9
KAJIAN PUSTAKA
2.1 Penelitian Sebelumnya (State of the Art)
Dalam penelitian ini digunakan beberapa landasan teoretis yang terdapat pada penelitian sebelumnya. Terdapat lima penelitian sebelumnya yang menjadi bahan kajian analisis dalam penelitian ini. Akan tetapi berbeda dengan kelima penelitian sebelumnya tersebut, penelitian ini berfokus untuk mendeskripsikan mengenai strategi pemanfaatan Astranet sebagai intranet PT Astra International Tbk guna meningkatkan produktivitas dan efektivitas kerja, serta rasa memiliki maupun rasa kekeluargaan dalam grup. Selain itu pula, dalam penelitian ini di deskripsikan mengenai strategi yang ditempuh oleh divisi public relations dalam mengimplementasikan Astranet sebagai media komunikasi internal. Adapun kelima penelitian sebelumnya tersebut dapat dijabarkan seperti yang tercantum dalam tabel berikut ini:
Tabel 2.1 Penelitian Sebelumnya (State of The Art)
No Nama Peneliti dan Judul Penelitian Metode Peneltian Lokasi dan Tahun Penelitian Hasil Penelitian 1 ALICJA SEWESTIANIUK OANA VOITOVICI University of Gothenburg Judul: Managing Kualitatif Gothenburg Swedia 2013
Hasil penelitian menunjukan bahwa saluran komunikasi yang digunakan oleh manajer ketika berkomunikasi dengan karyawan , nilai tertinggi (46%) adalah komunikasi tatap muka atau face-to-face communications dan penggunaan email (29%). Berkaitan dengan efektivitas saluran komunikasi, maka 87% dari karyawan menyebutkan bahwa komunikasi tatap muka (face-to-face communications) merupakan saluran komunikasi yang paling efisien
Strategic Communication : An Organizational Case Study on Internal Communication Channels at Ericsson Göteborg
dalam hal transmisi pesan di dalam tempat kerja. Ketika ditanya bagaimana mereka mendapatkan sebagian besar informasi, jawaban utama karyawan adalah melalui email. Namun, sebagian besar pesan yang diterima melalui email diabaikan atau dianggap surplus informasi. Berkaitan dengan penggunaan media sosial di luar tempat kerja, maka 44% dari karyawan menggunakan Facebook, 21% Linkedin, 3% Twitter dan 7% tidak menggunakan media sosial. Ketika ditanya tentang interaksi dengan rekan-rekan di platform media sosial, 41% dari karyawan tidak berkomunikasi dengan rekan kerja lain di luar tempat kerja. Mengenai Intranet perusahaan, 31% dari karyawan menyatakan tidak sesuai dengan harapan mereka dan kurang membantu sebagai media komunikasi internal. Selain itu, salah satu lingkup utama karyawan menggunakan intranet ini kebanyakan untuk mendapatkan berita dan update, 64% mengatakan bahwa mereka tidak menggunakan Intranet sama sekali untuk bersosialisasi dengan karyawan lain.
2. NURHIDAYATI
KUSUMANING-TYAS
Kualitatif Yogyakarta 2013
Penelitian ini berangkat dari fenomena adanya peningkatan penggunaan teknologi komunikasi berbasis internet dalam hal ini intranet pada organisasi
S2 Ilmu Komunikasi Universitas Gadjah Mada Yogyakarta Judul: Penggunaan Intranet dalam Proses Komunikasi Internal dan Implikasinya Bagi Organisasi (Studi Kasus: Penggunaan Intranet dalam Proses Komunikasi Internal dan Implikasinya Bagi Organisasi di Kementrian Perindustrian)
publik sejak hampir dua dekade terakhir. Namun demikian studi mengenai penggunaan intranet pada organisasi publik belum banyak mendapat perhatian. Penelitian ini akan menggunakan studi kasus dengan tujuan untuk mendapatkan latar belakang yang detil, intensif dan mendalam mengenai penggunaan intranet dalam proses komunikasi internal dan implikasinya dalam sebuah organisasi. Selain itu pertimbangan lainnya adalah kasus penggunaan teknologi informasi dalam hal ini intranet di organisasi publik merupakan fenomena unik dan menarik karena organisasi publik yang dalam pengelolaannya menggunakan sistem birokrasi yang rumit, bertingkat, kompleks kemudian dihadapkan pada suatu konteks lingkungan yang memaksanya harus menggunakan teknologi komunikasi sebagai sarana untuk mendorong organisasi publik menjadi lebih lincah. Dengan kontradiksi tersebut, studi mengenai penggunaan intranet dan implikasinya terhadap organisasi menjadi menarik untuk diteliti. Pemanfaatan intranet di Kementerian Perindustrian mulai mengarahkan organisasi tersebut menjadi organisasi yang lebih lentur dan terbuka. Sebagai medium komunikasi internal di Kementerian
Perindustrian, intranet mewujud sebagai medium komunikasi satu arah dan dua arah. Kehadiran intranet membawa sebuah praktik baru di Kementerian Perindustrian dan tanpa disadari intranet telah berimplikasi pada praktik-praktik berbagi pengetahuan yang memungkinkan seorang pegawai menjadi lebih melek pengetahuan dan membuka wawasan berfikir serta kemampuan untuk mengenali masalah organisasi. Dengan meningkatnya pengetahuan maka akan meningkat pula kompetensi seorang pegawai yang akan menciptakan kepuasan dan partisipasi aktif pegawai dalam mengatasi berbagai permasalahan dan tantangan organisasi. Kondisi seperti inilah yang akan menopang tumbuhnya pemberdayaan pegawai. 3 Fajri Julriano e-Journal Mahasiswa Universitas Padjajaran, Vol.1., No.1 (2012)
Kuantitatif Jawa barat 2012
Penelitian ini menggunakan metode kuantitatif dengan pendekatan korelasional dan teknik random sampling. Sampel diambil secara acak berdasarkan rumus Yamane, oleh karena itu peneliti menggunakan 72 karyawan dari 263 karyawan sebagai sampel. Kuesioner, wawancara, observasi dan studi litteratur digunakan sebagai metode untuk mengumpulkan data yang diperlukan. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa penggunaan intranet di PT. PLN
Judul: Hubungan Penggunaan Intranet dengan Pemenuhan Kebutuhan Informasi Karyawan tentang Perusahaan
(persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten telah memenuhi kebutuhan pengetahuan karyawan tentang perusahaan. Peneliti menyarankan bahwa lebih baik bagi administrator intranet untuk menjaga dan mengembangkan kualitas intranet untuk menjadikannya sebagai sumber informasi yang dapat diandalkan bagi karyawan
4. Lee Cheng Ean
School of Communication, Taylor’s University Malaysia The Journal of South East Asia Research Centre for Communication and Humanities. Vol. 3, 2011, pp 1-12 Kualitatif Malaysia 2011
