9
BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Manajemen
Menurut Stephen P. Robbins dan Mary Coulter (2012 : 36), manajemen mengacu pada proses mengoordinasikan dan mengintegrasikan kegiatan- kegiatan kerja agar diselesaikan secara efisien dan efektif dengan dan melalui orang lain.
Menurut Williams (2013 : 8), manajemen adalah menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Manajemen yang baik adalah bekerja melalui orang lain untuk menyelesaikan tugas-tugas yang membantu memenuhi tujuan organisasi seefisien mungkin.
Dari kedua pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa manajemen merupakan proses mengkoordinasikan dan mengintegrasikan kegiatan-kegiatan kerja kerja, agar kegiatan tersebut dapat diselesaikan secara efektif dan efisien sehingga tujuan organisasi dapat dicapai dengan seefisien mungkin.
2.2 Manajemen Sumber Daya Manusia
Mondy (2010 : 4) menjelaskan manajemen sumber daya manusia merupakan pemanfaatan individu untuk mencapai tujuan organisasi. Sedangkan menurut Dessler (2011 : 4) manajemen sumber daya manusia adalah kebijakan dan praktek di dalam menggerakan sumber daya manusia atau aspek-aspek terkait posisi manajemen di dalam sumber daya manusia yang mencakup kegiatan perekrutaan, penyaringan, pelatihan, pemberian penghargaan dan penilaian. Sedangkan, Mathis dan Jackson (2010 : 4) menjelaskan manajemen sumber daya manusia adalah merancang sistem manajemen untuk memastikan bahwa bakat manusia digunakan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi.
Dari ketiga pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa manajemen sumber daya manusia merupakan kebijakan dan praktek yang tidak hanya memanfaatkan dan menggerakan sumber daya manusia untuk keperluan organisasi, tetapi juga memastikan bahwa bakat manusia digunakan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi.
Sebuah studi menunjukkan pentingnya sumber daya manusia dalam memiliki efek luas pada masa depan organisasi, terutama organisasi pelayanan, yang sangat tergantung pada tenaga kerja dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan mereka secara langsung (Abou-Moghli, Azmi, Abo-Rumman, dan H, 2012).
Byars, Llyod, dan Rue (2006 : 4-5) menjelaskan enam fungsi dalam MSDM, yaitu :
1. Perencanaan, rekrutmen, dan seleksi sumber daya manusia Aktivitasnya :
- Melakukan analisis pekerjaan untuk menetapkan persyaratan pekerjaan spesifik dalam organisasi
- Meramalkan kebutuhan sumber daya manusia yang dibutuhkan organisasi untuk mencapai tujuannya
- Mengembangkan dan menerapkan rencana untuk memenuhi persyaratan tersebut
- Memilih dan mempekerjakan sumber daya manusia untuk mengisi pekerjaan spesifik dalam organisasi
2. Pengembangan SDM Aktivitasnya
- Melakukan orientasi dan pelatihan karyawan
- Merancang dan menerapkan program manajemen dan pengembangan organisasi
- Membangun tim yang efektif dalam struktur organisasi - Merancang sistem untuk menilai kinerja karyawan individu
- Membantu karyawan dalam mengembangkan rencana karir 3. Kompensasi dan tunjangan
Aktivitasnya :
- Merancang dan menerapkan sistem kompensasi dan tunjangan bagi semua karyawan
- Memastikan bahwa kompensasi dan tunjangan dibagikan secara adil dan konsisten
4. Keselamatan dan kesehatan Aktivitasnya :
- Merancang dan melaksanakan program-program untuk memastikan kesehatan dan keselamatan karyawan
- Memberikan bantuan kepada karyawan yang memiliki masalah pribadi yang memengaruhi kinerja kerja mereka
5. Karyawan dan hubungan kerja Aktivitasnya :
- Bertindak sebagai penengah antara organisasi dan serikat nya - Merancang sistem penanganan disiplin dan pengaduan 6. Penelitian SDM
Aktivitasnya :
- Memberikan informasi dasar sumber daya manusia - Merancang dan menerapkan sistem komunikasi karyawan Sesuai dengan aktivitas dari masing-masing fungsi yang telah dijelaskan sebelumnya, aktivitas pertama dari perencanaan, rekrutmen, dan seleksi adalah melakukan analisis pekerjaan untuk menetapkan persyaratan pekerjaan spesifik dalam organisasi. Dalam bahasa inggris analisis pekerjaan artinya adalah Job Analysis. Untuk memiliki gambaran yang jelas mengenai analisis pekerjaan maka pengertian mengenai analisis pekerjaan akan dijelaskan pada bab ini.
2.2.1 Analisis Pekerjaan
Menurut Mondy (2010 : 5) analisis jabatan adalah proses sistematis untuk menentukan skills, duties, dan knowledge yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dalam sebuah organisasi. Sedangkan menurut Byars, Llyod, dan Rue (2006 : 64) menjelaskan analisis jabatan adalah proses penentuan dan pelaporan informasi terkait seputar spesifikasi pekerjaan. Hal ini mencakup dalam menentukan tugas-tugas yang terdiri dari skills, knowledge, abilities. Snell dan Bohlander (2010 : 152) menjelaskan bahwa manajer SDM menggunakan data (hasil analisis pekerjaan) untuk mengembangkan deskripsi dan spesifikasi pekerjaan.
Oleh karena itu, penyusun akan merancang sistem informasi dimana PT. Bhumyamca dapat mencatat hasil analisis pekerjaan ke dalam sebuah sistem informasi sebelum melakukan perancangan sistem informasi perencanaan, rekrutmen, dan seleksi.
Analisis pekerjaan, dalam mySAP ERP Human Capital Management (2005 : 36-37) dijelaskan dalam manajemen organisasi dimana struktur dan hierarki organisasi yang dibutuhkan dalam perusahaan digambarkan dalam sistem manajemen sumber daya manusia. Hal tersebut berfungsi untuk pelaporan dan untuk melihat tingkatan dan hubungan karyawan dalam perusahaan. Dengan manajemen organisasi, kita dapat membuat dan menjaga unit organisasi dan menghubungkan mereka satu sama lain. Tidak hanya itu dalam manajemen organisasi SAP terdapat pengaturan tugas/pekerjaan yang merupakan klasifikasi umum dari tugas yang dilakukan oleh karyawan dimana setiap tugas memiliki klasifikasi yang unik dari tanggung jawab dalam organisasi perusahaan.
2.2.1.1 Deskripsi dan Spesifikasi Pekerjaan
Deskripsi pekerjaan berdasarkan pendapat Byars, Llyod, dan Rue (2006 : 66) adalah sinopsis dari sifat dan persyaratan dari suatu pekerjaan secara tertulis. Sedangkan, Spesifikasi pekerjaan adalah deskripsi dari
kompetensi edukasional, pengalaman, dan kualifikasi kewajiban yang harus dimiliki untuk melakukan pekerjaan.
Menurut Mondy (2010 : 98) deskripsi pekerjaan adalah dokumen yang menyatakan tugas dan tanggung jawab pekerjaan. Sedangkan spesifikasi pekerjaan adalah dokumen yang berisi kualifikasi minimum yang dapat diterima yang harus seseorang miliki untuk melakukan pekerjaan tertentu.
