6
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar SistemTerdapat dua kelompok pendekatan di dalam pendefinisian sistem, yaitu kelompok yang menekankan pada prosedur dan kelompok yang menekankan pada elemen atau komponennya. Pendekatan yang menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponen mendefinisikan sistem sebagai kumpulan elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Istilah sistem banyak dipakai sekarang ini. Banyak orang berbicara mengenai sistem perbankan, sistem akuntansi, sistem inventori, sistem persediaan, sistem pemasaran, sistem pendidikan, sistem perangkat lunak, dan masih banyak lagi. Sebuah sistem terdiri atas bagian-bagian atau komponen yang terpadu untuk suatu tujuan. Model dasar dari bentuk sistem ini adalah adanya masukan, pengolahan, dan keluaran. Meskipun demikian, sistem ini dapat dikembangkan hingga menyertakan media penyimpanan. Sistem informasi biasanya adalah sistem terbuka, yang berarti bahwa sistem tersebut dapat menerima berbagai masukan dari lingkungan sekitarnya.
2.1.1. Pengertian Sistem
Menurut Sutabri (2012:3) “Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling bergantung, satu sama lain dan terpadu”.
Menurut Puspitawati dan Sri Dewi Anggadini (2011:2) “Kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.
2.1.2. Karakteristik Sistem
Sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling terkait antara satu dengan yang lainnya yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau tujuan. Ini berarti sebuah sistem bukanlah seperangkat unsur yang dapat dikenal sebagai saling melengkapi karena bersatunya maksud, tujuan dan sasaran. Sistem fisik lebih sekedar bentuk konseptual, karena dapat memperlihatkan kegiatan atau perilaku.
Sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu menurut Sutabri (2012:13), diantaranya:
1. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi membentuk kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat-sifat sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar yang disebut dengan Supra Sistem.
2. Batasan Sistem (Boundary)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem disebut dengan lingkungan luar sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat menguntungkan dan dapat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi bagi sistem tersebut, yang dengan demikian lingkungan luar tersebut harus selalu dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan. Jika tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain disebut dengan penghubung sistem atau interface. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain. Keluaran suatu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lain dengan melewati penghubung. Dengan demikian terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk suatu kesatuan.
5. Masukan Sistem (Input)
Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan pemeliharaan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal
input). Maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran atau sebuah informasi.
6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain.
7. Pengelolahan Sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang dapat mengubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.
2.1.3. Klasifikasi Sistem
Menurut Sutabri (2012:15) “Sistem merupakan bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi di dalam sistem tersebut”. Oleh karena itu, sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya:
1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia yaitu suatu sistem yang berupa pemikiran tentang hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi, dan lain sebagainya.
2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan hubungan manusia dengan mesin yang disebut dengan human machine system. Misalnya sistem informasi berbasis komputer karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem Pasti dan Sistem Tidak Pasti
Sistem pasti adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi. Misalnya sistem komputer karena sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena mengandung unsur probabilitas. Misalnya sistem multilevel marketing.
4. Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luar. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa ada campur tangan dari pihak luar. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan
dipengaruhi oleh lingkungan luarnya,yang menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya.
2.1.4. Daur Hidup Sistem
Menurut Sutabri (2012:20) “Siklus hidup sistem (system life cycle) adalah proses evolusioner yang diikuti dalam penerapan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer”. Siklus hidup sistem terdiri dari serangkaian tugas yang mengikuti langkah-langkah pendekatan sistem, karena tugas-tugas tersebut mengikuti pola yang teratur dan dilakukan secara top down. Ada beberapa fase atau tahapan daur hidup suatu sistem:
1. Mengenali adanya kebutuhan
Sebelum segala sesuatu terjadi, pastilah terlebih dahulu timbul suatu kebutuhan atau permasalahan yang harus dikenali sebagaimana adanya. Kebutuhan dapat terjadi sebagai hasil perkembangan organisasi. Volume kebutuhan itu meningkat melebihi kapasitas dari sistem yang ada. Semua kebutuhan ini harus dapat didefinisikan dengan jelas. Tanpa adanya kejelasan mengenai kebutuhan yang ada, pembangunan sistem akan kehilangan arah dan efektifitasnya.
