LAPORAN MONITORING DAN EVALUASI IMPLEMENTASI RENSTRA 2016-2021
TAHUN KE EMPAT
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN
KABUPATEN WAY KANAN
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KAB.WAY KANAN TAHUN 2019 KATA PENGANTAR
Pada implementasi rencana strategis (Renstra) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Way Kanan Tahun 2016-2021, hendaknya menggambarkan capaian target dari tujuan dan sasaran menengah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan pada tahun berjalan. Monitoring dan evaluasi implementasi rencana strategis ini mengacu pada dokumen renstra Dinas Perpustakaan dan Kearsipan 2016-2021. Hasil monev tahun ke empat(4) diharapkan akan memberikan informasi keberhasilan yang akan lebih memacu peningkatan pencapaian kinerja disemua sasaran. Selanjutnya, dari kegiatan ini akan diperoleh informasi keterbatasan capaian beberapa indikator.
Dengan demikian, diharapkan dapat melakukan tindak lanjut dalam perbaikan.
Selanjutnya dapat membantu peningkatan kinerja berkelanjutan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Way Kanan.
Way Kanan, Desember 2019
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Way Kanan
Drs.JUANDA, M.M Pembina Utama Muda/ IV.c NIP.19640203 198503 1 008
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KAB.WAY KANAN TAHUN 2019 DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL KATA PENGANTAR PENDAHULUAN
TUJUAN ……… 2
PELAKSANAAN ………. 3
HASIL PELAKSANAAN ……….. 6
REKOMENDASI ……… 13
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KAB.WAY KANAN TAHUN 2019 PENDAHULUAN
Rencana startegis (Renstra) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Way Kanan Tahun 2016-2021 dibuat untuk memberikan kerangka dalam mendukung tercapaiannya visi, misi Kepala Daerah Kabupaten Way Kanan dalam jangka waktu Lima (5) Tahun. Untuk menjamin bahwa Renstra Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Way Kanan dijlankan dan mencapai hasil sesuai target, maka monitoring dan evaluasi (monev) perlu dilakukan.
Selanjutnya itu, untuk memudahkan pencapaian outcome Renstra keseluruhan unit kerja di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Way Kanan. Maka Dinas Perpustakaan dan Kearsipan mempunyai kapasitas dan kemampuan yang lebih baik dalam mengelola proses perencanaan. Dengan ini diharapkan kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dapat dipantau, di indetifikasi keberhasilan dan kekuarangan , perbaikan secara terus menerus untuk menjamin perbaikan kinerja.
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KAB.WAY KANAN TAHUN 2019 TUJUAN
Pelaksanaan monev implementasi Renstra Tahun ke Empat (4) bertujuan untk memantau, mengidentifikasi dan menilai kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Way Kanan terkait dengan:
1. Komitmen Pimpinan yang mendukung implementasi dan Rencana strategis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Way Kanan Tahun 2016-2021
2. Persentase kemajuan implementasi, kesesuaiannnya serta pengelolaan program 3. Masalah-masalah yang dihadapi, termasuk upaya-upaya yang telah dilakukan
untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, sehingga dapat diberikan masukan untuk perbaikan implementasi pada tahap berikutnya.
4. Tingkat keberhasilan pencapaian indikator target yang direncanakan
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KAB.WAY KANAN TAHUN 2019 PELAKSANAAN
Jadwal Pelaksanaan
Berdasarkan monitoring dan evaluasi (monev) tahun keempat (4) implementasi Rencana Startegis (Renstra) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Tahun 2016-2021 dilakukan bulan Januari sampai Desember Tahun 2019.
Prosedur Pelaksanaan
Monev tahun keempat (4) implementasi Renstra Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Tahun 2016-2021 yang disahkan pada bulan Januari tahun 2020, didasarkan pada proses dalam capaian tujuan dan sasaran kinerja indikator utama, yaitu seperti table dibawah ini :
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KAB.WAY KANAN TAHUN 2019
No.
