PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA
SEMINAR BERBASIS DESKTOP PADA CV. DHIFARINDO BEKASI
DENGAN MENGGUNAKAN METODE BERORIENTASI OBYEK
Hari Ryanto Wiyono1), Bima Cahya Putra2)
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Univesitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan12260
E-mail : hariryanto.hr@gmail.com1), bimo.cahyoputro@budiluhur.ac.id2)
Abstrak
CV. Dhifarindo Global adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang jasa pengelolaan seminar dan training. Dalam menangani proses pengolahan data seminar yang mencakup pendaftaran anggota, perencanaan kegiatan seminar, pencetakan sertifikat sampai dengan pencetakan laporan sampai dengan saat ini masih dilakukan dengan cara manual. Oleh karena permasalahan tersebut maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian “Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Data Seminar Berbasis Desktop Pada CV. Dhifarindo Global Bekasi Dengan Menggunakan Metode Berorientasi Obyek”. Untuk merancang program ini, penulis membuat rancangan masukan yang berisi proses Penginputan data seminar, penginputan data peserta, penginputan data pembicara, penginputan data pengguna, absensi kehadiran peserta, pencetakan sertifikat, pencetakan laporan data seminar, pencetakan laporan data peserta, pencetakan laporan data pembicara, pencetakan laporan data pengguna dan laporan daftar hadir peserta seminar. Aplikasi yang penulis buat adalah aplikasi berbasis desktop dengan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 2010 dengan database MySql. Metode yang penulis gunakan adalah metode berorientasi obyek dengan UML sebagai tools bantu. Setelah selesai melakukan penelitian ini penulis berharap agar sistem ini dapat diimpelementasikan sehingga masalah dari sistem yang berjalan dapat teratasi.
Kata kunci: perancangan sistem, data seminar dan sertifikat, pengolahan data, oop
1. PENDAHULUAN
Saat ini kebutuhan akan informasi kegiatan seminar banyak dicari bukan hanya oleh mahasiswa tetapi juga oleh masyarakat umum. Hal tersebut disebabkan oleh semakin banyaknya perusahaan yang mensyaratakan sertifikat kegiatan seminar ketika pelamar ingin mendapatkan sebuah pekerjaan. CV. Dhifarindo Global adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang jasa pengelolaan seminar dan training yang berdiri sejak satu tahun silam, tepatnya pada tanggal 12 Desember 2016 yang berlokasi di Bekasi, Jawa Barat. Dalam menangani proses pengolahan data seminar yang mencakup pendaftaran anggota, perencanaan kegiatan seminar, pencetakan sertifikat sampai dengan pencetakan laporan sampai dengan saat ini masih dilakukan dengan cara manual. Salah satu dampak yang dirasakan sangat mengganggu proses pengolahan data seminar adalah sering hilangnya data-data seminar yang telah atau akan dilakukan. Data yang hilang tentu saja akan merepotkan pengambil keputusan untuk menentukan arah kebijakan perusahaan dimasa yang akan datang. Dari permasalahan diatas maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul: “Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Data Seminar Berbasis Desktop Pada CV. Dhifarindo Global Bekasi Dengan Menggunakan Metode Berorientasi Obyek”.
Dari sistem pengolahan data seminar yang berjalan saat ini, masalah yang dihadapi adalah: a. Sering hilangnya data peserta seminar, hal
tersebut dikarenakan data-data peserta seminar masih didimpan dalam media, kertas.
b. Lamanya waktu pencetakan sertifikat, hal tersebut dikarenakan pencetakan sertifikat dilakukan 1 (satu) minggu setelah kegiatan seminar dilakukan. Lamanya waktu pencetakan tersebut dikarenakan petugas harus mengecek daftar kehadiran peserta seminar satu-persatu kemudian mencocokanya kembali dengan daftar peserta seminar yang telah melakukan proses pendaftaran dan proses pembayaran.
c. Masih terjadinya duplikasi data yang disebabkan karena penyimpanan data masih menggunakan media berkas. Dan dengan media berkas, maka penyimpanan data membutuhkan tempat yang besar.
d. Proses pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama, dikarenakan petugas harus mengumpulkan berkas-berkas yang mungkin sudah berserakan.
Batasan masalah dari penelitian ini adalah:
a. Sistem informasi pengolahan data seminar ini mencakup: Penginputan data seminar, penginputan data peserta, penginputan data pembicara, penginputan data pengguna, absensi kehadiran peserta, pencetakan sertifikat, pencetakan laporan data seminar, pencetakan laporan data peserta, pencetakan laporan data
pembicara, pencetakan laporan data pengguna dan laporan daftar hadir peserta seminar. b. Sistem informasi pengolahan data seminar ini
hanya berlaku di CV Dhifarindo Global. c. Aplikasi yang penulis buat adalah aplikasi
berbasis desktop dengan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 2010 dengan database MySql.
d. Metode yang penulis gunakan adalah metode berorientasi obyek dengan UML sebagai tools bantu.