2. Pembangunan sistem
Suatu proses atau seperangkat prosedur yang harus diikuti guna menganalisa kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
3. Pemasangan sistem
Setelah tahap pembangunan sistem selesai, kemudian sistem akan dioperasikan. Pemasangan sistem merupakan tahap yang penting dalam daur hidup sistem, dimana peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional adalah pemasangan sistem, yang merupakan langkah akhir dari suatu pembangunan sistem.
4. Pengoperasian sistem
Program-program komputer dan prosedur-prosedur pengoperasian yang membentuk suatu sistem informasi semuanya bersifat statis, sedangkan organisasi yang ditunjang oleh sistem informasi selalu mengalami perubahan karena pertumbuhan kegiatan, perubahan peraturan dan kebijaksanaan, ataupun kemajuan teknologi. Untuk mengatasi perubahan-perubahan tersebut, sistem harus diperbaiki atau diperbaharui.
5. Sistem menjadi usang
Kadang-kadang perubahan yang terjadi begitu drastis sehingga tidak dapat diatasi hanya dengan melakukan perbaikan pada sistem yang sedang berjalan. Tiba saat dimana secara ekonomis dan teknis, sistem yang ada tidak layak lagi untuk dioperasikan dan sistem yang baru perlu dibangun untuk menggantinya.
2.1.5. Pengertian Informasi
Menurut Puspitawati dan Sri Dewi Anggadini (2014:13) mengemukakan bahwa “data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”. Suatu informasi yang berkualitas mempunyai ciri-ciri:
1. Akurat
Informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya, artinya informasi bebas dari kesalahan tidak bisa ataupun menyesatkan, akurat dapat diartikan bahwa informasi itu dapat dengan jelas mencerminkan maksudnya.
2. Tepat Waktu
Informasi harus tersedia pada saat informasi tersebut diperlukan. Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Di dalam pengambilan keputusan, informasi yang sudah usang tidak lagi ada nilainya, apabila informasi terlambat datang sehingga pengambilan keputusan terlambat dilakukan hal tersebut dapat berakibat fatal bagi perusahaan.
3. Relevan
Informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan. Informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah yang akan dibahas dengan informasi tersebut. Informasi yang disampaikan harus dapat bermanfaat bagi pemakainya.
4. Lengkap
Informasi yang diberikan harus lengkap secara keseluruhan dalam arti tidak ada hal-hal yang dikurangi dalam menyampaikan informasi tersebut.
2.1.6. Pengertian Akuntansi
Menurut Sujarweni (2015:3) “akuntansi adalah proses dari transaksi yang dibuktikan dengan faktur, lalu dari transaksi dibuat jurnal, buku besar, neraca lajur,
kemudian akan menghasilkan informasi dalam bentuk laporan keuangan yang digunakan pihak-pihak tertentu”.
Pihak-pihak yang menggunakan laporan keuangan diantaranya adalah :
1. Pihak manajemen perusahaan di mana laporan keuangan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.
2. Pemilik perusahaan, fungsi laporan keuangan digunakan untuk memberi tahu keadaan perusahaan dari sisi keuangan.
3. Investor dan pemegang saham, disini investor biasanya melihat laporan keuangan untuk mengambil keputusan penanaman saham.
4. Kreditor atau pemberi utang biasanya melihat kesehatan perusahaan dari laporan keuangan untuk memutuskan perusahaan layak diberikan kredit atau tidak. 5. Pemerintah, berkepentingan untuk memungut pajak berdasarkan laporan keuagan
yang ada.
6. Karyawan, memerlukan informasi akuntansi untuk mengetahui profitabilitas dan akuntabilitas perusahaan tempat mereka bekerja.
Akuntansi juga dapat diklasifikasikan menjadi beberapa bidang yaitu : a. Akuntansi Keuangan (Financial Accounting)
Bidang ini berkaitan dengan akuntansi untuk untuk suatu unit ekonomi secara keseluruhan.
b. Auditing (Auditing)
Bidang ini berhubungan dengan audit secara bebas terhadap laporan yag dihasilkan oleh akuntasi keuangan.
c. Akuntansi Manajemen (Management Accounting)
Bidang ini mengendalikan kegiatan perusahaan, memonitor arus kas, dan menilai alternative dalam pengambilan keputusan.
d. Akuntansi Biaya (Cost Accounting)
Bidang ini menekankan pada penetapan dan control atas biaya. e. Akuntansi Perpajakan (Tax Accounting)
Bidang ini member nasehat tentang bagaimana meminimalisir pengaruh pajak. f. Sistem Informasi (Information System)
Bidang ini menyediakan informasi keuangan maupun non-keuangan yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan organisasi secara efektif.
g. Penganggaran (Budgeting)
Bidang ini berhubungan dengan penyusunan rencana keuangan mengenai kegiatan perusahaan untuk jangka waktu tertentu di masa datang.