2.2.2 Perencanaan Sumber Daya Manusia
Snell dan Bohlander (2010 : 50) perencanaan sumber daya manusia adalah proses mengantisipasi dan menyediakan pergerakan orang ke dalam, di dalam, dan keluar dari organisasi. Stewart dan Brown (2011 : 169) perencanaan sumber daya manusia adalah proses peramalan kebutuhan lapangan kerja.
Sangat penting untuk membuat rencana sumber daya manusia, baik untuk memaksimalkan keuntungan dari organisasi dalam jangka pendek dan memberikan kelangsungan target organisasi dalam jangka panjang pada lingkungan kompetitif yang saat ini sangat sulit untuk menemukan, mempekerjakan dan mempertahankan tenaga kerja yang berkualitas.
Disamping itu perlu untuk menempatkan orang dalam jumlah yang tepat untuk pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat untuk menjamin produktivitas dan kontrol pekerjaan pada titik tertinggi. (Ciftci, Baysal, dan Atatorun, 2011).
Kesimpulan dari pendapat diatas adalah perencanaan sumber daya manusia adalah proses untuk mengantisipasi dan menyediakan pergerakan karyawan ke dalam, di dalam, dan keluar organisasi dan perencanaan ini akan digunakan untuk melakukan peramalan jumlah sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk suatu lapangan kerja agar organisasi dapat menempatkan
dan mempertahankan orang yang tepat, dalam jumlah yang tepat, untuk pekerjaan yang tepat, dan pada waktu yang tepat juga.
Stewart dan Brown (2011 : 169) menjelaskan empat langkah dalam perencanaan sumber daya manusia, yaitu :
a) Menilai Tingkat Pekerjaan Saat Ini
Langkah pertama dari perencanaan sumber daya manusia, menilai tingkat pekerjaan saat ini, hal ini sangat bergantung pada sistem informasi organisasi. Kebanyakan perusahaan besar memiliki beberapa jenis sistem informasi SDM, dengan yang paling umum seperti SAP dan Oracle PeopleSoft. Database dapat melacak karyawan dan dapat menghasilkan laporan yang menunjukkan di mana orang-orang sedang bekerja. Informasi ini memberikan gambaran ringkas dari jumlah orang yang ada pada berbagai posisi. Sistem informasi SDM juga dapat memberikan rincian tentang kualifikasi dan keterampilan karyawan. Hal ini membantu dalam perencanaan, yaitu untuk memprediksi pergerakan karyawan internal selama tahap perencanaan ketiga.
b) Memprediksi Kebutuhan Masa Depan
Langkah ini membutuhkan kerjasama erat dengan perencanaan strategis di seluruh organisasi. Memprediksi kebutuhan masa depan dimulai dengan menilai tren lingkungan (perubahan selera konsumen, pergeseran demografis, dan sebagainya). Berdasarkan tren ini, perkiraan dalam permintaan untuk layanan dan barang dibuat dari perubahan yang diharapkan. Akankah konsumen membeli barang dalam jumlah lebih atau kurang dari apa yang dihasilkan perusahaan? Proyeksi tersebut juga digunakan untuk memprediksi jumlah karyawan yang mungkin diperlukan dalam pekerjaan tertentu. Salah satu metode umum untuk membuat prediksi kerja adalah dengan mengasumsikan bahwa kebutuhan sumber daya manusia akan dicocokkan dengan tren atas barang dan jasa
yang diharapkan. Sebagai contoh, sebuah organisasi mungkin menganggap bahwa jumlah karyawan di setiap posisi akan meningkat sebesar 10 persen di tahun mendatang hanya karena penjualan diperkirakan akan tumbuh sebesar 10 persen dalam periode tersebut.
Tujuan keseluruhan dari langkah kedua ini adalah untuk menggabungkan informasi dari lingkungan yang ada dengan tujuan organisasi yang kompetitif dalam rangka untuk meramalkan jumlah karyawan yang dibutuhkan pada pekerjaan tertentu.
c) Memprediksi Pergerakan Karyawan Internal
Umumnya, prediksi tersebut mengasumsikan bahwa pola masa lalu akan kembali terulang di masa depan. Data historis dinilai untuk menentukan berapa banyak karyawan di setiap kategori pekerjaan yang diharapkan untuk berhenti atau dihentikan di tahun depan. Mengukur seperti tingkat berhenti, rata-rata lama waktu dalam pekerjaan tertentu, dan tingkat promosi yang digunakan.
Seperti disebutkan sebelumnya, sistem informasi organisasi dapat digunakan untuk menentukan berapa banyak individu yang memiliki keterampilan dan pengalaman yang memenuhi syarat untuk dipromosikan atau bergerak lateral (dipindahkan ke departemen/divisi lain).
d) Memperkirakan Kebutuhan Pekerja Eksternal
Langkah terakhir adalah untuk menentukan jumlah dan jenis orang yang akan direkrut secara eksternal. Hal ini dicapai dengan menggabungkan informasi dari tiga langkah pertama. Sebuah contoh dari spreadsheet menggambarkan semua langkah yang ditunjukkan pada Gambar 2.1. Informasi dari Langkah 2 digunakan untuk meramalkan jumlah karyawan yang dibutuhkan di masing-masing posisi, dan informasi dari Langkah 1 dan 3 digunakan untuk menentukan berapa banyak posisi yang diproyeksikan bisa diisi oleh orang-orang yang sudah ada dalam organisasi. Perbedaan antara jumlah yang dibutuhkan dan jumlah yang tersedia memberikan perkiraan jumlah karyawan baru yang
perlu direkrut dari luar organisasi. Tentu saja, informasi dan strategi yang dikembangkan melalui proses perencanaan SDM hanyalah perkiraan dan biasanya tidak benar-benar akurat. Namun demikian, perencanaan yang matang memungkinkan organisasi untuk bertindak secara strategis dari
pada hanya bereaksi terhadap perubahan. Perencanaan yang baik dapat menghilangkan banyak kejutan (hal yang terjadi secara mendadak).
Gambar 2.1 Example Planning Process
Sumber : Stewart dan Brown (2011 : 171)
Hal ini dapat membantu kelancaran dalam perhitungan karyawan untuk mengurangi atau menghilangkan kasus di mana sebuah organisasi memberhentikan karyawan yang baik karena kebutuhan jumlah tenaga kerja dalam pekerjaan tersebut rendah, tetapi beberapa bulan kemudian manajemen membuka kembali peluang untuk mengisi daerah pekerjaan yang sama. Hal ini juga dapat membantu organisasi memanfaatkan
peluang untuk mempekerjakan karyawan yang luar biasa bahkan sebelum posisi tertentu terbuka. Secara keseluruhan, perencanaan SDM dalam jangka panjang membutuhkan sebuah perspektif tentang rekrutmen dan mengembangkan taktik yang sedang berlangsung untuk memastikan kualitas yang baik dari orang yang tersedia untuk mengisi lowongan pekerjaan. Seperti diilustrasikan dalam fitur “Building Strength Through HR”, perencanaan tersebut dapat memberikan manfaat penting bagi sebuah organisasi.
Perencanaan SDM merupakan komponen pertama dari people sourcing strategy dimana people sourcing strategy berkaitan dengan langkah- langkah yang diambil untuk memastikan bahwa organisasi memperoleh dan menjaga orang-orang yang dibutuhkan dan mempekerjakan mereka secara efisien. Hal ini terkait erat dengan pembelajaran dan pengembangan strategi, yang menetapkan bagaimana organisasi memastikan bahwa perusahaan memiliki tenaga kerja terampil dan berpengetahuan yang dibutuhkan dan yang merupakan sekumpulan/sekelompok orang-orang berbakat yang akan tersedia sebagai penerus manajemen.