2. LANDASAN TEORI
2.1 Teori Umum
a. Konsep Dasar Sistem Informasi
Menurut [1] “Sistem informasi adalah suatu komponen yang terdiri dari manusia, teknologi informasi, dan prosedur kerja yang memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk mencapai suatu tujuan”.
b. Konsep Dasar Pengolahan Data Seminar 1) Pengertian Seminar
Seminar adalah kegiatan sebagai proses pemecahan suatu masalah atau proses penemuan cara atau langkah suatu pengembangan yang biasanya diangkat dari hasil kajian literature (kepustakaan) atau kajian empirik (penelitian) [2].
2.2 Teori Khusus a. UML
Menurut [3] UML atau Unifed Modeling Language digunakan untuk memvisualisasikan diagram-diagram yang di gunakan dalam proses perancangan sistem. Diagram yang di gunakan dalam penelitian ini antara lain, Use Case Diagram, Activity Diagram, Class Diagram dan Sesuence Diagram.
b. Fishbone Diagram
Ishikawa’s diagram atau biasa disebut diagram Fishbone menupakan suatu alat visual untuk mengindentifikasi suatu masalah. Sesuai dengan pernyataan [4] pada buku karangannya menjelaskan Fishbone diagram sebagai: “suatu alat visual untuk mengindetifikasi, mengeksplorasi dan secara grafik menggambarkan secara detail semua penyebab yang berhubungan dengan suatu permasalahan”.
c. Database 1) ERD
Menurut [5], “Entity Relationship Diagram (ERD) dikembangkan berdasarkan teori himpunan dalam bidang matematika”.
2) LRS
Menurut [5] “Terdapat dua aturan dalam melakukan transformasi E-R Diagram ke Logical Record Structure (LRS)”. Dua aturan tersebut yaitu:
a) Setiap entity akan diubah ke bentuk sebuah kotak dengan nama entity berada di luar kotak dan atribut berada di dalam kotak. b) Sebuah relasi kadang disatukan dalam
sebuah kotak bernama entity, kadang dipisah dalam sebuah kotak tersendiri.
Aturan pokok di atas akan sangat dipengaruhi oleh elemen yang menjadi titik perhatian utama pada langkah transformasi yaitu cardinality / kardinalitas.
3. METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Kerangka Pemikiran
Gambar 1. Kerangka Pemikiran
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Ulasan Singkat Organisasi
CV. Dhifarindo Global adalah sebuah perusahaan jasa konsultan dan pelatihan sertifikasi halal dan K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja) yang berdiri sejak 2009 sampai sekarang. Sebagai konsultan dan pelatihan di industri fast food dan industri manufacturing and modern. Berperan penting dalam set up system, assessment and audit di perusahaan multi nasional dan internasional.
1) Struktur Organisasi
4.2 Analisa Sistem Berjalan a. Analisa Proses Bisnis
1) Prosedur pengadaan seminar
Pada saat akan mengadakan seminar, CV. Dhifarindo Global akan menentukan tema seminar dan judul seminar. Setelah tema dan judul seminar diputuskan, maka akan ditentukan tempat, pembicara dan waktu pelaksanaan seminar. Administrasi akan menghubungi pembicara untuk menanyakan kesediaan mengisi seminar yang akan diselenggarakan.
2) Prosedur Pendaftaran Peserta
Peserta akan menghubungi Administrasi CV. Dhifarindo Global untuk melakukan pendaftaran melalui media telepon, email ataupun sms. Bagian Administrasi akan mencatat data peserta seminar yang berisi nama, alamat, no hp, email. Setelah dicatat maka bagian Administrasi akan memberitahukan no rekening kepada peserta untuk melakukan pembayaran. Apabila terdapat peserta yang mendaftar langsung pada saat seminar, maka data peserta akan langsung dicatat oleh bagian Administrasi. 3) Prosedur Pembayaran
Setelah peserta terdaftar untuk mengikuti seminar, maka peserta diwajibkan untuk membayar ke nomor rekening yang telah diinfokan oleh bagian Administrasi. Setelah peserta melakukan pembayaran, maka diwajibkan untuk mengirimkan bukti pembayaran kepada bagian Administrasi melalui media email ataupun sms. Setelah bagian Administrasi menerima bukti pembayaran, maka bagian Administrasi akan menerbitkan Voucher Seminar yang akan diberikan kepada peserta dimana voucher tersebut harus dibawa pada saat pelaksanaan seminar untuk ditukar dengan souvenir seminar
4) Prosedur Pelaksanaan Seminar
Peserta yang sudah hadir pada saat pelaksanaan seminar akan mengisi daftar hadir kegiatan seminar. Setelah menandatangani daftar hadir maka peserta akan menukarkan voucher seminar dengan paket seminar yang berisi souvenir, buku catatan dan bolpoint. Setelah selesai mengikuti seminar maka peserta akan diberikan sertifikat sebagai bukti bahwa yang bersangkutan telah mengikuti seminar.
