i 66
CAPAIAN QUICK WINS
REFORMASI BIROKRASI
Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik
melalui Pemanfaatan Teknologi Informasi
i KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa akhirnya Capaian Program Quick Wins Kelompok Kerja Pelayanan Publik - BNP2TKI dapat diselesaikan. Dokumen Road Map Reformasi Birokrasi BNP2TKI terdiri atas berbagai program dan kegiatan yang meliputi Quick Wins, bidang Manajemen Perubahan, meningkatan Kualitas Pelayanan Publik, Penguatan Peraturan Perundang-undangan, Penguatan Tata Laksana, Penguatan Pengawasan, Penguatan Kelembagaan, Penguatan Sistem Manajemen SDM Aparatur, dan Penguatan Akuntabilitas Kinerja.
Dalam upaya penguatan BNP2TKI, diperlukan adanya Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik dengan Pemanfaatanan Teknologi Informasi dalam Pelayanan dan Penanganan Pengaduan. Maka dari itu, kami mencanangkan Program Quick Win yang meliputi beberapa hal yang didasarkan pada rapat koordinasi dan sinergi pelaksanaan program. Quick Win pelayanan Publik terdiri dari 5 (lima) program, yaitu SISKOTKLN untuk mengitegrasikan sistem pendataan bagi Calon Tenaga Kerja Indonesia yang akan berangkat keluar negeri. SISKOTKLN mengintegrasikan Pemangku kepentingan terkait dengan penempatan TKI yang antara lain Dinas Kabupaten/Kota, PPTKIS, Balai Latihan Kerja Luar Negeri, Sarana Kesehatan, Asuransi, Pemetiksaan Psikologi, Lembaga Uji Kompetensi, Lembaga Keuangan, dan Perwakilan RI di luar Negeri, Crisis Centre untuk mengoptimalkan pelayanan terhadap publik, Pelayanan Penempatan Calon TKI Program G to G Korea Selatan Berbasis Sistem Online dan Non Tunai, Layanan Terpadu Satu Pintu (LTSP), dengan tujuan yaitu memudahkan penyebaran informasi dan komunikasi dengan publik khususnya untuk pelayanan penempatan TKI agar menjadi lebig cepat, mudah dan murah. Disamping itu menghapus citra negatif layanan TKI, juga menghapus calo dalam proses layanan dokumen dan rekrutmen TKI. Meningkatkan jaminan dan perlindungan TKI. Meningkatkan peran pemerintah daerah.
Melalui Program Quick Wins Kelompok Kerja Pelayanan Publik - BNP2TKI diharapkan dapat lebih meningkatkan kinerja BNP2TKI, dan secara bertahap dapat mewujudkan BNP2TKI yang bersih, efektif, efisien, profesional, transparan dan akuntabel, serta mempu menyelenggarakan urusan pemerintahan secara tepat, cepat, akurat dan akuntabel demi terwujudnya pemerintahan yang baik (good governance).
Direktur Penyiapan dan Pembekalan Pemberangkatan selaku Ketua Kelompok Kerja Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik, BNP2TKI
Ir. Arini Rahayuwati, M.M NIP.196102031987032001
ii DAFTAR ISI
Kata Pengantar ... i
Daftar Isi ... Ii Executive Summary ... iii
CAPAIAN PROGRAM QUICK WINS KELOMPOK KERJA PELAYANAN PUBLIK ... 1
A. SISKOTKLN ... 1
Diagram Alur Proses SISKOTKLN ... 3
Proses Endorse JO dan Penerbitan SIP ... 3
Proses SPR, registrasi CTKI, Medical, Asuransi Pra /Jamsos ... 4
Proses BLKLN, Uji Kompetensi, asuransi/Jamsos Masa & Purna ... 4
Proses PAP dan E-KTKLN ... 5
Proses registrasi CTKI Skema Lainnya ... 5
B. PELAYANAN PENEMPATAN TKI PROGRAM G TO G KOREA SELATAN BERBASIS SISTEM ONLINE DAN NON TUNAI ... 6
1. Proses Rekrutmen Berbasis Sistem online ... 6
2. Proses Dokumen Penempatan dengan Transaksi Non Tunai ... 6
Data Pelayanan Penempatan CTKI Program G to G Korea ... 6
3. Inovasi Sistem mekanisme Proses pelayanan Penempatan TKI Korea ... 7
Alur Proses registrasi Calon Peserta Eps-Topik G to G ... 9
Alur Pendaftaran dan Pelaksanaan Test Eps-Topik ... 10
Alur Pelaksanaan Skilltest ... 11
Alur Lamaran Online dan Sending Data ... 12
C. CRISIS CENTER ... 13
a) E-Pengaduan ... 13
b) Early Warning System (EWS) ... 13
c) Pengembangan system Crisis Center dan E-Pengaduan berbasis web dan mobile (Android) digambarkan diagram menu ... 14
D LAYANAN TERPADU SATU PINTU (LTSP) ... 15
Perbandingan tanpa LTSP dan dengan LTSP ... 16
C SYSTEM ONLINE TINDAK LANJUT HASIL PROMOSI TENAGA KERJA TERAMPIL TAHUN 2017 ... 17
PROGRAM QUICK WINS SELANJUTNYA KELOMPOK KERJA PELAYANAN PUBLIK – BNP2TKI ... 19
iii EXECUTIVE SUMMARY
Dalam rangka mewujudkan Birokrasi yang bersih dan akuntabel, efektif dan efisien, serta birokrasi yang berkualitas BNP2TKI telah menerapkan pelayanan penempatan dan perlindungan TKI berbasis Teknologi Informasi antara lain:
Sistem Komputerisasi Tenaga Kerja Luar Negeri (SISKOTKLN) adalah sistem informasi terpadu pelayanan penempatan TKI dengan skema P to P, Mandiri/Re-entry, UPKS dan ABK sesuai dengan tahapan proses penempatan yang dimulai dari Job Order/Demand Letter, SIP, SPR, registrasi data Calon TKI, pemeriksaan kesehatan, asuransi pra (BPJS Ketenagakerjaan), rekomendasi Paspor, absensi pelatihan di BLKLN, uji kompetensi, biaya penempatan (KUR) TKI, validasi Paspor, asuransi pra, masa-purna (BPJS Ketenagakerjaan), penjadualan/pelaksanaan PAP, e-KTKLN dan pemberangkatan TKI ke luar negeri. SISKOTKLN telah terintegrasi dengan pemangku kepentingan terkait penempatan TKI. SISKOTKLN memanfaatkan teknologi informasi terkini berbasis web dan mobile (android) serta menyimpan bio data, data biometric (foto & sidik jari) TKI dan data ketenagakerjaan serta dokumen persyaratan TKI dalam bentuk digital (image) dalam proses implementasinya. Hasil akhir proses dari SISKOTKLN adalah e-KTKLN yang menjadi identitas TKI di luar negeri dan dapat dicek melalui website BNP2TKI dan aplikasi android. SISKOTKLN juga terintegrasi dengan Jobsinfo, HaloTKI/Crisis Center dan e-TKIPurna.