Evolusi teknologi komunikasi baru sejak abad ke-21 secara dramatis telah mengubah proses komunikasi organisasi. Banyak perusahaan telah mulai mengimplementasikan berbagai teknologi komunikasi baru sebagai investasi penting untuk menciptakan sebuah paradigma baru dalam berkomunikasi di tempat kerja. Hal ini karena komunikasi yang kuat dan efektif akan memotivasi tenaga kerja untuk memberikan kontribusi yang lebih bagi perusahaan sehingga pada akhirnya berimplikasi pada profitabilitas yang diperoleh perusahaan. Penelitian ini membahas penggunaan komunikasi melalui komputer (Computer Medaited Comunication/CMC) sebagai media komunikasi di tempat kerja. Sebuah metode penelitian kualitatif dengan melakukan wawancara semi -
Judul : Computer-Mediated Communication and Organisational Communication: The Use of New Communication Technology in the Workplace
terstruktur terhadap 15 informan di lima perusahaan swasta di Klang Valley, Malaysia (6 informan dari perusahaan periklanan; 3 informan dari bank lokal; 3 informan dari perusahaan makanan dan minuman; dan 3 informan dari perusahaan property). Hasil penelitian
menemukan bahwa untuk
berkomunikasi dengan atasan dan sesama rekan kerja, karyawan menggunakan berbagai macam media seperti media komunikasi berbasis computer (Computer Mediated Communication), komunikasi tatap muka, media elektronik dan cetak di tempat kerja mereka, email dan pesan instan. Para informan juga menganggap email merupakan alat komunikasi yang efektif dan efisien dalam organisasi. Penelitian juga menunjukkan bahwa meskipun media komunikasi berbasis computer (Computer Mediated Communication) telah sering digunakan sebagai sarana komunikasi di tempat kerja, saluran komunikasi tradisional seperti tatap muka dan media cetak tetap merupakan saluran komunikasi organisasi yang paling efektif dan media komunikasi berbasis computer (Computer Mediated Communication) dinilai belum bisa menggantikan saluran komunikasi tradisional tersebut.
5 Melly Maulin Purwaningwulan Program Ilmu Komunikasi – Universitas Komputer Indonesia Judul : Hubungan Penggunaan Intranet sebagai Media Cyber-PR dengan Tingkat Kohesivitas Karyawan (Studi Pada PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Corporate Bandung) Kuantitatif Bandung 2011
Penelitian ini bertujuan untuk mengkaji hubungan penggunaan intranet sebagai media cyber-PR dengan tingkat kohesivitas karyawan PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Corporate Bandung. Untuk menjawab masalah di atas, peneliti menganalisa hubungan antara intensitas, desain web dan isi web dengan ketertarikan karyawan secara interpersonal satu sama lain, ketertarikan karyawan pada kegiatan dan fungsi perusahaannya dan pemenuhan kebutuhan personal karyawan. Hasil penelitian menunjukkan semakin tinggi intensitas, semakin baik desain web dan isi web maka semakin tinggi tingkat ketertarikan karyawan secara interpersonal satu sama lain, ketertarikan karyawan pada kegiatan dan fungsi perusahaannya dan pemenuhan kebutuhan personal karyawan. Dengan demikian, terdapat hubungan positif antara hubungan penggunaan intranet sebagai media cyber-PR dengan tingkat kohesivitas karyawan PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Corporate Bandung. Peneliti menyarankan PR TELKOM meningkatkan peran aktif karyawan dalam pengembangan media cyber-PR untuk menumbuhkan rasa memiliki dan tetap mengadakan kegiatan PR offline.
2.2. Landasan Konseptual
2.2.1. Teori Pengorganisasian Karl Weick
Konsep organisasi merujuk pada suatu proses pengorganisasian karena menurut Weick, proses pengorganisasian ini menghasilkan organisasi, yang dibentuk dari aktivitas dan proses. Organisasi memiliki struktur, tetapi bagaimana suatu organisasi bertindak dan tampil ditentukan oleh struktur yang ditetapkan oleh pola-pola reguler perilaku yang saling bertautan. Perilaku yang saling bertatutan ini merupakn suatu sistem yang nyata di suatu organisasi, dan ini merupakan kunci bagi berfungsinya organisasi tersebut. Organisasi merupakan suatu sistem yang menyesuaikan dan menopang dirinya dengan mengurangi ketidakpastian yang dihadapi. Dengan kata lain, perilaku dalam organisasi dikatakan saling bertatutan jika perilaku seseorang dalam organisasi tersebut bergantung pada perilaku orang lain. (Pace dan Faules, 2005: 78-79)
Tugas untuk mengelola informasi dalam jumlah besar adalah sebuah tantangan bagi banyak organisasi. Ketika pilihan untuk saluran-saluran komunikasi meningkat, jumlah pesan yang dikirim dan diterima serta kecepatan untuk mengirim pesan tersebut meningkat pula. Organisasi tidak hanya dihadapkan pada tugas untuk mengartikan pesan yang diterima, tetapi juga menghadapi tantangan untuk menentukan siapa yang harus menerima informasi yang disampaikan oleh organisasi tersebut. Beberapa teoritikus komunikasi organisasi menggunakan perumpamaan mengenai sistem yang hidup untuk mendeskripsikan suatu organisasi dalam mentransmisikan pesan kepada khalayak, termasuk anggota organisasi. Layaknya seperti sistem, organisasi terdiri dari orang dan tim yang saling terhubung satu sama lain untuk mencapai tujuan organisasi. (West dan Turner, 2009: 334)
Karl Weick mengembangkan sebuah pendekatan untuk menjelaskan suatu proses mengenai bagaimana organisasi mengumpulkan, mengelola, dan menggunakan informasi yang kemudian mentransmisikan kembali informasi tersebut kepada anggota organisasi. Teori Weick menitikberatkan komunikasi sebagai landasan bagi pengorganisasian dan memberikan sebuah konsep pengorganisasian yang berfokus pada aktivitas dan proses. Proses pengorganisasian itulah yang menghasilkan organisasi. Organisasi tentunya memiliki struktur, namun makna dari organisasi tersebut lebih dari sekedar struktur organisasi. Menurut teori ini, organisasi terbentuk melalui proses dan aktivitas komunikasi. Weick memandang
struktur sebagai aktivitas yang lebih spesifik lagi, yakni sebagai aktivitas komunikasi. (Pace dan Faules, 2005: 79)
Dengan demikian, fokus utama Karl Weick ini adalah pertukaran informasi (information exchange) yang terjadi dalam organisasi dan bagaimana anggota organisasi mengambil langkah untuk memahami pertukaran informasi tersebut. Weick (dalam West dan Turner, 2009: 335) mengonseptualisasikan bahwa “organisasi berbicara dengan dirinya sendiri”, artinya anggota organisasi tersebut memiliki peranan penting dalam menciptakan dan memelihara makna pesan. Atas dasar inilah, Karl Weick menggagas Teori Informasi Organisasi atau Teori Pengorganisasian. Dalam West dan Turner mengonseptualisasikan Teori Informasi Organisasi karena ia merupakan akademisi Ilmu Komunikasi sedangkan dalam Pace dan Faules dikonseptualisasikan Teori Pengorganisasian karena ia merupakan praktisi Komunikasi Organisasi yangmana dapat dilihat dalam kedua buku dari kedua tokoh tersebut.
