SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN MENENTUKAN KARYAWAN
BERPRESTASI (EMPLOYEE OF THE MONTHS)
Qoryn Nourmala Sary, Devie R Suchendra, S.T., M.T
Program Studi Manajemen Informatika PKN LPKIA
Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. 022 75642823, Fax. 022 7564282
Email :1310121.Qoryn@gmail.com,Devier@lpkia.ac.id
Abstrak
Penilaian Karyawan Berprestasi (Employee of the months) yang dilakukan setiap Dua bulan sekali oleh KPPBC Bandung sangat penting guna evaluasi dan bentuk Motivasi untuk karyawan. Dalam praktiknya, kegiatan penilaian Karyawan Berprestasi harus dilakukan dengan metode yang baik dan tepat, sehingga tidak terjadi kesalahan dalam penilaian.
Maka dari itu untuk mendapatkan hasil penilaian yang dilakukan harus dapat menjamin perlakuan yang adil dan jujur dalam setiap penialainnya. Dengan demikian metode yang akan digunakan adalah Sistem Pendukung Keputusan Menentukan Karyawan Berprestasi Employee Of The Months) dengan metode Profile Matchig, metode ini dipilih untuk melakukan penilaian kepada karyawan.
Metodologi yang digunakan untuk pengembangan sistem ini menggunakan Metodologi Waterfall, dimulai dari pengumpulan kebutuhan sampai dengan penggunaan sistem.
Sistem yang digunakan merupakan sistem yang berbasis Desktop, serta perancangan sistem informasi Pemograman Terstruktur dan menggunakan MySQL sebagai Database nya.
Dengan adanya Sistem pendukung keputusan menggunakan metode Profile Matching, maka dapat membantu menentukan Hasil Akhir dengan penilaian berdasarkan faktor-faktor untuk menentukan Karyawan Berprestasi di Kantor Pelayanan dan Pengawasan Bea dan Cukai Tipe Madya Pabean A Bandung.
Kata Kunci : SPK, Metode Profile Matching, Waterfall
1. PENDAHULUAN
Peraturan Direktur Jendral Bea dan Cukai Nomor 55/BC/2010 tentang Pemberian Penghargaan Bagi Pegawai Di Lingkungan Direktorat Bea dan Cukai. Kualitas sumberdaya manusia merupakan salah satu
faktor yang diperlukan untuk meningkatkan
produktivitas kinerja suatu instansi. Oleh karena itu diperlukan sumberdaya manusia yang mempunyai kompetensi tinggi karena keahlian atau kompetensi akan dapat mendukung peningkatan prestasi kerja karyawan.
Penilaian karyawan berprestasi (Employee of the
months) yang dilakukan setiap Dua bulan sekali
akan berarti para bawahan mendapat perhatian dari
atasannya sehingga mendorong Karyawan semangat untuk bekerja, asalkan proses penilaian jujur dan objektif serta Kompetensi memungkinkan adanya tindak lanjut. Tindak lanjut dari penilaian kinerja
dimungkinkan karyawan dipromosikan,
dikembangkan dan atau balas jasanya dinaikkan.
Dikarenakan belum adanya penggunaan Metode dalam penilaian untuk menilai karyawan penerima
Employee of the months dalam proses penentuannya
menyulitkan pihak Bagian kepegawaian untuk memberi bobot setiap Kriteria dan hasil skor akhir oleh karena itu dibutuhkan suatu metode yang tepat,
adapun metode yang digunakan untuk
menyelesaikan Penilaian Karyawan Berprestasi dan penentuan kriteria di KPPBC dengan menggunakan
Profile Matching. Selain multi pihak Bagian kepegawaian juga menginginkan sistem yang mampu mengatasi bila suatu saat ada perubahan jumlah dan nama kriteria. Diharapkan dapat membuat pengukuran kinerja di KPPBC Bandung menjadi lebih baik dari sekarang. Dengan latar belakang diatas, maka penulis tertarik untuk membaha smengenai “SISTEM PENDUKUNG
KEPUTUSAN MENENTUKAN KARYAWAN BERPRESTAS (EMPLOYEE OF THE MONTHS) DI KANTOR PENGAWASAN DAN
PELAYANAN BEA DAN CUKAI TIPEMADYA PABEAN A BANDUNG”.
Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan maka beberapa permasalahan dalam laporan ini diidentifikasikan sebagai berikut:
1. Bagaimana penerapan system pendukung keputusan Menentuka Karyawan Berprestasi
(Employee Of The Months) dengan
menambahkan Metode Profile Matching dan menerapkan aspek-aspek atau factor-faktor yang ada dalam metode profile matching? Batasan masalah merupakan pembatas dari masalah-masalah yang diteliti. Dengan adanya batasan masalah ruang lingkup penelitian menjadi lebih jelas, lebih terfokus, dan lebih spesifik. Beberapa batasan-batasan masalah yaitu sebagai berikut:
1. Sistem ini berlaku hanya untuk menilai
Karyawan berprestasi (Employee Of The
Months) seorang karyawan tetap dengan
periode setiap Dua bulan sekali agar bisa memberikan kontribusi lebih pada perusahaan. Tujuan dari penelitian akan memfokuskan pada hal-hal sebagai berikut:
1. Membuat System Pendukung Keputusan
yang mampu memberikan kemudahan dalam pinilaian Menentukan Karyawan Berprestasi di KPPBC.
2. Melakukan penilaian Uji Kompetensi
karyawan dengan menambahkan Metode
Profile Matching.
2. DASAR TEORI
Menurut Rachma (2003) yang dimaksud dengan Metode Profile Matching adalah “Profile Matching merupakan suatu proses dalam manajemen SDM dimana terlebih dahulu ditentukan kompetensi (kemampuan) yang diperlukan oleh suatu jabatan. Kompetensi/ kemampuan tersebut haruslah dapat
dipenuhi oleh pemegang jabatan.” [3]Menurut Rosa
A.S dan M. Shalahuddin (2011) dalam bukunnya
Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur dan Beorientasi Objek) Pengertian
pemograman Terstruktur adalah ”Konsep atau paradigma atau sudut pandang pemograman yang membagi-bagi program berdasarkan fungsi-fungsi atau prosedur-prosedur yang dibutuhkan program komputer.” [1]
3. Hasil Penelitian
3.1Aliran Proses Sistem Berjalan 3.1.1Prosedur Sistem Berjalan
1. Bagian Kepegawaian menentukan kandidat
yang akan diajukan sebagai Nominator
berdasarkan Data dan kriteria Penilaian yang telah ditetapkan.
2. Melakukan Rapat penentuan Nominator oleh Komite Penilaian.
3. Bagian Kepegawaian membuat Form Uji
Kompetensi untuk menentukan karyawan
Berprestasi (Employee Of The Month) setiap Dua bulan sekali.
4. Bagian Kepegawaian mendistribusikan Form Uji Kompetensi (Employee Of The Months) kepada komite Penilaian.
5. Komite Penilaian mengisi Form Uji Kompetensi (Employee Of The Months) dan melakukan penilaian kepada Nominator yang di nilai. 6. Bagian Kepegawaian melakukan perekapan,
Menghitung nilai dan mendapatkan Skor Akhir untuk menentukan Nominator yang terpilih menjadi karyawan berprestasi (Employee Of
The Months).
7. Bagian Kepegawaian menetapkan EOM dalam bentuk Surat Keputusan Kepala kantor dan membuat Piagam penghargaan (Employee Of
8. Form Uji Kompetensi (Employee Of The
Months) yang telah di rekap kemudian disimpan
sebagai arsip.
3.1.2 DFD Level 0 Sistem Berjalan
DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur dan dapat menggambarkan arus data di dalam sistem. Berikut ini gambar DFD level 0 Sistem Informasi Pemungutan Pajak Air Permukaan yang sedang berjalan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
Komite Penilai
0.1 Penentuan
kandidat
0.2 Form uji Kompetensi
(Employee Of The Months) 0.3 Penetapan Karyawan berprestasi
Form Uji Kmpetensi (Employee Of The Months)
Form uji Kompetensi (Employee Of The Months)
Form Uji kompetensi EOM Form Uji kompetensi EOM Data Kandidat kandidat Piagam Penghargaan Dan Surat keputusan
Gambar 1 DFD Level 0 Sistem Berjalan
3.2 Evaluasi
3.2.1 Tujuan Operasional Sistem Usulan
Tujuan Operasional Sistem Baru yang dibangun untuk Sistem Pendukung Keputusan Pemilihan Karyawan Berprestasi (Employee Of The Months) di KPPBC dengan menggunakan Metode Profile Matching.
