Sistem Aplikasi Arsip Elektronik Kepegawaian

Sistem Aplikasi Arsip Elektronik Kepegawaian

Nama Inovasi

Sistem Aplikasi Arsip Elektronik Kepegawaian

Produk Inovasi

Sistem Aplikasi Arsip Elektronik Kepegawaian di Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kabupaten Minahahasa Utara

Penggagas

Drs. Aldrin I. E. Posumah, M.Si.

Kelompok Inovator Provinsi / Kabupaten / Kota

Gambar Ilustrasi

2 / 5

Deskripsi

" Sistem aplikasi arsip elektronik kepegawaian bisa menjadi solusi dalam mewujudkan sistem pengelolaan kepegawaian yang modern, efisiensi, efektivitas tempat, waktu, tenaga dan biaya."

Setiap aparatur akan bersinggungan dan bergelut dengan urusan arsip dan dokumen dalam melaksanakan administrasi pemerintahan, sehingga manajemen kearsipan kepegawaian memiliki opsi dan peran strategis. Sistem pengelolaan tata naskah kepegawaian yang baik juga telah diatur dalam Peraturan Kepala BKN Nomor 18 Tahun 2011 mengenai Pedoman Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil.

Semakin kompleks tugas dan fungsi suatu organisasi dan unit-unit kerja didalamnya berpengaruh juga pada semakin tingginya volume arsip dan dokumen yang diciptakan. Oleh karena itu, peningkatan Sistem Manajemen Pengelolaan Arsip Dokumen Kepegawaian menjadi aplikasi arsip elektronik menjadi titik tolak terwujudnya perkembangan teknologi informasi karena mampu menawarkan berbagai kemudahan dalam pengelolaan arsip kepegawaian seperti ketersediaan arsip kepegawaian, penghematan kebutuhan penyimpanan arsip, kecepatan akses arsip, yang harus dipenuhi untuk mewujudkan tata kelola administrasi pemerintahan yang baik.

Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kabupaten Minahasa Utara memiliki fungsi sebagaimana yang tertuang dalam Peraturan Bupati Mihanasa Utara Nomor 25 Tahun 2009 yaitu fungsi pengelolaan sistem administrasi kepegawaian daerah. Salah satu bentuk upaya tersebut adalah dengan mengembangkan sistem pengarsipan dokumen kepegawaian. Fungsi pengelolaan sistem kearsipan di daerah Kabupaten Minahasa Utara saat ini belum dapat dilaksanakan secara efisien, dimana pada awalnya ditemukan beberapa kenyataan sebagai berikut: (1) Pengarsipan dokumen kepegawaian masih secara manual dimana kegiatan pencatatan dokumen kepegawaian PNS disimpan dalam bentuk dokumen fisik yang diverifikasi pengelompokan per jenis dokumen per tahun lahir; (2) Dokumen kepegawian dimasukkan dalam outner dan dikelompokkan serta disimpan dalam lemari sesuai urutan tahun lahir;

(3) Dokumen lain hanya disimpan di gudang tanpa disimpan dalam lemari arsip dan tidak dikelompokkan dalam dokumen PNS sesuai PERKA BKN No. 18 Tahun 2011; (4) Dalam menginput data kepegawaian dimana masih harus menunggu masukan data dari SKPD dikarenakan permintaan data yang disampaikan kepada SKPD lambat direspon oleh SKPD kerja tersebut; dan (5) Duplikasi dokumen kepegawaian masih terjadi dalam sistem pengelolaan administrasi kepegawaian.

Berdasarkan kenyataan pengelolaan sistem pengarsipan dokumen kepegawaian yang belum maksimal dan untuk mencegah timbulnya masalah lebih lanjut, maka perlu dipersiapkan langkah antisipatif dalam proses pengarsipan dokumen kepegawaian. Salah satu upaya yang dipandang mampu memberikan solusi yaitu dengan memanfaatkan perkembangan teknologi karena dapat menawarkan berbagai kemudahan dalam pengelolaan pengarsipan dokumen kepegawaian. Sistem aplikasi arsip elektronik bisa menjadi solusi dalam mewujudkan sistem pengelolaan kepegawaian yang modern, efisiensi, efektivitas tempat, waktu, tenaga dan biaya juga dapat tersusun dokumen ASN sesuai dengan Perka BKN No.18 Tahun 2011.