Untuk meningkatkan perencanaan tenaga kerja, tujuan akuisisi dan retensi tenaga kerja di satu sisi harus memastikan, bahwa pencapaian tujuan perusahaan tidak akan dihambat oleh kekurangan atau inefisiensi tenaga kerja dan, di sisi lain, datangnya surplus tenaga kerja dapat ditangani dengan baik dengan meminimalkan kesulitan individu dan gangguan terhadap hubungan karyawan (Anyim, Mba, dan Ekwoaba, 2012).
2.2.3 Rekrutmen Sumber Daya Manusia
Menurut Stewart dan Brown (2011 : 160) merekrut karyawan adalah proses mengidentifikasi dan menarik orang-orang untuk bekerja dalam sebuah organisasi”. Sedangkan menurut Mathis dan Jackson (2010 : 178) merekrut adalah proses menghasilkan kolam pelamar yang memenuhi syarat untuk pekerjaan organisasi dan Snell dan Bohlander (2010 : 188) menjelaskan
bahwa rekrutmen adalah proses mencari individu yang mungkin potensial untuk bergabung dengan organisasi dan mendorong mereka untuk melamar lowongan pekerjaan yang ada atau yang diantisipasi.
Dari ketiga pernyataan tersebut dapat disimpulkan bahwa rekrutmen merupakan proses mencari individu ataupun sekelompok individu dari sekumpulan pelamar yang ada yang mungkin berpotensi untuk bekerja dalam sebuah organisasi dimana pelamar tersebut merupakan pelamar yang paling memenuhi syarat untuk dipekerjakan dalam sebuah lowongan pekerjaan yang dibuka oleh organisasi. Snell dan Bohlander (2007 : 79) menjelaskan sepuluh ukuran manajemen sumber daya manusia, salah satunya adalah waktu pelaksanaan dimana rekrutmen akan terus menjadi tantangan karena jumlah waktu yang dibutuhkan dari persetujuan permintaan pekerjaan sampai orang itu terdapat pada pekerjaan merupakan indikator strategis produksi pendapatan.
Kondisi pasar tenaga kerja juga dapat membantu menentukan sumber rekrutmen yang akan digunakan organisasi. Selama periode pengangguran tinggi, organisasi mungkin dapat menjaga pasokan yang cukup dari pelamar yang memenuhi syarat dari resume yang tidak diinginkan saja. Sedangkan, pasar tenaga kerja yang ketat dengan tingkat pengangguran yang rendah, mungkin sangat memaksa perusahaan untuk beriklan dan / atau mencari bantuan dari agen tenaga kerja lokal.
Snell dan Bohlander (2010 : 198) menjelaskan dengan semua ketidakpastian rekrutmen eksternal kadang-kadang organisasi sulit untuk menentukan upaya yang dapat menemukan bakat yang menjanjikan dengan efektif dan / atau dengan biaya yang efisien. Oleh karena itu, manajer harus melakukan cara untuk mengukur keberhasilan proses rekrutmen yang ada, salah satunya adalah perhitungan yield ratio. Hal ini membantu menunjukkan sumber rekrutmen mana yang paling efektif dalam menghasilkan calon karyawan yang memenuhi syarat.
Dalam mySAP ERP Human Capital Management (2005 : 209) dijelaskan bahwa sistem SAP dapat mendukung perusahaan dalam
mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja, menciptakan lowongan pekerjaan, iklan, penyaringan pelamar, dan mengelola korespondensi pemohon.
2.2.3.1 Sumber Eksternal untuk Rekrutmen
Stewart dan Brown (2011 : 165) menjelaskan bahwa sumber eksternal adalah sebuah strategi rekrutmen yang mengisi lowongan pekerjaan dengan mempekerjakan orang-orang yang belum bekerja dalam organisasi.
Snell dan Bohlander (2010 : 190 198) menyebutkan dalam melakukan rekrutmen eksternal, perusahaan dapat menggunakan beberapa metode yang digunakan untuk medapatkan kolam pelamar seperti iklan, pelamar dan resume yang tidak diminta, rekrutmen melalui internet, rujukan dari karyawan, perusahaan pencari eksekutif, institusi pendidikan, asosiasi profesi, serikat buruh, agen tenaga kerja publik, agen tenaga kerja swasta dan sementara, dan penyewaan pekerja.
2.2.3.2 Sumber Internal untuk Rekrutmen
Stewart dan Brown (2011 : 165) menjelaskan bahwa rekrutmen internal adalah sebuah strategi rekrutmen yang mengisi lowongan pekerjaan dengan mentransfer orang-orang yang sudah bekerja dalam organisasi. Snell dan Bohlander (2010 : 200) ketika kita sedang fokus untuk merekrut karyawan yang berpotensi dari luar organisasi, kebanyakan manajer mengambil tindakan untuk mengisi lowongan pekerjaan melalui transfer dan mutasi untuk tingkat posisi yang lebih tinggi atau di atas entry-level. Mengisi kekosongan dengan cara ini, sebuah organisasi dapat memanfaatkan investasi yang telah dibuat dalam rekrutmen, seleksi,
pelatihan, dan pengembangan karyawan saat ini, yang mungkin mencari pekerjaan di tempat lain jika mereka tidak memiliki kesempatan promosi.
Snell dan Bohlander (2010 : 202 203) menjelaskan bahwa pemasangan iklan lowongan dan penawaran pekerjaan untuk rekrutmen internal dapat menjadi program pengembangan karir dimana karyawan akan sadar terhadap kesempatan yang tersedia dalam organisasi. Terdapat beberapa cara yang dapat digunakan perusahaan untuk menemukan beberapa calon karyawan yang berkualitas hal ini bertujuan untuk mempertimbangkan bahwa karyawan tersebut memang memenuhi syarat untuk mengisi posisi yang dibuka. Cara tersebut antara lain :
a) Manajemen Inventarisasi Bakat
Banyak perusahaan secara elektronik menangkap kualifikasi dari masing-masing karyawan mereka dan menggunakan informasi
ini untuk mengidentifikasi calon yang berpotensi untuk pekerjaan yang tersedia. Persediaan keterampilan adalah alat penting untuk suksesi perencanaan karena pesediaan keterampilan memberikan indikasi keterampilan, minat, dan pengalaman yang dimiliki karyawan. Dengan cara tersebut, maka manajer terbantu untuk memperhatikan kebutuhan perkembangan karyawannya dengan lebih baik, baik dalam pekerjaan mereka saat ini dan dalam pekerjaan manajerial yang akan dipromosikan. Bagian yang sama penting dari proses ini adalah mengidentifikasi karyawan yang potensial yang dapat dipersiapkan sebagai pengganti manajer yang dipindahkan, dipensiunkan, atau dikosongkan posisinya. Biasanya akan diidentifikasi dua sampai tiga orang kandidat yang untuk dipromosikan kepada posisi tingkat atas direktur.