1. Membuat System Pendukung Keputusan yang
mampu memberikan kemudahan dalam
penilaian terhadap kinerja karyawan Berprestasi (Employee Of the Months) di KPPBC.
2. Melakukan penilaian Uji Kompetensi karyawan dengan menambahkan metode Profile Matching serta menambahkan Kriteria penilaian dalam proses penilaian.
3. Menjadikan perhitungan penilaian karyawan berprestasi (Employee Of the Months) menjadi
lebih cepat dan mengurangi terjadinya
kesalahan pada saat menghitung Nilai akhir.
3.2.1 Gagasan Untuk Mencapai Tujuan
Gagasan untuk mencapai tujuan SPK pemilihan karyawan berprestasi di KPPBC dalam penerapan Metode Profile Matching dan system Hitungcepat. 1. Menerapkan Sistem Pendukung Keputusan
dengan menggunakan metode Profile matching
dalam perhitungan penilaian karyawan
berprestasi (Employee Of the Months).
2. Menambahkan factor-faktor atau aspek-aspek
Penilaian pendukung keputusan.
3.3 Aliran Proses Sistem Usulan
1. Bagian kepegawaian menentukan kandidat yang akan diberikan penilaian berdasarkan Data Pegawai, data absensi, dan NKP (Nilai Kinerja Pegawai) yang telah ada dalam Database Pegawai
2. Bagian kepegawaian menyiapkan data
Kandidat dan membuat Form Uji
Kompetensi (Employee Of The
Months)dengan menambahkan Kriteria sebagai faktor-faktor penilaian.
3. Bagian kepegawaian mendistribusikan
Form Uji Kompetensi(Employee Of The
Months)Komite Penilaian.
4. Komite Penilaian mengisi Form uji
Kompetensi (Employee Of The Months)dan
menambahkan Keterangan beserta
Komentar kepada Kandidat atau nominator dan melakukan penilaian kepada kandidat. 5. Bagian kepegawaian melakukan Log in ke
dalam aplikasi kemudian mulai memasukan Data Nominator yang sudah diberikan penilaian dan memasukan data Komite Penilai.
6. Bagian kepegawaian memasukan nilai yang telah diisi, kemudian menghitunghasil nilai masing-masing kandidat Uji Kompetensi dengan proses perhitungan menggunakan
metode Profile Matching untuk
mendapatkan skor akhir dengan standard penilaian dan Kriteria Penilaian yang telah ditetapkan.
7. Stelah mendapatkan skor Akhir Bagian kepegawaian menentukan peringkat hasil dari skor akhir dan membuat Surat Keterangan Penentapan (Employee Of The
Months)dalam bentuk surat Keputusan
kepala Kantor kepada karyawan Berprestasi untuk diberikan kepada Kandidat yang terpilih menjadi Karyawan berprestasi (Employee Of The Months).
