44
BAB V
ANALISA DAN PEMBAHASAN
5.1 Analisa Hasil Data
Dari pengolahan data pada bab sebelumnya di peroleh hasil bahwa data yang telah dikumpulkan layak untuk diolah dalam proses pengolahan data. Menurut perhitungan berdasarkan diagram pareto, persentase terbesar dari klaim jenis kendaraan yang terbesar hingga terkecil adalah
1. A : 52,50 % 2. B : 20,76 %, 3. C : 9,85 % 4. D : 9,17 %
5. E (Campuran) : 7,72 %
Dari hasil perhitungan diagram pareto diatas, prioritas perbaikan yang harus di lakukan perbaikan terlebih dahulu adalah dari persentase klaim jenis kendaraan terbesar kemudian diikuti dengan jenis kendaraan dibawahnya.
5.2 Pembahasan
5.2.1 Menentukan Tema dan Analisa Situasi
Proses klaim harus selalu diperbaiki mengingat bahwa klaim merupakan biaya yang paling besar, sekaligus moment of truth bisnis asuransi yang sangat menentukan kepuasan pelanggan.
Disamping itu tinggi rendahnya biaya klaim sangat mempengaruhi besar kecilnya profit yang diperoleh perusahaan. Dengan upaya menurunkan biaya klaim, tanpa mengurangi kualitas pelayanan kepada pelanggan sehingga diharapkan mampu menaikan profit perusahaan.
Biaya atau cost klaim adalah faktor dominan yang sangat mempengaruhi kelangsungan bisnis asuransi kendaraan terutama pada perusahaan PT. XYZ.
Gambar 5.1 Gambaran Pengeluaran Premi Kendaraan
Dari 100 % premi kendaraan yang masuk, untuk biaya akuisisi dan opex dari perusahaan PT. XYZ besaran biaya akuisisi dan opex berdasarkan kebijakan masing – masing divisi atau bagian. Sedangkan untuk besaran biaya klaim dan profit atau keuntungan tidak dapat ditentukan. Besarnya biaya klaim tergantung dari banyaknya
Biaya Klaim Profit
Biaya Klaim
Biaya
Akuisisi Opex Profit Premi
kendaraan yang klaim atau diperbaiki dibengkel. Jika biaya klaim kendaraan tinggi maka profit atau keuntungan yang didapat perusahaan akan menurun dan jika biaya klaim dapat diturunkan maka profit atau keuntungan perusahaan akan naik.
Dari analisa situasi yang ada di bengkel Authorized (resmi) di wilayah Jakarta – Tanggerang – Bekasi (Jatabek), Penulis melihat bahwa terdapat banyak jenis perbaikan dengan surat perintah kerja (SPK) per Panel yang digunakan untuk memperbaiki kendaraan, sedangkan pembuatan surat perintah kerja (SPK) All Body Ringan kendaraan masih belum optimal. Di sini Penulis mencoba untuk mengumpulkan data, melakukan simulasi awal, dan menemukan bahwa jika kerusakan lebih dari 10 panel utama kendaraan dibuatkan surat perintah kerja (SPK) All Body Ringan, maka perusahaan dapat memperkecil cost klaim yang akan ditanggung dibandingkan dengan menggunakan surat perintah kerja (SPK) Per Panel.
Sebagai salah satu contoh kondisi sebelum improvement atau perbaikan yang Penulis analisis dan melatarbelakangi pembuatan proyek ini, berikut adalah contoh surat perintah kerja (SPK) di bulan Januari 2011 yang menggunakan surat perintah kerja (SPK) Per Panel untuk pengerjaan perbaikan atas kerusakan 11 Panel Body kendaraan untuk jenis kendaraan A di bengkel Authorized.
Jika perbaikan pada Tabel 4.6 dibuatkan surat perintah kerja (SPK) All Body Ringan, Maka biaya klaim yang akan dikeluarkan perusahaan sebesar Rp. 6.318.400 sehingga perusahaan dapat mengurangi biaya klaim sebesar Rp. 616,000.