Pelayanan penempatan kepada calon TKI Program G to G Korea yang semula masih dilakukan manual bertranformasi dengan berbasis sistem online dan menggunakan transaksi non tunai. Sistem online tersebut dimulai dari proses seleksi (pra-pendaftaran dan verifikasi dokumen pendaftaran), pelaksanaan ujian, pengiriman lamaran, verifikasi dokumen lamaran sampai dengan proses pemberangkatan (validasi, pengurusan dokumen pemberangkatan secara non tunai) CTKI Program G to G Korea. Tujuan inovasi pada proses mekanisme pelayanan penempatan TKI Korea ini adalah untuk memberikan pelayanan prima kepada masyarakat/CTKI sehingga dalam mengikuti proses penempatan akan dirasakan efisien, murah, mudah, aman, dan transparan.
E-Pengaduan adalah media penyampaian pengaduan di dalam negeri melalui penerapan Teknologi Smart Phone berbasis Android yang terintegrasi dengan sistem pelayanan pengaduan TKI (Crisis Center). Latar belakang perlunya di disediakan sistim ini adalah karena adanya kendala dalam penanganan pengaduan.
Early Warning System (EWS) adalah media penyampaian pengaduan di negara penempatan melalui penerapan teknologi Smart Phone berbasis Android yang terintegrasi dengan sistem pelayanan pengaduan TKI (Crisis Centre) dan SISKOTKLN. Latar belakang perlunya di disediakan sistim ini adalah karena adanya kendala dalam penanganan pengaduan di negara penempatan dan minimnya informasi bagi TKI di negara penempatan.
Program LTSP untuk pertama kali yang mengintegrasikan semua fungsi layanan tersebut diresmikan di Nunukan Kalimantan Utara pada tanggal 16 Februari 2016, yang kemudian dalam prosesnya akan direplikasi di 51 daerah lain yang direncanakan tuntas sampai dengan tahun 2019. Sebagai tindak lanjut Program LTSP maka akan dilaksanakan Peresmian 11 LTSP oleh Presiden RI bertepatan dengan hari buruh migran Internasiona/migrant Day (tanggal 18 Desember 2017) di Banten yang akan dihadiri oleh 3.000 peserta (pimpinan K /L, Gubernur, Bupati / Walikota, TKI dan stakeholder terkait).
Sistem Online Tindak Lanjut Hasil Promosi Tenaga Kerja Terampil Yaitu penyediaan Aplikasi berbasis online untuk BNP2TKI dan Pelaksana Penempatan Tenaga Kerja Indonesia Swasta (PPTKIS). Dengan Aplikasi ini PPTKIS bisa melaporkan kegiatan yang telah diikuti (EBM, Trade Expo maupun Partisipasi lainnya) secara online dan BNP2TKI bisa mengetahui jumlah lowongan yang ada dan berapa jumlah yang diambil lowongan tersebut oleh PPTKIS setelah proses negoisasi.
1 CAPAIAN PROGRAM QUICK WINS
KELOMPOK KERJA PELAYANAN PUBLIK - BNP2TKI
Reformasi Birokrasi BNP2TKI periode tahun 2010-2014 telah berjalan dengan baik dan di akhir periode tahun 2014 telah dilakukan evaluasi. dengan mempertimbangkan capaian Reformasi Birokrasi periode tahun 2010-2014, ekspektasi/tuntutan/harapan pemangku kepentingan dan perubahan lingkungan strategis guna mencapai tujuan nasional reformasi birokrasi. Sesuai dengan peraturan Kepala BNP2TKI Nomor: 09 Tahun 2016 Tentang Pedoman Penyelenggaraan Unit Pelayanan Publik di Lingkungan Badan Nasional Penempatan dan Perlindungan Tenaga Kerja Indonesia dijelaskan bahwa unit Pelayanan di BNP2TKI terdiri dari:
a) Unit Pelayanan Job Info; b) Unit Pelayanan Penempatan;
c) Unit Pelayanan Pengaduan TKI bermasalah; d) Unit Pelayanan Pengadaan Barang/Jasa; e) Unit Pelayanan PPID;
f) Unit Pelayanan Gratifikasi, whistle Blowing System (WBS), dan benturan kepentingan; Pelayanan Publik BNP2TKI merupakan aspek lain yang selalu menjadi sorotan masyarakat. Penerapan sistem manajemen pelayanan belum sepenuhnya mampu mendorong peningkatan kualitas pelayanan, yang lebih cepat, murah, berkekuatan hukum, nyaman, aman, jelas, dan terjangkau serta menjaga profesionalisme para petugas pelayanan. Oleh karena itu, perlu dilakukan penguatan terhadap sistem manajemen pelayanan publik agar mampu mendorong perubahan profesionalisme para penyedia pelayanan serta peningkatkan kualitas pelayanan. Untuk itu, program prioritas area pelayanan publik BNP2TKI antara lain perkuatan sistem monitoring dan evaluasi terhadap kinerja pelayanan publik, peningkatan kualitas pelayanan publik sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat, dan peningkatan profesionalisme aparatur.
