Simarmata Jurnal OE, Volume VI, Maret No. 1, 2014

17 

Loading.... (view fulltext now)

Loading....

Loading....

Loading....

Loading....

Teks penuh

(1)

34 PENINGKATAN PROSES BISNIS PADA PROSES PENGUJIAN DI

LABORATORIUM PELUMAS DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN MODEL-BASED AND INTEGRATED

PROCESS IMPROVEMENT (MIPI) Hara Isidoro Simarmata Universitas Indonesia

labuji10@yahoo.com

Abstract. A laboratory is required to always improve business process testing to be able to properly check each lubricant circulating due to the increasing number of imported lubricants at this time. But the fact is, there are still companies that one laboratory unit is experiencing problems in running the business. The problems associated with business process testing in the laboratory, namely the implementation of business process testing activities are not yet effective and efficient so that there are different testing results. Business improvement process aimed at testing in order to assure quality control or testing of lubricants in order to avoid the results of different testing on other testing laboratories, and determine necessary repairs. Business process improvement is done by evaluating the business process approach Business Process Improvement that its application refers to the methodology of the Model-based and Integrated Process Improvement. This study resulted in the design of the proposed business process and also proposed improvement is a priority for the business process testing in the laboratory.

Keywords : Business Process Improvement, model-based and Integrated Process Improvement

Abstrak. Sebuah laboratorium diperlukan untuk selalu meningkatkan bisnis proses pengujian untuk dapat benar memeriksa setiap pelumas yang beredar karena meningkatnya jumlah pelumas yang diimpor saat ini. Tetapi kenyataannya adalah, masih ada perusahaan yang satu unit laboratorium mengalami masalah dalam menjalankan bisnis. Masalah yang terkait dengan pengujian proses bisnis di laboratorium, yaitu pelaksanaan kegiatan pengujian proses bisnis yang belum efektif dan efisien sehingga ada hasil pengujian yang berbeda. Proses peningkatan bisnis yang bertujuan untuk pengujian untuk menjamin kontrol kualitas atau pengujian pelumas untuk menghindari hasil pengujian yang berbeda di laboratorium pengujian lainnya, dan menentukan perbaikan yang diperlukan. perbaikan proses bisnis dilakukan dengan mengevaluasi pendekatan proses bisnis Perbaikan Proses Bisnis yang penerapannya mengacu pada metodologi Peningkatan Proses Model-based dan terintegrasi. Penelitian ini menghasilkan desain proses bisnis yang diusulkan dan perbaikan juga mengusulkan merupakan prioritas untuk pengujian proses bisnis di laboratorium.

Kata Kunci: Bisnis Proses Perbaikan model berbasis dan Peningkatan Proses Terpadu

(2)

35 PENDAHULUAN

Laboratorium sebagai sarana pengujian suatu produk khususnya pengujian produk pelumas sangatlah penting keberadaanya untuk menjamin mutu hasil pengujian serta melayani jasa pengujian. Industri pelumas merupakan salah satu industri strategis dengan pertumbuhan produksi yang cukup pesat, maka dengan jumlah impor pelumas yang semakin banyak maka harus diimbangi dengan peningkatan, pengontrolan dan pemantauan (monitoring) kualitas produk secara periodik untuk mengetahui konsistensi kualitas produk dengan melakukan proses pengujian (Ulfiati, 2010).

Laboratorum sebagai sarana dalam melakukan proses pengujian diharapkan mampu memberikan hasil pengujian yang baik, efisien dan efektif seiring dengan semakin besarnya permintaan dan kebutuhan pelanggan. Secara teknis setiap pengujian suatu produk dilakukan berdasarkan metode pengujian yang sama, namun nyatanya masih terdapat laboratorium yang masih memperoleh hasil yang berbeda melalui uji banding antar laboratorium pada tahun 2013 (Sumber : Komite Akreditasi Nasional). Permasalahan tersebut terkait dengan proses bisnis yang dijalankan oleh laboratorium, yaitu terkait pada aktivitas pencatatan pelaksanaan kerja yang belum tepat serta pelaksanaan proses bisnis yang belum efektif dan efisien sehingga hasil pengujian yang diperoleh belum tercapai dan belum sesuai berdasarkan persyaratan metode yang ditetapkan serta berdampak pada kualitas pelumas yang dihasilkan oleh suatu perusahaan sehingga dapat merugikan pelanggan, padahal laboratorium telah melakukan proses pengujian dengan metode yang sama. Oleh sebab itu, maka perlu dilakukan penelitian yang lebih mendalam mengenai perbaikan proses bisnis yang dilakukan oleh laboratorium sebagai upaya rekomendasi perbaikan atau peningkatan secara berkelanjutan terutama pada proses pengujian agar permasalahan yang timbul tidak terjadi kembali.

