Modul ke: Fakultas Program Studi Ilmu Komunikasi Hubungan Masyarakat
Amin Shabana
Human Relations
Memahami Konsep Dasar Komunikasi dalam
Human Relations
Inti Aktivitas Human Relations
Inti aktivitas human relations adalah komunikasi. Komunikasi adalah penggerak didalam organisasi. Istilah komunikasi berasal dari perkataan Latin “communicatio” yang berarti “pemberitahuan” atau “pertukaran pikiran”. Komunikasi antar manusia (human communication) atau komunikasi sosial (social communication), komunikasi antara seseorang dengan orang lain dalam kehidupan masyarakat. Komunikasi penting bagi manusia, sebab tanpa komunikasi tidak akan terjadi interaksi dan tidak ada saling tukar pengetahuan dan pengalaman. Peradaban dan kebudayaan, perkembangan masyarakat, dan kemajuan teknologi tidak mungkin terjadi tanpa kominikasi antar manusia, baik dalam lingkungan suatu bangsa maupun antar bangsa.
Telah disinggung di muka bawa komunikasi adalah penyampaian pikiran atau perasaan oleh seseorang kepada orang lain. Proses penyampainnya berlangsung pada umumnya menggunakan bahasa. Bahasa adalah lambang yang mewakili sesuatu, baik yang
berwujud, maupun yang tidak berwujud; dengan lain perkataan: baik yang konkrit maupun abstrak. Jika komunikasi menggunakan bahasa disebut komonikasi verbal (verbal communication), maka komunikasi menggunakan lambang yang bukan bahasa dinamakan komunikasi non verbal (non verbal communication). Untuk jelasnya
1. Komunikator
Pada dasarnya komunikasi adalah proses yang memungkinkan seseorang
(komunikator) menyampaikan rangsangan (biasanya lambamg-lambang verbal) untuk mengubah perilaku orang lain (komunikan). (Carl I. Hovland, 2007, hal 68). Pada definisi komunikasi di atas, disebutkan bahwa ‘komunikator’ adalah orang yang menyampaikan rangsangan. Harrold Lasswell mengatakan: komunikator atau sering disebut juga sumber (source),pengirim (sender), penyandi
(encoder), pembicara (speaker), atau originator. Komunikator adalah pihak yang berinisiatif atau mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi. Sumber boleh jadi seorang individu, kelompok, organisasi, perusahaan atau bahkan suatu negara.
Sekalipun fungsinya sama yaitu sebagai pengirim pesan, sebetulnya masing-masing istilah itu memiliki ciri khas tersendiri,terutama tentang sumber. Seorang sumber bisa jadi komunikator/pembicara. Sebaliknya, seorang komunikator/sumber tidak selalu sebagai sumber. Bisa jadi ia menjadi pelaksana (eksekutor) dari seorang sumber untuk menyampaikan pesan kepada khalayak ramai atau individu.
Komunikator yanng Baik Itu Seperti Apa?
Diperlukan persyaratan tertentu untuk para komunikator dalam sebuah
program komunikasi, baik dalam segi sosok kepribadian maupun dalam kinerja
kerja. Dari segi kepribadian, agar pesan yang disampaikan bisa diterima oleh
khalayak maka seseorang komunikator mempunyai hal berikut
(Ruben&Stewart, 1998; 105-109):
1. Memiliki kedekatan (proximility) dengan khalayak. Jarak seseorang dengan
sumber memengaruhi perhatiannya pada pesan tertentu. Semakin dekat jarak
semakin besar pula peluang untuk terpapar pesan itu. Hal ini terjadi dalam arti
jarak secara fisik ataupun secara sosial.
2. Mempunyai kesamaan dan daya tarik sosial dan fisik. Seorang komunikator
cenderung mendapat perhatian jika penampilan fisiknya secara keseluruhan
memiliki daya tarik (attractiveness) bagi audiens.
