BAB 3
ANALISIS DAN PERANCANGAN
3.1 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan 3.1.1 Sejarah Umum Perusahaan
Secara formal pemerintah Indonesia mulai ikut menangani pangan pada zaman penjajahan Belanda, ketika didirikannya Voedings Middelen Fonds (VMF) yang bertugas membeli, menjual, dan menyediakan bahan makanan. Dalam masa penjajahan Jepang, VMF dibekukan dan muncul lembaga baru bernama Nanyo Kohatsu Kaisha. Pada masa peralihan sesudah kemerdekaan RI terdapat dualisme penanganan masalah pangan. Di daerah Kekuasaan Republik Indonesia, pemasaran beras dilakukan oleh Kementrian Pengawasan Makanan Rakyat (PMR) - Jawatan Persediaan dan Pembagian Bahan Makanan (PPBM), sedangkan daerah-daerah yang diduduki Belanda, VMF dihidupkan kembali. Keadaan ini berjalan terus sampai VMF dibubarkan dan dibentuk Yayasan Bahan Makanan (Bama).
Dalam perkembangan selanjutnya terjadi perubahan kebijaksanaan yang ditempuh oleh pemerintah. Bama yang berada di bawah Kementrian Pertanian masuk kedalam Kementrian Perekonomian dan diubah menjadi Yayasan Urusan Bahan Makanan (YUBM). Sedangkan pelaksanaan pembelian padi dilakukan oleh Yayasan Badan Pembelian Padi (YBPP) yang dibentuk di daerah-daerah dan diketuai oleh Gubernur.
Berdasarkan Peraturan Presiden No.3 Tahun 1964, dibentuklah Dewan Bahan Makanan (DBM). Sejalan dengan itu dibentuklah Badan Pelaksana Urusan Pangan (BPUP) peleburan dari YUBM dan YBPP-YBPP.
Yayasan BPUP ini bertujuan antara lain: • Mengurus bahan pangan
• Mengurus pengangkutan dan pengolahannya
• Menyimpan dan menyalurkannya menurut ketentuan dari Dewan Bahan Makanan (DBM).
Dengan terbentuknya BPUP, maka penanganan bahan pangan kembali berada dalam satu tangan.
Memasuki Era Orde Baru setelah ditumpasnya pemberontakan G.30.S/PKI, penanganan pengendalian operasional bahan pokok kebutuhan hidup dilaksanakan oleh Komando Logistik Nasional (Kolognas) yang dibentuk dengan Keputusan Presidium Kabinet Ampera Nomor 87 Tahun 1966. Namun peranannya tidak berjalan lama karena pada tanggal 10 Mei 1967, lembaga tersebut dibubarkan dan dibentuk Badan Urusan Logistik (Bulog) berdasarkan Keputusan Presidium Kabinet Nomor 114/Kep/1967.
Kehadiran Bulog sebagai lembaga stabilisasi harga pangan memiliki arti khusus dalam menunjang keberhasilan Orde Baru sampai tercapainya swasembada beras tahun 1984. Menjelang Repelita I (1 April 1969), struktur organisasi Bulog diubah dengan Keppres RI No.11/1969 tanggal 22 Januari 1969, sesuai dengan misi barunya yang berubah dari penunjang peningkatan produksi pangan menjadi buffer stock holder dan distribusi untuk golongan anggaran. Kemudian dengan Keppres No.39/1978 tanggal 5 Nopember 1978 Bulog mempunyai tugas pokok melaksanakan pengendalian harga beras, gabah, gandum dan bahan pokok lainnya guna menjaga kestabilan harga, baik bagi produsen maupun konsumen sesuai dengan kebijaksanaan umum Pemerintah.
Dalam Kabinet Pembangunan VI Bulog sempat disatukan dengan lembaga baru yaitu Menteri Negara Urusan Pangan. Organisasinyapun disesuaikan dengan keluarnya Keppres RI No.103/1993. Namun tidak terlalu lama, karena dengan Keppres No.61/M tahun 1995, Kantor Menteri Negara Urusan Pangan dipisahkan dengan Bulog dan Wakabulog pada saat itu diangkat menjadi Kabulog.