TUJUAN
INDIKATOR TUJUAN
KONDISI AWAL
TARGET KINERJA TAHUN KE-
SASARAN
INDIKATOR SASARAN
FORMULA/RUMUS
KONDISI AWAL
TARGET KINERJA SASARAN TAHUN
2016 2017 2018 2019 2020 2021 2016 2017 2018 2019 2020 2021
1 Meningkat kan Minat Baca Masyarakat
Prosentase Peningkatan Pemustaka
0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 1.1
Meningkatkan Minat Baca Masyarakat
Prosentase Peningkatan Pemustaka
Jumlah pemustaka tahun n dikurangi jumlah pemustaka tahun n-1 dibagi Jumlah pemustaka tahun n-1 dikali 100%
20 20 % 20 % 20 % 20 % 20 % 20 %
1.2
Meningkatkan Aksesibilitas layanan perpustakaan
1.2.1 Nilai Survey kepuasa n Masyara kat terhada p Pelayanan Perpustakaan
Hasil Survey Kepuasan Masyarakat terhadap Pelayanan Perpustakaan
BAIK BAIK BAIK BAIK BAIK BAIK BAIK
1.2.2
Persentase kampung yang memiliki perpustakaa n umum
Jumlah Kampung yang memiliki Perpustakaan Kampung dibagi Jumlah seluruh Kampung dikali 100%
4,52 4,52 9,05 13,57 22,62 36,20 45,25
2 Meningkat kan kualitas pengelolaa n arsip
Persentase SKPD yang telah menerapkan sistem kearsipan secara baku
9,38 9,38 31,25 46,88 78,13 100 100 Meningkatkan kualitas pengelolaan arsip
Persentase OPD yang telah menerapka n sistem kearsipan secara baku
Jumlah OPD yang menerapkan tata kelola arsip secara baku dibagi Jumlah seluruh OPD dikali 100%
9,38 9,38% 31,25% 46,88% 78,13% 100% 100%
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KAB.WAY KANAN TAHUN 2019
Tujuan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Way Kanan adalah meningkatkan minat baca masyarakat dengan indikator presentase peningkatan pemustaka yang berkaitan langsung dengan peningkatan Indeks Pembangunan Manusia (IPM) Kabupaten Way Kanan. Selain itu, peningkatan minat baca masyarakat diharapkan memiliki sinergitas terhadap peningkatan kesejahteraan dan tarap hidup masyarakat Kabupaten Way Kanan. Yang dimana dinas perpustakaan dan kearsipan melakukan berbagai upaya dalam peningkatan pemustaka dengan melakukan peningkatan jumlah pengunjung di perpustakaan daerah, pengunjung perpustakaan kampung, perpustakaan keliling, menyediakan pojok baca, pembagian quisioner yang selalu dibagikan kepada para pemustaka sebagai penilaiansurvey masyarakat terhadap kepuasan pelayanan perpustakaan.
Sedangkan untuk meningkatkan kualitas pengelolaan arsip dengan indikator persentase SKPD yang telah menerapkan sistem kearsipan secara baku dinas perpustakaan dan kearsipan melaksanakan langsung suatu kegiatan dengan pembinaan kepada kasubbag umum dan kepegewaian seluruh SKPD, melakukan pendataan dan penataan tentang kearsipan pada seluruh SKPD di Kabupaten Way Kanan dan melaksanakan suatu kegiatan jadwal retensi arsip yang dimana hanya 15 SKPD saja yang menjadi contoh untuk dikirim ANRI sebagai arsip yang telah menerapkan sistem arsip secara baku.
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KAB.WAY KANAN TAHUN 2019 HASIL PELAKSANAAN
Monitoring Renstra Tahun2016-2021
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Way Kanan pada Realisasi Tahun 2019
Sasaran Strategis Indikator Kinerja satuan Kondisi
awal Realisasi Tahun 2019 Target
Akhir Renstra
2021 Target Realisasi Capaian Analisa
1. Meningkatkan Minat Baca Masyarakat
Prosentase Peningkatan
Pemustaka % 20 20 24,59 122,95 20
2. Meningkatkan Aksesibilitas layanan perpustakaan
1.2.1 Nilai Survey kepuasan Masyarakat terhadap
Pelayanan Perpustakaan
BAIK BAIK BAIK BAIK BAIK BAIK
1.2.2 Persentase kampung yang memiliki
perpustakaan umum
% 4,52 22,62 25,11 111 45,25
3. Meningkatkan kualitas
pengelolaan arsip Persentase OPD yang telah menerapkan sistem
kearsipan secara baku
% 9,38 78,13% 50 63,99 100
Dari tabel diatas bahwa capaian kinerja meningkatkan minat baca masyarakat tercapai sebesar 122,95 atau kategori sangat baik, karena melebihi target yang diharapkan sehingga sasaran stategis 1 pada tahun 2018 jumlah pengunjung perpustakaan sebanyak 13.820 orang sebanyak 20,49 % pada tahun 2019 menjadi sebanyak 17.219 orang sebagai berikut :
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KAB.WAY KANAN TAHUN 2019
NO Perpustakaan Jumlah Pengunjung % Ket
2018 2019
1 Perpustakaan daerah, 1820 orang 2286 orang 25,60%
2 Perpustakaan Kampung 8815 orang 11016 orang 24,96%
3 Perpustakaan Keliling 3185 orang 3917 orang 22,98%
Jumlah 13820 orang 17219 orang 24,59%
Dinas Perpustakaan dan telah berkomitmen dan berusaha untuk meningkatkan minat baca masyarakat Kabupaten Way Kanan dengan berbagai kegiatan-kegiatan yang langsung bersentuhan dengan masyarakat. Kegiatan kegiatan tersebut baik memperkenalakan buku kepada anak-anak usia dini sampai dengan layanan perpustakaan masyarakat secara umum.