3. Kesamaan (similirity) merupakan faktor penting lainnya yang
memengaruhi penerimaan pesan oleh khalayak. Kesamaan ini antara lain
meliputi gender, pendidikan, umur, agama, latar belakang sosial, ras, hobi,
dan kemampuan bahasa. Kesamaan juga bisa meliputi masalah sikap dan
orientasi terhadap berbagai aspek seperti buku, musik, pakaian, pekerjaan,
keluarga, dan sebagainya. Preferensi khalayak terhadap seorang
komunikator berdasarkan kesamaan budaya, agama, ras, pekerjaan, dan
pendidikan berpengaruh terhadap proses seleksi, interpretasi, dan
pengingatan pesan sepanjang hidupnya.
Evert M. Rogers (1995;286:287) menyebut kesamaan antara komunikator
dan khalayak dengan prinsip homofili antara kedua belah pihak ini sangat
efektif bagi penerimaan pesan. Tetapi kadang-kadang diantara keduanya
terjadi hubungan yang bersifat heterofili, suatu keadaan yang tidak setara
anyata sumber dan target sasaran.
4. Dikenal kredibilitasnya dan otoritasnya. Khalayak cenderung memerhatikan
dan mengingat pesan dari sumber yang mereka percaya sebagai orang yang
memiliki pengalaman dan atau pengetahuan yang luas. Menurut Ferguson,
ada dua faktor kredibilitas yang sangat penting untuk seorang sumber: dapat
dipercaya (trustworthiness) dan keahlian (expertise). Faktor-faktor lainnya
adalah tenang/sabar (compusere), dinamis, bisa bergaul (sociability), terbuka
(extroversion) dan memiliki kesamaan dengan audiens.
Menunjukkan motivasi dan niat. Cara komunikator menyampaikan pesan
berpengaruh terhadap audiens dalam memberi tanggapan terhadap pesan
tersebut. Respon khlayak akan berbeda menanggapi pesan yang ditunjukkan
untuk kepentingan informasi (informative) dari pesan yang diniatkan untuk
meyakinkan (persuasive) mereka.
5. Pandai dalam cara penyampaian pesan. Gaya komunikator
menyampaikan (delivery) pesan juga menjadi faktor penting
dalam proses penerimaan informasi.
6. Dikenal status, kekuasaan dan kewenangannya. Status di sini
menunjuk kepada posisi atau ranking baik dalam struktur sosial
maupun organisasi. Sedangkan kekuasaan (power) dan
kewenangan (authority) mengacu pada kemampuan seseorang
memberi ganjaran (reward) dan hukuman (punishment).
Source Of Credibility
Dalam proses komunikasi seorang komunikator akan sukses apabila ia berhasil menunjukkan source credibility, artinya menjadi sumber kepercayaan bagi
komunikan. Kepercayaan komunikan kepada komunikator ditentukan oleh keahlian komunikator dalam bidang tugas pekerjaannya dan dapat tidaknya ia dipercaya. Seorang ahli hukum akan mendapat kepercayaan apabila ia berbicara mengenai masalah hukum. Demikian pula seorang dokter akan memperoleh kepercayaan kalau ia membahas masalah kesehatan. Kepercayaan kepada komunikator
mencerminkan bahwa pesan yang disampaikan kepada komunikandianggap benar dan sesuai dengan kenyataan empiris. Jadi seorang komunikator menjadi source of credibility disebabkan adanya ethos pada dirinya yaitu apa yang dikatakan oleh Aristoteles, dan yang hingga kini tetap dijadikan pedoman yaitu good sense, good moral character dan good will, yang oleh para cendikiawan modern diterjemahkan menjadi itikad baik (good intentions), dan dapat dipercaya (thrustworthiness) dan kecakapan atau kemampuan (competence or expertness). Berdasarkan hal itu komunikator yang ber-ethos menunjukkan bahwa dirinya mempunyai itikad baik, dapat dipercaya dan mempunyai kecakapan dan keahlian (Effendy, 2007:306).
