BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pengarsipan dalam sebuah organisasi baik lembaga pemerintah atau organisasi non pemerintah dan perusahaan, di dalam jam operasionalnya pasti akan menciptakan dan menghasilkan arsip atau dokumen penting. Karena pada dasarnya arsip merupakan catatan atau rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan. Melihat pentingnya arsip sebagai pusat ingatan dan sumber informasi, pemerintah Indonesia memberlakukan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Arsip/dokumen dapat bermanfaat secara optimal bagi Perusahaan/instansi apabila dikelola dengan tertib dan teratur, namun sebaliknya apabila arsip dikelola dengan tidak tertib akan menimbulkan masalah bagi suatu Perusahaan/instansi.
Menumpuknya arsip yang tidak ada gunanya serta sistem tata arsip yang tidak menentu akan mengakibatkan ruangan terasa sempit dan tidak nyaman sehingga dapat berpengaruh negatif terhadap kinerja pelaksanaan tugas dan fungsi suatu perusahaan/instansi. Apabila suatu arsip sulit untuk ditemukan akan menjadi hambatan dalam proses pengambilan keputusan dan akan mempersulit proses hukum dan pertanggungjawaban.
PT Ulu Mas Jaya adalah suatu perseroan terbatas yang didirikan menurut hukum Indonesia yang menjalankan kegiatan usaha jasa perdagangan. Data yang diolah pada PT Ulu Mas Jaya lumayan besar karena persediaan barang yang dijual meliputi berbagai jenis bahan pangan kebutuhan rumah tangga. Namun proses
ini masih belum efektif dan efisien. Dikatakan masih belum efektif dan efisien adalah pengarsipan nota – nota pembelian dan penjualan tersebut akan bertambah banyak setiap harinya. Sehingga memakan waktu yang cukup lama dalam melakukan pencarian nota – nota pembelian dan penjualan. Selain itu juga membutuhkan banyak tempat.
Untuk mengatasi permasalahan – permasalahan yang ada maka diperlukannya aplikasi pengarsipan data pembelian dan penjualan. Aplikasi tersebut akan dibuat dengan berbasis web. Dengan adanya aplikasi pengarsipan data pembelian dan penjualan diharapkan dapat memudahkan pegawai saat sedang mencari data tersebut. Aplikasi ini memudahkan pimpinan untuk melihat laporan pembelian dan penjualan per periodenya. Selain itu juga aplikasi ini memudahkan pegawai dan pimpinan dalam melakukan interaksi serta aplikasi ini juga dapat melaporkan jumlah nota per periodenya
Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan diatas, maka penulis bermaksud untuk membuat aplikasi pengarsipan data pembelian dan penjualan berbasis web untuk memudahkan pegawai saat sedang mencari nota pembelian dan penjualan. Yang nantinya akan dijadikan sebuah laporan akhir dengan judul
“Aplikasi Pengarsipan Data Pembelian Dan Penjualan Barang Dagang Pada PT. Ulu Mas Jaya Berbasis Website”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka permasalahan yang akan dibahas dalam penyusunan Laporan Akhir ini adalah belum adanya aplikasi pengarsipan secara digital untuk karyawan dalam melakukan pengarsipan nota pembelian dan penjualan barang dagang pada PT Ulu Mas Jaya.
1.3 Batasan Masalah
Agar pembahasan yang dilakukan oleh penulis lebih terfokus dan terarah dalam mencapai kesimpulan yang tepat dan terhubung dengan aplikasi yang ada,
1. Aplikasi ini dibuat untuk melakukan pengarsipan data pembelian dan penjualan barang dagang.
2. Aplikasi ini hanya dapat diakses oleh Admin untuk mengelola data arsip, pegawai khusus bagian pengarsipan dan Kepala kantor.
3. Aplikasi yang dibuat ini hanya untuk internal PT Ulu Mas Jaya.
4. Aplikasi pengarsipan data pembelian dan penjualan barang dagang ini berbasis website.
1.4 Tujuan dan Manfaat 1.4.1 Tujuan
Adapun tujuan dari laporan akhir ini adalah untuk membuat sebuah aplikasi Pengarsipan Data Pembelian Dan Penjualan Barang Dagang Pada PT. Ulu Mas Jaya Berbasis Website, agar dapat memberikan kemudahan proses pengarsipan nota pembelian dan penjualan pada karyawan PT Ulu Mas Jaya.
