2018
PT. Solusi Kampus Indonesia
2019
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ... 2
1. PENDAHULUAN ... 3
1.1 Identifikasi ... 3
1.2 Gambaran Sistem ... 3
1.3 Tentang Dokumen... 3
2. HALAMAN LOGIN ... 4
3. SIRKULASI ... 6
3.1 Peminjaman/Pengembalian ... 6
3.2 Pendataan Sirkulasi ... 8
3.3 Denda ... 9
3.4 Pengembalian Sirkulasi ... 10
3.5 Pesan Buku ... 11
3.6 Histori Sirkulasi ... 12
3.7 Tagihan Sirkulasi ... 13
4. ANGGOTA ... 15
4.1 Pendaftaran Anggota ... 15
4.2 Kunjungan Anggota... 17
5. KOLEKSI ... 19
5.1 Buku ... 19
5.2 Cetak Kartu Buku ... 25
5.3 Penerbitan Berkala ... 26
5.4 Cetak Kartu Penerbitan Berkala ... 26
5.5 Repository Institusi ... 27
5.6 Cetak Kartu Repository Institusi ... 28
5.7 Ebook ... 28
5.8 Multimedia ... 29
5.9 Cetak Kartu Multimedia ... 30
5.10 Stock Opname ... 31
6. LAPORAN ... 34
7. LAPORAN STATISTIK ... 35
8. DATA REFERENSI ... 38
9. PENGATURAN... 40
9.1 Seting Global ... 40
9.2 Seting Per Unit ... 41
10. PENGGUNA ... 43
11. MANAJEMEN SISTEM ... 44
11.1 Operator ... 44
11.2 Grup ... 46
11.3 Grup Per Pengguna... 47
12. MANAJEMEN INFORMASI ... 49
12.1 Berita ... 49
12.2 Link ... 50
12.3 Buku Baru ... 52
12.4 Layanan ... 54
Halaman 3 dari 55
1. PENDAHULUAN
1.1 Identifikasi
gtPustaka dapat diakses melalui internet. Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah pengguna untuk mengakses dari mana saja mereka berada, dengan syarat mereka dilengkapi dengan komputer berkoneksi internet.
1.2 Gambaran Sistem
gtPustaka merupakan sistem informasi berbasis web yang dikembangkan untuk meningkatkan kualitas penyelenggaraan kegiatan perpustakaan yang menyediakan berbagai kemudahan bagi penggunanya.
1.3 Tentang Dokumen
Dokumen Software User Manual ini merupakan petunjuk penggunaan bagi Administrator web gtPustaka. Di dalamnya menerangkan bagaimana cara menggunakan menu-menu yang ada secara fungsional selain pengaksesan informasi-informasi lainnya.
2. HALAMAN LOGIN
Untuk dapat mengakses menu-menu pada sistem informasi perpustakaan, lakukan login terlebih dahulu.
Langkah-langkah untuk melakukan Login adalah sebagai berikut : 1. Ketikkan nama URL pada halaman browser.
2. Selanjutnya akan muncul halaman Login. Masukkan username pada field Username dan password pada field Password, seperti pada gambar di bawah.
3. Kemudian tekan tombol tombol Login.
4. Apabila proses Login berhasil, maka akan masuk pada halaman depan seperti pada gambar di bawah.
Halaman 5 dari 55
Sistem Informasi Perpustakaan terdiri atas berbagai menu, diantaranya :
• Sirkulasi
• Anggota
• Koleksi
• Laporan
• Laporan Statistik
• Data Referensi
• Pengaturan
• Pengguna
• Manajemen Sistem
• Manajemen Informasi
3. SIRKULASI
Menu sirkulasi ini digunakan untuk mengelola data-data sirkulasi, seperti peminjaman/pengembalian, pendataan sirkulasi, denda, pengembalian sirkulasi, pesan buku dan history sirkulasi.
3.1 Peminjaman/Pengembalian
Menu ini digunakan untuk pendataan proses peminjaman buku, pengembalian buku dan proses perpanjangan buku.
Langkah-langkah untuk proses peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan buku : 1. Pilih menu Sirkulasi → Peminjaman/Pengembalian.
2. Pada halaman Sirkulasi, untuk memproses peminjaman, pengembalian dan perpanjangan. Tarlebih dahulu lakukan pencarian data anggota yang akan melakukan peminjaman/ pengembalian/
perpanjang buku seperti berikut ini :
• Pilih Comm Port, yaitu menentukan comm port yang digunakan untuk berkomunikasi dengan smartcard reader.
• Tab/tempelkan Smartcard (Kartu Anggota) pada smartcard reader, kemudian tekan tombol Baca SC.
• Untuk cara manual (bila kartu anggota tidak membawa), dengan cara mengetikkan nomor anggota pada field No.Anggota, kemudian tekan tombol Cari.
• Selanjutnya akan tampil data anggota seperti pada gambar dibawah.
Halaman 7 dari 55
3. Untuk memproses peminjaman buku, pada form peminjaman lakukan langkah-langkah sebagai berikut :
• Masukkan nomor barcode (nomor buku) dari buku yang dipinjam tersebut, kemudian tekan tombol Pinjam.