Pesan menjadi penting dalam ilmu komunikasi karena manusia menggunakannya untuk mencapai tujuan tertentu. Teori-teori pesan terfokus pada bagaimana produksi isi pesan, penyampaian pesan dan pemaknaan terhadap isi pesan
Poin-poin materi teori pesan terfokus pada : - Tanda dan simbol
- Bahasa
- Pesan non verbal
- Strategi merancang pesan - Desain pesan
- Pemaknaan pesan
Symbol theory : Susanne Langer
• Simbolisme merupakan inti dari filsafat dan mendasari pengetahuan dan pemahaman manusia
• Perasaan manusia termediasikan melalui konsepsi, simbol dan bahasa
• Simbol lebih dari sekedar tanda. Tanda merupakan stimulus yang menandai keadaan atau sesuatu hal. Simbol lebih kompleks yaitu instrumen pemikiran manusia dan menandai sesuatu bukan dari sesuatu yang ada atau nampak.
• Makna merupakan relasi antara simbol, objek dan manusia
Terdapat 2 makna :
- denotatif (makna logis )
- konotatif (Makna psikologis, bersifat subjektif)
Simbol dapat mengkomunikasikan gagasan, pengetahuan, pola
ataupun bentuk-bentuk tertentu
Orang cenderung melakukan abstraksi terhadap simbol yaitu
suatu proses membentuk gagasan umum yang didasarkan atas
berbagai pengalaman dan dibangun atas makna denotasi dan
konotasi dari symbol.
Model Desain Pesan
Teori Perencanaan :
•
Komunikasi bersifat intensional, untuk tujuan tertentu
sehingga pesan perlu direncanakan untuk mencapai tujuan
tersebut
•
Bila tujuan bersifat kompleks, lebih dari satu, maka tujuan
perlu diatur urutan-urutan pencapaiannya dan setiap tujuan
memiliki bentuk pesan yang berbeda
•
Pesan akan memiliki muatan: isi pesan itu sendiri (spesific
domain knowledge) dan cara menyampaian pesan agar
mengarah pada tujuan (general domain knowledge)
•
Semakin kita mengetahui kedua hal tersebut diatas, semakin
kompleks perencanaan pesan yang akan kita lakukan
3. Komunikan
Pihak yang menerima pesan penerimaan pesan tersebut bisa melalui
pendengaran penglihatan atau secara verbal atau non Verbal.
Keberhasilan komunikasi tidak hanya tergantung pada pihak komunikator atau
pembicara tapi juga tergantung dari komunikan atau yang menerima pesan
walaupun pihak komunikator telah memenuhi persayaratan. akan tetapi bila
pihak komunikan kurang memenuhi, maka hasil komunikasi tetap tidak sesuai
yang di harapkan. pengaruh-pengaruh dari pihak komunikan tersebut adalah.
1.
Kecakapan berkomunikasi komunikan. hasil komunikasi juga di tentukan
oleh kecakapan berkomunikasi komunikan. kecakapan ini terutama kecakapan
mendengarkan dari pembaca atau komunikator walaupun komunikator cakap
berbicara atau menulis, bila komunikan kurang cakap berbicara dan
mendengarkan maka hasil komunikasi kurang memenuhi harapan. agar hasil
komunikasi baik maka komunikan harus menguasai teknik dalam menerima
pesan seperti mendengar dll.
2.
Sikap komunikan. hasil komunikasi juga di pengaruhi oleh komunikan
kadang - kadang komunikan telah menaruh curiga terhadap komunikator
sehingga membuat komunikasi tidak sesuai.
4. Media
Media komunikasi adalah semua sarana yang dipergunakan untuk memproduksi, mereproduksi, mendistribusikan atau menyebarkan dan menyampaikan informasi. Media komunikasi sangat berperan dalam kehidupan masyarakat. Proses
pengiriman informasi di zaman keemasan ini sangat canggih. Teknologi
telekomunikasi paling dicari untuk menyampaikan atau mengirimkan informasi ataupun berita karena teknologi telekomunikasi semakin berkembang, semakin cepat, tepat, akurat, mudah, murah, efektif dan efisien. Berbagi informasi antar Benua dan Negara di belahan dunia manapun semakin mudah.
