5
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem A. Sistem
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau untuk melakukan sasaran tertentu. Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urutan-urutan operasi di dalam sistem. (Hutahaean, 2015)
1. Karakteristik Sistem
Menurut (Hutahaean, 2015), supaya sistem itu dikatakan sistem yang baik memiliki karakteristik yaitu :
a. Komponen
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan.
Komponen sistem terdiri dari komponen yang berupa subsistem atau bagianbagian dari sistem.
b. Batasan Sistem (Boundary)
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batasan suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
c. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar sistem (environment) adalah diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan dapat bersifat menguntungkan yang harus tetap dijaga dan yang merugikan yang harus dijaga dan dikendalikan, kalau tidak menggangu kelangsungan hidup dari sistem.
d. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumbersumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem lain. Keluaran (output) dari subsistem akan menjadi masukkan (input) untuk subsistem lain melalui penghubung.
e. Masukkan sistem (Input)
Masukkan adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem, yang dapat berupa perawatan (maintenance input), dan masukkan sinyal (signal input).
Maintenance input adalah energi yang dimasukkan agar sistem dapat beroperasi.
Signal input adalah energi yang di proses untuk didapatkan keluaran. Contoh dalam sistem komputer program adalah maintenance input, sedangkan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
f. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Contoh komputer menghasilkan panas yang merupakan sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
g. Pengolah Sistem
Suatu sistem menjadi bagian pengolah yang akan merubah masukkan menjadi keluaran. Sistem produksi akan mengolah bahan baku menjadi bahan jadi, sistem akuntansi akan mengolah data menjadi laporan-laporan keuangan.
h. Sasaran Sistem
Suatu sistem mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan input yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
2. Klasifikasi Sistem
Menurut (Hutahaean, 2015), sistem dapat diklasifikasi dalam beberapa sudut pandang :
1. Klasifikasi sistem sebagai:
a. Sistem Abstrak (Abstract System)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran-pemikiran atau ideide yang tidak tampak secara fisik.
b. Sistem Fisik (Physical System)
Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai:
a. Sistem Alamiah (Natural System)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses ala., tidak dibuat manusia. Misalkan sistem perputaran bumi.
b. Sistem Buatan Manusia (Human Made System)
c. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dibuat oleh manusia yang melibatkan interaksi anatara manusia dengan mesin (human machine system).
3. Sistem diklasifikasikan sebagai:
a. Sistem Tertentu (Deterministic System)
Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, sebagai keluaran sistem yang dapat diramalkan.
b. Sistem Tak Tentu (Probalistic System)
Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probalistik.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai:
a. Sistem Tertutup (Close System)
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terpengaruh dan tidak berhubungan dengan lingkungan luar, sistem bekerja otomatis tanpa ada turut campur lingkungan luar. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada relativaly closed system.
b. Sistem Terbuka (Open System)
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima input dan output dari lingkungan luar atau subsistem lainnya. Karena sistem terbuka terpengaruh limgkungan luar maka harus mempunyai pengendali yang baik.
B. Konsep Dasar Program 1 Program
a. Pengertian Program
Menurut (Wikipedia, 2020) “Program adalah kumpulan intruksi yang digunakan untuk mengatur komputer agar melakukan suatu tindakan tertentu”.
b. Karakteristik Pembuatan Program 2 Bahasa Pemrograman
Bahasa pemrograman adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menerjemahkan atau menuliskan algoritma dalam bentuk teks perintah-perintah yang dapat dimengerti oleh komputer untuk menyelesaikan suatu masalah. (Sahyar, 2016).
3 Model Pengarsipan Web
Menurut (Simangunsong, 2018) mengarsip merupakan salah satu sumber informasi yang memiliki fungsi penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi dan manajemen sebuah instansi. tersebut, baik itu berupa proposal, surat- menyurat maupun dokumen-dokumen lain akan menjadi arsip. Informasi yang terekam tersebut merupakan bukti dan dokumentasi atau memori bagi instansi yang bersangkutan. Menurut (Defi, A., & Siska, 2015) Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan surat menurut aturan dan prosedur yang berlaku mengingat 3 unsur pokok yang meliputi : penyimpanan (storing), penempatan (placing) dan penemuan kembali. 8 Menurut uraian arsip memiliki fungsi penting untuk menunjang proses penyimpanan dokumen penting.