b) Pemasangan Iklan Lowongan dan Penawaran Pekerjaan
Organisasi mengomunikasikan informasi tentang lowongan pekerjaan melalui proses yang disebut sebagai pemasangan iklan lowongan dan penawaran pekerjaan. Iklan pekerjaan sering dipasang
pada intranet perusahaan atau di papan buletin di mana biasanya karyawan berkumpul atau juga dapat dipublikasikan kepada karyawan melalui media khusus, email secara langsung, public address message. Penawaran pekerjaan lebih efektif, jika penawaran tersebut merupakan bagian dari program pengembangan karir maka karyawan akan sadar terhadap kesempatan yang tersedia bagi mereka dalam organisasi.
c) Mengidentifikasi Bakat Melalui Penilaian Kinerja
Karyawan yang sukses dalam performa kerjanya seringkali menjadi kandidat yang tepat untuk promosi. Sebaliknya, karyawan yang berkinerja buruk mungkin perlu ditransfer ke daerah lain atau bahkan mengalami penurunan pangkat atau dalam skenario kasus terburuk karyawan tersebut akan diberhentikan. Dengan melakukan penilaian formal berarti manajer harus peduli dengan bawahannya
mengenai potensial untuk maju dalam pekerjaan manajerial atau mendorong pertumbuhan mereka ke arah itu.
d) Menggunakan Assessment Centers
Sebuah assessment centers adalah proses (bukan tempat) dimana individu-individu dievaluasi karena mereka berpartisipasi dalam serangkaian situasi yang bisa mereka tangani untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Popularitas assessment center dapat dikaitkan dengan kemampuan karyawan untuk meningkatkan kemampuan organisasi, hasilnya digunakan untuk memilih karyawan yang akan berhasil untuk ditempatkan dalam posisi manajemen.
2.2.3.2.1 Promosi
Snell dan Bohlander (2010 : 209) menjelaskan “promosi adalah perubahan tugas untuk tingkat pekerjaan yang lebih tinggi dalam suatu organisasi”. Stewart dan Brown (2011 : 388)
menjelaskan istilah lain promosi yang juga disebut upward move atau pergerakan naik yang artinya pergerakan yang melibatkan peningkatan tanggung jawab, pembayaran, dan status. Pada umumnya, karyawan menyambut promosi sebagai peluang perkembangan. Sehingga dapat disimpulkan bahwa promosi tidak hanya menempatkan karyawan kepada suatu pekerjaan yang tingkatannya lebih tinggi, tetapi terjadinya pergerakan pembayaran dan status pekerjaan karyawan dapat juga dikatakan sebagai promosi.
2.2.3.2.2 Transfer
Menurut Snell dan Bohlander (2010 : 210) transfer merupakan penempatan seorang individu dalam pekerjaan lain yang tugas, tanggung jawab, status, remunerasi yang kurang lebih sama dengan pekerjaan sebelumnya, sedangkan Stewart dan Brown (2011 : 388) menjelaskan transfer adalah sebuah tugas pekerjaan lateral yang permanen untuk tujuan membantu karyawan mengembangkan pengetahuan dan keterampilan baru.
Tabel 2.1 Keuntungan dan Kerugian dari Merekrut Sumber Internal dan Eksternal
Sumber Keuntungan Kerugian
Internal • Perusahaan memiliki pengetahuan yang lebih baik tentang kekuatan dan kelemahan calon pekerja.
• Calon pekerja memiliki pengetahuan yang lebih
• Seseorang mungkin akan dipromosikan ke titik yang di mana mereka tidak kuasai.
• Pertikaian dalam promosi dapat memengaruhi moral negatif.
Sumber Keuntungan Kerugian baik dari perusahaan.
• Semangat dan motivasi karyawan meningkat.
• Laba atas investasi yang tenaga kerja yang organisasi miliki sekarang meningkat.
• Rekrutmen internal dapat menahan ide dan inovasi baru.
• menarik dan melakukan kerja sama (mengontrak) dan mengevaluasi karyawan yang potensial lebih sulit.
Eksternal • Kumpulan personil sangat besar.
• Wawasan dan perspektif baru bisa dibawa ke organisasi
• Sering lebih murah dan lebih mudah untuk menyewa teknis, terampil, atau manajerial karyawan dari luar
• Waktu penyesuaian atau orientasi yang lebih lama.
• Masalah moral dapat berkembang di antara para karyawan dalam organisasi yang merasa memenuhi syarat untuk melakukan pekerjaan.
Sumber : Byars, Llyod, dan Rue (2006 : 117)
2.2.4 Seleksi Sumber Daya Manusia
Snell dan Bohlander (2010 : 254) menerangkan bahwa seleksi adalah proses memilih individu yang memiliki kualifikasi yang relevan untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada atau yang diproyeksikan. Menurut Stewart dan Brown (2011 : 203) menjelaskan bahwa seleksi karyawan adalah proses pengujian dan pengumpulan informasi untuk memutuskan siapa yang akan dipekerjakan, sedangkan Mondy (2010 : 158) seleksi adalah proses memilih individu dari sekelompok pelamar yang paling cocok untuk posisi tertentu dan organisasi.
Dapat disimpulkan bahwa seleksi adalah proses memilih individu dengan melakukan pengujian dan pengumpulan informasi atas sekelompok
pelamar untuk memutuskan siapa yang memiliki kualifikasi yang relevan dan yang paling cocok untuk menempati suatu posisi atau lowongan pekerjaan.
Sebuah proses seleksi yang baik adalah salah satu yang direncanakan dengan baik dan dioperasikan dengan baik. Upaya rekrutmen yang buruk dapat menyebabkan miskinnya pemilihan pelamar karena posisi yang harus diisi terlalu cepat. Selain itu, miskinnya rekrutmen dan seleksi dapat memengaruhi perkembangan individu dan organisasi dalam mencapai tujuan yang ditetapkan. Oleh karena itu, disarankan untuk mengefektifkan proses rekrutmen dan seleksi dimana standar yang ditetapkan harus konsisten, adil, transparan, dan memastikan bahwa orang yang tepat dimasukkan ke dalam tempat yang tepat (Mustapha, Ilesanmi, dan Aremu, 2013).
2.2.4.1 Prinsip-prinsip dalam Metode Seleksi
Stewart dan Brown (2011 : 209 - 216) menjelaskan beberapa prinsip yang harus diterapkan dalam menjalankan metode seleksi, yaitu reliability, validity, utility, fairness, and acceptability.
a. Reliability
Reliability atau keandalan adalah sebuah penilaian sejauh mana sebuah metode seleksi menghasilkan hasil yang konsisten.
Hal ini dapat ditempuh dengan beberapa cara seperti membandingkan hasil penilaian metode seleksi dalam kurun waktu yang berbeda, penggunaan tim penilai yang berbeda, dan lain sebagainya.
b. Validity
Untuk menjadi valid, sebuah metode untuk memilih karyawan harus secara akurat dapat memprediksi siapa yang akan melakukan pekerjaan dengan baik. Validitas yang baik harus mempertimbangkan semua bukti pendukung terutama hubungan antara teknik penilaian dan prestasi kerja.
c. Utility
Karakteristik metode seleksi yang baik harus mencerminkan efektivitas biaya. Biasanya, apabila organisasi menggunakan metode dengan tingkat validitas yang tinggi maka biaya yang dikeluarkan akan lebih tinggi juga. Oleh karena itu, organisasi seharusnya menggunakan metode yang memakan biaya yang murah, tetapi juga dapat menjamin prediksi yang akurat.
d. Fairness
Karakteristik dari metode seleksi mencerminkan persepsi individu mengenai potensi dan diskriminasi dalam metode seleksi.
