MANAJEMEN PERKANTORAN
Istilah istilah administrasi dan manajemen makin lama makin banyak dipakai secara searti.
Walaupun istilah administrasi telah diterapkan lebih
banyak bagi tindakan dalam urusan – urusan
negara dan istilah manajemen lebih banyak bagi
urusan – urusan perusahaan, pada waktu akhir –
akhir ini terdapat kecenderungan untuk
manajemen dipergunakan dalam derajat yang
telah luas bagi urusan – urusan negara. Hal ini
terjadi mungkin karena penerapan praktek –
praktek manajemen perusahaan yang semakin
meningkat di bidang administrasi negara.
PEKERJAAN PERKANTORAN
• Menerima pesanan – pesanan, mengantarkan, dan mengirmkannya dengan kapal.
• Membuat rekening.
• Surat – menyurat, mendikte, mengetik.
• Menyimpan warkat.
• Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan – pehitungan yang belum diselesaikan.
• Mengurus, membagi – bagi, dan mengirimkan surat – surat pos.
• Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat.
• Macam – macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh.
• Tugas – tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu.
• Membuat warkat – Warkat – mencatat data yang diinginkan.}
7 Macam kegiatan yang pokok dengan perbandingan jatahnya dalam presentasi
1. Typing (Mengetik) 24,6%
2. Calculating (Menghitung) 19,5%
3. Checking (Memeriksa) 12,3%
4. Filing (Menyimpan warkat) 10,2%
5. Telephoning (menelepon) 8,8%
6. Duplicating (menggandakan) 6,4%
7. Mailing (Mengirim surat) 5,5%
8. Other (lain-lain) 12,7%
100 %
Konsepsi tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran
1. Menghimpun 2. Mencatat
3. Mengolah
4. Mengganda
5. Mengirim
6. menyimpan
Tugas Manajemen
• Perencanaan
• Pembuatan keputusan
• Pembimbingan
• Pengordinasian
• Pengontrolan
• Penyempurnaan
Organisasi Perkantoran
1. Menghimpun 2. Mencatat
3. Mengolah
4. Mengganda
5. Mengirim
6. menyimpan
Adalah angka perbandingan antara jumlah warkat yang tidak diketemukan (WTK) dengan jumlah warkat yang diketemukan (WK). Angka perbandingan tersebut dinyatakan dengan prosentase.
Adalah untuk menentukan apakah sistem
penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang
digunakan masih cukup sesuai untuk jenis arsip yang
dikelola oleh organisasi bersangkutan atau sudah
waktunya untuk dirubah atau disempurnakan
Apabila AK = 3 % , berarti
Penyelenggaraan penyimpanan dan penemuan kembali arsip berada pada titik batas (titik kritis).
Apabila AK = 3 % dan AK > 3 % (lebih besar dari 3%), berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan perlu ditinjau kembali untuk diadakan penyempurnaan lebih lanjut.
Apabila AK < 3 % , (lebih kecil dari 3%), berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan oleh organisasi bersangkutan, masih cukup baik.
Catatan : diukur dalam jangka waktu tertentu, misalkan 1 tahun.
RUMUS ANGKA KECERMATAN (AK) :
AK = WTK X 100%
WK
Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi
Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan
Mempercepat penemuan kembali arsip
Menyelamatkan bahan bukti pertanggung
jawaban pemerintah
Adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip disimpan atau dimusnahkan
Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap - tiap berkas.
Arsip yang bernilai guna permanen yang harus terus disimpan, sedangkan arsip yang bernilai guna sementara dapat segera dimusnahkan atau dikemudian hari.
Mempunyai nilai atau tidak bernilainya arsip, disamping dapat diukur dari angka kecermatan dan jangka waktu penemuan kembali, dapat pula diukur dari angka pemakaian.
Jadwal Retensi
• Adalah angka prosentase, sebagai perbandingan antara jumlah permintaan arsip untuk digunakan kembali dengan jumlah seluruh arsip yang berada dalam tempat penyimpanan.
• Adapun rumus untuk menghitung Angka pemakaian sebagai berikut : Rumus :
Angka pemakaian = Jumlah permintaan arsip X 100%
Jumlah seluruh arsip Atau :
Pemakai X 100% = < 5 % (lebih kecil dari 5%) Arsip
Catatan :
• Apabila setelah diadakan perhitungan, hasilnya <5% (lebih kecil dari 5%) maka arsip tersebut baru boleh atau lebih baik disusutkan
• Makin besar angka pemakaian, berarti makin banyak arsip yang secara langsung digunakan untuk pelaksanaan tugas sehari - hari.