C. Basis Data
Sistem basis data adalah sistem terkomputerisasi yang tujuan utamanya adalah memelihara data yang sudah diolah atau informasi dan membuat informasi tersedia yang dibutuhkan. Pada intinya basis data adalah media untuk menyimpan data agar dapat diakses dengan mudah dan cepat (A.S, R., & Shalahuddin, 2014). Pada buku ini menggunakan basis data relasional yang di implementasikan dengan tabel-tabel yang saling memiliki relasi seperti gambar berikut.
Sumber : (A.S, R., & Shalahuddin, 2014)
Gambar II. 1 Ilustrasi Basis Data
Sistem Informasi tidak dapat dipisahkan dengan kebutuhan akan basis data apapun bentuknya, entah berupa filenteks ataupun Database Management System (DBMS).
Kebutuhan basis data dalam sistem informasi meliputi:
• Memasukkan, menyimpan, dan mengambil data
• Membuat laporan berdasarkan data yang telah disimpan
Tujuan dari dibuatnya tabel-tabel disini adalah untuk menyimpan data kedalam tabel- tabel agar mudah diakses. Oleh karena itu, untuk merancang tabel-tabel yang akan dibuat maka dibutuhkan pola pikir penyimpanan data nantinya jika dalam bentuk baris-baris data (record) dimana setiap baris terdiri dari beberapa kolom.
1. MySQL
MySQL adalah sistem manajemen database SQL yang bersifat Open Source dan paling populer saat ini. Sistem database MySQL mendukung beberapa fitur seperti multi threaded, multi user, dan SQL databse manajemen sistem (DBMS).
Tabel 1
Tabel 2
Tabel N
...
Basis Data
Database ini dibuat untuk keperluan sistem database yang cepat, andal dan
mudah digunakan. (Supono, & Putratama, 2016) 2. XAMPP
XAMPP adalah paket software yang di dalamnya sudah terkandung Web Server Apache, databse MySQL, dan PHP Interpreter. (Wardana, 2016) 3. PHP MyAdmin
PHP MyAdmin adalah software yang ditulis dalam bahasa pemrograman PHP yang digunakan untuk membuat database/menangani administrasi MySQL, karena software ini mendukung berbagai operasi MySQL (Dadan, & Developers, 2015).
C. Model Pengembangan Perangkat Lunak
Model SDLC air terjun (waterfall) sering juga disebut model sekuensial linier (sequential linear) atau alur hidup klasik (classic life cycle). Model air terjun menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau terurut dimulai dari analisis, desain, pengodean, pengujian, dan tahap pendukung (support).
Berikut ini gambar model air terjun:
Sumber : (A.S, R., & Shalahuddin, 2014)
Gambar II. 2 Ilustrasi model waterfall
Sistem/ Rekayasa Informasi
1. Analisis kebutuhan perangkat lunak
Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk men spesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat di pahami perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user. Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak pada tahap ini perlu untuk di dokumentasikan.
2. Desain
Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang focus pada desain pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur perangkat lunak, reprefentasi antarmuka, dan prosedur pengodean. Tahap ini mentranlasi kebutuhan perangkat lunak dari tahap analisis kebutuhan ke representasi desai agar dapat diimplementasikan menjadi program pada tahap selanjutnya. Desain perangkat lunak yang dihasilkan pada tahap ini juga perlu didokumentasikan.
3. Pembuatan kode program
Desain harus ditranlasikan ke dalam program perangkat lunak. Hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap desain.
4. Pengujian
Pengujian fokus pada perangkat lunak secara dari segi lojik dan fungsional dan memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini dilakukan unruk meminimalisir kesalahan dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang di inginkan.