Berdasarkan uraian permasalahan utama reformasi birokrasi BNP2TKI dan sasaran strategis reformasi birokrasi, maka program Reformasi Birokrasi BNP2TKI yang akan menjadi prioritas/quick wins adalah program/kegiatan terkait bidang perubahan Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik dengan Pemanfaatanan Teknologi Informasi dalam Pelayanan dan Penanganan Pengaduan.
Dalam rangka mewujudkan Birokrasi yang bersih dan akuntabel, efektif dan efisien, serta birokrasi yang berkualitas BNP2TKI telah menerapkan pelayanan penempatan dan perlindungan TKI berbasis Teknologi Informasi antara lain:
A. SISKOTKLN
Sistem Komputerisasi Tenaga Kerja Luar Negeri (SISKOTKLN) adalah sistem informasi terpadu pelayanan penempatan TKI dengan skema P to P, Mandiri/Re-entry, UPKS dan ABK sesuai dengan tahapan proses penempatan yang dimulai dari Job Order/Demand Letter, SIP, SPR, registrasi data Calon TKI, pemeriksaan kesehatan, asuransi pra (Jamsostek), rekomendasi Paspor, absensi pelatihan di BLKLN, uji kompetensi, biaya penempatan (KUR) TKI, validasi Paspor, asuransi masa-purna (Jamsostek), penjadualan/pelaksanaan PAP, e-KTKLN dan pemberangkatan TKI ke luar negeri. SISKOTKLN mengintegrasikan Pemangku kepentingan terkait penempatan TKI antara lain Dinas Ketenagakerjaan Provinsi/Kabupaten/Kota, Ditjen Adminduk (NIK), Ditjen Imigrasi (Paspor dan TPI), PPTKIS, Balai Latihan Kerja Luar Negeri, Sarana Kesehatan, BPJS TK, LSP, Perbankan/Lembaga Keuangan dan Perwakilan RI di luar negeri.
SISKOTKLN memanfaatkan teknologi informasi terkini berbasis web dan mobile (android) serta menyimpan bio data, data biometric (foto & sidik jari) TKI dan data ketenagakerjaan serta
2 dokumen persyaratan TKI dalam bentuk digital (image) dalam proses implementasinya. Hasil akhir proses dari SISKOTKLN adalah e-KTKLN yang menjadi identitas TKI di luar negeri dan dapat dicek melalui website BNP2TKI dan aplikasi android. SISKOTKLN juga terintegrasi dengan Jobsinfo, HaloTKI/Crisis Center dan e-TKIPurna.
Kondisi Awal:
Setiap PPTKIS menginput masing-masing data Job Order/Demand Letter untuk permohonan SIP dan SPR, setiap permohonan harus menggunakan surat/hardcopy yang harus melampirkan berkas persyaratan dan petugas PPTKIS harus mengantar sendiri ke BNP2TKI sehingga terjadi antrian dan tatap muka dengan petugas pelayan. Petugas PPTKIS akan kembali ke BNP2TI satu atau dua hari kemudian untuk mengambil SIP yang telah diterbitkan.
Dokumen persyaratan TKI harus dilampirkan /hardcopy sehingga banyak berkas yang tidak tersimpan dengan rapi/tertata dan sulit untuk diambil ketika dibutuhkan.
Data Job Order/Demand Letter, KTP-el (NIK) serta paspor TKI belum terintegrasi sehingga sulit dan lama untuk melakukan verifikasi dokumen tersebut.
Pembayaran Asuransi/Jamsos TKI masih dilakukan secara tunai sehingga ada kelemahan pengendalian dan monitoring.
Perubahan yang sudah dilakukan:
Untuk penerbitan SIP di BNP2TKI, PPTKIS cukup mengajukan melalui SISKOTKLN dengan persyaratan Job Order/Demand Letter sudah ada pada database SISKOTKLN (sudah terintegrasi dengan Perwakilan RI) sehingga petugas PPTKIS tidak perlu hadir ke BNP2TKI dan menghilangkan tatap muka kepada petugas pelayanan, SIP yang sudah disetujui oleh Direktur P2P dalam format digital bisa langsung di cetak oleh PPTKIS melalui SISKOTKLN.
Saat ini stakeholder yang sudah terintegrasi dengan SISKOTKLN adalah 25 Dinas KT Provinsi, 300 Dinas KT Kab/Kota, 11 Perwakilan RI/KDEI, 451 PPTKIS, 420 BLKLN, 110 Sarkes, 7 LSP, BPJS TK, 7 Perbankan/Lembaga Keuangan, Ditjen Dukcapil, Ditjen Imigrasi, Kemnaker, Kemlu dll. Stakeholer tsb diberikan hak akses dan update data sesuai dengan fungsi dan wewenang yang telah diatur dalam peraturan perundangan.
Seluruh dokumen persyaratan TKI tersimpan dalam database SISKOTKLN dalam format digital (image) sehingga memudahkan melakukan verifikasi dan pengambilan kembali dokumen tersebut apabila diperlukan untuk menyelesaikan permasalahan TKI.