• Sehingga Angka pemakaian lebih dari 5% berarti belum perlu melakukan penghapusan, karena arsip tersebut masih aktif.
Golongan
Arsip Arsip Umur
arsip aktif
Umur arsip inaktif
Abadi/
Dimusnahkan
Vital 1. Akte pendirian perusahaan 2. Daftar saham 3. Akte tanah
4. Surat keputusan 5. Dst
- - - - -
- - - - -
Abadi Abadi Abadi Abadi Abadi Penting 1. Pertanggung
jawaban keuangan
2. Surat perjanjian
5 th Sesuai keperluan
25 th Sesuai keperluan
Dimusnahkan
Dimusnahkan Berguna 1.Laporan tahunan
2.Neraca
2 th 2 th
10 th 10 th
Dimusnahkan Dimusnahkan Tidak
Berguna 1. Undangan 2. pengumuman
1 bl 1 bl
- -
Dimusnahkan Dimusnahkan
Memeriksa
Mengindeks
Mengkode
Menyortir
Menempatkan
Mengurus dan mengendalikan surat disuatu kantor merupakan kegiatan yang penting. Pengorganisasian pengurusan surat dapat diurus oleh seorang petugas saja yang merangkap tugas - tugas lain. Sedangkan pada kantor yang besar, dengan volume pekerjaan tinggi, pengurusan surat dapat diselenggarakan oleh satu bagian khusus, yaitu bagian arsip/ ekspedisi.
Yang dimaksud dengan pengurusan dan pengendalian surat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar yang meliputi penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian, pemrosesan lebih lanjut dan pengiriman surat keluar.
Tujuan pengurusan surat adalah agar surat dapat dengan cepat dan tepat sapai kepada pengolah.
Dalam mengurus dan mengendalikan surat terdapat dua unit kerja yang akan berfungsi, yaitu
1. Unit kearsipan , suatu unit kerja yang khusus mengurus masalah administrasi surat, seperti mencatat, mensortir, menghimpun, mendistribusi, mengadakan, menyimpan.
2. Unit pengolahan , suatu unit kerja yang berfungsi
mengolah isi surat (sesuai tujuan surat)
Unit
kearsipan Unit
pengolahan
Unit
pengolahan
Unit
kearsipan
Pengolahan 3 Pengolahan 2 Pengolah 1
3. Cara pencatatan surat masuk Agenda & Ekspedisi
Surat Masuk
Kartu Kendali Pengolahan surat Masuk
Penyimpanan Map Takah
Gambar : Bagan arus surat-masuk.
Konsep Final Surat Keluar
SURAT KELUAR
3. Cara pencatatan surat keluar Agenda & Ekspedisi
Pembutan surat
keluar
Kartu Kendali 1. Surat Keluar 2. Tembusan 3. Pertinggal
Penyimpanan Takah
Gambar : Bagan arus surat-keluar.
TEMBUSAN Tujuan
Sekretariat
Kepala
Sekretariat Urusan Takah Pengolah 1 Pengolah 2 dst
Surat Masuk
Buku Agenda
Map Takah No.X
Lc-1
Map Takah No.X
Lc-2
Map Takah No.X
Lc-3
Map Takah No.X
Pembukuan Takah &
Penomorannya
Lembar
Catatan1 (Lc-1)
Penyimpanan Takah Buku Ekspedisi1
Buku
Ekspedisi1
Buku Agenda
Buku
Ekspedisi Buku
Agenda Buku Ekspedisi a
1 2
4 3 5
6
7
8
b c
d e
Pencatatan surat dan penerusannya menurut cara Takah
Procedur surat masuk
1. Menerima surat
2. Mensortir surat berdasarkan jenis
3. Memberi tanggal, jam, paraf penerimaan
4. Mencatat dalam buku Agenda Surat masuk
5. Mendistribusikan arsip ke unit pengolah yang dituju (bawa buku ekspedisi)
1. Menerima surat dari Unit kearsipan
2. Memberi paraf pada buku ekspedisi
3. Mencatat dalam buku agenda masuk
4. Menyerahkan surat kepada orang yang dituju
5. Memproses surat sampai selesai (termasuk disposisi)
• Sentralisasi : kembalikan ke unit kearsipan
• Desentralisasi : simpan di filing Cabinet unit pengolah yang bersangkutan
Unit Kearsipan Unit Pengolahan
Agenda surat masuk
No Tgl terima Dari Kepada Perihal Keterangan
Procedur surat keluar
1. Konsep & ketik surat (dengan tembusan arsip)
2. Minta nomor surat pada Unit kearsipan
3. Minta persetujuan 4. Tandatangan surat 5. Periksa ulang
6. Catat dalam buku Agenda surat keluar. Distribusikan pada unit kearsipan (bawa buku ekspedisi)
1. Terima surat yang sudah jadi dari Unit pengolah
2. Memberi paraf pada buku Ekspedisi
3. Mengisi buku agenda surat keluar
4. Memberi cap perusahaan pada surat
5. Mengirim surat
Penyimpanannya :
Sentralisasi : tembusan arsip serahkan pada unit kearsipan
Desentralisasi : tembusan arsip disimpan pada unit pengolah yang membuat surat.