Perhatian utama dari Teori Informasi Organisasi adalah pengorganisasian informasi yang memiliki peranan penting bagi suksesnya sebuah organisasi. Sangat jarang bahwa satu divisi dalam suatu organisasi mempunyai semua informasi penting mengenai perusahaan tersebut. Informasi tersebut berasal dari berbagai macam sumber, yakni dari berbagai divisi yang ada di organisasi tersebut. Bagian tersulit dalam tugas pemrosesan informasi dalam suatu organisasi adalah mengartikan dan mentrasmisikan informasi yang didapatkan tersebut. (West dan Turner, 2009: 336) Menurut konsep Weick, komunikasi merupakan proses penting karena proses itu menghasilkan struktur. Kegiatan berorganisasi berfungsi untuk mengurangi ketidakpastian informasi. Dalam perilaku pengorganisasian, Weick memberikan kunci teoritis mengenai interaksi ganda (double interect). Artinya, A berkomunikasi dengan B, B memberi respons kepada A, dan A membuat beberapa penyesuaian atau memberi respons balik pada B. Kegiatan komunikasi ini membentuk dasar pengorganisasian. (Pace dan Faules, 2005: 81)
Teori ini berfokus pada proses pengorganisasian anggota organisasi untuk mengelola informasi dari pada berfokus pada struktur organisasi itu sendiri. Terdapat 3 asumsi dasar dalam teori Weick ini, yakni (West dan Turner, 2009: 339-340) 1. Organisasi manusia ada dalam sebuah lingkungan informasi
Asumsi yang pertama menyatakan bahwa organisasi bergantung pada informasi agar organisasi tersebut dapat berfungsi secara efektif dan mencapai tujuan
organisasi. Weick (1979) memandang konsep lingkungan informasi sebagai sesuatu yang berbeda dari lingkungan fisik dimana organisasi berada. Weick mengonseptualisasikan bahwa lingkungan informasi ini diciptakan oleh anggota organisasi itu sendiri. Meskipun Weick sedikit menyebutkan mengenai lingkungan informasi termediasi, beberapa ilmuan memandang lingkungan informasi sebagai suatu lingkungan media yang berhubungan dengan media baru. Secara luas, dapat diartikan bahwa lingkungan informasi dalam suatu organisasi dipengaruhi oleh teknologi baru yang dipakai.
2. Informasi yang diterima oleh organisasi berbeda dalam hal ketidakjelasannya (equivocality)
Asumsi kedua mengindikasikan adanya ambiguitas dalam informasi. Ketidakjelasan (equivocality) berarti tingkat ketidakpastian yang dihadapi para anggota organisasi. Dan menurut Weick, adanya pengorganisasian membantu para anggota organisasi untuk mengurangi ketidakpastian informasi yang diperoleh. Ketidakjelasan (equivocality) juga merujuk pada informasi yang rumit, tidak pasti, dan tidak dapat diprediksi. Untuk mengurangi atau mengatasi ketidakpastian ini, anggota organisasi terlibat di dalam suatu proses komunikasi untuk mencapai kepastian informasi.
3. Organisasi manusia terlibat di dalam pemrosesan informasi untuk mengurangi ketidakjelasan informasi.
Asumsi ketiga dalam teori ini menyatakan bahwa organisasi dimulai dalam aktifitas kerjasama untuk membuat informasi yang diterima agar lebih dapat dipahami. Weick (1979) memandang proses untuk mengurangi ketidakpastian informasi (equivocality) ini sebagai sebuah aktifitas bersama diantara anggota organisasi. Tentunya, ini bukan merupakan tanggung jawab dari satu orang dalam organisasi saja untuk mengurangi ketidakjelasan informasi tersebut, namun membutuhkan kerjasama antar anggota organisasi. Hal ini menggambarkan sejauh mana unit-unit dalam organisasi tergantung dan saling berhubungan satu sama lain dalam mengurangi ambiguitas mereka sehingga terjadi sebuah siklus guna mengomunikasikan umpan balik yang berlangsung terus menerus untuk memberi dan menerima informasi.