5) Prosedur Pembuatan Laporan
Setiap bulan bagian Administrasi akan membuat laporan pelaksanaan seminar kepada pimpinan CV. Dhifarindo Global. Untuk menganalisa prosedur sistem pengolahan data seminar yang berjalan di CV. Dhifarindo Global, maka akan disajikan dalam bentuk activity diagram sebagai berikut:
4.3 Analisa Sistem Usulan a. Fishbone Diagram
Gambar 3. Use Case Transaksi b. Usecase Diagram
1) Use Case Master
Gambar 4. Use Case Master
2) Use Case Transaksi
Gambar 5. Use Case Transaksi
3) Use Case Laporan
Gambar 6. Use Case Laporan
Administrasi
Entry Data Peserta
Entry Data Pembicara
Entry Data Tempat
Entry Data Seminar Administrasi Entry Jadwal Seminar Entry Form Pendaftaran Cek Pembayaran Entry Kehadiran
Cetak Bukti Bayar
Cetak Sertifikat <<Include>>
Cetak Bukti Daftar <<Include>>
Cetak Daftar Hadir
Cetak Voucher <<Include>> Administrasi Laporan Data Pembicara Laporan Data Tempat Laporan Data Pendaftaran Seminar Laporan Pelaksanaan Seminar Laporan Data Peserta Laporan Kehadiran Peserta Laporan Pembayaran Kommissioner Laporan Rekapitulasi Kegiatan Seminar
4.4 Model Data a. Class Diagram
Gambar 7. Class Diagram b. Logical Record Structured
Gambar 8.Logical Record Structure c. Design GUI
1) Rancangan Layar Entry Data Peserta
Gambar 10. Rancangan Layar Entry Data Peserta
2) Rancangan Layar Entry Data Pembicara
Gambar 11. Rancangan Layar Entry Data Pembicara
3) Rancangan Layar Entry Data Tempat
Gambar 12. Rancangan Layar Entry Data Tempat
4) Rancangan Layar Entry Data Seminar
Gambar 13. Rancangan Layar Entry Data Seminar
5) Rancangan Layar Entry Jadwal Seminar
Gambar 14. Rancangan Layar Entry Jadwal Seminar
6) Rancangan Layar Entry Pendaftaran
Gambar 15. Rancangan Layar Entry Pendaftaran
7) Rancangan Layar Entry Cek Pembayaran
Gambar 16. Rancangan Layar Cek Pembayaran
Peserta *id_peserta nama_peserta telp_peserta email_peserta alamat_peserta jenis_kelamin simpan() hapus() rubah() Daftar *id_jadwal *id_peserta tgl_daftar simpan() hapus() rubah() get_data() jadwal *id_jadwal tgl_seminar waktu hari biaya mak_seat sisa_seat *id_tempat *id_seminar simpan() hapus() rubah() get_data() Bayar *id_bayar jumlah_bayar tgl_bayar metode_bayar no_reff tgl_transfer bank jml_transfer *id_peserta *id_jadwal simpan() get_data() absen *id_pembicara *id_jadwal jam_sesi keterangan simpan() hapus() rubah() absensi *id_peserta tgl_absen ket_absen *id_jadwal simpan() rubah() get_data() Tempat *id_tempat nama_tempat alamat_tempat telp_tempat email_tempat simpan() hapus() rubah() 1 1 1 1 1 1 M 1 1 1 1 1 voucher *no_voucher tgl_voucher *id_bayar simpan() hapus() rubah() get_data() Pembicara *id_pembicara nama_pembicara alamat_pembicara email_pembicara telp_pembicara keahlian simpan() hapus() rubah() seminar *id_seminar nama_seminar bidang_ilmu simpan() hapus() rubah() 1 1 1 1 M 1 bayar *id_bayar jumlah_bayar tgl_bayar metode_bayar no_reff tgl_transfer bank jml_transfer *id_peserta *id_jadwal peserta *id_peserta nama_peserta telp_peserta email_peserta alamat_peserta jenis_kelamin voucher *no_voucher tgl_voucher *id_bayar daftar *id_jadwal *id_peserta tgl_daftar jadwal *id_jadwal tgl_seminar waktu hari biaya mak_seat sisa_seat *id_tempat *id_seminar seminar *id_seminar nama_seminar bidang_ilmu absen *id_pembicara *id_jadwal jam_sesi keterangan pembicara *id_pembicara nama_pembicara alamat_pembicara email_pembicara telp_pembicara keahlian absensi *id_peserta tgl_absen ket_absen *id_jadwal tempat *id_tempat nama_tempat alamat_tempat telp_tempat email_tempat *id_peserta *id_peserta *id_peserta *id_bayar *id_jadwal *id_tempat *id_jadwal *id_pembicara *id_seminar *id_jadwal *id_jadwal ID Peserta Nama Peserta Alamat Jenis Kelamin Email Telepon Instansi