2.1.7. Pengertian Sistem Akuntansi
Menurut Sujarweni (2015:3) “sistem akuntansi adalah kumpulan elemen yaitu formulir, jurnal, buku besar, buku pembantu, dan laporan keuangan yang akan digunakan oleh manajemen untuk tujuan perusahaan”.
Sistem akuntansi mempunyai prosedur diantaranya : 1. Formulir
Adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat terjadinya transaksi ekonomi di perusahaan.
2. Jurnal
Adalah pencatatan berupa debet dan kredit yang bersumber dari formulir. 3. Buku Besar
Adalah akun-akun yang dikelompokkan dan berdasarkan akun yang sudah dikelompokkan.
4. Buku Pembantu
Adalah berfungsi untuk merinci akun yang ada di buku besar. 5. Laporan Keuangan
Adalah hasil akhir proses akuntansi yang terdiri dari neraca dan laporan laba rugi.
2.1.8. Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
Akuntansi menjadi yang terdepan dan berperan penting dalam menjalankan ekonomi dan sistem sosial. Tujuan utama akuntansi adalah untuk mencatat, melaporkan dan mengimplementasikan data-data ekonomi untuk digunakan sebagai pengambilan keputusan. Ada banyak definisi dan pengertian yang ditulis oleh para ahli dan peneliti dibidang akuntansi.
Menurut Puspitawati dan Sri Dewi Anggadini (2014:57) “suatu sistem yang berfungsi untuk mengorganisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi untuk menghasilkan informasi keuangan yang dibutuhkan dalam pembuatan keputusan manejemen dan pimpinan perusahaan dan dapat memudahkan pengelolaan perusahaan”.
2.1.9. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
Menurut Sujarweni (2015:121) “sistem akuntansi penerimaan kas adalah suatu prosedur pencatatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan penerimaan uang”.
Jurnal penerimaan kas sering digunakan untuk merekam terjadinya penerimaan uang dari hasil penjualan tunai yang akan menambah kas. Penerimaan kas perusahaan biasanya yang regular berasal dari dua sumber utama, yaitu :
1. Penerimaan kas berasal dari penjualan tunai
2. Penjualan tunai dan dari piutang atau pembayaran dari penjualan kredit Contoh :
Tanggal Akun / Keterangan Ref Debet Kredit
2014 Maret 1 Kas Modal xxx xxx
Tanggal Akun / Keterangan Ref Debet Kredit
2014 Maret 2 Pendapatan Kas xxx xxx
2.2. Peralatan pendukung (Tools System)
Menurut Sutabri (2012:115) mengemukakan bahwa “tools system merupakan alat yang tepat digunakan untuk menggambarkan bentuk logical model dari suatu
sistem, dimana simbol-simbol, lambang-lambang dan diagram-diagram yang menunjukan secara tepat arti fisiknya”. Adapun tools system yang dimaksud untuk merancang model sistem yang baru, misalnya Data Flow Diagram (DFD), kamus data (DD), struktur data (SE), Decision Table (DTA), Decision Tress (DTE), serta masih banyak bagi user untuk memahami bentuk logic dari sistem yang akan dirancang”.
Logical model dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada user tentang bagaimana nanti fungsi-fungsi di sistem informasi secara logic akan bekerja. Logical model dapat digambarkan dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD) dan arus dari data yang ada didalam Data Flow Diagram dapat dijelaskan dalam kamus data (DD). Sedangkan sketsa dari physical system dapat menunjukan kepada user tentang bagaimana nantinya sistem secara fisik akan diterapkan.