Keadilan menyangkut kemungkinan bahwa orang akan mampu tampil memuaskan dalam pekerjaan, meskipun hasil tes meramalkan bahwa orang tersebut tidak akan mampu melakukan pekerjaan dengan baik. Penilaian seringkali bergantung pada nilai- nilai pribadi. Seharusnya organisasi tidak diskriminatif dan memberikan kesempatan yang sama pada semua pelamar untuk menunjukan kemampuan dan keahlian yang mereka miliki.
e. Acceptability
Karakteristik metode seleksi harus mencerminkan keyakinan pelamar tentang kelayakan metode seleksi. Secara umum, pelamar memiliki reaksi negatif terhadap teknik penilaian ketika mereka percaya bahwa organisasi tidak perlu
mengumpulkan informasi yang tidak berhubungan dengan pekerjaan. Misalnya, pelamar cenderung percaya bahwa keluarga dan pengalaman pribadi saat masa kanak-kanak tidak terkait dengan prestasi kerja. Pelamar juga cenderung skeptis ketika mereka percaya bahwa informasi dari penilaian seleksi tidak dapat dievaluasi benar. Dalam hal ini, banyak pelamar bereaksi negatif terhadap analisis tulisan tangan dan penilaian psikologis karena mereka tidak percaya teknik ini dapat menghasilkan informasi yang akurat. Oleh karena itu, organisasi harus menggunakan metode seleksi yang dapat diterima oleh pelamar.
2.3 Metode Analisis Survei Penilaian Aktivitas SDM
2.3.1 Uji Validitas
Sarjono dan Julianita (2011 : 35) menjelaskan bahwa validitas adalah bukti bahwa instrumen, teknik, atau proses yang digunakan untuk mengukur sebuah konsep benar-benar mengukur konsep yang dimaksudkan. Uji validatas bertujuan untuk mengukur valid atau tidaknya suatu item pernyataan, sedangkan uji reliabilitas bertujuan untuk mengukur konsisten atau tidaknya jawaban seseorang terhadap item-item pernyataan di dalam sebuah kuesioner.
Dalam uji validitas, terlebih dahulu dicari harga korelasi antar bagian- bagian dari alat ukur dengan skor butir. Untuk menghitung validitas alat ukur digunakan Pearson Product Moment adalah :
Dimana :
= Koefisien Korelasi
= Jumlah Skor Item
= Jumlah Skor Total (seluruh item)
n = Jumlah Responden
Dasar Pengambilan keputusan adalah sebagai berikut :
• Jika positif, serta , maka butir atau variabel tersebut adalah valid.
• Jika positif, serta , maka butir atau variabel tersebut adalah tidak valid.
• Jika , tetapi bertanda negatif, maka butir atau variabel tersebut adalah tidak valid.
2.3.2 Uji Reliabilitas
Sarjono dan Julianita (2011 : 35) menjelaskan bahwa keandalan (realibility) merupakan suatu pengukuran yang menunjukan sejauh mana pengukuran tersebut dilakukan tanpa bias (bebas kesalahan – errror free).
Bebas kesalahan inilah yang mampu memberikan hasil ukur yang terpercaya (reliable). Pengukuran reliabel atau tidak reliabel menurut Sarjono dan Julianita (2011 : 35) suatu kuesioner reliabel jika nilai Croanbach’s Alpha >
0.60. Hal itu menandakan bahwa apabila Croanbach’s Alpha < 0.60 maka suatu kuesioner dikatakan tidak reliabel.
2.3.3 Uji Normalitas
Sarjono dan Julianita (2011 : 53 - 65) menjelaskan uji normalitas adalah membandingkan antara data yang kita miliki dan data berdistribusi normal yang memiliki mean dan standar deviasi yang sama dengan kita. Uji normalitas ini bertujuan untuk mengetahui normal atau tidaknya suatu distribusi data. Uji normalitas menjadi penting karena uji ini merupakan salah satu syarat pengujian statistik parametrik yang mengharuskan data berdistribusi normal karena apabila hasil data tidak berdistribusi normal maka pengujian analisis data harus menggunakan pengujian statistik non- parametrik.
Statistik parametrik dan non-parametrik juga bergantung pada skala pengukuran yang digunakan. Salah satu jenis skala pada pengujian statistik parametrik menggunakan skala interval, sedangkan statistik non-parametrik menggunakan skala ordinal. Namun, terlepas dari skala interval ataupun ordinal, skala yang digunakan dalam penelitian ini adalah skala likert yang masih ambigu untuk dikatakan sebagai skala interval atau skala ordinal.
Norman (2010 dalam Murray, 2013) menunjukkan bahwa data likert dapat dianalisis menggunakan tes parametrik tanpa takut menghasilkan kesimpulan yang salah. Dari kesimpulan diatas, maka skala likert yang digunakan dalam penelitian dianggap sebagai skala interval dan akan diuji dengan statistik parametrik yang mengharuskan data berdistribusi normal dengan kriteria uji normalitas menurut Sarjono dan Julianita (2011 : 64) adalah sebagai berikut :
• Jika angka signifikansi uji Komlogorov Smirnov Sig. > 0,05 menunjukan data berdistribusi normal.
• Jika angka signifikansi uji Komlogorov Smirnov Sig. > 0,05 menunjukan data tidak berdistribusi normal.
2.3.4 Importance Performance Analysis
Uji Importance Performance Analysis (IPA) menurut adalah serangkaian atribut layanan yang terkait dengan layanan khusus untuk dievaluasi berdasarkan tingkat kepentingan masing-masing atribut dan bagaimana layanan kinerja ini dirasakan relatif terhadap masing-masing atribut menurut konsumen (Tileng, Utomo, dan Latuperissa, 2013).
Importance merupakan penilaian yang diukur berdasarkan faktor tingkat kepentingan yang berupa harapan dari konsumen departemen SDM sedangkan performance merupakan penilaian yang diukur berupa kenyataan konsumen departemen SDM mengenai perencanaan, rekrutmen, dan seleksi SDM dimana konsumen departemen SDM PT. Bhumyamca Sekawan dalam perencanaan, rekrutmen, dan seleksi SDM adalah departemen yang ada pada perusahaan terutama karyawan pada lini manajer yang memiliki andil dalam perencanaan, rekrutmen, dan seleksi SDM sekaligus pihak yang merasakan berkualitas atau tidaknya karyawan yang dihasilkan dari ketiga proses tersebut.
Rata-rata dari hasil penilaian keseluruhan responden akan dibandingkan untuk mengetahui apakah terdapat perbedaan rata-rata penilaian harapan dan kenyataan pada perencanaan, rekrutmen, dan seleksi
SDM yang berjalan pada PT. Bhumnyamca Sekawan dan kemudian akan digambarkan dalam Matriks Importance Performance.
