Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Digital (SIPAD) Berbasis Web
Studi Kasus: Bagian Kepegawaian Politeknik TEDC Bandung
Badie Uddin*), Rafika Yuni**)
Teknik Informatika, Politeknik TEDC Bandung E-mail: *[email protected], **[email protected]
Abstrak
Saat ini masih banyak institusi mengelola sumber informasi secara manual sehingga disaat diperlukan akan mengalami kendala; waktu pencarian dan tempat penyimpanan. Sejalan dengan meningkatnya aktivitas dan bertambahnya volume arsip khususnya di bagian kepegawaian Politeknik TEDC maka permasalahan yang sering dihadapipun tidak jauh berbeda. Diperlukan adanya suatu sistem yang dapat menyimpan informasi kearsipan dan dapat mempermudah dalam pengarsipan dokumen. Perancangan sistem informasi ini menggunakan diagram UML (Unifed Modelling Language) yaitu: Use
Case Diagram, Activity Diagram, Class Diagram dan Sequence Diagram. Sedangkan
untuk tools yang digunakan adalah CodeIgniter yang merupakan salah satu
framework PHP dan MySQL sebagai database-nya. Sistem informasi yang dihasilkan
dapat membantu bagian kepegawaian Politeknik TEDC untuk menyimpan informasi kearsipan dalam bentuk digital, disebut dengan SIPAD (Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Digital) sehingga dapat diakses lebih cepat dan dapat mempermudah dalam pengarsipan dokumen.
Kata kunci: Arsip, Kepegawaian Politeknik TEDC, CodeIgniter, SIPAD
1. PENDAHULUAN
Sistem pengarsipan Politeknik TEDC Bandung khususnya di bagian kepegawaian saat ini (Tahun Akademik 2014-2015) dilakukan dengan menyimpan arsip dalam bentuk fisik dan disimpan dalam rak (filing cabinet). Proses pengarsipan konvensional ini memiliki beberapa kendala, diantaranya jumlah arsip yang selalu bertambah dan menjadikan ruang (space) penyimpanan yang memakan tempat. Sehingga membutuhkan ruang penyimpanan yang luas serta pencarian kembali dokumen yang rumit ketika diperlukan.
Pengelolaan arsip secara baik sangat diperlukan untuk efektifitas pengelolaan hal-hal yang menyangkut kearsipan. Arsip digital mempunyai kelebihan dalam proses pencarian informasi yang lebih cepat serta terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik dan memudahkan dalam pengaksesan. Dimana arsip diproses dengan teknologi scanning (scanner) yang nantinya akan disimpan ke dalam media penyimpanan elektronik disertai pendataan menggunakan sistem informasi.
Beberapa hal yang dapat dirumuskan adalah bagaimana membuat sebuah sistem pengarsipan yang mempermudah pencarian arsip di bagian kepegawaian Politeknik TEDC Bandung dan agaimana membuat sistem informasi pencatatan dokumen arsip berbasis
web dengan menggunakan PHP framework CodeIgniter. Sedangkan batasan masalahnya
adalah dokumen yang diarsipkan adalah surat masuk, surat keluar dan data pegawai; dokumen digital yang disimpan ke dalam sistem informasi berupa file jpg, jpeg dan pdf ; sistem hanya menyimpan dokumen (arsip) dari tahun 2010 sampai tahun berjalan dengan masa retensi arsip habis selama 5 tahun.
2. METODE
PENELITIAN
Sistem pengarsipan yang sedang berjalan dilakukan dengan menyimpan arsip dalam bentuk fisik dan disimpan dalam rak (filing
cabinet), sehingga butuh ruang penyimpanan
yang luas serta sulit menemukan kembali dokumen pada saat dibutuhkan.