Teori Informasi Organisasi Weick berisi sejumlah konsep kunci yang sangat penting untuk memahami bagaimana organisasi terlibat dalam pengorganisasian
informasi yakni lingkungan informasi, ketidakjelasan informasi, aturan, dan siklus. (West dan Turner, 2009: 341-345)
1. Lingkungan Informasi
Lingkungan informasi merupakan bagian integral dari teori Weick karena lingkungan informasi merupakan konsep inti dalam memahami bagaimana organisasi dibentuk dan memproses informasi. Setiap harinya, organisasi dihadapkan pada beribu rangsangan yang dapat diproses dan diinterpretasikan. Akan tetapi, organisasi atau anggota organisasi tidak dapat memproses semua informasi yang ada sehingga organisasi dihadapkan pada suatu tugas untuk menyeleksi informasi yang berarti dan penting. Pada dasarnya, organisasi memiliki dua tugas utama dalam mengelola sumber informasi yakni (1) Organisasi harus menginterpretasikan informasi eksternal yang ada dalam lingkungan informasi tersebut, dan (2) Organisasi harus mengkoordinasikan informasi untuk membuatnya bermakna bagi anggota-anggota organisasi guna mencapai tujuan organisasi.
2. Ketidakjelasan Informasi
Organisasi menerima informasi dari berbagai sumber sehingga mereka harus mengartikan informasi dan menentukan apakah informasi tersebut dapat dipahami, orang atau divisi mana dalam organisasi tersebut yang paling mampu untuk mengurus informasi ini, dan apakah berbagai divisi membutuhkan informasi tersebut untuk menyelesaikan tugas mereka. Banyak dari informasi yang diterima organisasi bersifat ambigu sehingga Weick menekankan bahwa tantangan suatu organisasi bukan dai fakta bahwa organisasi tersebut terlalu sedikit memiliki informasi tetapi dari fakta bahwa organisasi tersebut menerima informasi yang sangat besar jumlahnya sehingga berpotensi memunculkan banyak interpretasi. Richard Daft dan Robert Lengel (1984) mengonseptualisasikan mengenai “kekayaan informasi” untuk memberikan gambaran mengenai banyaknya masukan yang dihadapi oleh organisasi. Kedua tokoh ini menekankan bahwa media baru telah memberikan peluang bagi organisasi untuk mengakses informasi dalam jumlah besar, tetapi kemudian anggota organisasi dihadapkan pada tugas untuk mengurangi pesan-pesan yang banyak tersebut.
3. Aturan
Dalam teori informasi organisasi, aturan merujuk pada panduan yang disusun oleh perusahaan untuk menganalisis ketidakjelasan sebuah pesan sekaligus untuk menuntun respons-respons terhadap organisasi. Aturan ini mencakup beberapa hal meliputi durasi, personel, keberhasilan, dan usaha. Durasi merujuk pada suatu pilihan yang dibuat oleh organisasi untuk terlibat dalam komunikasi yang dapat diselesaikan dalam waktu yang paling singkat. Personel merujuk pada orang dalam organisasi yang paling paham akan permasalahan dan menjadi sumber daya kunci untuk mengurangi ketidakjelasan. Keberhasilan merupakan aturan organisasi yang menyatakan bahwa rencana yang sukses di masa lalu akan digunakan untuk mengurangi ketidakjelasan yang dihadapi saat itu. Sedangkan usaha menuntun organisasi dalam memilih strategi informasi yang membutuhkan usaha paling kecil untuk mengurangi ketidakjelasan tersebut.
4. Siklus
Jika informasi yang diterima sangat tidak jelas, organisasi akan terlibat di dalam serangkaian perilaku komunikasi untuk mengurangi tingkat ambiguitas, yang mana Weick mengkategorikan perilaku ini sebagai suatu siklus. Weick menggunakan istilah rangkaian interaksi ganda untuk menjelaskan mengenai siklus yang terjadi dalam proses komunikasi tersebut. Dikarenakan siklus-siklus ini mengharuskan para anggota dalam organisasi untuk melakukan aktivitas dan proses komunikasi satu sama lain untuk mengurangi tingkat ambiguitas, Weick menyatakan bahwa hubungan antar individu-individu dalam organisasi lebih penting bagi proses mengorganisasi informasi dibandingkan talenta atau pengetahuan yang dibawa oleh individu manapun ke dalam tim.
2.2.1.1. Teori Sistem Umum
Karl Weick (dalam West dan Turner, 2009: 337) menggunakan Teori Sistem Umum untuk mempelajari dan menggambarkan bagaimana sebuah organisasi mengelola informasi. Teori Sistem Umum secara spesifik berguna untuk memberikan suatu pemahaman bahwa adanya saling keterhubungan yang terjadi antara berbagai unit organisasi. Organisasi terdiri atas departemen atau divisi, tim, atau kelompok yang berbeda. Meskipun antar divisi dalam organisasi ini berfokus pada tugas mandiri, tujuan organisasi sebagai satu kesatuan organisasi membutuhkan pemenuhan dan integrasi informasi yang jelas antar divisi tersebut. Oleh sebab itu,
organisasi bergantung pada gabungan informasi sehingga antar anggota organisasi dapat membuat penyesuaian yang penting untuk mencapai tujuan. Anggota dalam organisasi mungkin saja membutuhkan informasi tambahan dari orang lain dalam organisasi tersebut atau mereka juga mungkin perlu untuk mengirimkan informasi kepada divisi lain maupun orang lain dalam organisasi tersebut.
Indikator penting dalam Teori Sistem Umum dalam memahami informasi dalam suatu organisasi adalah umpan balik yang diterima oleh organisasi maupun anggota di organisasi tersebut. Kesalingterhubungan antar tim atau divisi dalam organisasi menghasilkan sebuah siklus komunikasi yang mampu mengurangi ambiguitas atau kebingungan mengenai informasi yang diinginkan dan didapatkan. Tidak ada satu unit pun yang lebih penting dalam organisasi, artinya bahwa tiap unit tergantung pada unit yang lain untuk memperoleh tujuan akhir. (West dan Turner, 2009: 338)
2.2.2 Komunikasi Internal
L’Etang meyakini bahwa komunikasi internal atau ‘komunikasi berorganisasi’ memiliki peran yang cukup penting karena komunikasi berorganisasi membantu dalam memahami bagaimana orang-orang mengalami organisasi. Ini penting bagi kerja seorang Public Relations, karena karyawan merupakan duta potensial bagi organisasi tempat mereka bekerja dan peran diplomatik ini sangatlah dihargai. Organisasi merupakan badan politik yang tidak hanya berjuang untuk mencapai kekuasaan dan pengaruh eksternal, tetapi juga secara internal sebagaimana kebijakan terbentuk. (L’Etang, 2006: 188)
Pencapaian tujuan suatu perusahaan membutuhkan proses komunikasi yang memungkinkan para karyawan bertukar informasi sehingga secara umum, komunikasi dalam organisasi atau perusahaan memiliki dua fungsi penting yakni:
1. Komunikasi memungkinkan orang-orang untuk saling bertukar informasi 2. Komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam
organisasi yang terpisah dari anggota lainnya.