Maka dari itu, Penulis memutuskan untuk mengambil tema tentang menurunkan cost klaim perbaikan pada jenis kendaraan A dengan menggunakan SPK All Body Ringan.
5.2.2 Menetapkan Target
Dari analisis data yang ada, Penulis ingin menurunkan cost atau biaya klaim untuk perbaikan All Body Ringan jenis kendaraan A dari kerusakan atau perbaikan kendaraan yang dilakukan per panel (masih dibuatkan SPK Per Panel untuk kerusakan lebih besar dari 10 Panel body).
Penulis memperoleh data berdasarkan analisis sampling untuk data kerusakan lebih dari 10 Panel Utama kendaraan Avanza yang dibuatkan SPK Per Panel Bulan Januari 2011 seperti pada Tabel 4.7.
Dari Tabel 4.7 adanya temuan 19 surat perintah kerja (SPK) per panel, total biaya perbaikan dengan surat perintah kerja (SPK) per panel sebesar Rp. 131,783,300 (total dari diagram batang warna merah), sedangkan jika perbaikan tersebut menggunakan surat perintah kerja (SPK) All Body Ringan, total biayanya hanya sebesar Rp. 119,101,840 (total dari diagram batang warna biru), dimana terdapat penurunan sebesar Rp. 12,681,460. Maka dari itu, melalui proyek ini Penulis optimis dapat menurunkan cost klaim jenis kendaraan A.
5.2.3 Menganalisa Kemungkinan dan Sumber Penyebab
Pemecahan masalah yang akan penulis terapkan adalah dengan menggunakan diagram fishbone, Analisa dengan menggunakan metode ini dilakukan berdasarkan perhitungan dan wawancara dengan bagian yang terkait dan pengamatan lapangan secara langsung terhadap pembuatan surat perintah kerja (SPK) untuk perbaikan di bengkel.
Penggolongan penganalisaan diagram fishbone menjadi 5 yaitu factor manusia, prosedur, metode, equipment dan lingkungan. Permasalahan yang terjadi untuk cost klaim perbaikan kendaraan yang tinggi dapat diketahui sebab – akibat dari permasalahan yang terjadi.
Sebab – akibat permasalahan tersebut disajikan kedalam fishbone diagram sebagai berikut :
Gambar 5.2 Fishbone diagram
Analisa kurang optimalnya untuk pembuatan surat perintah kerja (SPK) untuk kriteria All Body Ringan (perbaikan menyeluruh kendaraan tanpa roof) melalui metode dengan tool fishbone diagram dapat diketahui sebab dan akibat yang berpengaruh kepada analisa mengenai cost klaim yang tinggi adalah Manusia, prosedur dan proses.
FaktorLuar People
Metode Prosedur
Kurang optimalnya pembuatan SPK untuk criteria perbaikanAll Body Ringan
Masih adanya bagian (1-3 Panel Utama) yang tidak ada
Masih adanya perbedaan persepsi Surveyor untuk estimasi harga perbaikan pada panel kendaraan
Kurang mengetahui kriteria untuk perbaikan ALL Body Ringan
Pengetahuan tentang Estimasi Kerusakan ALL Body Ringan masih kurang
Belum adanya Ketentuan untuk perbaikan All Body Ringan
Kriteria panel untuk perbaikan kerusakan All Body Ringan masih belum ada.
Untuk di system masih adanya pembuatan SPK ALL Body Ringan yang menggunakan tanpa (roof / kap mesin / back door)
1). Faktor People atau Manusia
Pengetahuan tentang estimasi kerusakan ALL Body Ringan & per panel masih kurang sehingga kurang mengetahui kriteria untuk perbaikan ALL Body Ringan maupun per panel.
2). Prosedur
Kriteria panel untuk perbaikan kerusakan All Body Ringan masih belum ada sehingga belum adanya ketentuan secara tertulis untuk perbaikan All Body Ringan.