Sedangkan sistem informasi pengelolaan arsip digital (SIPAD) yang dibangun pada
bagian kepegawaian Politeknik TEDC Bandung yaitu SIPAD yang dapat mempermudah proses pencarian arsip dan adanya salinan arsip dalam bentuk digital. Sistem informasi yang akan dibangun juga memilki hak akses dan dibagi menjadi 2 level, yaitu: Kepala Sub Bagian Kepegawaian (Kasub Bag Kepeg) adalah pengguna yang mempunyai hak akses tertinggi dalam sistem ini; staf adalah pengguna akses
level kedua yang dapat mengelola data pegawai,
jenis surat, surat masuk, surat keluar, arsip inaktif masuk, arsip inaktif keluar, membuat laporan surat masuk dan keluar, dan tidak dapat menambahkan pengguna baru.
Perancangan sistem ini dibuat menggunakan Use Case Diagram, Class
Diagram, Sequence Diagram dan Activity Diagram yang merupakan bagian dari UML.
Use Case Diagram di bawah ini
menjelaskan kegiatan yang dapat dilakukan oleh Kasub Bag Kepeg dan Staf yaitu pengguna aplikasi. Berikut ini use case diagram gambar 1 untuk menjelaskan proses kerja dari sistem informasi pengelolaan arsip digital di bagian kepegawaian Politeknik TEDC Bandung.
Sequence Diagram (gambar 2) digunakan
untuk menggambarkan perilaku actor (Kasub Bag Kepeg dan Staf).
SIPAD Bagian Kepegawaian Politeknik TEDC Bandung ini memiliki 7 tabel yang mana, setiap tabelnya memiliki primary key.
Tabel 1 tusers
No Field Type Ket
1 id_user int (5) PK 2 Username varchar (20) 3 Password varchar (32) 4 Nama varchar (50) 5 Level int (1) 6 last_login Datetime Tabel 2 tjenissurat
No Field Type Ket
1 id_jenis_surat Int (5) PK
2 jenis_surat varchar (30) 3 Keterangan varchar (100)
Tabel 3 tsignature
No Field Type Ket
1 id_signature Int (5) PK
2 Signature varchar (30)
Tabel 4 tsuratmasuk
No Field Type Ket
1 id_surat_masuk int (5) PK 2 no_surat_masuk varchar (30) 3 pengirim/asal_surat varchar (50) 4 tgl_surat Date 5 tgl_diteruskan Date 6 id_jenis_surat int (5) 7 Perihal varchar (50) 8 tgl_disposisi Date 9 Tembusan varchar (200) 10 File varchar (100) 11 id_signature int (5) Tabel 5 tsuratkeluar
No Field Type Ket
1 id_surat_keluar int (5) PK 2 no_surat_keluar varchar (30) 3 penerima/tembusan varchar (100) 4 tgl_surat date 5 tgl_surat_keluar Date 6 id_jenis_surat int (5) 7 Perihal varchar (50) 8 File varchar (100) 9 id_signature int (5) konek_database() read_database() menampilkan keyword tpegawai Proses_cari Menu_data _pegawai Menu_utama keyword_dicari() masukkan keyword()
Kasub Bag Kepeg / Staf buka_halaman()
buka_halaman()
Tabel 6 tpegawai
No Field Type Ket
1 id_pegawai int (5) PK 2 nama_lengkap varchar (30) 3 Nip varchar (25) 4 no_ktp varchar (20) 5 tempat_lahir varchar (30) 6 tanggal_lahir Date 7 Jabatan varchar (50) 8 jenis_kelamin Enum 9 status_kawin varchar (20) 10 pend_terakhir varchar (5) 11 gelar_pendidikan varchar (100) 12 Alamat Text 13 Hp varchar (12) 14 email varchar (40) 15 istri_suami varchar (50) 16 status_kepeg Enum 17 id_signature int(5) Tabel 7 tdokumen_pegawai
No Field Type Ket
1 id_dokumen_pegawai int (5) PK 2 id_pegawai int (5) 3 tgl_upload Date 4 nama_dokumen varchar (50) 5 File varchar (100)
Form login (gambar 3) digunakan untuk
memverifikasi pengguna yang akan menggunakan SIPAD yang terdaftar sebagai
user.
Username
Password
LOGO Bagian Kepegawaian
Silahkan Login Untuk Mengakses Aplikasi
Login Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Digital
Gambar 3 Rancang Tampilan Form Login
Rancangan tampilan dibuat (gambar 4), untuk menampilkan data pegawai dan pencarian data pegawai berdasarkan status kepegawaian, NIP/NIDN/NUPN atau mengetikan keyword yang ingin dicari.