• Untuk mencari buku yang ingin dipinjam tekan tombol Pencarian Eksemplar sehingga akan tampil halaman Sirkulasi Pencarian Eksemplar Buku seperti pada gambar dibawah.
• Cari buku pada filter pencarian, bila dari hasil pencarian ditemukan buku yang ingin dipinjam, selanjutnya tekan tompol Pinjam. Buku akan tersimpan pada daftar buku yang dipinjam seperti pada gambar dibawah.
4. Untuk memproses pengembalian, perpanjangan atau membatalkan peminjaman. Pilih buku yang ingin dilakukan pemrosesan tersebut dengan memberi tanda centang pada checkbox, kemudian
tekan tombol Pengembalian untuk memproses pengembalian buku, tekan tombol Perpanjangan untuk memperpanjang peminjaman buku dan tombol Batal Pinjam untuk membatalkan peminjaman.
3.2 Pendataan Sirkulasi
Menu Pendataan Sirkulasi merupakan menu yang dapat digunakan untuk melakukan pencarian dan penambahan data-data kegiatan sirkulasi yang meliputi :
- Pembacaan Buku - Weeding Buku - Buku Hilang - Buku Diperbaiki - Buku Difotocopy
Langkah-langkah untuk mendata sirkulasi :
1. Pilih menu Sirkulasi → Pendataan Sirkulasi.
2. Pada halaman Sirkulasi - Pendataan Sirkulasi, untuk mencari data sirkulasi masukkan krtiteria pencarian dan tanggal pencarian pada form pencarian kemudian tekan tombol Cari.
3. Apabila data sirkulasi diketemukan akan ditampilkan seperti pada gambar dibawah. Untuk
menghapus data tersebut, tekan tombol (Hapus) yang terdapat pada kolom Aksi.
4. Untuk menambahkan data sirkulasi, isikan data-data pada form Pendataan Sirkulasi seperti pada gambar di bawah. Isikan data-data dengan lengkap sesuai dengan kebutuhan. Kemudian tekan tobmol Simpan untuk menyimpan data sirkulasi.
Halaman 9 dari 55
3.3 Denda
Menu ini dipergunakan untuk memproses pembayaran denda keterlambatan pengembalian buku.
Langkah-langkah untuk memproses denda : 1. Pilih menu Sirkulasi → Denda.
2. Pada halaman Sirkulasi – Daftar Anggota Kena Denda, untuk mencari data anggota dengan memasukkan NIM/NIP anggota pada form pencarian seperti pada gambar di bawah. Kemudian tekan tombol Cari.
3. Apabila data diketemukan, maka akan ditampilkan seperti pada gambar di bawah. Tekan tombol
(Pembayaran Denda) pada kolom Aksi untuk menampilkan form pembayaran denda.
4. Pada form pembayaran denda seperti pada gambar di bawah, masukkan jumlah nominal denda yang akan dibayarkan. Kemudian tekan tombol Pembayaran.
3.4 Pengembalian Sirkulasi
Menu ini dipergunakan untuk memproses pengembalian sirkulasi. Langkah-langkah untuk memproses pengembalian sirkulasi :
1. Pilih menu Sirkulasi → Pengembalian Sirkulasi.
2. Pada halaman Sirkulasi – Pengembalian Sirkulasi, untuk memproses pengembalian sirkulasi, masukkan Nomor Barcode Buku pada form Pengembalian Sirkulasi seperti pada gambar di bawah.
Selanjutnya akan tampil detail data buku yang dikembalikan, beserta konfirmasi keberhasilan pengembalian buku.
3.5 Pesan Buku
Menu ini dipergunakan untuk menampilkan data status pemesanan buku oleh anggota.
Langkah-langkah untuk menampilkan status pemesanan buku : 1. Pilih menu Sirkulasi → Pesan Buku.
2. Pada halaman Sirkulasi – Daftar Anggota Pesan Buku, untuk menampilkan status pemesanan buku anggota, masukkan NIM/NIP/Nama Anggota seperti pada gambar di bawah.
3. Bila data yang dicari diketemukan, maka akan ditampilkan seperti pada gambar di bawah. Pada
halaman ini klik tombol (Daftar Pesan Buku) untuk menampilkan halaman status pesan buku.
4. Kemudian akan tampil Form Pencarian Data Pemesanan seperti pada gambar di bawah. Pada halaman ini, tentukan kriteria status yaitu Sudah Diambil/Belum Diambil. Kemudian tekan tombol Cari. Apabila data ditemukan, maka akan ditampilan seperti pada gambar di bawah.
3.6 Histori Sirkulasi
Melalui menu ini Anda dapat menampilkan data history sirkulasi.
Langkah-langkah untuk menampilkan status pemesanan buku : 1. Pilih menu Sirkulasi → Pesan Buku.
2. Pada halaman Histori Sirkulasi – Daftar Buku, untuk menampilkan data history sirkulasi masukkan Judul/Pengarang/Barcode/No. Inventaris pada form pencarian History Sirkulasi seperti pada gambar di bawah. Kemudian tekan tombol Cari.