Model dari sistem secara logic telah dibuat dengan menggunakan tools system yang telah disetujui oleh pemakai (user). Sistem analisa dapat menginterpretasikan tools yang digunakan untuk merancang sistem yang baru dimana sistem secara logic dapat digambarkan dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD). Sedangkan sistem secara fisik dapat digambarkan menggunakan bagan arus sistem atau bagan alir dokumen. Hal ini perlu ditentukan dan sepakati bersama supaya user tidak melakukan perubahan yang bersifat mendadak di akhir kemudian karena tools yang digunakan untuk menggambarkan model sistem yang di rancang kurang konsisten dan sulit dimengerti.
2.2.1. Diagram Alir Data (DAD)
Diagram alir data menurut Kendall dan Julie E. Kendall (2013:263) “adalah teknik analisa data terstruktur, penganalisis sistem dapat merepresentasi proses-proses data di dalam organisasi”.
Menurut Sutabri (2012:119) “bentuk rambu-rambu atau aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan data flow diagram untuk membuat model sistem. Pembuatan model sistem tersebut adalah sebagai berikut:
1. Di dalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan antara external entity lainnya secara langsung.
2. Di dalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store yang satu dengan data store yang lainnya secara langsung.
3. Di dalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store dengan external entity secara langsuung.
4. Setiap proses harus ada memiliki data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar.
Sejumlah kesalahan bisa terjadi saat menggambar diagram alir data. Beberapa diantara kesalahan-kesalahan menurut Kendall dan Julie E. Kendall (2013:272), adalah:
1. Entitas Eksternal
Sumber atau tujuan data, dan dianggap eksternal terhadap sistem yang sedang digambarkan.
2. Tanda Panah
Menunjukkan perpindahan data dari satu titik ke titik yang lain, dengan kepala tanda panah mengarah ke tujuan data.
3. Proses
Menunjukkan suatu perubahan dalam didalam atau perubahan data. 4. Penyimpanan Data
Menandakan penyimpanan manual, seperti lemari file, atau sebuah file atau basis data terkomputerisasi.
Sejumlah kesalahan bisa terjadi saat menggambar diagram alir data. Beberapa diantara kesalahan-kesalahan :
a. Lupa memasukkan suatu aliran data atau mengarahkan kepala anak panah pada arah yang salah.
b. Menghubungkan penyimpanan data dan entitas-entitas eksternal secara langsung satu sama lain.
c. Aliran data atau proses-proses pemberian label yang tidak tepat. d. Memasukkan lebih dari sembilan proses pada diagram aliran data. e. Mengabaikan aliran data.
f. Menciptakan analisis yang tidak seimbang.
Teknik atau cara yang lazim digunakan di dalam membuat data flow diagram menurut Sutabri (2012:119), adalah :
a. Mulai dari yang umum atau tingkatan yang lebih tinggi, kemudian diuraikan atau dijelaskan sampai lebih detail atau tingkatan yang lebih rendah, yang lebih dikenal dengan istilah TOP-DOWN ANALYSIS.
b. Jabarkan proses yang terjadi dalam data flow diagram sedetail mungkin sampai tidak dapat diuraikan lagi.
c. Peliharalah konsistensi proses yang terjadi didalam DAD, mulai dari diagram yang tingkatannya lebih tinggi sampai dengan diagram yang tingkatannya lebih rendah.
d. Berikan label yang bermakna untuk setiap simbol yang digunakan.
Dalam pembuatan DAD terdapat langkah-langkah yang dibagi menjadi 3 (tiga) tahapan atau tingkat konstruksi DAD menurut Kendall dan Julie E. Kendall (2013:267), yaitu sebagai berikut:
1. Diagram Konteks
Diagram ini merupakan tingkat tertinggi dalam diagram alir data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan . Proses tersebut diberi nomor nol. Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran data utama menuju dan dari sistem.
2. Diagram Nol
Diagram Nol adalah pengembangan diagram konteks dan bisa mencakup sampai sembilan proses.
3. Diagram Anak
Setiap proses dalam diagram nol bisa dikembangkan untuk menciptakan diagram anak yang lebih mendetail. Proses pada diagram nol yang dikembangkan itu disebut parent process (proses induk) dan diagram yang dihasilkan disebut child diagram (diagram anak).
2.2.2. Kamus Data (Data Dictionary)
Menurut Puspitawati dan Sri Dewi Anggadini (2014:127) “Kamus data (data dictionary) adalah suatu penjelasan tertulis mengenai data yang berada di dalam database”.