5. Pendukung (support) atau pemeliharaan (maintenance)
Tidak menutup kemungkinan sebuah perangkat lunak mengalami
perubahan ketika sudah dikirimkan ke user. Perubahan bisa terjadi karena adanya kesalahan yang muncul dan tidak terdeteksi saat pengujian atau perangkat lunak harus
beradaptasi dengan lingkungan bari. Tahap pendukung atau pemeliharaan dapat mengulangi proses pengembangan mulai dari analisis spesifikasi untuk perubahan perangkat lunak yang sudah ada, tapi tidak untuk membuat perangkat lunak baru.
2.2. Teori Pendukung
2.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD) 1. Definisi ERD
ERD merupakan tools yang digunakan untuk memodelkan struktur data dengan menggunakan entitas dan hubungan antara entitas (relationship) secara abstrak (konseptual).(Sri Mulyani, 2016)
2. Komponen ERD
Pada dasarnya ERD dibentuk oleh beberapa notasi, yaitu a. Entity
Entity adalah suatu objek yang utuh dan independen terhadap suatu objek lain
dalam lingkup masalah yang ditinjau (memiliki fungsi relevan terhadap sistem). Contoh dari entity adalah Mahasiswa, matakuliah, nilai, jadwal dan lain sebagainya. (Sri Mulyani, 2016)
b. Relationship
Dalam sebuah sistem komponen yang membentuk sistem tersebut saling behubungan satu sam lainnya, begitupun dengan data model, karena data model adalah sebuah sistem. Setiap entity pada data model tidak mungkin bekerja secara individual, oleh karena itu masing-masing entity harus saling berhubungan untuk menghasilkan sebuah informasi. Hubungan diantara entity dalam sebuah ERD disebut relationship.
c. Attribute
Attribute adalah karakteristik umum yang dimiliki oleh semua instance dalam
suatu entity tertentu. Nama lain attribute adalah property, elemen data, field.
Sebagai contoh NIM, nama, alamat, program_studi, email adalah attribute dari entity mahasiswa. Sebuah attribute atau kombinasi attribute yang mengidentifikasi secara unuk satu dan hanya satu entity instance disebut primary key (key attribute) sebagai contoh NIM adalah primary key dari entity
mahasiswa. Key pada suatu entity yang merupakan primary key pada entity lain disebut foreign key dari sebagai contoh kode_program_studi adalah primary key pada entity program studi dan foreign key pada entity mahasiswa
.
3. Logical Record Strukture (LRS)
LRS merupakan representasi dari struktur record-record pada tabel-tabel yang terbentuk dari hasil antar himpunan entitas (Ladjamudin, 2013).
2.2.2. Unified Modelling Language (UML)
UML adalah sebuah teknik pengembangan sistem yang menggunakan bahasa grafis sebagai alat untuk pendokumentasian dan melakukan spesifikasi pada sistem.
(Sri Mulyani, 2016)
Beberapa diagram UML menurut (Muslihudin & Oktafianto, 2016) yaitu : 1. Diagram Aktivitas (Activity Diagram)
Bersifat dinamis, diagram aktivitas adalah tipe khusus dari diagram status yang memperlihatkan aliran dari suatu aktivitas ke aktivitas lainnya dalam suatu sistem.
Diagram ini terutama penting dalam suatu sistem serta pemodelan fungsi-fungsi suatu sistem dan memberi tekanan pada aliran kendali antarobjek.
2. Diagram Use Case (Use Case Diagram)
Bersifat statis, diagram ini memperlihatkan himpunan use case dan aktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas). Diagram ini terutama sangat penting untuk mengorganisasi dan memodelkan perilaku suatu sistem yang dibutuhkan serta diharapkan pengguna.
3. Diagram Kelas (Class Diagram)
Bersifat statis, diagram ini memperlihatkan himpunan kelas-kelas, antarmukaantarmuka, kolaborasi-kolaborasi, serta relasi-relasi. Diagram ini umum dijumpai pada pemodelan sistem beriontasi objek. Meskipun bersifat statis, sering pula diagram kelas memuat kelas-kelas aktif.