Pemisahan Menteri Negara Urusan Pangan dan Bulog mengharuskan Bulog menyesuaikan organisasinya dengan Keppres No.50 tahun 1995 tanggal 12 Juli 1995. Status pegawainyapun terhitung mulai tanggal 1 April 1995 berubah menjadi Pegawai Negeri Sipil sesuai dengan Keppres No.51 tahun 1995 tanggal 12 Juli 1995.
Memasuki Era Reformasi, beberapa lembaga Pemerintah mengalami revitalisasi serta reformasi termasuk Bulog. Melalui Keppres RI No.45 tahun 1997 tugas pokok Bulog hanya dibatasi untuk komoditi beras dan gula pasir. Tugas ini lebih diciutkan lagi dengan Keppres RI No.19 tahun 1998 dimana peran Bulog hanya mengelola komoditi beras saja.
Mengawali Milenium III, sesuai Keppres No.29 tahun 2000 tanggal 26 Pebruari 2000, Bulog diharapkan lebih mandiri dalam usahanya. Bulog baru dengan fungsi utama
manajemen logistik ini diharapkan lebih berhasil dalam mengelola persediaan, distribusi dan pengendalian harga beras serta usaha jasa logistik.
Setelah sempat diberlakukan Keppres RI No.106 tahun 2000 dan Keppres RI No.178/2000, Bulog saat ini beroperasi berdasarkan Keppres No.103/2001 tanggal 13 September 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja LPND sebagaimana telah diubah dengan Keppres RI No.3/2002 tanggal 7 Januari 2002 serta Keppres RI No.110/2001 tanggal 10 Oktober 2001 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I LPND sebagaimana telah diubah dengan Keppres RI No.5 /2002 tanggal 7 Januari 2002.
Kemudian pada Rakortas Kabinet tanggal 13 Januari 2003, Presiden memutuskan menyetujui penetapan RPP menjadi PP dan ditetapkanlah PP No. 7 Tahun 2003 Tentang Pendirian Perum Bulog tanggal 20 Januari 2003 (Lembaran Negara Nomor 8 tahun 2003).
3.1.2 Gambaran Umum Perusahaan
Perum Bulog sebagai Badan Usaha Milik Negara mempunyai Visi dan Misi, Yaitu: VISI
Menjadi lembaga pangan yang handal untuk memantapkan ketahanan pangan nasional. MISI
• Menyelenggarakan tugas pelayanan publik untuk menunjang keberhasilan pelaksanaan kebijakan pangan nasional;
• Menyelenggarakan kegiatan ekonomi di bidang pangan secara berkelanjutan yang memberikan manfaat kepada perekonomian nasional;
• Menyelenggarakan kegiatan ekonomi dibidang pangan dan usaha lain secara berkelanjutan dan bermanfaat kepada stakeholders;
• Menjalankan usaha dalam bidang produksi, pemasaran dan jasa dibidang komoditi pangan guna mendukung program pengembangan hasil pertanian khususnya pangan dan bidang lainnya dengan upaya memaksimalkan produktivitas, efisiensi dan kemampuan menghasilkan laba.