3. Bila data ditemukan, maka akan ditampilkan seperti pada gambar di bawah. Pilih data buku yang akan ditampilkan history sirkulasinya.
Halaman 13 dari 55
4. Kemudian akan tampil Histori Sirkulasi seperti pada gambar di bawah.
3.7 Tagihan Sirkulasi
Menu ini dipergunakan untuk menampilkan data status keterlambatan pengembalian oleh anggota.
Langkah-langkah untuk menampilkan status pemesanan buku : 1. Pilih menu Sirkulasi → Tagihan Sirkulasi.
2. Pada halaman Tagihan Sirkulasi – Daftar Anggota Terlambat Pengembalian, untuk menampilkan status keterlambatan pengembalian, masukkan No.Anggota/Nama seperti pada gambar di bawah.
3. Bila data yang dicari ditemukan, maka akan ditampilkan seperti pada gambar di bawah. Pada halaman
ini klik tombol untuk menampilkan halaman tagihan sirkulasi.
4. Kemudian akan tampil halaman Daftar Keterlambatan Pengembalian Sirkulasi seperti pada gambar di bawah. Pada halaman ini, akan ditampilkan daftar buku yang belum dikembalikan. Untuk mencetak
kartu pemberitahuan, tekan tombol Cetak Kartu. Kemudian untuk mencetaknya pilih File → Printer→ Ok.
4. ANGGOTA
Menu Anggota terdiri atas sub menu yaitu Kunjungan Anggota, Pendaftaran Anggota, dan dapat Bebas Pinjamkan Anggota.
4.1 Pendaftaran Anggota
Menu ini dipergunakan untuk Menambah, mengubah, menghapus, mencetak kartu anggota, bebas pinjamkan anggota dan mencari data anggota.
Langkah-langkah untuk menyimpan, mengubah, menghapus, mencetak dan mencari data anggota : 1. Pilih menu Anggota → Pendaftaran Anggota.
2. Pada halaman Anggota–Daftar Anggota, untuk mencari data anggota, isikan No.Anggota/ Nama pada form pencarian Daftar Anggota seperti pada gambar di bawah. Kemudian tekan tombol Cari.
3. Apabila data ditemukan, maka akan ditampilkan daftar anggota tersebut seperti pada gambar diatas.
4. Untuk menambah data anggota, tekan tombol Buat Anggota Baru, sehingga akan tampil Form Tambah Anggota Baru seperti pada gambar di bawah. Pada form ini, isikan data-data dengan lengkap. Kemudian tekan tombol Simpan untuk menyimpan data.
5. Untuk mengubah data anggota, tekan tombol (Ubah), sehingga akan tampil Form Update Anggota data anggota. Pada form ini, ubah data-data sesuai dengan kebutuhan. Kemudian tekan tombol Simpan untuk menyimpan perubahan yang telah dilakukan.
6. Untuk menghapus data anggota, tekan tombol (Hapus) pada kolom Aksi.
7. Untuk mencetak kartu anggota, beri tanda centang pada checkbox di kolom Pilih Cetak kemudian tekan tombol Cetak Kartu Anggota → Print → Ok.
8. Untuk memproses data bebas pinjam, tekan tombol (Detail Bebas Pinjam) pada kolom Aksi sehingga akan tampil Form Bebas Pinjam anggota seperti pada gambar di bawah. Anggota yang dapat bebas pinjam adalah anggota yang sudah tidak tanggungan buku terpinjam. Jika tidak memenuhi syarat tersebut tombol bebas pinjam tidak aktif, jika memenuhi maka tekan tombol Bebas Pinjam untuk menyimpan data dan tombol Cetak Kartu untuk mencetak Kartu Bebas Pinjam dalam format excel.
Halaman 17 dari 55
4.2 Kunjungan Anggota
Menu ini dipergunakan untuk menyimpan dan mencari data pengunjung. Langkah-langkah untuk menyimpan dan mencari data anggota pengunjung :
1. Pilih menu Anggota → Kunjungan Anggota.
2. Pada halaman Data Anggota Pengunjung, terlebih dahulu lakukan pencarian data anggota yang akan melakukan peminjaman/ pengembalian/ perpanjang buku seperti berikut ini :
• Pilih Comm Port, yaitu menentukan comm port yang digunakan untuk berkomunikasi dengan smartcard reader.
• Tab/tempelkan Smartcard (Kartu Anggota) pada smartcard reader, kemudian tekan tombol Baca SC.
• Untuk cara manual (bila kartu anggota tidak membawa), dengan cara mengetikkan nomor anggota pada field No.Anggota, kemudian tekan tombol Cari.
• Selanjutnya akan tampil data anggota seperti pada gambar dibawah.
• Untuk menambahkan daftar anggota pengunjung tersebut isikan form terutama yang bertanda bintang (*), lalu tekan tombol Simpan. Setelah klik simpan akan terdengar suara notifikasi berhasil simpan.
3. Untuk menghapus data anggota pengunjung, tekan tombol (Hapus) pada kolom Aksi.
5. KOLEKSI
Menu ini dipergunakan untuk mengelola data-data koleksi perpustakaan, diantaranya buku, penerbitan berkala, ebook, prosiding, multimedia, repository institusi, pengadaan buku, pengusulan buku, stock opname dan cetak kartu.