Story telling merupakan kegiatan dinas perpustakaan dan kearsipan kabupaten Way Kanan bertujuan untuk memperkenalkan anak usia dini pada minat dan kegemaran membaca, peserta pada kegiatan ini tentu bukan hanya dari anak usia dini saja namun juga didampingi oleh orang tua mereka. Dengan ikut sertanya orang tua dalam kegiatan semacam ini dengan demikian orang tua pun dapat menjadi sasaran sosialisasi minat baca untuk dapat membimbing anak- anaknya belajar mencintai buku karena seperti yang diketahui orang tua adalah guru pertama dalam lingkungan keluarga. Keluarga merupakan unit terkecil dalam masyarakat, menumbuhkan minat baca dalam keluarga adalah target pertumbuhan indeks minat baca masyarakat secara umum.
Mengutamakan kegiatan yang langsung bersentuhan dengan masyarakat adalah cara yang begitu ampuh untuk meningkatkan indeks minat baca di Kabupaten Way Kanan. Terbukti dengan kegiatan Mobil Perpustakaan Keliling (MPK) adalah penyumbang terbesar atas tercapainya target minat baca di tahun 2019 yakni sebanyak 3.917 pengunjung atau 24,59 % peningkatannya dari Tahun 2018. Kegiatan MPK ini merupakan kunjungan layanan perpustakaan keliling ke sekolah-sekolah se-Kabupaten Way Kanan, Pengunjung perpustakaan bergerak ini dapat mencapai rata-rata 250 orang sampai dengan 300 orang dalam sehari. Selain Mobil Perpustakaan Keliling (MPK) yang menjadi ujung tombak peningkatan minat baca masyarkat Way Kanan, Kabupaten Way Kanan juga memiliki 1 unit layanan perpustakaan Daerah dan 56 unit perpustakaan Kampung. Keberadaan Unit Pelayanan Perpustakaan yang
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KAB.WAY KANAN TAHUN 2019
ada di 14 Kecamatan ini adalah sebagai bentuk hadirnya pelayanan perpustakaan yang dapat dijangkau masyarakat dari segi jarak dan wilayah sehingga masyarakat dapat terjamin dalam kebutuhan literasi yang kemudian akan mendorong meningkatnya minat baca di masyarakat di Kabupaten Way Kanan.
Capaian Indikator Kinerja Nilai Survey kepuasan Masyarakat terhadap Pelayanan Perpustakaan dapat dilihat dari kotak kepuasan konsumen tahun 2019 dengan target bernilai Baik terealisasi nilai kepuasan masyarakat bernilai BAIK (80%) atau pada Kategori baik.
Tetapi masih terdapat kendala yang terjadi pada meningkatkan aksebilitas layanan perpustakaan yaitu Minimnya bangunan pada Gedung pelayanan, fasilitas yang kurang memadai, kurangnya bahan koleksi yang dibutuhkan siswa-siswi/mahasiswa-mahasiswi, kurangnya kapasitas standar pelayanan yang berkaitan untuk mengakses data (jaringan internet) yang sering dibutuhkan para pemustaka ketika menggunakan elektronik handphone/computer/laptop ketika mereka mencari informasi. sedangkan indikator kinerja Persentase kampung yang memiliki perpustakaan umum dari target sebesar 22,62 % terealisasi 36,20 % atau capaiannya 111 % tahun 2019 atau pada kategori sangat baik.