Untuk di system masih adanya tampilan untuk pembuatan surat perintah kerja (SPK) ALL Body Ringan yang menggunakan tanpa (roof / kap mesin / back door).
3). Metode
Masih adanya bagian (1-3 Panel Utama) dari kendaraan yang tidak ada kerusakannya dibuatkan perbaikan All Body Ringan sehingga untuk cost klaim kendaraan berlebih dari harga perbaikan yang seharusnya.
Masih adanya perbedaan persepsi antara surveyor untuk estimasi harga perbaikan pada panel – panel kendaraan dan All Body Ringan kendaraan.
Hasil analisa diagram fishbone dapat dilihat faktor – factor penyebab kurang optimalnya untuk pembuatan surat perintah kerja (SPK) untuk kriteria All Body Ringan (perbaikan menyeluruh kendaraan tanpa roof), yang di lihat dari factor Manusia, prosedur dan proses. Untuk tidakan selanjutnya adalah menanggulangi masalah tersebut sesuai dengan prioritas. Sehingga langkah yang di ambil dapat efektif dan tepat.
Langkah - langkah yang diambil untuk menanggulangi masalah kurang optimalnya untuk pembuatan surat perintah kerja (SPK) untuk kriteria All Body Ringan (perbaikan menyeluruh kendaraan tanpa roof) adalah dengan menggunakan metode 5W+1H. Metode ini merupakan langkah – langkah atau tindakan – tindakan untuk memperkecil terjadinya cost klaim yang berlebih atau tinggi. Berikut ini adalah rencana perbaikan untuk menurunkan cost klaim dengan memanfaatkan price list perbaikan kendaraan yang ada dibagian pemeriksaan (checker) dan bengkel.
5.2.4 Rencana penanggulangan
Tabel 5.1 Usulan Perbaikan dengan Menggunakan 5W 1H
No What When Where Why Who How
1 People Jan’
12
Bagian 4 Wheeler s - klaim
Kurang mengetahui kriteria-kriteria untuk perbaikan ALL Body Ringan
Surveyor Membuat Standarisasi pemahaman mengenai All Body Ringan
2 Prosedur Jan’
12
Bagian 4 Wheeler s - klaim
Tidak adanya Ketentuan untuk perbaikan All Body Ringan kendaraan
Untuk di system masih adanya pembuatan SPK ALL Body Ringan yang menggunakan tanpa (roof / kap mesin / backdoor)
Surveyor Membuat panduan untuk ketentuan kriteria All Body Ringan
Membuat panduan untuk ketentuan kriteria All Body Ringan
3 Metode Jan’
12
Bagian 4 Wheeler s - klaim
Masih adanya bagian (1-3 Panel Utama) yang tidak ada kerusakannya yang dibuatkan per panel
Masih adanya perbedaan persepsi Surveyor untuk estimasi harga perbaikan pada panel kendaraan
Surveyor Membuat panduan untuk ketentuan kriteria All Body Ringan
Sosialisasi mengenai panduan untuk ketentuan kriteria All Body Ringan
Karena Penulis menemukan bahwa jenis perbaikan All Body Ringan memiliki potensi menurunkan cost klaim yang lebih besar dibanding dengan perbaikan per panel pada kerusakan panel dalam jumlah tertentu, maka Penulis mencari ide untuk dapat menurunkan cost klaim dan merencanakan beberapa hal sebagai di dalam prosesnya.
Perencanaan improvement dimulai dengan menarik lebih banyak data pembayaran klaim kerusakan jenis kendaraan A yang menggunakan surat perintah kerja (SPK) Per Panel, dan menganalisis lebih mendalam lagi data tersebut untuk menentukan kriteria jumlah panel utama yang dapat diperbaiki menggunakan surat perintah kerja (SPK) All Body Ringan.