2.3.4.1 Uji Paired Sample T
Sesung (2011 : 85 - 86) menjelaskan bahwa uji paired sample t merupakan prosedur yang digunakan untuk membandingkan rata-rata dua variabel dalam satu grup. Uji paired sample t digunakan untuk menguji ada tidaknya perbedaan antara dua variabel. Data boleh terdiri atas dua pengukuran dengan subjek yang sama atau satu pengukuran dengan beberapa subjek. Dalam penelitian ini, dari kedua jenis data untuk uji paired sample t tersebut, penyusun memilih dua pengukuran dengan subjek yang sama untuk mengukur ada atau tidaknya perbedaan penilaian antara harapan dan kenyataan terhadap perencanaan, rekrutmen, dan seleksi SDM pada PT. Bhumyamca Sekawan. Dasar pengambilan keputusan dalam uji paired sample t berdasarkan sig. adalah sebagai berikut :
• Jika > maka hasil penelitian menunjukan tidak ada
perbedaan rata-rata. didapat karena hasil sig. pada paired sample test adalah two tailed.
• Jika < maka hasil penelitian menunjukan ada
perbedaan rata-rata. didapat karena hasil sig. pada paired sample test adalah two tailed.
Sedangkan, dasar pengambilan keputusan dalam uji paired sample t berdasarkan t hitung dan t tabel adalah sebagai berikut :
• Jika t hitung > t tabel maka hasil penelitian menunjukan ada perbedaan rata-rata.
• Jika t hitung < t tabel maka hasil penelitian menunjukan tidak ada perbedaan rata-rata.
• Jika t hitung bernilai positif maka nilai tabel pertama lebih tinggi dari tabel kedua atau dalam hal ini harapan lebih besar dari kenyataan.
• Jika t hitung bernilai negatif maka nilai tabel kedua lebih tinggi dari tabel pertama atau dalam hal ini harapan lebih kecil dari kenyataan.
2.3.4.2 Matriks Importance Performance
Matriks Importance Performance sering juga disebut sebagai diagram Cartesian. Diagram ini memiliki dua pembatas dimana rata-rata tingkat harapan digunakan sebagai pembatas harapan tingkat tinggi dengan harapan tingkat rendah dan rata-rata tingkat kenyataan digunakan sebagai pembatas kenyataan tingkat tinggi dan kenyataan tingkat rendah (Tileng, Utomo, dan Latuperissa, 2013).
Gambar 2.2 Matriks Importance Performance
Sumber : Tileng, Utomo, dan Latuperissa (2013)
Gambar 2.2 matriks importance performance memiliki 4 kuadran, yaitu :
a. Kuadaran I memiliki tingkat kepentingan yang tinggi, tetapi tingkat kepuasan yang diperoleh rendah. Faktor-faktor yang termasuk dalam kuadran ini adalah faktor-faktor yang dianggap penting oleh pelanggan. Tapi realitas faktor-faktor ini tidak memenuhi harapan pelanggan (tingkat kepuasan yang diperoleh rendah). Oleh karena itu, variabel yang termasuk dalam kuadran ini harus menjadi prioritas untuk ditingkatkan.
b. Kuadran II memiliki tingkat kepentingan dan kepuasan yang tinggi. Kuadran ini meliputi faktor-faktor yang dianggap penting oleh pelanggan dan telah dianggap sesuai dengan yang dirasakan pelanggan sehingga tingkat kepuasan relatif lebih tinggi sehingga variabel pada kuadran ini harus tetap dijaga dengan baik.
c. Kuadran III memiliki tingkat kepentingan dan kepuasan yang rendah. Faktor-faktor yang termasuk dalam kuadran ini dianggap kurang penting. Peningkatan variabel termasuk dalam hal ini kuadran dapat dipertimbangkan kembali karena pengaruhnya terhadap manfaat yang dirasakan oleh pelanggan sangat kecil sehingga variabel ini dianggap memiliki prioritas yang rendah.
d. Kuadran IV memiliki tingkat kepentingan yang rendah, tetapi memiliki tingkat kepuasan yang tinggi. Faktor kuadran ini dianggap kurang penting oleh pelanggan. Variabel yang termasuk dalam kuadran ini dapat dikurangi sehingga perusahaan dapat menghemat biaya.
2.4 Pengertian Sistem Informasi
Menurut O’Brien dan Marakas (2009 : 4):
“Information System can be any organized combination of people, hardware, software, communication networks, data resources, and policies and procedures that stores, retrieves, transforms, and disseminates information in an
organization.”
Pengertian Sistem Informasi menurut Satzinger, Jackson dan Burd (2009 : 6), sistem informasi koleksi komponen yang saling terkait yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan sebagai output informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas bisnis.
Dari kedua pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan koleksi komponen yang saling terkait yang memungkinkan kombinasi orang, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber daya data, dan kebijakan dan prosedur menjadi saling terkait sehingga dapat mengumpulkan, memproses, menyimpan, menyediakan, dan menyebarkan informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas bisnis.
2.4.1 Pengertian Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Pengertian sistem informasi sumber daya manusia atau dikenal dalam bahasa inggris dengan human resources information system menurut Snell dan Bohlander (2010 : 9) adalah sistem komputerisasi yang menyediakan data terbaru dan akurat untuk tujuan pengendalian dan pengambilan keputusan.
Sedangkan menurut Kavanagh dan Thite (2009 : 13), sistem informasi sumber daya manusia didefinisikan sebagai sistem yang digunakan untuk memperoleh, menyimpan, memanipulasi, menganalisis, mengumpulkan, dan mendistribusikan informasi mengenai sumber daya manusia dalam organisasi dan menurut Byars, Llyod, dan Rue (2006 : 100) sistem informasi sumber daya manusia adalah sistem database yang berisi semua informasi sumber daya manusia yang relevan dan menyediakan fasilitas untuk memelihara dan mengakses data ini.
Kesimpulannya adalah, sistem informasi sumber daya manusia merupakan sistem komputerisasi yang menyediakan data yang digunakan untuk memperoleh, menyimpan, memanipulasi, menganalisis,
mengumpulkan, dan mendistribusikan informasi mengenai sumber daya manusia untuk tujuan pengendalian dan pengambilan keputusan.
Menurut Byars, Llyod, dan Rue (2006 : 100), keuntungan sistem informasi sumber daya manusia adalah berpotensi untuk menghasilkan informasi yang lebih akurat dan lebih tepat waktu untuk pengoperasian, pengendalian, dan perencanaan tujuan dibandingkan dengan yang dihasilkan sistem manual.
Berikut ini adalah dampak sistem informasi sumber daya manusia (Kumar dan Parumasur, 2013) :
• Kepuasan Manajerial
Sebuah sistem informasi sumber daya manusia yang efektif pada akhirnya bertujuan untuk membuat proses SDM menjadi lebih efisien dan lebih cepat. Dengan demikian, maka sistem informasi sumber daya manusia dapat membawa kepuasan manajerial. Namun, jika tidak diterapkan dengan benar atau tidak digunakan dengan efektif, sistem informasi sumber daya manusia dapat gagal untuk membawa kepuasan manajerial
• Manajemen Waktu
Sistem informasi dilakukan untuk menekan jumlah waktu yang karyawan habiskan dalam menjalani fungsi administratif rutin.
• Manajemen Biaya
Biaya berkurang ketika implementasi sistem informasi sumber daya manusia dapat mengurangi penggunaan kertas, ruang, dan karena sistem menjadi lebih cepat dan lebih akurat.