Stakeholder yang terlibat dalam pelaksanaan sistem aplikasi arsip elekronik kepegawaian ini antara lain : BKN Regional XI Manado, BKD Provinsi Sulut, Kepala Badan Pengelolaan Keuangan dan Barang Milik Daerah, Kepala Dinas Pertambangan dan Energi, dan Kepala Dinas Pemadam Kebakaran. Peran dan fungsi stakeholder tersebut terutama sebagai mitra untuk data ASN.

Jenis Inovasi Teknologi

Nama Instansi

Pelatihan Kabupaten Minahahasa Utara

Unit Instansi

Kepala Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kab. Minahasa Utara

Tahun Inisiasi 2015

Tahun Implementasi 2015

Faktor Pendorong

Faktor-faktor yang menjadi pendorong keberhasilan program ini, antara lain :

1. Komitmen dan kemauan keras dari semua tingkatan, baik Bupati, Wakil Bupati, Sekretaris Daerah dan Pimpinan SKPD serta semua pegawai ASN termasuk pelaksana untuk merealisasikan target yang sudah direncanakan dan dicita-citakan untuk suatu perubahan kearah yang lebih baik.

2. Dukungan tim kerja yang telah dibentuk.

3. Dukungan seluruh stakeholder yang ada di Kabupaten Minahasa Utara yang saling mendukung dan menunjang karena memiliki keterkaitan langsung dengan kegiatan ini.

4. Kompetensi dari tim kerja yang mampu menyelesaikan target-target yang sudah ditentukan.

5. Disiplin terhadap jadwal dan waktu serta target kinerja yang telah ditetapkan.

6. Komunikasi yang baik dan saling toleran serta selalu mencari jalan keluar yang terbaik untuk menyatukan perbedaan yang ada.

7. Tersedianya dukungan anggaran dari Pemerintah Daerah lewat APBD Kab. Minahasa Utara melalui DPA BKDD Kab. Minahasa Utara.

8. Dukungan dan kemauan pimpinan dalam hal ini Bupati, Wakil Bupati dan Sekretaris Daerah.

Faktor Penghambat

Faktor penghambat dari pelaksanaan program ini adalah :

1. Faktor kesibukan dari anggota tim efektif yang ditugaskan karena memiliki tupoksi masing-masing.

2. Adanya tuntutan lebih dari tanggung jawab yang ada.

3. Kurangnya partisipasi pegawai ASN dalam memasukkan dokumen data-data kepegawaian yang lengkap dan akurat.

4. Sistem penganggaran yang tidak fleksibel sehingga harus melaksanakan sesuai rencana dan program kegiatan.

Tahapan Proses

Tahapan pelaksanaan program ini adalah sebagai berikut:

Jangka Pendek:

a. Pengadaan sarana dan prasarana penunjang sistem aplikasi arsip elektronik kepegawaian;

b. Legalisasi pada proses Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Daerah sampai di BKN Regional XI Manado;

c. Adanya sistem aplikasi dokumen kepegawaian yang berbasis teknologi.

Jangka Menengah:

a. Informasi arsip dokumen kepegawaian yang akuntabel yang didukung oleh dokumen kepegawaian dalam bentuk digital yang lengkap dalam rangka memberikan pelayanan yang prima bagi kegiatan kepegawaian;

b. Efektivitas dan efisiensi layanan administrasi meningkat secara menyeluruh;

c. Birokasi administrasi menjadi lebih tepat waktu, tepat informasi, tepat guna, tepat sasaran.