Unit Pengolahan Unit Kearsipan
Agenda surat keluar
No Tgl terima Dari Kepada Perihal Keterangan
Mengecek surat
Apakah maksud secara umum yng ditulis dalam surat sudah benar dan apakah
surat tersebut sudah menciptakan kesan sesuai dengan keinginan dan tujuan saya?
Apakah pembaca mudah mengerti surat tersebut?
Apakah informasi yang diberikan sudah sesuai dengan kebutuhan dan apakah informasi yang diberikan sudah benar?
Apakah penampilan surat itu sudah cukup
menarik dan apakah sudah ditata dengan
baik?
Ciri – ciri surat yang baik
Surat ditulis dalam bentuk yang menarik dan tersusun baik sesuai dengan peraturan menulis surat.
Surat tidak mengandung kata – kata atau kalimat yang tidak berguna. Tidak boleh
rumusannya bertele- tele atau berbelit – belit.
Kalimatnya sederhana, lugas dan mudah dipahami pembaca. Hindari penggunaan
singkatan yang tidak perlu, kecuali singkatan yang lazim dipakai dalam surat menyurat.
Surat menunjukkan budi bahasa, pertimbangan baik dan bijaksana. Nada surat harus hormat, sopan dan simpatik. (tidak menyinggung/
merendahkan pembaca surat)
Surat hendaknya tidak terlalu panjang. (praktis, estetis dan menghindari salah pengertian.
Surat harus bersih, tidak kotor, ketikan rapi, tidak ada bekas hapusan.
Hal – hal yang harus dikerjakan dan tidak boleh dilakukan
dalam penulisan surat bisnis.
Jelas dan Positif
Sopan dan Bijaksana Jangan bertele – tele, langsung pada sasaran
Gunakan kata – kata yang mudah dimengerti
Baca kembali secara hati – hati (untuk menghindari kesalahan
Cek kembali ekspresi dan
“lay out”
Ingat, setiap surat merupakan duta perusahaan.
Kaku
Kasar, sarkastik, tidak bijaksana
Tidak relevan atau membingungkan
Salah secara tata bahasa, serta melakukan
kesalahan, tipografi (penggunaan huruf) Tidak konsisten
Jangan menjanjikan sesuatu yang tidak mungkin dicapai
Menurut pendapat anda, apa arti surat yang menonjol bagi perusahaan/unit kerja anda?
Bagaimana pengelompokan jenis surat yang digunakan diperusahaan anda?
Apa bentuk surat yang sering anda gunakan diperusahaan?
Masalah –masalah apa yang muncul dalam penulisan
selama ini?
Isilah pertanyaan-pertanyaan dibawah ini, untuk melihat sejauh mana pemahaman anda terhadap
surat- surat yang ada di perusahaan.
1. Tempatkan hanya apa yang diperlukan untuk tugas yang bersangkutan pada meja tulis atau alas meja
2. Simpanlah suplai - suplai dan alat – alat sipekerja yang tidak diperlukan untuk tugas yang bersangkutan di dalam laci - laci atau di dalam lemari - lemari.
3. Tempatkanlah sertas - kertas, kartu - kartu dan alat - alat perkakas demikian rupa, sehingga mereka siap untuk digunakan sesuai dengan kebutuhan.
4. Gunakanlah sebaik mungkin daerah - daerah kerja normal dan maksimum
5. Sediakanlah lingkungan fisik yang menyenangkan bagi para pekerja dan tempat - tempat kerja yang tepat serta konfortabel.