8. Form Uji Kompetensi yang telah di input kemudian disimpan kedalam Database sebagai arsip.
3.3.1 DFD Level 0 Sistem Usulan
Berikut ini gambar DFD level 0 Sistem Informasi Pemungutan Pajak Air Permukaan usulan sesuai
dengan uraian naratif yang telah dijelaskan pada sub bab sebelumnya. Bagian Kepegawain 0.1 Menentukan Kandidat 0.2 Membuat Form Uji
kompetensi “Employee Of Motnhs” 0.4 Perhitungan Menggunakan metode Profile Matching hasil Uji Kompetensi EOM 0.5
Menentukan Skor Akhir dan Membuat Piagam penghargaan serta Surat Keputusan Data Kandidat Form uji kompetensi EOM Kandiat Komite Penilaian Hasil penilaian Skor Akhir Penilaian
Pegawai Kriteria Penilaian
Standard penilaian Form Uji Kom EOM
0.3 Mengisi Form uji Kompetensi “Employee
Of The Months”
Form Uji kompetensi EOM yang telah diisi
Keterangan: EOM = Employee Of The Months
Gambar 2 DFD Level 0 Sistem Usulan
2.1 Rancangan Antar Muka
Gambar 3 Dialog Screen Log in
Gambar 4 Dialog Screen Kandidat
Gambar 5 Dialog Screen penilaian
Gambar 6 Dialog Screen GAP
Gambar 7 Dialog Screen perhitungan hasil akhir
Gambar 8 Dialog Screen Laporan hasil penilaian 4. Rencana Implementasi
Rencana implementasi merupakan tahap awal dari penerapan sistem dengan tujuan dari kegiatan implementasi sistem yang baru ini, agar sistem yang
baru dapat beroperasi sesuai dengan yang
diharapkan.Langkah – langkah kegiatan
pengimplementasian sistem adalah sebagai berikut : 1. Menyiapkan Fasilitas
Pengadaan HW & SW serta menyiapkan lokasi ruangan untuk pemasangan konfigurasi jaringan. 2. Install HW & SW
Instalasi HW & SW sesuai dengan konfigurasi yang telah di spesifikasikan.
3. Membuat database dan programming
Membuat basis data dan aplikasi yang telah dirancang.
4. Test komponen program dan perbaikan program Melakukan test pada komponen program dengan metoda white box testing (menginput data pada program dengan data yang benar/seharusnya) dan black box testing (input data yang salah) terhadap semua kondisi input, proses, dan output dan dengan strategi top-down (dimulai pada modul tertingi ke modul terendah pada struktur chart).
Melakukan testing pada kompabilitas HW & SW, meliputi :
a. Test Fungsi
b. Test Kecepatan akses c. Test Kecepatan proses d. Test kapasitas memori
6. Testing Sistem dan perbaikan sistem
Testing prosedur yang di mulai dari awal sampai akhir program.
7. Membuat dokumentasi prosedur
a. User Manual, buku petunjuk untuk pemakai yang berisikan sistem aplikasi secara umum, cara penggunaan aplikasi secara rinci, definisi data,definisi kesalahan (kesalahan pada aplikasi), serta daftar istilah yang di pakai dalam sistem aplikasi.
b. Operasi Manual, berisi petunjuk
pengoperasian sistem komputer.
c. Instalasi Manual, berisi petunjuk cara mengistall HW & SW pada sistem yang baru. d. Dokumen Aplikasi, berisi dokumentasi dari
sistem aplikasi (database & program ). 8. Penyiapan data
Yaitu kegiatan untuk menyiapkan data awal yang harus ada pada komputer ketika sistem usulandijalankan. Dengan konversi data dari kertas lepas atau arsip yang sudah ada, denga menginput ke dalam basis data yang ada pada komputer.
9. Pelatihan
a. Menyiapkan materi pelatihan seperti
transparasi dan file video yang di maksudkan
untuk presentasi dalam pengoperasian
aplikasi yang telah dibuat.
b. Melakukan pelatihan langusung kepada database administrator dan penggunaan aplikasi (end user) dalam mengoperasikan aplikasi.
10. Instalasi & Peralihan Sistem
Instalasi dan peralihan sistem merupakan suatu proses meletakkan sistem baru. Strategi yang digunakan adalah stategi paralel, dimana secara bertahap sistem lama akan tergantikan dengan sistem yang baru, karena pengguna (user) perlu penyesuaian dan kemungkinan belum terbiasa dengan sistem baru.
4.1 Rencana Aktifitas dan Waktu
Untuk lebih jelas secara keseluruhan dari rencana dan waktu yang dibutuhkan secara keseluruhan, dapat dilihat pada tabel dibawah ini.
Tabel 1 Rencana Aktifitas dan Waktu
4.2 Jadwal Kegiatan
Tabel 2 jadwal kegiatan
4.3 Kebutuhan Sumber Daya
Dalam perancangan serta pengelolaan operasional sistem baru, dibutuhkan beberapa sumber daya perangkat pikir ( Brainware ). Yang terdiri dari : 1. Sistem Analis ( 1 Orang )
Bertugas sebagai penanggung jawab dan
melakukan analisa terhadap pengembangan sistem serta melakukan pengawasan terhadap penerapan sistem baru yang telah dirancang.