Stakeholder/PPTKIS dapat mengecek status data TKI yang sedang dalam proses penempatan atau status keberadaan TKI (keberangkatan dan kepulangan) dan TKI/keluarga TKI dapat juga mengecek status TKI melalui website BNP2TKI.
TKI Mandiri/Profesional dapat mendaftarkan diri sebagai TKI melalui pendaftaran online SISKOTKLN.
Gambar di bawah ini menggambarkan alur tahapan proses penempatan TKI melalui SISKOTKLN.
6
B. PELAYANAN PENEMPATAN TKI PROGRAM G TO G KOREA SELATAN BERBASIS SISTEM ONLINE DAN NON TUNAI.
Pelayanan penempatan kepada calon TKI Program G to G Korea yang semula masih dilakukan manual bertranformasi dengan berbasis sistem online dan menggunakan transaksi non tunai. Sistem online tersebut dimulai dari proses seleksi (pra-pendaftaran dan verifikasi dokumen pendaftaran), pelaksanaan ujian, pengiriman lamaran, verifikasi dokumen lamaran sampai dengan proses pemberangkatan (validasi, pengurusan dokumen pemberangkatan secara non tunai) CTKI Program G to G Korea.
1. Proses Rekrutmen Berbasis Sistem Online
Proses seleksi penempatan CTKI Program G to G Korea awalnya dilakukan secara manual menjadi sistem online, proses tersebut meliputi :
Fleksibilitas Waktu dan Efisiensi Biaya Pra Pendaftaran.
Masyarakat yang berkeinginan mendaftar menjadi CTKI Program G to G korea tidak perlu datang secara fisik, pendaftaran dilakukan secara online melalui website http://g2g.bnp2tki.go.id
Validitas dan Akurasi Proses Verifikasi Dokumen Pendaftaran, Pelaksanaan Ujian, Dokumen Lamaran dan Dokumen Pemberangkatan.
Masyarakat yang telah melakukan pendaftaran online akan dilakukan verifikasi dokumen pendaftaran menggunakan aplikasi berbasis online. Pada pelaksanaan Ujian, Verifikasi dokumen lamaran dan dokumen pemberangkatan juga dilakukan secara online dengan aplikasi verifikasi berbasis website yang terintegrasi dengan Sistem Dukcapil Kementerian Dalam Negeri dan Sistem Informasi Manajemen Keimigrasian sehingga verifikasi dokumen tersebut lebih akurat dan valid.
2. Proses Dokumen Penempatan Dengan Transaksi Non Tunai Transaksi Aman dan Transparansi dengan Non Tunai
Setelah Calon TKI (CTKI) mendapatkan kontrak kerja atau Standard Labour Contract dari Korea, maka CTKI memenuhi dokumen pemberangakatan meliputi visa kerja, asuransi, tiket keberangkatan, dan pembiayaan pelatihan pra pemberangkatan. Saeluruh pembiayaan yang muncul dalam proses pemberangkatan tersebut diatas dilakukan dengan transaksi non tunai melalui bank.
Data Pelayanan Penempatan CTKI Program G to G Korea
Tahap Tahun Pendaftar Verifikasi Dokumen Pendaftaran Kelulusan Ujian Verifikasi Lamaran Pekerjaan dan Sending Data Penempatan Sebelum Sistem Online 2013 29.930 10.844 10.844 10.329 9.441 2014 33.232 32.098 3.074 3.373 6.713 Setelah Sistem Online 2015 36.446 29.857 6.666 7.547 5.505 2016 4.650 2.979 2.979 2.934 5.662 s.d September 2017 34.602 32.549 9.019 7.462 2.795
7 3. Inovasi Sistem Mekanisme Proses Pelayanan Penempatan TKI Korea
Tujuan inovasi pada proses mekanisme pelayanan penempatan TKI Korea ini adalah untuk memberikan pelayanan prima kepada masyarakat/CTKI sehingga dalam mengikuti proses penempatan akan dirasakan efisien, murah, mudah, aman, dan transparan.
Rangkaian kegiatan inovasi yang dilakukan dari proses rekrutmen hingga penempatan CTKI Program G to G Korea telah dimulai pada awal tahun 2015 dan terus dilakukan pengembangan dan penyempurnaan sistem yang dilakukan secara bertahap hingga saat ini, sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan terkini.
INOVASI
Membangun Pelayanan Penempatan Sistem Online
s/d. TAHUN 2014 TAHUN 2015
Pendaftaran secara manual yang dilakukan selama 4 hari
Universitas/Perguruan Tinggi (Lokasi terbatas di Jakarta, Bandung, Jawa Tengah Jawa Timur).
Pendaftaran dilakukan secara online melalui website http://g2g.bnp2tki.go.id
Pendaftaran dapat dilakukan dimana saja dan diberi tenggang waktu selama 30 hari. Verifikasi Dokumen pendaftaran dan
Pengambilan Kartu Ujian dilakukan secara manual yang dilakukan selama 4 hari Universitas/Perguruan Tinggi (Lokasi terbatas di Jakarta, Bandung, Jawa Tengah Jawa Timur).
Verifikasi dokumen pendaftaran dan
pengambilan kartu ujian dilakukan di kantor BP3TKI/LP3TKI terdekat diseluruh Indonesia (sesuai domisili CTKI).
Pengiriman lamaran pekerjaan secara manual melalui PO. BOX
Pengiriman lamaran pekerjaan secara online melalui website http://g2g.bnp2tki.go.id
Verifikasi pada Pelaksanaan Ujian dilakukan secara manual
Verifikasi pada Pelaksanaan Ujian dilakukan dengan verifikasi sidik jari secara online.
Pengambilan Sertifikat dilakukan dengan verifikasi sidik jari secara manual
Pengambilan Sertifikat dilakukan dengan verifikasi sidik jari secara online.