Kamus data bentuk lengkap (long form) terdiri dari elemen-elemen sebagai berikut :
1. Nama arus data
Menjelaskan suatu arus data dalam DFD. 2. Alias
Ditulis apabila ada data yang sama tetapi mempunyai nama berbeda. 3. Bentuk Data
Untuk mengelompokkan kamus data sesuai dengan kegunaannya. 4. Arus data
Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan ditunjukan.
5. Penjelasan
Berfungsi untuk memperjelas tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data.
6. Periode
Menunjukkan kapan terjadinya arus data tersebut, untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan, diproses dan dihasilkan.
7. Volume
Pencatatan tentang volume rata-rata data volume puncak (maksimal) dari arus data. Digunakan untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah data.
8. Struktur Data
Menunjukkan arus data yang dicatat di kamus data secara detail yang terdiri dari item-item data/field data.
Struktur data biasanya digambarkan menggunakan notasi aljabar. Notasi aljabar menggunakan simbol-simbol sebagai berikut:
Tabel II.1. Notasi Struktur Data
Sumber: Kendall dan Julie E. Kendall (2013:338)
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output
Suatu data. Notasi yang umum digunakan adalah:
NOTASI KETERANGAN
= Terdiri dari + And (dan) {} Pengulangan
[ ] Pilih salah satu dari dua situasi ( ) Pilihan (ya atau tidak)
Tabel II.2. Notasi Tipe Data
Sumber: Kendall dan Julie E. Kendall (2013:339)
2.2.3. Normalisasi File
Menurut Sutabri (2012:138) mengemukakan bahwa proses normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data menjadi tabel-tabel yang menunjukan entitas dan relasinya. Apakah ada kesulitan menambah (insert), menghapus (delete), mengubah (update), atau membaca (retrieve) pada satu database. Bila ada kesulitan pada pengujian tersebut maka relasi dapat di pecah dalam beberapa tabel lagi.
NOTASI KETERANGAN
X Bisa memasukkan atau menampilkan/mencetak suatu karakter
9 Hanya memasukkan angka-angka
V Menunjukkan suatu posisi decimal (bila titik decimal tidak dimasukkan) Z Menampilkan nol-nol yang memimpin sebagai spasi
~ Menyisipkan suatu tada penghubung kedalam suatu tampilan numerik , Menyisipkan koma kedalam suatu period eke dalam suatu tampilan
numerik
- Menyisipkan suatu periode kedalam suatu tampilan numerik / Menyisipkan slash(/) kedalam suatu tampilan numerik
Dengan kata lain perancangan belum mendapatkan database yang optimal. Sebelum mengenal lebih jauh mengenai normalisasi, ada beberapa konsep yang harus diketahui lebih dahulu seperti field atau atribut kunci dan ketergantungan kunci (functional dependency).
Setiap file selalu memiliki kunci yang berupa satu field atau satu set field yang dapat mewakili record. Misalnya nomor pegawai yang merupakan kunci dari tabel pegawai di suatu perusahaan. Untuk melakukan pencarian dapat dilakukan dengan mengetikan nomor pegawai tersebut, maka kemudian akan diketahui nama, alamat dan atribut lainnya mengenai pegawai tersebut. Berdasarkan macamnya kunci relasi terdiri atas:
1. Candidate Key (Kunci Kandidat)
Kunci Kandidat adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik dari suatu entitas. Minimal satu set dari atribut menyatakan secara tak langsung di mana anda tidak dapat membuang beberapa atribut dalam set tanpa merusak kepemilikan yang unik. Jika satu kunci kandidat berisi lebih dari satu atribut, biasanya disebut sebagai composite key (kunci gabungan).
2. Primary Key (Kunci Primer)
Kunci primer adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik, akan tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entitas. Setiap kunci kandidat punya peluang menjadi primary key, akan tetapi sebaiknya dipilih satu saja yang dapat mewakili entitas yang ada secara menyeluruh.
3. Alternative Key (Kunci Alternatif)
Kunci Alternatif adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key. Kerap kali kunci alternatif ini dipakai sebagai kunci pengurutan dalam pembuatan laporan.
4. Foreign Key (Kunci Tamu)
Kunci Tamu adalah satu atribut atau satu set atribut yang melengkapi satu relationship (hubungan) yang menunjukan ke induknya. Kunci tamu ditempatkan pada entitas anak dan sama dengan kunci primer induk direlasikan. Hubungan antara entitas induk dengan anak adalah hubungan satu lawan banyak (one to many relationship).