1.4.2 Manfaat
Adapun manfaat yang diperoleh dari hasil penyusunan Laporan Akhir ini, adalah sebagai berikut :
1. Memberikan kemudahan kepada pegawai kantor PT Ulu Mas Jaya dalam melakukan pengarsipan data pembelian dan penjualan dengan menggunakan aplikasi arsip berbasis web.
2. Aplikasi pengarsipan nota ini dapat memberikan berupa laporan yang menampilkan informasi nota pembelian dan penjualan yang tersedia, mempercepat proses pencarian dan bermanfaat dalam membantu mengurangi risiko kehilangan nota penjualan dan pembelian pada PT Ulu Mas Jaya.
1.5 Metodologi Penelitian
1.5.1 Lokasi Pengumpulan Data dan Waktu Penelitian
Dalam penulisan Laporan Akhir ini yang menjadi objek penelitian adalah PT Ulu Mas Jaya yang berlokasi di Citra Grand City Cluster Copacabana Blok D30/01, Talang Kelapa, Alang-Alang Lebar, Kota Palembang, Sumatera Selatan 30155.
1.5.2 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang dilakukan penulis dalam melakukan penelitian ini adalah dengan cara berikut :
1. Data Primer
Data Primer adalah yang diperoleh atau dikumpulkan oleh peneliti secara langsung dari sumber datanya. Data primer disebut juga sebagai data asli. Data primer dapat diperoleh dengan cara mengumpulkan data secara langsung. Pada penyusunan laporan akhir ini penulis menggunakan cara-cara sebagai berikut : a. Observasi
Metode Observasi yang dilakukan penulis dengan cara melakukan pengamatan datang secara langsung ke tempat, yaitu PT Ulu Mas Jaya di Citra Grand City Cluster Copacabana Blok D30/01, Talang Kelapa, Alang- Alang Lebar, Kota Palembang, Sumatera Selatan.
b. Wawancara
Metode wawancara yang dilakukan oleh penulis dengan cara tatap muka secara langsung dan juga melakukan tanya jawab secara langsung terhadap narasumber di PT Ulu Mas Jaya.
2. Data Sekunder
Data Sekunder adalah data yang diperoleh atau dikumpulkan dari berbagai sumber yang telah ada (peniliti sebagai tangan kedua). Pengumpulan data sekunder ini dilakukan dengan cara mencari dan mempelajari buku-buku, artikel, teori yang mendukung, serta referensi lainnya yang berkaitan dengan laporan akhir ini.
Data sekunder juga dapat bersumber dari laporan akhir para alumni dari perpustakaan Jurusan Manajemen Informatika atau perpustakaan pusat yang ada di Politeknik Negeri Sriwjiaya.
1.6 Sistematika Penulisan
Agar pembahasan Laporan Akhir ini dapat memberikan gambaran sesuai dengan tujuan, maka penulisan Laporan Akhir ini disusun dengan sistematika sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis menguraikan secara garis besar mengenai Laporan Akhir seperti latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Pada bab ini akan menjelaskan tentang teori-teori yang berkaitan dengan judul Laporan Akhir ini, yaitu teori umum, teori khusus dan teori program. Teori umum merupakan teori yang berkaitan dengan pengertian-pengertian yang menjadi judul penulisan laporan. Teori khusus menjelaskan tentang perancangan sistem yang digunakan. Teori program menjelaskan sekilas tentang program yang digunakan dalam membuat sistem yang berhubungan dengan rancangan yang akan digunakan.
BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Pada bab ini penulis akan menguraikan gambaran umum dari PT Ulu Mas Jaya, visi dan misi, struktur organisasi, serta hal lain yang berhubungan dengan PT Ulu Mas Jaya.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Bab ini berisi uraian mengenai rancangan dan pembuatan Aplikasi Pengarsipan Data Pembelian Dan Penjualan Barang Dagang Pada PT.
Ulu Mas Jaya Berbasis Website yang meliputi penentuan alat dan bahan yang dipakai dalam penulisan, pendefinisian masalah, studi kelayakan, perancangan aplikasi program dan hasil dari perancangan aplikasi program.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi kesimpulan dari permasalahan yang telah dibahas dan dianalisa. Sebagai tindak lanjut dari kesimpulan, maka pada akhir penulisan dikemukakan saran-saran yang berhubungan dengan permasalahan yang telah dibahas.