Suatu studi oleh firma konsultasi Watson Wyatt menemukan bahwa perusahaan dengan program komunikasi internal yang efektif memberikan kontribusi sebesar 91 persen dari pendapatan total untuk pemegang saham dari tahun 2002 hingga 2006. Studi yang sama juga menyimpulkan bahwa
komunikasi karyawan yang efektif adalah indikator utama dari performa finansial. (Argenti, 2010: 211)
Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjalin antara bagian manajemen perusahaan dengan para karyawan di perusahaan tersebut. Komunikasi internal ini semakin diperhatikan oleh perusahaan karena saat ini perusahaan mengakui bahwa komunikasi yang baik antara manajemen perusahaan dengan para karyawan akan memberikan kontribusi bagi peningkatan kinerja dan membantu memecahkan berbagai persoalan yang mungkin dapat memunculkan konflik di perusahaan tersebut, baik konflik vertikal maupun konflik horizontal. Dengan demikian, komunikasi yang buruk dapat menciptakan ketidakpercayaan pada seorang tenaga kerja terhadap sistem manajerial perusahaan tempat ia bekerja.
2.2.2.1. Pola Komunikasi Internal
Pola komunikasi (patterns of communications) pada suatu perusahaan dapat dibedakan menjadi dua saluran komunikasi, yakni saluran komunikasi formal (formal communications channel) dan saluran komunikasi nonformal (informal communications channel). Saluran komunikasi formal pula dikelompokan menjadi empat pola komunikasi, diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Komunikasi dari Atas ke Bawah (Downward Communications)
Pola komunikasi dari atas ke bawah dapat digambarkan sebagai transmisi pesan atau informasi dari manajer dalam semua level ke staff bawahan mereka yang bertujuan untuk menyampaikan informasi, mengarahkan, mengkoordinasikan, memotivasi, memimpin, dan mengendalikan berbagai kegiatan.
Gambar 2.1 : Pola Komunikasi ke bawah (Top Down Communications) (Sumber: Purwanto, 2006: 40)
Menurut Katz dan Khan, terdapat lima tujuan pokok dalam komunikasi ke bawah ini, yaitu:
1) Memberikan arahan atau instruksi kerja tertentu kepada karyawan
2) Menginformasikan kepada karyawan mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan
3) Menginformasikan mengenai prosedur dan praktik organisasional
4) Memberikan umpan balik mengenai pelaksanaan kerja kepada para karyawan 5) Memberikan informasi mengenai aspek ideologi untuk membantu organisasi
menanamkan pengertian tentang tujuan organisasi yang ingin diraih
b. Komunikasi dari Bawah ke Atas (Bottom-Up atau Upward Communications) Transmisi pesan atau informasi dari bawahan ke atasan dapat dikategorikan dalam pola komunikasi dari bawah ke atas (bootom-up atau upward communications). Keterlibatan karyawan (bawahan) dalam proses pengambilan keputusan merupakan salah satu cara yang efektif untuk mencapai tujuan organisasi.
Gambar 2.2 Pola Komunikasi dari Bawah ke Atas (Sumber: Purwanto, 2006: 42)
c. Komunikasi Horizontal (Horizontal Communications)
Komunikasi horizontal (horizontal communications) sering disebut pula sebagai komunikasi lateral (lateral communications), yang merupakan proses komunikasi yang terjadi diantara divisi-divisi yang sejajar/sederajat dalam suatu organisasi. Komunikasi horizontal pada umumnya dilakukan untuk melakukan
persuasi dan menyampaikan informasi kepada divisi atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar serta bersifat koordinatif. Komunikasi horizontal juga menjadi sangat penting karena setiap divisi dalam suatu organisasi memiliki tingkat ketergantungan yang cukup tinggi sehingga satu divisi dengan divisi lainnya sering berkomunikasi dalam melaksanakan pekerjaannya.
Gambar 2.3 Pola Komunikasi Horizontal (Horizontal Communications) (Sumber: Purwanto, 2006: 43)
d. Komunikasi Diagonal (Diagonal Communications)
Komunikasi diagonal merupakan proses komunikasi yang terjadi diantara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Pola komunikasi ini memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adalah sebagai berikut:
1) Penyebaran informasi menjadi lebih cepat
2) Memungkinkan individu dari berbagai divisi dalam organisasi ikut serta untuk membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi tersebut
Gambar 2.4 Pola Komunikasi Diagonal (Diagonal Communications) (Sumber: Purwanto, 2006: 43)
2.2.2.2. Strategi Komunikasi Internal
Komunikasi internal yang baik dapat membantu karyawan dalam memahami sekaligus memaknai visi perusahaan, filosofi dan budaya perusahaan, serta menyertakan karyawan dalam hal-hal yang mempengaruhi kehidupan kerja karyawan sehingga aliran informasi antar perusahaan dengan karyawan berjalan dengan baik karena karyawan memperoleh informasi mengenai keputusan-keputusan penting yang diambil perusahaan. Bahkan ketika berita mengenai perusahaan dipublikasikan ke media masa, karyawan perusahaan tersebut seharusnya sudah dilengkapi dengan cerita versi perusahaan sendiri sehingga karyawan merasa keberadaan mereka sebagai bagian integral dari perusahaan itu pun dihargai.