CTKI mendapatkan User ID dan Password pada saat pengambilan sertifikat untuk digunakan saat akan melakukan pengajuan lamaran online.
Verifikasi dokumen lamaran pekerjaan dilakukan secara manual berdasarkan lamaran masuk melalui
pos.
Verifikasi dokumen lamaran pekerjaan dilakukan secara online dengan output yang lebih akurat dan cepat serta transparan dengan prinsip First In First Out
Pengiriman Registrasi Ulang secara manual melalui PO. BOX
Pengiriman Registrasi Ulang secara online melalui email
Proses dokumen pemberangkatan dilakukan dengan transaksi kovensional.
Proses dokumen pemberangkatan dilakukan dengan transaksi non tunai
Layanan Pengaduan secara manual yaitu datang langsung ke kantor BNP2TKI/BP3TKI/LP3TKI
Layanan Pengaduan secara online melalui email [email protected]
8 INOVASI
Membangun Pelayanan Penempatan Sistem Online
TAHUN 2015 TAHUN 2016
Pendaftaran Ujian Tahap II (Skill
and Competency Test) yang di
lakukan secara manual di dua lokasi yaitu Jakarta dan Semarang
Pembayaran biaya ujian sebesar 24 USD secara manual
Pendaftaran Ujian Tahap II (Skill and
Competency Test) secara online melalui
website http://g2g.bnp2tki.go.id
Pembayaran biaya ujian sebesar 24 USD non tunai menggunakan ID Billing / Kode
Pembayaran
INOVASI
Membangun Pelayanan Penempatan Sistem Online
TAHUN 2016 TAHUN 2017
Ujian EPS-TOPIK untuk pendaftar umum berbasis kertas (Paper Based
Test)
Layanan Pengaduan secara online melalui email
Penerbitan Rekomendasi Paspor oleh BP3TKI/LP3TKI dan Dinas
setempat kepada Imigrasi secara manual.
Penerbitan KTKLN
Proses pembayaran asuransi di lakukan secara manual.
Ujian EPS-TOPIK untuk pendaftar umum berbasis komputer (Computer Based Test)
Pembukaan 2 (dua) ruang kelas baru untuk pelaksanaan ujian CBT di BP3TKI Semarang
Layanan Pengaduan secara online melalui email [email protected]
Penerbitan ID TKI untuk Rekomendasi Paspor oleh BP3TKI/LP3TKI dan Dinas setempat kepada Imigrasi secara online.
Penerbitan E-KTKLN dan Verifikasi sidik jari pada saat pembuatan E-KTKLN
Proses pembayaran asuransi BPJS
Ketenagakerjaan di lakukan secara non tunai dengan menggunakan ID Billing / Kode Pembayaran.
9 Gambar di bawah ini menjelaskan tahapan proses penempatan G to G Korea berbasis
teknologi informasi yang saat ini berjalan :
Penjelasan alur diagram :
a. Pencaker bisa melakukan Registrasi secara Mandiri dengan cara Online berdasarkan jadual waktu yang ditentukan ke aplikasi Registrasi G to G Korea (SISKOTKLN) dengan alamat http://g2g.bnp2tki.go.id dan melampirkan dokumen pendukung dalam bentuk Softcopy (Hasil Scan) diantaranya: KTP yang masih berlaku, Ijazah, Paspor yang masih berlaku minimal 1 tahun, Buku Tabungan dan Foto.
b. Setelah Registrasi, Pencaker mendapat bukti Registrasi dan WAJIB membayar Biaya Test EPS-TOPIK sebesar 24 USD yang dikonversi ke dalam bentuk rupiah.
c. Pencaker WAJIB melakukan proses Validasi dokumen di BP3TKI/LP3TKI sesuai dengan lokasi pilihan sesuai Registrasi.
d. Setelah Data dinyatakan VALID, selanjutnya petugas BP3TKI/LP3TKI/P4TKI akan mengambil Foto dan Sidik Jari Pencaker yang selanjutnya disimpan ke SISKOTKLN.
e. Petugas BP3TKI/LP3TKI akan memberikan Hasil Cetak Bukti Verifikasi sebagai bukti bahwa Pencaker sudah memenuhi syarat untuk mengikuti Test EPS-TOPIK.
f. Bukti Pendaftaran nantinya akan ditukar dengan Kartu Peserta Test EPS-TOPIK.
g. Apabila ada PERUBAHAN DATA, maka Pencaker WAJIB memberitahukan kepada Petugas BP3TKI/LP3TKI secepatnya.
10 a. HRDK menginformasikan Pelaksanaan Test EPS-TOPIK.
b. Direktorat PPP-BNP2TKI mengumumkan Pelaksanaan Test EPS-TOPIK melalui
www.bnp2tki.go.id dan portal http://g2g.bnp2tki.go.id serta ke email/HP Pencaker yang sudah dinyatakan VALID.
c. Direktorat PPP - BNP2TKI berdasarkan List Data Pencaker yang sudah dinyatakan VALID dari SISKOTKLN, disusun menjadi Rencana Pengambilan Kartu Peserta Test EPS-TOPIK di BP3TKI/LP3TKI/P4TKI sesuai pendaftaran Pencaker.
d. Pencaker melakukan pembayaran Test EPS-TOPIK secara non tunai melalui channel BRI (Internet Banking, ATM dan Teller) berdasarkan Kode Bayar dari SISKOTKLN.
e. Jika peserta yang dinyatakan VALID dan sudah bayar biaya test, maka dapat mengambil Kartu Test EPS TOPIK sesuai jadwal yang sudah ditentukan dengan membawa Bukti Pendaftaran.
f. Petugas BP3TKI/LP3TKI/P4TKI akan melakukan Validasi sidik jari Pencaker ke SISKOTKLN dan sudah dinyatakan lunas biaya test dari Bank.
g. Peserta yang valid selanjutnya diberikan Kartu Test EPS-TOPIK. Nomor Kartu Test di entry ke dalam sistem (Mandatory). Selanjutnya Petugas BP3TKI/LP3TKI/P4TKI akan mencetak Bukti Penerimaan Kartu Test.
h. Pelaksanaan Test sesuai dengan Lokasi yang ditentukan oleh BNP2TKI.
i. Absensi kehadiran Peserta dengan cara Validasi sidik jari dan foto Peserta ke SISKOTKLN. Hanya peserta yang terdata di SISKOTKLN saja yang bisa mengikuti Test EPS-TOPIK.