• Dampak Terhadap Berbagai Fungsi SDM
Sistem informasi memiliki hampir semua fungsi SDM seperti aplikasi pelacakan dalam rekrutmen dan seleksi, informasi dan identifikasi kepegawaian, perencanaan gaji, analisis absensi, analisis
omset, penjadwalan kerja, pelatihan dan pengembangan, manajemen kinerja, perencanaan suksesi, kompensasi, resolusi konflik dan perencanaan tenaga kerja.
• Efektivitas Organisasi
Sebuah sistem informasi sumber daya manusia membawa efektivitas organisasi dalam arti bahwa departemen SDM, karyawan, manajemen dapat mengakses catatan mereka secara online dengan lebih efisien kapan pun mereka membutuhkan.
2.5 Pengertian Perancangan Sistem
Menurut Satzinger, Jackson dan Burd (2009 : 4), perancangan sistem adalah proses menetapkan secara rinci bagaimana beberapa komponen dari sistem informasi harus diterapkan secara fisik.
2.5.1 Object-Oriented Analysis and Design (OOAD)
Object-Oriented Analysis and Design terdiri dari dua istilah yaitu Object-Oriented Analysis (OOA) dan Object-Oriented Design (OOD).
Dimana menurut Satzinger, Jackson dan Burd (2009 : 60), OOA mendefinisikan semua jenis objek yang melakukan pekerjaan di dalam suatu sistem dan menunjukkan use case seperti apa yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Sedangkan, OOD mendefinisikan semua jenis objek yang diperlukan untuk berkomunikasi dengan orang dan perangkat di dalam sistem, menampilkan bagaimana objek berinteraksi untuk menyelesaikan suatu tugas-tugas, dan menyempurnakan definisi dari setiap jenis objek sehingga objek tersebut dapat diterapkan dengan bahasa atau lingkungan tertentu.
2.5.2 Pemodelan Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Terdapat beberapa model diagram yang diperkenalkan oleh Satzinger, Jackson dan Burd dan akan dibahas satu per satu model diagram yang akan digunakan dalam penelitian ini. Diagram yang penyusun maksud antara lain adalah Activity Diagram, Use Case, Use Case Description, Class Diagram, Sequence Diagram, User Interface. Dalam penelitian ini, activity diagram
hanya digunakan untuk menggambarkan proses bisnis perencanaan, rekrutmen, dan seleksi SDM yang berjalan pada PT. Bhumyamca Sekawan, sedangkan model diagram lainnya akan digunakan untuk menggambarkan rancangan sistem informasi yang direkomendasikan untuk perusahaan untuk mendukung perencanaan, rekrutmen, dan seleksi SDM.
2.5.2.1 Activity Diagram
Menurut Satzinger, Jackson dan Burd (2009 : 141), pengertian activity diagram adalah sebuah jenis diagram alur kerja yang menggambarkan kegiatan pengguna dan aliran kegiatan tersebut berurutan.
Gambar 2.3 Notasi dalam Activity Diagram
Sumber : Satzinger, Jackson dan Burd (2009 : 142)
Gambar 2.3 menggambarkan notasi yang digunakan dalam pembuatan activity diagram, dengan notasi sebagai berikut ini :
• Swimlane
Merupakan area yang berbentuk persegi pada activity diagram yang mewakili kegiatan dari satu agen/aktor yang melakukan kegiatan.
• Starting Activity
Merupakan notasi yang menandakan dimulainya sebuah aktivitas.
• Transition Arrow
Merupakan notasi ini berfungsi untuk menjadi penghubung satu aktivitas dengan aktivitas lain.
• Activity
Merupakan notasi ini menjelaskan aktivitas yang dilakukan oleh aktor.
• Synchronization Bar
Merupakan simbol dalam diagram aktivitas untuk mengontrol pemisahan (split) atau penyatuan (join) jalur berurutan.
• Decision Activity
Merupakan notasi yang digunakan ketika aktor ketika user akan mengambil keputusan atau ketika user dihadapkan pada pilihan kondisi yang berbeda.
• Ending Activity
Merupakan notasi yang menandakan berakhirnya suatu aktivitas yang dilakukan aktor.
2.5.2.2 Use case diagram
Menurut Satzinger, Jackson dan Burd (2009 : 160), definisi use case adalah kegiatan yang dilakukan oleh sistem, biasanya berupa kegiatan dalam menanggapi permintaan user. Satzinger, Jackson dan Burd (2009 : 242) menjelaskan bahwa use case diagram merupakan diagram untuk menunjukkan berbagai peran pengguna dan bagaimana peran-peran dalam
menggunakan sistem. Tujuan dari use case diagram adalah ntuk mengidentifikasi bagaimana sistem akan digunakan.
Gambar 2.4 A simple use case with An Actor
Sumber : Satzinger, Jackson dan Burd (2009 : 243)
Dalam gambar 2.4 yang terdapat pada buku Satzinger, Jackson dan Burd (2009 : 243) ditunjukan bagaimana sebuah kasus digambarkan ke dalam use case diagram. Terdapat stick figure yang digunakan untuk menggambarkan seorang aktor yang memiliki tangan. Tangan ini berfungsi untuk membantu mengingat bahwa aktor ini harus memiliki akses langsung ke sistem otomatis, sedangkan sebuah kasus digambarkan dalam bentuk oval yang dihubungkan dengan garis yang membentang antara aktor dan kasus yang menandakan bahwa aktor tersebutlah yang memanggil penggunaan suatu kasus. Satzinger, Jackson dan Burd (2009 : 171) juga menjelaskan bahwa aktor dalam diagram UML adalah orang yang menggunakan sistem.
Gambar 2.5 Use Case dengan Boundary dan Additional Actor
Sumber : Satzinger, Jackson dan Burd (2009 : 244)
Pada gambar 2.5 dibawah ini digambarkan sebuah use case diagram yang memiliki aktor tambahan dimana selain petugas pemesanan, pelanggan juga dapat mencari ketersediaan barang, membuat pesanan baru, dan memperbarui pesanan. Semua kegiatan dalam sistem tersebut dibatasi area persegi panjang yang merupakan boundary atau batas antara lingkungan dan sistem.
2.5.2.3 Use Case Description
Menurut Satzinger, Jackson dan Burd (2009 : 171), use case description merupakan deskripsi yang berisi daftar rincian pengolahan untuk use case. Satzinger, Jackson dan Burd (2009 : 172), menyebutkan tiga tingkat detail dalam use case description yang terpisah, yaitu deskripsi singkat, deskripsi menengah, dan deskripsi yang dikembangkan sepenuhnya, penggunaannya tergantung pada kebutuhan seorang analis.
Dalam penelitian ini, hanya deskripsi yang dikembangkan sepenuhnya atau dikenal dengan istilah fully developed description yang akan digunakan dalam penelitian ini.
Gambar 2.6 Fully Developed Description
Sumber : Satzinger, Jackson dan Burd (2009 : 174)
Menurut Satzinger, Jackson dan Burd (2009 : 173), fully developed description adalah metode formal yang paling banyak digunakan untu mendokumentasikan use case. Dengan membuat fully developed use case description, seorang sistem analis dapat meningkatkan probabilitas bahwa sistem analis benar-benar memahami proses bisnis dan cara sistem harus mendukung mereka.
2.5.2.4 Domain Class Diagram
Satzinger, Jackson dan Burd (2009 : 187) class diagram digunakan untuk menunjukan kelas objek untuk sistem. Salah satu jenis class
diagram UML yang menunjukkan hal-hal ‘work domain’ pengguna, disebut sebagai domain class diagram.