Data Perpustakaan Kampung di Kabupaten Way Kanan Tahun 2019
KECAMATAN No. NAMA KAMPUNG No. NAMA KAMPUNG
BLAMBANGAN UMPU 1 LEMBASUNG 10 TBM PEMULA
2 BUMI RATU 11 TBM GRIYA JEJAMA
3 UMPU KENCANA 12 PUSTAKA JUM’AT
4 UMPU BAKTI 13 RUMAH ALQUR’AN
5 KARANG UMPU 14 RAMBANG JAYA
6 KM.5 15 BUMI BARU
7 UMPU BHAKTI.2 16 LAPAS
8 SIDOHARJO 17 RS.ZA.PAGAR ALAM
9 GISTANG NEGERI BESAR 18 BIMA SAKTI NEGARA BATIN 19 PURWA AGUNG
PAKUON RATU 20 TANJUNG SERUPA 21 PAKUON BARU
BAHUGA 22 MESIR IIR
BUAY BAHUGA 23 BUMI HARJO 24 SUKABUMI
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KAB.WAY KANAN TAHUN 2019
WAY TUBA 25 BUMI DANA 27 PUSTAKANET
26 BUKIT GEMURUH
BARADATU 28 GEDUNG PAKUON 32 BUMI REJO
29 BHAKTI NEGARA 33 TIUH BALAK
30 CAMPUR ASRI 34 TBM TUGU PERAHU
31 PERPUS WARKOP LULU 35 TUAN YUSUF
KASUI 36 GELOMBANG PANJANG 40 JAYA TINGGI
37 TANJUNG HARAPAN 41 TANJUNG BULAN
38 KASUI LAMA 42 TANJUNG KURUNG LAMA
39 KASUI PASAR
BANJIT 43 ARGOMULYO 45 SIMPANG ASAM
44 MENANGA JAYA
GUNUNG LABUHAN 46 GUNUNG SARI 47 TBM TUGU GULA
RENBANG TANGKAS 48 BERINGIN JAYA 49 MADANG JAYA
NEGERI AGUNG 50 KALIPAPAN 53 BRATA YUDHA
51 KARYA AGUNG 54 GEDUNG JAYA
52 NEGERI AGUNG
BUMI AGUNG 55 MULYO HARJO 56 SRI NUMPI
Pencapaian sasaran strategis dalam Meningkatkan kualitas pengelolaan arsip target pada Tahun 2019 adalah 78,13% atau 15 OPD, realisasi kinerja pada sasaran ketiga ini OPD yang sudah menerapkan pengelolaan kearsipan baku sebanyak 15 OPD. Sehingga indikator ini capaian kinerjanya 66,99 % atau kategori cukup.
Data SKPD yang telah menerapkan arsip secara baku :
1) Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusai (BKPSDM) 2) Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD)
3) Dinas Koperasi 4) DinaS KOMINFO
5) Dinas Lingkungan Hidup 6) Dinas Perindag
7) Dinas Pertanian 8) Dinas Kesehatan 9) Dinas Sosial
10) Dinas Perhubungan
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KAB.WAY KANAN TAHUN 2019 11) Dinas PORAPAR
12) Dinas P3AP2 dan KB
13) Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) 14) Dinas Perpustakaan
15) Dinas DIKBUD
Pada pencapaian sasaran strategi Meningkatkan kualitas pengelolaan arsip masih terdapat kendala yaitu :
1) Sesuai dengan ANRI Nomor 31 Tahun 2015 yang dimana depot arsip harus menuhi standar dan aturan yang ada, sedangkan yang terjadi pada depot arsip di Kabupaten Way Kanan sangatlah minim dari segi bangunan, kapasitas penyimpanan arsip, dan fasilitas yang lainnya yang terbatas.
2) Sesuai dengan ANRI Nomor 47 Tahun 2015 dimana Jadwal Retensi Arsip harus ditentukan sesuai dengan retensi aktif dan retensi inaktif, dimana terdapat kriteria sebagai berikut :
a. retensi aktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan pertanggungjawaban di unit pengolah; dan
b. retensi inaktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan unit kerja terkait dan kepentingan lembaga.
c. Retensi arsip dihitung sejak arsip diciptakan dan diregistrasi hingga pokok masalah pada naskah selesai diproses.
d. Retensi Arsip memuat rekomendasi yang menetapkan arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan.
e. Rekomendasi yang dituangkan dalam keterangan tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, dan dipermanenkan ditetapkan berdasarkan pertimbangan: a. keterangan musnah ditentukan apabila pada masa akhir retensi arsip tersebut tidak memiliki nilai guna; b. keterangan permanen ditentukan apabila ddianggap memiliki nilai guna kesejarahan; dan c.
keterangan dinilai kembali ditentukan pada arsip yang dianggap berpotensi menimbulkan sengketa atau perselisihan.
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KAB.WAY KANAN TAHUN 2019 REKOMENDASI
Berdasarkan hasi monev implementasi Renstra Dinas Perpustakaan dan Kearsipan pada tahun ke-4 menunjukan bahwa adanya indikator sasaran yang masih dibawah target sasaran , maka hal ini perlu perhatian lebih baik untuk disipakan langkah-langkah dalam rencana aksi sehingga target dapat tercapai tahun selanjutnya. Demikian hasil monitoring Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Tahun 2016-2021 pada tahun ke empat (4) Tahun 2019.
