujuran dalam iklan lowongan pekerjaan menjadi pertimbangan
commit to user
32
Dapatkah iklan dipakai untuk kegiatan PR?
a) Iklan dapat dikemas sedemikian rupa sehingga tidak memaksa
konsumen untuk membeli secara langsung. Apabila perusahaan berhasil membangun citranya melalui iklan, berarti hal tersebut
juga dapat menarik konsumen.
b) Seperti PR, iklan juga dapat mempengaruhi public opinion.
c) PR juga menggunakan media komunikasi tetapi umumnya media
tersebut tidak memungut bayaran secara profesional, misalnya tampil dalam bentuk wawancara, cerita, foto, berita, artikel, atau
commit to user
33 BAB III
DESKRIPSI SEMESTA HOTEL SEMARANG
A. SEJARAH SINGKAT PERUSAHAAN
Pada bulan April 2002 atas prakarsa Wakil Gubernur Jawa Tengah
Bapak Drs H. Achmad, berkumpullah beberapa pengusaha Muslim Semarang yang dinilai telah memiliki basis usaha yang kuat serta berkomitmen besar terhadap jalinan ukhuwah islamiyah. Dari hasil pertemuan tersebut, lahirlah
beberapa kesepakatan diantaranya :
1. Para pengusaha Muslim diminta untuk membantu memperbaruhi Wisma
PHI Semarang, sebagai salah satu aset umat Islam khususnya di Semarang dan Jawa Tengah pada umumnya.
2. Untuk mengoptimalkan pendayagunaan wisma PHI tersebut, maka
munculah proposal agar Wisma PHI diberdayakan menjadi hotel dengan pengelolaan bernuansa Islami atau hotel syariah.
3. Bagi para calon pengelola Wisma PHI diharapkan harus amanah dan tidak
semata-mata untuk mencari keuntungan.
Pada Awal tahun 2008 PT. Semesta Karya Mandiri Sentosa
mendirikan PHI Semesta Heritage Hotel & Convention di atas lahan seluas hampir 1 hektar milik YPHI dengan sistem kerjasama Built Operating and
Transfer (BOT).
B. LATAR BELAKANG PENDIRIAN PERUSAHAAN
1. Memperbaiki citra pribadi dan opini publik yang negatif dan khususnya
commit to user
34
2. Dilandasi rasa tanggung jawab terhadap program kerjasama yang telah
terjalin dan rasa pesaudaraan muslim.
3. Merevitalisasi bangunan yang sudah ada sebelumnya dengan mendesain
ulang beberapa bagian gedung.
4. Mengoperasikan bangunan tersebut menjadi PHI Semesta Heritage Hotel
& Convention, hotel berbintang tiga yang modern, dikelola secara
profesional dan syariah yang akan menjadi kebanggaan umat muslim Semarang khususnya dan Jawa Tengah pada umumnya.
C. TUJUAN PENDIRIAN PERUSAHAAN
1. Meningkatkan daya dan hasil guna aset YPHI yang sekaligus merupakan
aset Umat Islam Jawa Tengah.
2. Menjaga tali persaudaraan umat Islam, YPHI & Aneka Ilmu Group
khususnya PT Semesta Karya Mandiri, para pengusaha Muslim serta Umat di Jawa Tengah.
D. VISI
Menjadi Hotel bintang 3 terbaik di Semarang yang dikelola dengan
prinsip-prinsip syariah Islam E. MISI
1. Meningkatkan nilai tambah pada aset umat Islam yang saat ini masih
kurang produktif.
2. Revitalisasi bangunan serta menambah bangunan baru pada bekas
bangunan sebelumnya.
commit to user
35
4. Membuka peluang kerja kepada masyarakat.
5. Meningkatkan arus investasi ke Kota Semarang yang diharapkan dapat
menciptakan multiplier effect yang cukup berarti.
6. Mendorong pembangunan sektor pariwisata kota Semarang F. FILOSOFI PELAYANAN & PRODUK
• Unique
Layanan Semesta Hotel adalah khas dibandingkan lainnya. Khas yang dimiliki karena produk, pengelolaan dan pelayanan yang menerapkan prinsip-prinsip syariah.
• Beneficial
Layanan Semesta Hotel selalu berusaha mengeliminasi unsur yang
tidak sehat dan aman bagi pelanggan dan kehidupan secara umum (esensi syariah). Manfaat terbaik bagi pelanggan menjadi tujuan utama layanan kami. Kami memberikan purna-layan yang menyenangkan hati sehingga
pelanggan merasa seperti berada di rumah kedua yang menentramkan.