JangkaPanjang:

a. Sistem aplikasi elektronik kepegawaian yang terkoneksi dengan BKN Regional XI Manado dan BKN Pusat sehingga memperlancar pelayanan kepada ASN.

b. Menjadikan sistem arsip elektronik kepegawaian ini menjadi contoh bagi SKPD-SKPD yang lain

Manfaat

Manfaat bagi pegawai ASN Kab. Minahasa Utara:

1. Memberikan kemudahan dalam pencarian dokumen kepegawaian.

2. Efisiensi waktu dan efektivitas dalam pengurusan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, pensiun, kelengkapan berkas untuk diklat dan pengurusan piagam penghargaan/tanda jasa sehingga meningkatkan kesejahteraan ASN.

3. Menghemat biaya transportasi, fotocopy, legalisir, biaya makan/minum dan biaya lain-lain bagi pegawai ASN Kab. Minahasa Utara yang berada di daerah kepulauan.

Manfaat bagi masyarakat:

1. Memberikan kemudahan bagi keluarga pegawai ASN yang telah meninggal dunia, dalam pengurusan pensiun pegawai ASN karena langsung ditangani oleh BKDD.

2. Memberikan kemudahan bagi keluarga pegawai ASN yang membutuhkan arsip/dokumen untuk kelengkapan berkas dalam pengurusan BPJS Kesehatan, Jaminan Keselamatan Kerja ataupun untuk Administrasi di RumahSakit.

Manfaat bagi Pemerintah Kab. Minahasa Utara:

1. Penghematan biaya dalam pembangunan untuk Kantor Arsip, karena tidak diperlukannya gedung sendiri untuk penyimpanan arsip.

2. Meningkatnya mutu pelayanan Pemerintah Kabupaten Minahasa Utara dan telah dirasakan oleh masyarakat.

Sistem aplikasi arsip kepegawaian yang ada di Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kabupaten Minahasa Utara saat ini sudah pada tahapan connecting scaning dokumen ke aplikasi sistem serta dalam tahapan scanning data data ASN dan ada

4 / 5

yang sudah bisa dimanfaatkan hasil digitalisasi dokumen kepegawaian pada kenaikan pangkat, pensiun, berkala, mengikuti diklat dan saat ini BKDD sedang meneliti keaslian dari data ijazah-ijazah ASN yang data-datanya diambil dari sistem arsip elektronik kepegawaian.

Prasyarat Replikasi

Prasyarat replikasi yaitu mendukung ketersediaan data setiap waktu dan kapanpun diperlukan. Adapun keuntungan dari sistem aplikasi arsip kepegawaian ini adalah:

1. Memungkinkan menyimpan data-data arsip ASN. Hal ini sangat berguna pada saat membutuhkan data dalam pembuatan laporan.

2. Memungkinkan otonomi yang besar. Pengguna dapat bekerja dengan mengcopy data pada saat tidak terkoneksi kemudian melakukan perubahan atau penambahan data baru.

3. Data dapat ditampilkan seperti layaknya melihat data tersebut dengan menggunakan aplikasi sistem arsip kepegawaian.

4. Meningkatkan kinerja membantu mengurangi masalah dalam kepegawaian didistribusikan melalui jaringan dan data dapat dibagi berdasarkan kebutuhan masing-masing unit atau pengguna.

5. Sistem Aplikasi ini bisa diterapkan atau diimplemantasikan di tempat lain baik secara offline (tidak memerlukan koneksi internet) maupun online (menggunakan koneksi internet).

Kontak Person

Kantor Gabungan PEMKAB Minahasa Utara, Sarongsong II Kec. AirmadidiKab. Minahasa Utara Prov. Sulawesi Utara Telp/Email : 081287770000 / posumah.aldrin@gmail.com

Sumber

Dokumen proyek perubahanDiklatpim & verifikasi Instrumen Direktori Inovasi lewat email

Teknik Validasi Data Sekunder

Jumlah Dilihat 898 Kali

Waktu Dibuat 2016-02-18 00:06:38

Terakhir Diubah 2016-02-18 00:28:48

Waktu Diunduh

2017-01-30 04:05:59