Struktur organisasi dalam Perum Bulog dapat di lihat pada gambar 3.1 yang ada di bawah ini :
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perum Bulog
Tugas dan kewajiban tiap-tiap bagian dalam Perum Bulog adalah sebagai berikut: 1. Direktur Utama Kadivre Perum Bulog
Direktur Utama Kadivre Perum Bulog adalah direktur utama kantor pusat divisi regional Perum Bulog. Tugas direktur utama ialah memberikan visi,
Direktur Utama Kadivre Perum Bulog
Asisten
Divre Pelayanan Bidang Publik Bidang Administrasi & Keuangan Bidang Komersial
Seksi Jasa & Pengolahan Seksi Pengadaan Seksi Analisa Harga Pasar Seksi Persediaan & Angkutan Seksi Perawatan Kualitas Seksi Penyaluran Seksi Perdagangan Seksi Teknologi Informasi Seksi Tata Usaha & Umum Seksi SDM & Hukum Seksi Keuangan Seksi Akuntansi Bidang Pengawasan GBB I GBB II GBB III GBB IV GBB V GBB VI
GBB VII GBB VIII GBB IX GBB X GBB XI GBB XII
kepemimpinan, misi, tujuan dan sasaran yang ingin di capai perusahaan. Selain itu, direktur utama juga berperan dalam memeriksa laporan – laporan dari para manager yang ada dibawahnya
2. Asisten Divre
Lebih banyak berperan dalam memeriksa, menganalisis, dan mengawasi setiap divisi regional. Selain itu, membantu direktur utama dalam melaksanakan tugas – tugasnya.
3. Bidang pelayanan publik
Bidang pelayanan publik bertugas dalam memberikan informasi kepada masyarakat agar lebih terbuka kepada masyarakat. Bidang pelayanan publik sendiri terbagi menjadi beberapa seksi yaitu:
• Seksi pengadaan
Seksi pengadaan bertugas untuk mengumpulkan data-data mengenai pengadaan beras. Selain itu, merencanakan dan merealisasikan pengadaan beras dalam negeri setiap tahun.
• Seksi analisa harga pasar
Seksi analisa harga pasar bertugas dalam pengamanan Harga Dasar Pembelian Pemerintah (HDPP) Gabah. Agar tercapainya harga gabah dan beras di tingkat produsen, sesuai dengan harga yang ditetapkan pemerintah.
• Seksi persediaan dan angkutan
Tugas seksi persediaan dan angkutan adalah mengelolah persediaan stok beras nasional, untuk memenuhi kebutuhan masyarakat miskin, golongan anggaran serta kelompok tertentu dan pasaran umum, sesuai penugasan pemerintah.
• Seksi perawatan kualitas
Seksi perawatan kualitas bertugas dalam meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dari segi waktu, jumlah, dan kualitas beras serta tempat pelayanan.
Tugas seksi penyaluran adalah penyalulran beras sampai ke titik distribusi yang dapat dijangkau oleh masyarakat miskin, golongan anggaran serta kelompok tertentu dan pasaran umum, sesuai penugasan pemerintah.
4. Bidang komersial
Bidang komersial bertugas dalam mengembangkan usaha-usaha bisnis dengan berbasis pada komoditi beras dan usaha perdagangan komoditi pangan serta usaha jasa. Bidang komersial tebagi menjadi beberapa seksi yaitu:
• Seksi jasa dan pengolahan
Tugas seksi jasa dan pengolahan yaitu mengatur dan mengawasi kegiatan yang berhubungan dengan jasa dan pengolahan.
• Seksi perdagangan
Tugas seksi perdagangan yaitu mengatur dan mengawasi kegiatan yang berhubungan dengan perdagangan.
• Seksi teknologi informasi
Tugas seksi teknologi informasi yaitu mengatur dan mengawasi kegiatan yang berhubungan dengan masalah teknologi informasi.
5. Bidang administrasi dan keuangan
Bidang administrasi dan keuangan bertugas mengatur dan mengawasi pencatatan laporan keuangan perusahaan. Selain itu, menentukan kebijakan keuangan perusahaan dan melakukan pengawasan terhadap harta perusahaan. Bidang administrasi dan keuangan terdiri dari beberapa seksi yaitu:
• Seksi tata usaha dan umum
Seksi tata usaha dan umum ialah pengurusan dan pengaturan mengenai surat-surat ijin, arsip-arsip dan dokumentasi serta hal-hal lainnya yang bersifat umum.
• Seksi SDM dan hukum
Tugas seksi SDM dan hukum yaitu yang berhubungan dengan peningkatan kualitas SDM dan membuat aturan-aturan untuk peningkatan kedisiplinan dan kualitas.