5.1 Buku
Menu ini dipergunakan untuk mengelola data-data koleksi buku. Pada menu ini Anda dapat mencari, menambah, mengedit, menghapus dan mengatur jumlah eksemplar serta mengupload versi digital buku.
Langkah-langkah untuk mengelola data-data koleksi buku : 1. Pilih menu Koleksi → Buku.
2. Pada halaman Koleksi – Daftar Buku, untuk mencari buku isikan kriteria sesuai dengan kebutuhan pada form pencarian buku seperti pada gambar di bawah kemudian tekan tombol Cari.
3. Apabila data ditemukan, maka akan ditampilkan seperti pada gambar di bawah.
4. Untuk menambah data buku, tekan tombol Tambah Buku, sehingga akan tampil Form Tambah Buku seperti pada gambar di bawah. Pada form ini, isikan data-data dengan lengkap sesuai dengan kebutuhan. Kemudian tekan tombol Simpan untuk menyimpan data.
Halaman 21 dari 55
5. Untuk mengubah data buku tekan tombol (Ubah) pada kolom Aksi. Pada form ubah buku, ubah data-data dengan lengkap sesuai dengan kebutuhan.
6. Sedangkan untuk menghapus data buku tekan tombol (Hapus) yang terdapat pada kolom Aksi.
7. Untuk mengatur Jumlah Eksemplar dengan menekan tombol (Eksemplar) pada kolom Aksi, sehingga akan tampil Form Tambah Eksemplar seperti pada gambar dibawah. Masukkan data-data
Halaman 23 dari 55
8. Untuk mengubah dan menghapus data eksemplar pada bagian Daftar Eksemplar Buku seperti pada gambar di bawah. Tekan tombol (Ubah Eksemplar) untuk mengubah dan untuk menghapus, tekan tombol (Hapus Eksemplar) pada kolom Aksi.
9. Untuk mengupload versi digital buku, tekan tombol (File) pada kolom Aksi, sehingga akan tampil Form Tambah File Buku seperti pada gambar di bawah. Pada form ini, isikan data-data dengan lengkap, kemudian tekan tombol Browse untuk menentukan lokasi asal file buku akan diupload.
Halaman 25 dari 55
5.2 Cetak Kartu Buku
Menu ini digunakan untuk mencetak kartu buku, label buku, dan kantong buku yang nantinya merupakan identitas dari buku dan digunakan sebagai referensi bukti peminjaman.
Langkah-langkah untuk melakukan cetak kartu koleksi buku adalah sebagai berikut : 1. Pilih menu Koleksi → Cetak Kartu Buku.
2. Selanjutnya akan tampil halaman Cetak Kartu Buku seperti pada gambar di bawah. Pilih buku yang akan dicetak kartunya dengan klik tombol Pilih Buku. Lalu akan muncul pop-up seperti gambar di bawah ini. Kemudian cari buku yang akan dicetak, setelah itu klik tombol Pilih.
3. Pilih terlebih dahulu buku yang akan dicetak kartunya/labelnya/kantongnya/barcode/katalognya dengan memberi tanda check (V) pada kolom Pilih seperti pada gambar di atas.
4. Tekan tombol Katalog untuk mencetak katalog buku, Barcode untuk mencetak barcode buku, Kantong untuk mencetak kantong buku, Label untuk mencetak label buku, dan Kartu untuk mencetak kartu buku.
5.3 Penerbitan Berkala
Menu ini dipergunakan untuk mengelola data-data koleksi Penerbitan Berkala. Pada menu ini dapat dilakukan pencarian, menambah, mengedit, menghapus dan mengatur jumlah eksemplar serta mengupload versi digital Penerbitan Berkala. Cara pengoperasian secara rinci dapat di lihat pada pengelolaan buku poin 5.1.
5.4 Cetak Kartu Penerbitan Berkala
Menu ini digunakan untuk mencetak kartu penerbitan Berkala, label penerbitan Berkala, dan kantong penerbitan Berkala yang nantinya merupakan identitas dari penerbitan.
Halaman 27 dari 55
1. Pilih menu Koleksi → Cetak Kartu Penerbitan Berkala.
2. Selanjutnya akan tampil halaman Cetak Kartu Penerbitan Berkala seperti pada gambar di bawah. Pilih Penerbitan Berkala yang akan dicetak kartunya dengan klik tombol Pilih Penerbitan Berkala. Lalu akan muncul pop-up seperti gambar di bawah ini. Kemudian cari penerbitan berkala yang akan dicetak, setelah itu klik tombol Pilih.
3. Pilih terlebih dahulu Penerbitan Berkala yang akan dicetak kartunya/labelnya/kantongnya/
barcode/katalognya dengan memberi tanda check (V) pada kolom Pilih seperti pada gambar di atas.
4. Tekan tombol Katalog untuk mencetak katalog penerbitan berkala, Barcode untuk mencetak barcode penerbitan berkala, Kantong untuk mencetak kantong penerbitan berkala, Label untuk mencetak label penerbitan berkala, dan Kartu untuk mencetak kartu penerbitan berkala.