2. Programmer Aplikasi merangkap database
administrator ( 2 Orang )
Mempunyai tugas untuk membuat database, desain aplikasi serta konstruksi coding sesuai dengan sistem yang telah dirancang dan juga
bertanggungjawab terhadap pemeliharaan
database.
3. Teknisi ( 1 Orang )
Menangani instalasi jaringan serta pemeliharaan hardware.
4. Operator ( 2 Orang )
Bertugas melakukan pengolahan data dan menjalankan operasional sistem yang telah dirancang.
Berdasarkan hasil analisis antara Teori dan Pelaksanaan yang telah di uraikan pada Sistem
pendukung Keputusan Mennetukan Karyawan
berprestasi (Employee of The Months), dapat disimpulkan bahwa :
1. Dengan Adanya Aplikasi Sistem Pendukung
Keputusan Menentukan Karyawan Berprestasi (Employee of The Months) berbasis Desktop, hal ini berdampak Positif bagi perusahaan karena proses penilaian dilakukan secara terkomputerisasi sehingga penilaian dapat terjaga keamanannya sehingga proses penilaian bisa dilakukan secara efektif dan efisien.
2. Pada Pelaksanaan Penilaian Menentukan
Karyawan Berprestasi dengan menggunakan Metode Profile Matching, hal ini berdampak
positif bagi perusahaan, karena proses
perhitungan bisa menggunakan Rumus GAP untuk menentukan Bobot GAP dan Nilai akhir
sehingga perusahaan dapat menetapkan
Rangking dengan mudah, adil, dan jujur untuk menentukan Karyawan berprestasi (Employee
of The Months).
3. Dengan menambahankan Kriteria penilaian
pada setiap Nilai yang diberikan kepada kandidat hal ini berdampak positif bagi perusahaan, karena Standar-standar penilaian sebagai aspek/ faktor menentukan Karyawan yang layak mendapatkan predikat Karyawan berprestasi (Employee of The Months).
DAFTAR PUSTAKA
1. A.S Rosa dan M.Shalahuddin . (2011).
Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur dan Beorientasi Objek).
penerbit Modula : Bandung
2. Fatta Hanif Al. (2008). Analisis dan
Perancangan Sistem Informasi
3. Hariandja Marihot Tua Efendi, Drs.,M.Si,.
(2009). Manajemen Sumberdaya Manusia. Cetakan kelima. PT Grasindo : Jakarta
4. Hasibuan Drs. H. Melayu S.P,. (2007).
Manajemen Sumberdaya Manusia. Edisi
Revisi cetakan ke-9. PT Bumi Aksara : Jakarta
5. Kristanto Andri. (2008). Perancangan
Sistem Informasi dan Aplikasinya
6. Koniyo Andri. (2007). Memahami Microsoft
SQL Server 2005 dan Membuat Aplikasinya
7. Kusrini, M.Kom. (2007). Strategi
Perancangan Metode Profile Matching.
Penerbit Andi : Yogyakarta
8. Mc Leod Raymond, Sistem Pendukung
Keputusan.
http://www.radium.nesc.mil/library/rainbow/ NCSC-TG-001-2.html, download tanggal 13 juli 2014
9. Mann dan Watson, Sistem Pendukung
Keputusan
10. Navathe dan Elmasri. (2004) .Database
Management Sistem (DBMS)
11. Nugroho Bunafit . 2007. Pembuatan
Program Menggunakan Microsoft Visual Basic
12. Nursal, S.kom. Visual Basic I
13. Rachma. (2003). Profile Matching
14. Rosenblatt Harry J. (2009). System Analyst
and Design
15. Saputra Agus. (2012). Sistem Infomas Nilai
akademk untuk Panduan Skripsi. Penerbit PT Elex Media Komputindo ; jakarta
16. Setiawan , Agung. (2011). Mengenal Sistem
Komputer. Penerbit PT Gramedia : Jakarta
17. Sutabri Tata. (2003). Analisa Sistem
Informasi
18. ___________. (2012).Membangun Aplikasi
Menggunakan Visual Basic 2010
19. Talib Haer. Membuat Aplikasi Menggunakan
Microsoft SQL Server
20. Ukar, Kurweni. (2007). SPP MS.Office
Access 2007. PT Elex MediaKomputindo :