• Impressive
Berkesan bagi pelanggan dengan menyajikan rasa nyaman dan unik. Sehingga menjadi pilihan utama. Yang terbaik dalam kondisinya. Kata kuncinya adalah optimal dan proporsional.
G. KARAKTER PELAYANAN & PRODUK
· Chic
commit to user
36
· Comfort
Karakter layanan yang kami sajikan bertujuan untuk kenyamanan bagi pelanggan bukan hanya yang timbul dari tampilan luar, lebih dari itu
menyentuh ke dalam hati. Kami bertujuan mewujudkan pelayanan yang menyenangkan secara lahir maupun batin.
· Simple
Karakter ’simpel’ menjadi karakter utama layanan kami. Karakter yang memudahkan bagi pelanggan kami. Karakter ’simpel’ yang membuat
kenyamanan pelanggan kami makin bertambah baik dalam pelayanan fisik, administrasi maupun sisi layanan lainnya.
· Value for the Money
Karakter layanan yang kami sajikan memberi nilai lebih dari apa
yang dibayar oleh pelanggan kami. Dengan karakter ini membuat nilai produk kami sebanding, bahkan lebih dari harga yang dikeluarkan
pelanggan.
H. SLOGAN
Dengan slogan “Uniquely, Comfort Experience” Semesta Hotel siap memberikan pelayanan yang terbaik dengan konsep syariah.
I. PRODUK-PRODUK HOTEL SEMESTA
A. Room Type : Superior, Executive, dan Suite.
B. General Information:
commit to user
37
· All prices include 21 % service charge & government tax
· Check-out time at 01.00 p.m.
· Room reservation will be held until 06.00 pm, unless guarantees by
credit card or one night deposit
· Children under 10 years old stay free in parent’s room
· All major credit card are accepted
· Rate are subject to charge without notice
· Travel agent rates are applied
C. Room Feature
142 individually controlled air conditioning rooms, hot & cold
with internal direct dialing, TV and minibar.
D. Ballroom and Function Room
Semesta Hotel provides sophisticated banquet & meeting facilities
of 9 rooms. Wheter you are planning to host banquet for wedding,
meeting, inauguration or seminar up to 900 persons. We cater to any size
and function.
E. Other Facilities
· Business Center
· Free Hotspot Area
· Lobby Lounge
· Coffee Shop
· Room Service
commit to user
38
· Praying Room
· Large & Secure
· Parking Area
J. KEBIJAKAN-KEBIJAKAN HOTEL SYARIAH
1. Umum
· Tunduk kepada peraturan pemerintah yang berlaku layanan 24 jam
· Restoran tetap buka pada bulan Ramadhan
· Transaksi perbankan umum dan syariah 2. Fasilitas
· Seperti hotel pada umumnya
· Makanan-halal dan bermanfaat
· Minuman – non alkohol/herbal bar
· TV – pilihan program
· Musik – disesuaikan 3. Pemasaran
· Terbuka bagi siapa saja
· Selektif atas kegiatan bukan atas orang/golongan
· Hubungan terbuka, saling menguntungkan dan tidak ingkar janji 4. SDM
· Penerimaan karyawan berdasarkan SKNI
· Pembinaan profesi, akidah dan akhlak
commit to user
39 · Sertifikasi halal/pemeriksaan langsung
· Bumbu dianjurkan yang alami
· Tidak mengandung alkohol 6. Layanan
· Ramah-tamah
· Kesediaan untuk membantu cepat dan tepat
· Amanah
· Mengutamakan tamu (fal yukrim dhoyfahu) 7. Transaksi
· No mark-up
· Non ribawi
· Musyarakah (kerja sama bagi hasil)
· Halan Revenue
K. PERSYARATAN TEKNIS OPERASIONAL FISIK
· Ornamen tidak ada patung dan lukisan makhluk bernyawa (yang fokus) serta tidak ada ornamen yang bertentangan dengan syariah
· Bahan bacaan umum dan islami
· Hiburan disesuaikan dengan prinsip hiburan dalam Islam
· Channel TV terseleksi
· Tersedia shower atau alat semacamnya untuk istinja’ dengan air di toilet
· Tempat wudhu terpisah antara laki-laki dan perempuan
· Toilet terpisah
commit to user
40
· Pusat Kebugaran harus terpisah antara pria dan wanita atau dengan jadwal penggunaan yang berbeda
· Kolam renang harus tertutup (indoor) dengan jadwal penggunaan yang berbeda
· Adanya Dewan Pengawas Syariah dalam struktur organisasi perusahaan
· Pembinaan akidah dan akhlak wajib diberikan selain pembinaan profesi/kompetensi