• Seksi keuangan
Tugas seksi keuangan yaitu melakukan pencatatan laporan keuangan perusahaan dan membuat laporan keuangan dan analisis yang diperlukan oleh pihak manajemen
• Seksi akuntansi
Tugas seksi akuntasi yaitu melakukan pencatatan laporan akuntasi dan membuat pencatatan penjurnalan serta membuat laporan akuntasi yang diperlukan oleh pihak manajemen perusahaan.
6. Bidang pengawasan
Bidang pengawasan bertugas penyelenggaraan dalam kegiatan pengawasan atas pelaksanaan kegiatan perencanaan dan kerjasama, operasi, usaha logistik, keuangan dan sumber daya manusia. Selain itu, pengevaluasian atas laporan hasil pemeriksaan pelaksanaan kegiatan serta pengusutan kebenaran atas laporan pengaduan atas penyimpangan dan penyalahgunaan,
7. GBB
GBB adalah gudang beras bulog yang bertujuan untuk menampung beras. 8. Divisi regional
Divisi regional adalah divisi di daerah regional lainnya.
3.1.3 Masalah yang Dihadapi Perusahaan
Sehubungan dengan tugas bulog dalam hal pengendalian harga beras dan bahan pokok lainnya agar menjaga kestabilan harga bagi produsen maupun konsumen dan ngatur pasokan beras tiap tahun maka bulog yang berfungsi sebagai wadah penampung hasil produksi harus mampu menyalurkan semua hasil produksi secara maksimal.
Masalah yang dihadapi oleh bulog adalah penyimpanan beras yang tidak maksimal. Sehingga terdapat GBB yang kelebihan beras dan ada pula GBB yang mengalami kekurangan beras. Karena itu daerah yang lokasi GBB nya kekurangan beras tidak dapat mencukupi kebutuhan berasnya. Sedangkan yang kelebihan beras kemungkinan akan menyebabkan beras menjadi rusak karena terlalu lama di gudang.
Untuk menghindari masalah tersebut diperlukan distribusi beras dari daerah kelebihan beras ke daerah yang memerlukannya. Karena masala distribusi beras ini
cukup besar dan kompleks maka diperlukan perencanaan distribusi beras yang teliti secara kuantitatif agar diperoleh hasil yang sebaik-baiknya.
3.1.4 Usulan Pemecahan Masalah
Melihat permasalahan yang terjadi pada bulog sekarang ini maka diusulkan pemecahan masalah dengan merancang program aplikasi yang dapat menghitung jalur optimal. Dalam menghitungnya dipelukan alat bantu atau metode yang cocok dengan permasalahan itu. Untuk itu digunakan algoritma Out of Kilter karena memiliki beberapa kelebihan dibandingkan metode yang lain. Kelebihan-kelebihannya antara lain:
• Dapat menyajikan persoalan secara lebih jelas.
• Dapat menyelesaikan masalah dalam ukuran besar secara efektif.
• Waktu komputasi yang digunakan bagi persoalan yang besar lebih kecil. 3.2 Perancangan Program Aplikasi
Untuk merancang program aplikasi pendistribusian beras yang menggunakan Algoritma Out of Kilter, penulis menggunakan borland delphi 7 yang akan di operasikan pada sistem operasi windows XP. Untuk analisis statistik, penulis menggunakan program aplikasi minitab 14.1. Untuk inputan program digunakan database yang telah diolah dari data-data yang telah dikumpulkan dari Badan Pusat Logistik dan bulog. Output dari program berupa hasil aliran dalam satuan kilogram dan total berat-jarak dalam satuan kilogram-kilometer.
3.2.1 Gambaran umum perancangan
Perancangan program aplikasi waktu pemesanan optimal secara garis besar dibagi dalam beberapa tahap, yaitu:
1. Peramalan (estimasi). 2. Penerapan Out of Kilter. 3. Perancangan database. 4. Perancangan tampilan layar.
3.2.2 Penerapan Program Aplikasi Out of Kilter
Pada perancangan program aplikasi penerapan jumlah distribusi optimal menggunakan algoritma Out of Kilter, pencarian solusi optimal dilakukan secara iteratif. Berikut adalah pseudocode algoritma Out of Kilter yang digunakan secara umum.