Pada proses normalisasi ini perlu dikenal dahulu definisi dari tahap normalisasi, yaitu sebagai berikut:
a. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan di rekam, tidak ada keharusan untuk mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya.
b. Bentuk Normal Pertama (1NF/ First Normal Form)
Bentuk normal kesatu mempunyai ciri yaitu bahwa setiap data dibentuk dalam flat file (file datar/rata), data dibentuk dalam satu record demi record dan nilai dari field berupa atomic value. Tidak ada set atribut yang berulang atau atribut bernilai ganda (multivalue). Tiap field hanya mempunyai satu pengertian, bukan merupakan kumpulan data yang mempunyai arti mendua, hanya satu
arti saja dan juga bukan pecahan kata sehingga memiliki arti yang lain. Atom adalah zat terkecil yang masih memiliki sifat induknya, bila dipecah lagi maka ia tidak akan lagi memiliki sifat induknya.
c. Bentuk Normal Kedua (2NF/ Second Normal Form)
Bentuk normal kedua mempunyai syarat, yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci haruslah berganti secara fungsi pada kunci utama/primary key. Dengan demikian untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci field. Kunci filed haruslah unik dan dapat mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya.
d. Bentuk Normal Ketiga (3NF/Third Normal Form)
Untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan selama atribut bukan primer tidak punya hubungan yang transitif. Dengan kata lain, setiap atribut bukan kunci haruslah tergantung hanya pada primary key.
e. Boyce-Codd Normal Form (BCNF)
Boyce-Codd Normal Form mempunyai paksaan yang lebih kuat dari bentuk normal ketiga. Untuk menjadi BCNF, relasi harus dalam bentuk normal kesatu dan setiap atribut harus bergantung fungsi pada atribut superkey.
2.2.4. Teknik Pengkodean
Menurut Hall (2009:536) “Skema pengkodean data merupakan titik dimana semua subsistem SIA berkumpul bersama”.
Dalam teknik pengkodean terdapat beberapa tipe dari kode diantaranya sebagai berikut:
1. Kode Berurutan
Kode Berurutan mewakili item-item tatanan yang berurutan (menurun atau menarik).
2. Kode Blok
Variasi dari pengodean berurutan yang mengatasi sebagian dari kelemahan yang disebutkan di atas. Pendekatan ini dapat mewakili seluruh item kelas dengan membatasi setiap kelas ke jangkauan khusus dalam skema pengodean.
3. Kode Grup
Kode digunakan untuk mewakili item-item atau peristiwa yang kompleks yang melibatkan dua atau lebih data yang saling berkaitan. Kodenya terdiri atas wilayah-wilayah atau field yang memiliki makna tertentu.
4. Kode Alfabetik
Kode Alfabetik dapat digunakan untuk banyak tujuan yang sama seperti kode numerik. Karakter alfabetik dapat ditempatkan secara berurutan (dalam urutan alfabetik) atau dapat digunakan dalam teknik pengodean blok atau grup.
5. Kode Mnemonik
2.2.5. HIPO (Hierarchy plus Input-Proses-Output)
Menurut Mustakini (2014:787) “HIPO merupakan metodologi yang dikembangkan dan didukung oleh IBM. HIPO sebenarnya adalah alat dokumensi program”.
HIPO juga banyak digunakan sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem. HIPO berbasis pada fungsi, yaitu tiap-tiap modul di dalam sistem digambarkan oleh fungsi utamanya.
HIPO dapat digunakan sebagai alat pengembangan sistem dan teknik dokumentasi program dan penggunaan HIPO ini mempunyai sasaran utama sebagai berikut:
1. Untuk menyediakan suatu struktur guna memahami fungsi-fungsi dari sistem. 2. Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus diselesaikan oleh program,
bukannya menunjukkan statemen-statemen program yang digunakan untuk melaksanakan fungsi tersebut.
3. Untuk menyediakan penjelasan yang jelas dari input yang harus digunakan dan output yang harus dihasilkan oleh masing-masing fungsi pada tiap-tiap tingkatan dari diagram-diagram HIPO.
4. Untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan pemakai.