Laki-Laki Perem puan
ID Peserta
Nama Alamat Jenis
Kelamin
Email Telepon Instansi
xxx999 xxxxxx xxx999 xxxxx xxx99
@xxx 999999 xxx999
Tambah Simpan Rubah Hapus Keluar
ID Pembicara Nama Pembicara Alamat Telepon Email Keahlian otom atis xxxxxxxx xxxx9999 xxx999@xxx.xxx 99999999 xxxxxxx
ID Pembicara Nama Alamat Keahlian Telepon Email
xxx999 xxxxx xxx999 xxxxx 999999 x9@xxx
Tambah Simpan Rubah Hapus Keluar
Entry Data Pembicara
ID Tempat Nama Tempat Alamat Email Telepon otom atis xxxxxxxxx xxx999 999999999 xxx999@xxx.xx ID Tempat Nama Tempat
Alamat Email Telepon xxx999 xxxxxx xxx999 xxx99
@xxx 999999
Tambah Simpan Rubah Hapus Keluar
Entry Data Tempat
ID Seminar
Nama Seminar otom atis
xxxx99999
ID Seminar Nama Seminar Bidang Ilmu
xxx999 xxx999 xxxxx
Tambah Simpan Rubah Hapus Keluar
Bidang Ilmu xxxxxx
Entry Data Seminar
Data Jadwal ID Jadwal Tanggal Seminar Hari Waktu Seminar Maksimum Seat otomatis xxx999 dd-mm-yyyy view hari xxx999 99 Data Pembicara ID Pembicara
Nama Pembicara view nama pembicara
Data Tempat ID Tempat Nama Tempat
xxx999 view nama tempat
Cari Data Cari berdasarkan ID Jadwal
Tambah Simpan Rubah Hapus Keluar Sisa Seat 99
xxx999
Data Seminar ID Seminar
Nama Seminar view nama seminar
Bidang Ilmu view bidang ilmu
Biaya Seminar 99999999
Cari
Cari
Cari Entry Jadwal Seminar
Data Jadwal ID Jadwal Nama Seminar Bidang Ilmu
Tanggal Hari Waktu xxx999
view nam a s em inar view bidang ilm u
view tanggal view hari view waktu dd-m m -yyyy
Tanggal Daftar Data Tempat ID Tempat Nama Tempat
xxx999 view nam a tem pat Alamat Telepon view alam at view telepon Data Peserta ID Peserta Nama Peserta No Telepon Email xxx999 view nam a pes erta view no telepon view em ail Max Seat Sisa Seat view m ak s eat view s is a s eat
Tanggal Daftar ID Jadwal ID Peserta
DD-MM-YYYY XXX999 XXX999
Tambah Simpan Rubah Hapus Keluar
Cari Cari Entry Pendaftaran otom atis ID Bayar ID Jadwal xxx999 Cas h Tambah Simpan Trans fer Tanggal Bayar Jumlah Bayar 99999 Nama Peserta view nam a pes erta
Biaya Seminar view biaya s em inar
Metode bayar
Kembali 99999
Metode Transfer
Tanggal Transfer dd-m m -yyyy Nomor Referensi xxx999 Bank Asal Jumlah Transfer 99999 xxx dd-m m -yyyy Metode Cash Keluar Cari
Form Cek Pembayaran
Nomor Voucher
Tanggal Voucer otom atis
8) Rancangan Layar Entry Kehadiran
Gambar 17. Rancangan Layar EntryKehadiran
9) Rancangan Layar Cetak Sertifikat
Gambar 18. Rancangan Layar Cetak Sertifikat
10) Rancangan Layar Cettak Laporan Seminar
Gambar 19. Rancangan Layar Laporan Seminar
11) Rancangan Layar Cettak Laporan Rekapitulasi Seminar
Gambar 20. Rancangan Layar Laporan Rekapitulasi kegiatan seminar
4.5 Sequence Diagram
a. Sequence Diagram Entry Data Peserta
Gambar 21. Sequence Diagram Entry Data Peserta
b. Sequence Diagram Entry Data Pembicara
Gambar 22. Sequence Diagram Entry Data Pembicara
c. Sequence Diagram Entry Data Tempat
Gambar 23. Sequence Diagram EntryData Tempat
d. Sequence Diagram Entry Data Seminar