Set Xij = 0; Set Wi=0;
1. repeat
if (s,t) = in kilter then stop;{Obtimal solution obtained} Erase all labels
if(s,t) = flow increase then
set q = t, p = s, L(q) = (+p, Δst); if(s,t) = flow decrease then
set q = s, p = t, L(q) = (-p, Δst); go to step 2
Until (s,t) = in kilter; 2. repeat
if i has label and j has no label then flow = flow+ Δst;
L(j) = (+i, Δj);{ Δj = minimum (Δi, Δij)} if i has no label and j has label then
flow = flow- Δst;
L(i) = (+j, Δi);{ Δi = minimum (Δj, Δij)} If p = label then go to step 3 Until end; go to step 4 3. repeat k=p; if L(p) = +k then Xkp =Xkp + Δ; If L(p) = -k then
Xkp =Xkp - Δ; P=k; until node p; go to step 1 4. Θ = ∞; repeat
if phi > 0 and Xij <= Uij then
S1 = (i,j); Θ = minimum (phi, Θ); if phi < 0 and Xij >= Lij then
S2 = (i,j); ); Θ = minimum (-phi, Θ); If Θ = ∞ then stop;
Until end;
go to step 1
Pada program aplikasi ini inputan dari program aplikasi didapat dari pengolahan data - data. Yang mengandung data – data sebagai berikut :
1. Jumlah penduduk selama 6 tahun terakhir 2. Data produksi padi dan beras selama 6 tahun 3. Jumlah penyaluran beras selama 6 tahun 4. Jumlah persediaan awal beras selama 6 tahun 5. Jumlah pengadaan beras selama 6 tahun 6. Jarak angkut antar gudang
Sedangkan output dari program ini mengandung field – field sebagai berikut:
1. Total berat-jarak optimum yang dihasilkan dari pendistribusian yang dilakukan.
2. Jumlah aliran yang optimal untuk pendistribusian.
Secara lengkap proses penyelesaian permasalahan pendistribusian ini dapat dilihat dengan flowchart seperti yang ditunjukan oleh gambar 3.2 ini.
Ya
Tidak Tidak
Inisialisasi (tentukan aliran Xij dan variabel dual πi)
Periksa optimalitas
(menghitung CPij dan Kij untuk setiap busur (i,j))
Hapus semua label dan status busur (i,j)
Semua busur (i,j) in kilter
Periksa status busur (i,j) yang
out of kilter Ya START V III Status busur (i,j) adalah a1, b1, atau c1 I
Menambah aliran busur (i,j) Gunakan prosedur pelabelan untuk menemukan lintasan dari
simpul j ke simpul i II IV Stop, solusi optimal telah diperoleh
I
VI
Mengurangi aliran busur (i,j) Gunakan prosedur pelabelan untuk menemukan lintasan dari
simpul i ke simpul j VII Tidak Ya Ya Tidak breakthrouh Ya Non-breakthrouh Tidak Lintasan ditemukan Naikkan aliran (Xij) bagi busur (i,j)
II
δ = ∞
V
Hitung CPij dan Kij untuk busur (i,j) dengan aliran Xij baru itu. Tentukan status
semua busur (i,j)
IV
Stop, tidak ada aliran visibel Ubah harga variabel dual πi Busur (i,j) in kilter III
Gambar 3.2 Flowchart untuk mendapatkan solusi optimal pendistribusian beras
3.2.3 Perancangan Database
Untuk mendukung penulisan penyelesaian program aplikasi pendistribusian beras yang optimal dengan menggunakan Out of Kilter maka perlu di rancang suatu database yang mempermudah pengaksesan data. Database yang digunakan dibuat dalam bentuk text file.