11 a. HRDK menginformasikan Pelaksanaan Skilltest.
b. Direktorat PPP-BNP2TKI mengumumkan Pelaksanaan Skilltest melalui
www.bnp2tki.go.id dan portal http://g2g.bnp2tki.go.id serta ke Peserta yang dinyatakan lulus Test EPS-TOPIK.
c. Pelaksanaan Skilltest sesuai dengan Jadwal dan Lokasi yang ditentukan oleh BNP2TKI. d. Absensi kehadiran Peserta dengan cara Validasi sidik jari dan foto Peserta ke
SISKOTKLN. Hanya peserta yang terdata di SISKOTKLN saja yang bisa mengikuti Test EPS-TOPIK.
12 a. HRDK menginformasikan Hasil Skilltest ke BNP2TKI via email.
b. Data Peserta yang LULUS Skilltest akan di-import ke SISKOTKLN (File Excel) menjadi List Peserta Lulus Skilltest .
c. Direktorat PPP - BNP2TKI mengumumkan Hasil Skilltest melalui www.bnp2tki.go.id dan portal http://g2g.bnp2tki.go.id serta ke email Peserta yang sudah dinyatakan LULUS Skilltest dan undangan untuk pengambilan Sertifikat di BP3TKI/LP3TKI sesuai dengan lokasi pilihan ketika Registrasi.
d. Para Peserta yang sudah dinyatakan LULUS wajib mengambil Sertifikat EPS-TOPIK dan Username Password yang digunakan untuk Pengiriman Lamaran secara Online. Petugas BP3TKI/LP3TKI akan melakukan Validasi melalui Sidik Jari dan foto ke SISKOTKLN. e. Peserta melakukan pengiriman lamaran online dengan melengkapi dokumen pendukung
diantaranya: Sertifikat MCU, Surat Izin, Sertifikat EPS-TOPIK, Kartu Pencari Kerja dan Sertifikat Kompetensi.
f. Bagi Peserta yang sudah mengirimkan lamaran secara online dan dinyatakan Lengkap selanjutnya akan masuk dalam List Data CTKI Siap Sending. Bagi Peserta yang belum lengkap, harus melengkapi secepatnya untuk di-upload ke SISKOTKLN.
g. Pejabat yang berwenang akan melakukan sending Data berdasarkan List Data CTKI Siap Sending melalui sistem HRDK. List Data yang sudah SENDING selanjutnya di-import ke dalam SISKOTKLN.
13
C. CRISIS CENTER
Data pengaduan TKI di Crisis Center
No Tahun Tindak Lanjut Total Pengaduan Baru Validasi Alih Media Distribusi Internal BNP2TKI Eksternal BNP2TKI Selesai 1 2011 4637 0 0 0 0 0 0 4637 2 2012 5423 0 0 0 0 0 0 5423 3 2013 4432 0 0 0 0 0 0 4432 4 2014 3942 0 0 0 3 9 8 3922 5 2015 4894 0 0 3 24 12 5 4850 6 2016 4756 0 84 46 65 138 139 4283 7 2017 3789 174 112 89 199 525 376 2312 Total 31873 174 196 138 291 684 528 29859 a) E-Pengaduan
E-Pengaduan adalah media penyampaian pengaduan di dalam negeri melalui penerapan Teknologi Smart Phone berbasis Android yang terintegrasi dengan sistem pelayanan pengaduan TKI (Crisi Centre). Latar belakang perlunya di disediakan sistim ini adalah karena adanya kendala dalam penanganan pengaduan antara lain:
Proses penempatan TKI secara unprosedural sehingga tidak terdata di SISKOTKLN menyebabkan dalam proses penelusuran data Tki terutama mereka yang masih berstatus di negara penempatan;
Dari sisi pelapor selalu membutuhkan update informasi satatus Tindak Lanjut penyelesaian masalah real time;
Meskipun saat ini BNP2TKI sudah memiliki call centre 08001000 perlu dibuat kemudahaan bagi TKI dan keluarganya dengan menekan satu tombol saja;
E-Pengaduan bertujuan ;
Meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam ekgiatan penyelenggaraan pelayanan pengaduan;
Memudahkan koordinasi anatar petugas dan pelapor;
Memudahkan pelapor mengetahui status penyelesaian masalah;
Memudahkan Pemerintah untuk memberikan informasi terkait Prosedur pengaduan khususnya dan perlindungan TKI pada umumnya.
b) Early Warning System (EWS)
EWS adalah media penyampaian pengaduan di negara penempatan melalui penerapan Teknologi Smart Phone berbasis Android yang terintegrasi dengan sistem pelayanan pengaduan TKI (Crisis Centre) dan SISKOTKLN. Latar belakang perlunya di disediakan sistim ini adalah karena adanya kendala dalam penanganan pengaduan di negara penempatan dan minimnya informasi bagi TKI di negara penempatan.