Gambar 24. Sequence Diagram Entry Data Seminar
ID Jadwal Judul Seminar Tanggal Seminar view view dd-m m -yyyy Cari
ID Peserta Nama Peserta Cek Kehadiran xxx9999 xxxxxxx
Keluar
Hadir Tidak Hadir
Form Entry Kehadiran
xxx999
ID Peserta
Nama Peserta view nam a pes erta
No Telepon view no telelpon
Tambah Simpan Keluar
Nama Seminar view nam a s em inar
Tanggal view tanggal s em inar
Cari xxx999 ID Jadwal Cari Entry Kehadiran Tanggal Awal Cetak Keluar Tanggal Akhir Laporan Seminar DD/MM/YYYY DD/MM/YYYY Tanggal Awal Cetak Keluar Tanggal Akhir
Laporan Rekapitulasi Seminar
e. Sequence Diagram Entry Jadwal
Gambar 25. Sequence Diagram EntryJadwal
f. Sequence Diagram Entry Pendaftaran
Gambar 26. Sequence Diagram EntryPendaftaran
g. Sequence Diagram Cek Pembayaran
Gambar 27 Sequence DiagramCek Pembayaran
h. Sequence Diagram Cek Kehadiran
Gambar 28 Sequence Diagram Cek Kehadiran
i. Sequence Diagram Cetak Sertifikat
Gambar 29 Sequence Diagram Cetak Kehadiran
j. Sequence Diagram Cetak Laporan Rekapitulasi Kegiatan Seminar
Gambar 30 Sequence Diagram Cetak Laporan Rekapitulasi Kegiatan Seminar
5. KESIMPULAN
Setelah melakukan penelitian dalam proses pengolahan data seminar yang berjalan di CV. Dhifarindo Global, maka penulis dapat menyimpulkan hal-hal sebagai berikut:
a. Dengan menggunakan aplikasi yang penulis rancang, pencetakan laporan akan lebih cepat dikarenakan proses pencetakan sertifikat akan dilakukan secara langsung pada saat peserta hadir. Pada saat peserta hadir maka sistem secara otomatis akan menyimpan data kehadiran peserta tersebut.
b. Sistem informasi pengolahan data yang berjalan kurang efektif dan efisien, hal tersebut berakibat kepada pengambilan keputusan yang sering salah dan membutuhka nwaktu yang lama. c. Sistem Informasi pengolahan data berbasis
desktop dapat menyelesaikan masalah-masalah yang timbul di system yang berjalan, hal tersebut dikarenakan penyimpanan data menggunakan database sehingga tidak membutuhkan tempat penyimpanan data yang besar.
d. Dengan menggunakan aplikasi yang penulis rancang, maka proses pembuatan laporan tidak akan membutuhkan waktu yang lama.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Mulyanto. 2009. Sistem Informasi Konsep & Aplikasi. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
[2] Ahmadi, Rusland. 1988. Panduan Pengajar Buku Keterampilan Menulis. Jakarta: PPLPTK.
[3] Rosa. A.S. 2014. Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung: Informatika.
[4] Pressman, R. S. 2010. Software Engenering. New York: A Practitioner’s Approach. [5] Sukamto R.A dan Shalahudin M. 2014.
Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek. Bandung: Informatika. [6] Al – Bahra. 2005. Analisis dan Desain Sistem
Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.
[7] Hirin, A. M. 2011. Belajar Tuntas VB. NET 2010. Jakarta. PT Prestasi Pustakaraya. [8] Jogiyanto, HM. 2009. Analisa dan Desain
Sistem Informasi. Yogyakarta. Andi.
[9] _____________. 2009. Perancangan Sistem Informasi pengenalan Komputer. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
[10] Moekijat. Parasojo. 2011. Pengantar Sistem Informasi. Bandung: CV. Remadja Karya. [11] Sutarman. 2012. Pengantar Teknologi
Informasi. Jakarta: PT. Bumi Aksara.
[12] Sutabri, Tata. 2012. Konsep Dasar Informasi. Yogyakarta: Andi.
[13] Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.