Fungsi Media Komunikasi
a. Efektifitas: dengan media komunikasi mempermudah kelancaran penyampaian informasi.
b. Efisiensi: dengan menggunakan media komunikasi mempercepat penyampaian informasi.
c. Konkrit: dengan menggunakan media komunikasi membantu mempercepat isi pesan yang
bersifat abstrak.
d. Motivatif: dengan menggunakan media komunikasi lebih semangat melakukan komunikasi.
5. Efek
Semua pengaruh komunikasi yang dilakukan secara terencana mempunyai tujuan, yakni memengaruhi khalayak atau penerima. Pengaruh atau efek ialah perbedaan antara apa yang dipikirkan, dirasakan, dan dilakukan oleh
penerima sebelum dan sesudah menerima pesan (Stuart dalam cangara 2008 : 11).
Dalam pernyataan tersebut terlihat bahwa efek mempunyai tujuan yang
mempengaruhi komunikan setelah atau sebelum menerima pesan. Pengaruh tersebut bisa mencangkup banyak hal, tergantung dari komunikator
menyampaikan pesan kepada komunikan. Komunikasi bersifat efektif apabila pesan tersebut menimbulkan efek, efek tersebut berupa perhatian yang
selanjutnya menjadi berupa tata kelakuan atau tingkah laku sesuai dengan pesan yang disampaikan.
Pengaruh dapat dikatakan mengena jika perubahan (P) yang terjadi pada penerima sama dengan tujuan (T) yang di inginkan oleh komunkator (P=T), atau seperti rumus yang dibuat oleh Jamias (1989), yakni pengaruh (P) sangat ditentukan oleh sumber, pesan, media, dan penerima (P=S/P/M/P) (Cangara 2008:165).
Bagaimana Berlangsungnya Komunikasi Dalam Manajemen
Pertama-tama yang perlu difahami oleh manajemen adalah berlangsungnya
komunikasi secara umum dalam manajemen. Komunikasi dalam manajemen atau disingkat menjadi komunikasi manajemen, meliputi dua bagian. Pertama adalah komunikasi internal dan yang kedua adalah komunikasi eksternal.
Komunikasi Internal
Komunikasi internal adalah komunikasi antara manajer dengan komunikan yang berada di dalam organisasi, yakni para pegawai secara timbal balik. Dalam organisasi terdapat jenjang kepangkatan yang menyebabkan adanya pegawai yang memimpin dan yang dipimpin. Komunikasi internal terbagi mebjadi tiga kegiatan, yakni komunikasi vertikal, komunikasi horisontal, dan komunikasi diagonal.
Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal adalah komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas adalah komunikasi dari pimpinan ke bawahan dan dari bawahan ke pimpinan secara timbal balik. Dalam proses komunikasi vertikal pimpinan atau manager memberikan instruksi, petunjuk, pengarahan, dan lain sebagainya kepada bawahanya. Selanjutnya bawahan memberikan laporan, gagasan, saran, dan sebagainya kepada pimpinan. Komunikasi dua arah secara timbal balik dalam manajemen penting sekali. Jika hanya satu arah saja dari pimpinan ke bawahan, proses manajemen besar kemungkinan tidak berjalan sesuai yang diharapkan. Pimpinan perlu mengetahui laporan, tanggapan,
gagasan, atau saran dari para pegawai bawahan sebagai petunjuk efektif tidaknya dan efisien tidaknya kebijaksanaan yang telah dilakukan.
Komunikasi Horisontal
Komunikasi horisontal adalah komunikasi secara mendatar, misalnya antara anggota staf dengan anggota staf. Berbeda dengan komunikasi vertikal yang sifatnya lebih formal, maka komunikasi horisontal seringkali berlangsung dalam suasana tidak formal.
Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal dinamakan komunikasi silang (cross communication) adalah komunikasi dalam organisasi antara seseorang dengan orang lain yang satu sama lain berbeda dalam kedudukan dan bagian.
Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal adalah komunikasi antara manajer atau pejabat lain yang mewakilinya dengan khalayak atau publik di luar organisasi. Pada instansi
pemerintahan, lembaga, badan, dan organisasi lainnya disebabkan luasnya ruang lingkup, maka komunikasi dengan khalayak di luar organisasi banyak di lakukan oleh Public Relations Officer.