Early Warning System (EWS) bertujuan ;
Meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam kegiatan penyelenggaraan pelayanan pengaduan di negara penempatan;
Memudahkan koordinasi antara petugas dan pelapor di negara penempatan;
Memudahkan pelapor mengetahui status penyelesaian masalah di negara penempatan;
14 Memudahkan Pemerintah untuk memberikan informasi terkait Prosedur pengaduan
khususnya dan perlindungan TKI pada umumnya
Memudahkan akses informasi bagi TKI di negara penempatan
c) Pengembangan system Crisis Center dan E-Pengaduan berbasis web dan mobile (Android) digambarkan diagram menu
15
D. LAYANAN TERPADU SATU PINTU (LTSP)
Sebagai wujud keberpihakan dan kehadiran negara terhadap perlindungan Tenaga Kerja Indonesia baik dari aspek pelayanan dan perlindungan tenaga kerja di luar negeri, BNP2TKI dengan supervisi dari KPK bersama dengan Kementerian/Lembaga (K/L) terkait dan Pemerintah Daerah melakukan Komitmen Bersama dalam rangka “Pembenahan Tata Kelola Layanan TKI” di wilayah perbatasan maupoun wilayah asal/kantong TKI. Komitmen ini dimulai sejak tahun 2016 dimana ditandatangani Pimpinan K/L, KPK dan Gubernur dan Bupati di 6 Provinsi yaitu: Nunukan (Kalimantan Utara), Kepulauan Riau, Kalimantan Barat, Jawa Barat, Jawa Tengah, Nusa Tenggara Barat. Salah satu program pembenahan tersebut adalah melalui Layanan Terpadu Satu Pintu (LTSP) yaitu dengan mengintegrasikan 5 fungsi layanan dalam satu kantor/lokasi guna mendekatkan layanan bagi calon TKI. 5 fungsi layanan itu adalah :
1. Ketenagakerjaan (Disnaker dan BNP2TKI) 2. Kependudukan (Disdukcapil)
3. Keimigrasian (Imigrasi) 4. Kepolisian (Polisi)
5. Kesehatan (Dinkes dan RSUD)
Program LTSP untuk pertama kali yang mengintegrasikan semua fungsi layanan tersebut dibangun di Nunukan Kalimantan Utara yang telah diresmikan oleh Menteri Koordinator Bidang PMK, Puan Maharani, Menteri Hukum dan HAM Yasona Laoly, dan Kepala BNP2TKI Nusron Wahid pada tanggal 16 Februari 2016, yang kemudian dalam prosesnya akan direplikasi di 51 daerah lain yang direncanakan tuntas sampai dengan tahun 2019. SISKOTKLN menjadi proses pelayanan di LTSP yang terdiri dari beberapa stake holder tersebut diatas secara ban berjalan.
Sebagai tindak lanjut Program LTSP maka akan dilaksanakan Peresmian 11 LTSP oleh Presiden RI bertepatan dengan hari buruh migran Internasiona/migrant Day (tanggal 18 Desember 2017) di Banten yang akan dihadiri oleh 3.000 peserta (pimpinan K /L, Gubernur, Bupati / Walikota, TKI dan stakeholder terkait).
16 Sebelum ada LTSP, TKI harus menjalani proses di beberapa kantor pelayanan yang berbeda lokasi minimal pada 5 kantor yang terdiri dari, Ketenagakerjaan (Disnaker dan BNP2TKI), Kependudukan (Disdukcapil), Keimigrasian (Imigrasi), Kepolisian (Polisi), Kesehatan (Dinkes dan RSUD). sehingga memerlukan waktu yang panjang, biaya yang tidak trransparan dan mahal, urangnya informasi.
Setelah ada LTSP, TKI mengalami banyak perbaikan dalam pengurusan dokumen dari banyak segi, diantaranya:
1. Segi Efektifitas
TKI dalam menjalani proses cukup mendatangi satu kantor pelayanan yaitu LTSP yang dulu mereka harus mendatangi lokasi minimal pada 5 kantor yang terdiri dari, Ketenagakerjaan (Disnaker dan BNP2TKI), Kependudukan (Disdukcapil), Keimigrasian (Imigrasi), Kepolisian (Polisi), Kesehatan (Dinkes dan RSUD).
2. Segi Efesiensi Waktu
Proses pengurusan dokumen calon TKI dapat menghemat waktu hingga 7-9 hari (LTSP Indramayu)
3. Segi Integrasi sistem (SISKOTKLN-SIMKIM-SIAK)
Telah terkoneksi antara Sistem SISKOTKLN (BNP2TKI) dengan SIMKIM (Ditjen Imigrasi Kemenkumham), dan SIAK (Ditjen Dukcapil Kemendagri). Beberapa pengembangan khusus untuk SISKOTKLN dapat terlihat di LTSP Nunukan seperti terintegrasinya sistem informasi deportasi dengan KJRI Tawau di Malaysia, dan informasi proses layanan calon TKI
4. Segi Perlindungan
Proses layanan calon TKI di LTSP memperkuat jaminan layanan perlindungan bagi calon TKI, karena pemerintah dan stakeholder terkait mencatat data keberangkatan TKI di sistem dan mendekatkan akses layanan pengaduan bagi TKI dan keluarganya.
Contoh di Nunukan dulu sebelum ada LTSP banyak calon TKI ilegal dan deportan yang tidak terdata masuk lagi ke Negara Malaysia, namun setelah adanya LTSP sampai dengan sejkarang lebih kurang 5.000 orang terdata secara sistem baik untuk yang berangkat bekerja kembali ataupun yang tersaring dalam fasilitasi program pemberdayaan (bekerja di wilayah Nunukan ataupun pulang ke daerah asal).
5. Segi efisiensi biaya
Pengurusan dokumen calon TKI di LTSP dapat menghemat lebih dari 40 % biaya sebelumnya, biaya yang dihemat dari item akomodasi, konsumsi dan transportasi.