· Pengelolaan keuangan menggunakan Bank Syariah
· Menggunakan Asuransi Syariah
· Pembiayaan dari luar dengan sistem non ribawi
· Mengeluarkan zakat bila mendapatkan keuntungan
· Uniform karyawati yang menutup aurat
· Komunikasi dimulai dengan salam
· Seleksi tamu bagi yang berpasangan
commit to user
41
[image:54.595.134.541.195.717.2]L. Struktur Organisasi Semesta Hotel Semarang
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Semesta Hotel Semarang (Company Profile
Semesta Hotel Semarang: 2009)
Director secretary director general supervisor General Manager Executive Housekeeper HK Supervisor HK JR Supervisor Roomboy Pu bli c are a ate nd an
t Public Area
Attendant Gardener Laundry&Linen Attendant HK Clerk Front Office Manager FO Supervisor FO Agent Bellboy GRO Bussiness Centre FB Service Manager FB service Supervisor
FB Service Jr. Supervisor Waiter/ss bartender Sous Chef Chef De Party Demi Chef First Cook Second Cook Chief
Steward Steward
S&M Manager
Sales
Executive Sales
Admin PRO Chief Accountant IA/AR AR/IA Staff AP/General Cashier Cost Contraller FB Cost Controller Matr.& Prop Control Receiving General Store
HR Manager
HR Staff Driver
Chief
Security DANRU
Security Guard
Chief Enggineering
Engineering
Supervisor Crew
Engineering Jr. Spv Secretary
commit to user
42
Tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian/ departemen pada Semesta
Hotel:
1. Director
Merupakan pimpinan tertinggi di hotel yang bertugas mengatur
segala macam peraturan yang sudah dibuat. Merupakan pemegang saham tertinggi.
2. Pengawas Operasional (Dewan Pengawas Syariah)
Merupakan pengawas operasional suatu hotel yang bertugas melakukan pengawasan terhadap jalannya operasional perusahaan,
mengeluarkan fatwa dan rekomendasi sebagai landasan setiap peraturan perusahaan, serta memberhentikan sementara direksi yang tidak amanah.
3. General Manager
Merupakan bawahan langsung dari director setelah pengawas operasional yang bertugas untuk membuat kebijakan-kebijakan di dalam
perusahaan untuk meningkatkan pelayanan yang diberikan kepada pengguna jasa hotel. Seorang general manager bertanggung jawab kepada
pemegang saham.
4. Housekeeping Department
Bagian pendukung utama Front Office adalah bagian
housekeeping. Tujuan dasar dari departemen ini adalah untuk
menyediakan ruangan/ kamar kosong dan kamar siap pakai, membersihkan
commit to user
43
keberadaan kamar. Selain itu juga bertugas melayani keperluan tamu yang
berhubungan dengan fasilitas kamar, menjaga kebersihan public area.
5. Front Office Department
Bertanggung jawab atas tingkat hunian dan bertugas memberi
pelayanan dan menerima tamu yang akan menginap dan menikmati fasilitas hotel dan kondisi hotel. Selain itu bertanggung jawab akan
data-data tamu yang menginap untuk guest registration.
6. Food and Beverage Service Department
Bertanggung jawab terhadap pelayanan dalam penyajian makanan
dan minuman kepada tamu, baik yang menginap maupun yang berkunjung baik di restaurant, coffee shop, maupun pastry. Selain itu juga
bertanggung jawab mengenai keuangan (billing). Merupakan pusat penghasilan utama atau kedua sebagian besar hotel
7. Sous Chef / Kitchen
Bertanggung jawab terhadap pengelolaan dapur, mulai dari pemilihan bahan sampai pembuatan menu kepada tamu hotel. Selain itu
bertanggung jawab menjaga standar kebersihan dan keselamatan kerja seluruh bawahannya.
8. Duty Manager
Bertugas mewakili manajemen setelah jam kerja dan bertanggung jawab melaporkan kepada General Manager. Berwenang atas room rate,
room discount, travel agent/ airline voucher, credit account, sepanjang
commit to user
44
telah ditetapkan. Selain itu bertanggung jawab mengatasi keluhan tamu
yang timbul selama tugas dan mencatatnya di log book sebagai informasi kepada manajemen, termasuk saran dan kesan yang diterima dari tamu.