5.5 Repository Institusi
Menu ini dipergunakan untuk mengelola data-data koleksi repository institusi, seperti tugas akhir, karya ilmiah. Pada menu ini dapat dilakukan pencarian, menambah, mengedit, menghapus dan mengatur jumlah eksemplar serta mengupload versi digital Repository Institusi. Cara pengoperasian secara rinci dapat di lihat pada pengelolaan buku poin 5.1.
5.6 Cetak Kartu Repository Institusi
Menu ini digunakan untuk mencetak kartu, label, kantong, barcode dan katalog repository institusi yang nantinya merupakan identitas dari repository institusi.
Langkah-langkah untuk mengelola data-data koleksi Repository Institusi adalah sebagai berikut : 1. Pilih menu Koleksi → Cetak Kartu Repository Institusi.
2. Selanjutnya akan tampil halaman Cetak Kartu Repository Institusi seperti pada gambar di bawah. Pilih Repository Institusi yang akan dicetak kartunya dengan klik tombol Pilih Repository Institusi. Lalu akan muncul pop-up seperti gambar di bawah ini. Kemudian cari repository institusi yang akan dicetak, setelah itu klik tombol Pilih.
3. Pilih Repository Institusi yang akan dicetak kartunya/labelnya/kantonghnya/ barcodenya/katalognya dengan memberi tanda centang (√) pada checkbox seperti pada gambar di atas.
4. Tekan tombol Katalog untuk mencetak katalog repository institusi, Barcode untuk mencetak barcode repository institusi, Kantong untuk mencetak kantong repository institusi, Label untuk mencetak label repository institusi, dan Kartu untuk mencetak kartu repository institusi.
5.7 Ebook
Menu ini dipergunakan untuk mengelola data-data koleksi ebook. Pada menu ini dapat dilakukan pencarian, menambah, mengedit, menghapus data ebook serta mengupload versi digital Ebook. Tidak terdapat pengelolaan eksemplar dan cetak kartu pada ebook, karena ebook merupakan koleksi digital. Cara
Halaman 29 dari 55
Pada ebook terdapat 3 aturan jenis file yang harus diperhatikan ketika mengunggah versi digital, yaitu Public apabila file dapat dibaca dan diunduh tanpa melakukan login portal, Semi-Public apabila file dapat dibaca dan diunduh dengan melakukan login portal, dan Private apabila file tidak dapat dibaca dan diunduh baik login portal maupun tidak.
5.8 Multimedia
Menu ini dipergunakan untuk mengelola data-data koleksi multimedia. Pada menu ini dapat dilakukan pencarian, menambah, mengedit, menghapus dan mengatur jumlah eksemplar. Cara pengoperasiannya sama seperti koleksi buku yang secara rinci dapat di lihat pada pengelolaan buku poin 5.1.
Terdapat cara lain untuk menambahakan multimedia yaitu dari koleksi buku yang ada, sehingga pengguna tidak perlu lagi melakukan entri baru dari awal. Langkah-langkah untuk melakukan tambah multimedia melalui koleksi buku adalah sebagai berikut :
1. Pilih menu Koleksi → Multimedia.
2. Pada halaman Koleksi – Daftar Multimedia tekan tombol (Pilih Buku) untuk menambahkan multimedia dari koleksi buku, seperti pada gambar di bawah ini.
3. Setelah itu akan tampil halaman daftar koleksi buku perpustakaan seperti pada gambar di bawah ini. Lakukan pencarian koleksi buku yang akan ditambahkan sebagai multimedia, lalu tekan tombol
(Pilih Buku) untuk memilih buku.
4. Lalu akan diarahkan ke halaman form tambah multimedia. Karena diambil dari koleksi buku maka form identitas sudah terisi, hanya perlu untuk melengkapi yang belum terisi. Jika sudah lengkap tekan tombol Simpan untuk menyimpan. Selanjutnya tambahkan eksemplar untuk mendefinisikan kepemilikan koleksi tersebut.
5.9 Cetak Kartu Multimedia
Menu ini digunakan untuk mencetak kartu, label, kantong, barcode dan katalog multimedia yang nantinya merupakan identitas dari multimedia dan digunakan sebagai referensi bukti peminjaman.
Langkah-langkah untuk melakukan cetak kartu koleksi multimedia adalah sebagai berikut : 1. Pilih menu Koleksi → Cetak Kartu Multimedia.
2. Selanjutnya akan tampil halaman Cetak Kartu Multimedia seperti pada gambar di bawah. Pilih Prosiding yang akan dicetak kartunya dengan klik tombol Pilih Prosiding. Lalu akan muncul pop-up seperti gambar di bawah ini. Kemudian cari prosiding yang akan dicetak, setelah itu klik tombol Pilih.
Halaman 31 dari 55
3. Pilih multimedia yang akan dicetak kartunya/labelnya/kantongnya/barcodenya/katalognya dengan memberi tanda centang (√) pada checkbox seperti pada gambar di bawah.