Komunikasi internal meliputi kegiatan merancang program komunikasi yang efektif agar diterima dengan baik oleh seluruh anggota organisasi, mulai dari top management hingga office boy. (Bewinda, 2008: 12). Komunikasi internal sudah selayaknya dijalankan menggunakan kode etik yang jelas dan memenuhi unsur berikut : • Transparan • Jelas • Singkat • Informatif • Independen
Jika fungsi komunikasi internal dipandang secara objektif dan independen, maka komunikasi internal dapat secara signifikan membantu menjembatani manajemen perusahaan dengan para karyawan. Secara umum, ada empat fungsi media internal (Bewinda : 2008:16-18) yaitu :
1) Sebagai media komunikasi internal 2) Ajang komunikasi khusus bagi karyawan 3) Media pelatihan dan pendidikan
4) Nilai tambah bagi tim pengelola
Sally Sykes yang menjalankan 30 departemen di Astra Zeneca pernah bertanggung jawab atas komunikasi untuk 30 ribu karyawan di seluruh dunia. Ia memberikan pemahaman secara berarti bagaimana komunikasi internal dapat membantu perusahaan dalam menangani isu perubahan dalam perusahaan :
Bagian terpenting dari suatu pekerjaan adalah memastikan tingginya derajat komunikasi internal yang diperlukan untuk mendukung perubahan dalam perusahaan. Ada pula penggunaan manajemen proyek yang lebih formal untuk komunikasi, menjadi lebih berorientasi pada proses, berstandar, dan tanpa menggunakan rekayasa irasional.
Kehadiran internet pada abad ini pun telah mempengaruhi strategi komunikasi internal di perusahaan karena implikasi dari internet ini telah meningkatkan arti penting komunikasi internal sehingga secara bersamaan hal itu akan membantu karyawan untuk mengakses informasi perusahaan secara mudah tanpa dibatasi ruang dan waktu. Dengan kata lain, karyawan perusahaan memiliki akses informasi mengenai kinerja, aktivitas, direksi, pemegang saham, dan permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan, hanya dengan mengklik tombol satu kali saja. (Butterick, 2012: 120)
Tentunya, pihak perusahaan pun harus memiliki sikap dan respons yang cepat dan bijak dalam mengelola arus informasi melalui internet ini karena hal tersebut menjadi faktor yang utama untuk menangani keluhan atau situasi sulit sekalipun. Oleh sebab itu, dapat dikonseptualisasikan bahwa jika perusahaan menginginkan karyawan menjadi duta perusahaan, maka pihak manajerial perusahaan perlu memberdayakan karyawan dengan keterampilan informasi dan komunikasi.
Terdapat beberapa saluran komunikasi yang digunakan dalam komunikasi internal, diantaranya adalah sebagai berikut (Butterick, 2009: 122)
• Majalah staf – dahulu, majalah staf merupakan satu-satunya saluran komunikasi internal yang digunakan oleh pihak manajemen untuk berkomunikasi dengan karyawan. Akan tetapi, kini majalah staf ini hanya salah satu dari sekian banyak media komunikasi internal dan bahkan tidak lagi menjadi yang paling penting
• Intranet
• Pertemuan tatap muka
• Conference call
• Tv internet
• Video
• Radio
• Papan pengumuman
Akan tetapi, karena media komunikasi internal dapat digunakan sebagai jembatan penghubung antara perusahaan dengan karyawan, hal-hal yang mengenai kebijaksanaan perusahaan dapat dimuat, selama tidak menimbulkan kesan indoktrinasi. Oleh sebab itu, harus disusun cara penyampaian komunikasi internal yang efektif agar makna atau arti dari pesan yang ingin disampaikan dapat diterima dengan baik. Teknik-teknik grafis yang mutakhir seperti penggunaan foto dan warna-warna yang menarik dapat dipakai dalam media komunikasi internal agar tidak membuat jenuh pembaca.
2.2.3 Model Komunikasi Konvergensi (A Convergence Model of Communication)
Komunikasi dapat didefinisikan sebagai proses dimana pihak-pihak yang terlibat dalam proses komunikasi menciptakan dan membagikan informasi satu sama lain dengan tujuan untuk mencapai pemahaman dan pengertian bersama (mutual understanding). Jaringan komunikasi (communication network) mencakup individu-individu yang saling terhubung satu sama lain oleh arus informasi yang terintegrasi.
Gambar 2.5 Komunikasi Konvergensi Untuk Mencapai Pemahaman Bersama (Sumber: Suprapto, 2009: 78)
Gambar di atas memberikan suatu pemahaman bahwa komunikasi merupakan suatu proses yangmana peserta komunikasi menciptakan dan membagikan informasi dengan orang lain dengan tujuan untuk mencapai pengertian bersama (mutual understanding).
Komunikasi sebagai suatu proses dalam menciptakan informasi dan kemudian membagikan informasi tersebut kepada orang lain untuk mencapai pemahaman bersama disebut sebagai suatu proses komunikasi yang berputar sebagai suatu siklus komunikasi yang terjadi antar dua orang atau lebih untuk mencapai suatu konvergensi. Konvergensi merupakan suatu kecenderungan dua atau lebih individu untuk mencapai satu pemahaman bersama ataupun mereka bergabung dalam suatu minat yang sama.
Gambar 2.6 Model Komunikasi Konvergensi (Sumber: Suprapto, 2009: 82)
Pada gambar diatas, digambarkan bahwa proses komunikasi layaknya suatu siklus yang terus berputar hingga tercapainya pemahaman yang sama antar kedua belah pihak antara komunikan dan komunikator. Individu A menyampaikan suatu pesan kepada individu B (I1) dan kemudian individu B harus menginterpretasikan atau memahami pesan yang dikirimkan oleh individu A, kemudian memberikan umpan balik kepada individu A (I2). Individu A menginterpretasikan kembali pesan individu B dengan memberikan pesan yang lebih banyak (I3) dan proses ini terus berlanjut (I4 … In) hingga individu A dan individu B berada di suatu titik dimana mereka telah mendapatkan pesan kunci dan mencapai pemahaman bersama (mutual understanding) terhadap suatu topik yang dibicarakan. (Suprapto, 2009: 82)
2.2.4 Cyber Public Relations (Cyber PR) / Electronic Public Relations (E-PR) Secara sederhana, Cyber Public Relations (Cyber PR) dapat didefinisikan sebagai kegiatan kehumasan yang menggunakan internet sebagai media komunikasi atau publisitas (dalam Onggo, 2004: 1). Kegiatan kehumasan ini dapat meliputi kegiatan untuk publik eksternal perusahaan seperti publikasi untuk kegiatan promosi, customer relations management maupun untuk publik internal perusahaan yang ditujukan kepada seluruh karyawan di perusahaan tersebut demi tercapainya efektivitas dan efisiensi tata kelola perusahaan.