Berdasarkan hasil temuan dan analisis data, penulis membuat kriteria yang ditentukan untuk pembuatan surat perintah kerja (SPK) All Body Ringan adalah “Jika ada kerusakan lebih dari 10 Panel Utama, yaitu 11 – 13 Panel Utama pada jenis kendaraan A, maka pengerjaannya akan menggunakan surat perintah kerja (SPK) All Body Ringan dan bukan surat perintah kerja (SPK) Per Panel”
Sebagai proses perencanaan selanjutnya, improvement ini perlu disosialisikan kepada para surveyor Jatabek untuk kemudian diimplementasikan di lingkup proyek yang telah dibuat, yaitu penanganan klaim jenis kendaraan A di bengkel Authorized wilayah Jakarta, Tangerang & Bekasi.
5.2.5 Implementasi atau Penanggulangan
Seperti telah disebutkan dalam tahap rencana penanggulangan diatas, Penulis mengimplementasikan rencana improvement dengan mensosialisasikan kriteria dan harga pembuatan surat perintah kerja (SPK) All Body Ringan untuk jenis kendaraan A
kepada tim Surveyor Jatabek. Gambar di samping adalah periode sosialisasi improvement yang dilakukan Penulis pada awal bulan Desember 2011 hingga Maret
2012.
Sejak periode tersebut, setiap klaim kerusakan lebih dari 10 panel utama jenis kendaraan A di bengkel Authorized wilayah Jatabek akan dibuatkan surat perintah kerja (SPK) All Body Ringan.
Gambar 5.3 Sosialisasi ke semua Karyawan Jatabek tentang Kriteria Pembuatan SPK All Body Ringan
5.2.6 Mengevaluasi Hasil Perbaikan
Setelah proyek improvement diimplementasikan, Penulis menarik data jumlah SPK All Body Ringan atas klaim kerusakan lebih dari 10 panel utama dari bulan Januari hingga Juli 2012, dan mengevaluasi hasil penurunan cost klaim yang berhasil dilakukan sebagai berikut :
Tabel 5.2 Data Sampling Untuk Menentukan Rata- rata Benefit per SPK dan Jumlah SPK dari bulan Januari – Juli 2012
Melalui proyek improvement ini pula, Penulis mengevaluasi hasil implementasi dari segi non-financial benefit, dan mendapatkan beberapa poin sebagai berikut :
1. Mencegah kemungkinan komplain dari customer kepada pihak bengkel dikarenakan adanya perbedaan warna atau cat yang mungkin timbul apabila perbaikan per panel secara terpisah (dengan SPK Per Panel) masih dilakukan.
2. Waktu yang dibutuhkan oleh Checker (bagian pemeriksaan) dalam mengestimasi perbaikan kendaraan untuk jumlah kerusakan > 10 panel akan relatif lebih efisien dengan menggunakan SPK All Body Ringan (3 detik), dibandingkan dengan menggunakan SPK Per Panel (37 detik).
3. Meningkatkan nilai KPI Surveyor (menurunkan biaya klaim dengan cara menurunkan jumlah panel Repair)
5.2.7 Membuat standarisasi dan Rencana Pencegahan
Penulis membuatkan standarisasi berupa JUKLAK (Petunjuk Pelaksanaan) tentang surat perintah kerja (SPK) All Body Ringan. (terlampir dilampiran).
5.2.8 Membuat Rencana Perbaikan Berikutnya
Setelah membuat rencana perbaikan untuk SPK All Body Ringan jenis kendaraan A, untuk perbaikan berikutnya penulis berencana membuat kriteria perbaikan untuk jenis kendaraan selain A, dengan lingkup area lebih besar (bukan hanya di Jatabek). Akan dibuat dalam sotfwere bentuknya excell sehingga memudahkan karyawan mengecek kriteria mengenai perbaikan kendaraan.
Gambar 5.4 Contoh Aplikasi dalam bentuk Excell untuk petunjuk pembuatan All Body Ringan dan kriteria panel utama kendaraan semua kendaraan wilayah Nasional