4. Tekan tombol Kartu, untuk mencetak kartu multimedia. Tekan tombol Label, untuk mencetak label multimedia. Tekan tombol Kantong, untuk mencetak kantong multimedia multimedia. Tekan tombol Barcode, untuk mencetak barcode multimedia. Tekan tombol Katalog, untuk mencetak katalog multimedia.
5.10 Stock Opname
Stock Opname adalah kegiatan pemeliharaan dan perawatan koleksi yang ada di perpustakaan. Biasanya dilakukan pemeriksaan kecocokan jumlah koleksi secara menyeluruh dengan data yang dimiliki perpustakaan.
Langkah-langkah untuk melakukan stock opname adalah sebagai berikut : 1. Pilih menu Koleksi → Stock Opname.
2. Selanjutnya akan tampil halaman Stock Opname seperti pada gambar di bawah. Klik tombol Tambah untuk menambah stock opname.
3. Pilih periode awal dan akhir untuk menentukan periode pelaksanaan stock opname. Lalu klik Simpan.
4. Setelah klik Simpan akan muncul halaman Stock Opname. Ketik Barcode Buku untuk mendata buku Stock Opname. Lalu tekan tombol Enter pada keyboard maka akan muncul notifikasi berhasil.
5. Klik tombol Laporan untuk mencetak excel laporan Stock Opname yang didalamnya terdapat informasi apakah Buku tersebut Ada, Hilang atau Tersedia.
Halaman 33 dari 55
6. Klik Tutup Stock Opname untuk mengakhiri proses stock opname. Lalu nanti akan muncul histori Stock Opname pada tabel.
6. LAPORAN
Menu Laporan ini berisi tentang laporan tentang kegiatan perpustakaan dalam periode waktu tertentu.
Berbagai macam laporan yang dihasilkan diantaranya adalah :
• Bebas Pinjam
• Daftar Anggota
• Jumlah Anggota
• Buku Terpinjam
• Pengunjung
• Rekap Peminjaman
• Pengolahan Buku
• Pendapatan Pengunjung
• Pesan Buku
• Pembayaran Denda
• Pesan Buku
Berikut ini akan diberikan contoh pembuatan Laporan Jumlah Anggota.
Langkah-langkah untuk membuat laporan tersebut : 1. Pilih Menu Laporan → Jumlah Anggota.
2. Selanjutnya akan tampil halaman Laporan Rekapitulasi Jumlah Anggota seperti pada gambar di bawah. Pada halaman ini tentukan berbagai kriteria laporan yang akan ditampilkan. Kemudian tekan tombol Tampil.
3. Apabila terdapat data-data sesuai dengan kriteria, maka akan ditampilkan seperti pada gambar di bawah. Tekan tombol Cetak untuk mencetak ke Printer.
Halaman 35 dari 55
7. LAPORAN STATISTIK
Menu ini digunakan untuk menampilkan Laporan Statistik berupa grafik dan data kegiatan perpustakaan.
Berikut ini adalah contoh pembuatan Laporan Statistik Peminjam.
Langkah-langkah untuk membuat laporan tersebut : 1. Pilih Menu Laporan Statistik → Peminjam.
2. Selanjutnya akan tampil halaman Rata-rata Peminjam seperti pada gambar di bawah. Pada halaman ini, tentukan terlebih dahulu kriteria pelaporan yang akan dihasilkan, yakni Periode Awal dan Periode Akhir. Kemudian tekan tombol Tampil.
3. Apabila kriteria data yang dipilih diketemukan, maka akan tampil Daftar Jumlah Peminjam seperti pada gambar di bawah.
4. Tekan tombol Cetak untuk mencetak Laporan dalam format Excel, sehingga dihasilkan memiliki tampilan sebagai berikut :
Halaman 37 dari 55
5. Tekan tombol Tampilan Grafik untuk menampilkan dalam format grafik, seperti tanmpak gambar di bawah.
6. Sedangkan tombol Tahunan dan Bulanan adalah dipergunakan untuk menampilkan laporan dalam periode tahunan dan bulanan.
8. DATA REFERENSI
Menu ini dipergunakan untuk mengelola data referensi.
Berikut ini diambil salah satu contoh pengelolaan data referensi Kategori Anggota.
Submenu ini digunakan untuk mengubah data Syarat Kategori Anggota pada setiap anggota yang sudah di tambahkan. Selanjutnya untuk Mengedit Kategori Anggota tiap anggota dapat melakukan beberapa langkah seperti dibawah ini.
Langkah-langkah untuk mengubah data Kategori Anggota :
Halaman 39 dari 55
1. Pilih Menu Nama Kategori Anggota yang akan di sesuaikan Datanya. Selanjutnya akan tampil halaman Daftar Ubah Kategori Srikulasi Anggota seperti pada gambar di bawah.
2. Ubah data-data sesuai dengan kebutuhan. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan perubahan.
9. PENGATURAN
Menu ini digunakan untuk mengatur setting cetak dan modul lain dalam aplikasi perpustakaan.
9.1 Seting Global
Menu ini dipergunakan untuk melakukan pengaturan setting global.
Langkah-langkah untuk melakukan pengaturan setting global : 1. Pilih Menu Pengaturan → Tab Setting Global.