Keuntungan dari pemanfaatan E-PR ini adalah efisiensi waktu, tenaga, dan juga biaya. E-PR dapat menghemat anggaran perusahaan karena perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya cetak atau stationery. Selain itu pula, dengan menggunakan E-PR maka perputaran informasi mengenai perusahaan dapat berlangsung secara cepat dan tertuju kepada khalayak banyak. Bahkan, hal ini memungkinkan untuk terciptanya komunikasi dua arah atara pengirim dengan penerima pesan melalui dunia cyber ini tanpa dibatasi ruang dan waktu. (Onggo, 2004: 5)
Pada dasarnya, E-PR dengan Offline PR bisa diibaratkan sebagai dua sisi mata uang logam yang keberadaannya saling mendukung satu sama lain. E-PR mendukung Offline PR yang kemudian menghasilkan 3R bagi perusahaan (Onggo, 2004: 6) yakni:
1. Relations (Hubungan) : E-PR mampu membangun hubungan dan berinteraksi dengan target audiens guna membangun citra dan reputasi perusahaan
2. Reputation (Reputasi) : Reputasi tidak hanya bersifat eksternal tetapi juga internal yang bagaimana karyawan memandang perusahaan tersebut sehingga reputasi merupakan aset yang berharga bagi perusahaan. E-PR dapat digunakan untuk membangun reputasi online secara berkesinambungan.
3. Relevance (Relevansi) : mengupayakan agar setiap inisiatif yang diinformasikan secara online sesuai dengan target audiens perusahaan.
2.2.5 Fungsi dan Tugas Public Relations
The British Institute of Public Relations mendefinisikan public relations sebagai suatu upaya untuk membangun dan mempertahankan saling pengertian antara organisasi dan publiknya. Layaknya sebagai praktisi, terdapat beberapa hal yang perlu dilakukan oleh public relations. Oleh sebab itu, Dominick mengkonseptualisasikan beberapa hal cakupan mengenai public relations. (Morissan, 2010: 7-9)
1. Public Relations memiliki kaitan erat dengan opini publik
Praktisi public relations berupaya untuk mempengaruhi publik agar memberikan opini yang positif bagi organisasi atau perusahaan dan berupaya mengumpulkan informasi dari berbagai sumber, menginterpretasikan informasi tersebut lalu menyampaikannya kepada manajemen perusahaan jika informasi tersebut memiliki pengaruh terhadap keputusan manajemen perusahaan.
2. Public Relations memiliki kaitan erat dengan komunikasi
Para praktisi public relations berwenang untuk menjelaskan tindakan perusahaan kepada khalayak yang berkepentingan dengan perusahaan karena mereka akan selalu tertarik dengan apa saja yang dilakukan oleh perusahaan. Selain itu pula, praktisi public relations harus memberikan perhatian terhadap pikiran dan perasaan khalayak terhadap perusahaan serta harus menjadi saluran arus bolak balik antara perusahaan dan khalayak perusahaan.
3. Public Relations merupakan fungsi manajemen
Public Relations berfungsi untuk membantu manajemen dalam menetapkan tujuan yang ingin dicapai serta menyesuaikan diri terhadap lingkungan yang berubah. Dengan demikian, public relations harus memiliki kegiatan yang terencana dengan baik seta secara rutin memberikan saran kepada manajemen perusahaan.
Secara umum, khalayak public relations terbagi atas khalayak internal dan khalayak eksternal. Adapun penjabaran mengenai dua jenis khalayak ini di deskripsikan sebagai berikut:
1. Khalayak Internal: Karyawan, serikat buruh serta pemegang saham yang namanya tercatat pada perusahaan
2. Khalayak Eksternal: Instansi pemerintah, dealer, pemasok, masyarakat sekitar, media massa dan pemegang saham yang tidak tercatat pada daftar pemegang saham
Sebagaimana pengertian tentang Public relations sebagai fungsi manajemen khusus yang membantu pembentukan dan pemeliharaan garis komunikasi dua arah, saling pengertian, penerimaan, dan kerja sama antara perusahaan dengan khalayaknya, ada beberapa tugas yang dilakukan oleh seorang Public relations (dalam Darmastuti 2012: 27-28), yaitu:
1. Seorang public relations akan melibatkan manajemen problem atau masalah. 2. Membantu manajemen untuk selalu mendapat informasi dan merespons pendapat umum
3. Mendefinisi dan menekankan tanggung jawab menajemen dalam melayani kepentingan masyarakat
4. Membantu manajemen mengikuti dan memanfaatkan perubahan dengan efektif 5. Berfungsi sebagai system peringatan awal untuk membantu mengantisipasi kecenderungan dan menggunakan riset serta komunikasi yang masuk akal dan etis sebagai sarana utamanya.
Menurut Maria di dalam Umam dan Nurjaman (2012: 115), Public Relations mempunyai fungsi sebagai berikut:
1) Kegiatan yang bertujuan memperoleh itikad baik, kepercayaan, saling pengertian, dan citra yang baik dari publik atau masyarakat pada umumnya.
2) Memiliki sasaran untuk menciptakan opini publik yang bisa diterima dan menguntungkan semua pihak.
3) Unsur penting dalam manajemen guna mencapai tujuan yang spesifik, sesuai harapan publik, tetapi merupakan kekhasan organisasi atau perusahaan. Organisasi memiliki warna, budaya, citra, suasana yang kondusif, dan menyenangkan, kinerja meningkat, dan produktivitas yang bisa dicapai secara optimal.
4) Usaha menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi atau perusahaan dengan publiknya, sekaligus menciptakan opini publik sebagai efeknya, yang sangat berguna sebagai input bagi organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.
2.2.6 Teknologi Komunikasi - INTRANET
Dampak teknologi komunikasi seperti intranet dapat beragam, namun pada dasarnya penggunaan teknologi komunikasi akan mempercepat komunikasi. Menurut Corrado (2004 : 76), teknologi komunikasi yang baru telah meningkatkan kecepatan komunikasi, jumlah informasi yang bisa dikirim dan aksesibilitasnya ke sebuah kelompok yang lebih besar yang terdiri dari orang-orang didalam dan diluar perusahaan.