9. Sales and Marketing Department
Dipimpin seorang Sales and Marketing Manager yang bertugas mempromosikan dan menawarkan serta menjual promo hotel termasuk
semua fasilitas yang ada di hotel mulai dari kamar, maupun penyelenggaraan event dan menyesuaikan antara keinginan tamu dengan fasilitas yang ada. Bertanggung jawab atas segala kegiatan yang
berhubungan dengan kegiatan public relations untuk publik internal dan eksternal yang bertujuan mendatangkan keuntungan serta diraihnya citra
positif hotel.
10.Accounting Department
Bertanggung jawab untuk mengendalikan kegiatan operasional
keuangan. Bertugas membayar semua rekening, mengirim laporan, menerima pembayaran (rekening yang diterima), menghitung informasi
daftar gaji dan mengakumulasi data operasi, mengumpulkan laporan pendapatan bulanan, mengamankan uang perusahaan dan lain-lain.
11.Engineering Department
Yaitu bagian perbaikan dan perawatan yang bertanggung jawab dalam menjaga penampilan dari interior dan eksterior hotel. Selain itu,
bagian tersebut juga bertugas menjaga semua peralatan operasional.
commit to user
45
Bertanggung jawab atas perencanaan, pengawasan, dan berperan
dalam masalah ketenagakerjaan, administrasi yang berhubungan dengan personalia seperti gaji, penerimaan karyawan, program pelatihan, serta perlengkapan dan pelaksanaan peraturan hotel, serta bekerja sama dengan
departemen lain yang membutuhkan karyawan sesuai dengan standar peraturan dan prosedur yang telah ditentukan.
M. Job Description pada Sales and Marketing Department
1. Sales and Marketing Manager:
Atasan langsung : General Manager
Jabatan Selanjutnya : General Manager
Jabatan Sebelumnya : Sales Executive
1.1. Ruang Lingkup Sales & Marketing Manager
Bertanggung jawab terhadap semua aktivitas operasional
marketing selaras dengan visi dan misi perusahaan, dalam upaya
pencapaian target penjualan dan pengendalian biaya sebagaimana yang ditetapkan dalam anggaran serta mengenalkan dan menjaga citra hotel
berikut produk-produk hotel secara keseluruhan di tengah-tengah masyarakat (pembeli).
1.2. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Sales& Marketing Manager
a. Memeriksa kelengkapan seluruh staf marketing yang bertugas. b. Membaca log book untuk menindaklanjuti semua hal-hal yang
commit to user
46
c. Mengingatkan staf marketing tentang program, strategi, dan
rencana kerja perusahaan, sehingga target penjualan dapat tercapai dan biaya dapat dikendalikan.
d. Mengawasi pelaksanaan Pedoman Sistem & Prosedur (PSP) dan
mengusulkan penyesuaian atau penambahan apabila diperlukan sesuai dengan kebutuhan operasional.
e. Membuat perkiraan kebutuhan peralatan/ barang-barang yang
dibutuhkan marketing di semua unit hotel melalui capex (capital
expenditure).
f. Ikut partisipasi terhadap kegiatan-kegiatan (special event) dalam
rangka mempromosikan hotel dan mengenalkan perusahaan beserta
produk-produk hotel selaras dengan visi dan misi perusahaan. g. Menyusun dan mengusulkan Rencana Target Penjualan dalam
rangka penyusunan Rencana Anggaran Pendapatan dan Biaya
Tahunan Hotel.
h. Menyusun dan mengusulkan Rencana Operasional Marketing
(marketing plan) yang mencakup bidang pemasaran (promotion &
advertisement, penjualan (selling activities), penjagaan dan
pemeliharaan citra usaha (communities & employees care
activities).
i. Menyusun dan mengusulkan kebijakan-kebijakan marketing yang
commit to user
47
advertisement design & media, calendar of events, customer
satisfaction program, communities & employees care activities.
j. Memantau penjualan harian perusahaan dan membandingkan hasil
penjualan tersebut dengan target yang ditetapkan secara berkala. k. Memantau tingkat kualitas pelayanan dan produk searah dengan
standar yang ditetapkan, dengan cara mengumpulkan komentar
pelanggan untuk disampaikan dalam rapat manajemen.
l. Menjaga hubungan baik dan melakukan kerjasama yang saling
menguntungkan dengan pihak ketiga seperti Travel Agents,
Publisher, Newspaper, Bulletins, Radios, Televisions, Institute,
Foundation dan lain-lain dalam bidang pemasaran, penjualan dan
pemeliharaan citra usaha secara keseluruhan.
m. Menjadi juru bicara atau mewakili perusahaan untuk memberikan
penjelasan tentang sesuatu kejadian atau peristiwa yang
mengundang perhatian umum (public) sebatas yang ditetapkan oleh
General Manager/ Direksi.
n. Memantau perk