CONTOH
Tahap Institusi Tanpa LTSP ( TKI Indramayu) Dengan LTSP (TKI Indramayu)
Biaya Proses
Biaya Akomodasi
Waktu Biaya Proses Biaya
Akomodasi Waktu Dok. Jati Diri Dis Dukcapil TBC Rp. 100.000 (PP) +/- 5 Hari NA Rp. 50.000 (PP) 1 Hari Pra Test Kesehatan Dis Kes - - - TBC
Medical Sar Kes Rp. 700.000 Rp. 200.000 ( PP (Cirebon) 7 Hari Rp. 700.000 * Rp. 100.000 (PP (Indramayu) * 7 Hari * Pelatihan Kem Naker - Rp. 5.500.000 +/- 60 Hari - Rp. 300.000 (PP (Indramayu) * +/- 60 Hari *
17 Rp. 3.000.000 Rp. 3.000.000 * Uji Kom BNSP Rp. 150.000 Rp. 200.000 (PP (Cirebon) 1 Hari Rp. 150.000 * Rp. 100.000 (PP (Indramayu) * 1 Hari *
ID TKI Dis Naker TBC Rp. 50.000 (PP) 1 Hari NA Rp. 50.000 (PP) 1 Hari Paspor Imigrasi Rp. 400.000 Rp. 200.000 (PP (Cirebon) 7 Hari Rp. 50.000 Rp. 100.000 (PP (Indramayu) 3 Hari SKCK Kepolisian Rp. 10.000 Rp. 50.000 (PP) 1 Hari Rp. 10.000 Rp. 50.000 (PP) Jaminan Sosial Jaminan Sosial Rp. 370.000 Rp. 370.000 Lembaga Keuangan Lembaga Keuangan Sesuai CS yang berlaku Rp. 50.000 (PP) +/- 7 Hari Sesuai CS yang berlaku Rp. 50.000 (PP) +/- 7 Hari Verifikasi PAP BP3/LP3/ NA Rp. 100.000 (PP (Cirebon) 1 Hari NA Rp. 50.000 (PP) 1 Hari PAP dan P4 Rp. 100.000 (PP (Cirebon) 1 Hari Rp. 50.000 (PP) 1 Hari e-KTKLN TOTAL Rp. 4.660.000 Rp. 6.550.000 +/- 91 Hari Rp. 4.310.000 Rp. 900.000 +/- 82 Hari (TOTAL) Rp. 5.180.000 (TOTAL) Rp. 460.000 Rp. 400.000 +/- 14 Hari (selama proses LTSP) (selama proses LTSP) (selama proses LTSP) Rp. 11.180.000 Rp. 860.000 (selama proses LTSP)
E. SISTEM ONLINE TINDAK LANJUT HASIL PROMOSI TENAGA KERJA TERAMPIL 2017
adalah penyediaan Aplikasi berbasis online untuk BNP2TKI dan Pelaksana Penempatan Tenaga Kerja Indonesia Swasta (PPTKIS). Dengan Aplikasi ini PPTKIS bisa melaporkan kegiatan yang telah diikuti (EBM, Trade Expo maupun Partisipasi lainnya) secara online dan BNP2TKI bisa mengetahui jumlah lowongan yang ada dan berapa jumlah yang diambil lowongan tersebut oleh PPTKIS setelah proses negoisasi. Penerapan Sistem Online Tindak Lajut Hasi Promosi ini memudahkan semua stakeholder dalam hal ini Mitra Kerja yang pernah mengikuti kegiatan promosi dapat melakukan pelaporan hasil tindak lanjut dengan proses entry data ke sistem. Semua unit terkait /mitra kerja mudah untuk melakukan monitoring hasil tindak lanjut hasil promosi tenaga kerja terampil.
18 Negara Jumlah Status Jumlah JOB INDIKASI JOB ORDER Arab Saudi 5.757 4.690 1.067 5.757 Kuwait 558 365 193 558 Qatar 4.520 2.700 1.820 4.520 Oman 320 320 0 320 Yordania 40 40 0 40 Turki 5.84 0 584 5.84 Malaysia 15.860 0 15.860 15.860 Brunei 1.720 1.120 600 1.720 Australia 200 0 200 200 Taiwan 426 226 200 426 Total 29.985 9.461 20.524 29.985
19 PROGRAM QUICK WINS SELANJUTNYA
KELOMPOK KERJA PELAYANAN PUBLIK - BNP2TKI
1. E-Claim BPJS
2. Integrasi SISKOTKLN dengan Portal Lapor diri
3. Pengembangan Pelayanan Penempatan Calon TKI Program G to G Korea Selatan Berbasis Sistem Online.
INOVASI (LANJUTAN)
MEMBANGUN PELAYANAN PENEMPATAN SISTEM ONLINE
s/d. TAHUN 2017 TAHUN 2018
Pendaftaran dilakukan secara online melalui website
http://g2g.bnp2tki.go.id
Pendaftaran dapat dilakukan dimana saja dan diberi tenggang waktu selama 30 hari
Verifikasi dokumen pendaftaran dan pengambilan kartu ujian dilakukan di kantor BP3TKI/LP3TKI/P4TKI terdekat diseluruh Indonesia (sesuai domisili CTKI).
Pengiriman lamaran pekerjaan secara online melalui website
http://g2g.bnp2tki.go.id
Verifikasi pada Pelaksanaan Ujian dilakukan dengan verifikasi sidik jari secara online.
Verifikasi dokumen lamaran pekerjaan dilakukan secara online dengan output yang lebih akurat dan cepat serta transparan dengan prinsip First In First Out.
Proses dokumen pemberangkatan dilakukan dengan transaksi non tunai
Penerbitan e-Sertifikat kelulusan ujian Lapor diri TKI Re-Entry Program G to G
Korea secara online
Pelayanan Pengaduan Online terintegrasi berbasis website melalui