2. Selanjutnya akan tampil halaman Daftar Setting Global seperti pada gambar di bawah. Pada halaman ini, beberapa hal yang dapat diatur adalah :
- nama_institusi - kota_institusi
- status_anggota_global
- Nama Singkat Universitas/Sekolah Tinggi, dll.
3. Pada halaman ini tekan tombol (Edit) pada data yang ingin diubah, maka akan tampil halaman Ubah Seting Global seperti pada gambar di bawah. Pada form ini, Ubah data yang diinginkan.
Kemudian tekan tombol Simpan, jika ingin menyimpan atau tekan tombol Reset, jika ingin mengembalikan isi field semula.
Halaman 41 dari 55
9.2 Seting Per Unit
Menu ini dipergunakan untuk mengatur setting pada Unit Perpustakaan Pusat.
Langkah-langkah untuk melakukan pengaturan setting per unit : 1. Pilih menu Pengaturan → Setting Per Unit.
2. Selanjutnya akan tampil halaman Setting Pada Unit Perpustakaan Pusat seperti pada gambar di bawah.
3. Pada halaman ini, tekan tombol (Edit) untuk ubah satu-sata atau tekan tombol
(Ubah semua) untuk mengubah semua pada data yang ingin diubah. Selanjutnya akan tampil Form Ubah Setting Pada Unit Perpustakaan Pusat seperti pada gambar di bawah. Pada form dibawah ini sebagai contoh tekan tombol Ubah semua seting, kemudian ubah data yang diinginkan. Tekan
tombol Simpan untuk menyimpan data atau tombol Reset untuk mengembalikan isi field pada keadaan semula atau tombol Batal untuk membatalkan ubah data.
Halaman 43 dari 55
10. PENGGUNA
Menu ini digunakan untuk mengubah password user administrator.
Berikut Langkah-langkah untuk mengubah password user administrator : 1. Pilih menu Pengguna → Ubah Password.
2. Selanjutnya akan tampil halaman Edit Password seperti pada gambar di bawah. Pada halaman tersebut masukkan :
- Password Lama
- Password Baru sebanyak 2 kali untuk konfirmasi
3. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan data password baru.
11. MANAJEMEN SISTEM
Menu ini digunakan untuk mengatur user dan hak akses user.
11.1 Operator
Menu ini digunakan untuk mencari, menambah, mengubah dan menghapus data user baik operator BO ataupun User Portal dalam Sistem Informasi Perpustakaan .
Langkah-langkah untuk dapat menggunakan fasilitas ini : 1. Pilih menu Manajemen Sistem → Tab Operator.
2. Selanjutnya akan tampil halaman Daftar Operator seperti pada gambar di bawah. Pada halaman ini, Anda dapat melakukan pencarian data dengan terlebih dahulu mengisikan kunci pencarian (Username/Nama Lengkap). Kemudian tekan tombol Cari, maka akan ditampilkan seperti pada gambar di bawah.
3. Untuk menambah data operator, tekan tombol Tambah, sehingga akan tampil Form Tambah Operator seperti pada gambar di bawah. Pada form ini, isikan data-data dengan lengkap. Kemudian
Halaman 45 dari 55
tekan tombol Simpan untuk menyimpan data, tekan tombol Reset untuk mengosongkan isian form dan tombol Batal untuk membatalkan penambahan data.
4. Untuk mengubah operator, tekan tombol (Ubah) pada kolom Aksi, sehingga akan tampil Form Tambah\Edit Operator seperti pada gambar di bawah. Pada form ini, ubah data sesuai dengan kebutuhan. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan perubahan data, tekan tombol Reset untuk mengembalikan isian data pada keadaan semula, dan tombol Batal untuk membatalkan perubahan data.
5. Untuk menghapus data operator, tekan tombol (Hapus) pada kolom Aksi.
6. Untuk mengubah password operator, tekan tombol (Ubah Password) pada kolom Aksi.
Selanjutnya akan tampil form Ubah Password seperti pada gambar dibawah. Ubah password pada field Password Baru, kemudian tekan tombol Simpan.
11.2 Grup
Menu ini dipergunakan untuk mengelola data grup seperti menambah data grup sesuai dengan kebutuhan.
Langkah-langkah untuk mengelola data grup : 1. Pilih menu Manajemen Sistem → Tab Grup.
2. Pada halaman Manajemen Sistem – Daftar Grup, untuk menambah data grup, tekan tombol Tambah, sehingga akan tampil Form Tambah seperti pada gambar di bawah. Pada form ini, isikan data-data dengan lengkap sesuai dengan kebutuhan. Kemudian tekan tombol Simpan untuk menyimpan data, tombol Reset untuk mengosongkan isian form, dan tombol Batal untuk membatalkan penambahan data.
Halaman 47 dari 55
11.3 Grup Per Pengguna
Manu ini dapat digunakan untuk mengelola data siapa saja pengguna yang berhak mengakses sebuah grup tertentu.