4. Diagram Interaksi dan Squence (Urutan)
Bersifat dinamis, diagram urutan adalah diagram interaksi yang menekankan pada pengiriman pesan dalam suatu waktu tertentu.
2.2.3. Pengertian Arsip
Istilah kearsipan berasal dari kata “arsip”. Dalam bahasa yunani arsip berasaldari kata “Archeon” yang memiliki arti milik sebuah kantor. Asal kata arsip bermula dari banyaknya dokumen yang diciptakan oleh pemerintahan. Secara sederhana arsip memiliki arti adalah record, rekam, rekaman, catatan atau berkas yang diciptakan oleh sebuah organisasi baik publik maupun privat. Menurut Kamus Lengkap Bahasa Indonesia, arti arsip adalah dokumen yang disimpan sebagai referensi, dokumen berupa surat resmi, Abdillah & Prasetya dalam (Rosalin, 2017)
Sedangkan menurut Choiriyah dalam (Rosalin, 2017) dalam istilah bahasa Indonesia, istilah arsip biasanya disebut dengan warkat. Warkat merupakan setiap catatan tertulis yang tercipta dalam bentuk gambar maupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subyek (pokok persoalan) maupun peristiwa yang dibuat sebagai bahan ingatan bagi penggunanya. Dari pengertian arsip menurut Choiriyah, maka dapat di contohkan yang termsuk dalam pengertian arsip adalah surat-surat, dokumen kantor, pembukuan, kwitansi, nota maupun faktur, daetar gaji karyawan maupun pegawai, bagan organisasi, bagan alur kerja, foto-foto dan lain sebagainya. Namun pada saat ini lingkungan arsip lebih luas mencangkup audio, visual, dan audio visual.
Dalam undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 dalam (Rosalin, 2017) Tentang Kearsipan memberikan pengertian bahwa “arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa yang dapat terjadi dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.”
Dokumen dapat dikatakan arsip apabila dokumen tersebut disimpulkan bahwa arsip adalah rekaman informasi bai yang tercatat secara tekstual, gambar maupun audio visual yang dibuat oleh organisasi baik organisasi ublik maupun privat dan disimpan dengan menggunakan berbagai media.
A. Peranan Arsip
Organisasi sektor publik maupun privat, dalam kegiatan administrasi akan selalu berkaitan dengan arsip. Arsip yang dimiliki sebuah organisasi dapat menyajikan informasi yang peting dan yang dibutuhkan bagi jalannya organisasi.
Dengan semakin meningkatnya aktivitas dan dinamika organisasi maka akan membawa kecenderungan bertambahnya kebutuhan akan informasi dalam mendukung proses pengambilan keputusan untuk pencapaian tujuan.
B. Ruang Lingkup Pengelolaan Arsip
Ruang lingkup pengelolaan arsip di lingkungan organisasi baik sektor publik maupun privat meliputi pengelolaan arsip dinamis dan juga arsip statis.
Pengelolaan arsip dinamis melputi pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif.
Kegiatan pengelolaan arsip dinamis dimulai dari tahap penciptaan arsip, penggunaan, pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip. Sedangkan kegiatan pengelolaan arsip statis meliputi akusisi arsip statis, pengolahan arsip statis, preservasi arsip statis, dan akses arsip statis. Dari ruang lingkup pengelolaan arsip dapat disimpulkan bahwa arsip memiliki daur hidup, yang dimulai dar tahapan penciptaan sampai penyusutan arsip. Pengelolaan arsip dinamis dilakukan oleh unit pengolah atau unit pencipta arsip.
Sedangkan pengelolaan arsip statis dilakukan oleh lembaga kearsipan (Rosalin, 2017).
C. Jenis Arsip
Jenis-jenis arsip menurut Undang-Undang No.43 Tahun 2009 dalam (Rosalin, 2017) tentang kearsipan, arsip terbagi kedalam 7 jenis, antara lain arsip dinamis, arsip ststis, arsip vital, arsip aktif, arsip terjaga, dan arsip umum.