Gambar 2.7 Class Diagram
Sumber : Satzinger, Jackson dan Burd (2009 : 187)
Pada gambar 2.7 dapat dilihat bahwa class diagram digambarkan dalam bentuk persegi panjang dengan dua bagian. Bagian pertama adalah nama kelas dan bagian kedua adalah atribut kelas. Nama kelas selalu diawali dengan huruf kapital dan nama atribut selalu diawali dengan huruf kecil. Kelas-kelas yang ada dihubungkan dengan garis penghubung dan multiplicity of association. Terdapat 6 jenis multiplicity of association.
Gambar 2.8 Multiplicity of Association
Sumber : Satzinger, Jackson dan Burd (2009 : 188)
Menurut Satzinger, Jackson dan Burd (2009 : 189-191), dalam domain class diagram dikenal dua hierkarki, yaitu :
• Generalization / Specialization Hierarchies
Hierarki struktur atau peringkat kelas dari superclass yang lebih umum untuk subclass yang lebih khusus. Generalization / specialization hierarchies terkadang disebut sebagai inheritance hierarchies. Inheritance adalah sebuah konsep yang memungkinkan subclass untuk berbagi karakteristik dengan superclasses mereka.
Hal tersebut digambarkan pada gambar berikut ini :
Gambar 2.9 Generalization/Specialization Hierarchies untuk Kendaraan Bermotor
Sumber : Satzinger, Jackson dan Burd (2009 : 190)
• Whole Part Hierarchies
Menangkap hubungan yang ada antara objek dan komponennya. Terdapat dua jenis, pertama adalah agregation digunakan untuk menggambarkan suatu bentuk asosiasi yang menentukan hubungan keseluruhan-bagian antara agregat (whole) dan komponennya (part) di mana bagian-bagiannya berada secara terpisah. Gambar 2.10 menggambarkan konsep agregasi dalam sistem komputer, yang ditunjukan dengan simbol UML belah ketupat untuk mewakili agregasi.
Gambar 2.10 Whole-part (Aggregation)
Sumber : Satzinger, Jackson dan Burd (2009 : 191)
Kedua adalah composition yang menggambarkan hubungan keseluruhan-bagian yang lebih kuat, di mana terdapat bagian-bagian yang berhubungan atau tidak bisa terpisah. Digambarkan dengan symbol agregasi yang diarsir penuh seperti ini ( ).
2.5.2.5 First Cut Domain Class Diagram
Menurut Satzinger, Jackson dan Burd (2009: 412) menjelaskan bahwa first cut domain class diagram merupakan pengembangan dari domain class diagram.
Gambar 2.11 First Cut Domain Class Diagram
Sumber : Satzinger, Jackson dan Burd (2009 : 438)
Terdapat dua langkah dalam membuat first cut domain class diagram antara lain :
1. Mengelaborasi nilai pada atribut dengan jenis dan informasi dari nilai awal
2. Menambahkan panah navigation visibility.
2.5.2.6 Three Layer Sequence Diagrams
Menurut Satzinger, Jackson dan Burd (2009: 434 - 436) menjelaskan bahwa system sequence diagram hanya menunjukan interaksi antara sistem dan dunia eksternal yang diwakili oleh aktor, sedangkan Three Layer Sequence Diagrams dapat dilihat pada gambar dibawah ini dimana pada gambar tersebut tidak terlihat lagi objek :System. Di dalam
Three Layer Sequence Diagrams terdapat dua objek berupa view layer yang dalam kasusnya berisi :MainMenu dan :CustForm. Desain ini menunjukan bahwa sebuah input pesan yang dimasukan aktor eksternal selalu melalui view layer. Tujuannya untuk mengambil setiap inputan pesan dan menentukan sistem apa yang digunakan untuk menanggapi pesan. Pesan ketiga, saveCustomer() akan memicu pesan intern.
Setelah :CustForm() menerima saveCustomer(), maka :CustForm akan mengirim pesan ke ke :CustController untuk meminta objek pelanggan yang dibutuhkan dan pesan langsung dikirim ke sebuah objek persegi panjang yang berisi aC:Customer dimana aC merupakan nama referensi variabel dari :Customer. Pesan yang dikirim dari :custContoller akan dikembalikan ke :CustController lagi berupa getCustDetails() sehingga setelah objek ac:Customer dibuat, maka ac:Customer harus mengirimkan pesan ke objek :CustomerDA yang merupakan objek untuk mengakses semua data pelanggan yang ada dan disimpan dalam database.
Dalam menyimpan data pelanggan baru :CustomerDA akan meminta atribut pelanggan yang akan disimpan, setelah data akses sudah memiliki semua atribut yang diminta, maka akan instruksi insert SQL ke database akan diluncurkan. Setelah objek pelanggan dibuat dan disimpan ke database, permintaan data baru akan dihasilkan, termasuk terbuatnya custID. Kemudian, data akan dikembalikan ke controller dan kembali ke layar :CustForm yang akan terlihat oleh aktor eksternal.
Gambar 2.12 Three Layer Three Layer Sequence Diagram untuk Use Case Mendata Pelanggan
Sumber : Satzinger, Jackson dan Burd (2009 : 449)
Notasi dalam Three Layer Sequence Diagrams hampir sama seperti system sequence diagram hanya saja tidak ada objek :System karena setiap objek yang ada dipisah dan terdapat dua objek berupa view layer dan satu objek berupa controller. Berikut ini adalah notasi yang digunakan dalam Three Layer Sequence Diagrams yang disimpulkan dari penjelasan diatas, yaitu :
• Aktor eksternal merupakan aktor yang berinteraksi dengan sistem atau dalam Satzinger, Jackson dan Burd (2009: 252) disebut sebagai stick figure.
• View layer, terdiri dari 2 objek :MainMenu yang merupakan halaman utama yang tampil ketika aktor eksternal masuk ke dalam sistem, kemudian :NamaHalaman yang berisi halaman yang dituju aktor.
• :Controller sebagai unsur kendali untuk mengatur aliran informasi untu sebuah skenario.
• Activation Lifeline mewakili periode bagaimana objek hidup dan dieksekusi.
• Panah (arrow) antara lifeline mewakili pesan yang dikirim atau diterima oleh aktor atau sistem. Setiap panah memiliki asal dan tujuan. Asal-usul pesan dikirimkan oleh aktor atau objek.
Satzinger, Jackson dan Burd (2009: 253) mendefinisikan dua jenis garis, yaitu jika pesan berisi parameter digambarkan dengan panah yang memiliki garis penuh, sedangkan sebuah respon atau jawaban digambarkan dengan panah yang memiliki garis putus-putus.
• Sebuah pesan diberi label untuk menggambarkan tujuan pesan dan data yang dikirim. Pesan dianggap sebagai suatu tindakan yang dipanggil sebagai tujuan objek, seperti perintah.
2.5.2.7 User Interface
Menurut Satzinger, Jackson dan Burd (2009: 531), User Interface adalah bagian dari suatu sistem informasi yang membutuhkan interaksi pengguna untuk membuat input dan menghasilkan output.
Gambar 2.13 Contoh User Interface
Sumber : Satzinger, Jackson dan Burd (2009 : 551)
Kerangka Penelitian
Gambar 2.14 Kerangka Penelitian