Adapun struktur perancangan database program ini adalah sebagai berikut: • Jumlah simpul
• Jumlah busur
• Nama dan nomor gudang sumber • Nama dan nomor gudang tujuan
• Batas atas, batas bawah, dan jarak dari setiap busur
Tidak Ya Ya Tidak breakthrouh Ya Non-breakthrouh Tidak Lintasan ditemukan Naikkan aliran (Xij) bagi busur (i,j)
VI
δ = ∞
V
Hitung CPij dan Kij untuk busur (i,j) dengan aliran Xij baru itu. Tentukan status
semua busur (i,j) VII
Stop, tidak ada aliran visibel Ubah harga variabel dual πi Busur (i,j) in kilter III
3.2.4 Perancangan Tampilan Layar
Program aplikasi akan dibuat menggunakan 3 menu tampilan, yaitu menu File, menu Run, dan menu About,. Berikut pada gambar 3.4 adalah gambar relasi antar menu. Bentuk struktur menu program aplikasi yang dirancang dapat digambarkan sebagai berikut.
Gambar 3.3. Struktur Tampilan Program
Pada sub menu File akan memiliki sub menu Open, sub menu Content, dan sub menu Exit yang dapat dilihat pada struktur rancangan di bawah ini :
Gambar 3.4 Rancangan Struktur File File
Open Content Exit
Menu Utama
About
Pada sub menu Run akan memiliki sub menu Proses dan sub menu Option yang dapat dilihat pada struktur rancangan di bawah ini :
Gambar 3.5 Rancangan Struktur Process
1. Menu utama
Menu utama adalah menu yang muncul pertama kali ketika program dijalankan. Berikut ini adalah rancangan dari menu utama
Run
Process Short Process
2. Menu content
Pada menu ini berisi tampilan dari data – data inputan nama dan nomor gudang sumber dan gudang tujuan. Berikut pada gambar 3.6 adalah tampilan dari menu content
Gambar 3.7 : Rancangan Menu Content 3. Menu process
Pada menu ini dilakukan perhitungan untuk menentukan distribusi yang optimal dari gudang sumber ke gudang tujuan. Adapun rancangan layar menu analisa ini sebagai yang ditampilkan oleh gambar 3.8
Gambar 3.8 : Rancangan Menu Process
Start
Total berat jarak
‘Busur’ ‘I’ ‘J’ ‘Batas atas’ ‘Batas bawah’ ‘Jarak’ ‘Aliran’
Save Gudang sumber Gudang tujuan
4. Menu short process
Pada menu ini dilakukan perhitungan untuk menentukan distribusi yang optimal dari gudang sumber ke gudang tujuan. Tetapi dalam menu ini data yang ditampilkan hanya data yang alirannya mempunyai nilai. Adapun rancangan layar menu analisa ini sebagai yang ditampilkan oleh gambar 3.9
Gambar 3.9 : Rancangan Menu Short Process 5. Menu about
Menu ini berisi tentang profil singkat dari penulis.
Start
Total berat jarak
‘Busur’ ‘I’ ‘J’ ‘Batas atas’ ‘Batas bawah’ ‘Jarak’ ‘Aliran’
Save
Profil penulis
3.2.5 State Transition Diagram (STD)
Perpindahan state setelah dilakukan sebuah event atau action pada rancangan program aplikasi pendistribusian ini dapat dijelaskan lebih lanjut menggunakan State Transition Diagram (STD). Di bawah ini adalah STD rancangan dari setiap modul yang terdapat dalam program aplikasi pendistribusian yang dibuat.
Gambar 3.11 : State Transision Diagram Program Aplikasi optimalisasi pendistribusian beras Membuka database Klik ‘Run’ Klik ‘close’ Klik ’About’ Halaman menu utama File Klik ‘File’ Content Klik ‘Content’ Open Klik ‘Open’ Run Klik ‘Exit’ Klik ‘close’ Melakukan Perhitungan Klik ‘start’ About Klik’help’ Klik ’close’ Layar Windows Klik ‘close’ Melihat nama dan nomor gudang Menutup program Process Klik ‘Process’ Short Process Melakukan Perhitungan Klik ‘start’ Klik ‘Short Process’