Lee Cheng Ean dari Taylor’s University, Malaysia dalam The Journal of South East Asia Research Centre for Communication and Humanities (Vol. 3, 2011, pp 1-12) mengonseptualisasikan bahwa evolusi teknologi komunikasi baru sejak abad ke-21 secara dramatis telah mengubah proses komunikasi organisasi. Banyak perusahaan telah mulai mengimplementasikan berbagai teknologi komunikasi baru sebagai investasi penting untuk menciptakan sebuah paradigma baru dalam berkomunikasi di tempat kerja. Hal ini karena komunikasi yang kuat dan efektif akan memotivasi tenaga kerja untuk memberikan kontribusi yang lebih bagi perusahaan sehingga pada akhirnya berimplikasi pada profitabilitas yang diperoleh perusahaan.
Dalam buku Business and Professional Communication in the Global Workplace (Goodall, Goodall, & Schiefelbein, 2010: 172) dikonseptualisasikan bahwa dengan adanya teknologi informasi dan komunikasi ini, karyawan dapat mencari serta mengunduh informasi mengenai perusahaan dari berbagai sumber. Tingkatan dari aksesbilitas teknologi informasi ini membutuhkan bentuk komunikasi baru, yang mencakup :
• Teknologi komunikasi termediasi (mediated communication technologies)
• Sistem dukungan elektronik dan pesan suara (electronic support systems and voice mail)
• Jaringan computer (computer networks)
• Konferensi Video (video conferencing)
Komunikasi bermedia komputer memperlancar penanggulangan hambatan-hambatan karena batasan ruang dan waktu sehingga lokasi karyawan secara fisik sudah tidak relevan lagi . Dengan teknologi baru bermedia komputer, karyawan dapat berhubungan dengan siapa pun dan dimana pun dalam organisasinya. Hal ini disebabkan karena pesan-pesan komunikasi bermedia komputer dapat menerobos hierarki tradisional dan hambatan-hambatan dalam unit organisasi tersebut dengan mudah sehingga batas-batas organisasi dapat hilang. Komunikasi bermedia komputer yang melekat dengan proses komunikasi organisasi dapat menentukan norma-norma, perilaku, dan keputusan organisasi. (Pace dan Faules, 2005: 229)
Kehadiran Intranet pada akhir tahun 1990-an memberikan sebuah saluran komunikasi internal baru yang memungkinkan perusahaan untuk menyampaikan pesan-pesan penting dan inisiatif-inisiatif manajemen perusahaan secara cepat dan luas. Banyak Intranet di berbagai perusahaan juga dipergunakan sebagai platform interaktif yang memungkinkan karyawan dapat berkumpul dan berbagi pandangan tentang program-program perusahaan dan aktivitas-aktivitas yang memberikan kontribusi untuk membangun kepercayaan.
Intranet yang disebut juga Corporate-Wide Web merupakan suatu jaringan informasi yang ada di suatu organisasi yang berfungsi seperti situs Web, yang dirancang untuk memproses informasi dalam suatu organisasi atau perusahaan namun hanya orang-orang dalam organisasi itu saja yang dapat mengaksesnya. Dengan menggunakan halaman web (browser), terjadi proses penyebaran informasi ke anggota organisasi atau perusahaan melalui jaringan internet. Intranet dengan cepat menjadi cara yang populer bagi para karyawan di dalam perusahaan untuk saling berkomunikasi. Perusahaan IT terkemuka, yakni IBM menghubungkan 52.000 karyawannya untuk saling berkomunikasi melalui intranet perusahaan bernama WorldJam.
Fred Luthans (2005 : 40) menyatakan tentang keuntungan penggunaan intranet :
a. Keuntungan nyata adalah berkurangnya penggunaan kertas. Karena web browser bisa beroperasi pada tipe komputer apapun, jadi dokumen – dokumen misalnya, buku telepon internal, prosedur manual, bahan latihan, formulir permintaan dapat diubah menjadi bentuk elektronik pada web dan secara konstan diperbarui dengan hampir tanpa biaya.
b. Selain itu pula, intranet organisasi mengumpulkan semua komputer, perangkat lunak, dan basis data menjadi satu sistem tunggal yang memungkinkan semua karyawan secara mudah menemukan dan menggunakan informasi di mana pun informasi berada.
Hasil penelitian Forrester (dalam Argenti, 2009: 222) menunjukan bahwa walaupun 69 persen dari pengguna intranet perusahaan mengkategorikan intranet perusahaan sangat penting, namun hanya 44 persen merasa bahwa mudah bagi mereka untuk mendapatkan apa yang mereka cari di Intranet tersebut. Sebuah intranet perusahaan harus dinamis dan menarik, dengan halaman yang secara rutin diperbaharui sehingga intranet menjadi sumber informasi yang karyawan tuju untuk mendapatkan informasi perusahaan. Semestinya intranet harus diintegrasikan ke dalam setiap hari kerja karyawan, sehingga karyawan dapat terus mengakses dan mengecek informasi di intranet seharian.
2.3. Kerangka Pemikiran (Perspektif Teoritis)
Dalam (Ardianto, 2010: 20) dijelaskan bahwa kerangka pemikiran merupakan dukungan dasar teoritis guna menjawab pemecahan masalah dalam penelitian yang dilakukan. Istilah kerangka pemikiran pada umumnya digunakan dalam penelitian kuantitatif, sedangkan dalam penelitian kualitatif kerangka pemikiran sering disebut sebagai perspektif teoritis.
Tabel 2.2 Kerangka Pemikiran (Perspektif Teoritis)
IMPLEMENTASI INTRANET SEBAGAI SALURAN KOMUNIKASI INTERNAL BERBASIS CYBER-PR
(SUATU STUDI PADA ASTRANET PT ASTRA INTERNATIONAL TBK)
• Teori Pengorganisasian Informasi / Teori Informasi Organisasi Karl Weick
• Teori Sistem Umum Karl Weick
• Komunikasi Internal
• Model Komunikasi Konvergensi
• Cyber PR / E-PR
• Tugas dan Fungsi PR
• Teknologi-Komunikasi INTRANET
1. Strategi Astranet sebagai media komunikasi internal berbasis cyber-PR
2. Upaya dan strategi Divisi Public Relations, termasuk internal dan eksternal relations PT Astra International Tbk dalam mengimplementasikan Astranet
Hasil Interpretasi dan laporan pembahasan
• Wawancara
• Observasi