1. Arsip dinamis merupakan arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu.
2. Arsip ststis merupakan arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memilii nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Dan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan seari-hari administrasi negara. Arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus sebagai bahan pertanggung jawaban nasinal/pemerintahan.
3. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
4. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
5. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
6. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
Sedangkan jenis-jenis arsip menurut Sugiarto dan Wahyono dalam (Rosalin, 2017)
terbagi seperti berikut:
1. Arsip berdasarkan subyeknya. Contohnya adalah arsip kepegawaian, arsip keuangan, arsip pemasaran dan arsip pendidikan.
2. Arsip berdasarkan bentuk atau wujud fisiknya, contohnya adalah surat, file digital, pita rekaman, mikro film, disket, dan compact disc.
3. Arsip berdasarkan nila dan kegunaannya:
a. Arsip bernilai informasi : pengumuman, undangan.
b. Arsip bernilai administrasi : prosedur kerja.
c. Arsip benilai hukum : akte pendirian.
d. Arsip bernilai sejarah : laporan tahunan.
e. Arsip bernilai ilmiah : laporan penelitian.
4. Arsip berdasarkan sifat kepetingannya:
a. Arsip tidak berguna : surat undangan.
b. Arsip berguna : presensi pegawai, surat cuti.
c. Arsip penting : SK, laporan keuangan.
d. Arsip vital : akte pendirian.
5. Arsip berdasarkan fungsinya:
a. Arsip dinamis.
b. Arsip statis.
6. Arsip berdasarkan tempat/tingkat pengeloaan:
a. Arsip pusat.
b. Arsip unit.
7. Arsip berdasarkan tingkat keaslian:
a. Arsip asli.
b. Arsip tembusan.
c. Arsip salinan.
d. Arsip petikan.
8. Arsip berdasarkan atas kekuatan hukum:
a. Arsip otentik.
b. Arsip tidak otentik.
2.2.4. Pidana Umum
Menurut (Prodeo, n.d.), Tindak pidana umum merupakan keseluruhan tindak pidana yang termasuk dan diatur dalam KUHP dan belum diatur secara tersendiri dalam undang-undang khusus, seperti:
1. Makar
2. Kejahatan terhadap martabat presiden dan wakil presiden
3. Kejahatan terhadap negara sahabat dan terhadap kepala negara sahabat dan wakilnya
4. Kejahatan terhadap melakukan kewajiban dan hak kenegaraan 5. Kejahatan terhadap ketertiban umum
6. Perkelahian tanding
7. Kejahatan yang membhayakan keamanan umum bagi orang atau barang 8. Kejahatan terhadap penguasa umum
9. Pemalsuan
10. Kejahatan terhadap asal-usul perkawinan
11. Kejahatan kesusilaan (Pemerkosaan, Pelecehan seksual dan pencabulan) 12. Meninggalkan orang yang perlu ditolong
13. Penghinaan 14. Membuka rahasia
15. Kejahatan terhadap kemerdekaan orang 16. Pembunuhan
17. Penganiayaan
18. Menyebabkan mati atau luka-luka karena kealpaan 19. Pencurian
20. Penggelapan 21. Penipuan
22. Perbuatan merugikan pemihutang atau orang yang berhak 23. Penghancuran atau Perusakan barang
24. Kejahatan jabatan
25. Kejahatan pelayaran 26. Tentang penadahan
27. Pemerasan dan pengancaman
28. Pelanggaran keamanan umum bagi orang atau barang dan kesehatan umum 29. Pelanggaran ketertiban umum
30. Pelanggaran terhadap penguasa umum 31. Pelanggaran mengenai asal-usul perkawinan
32. Pelanggaran terhadap orang yang memerlukan pertolongan 33. Pelanggaran kesusilaan
34. Pelanggaran mengenai tanah, tanaman dan pekarangan 35. Pelanggaran jabatan
36. Pelanggaran pelayaran