Langkah-langkah untuk mengelola data grup per pengguna :
1. Pilih menu Manajemen Sistem → Tab Grup Per Pengguna.
2. Pada halaman Manajemen Sistem – Daftar Grup per Pengguna, untuk menambah data grup per pengguna, tekan tombol Tambah. Sehingga akan tampil Form Tambah seperti pada gambar di bawah. Pada form ini, Pilihlah Pengguna (Data yang ditambahkan dari menu Operator) yang akan
diberikan hak akses menunya apa saja kemudian dan pilihlah Grup yang berhak diakses oleh pengguna tersebut. Kemudian tekan tombol Simpan untuk menyimpan data.
3. Sedangkan untuk mengedit data tekan tombol (Ubah) pada kolom Aksi, sehingga akan tampil Form Tambah/Edit Grup per Pengguna seperti pada gambar di atas.
Halaman 49 dari 55
12. MANAJEMEN INFORMASI
Menu ini digunakan untuk mengatur informasi yang ada pada Portal web eDigilib.
12.1 Berita
Menu ini digunakan untuk menambah, mengubah, menampilkan detail dan menghapus data berita dalam Sistem Informasi Perpustakaan yang akan tampil pada Halaman web Portal eDigilib.
Langkah-langkah untuk dapat menggunakan fasilitas ini : 1. Pilih menu Manajemen Informasi → Tab Berita.
2. Selanjutnya akan tampil halaman Daftar Berita seperti pada gambar di bawah. Untuk menambah berita, tekan tombol Tambah Berita.
3. Akan tampil halaman form tambah berita seperti pada gambar dibawah. Masukkan data-data seperlunya kemudian tekan tombol Simpan.
4. Untuk mengubah berita, tekan tombol (Ubah) yang terdapat pada kolom Aksi, sehingga akan tampil Form Tambah Berita seperti pada gambar di atas. Sedangkan untuk menghapus berita, tekan tombol (Hapus) pada kolom Aksi.
5. Untuk menampilkan detail dari berita, tekan tombol (Detail) pada kolom Aksi.
12.2 Link
Menu ini digunakan untuk menambah, mengubah, menampilkan detail dan menghapus data Link/Banner dalam Sistem Informasi Perpustakaan yang akan tampil pada Halaman web Portal eDigilib.
Halaman 51 dari 55
2. Selanjutnya akan tampil halaman Daftar Link/Banner seperti pada gambar di bawah. Untuk menambah Link/banner, tekan tombol Tambah Link/Banner.
3. Akan tampil halaman form tambah Link seperti pada gambar dibawah. Masukkan data-data seperlunya kemudian tekan tombol Simpan.
4. Untuk mengubah Link/Banner, tekan tombol (Ubah) yang terdapat pada kolom Aksi, sehingga akan tampil Form Update Link/Banner seperti pada gambar di dibawah. Sedangkan untuk menghapus Link/Banner, tekan tombol (Hapus) pada kolom Aksi.
5. Untuk menampilkan detail dari Link/Banner, tekan tombol (Detail) pada kolom Aksi.
12.3 Buku Baru
Menu ini digunakan untuk menambah, mengubah, menampilkan detail dan menghapus data buku baru dalam Sistem Informasi Perpustakaan yang akan tampil pada Halaman web Portal eDigilib.
Langkah-langkah untuk dapat menggunakan fasilitas ini : 1. Pilih menu Manajemen Informasi → Tab Buku Baru.
2. Selanjutnya akan tampil halaman Daftar Buku Baru seperti pada gambar di bawah. Untuk menambah buku baru, tekan tombol Tambah Buku Baru.
Halaman 53 dari 55
3. Akan tampil halaman form tambah buku baru seperti pada gambar dibawah. Isikan data-data seperlunya kemudian tekan tombol Simpan.
4. Untuk mengubah buku baru, tekan tombol (Ubah) yang terdapat pada kolom Aksi, sehingga akan tampil Form Update Buku Baru seperti pada gambar di dibawah. Sedangkan untuk menghapus buku baru, tekan tombol (Hapus) pada kolom Aksi.
5. Untuk menampilkan detail dari buku baru, tekan tombol (Detail) pada kolom Aksi.
12.4 Layanan
Menu ini digunakan untuk menambah, mengubah, menampilkan detail dan menghapus data layanan-layanan dalam Sistem Informasi Perpustakaan yang akan tampil pada Halaman web Portal eDigilib.
Langkah-langkah untuk dapat menggunakan fasilitas ini : 1. Pilih menu Manajemen Informasi → Tab Layanan.
2. Selanjutnya akan tampil halaman Daftar Layanan seperti pada gambar di bawah. Untuk menambah layanan, tekan tombol Tambah Layanan.
3. Akan tampil halaman form tambah Layanan seperti pada gambar dibawah. Masukkan data-data seperlunya kemudian tekan tombol Simpan.
Halaman 55 dari 55
4. Untuk mengubah layanan, tekan tombol (Ubah) yang terdapat pada kolom Aksi, sehingga akan tampil Form Update layanan seperti pada gambar di dibawah. Sedangkan untuk menghapus layanan, tekan tombol (Hapus) pada kolom Aksi.
5. Untuk menampilkan detail dari layanan, tekan tombol (Detail) pada kolom Aksi.