Kelola Pengguna Kelola Arsip Laporan
Home Nip/Nidn/Nupn Jabatan Edit Delete Edit 1 2 Daftar Data Pegawai Data
Delete Status No.Hp
Pencarian
Nama Lengkap Pend Kelola Pegawai
Cetak Data Pegawai Status Kepegawain Nip/Nidn/Nupn
Tambah Pegawai
10
Tampilkan Reset Home
Tabel => Hasil Pencarian Pencarian
View View
Gambar 4 Rancang Tampilan Kelola Data
Pegawai
3. IMPLEMENTASI
Metode yang digunakan untuk pengujian aplikasi sistem informasi pengelolaan arsip digital (SIPAD) di bagian kepegawaian Politeknik TEDC Bandung ini menggunakn adalah metode pengujian Black Box.
Pengujian Black Box adalah tipe pengujian yang memperlakukan perangkat lunak yang tidak diketahui kinerja internalnya. Sehingga para tester memandang perangkat lunak seperti layaknya sebuah “kotak hitam” yang tidak penting dilihat isinya, tapi cukup dikenal proses testing bagian luar
[9]
.Tampilan halaman login dapat dilihat pada gambar 7 berikut:
Gambar 7 Form Login
Tampilan halaman daftar dan tambah pegawai dapat dilihat pada gambar 8 dan 9 berikut:
4. KESIMPULAN
Dari hasil implementasi yang telah dilakukan dapat disimpulkan :
1. SIPAD ini dapat membantu dalam proses pencarian untuk mendapatkan arsip dokumen yang sesuai dengan kebutuhan informasi dengan lebih cepat. Metode ini dapat membantu bila diterapkan pada administrasi pengelolaan kearsipan. 2. SIPAD ini juga dapat menghasilkan data
digital arsip, seperti data pegawai, surat masuk, surat keluar, arsip statis masuk, arsip statis keluar serta laporan surat masuk dan laporan surat keluar.
Gambar 8 Sequence diagram Cari Data Pegawai
5. DAFTAR
PUSTAKA
[1]
Daqiqil Id, I. (2011). Framework Codeigniter. PekanBaru.[2] Daryono. (2011). Pengelolaan Arsip
Berbasis Elektronik. Retrieved from
http://daryono.staff.uns.ac.id/2011/12/22
/pengelolaan-arsip-berbasis-elektronik/
[3]
Edi Irwansyah, J. V. M. (2014). PengantarTeknologi Informasi (p. 34). Yogyakarta: Deepublish.
[4]
Kristanto, A. (2008). Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Gava Media.[5]
Munawar. (2005). Pemodelan Visual.Yogyakarta: Graha Ilmu.
[6]
Purwanto, E. (2012). Perbandingan Strategi Replika Pada Sistem Basis Data Terdistribusi, 1–8. Retrieved from http://eprints.binadarma.ac.id/289/1/Jurnal Perbandingan Strategi Replikasi Pada Sistem Basis Data Terdistribusi.pdf[7]
Riadi, M. (2013). Administrasi Kearsipan.Retrieved from
http://www.kajianpustaka.com/2013/11/adm inistrasi-kearsipan.html
[8]
Riza, I. (2013). Pengenalan HTML, CSS, danJavascript. Retrieved from http://www.academia.edu/6747251/Pengenal an_HTML_CSS_dan_Javascript
[9]
Rizky, S. (2011). Konsep Dasar RekayasaPerangkat Lunak. (S. Amri, Ed.). Jakarta:
Prestasi Pustaka.
[10]
Sidik, B. (2012). Framework CodeIgniter. Bandung: Informatika.[11]
Utdirartatmo, F. (2012). Mengelola Database Server MySQL di Linux dan Windows. Yogyakarta.[12]
Wiswakarma, K. (2010). 9 LangkahMenjadi Master Framework. (L. Hakim,
Ed.). Yogyakarta: Lokomedia.