Proses bisnis pengujian suatu laboratorium perlu dikaji, evaluasi dan dibuat rencana perbaikannya agar adanya perbedaan hasil yang diperoleh tersebut tidak terjadi kembali. Maka diperlukan yang namanya Business Process Improvement, di mana salah satu metodologinya adalah Model-Based and Integrated Process Improvementyang diciptakan olehSola Adesola and Tim Baines (2005). Perbaikan proses bisnis penting karena dapat mengenalikegiatan atau aktifitas suatu usaha yang menjadi lebih terorganisir dan terencana sehingga menjadi lebih efektifdanefisien dalam rangka menghadapi perubahan bisnis. Perbaikan proses bisnis tidak hanya dapat mengidentifikasi kegiatan proses yang tidak bernilai tambah, tetapi juga dapat menyelaraskan dengan visi organisasi dan misi nantinya. Perbaikan proses bisnis pada laboratorium tidak hanya dapat mengidentifikasi kegiatan proses yang tidak bernilai tambah, tetapi juga dapat menyelaraskan dengan visi, misi dan sasaran mutu perusahaan nantinya. Hal tersebut sebagaimana yang juga ditunjukkan pada jurnal penelitian sebelumnya yang membahas mengenai peningkatan bisnis proses yaitu oleh Rachmawati et al. (2013) mengenai peningkatan proses bisnis dengan Real Value Added (RVA) dan Bussines Value Added (BVA) sehingga hasil dapat ditingkatkan metode peningkatan proses bisnis dan Botha et al. (2010) mengenai usulan perbaikan proses bisnis berdasarkan pengalaman pelanggan, serta penelitian yang dilakukan oleh Zagloelet al, (2009) tentang peningkatan proses bisnis menggunakan metode model-based and integrated process improvement (MIPI).

(3)

36 Tujuan dari penelitian ini adalah mengevaluasi dan memperbaiki proses pengujian khususnya pengujian pelumas dalam rangka untuk mengendalikan atau menjamin mutu hasil pengujian pelumas agar tidak terjadi hasil pengujian yang berbeda pada laboratorium-labotorium pengujian, serta menentukan perbaikan yang diperlukan. KAJIAN TEORI

Model-Based and Integrated Process Improvement (MIPI) adalah suatu metodologi Business Process Improvement yang merupakan hasil penelitian Sola Adesola dan Tim Baines (2005) dalam mengembangkan sebuah model berbasis perbaikan proses terpadu seperti yang ditunjukkan pada Tabel 1 yang menjelaskan langkah-langkah dalam melakukan perbaikan proses bisnis. Metodologi MIPI itu sendiri dapat meningkatkan perbaikan proses bisnis dan inisatif rekayasa proses dalam organisasi.

METODE

Penelitian ini menggunakan metode exploratory descriptive, dengan dibutuhkan data primer melalui rekaman hasil focus group discussion oleh team expert yang dibentuk dan data sekunder melalui data sekunder yaitu dengan mempelajari rekaman-rekaman data seperti laporan hasil pengujian, jumlah pegawai, jumlah peralatan, jumlah pelanggan dan lain sebagainya yang dimiliki oleh laboratorium.Populasi dalam penelitian ini adalah laboratorium yang terlibat dan berpartisipasi dalam kegiatan uji banding antar laboratorium tahun 2013 yaitu sebanyak ± 40 laboratorium pelumas se-Asia Tenggara termasuk Indonesia, berlokasi di Jakarta. Mengingat jumlah populasi yang begitu besar dan waktu penelitian yang terbatas maka sampel yang diambil dalam penelitian ini adalah sebanyak 2 (dua) perusahaan swasta yang berlokasi di Jakarta dengan unit analisis di perusahaan adalah laboratorium.

Teknik analisis data yang digunakan adalah merupakan setiap langkah-langkah dalam MIPI yaitu sebagai berikut:

Step-1 : ”Understand Business Needs”.Bagian ini bertujuan bagaimana memahami visi/misi, tujuan dan arah yang diinginkan perusahaan sesuai sasaran mutu laboratorium.

Step-2 : ”Understand the Process”.Bagian ini berfokus pada pemahaman proses yang dilakukan oleh perusahaan (laboratorium) dalam memenuhi tujuan yang diinginkan yaitu laporan hasil uji yang diterbitkan.

Step-3 : ”Model and Analyse Process”. Melakukan analisis terhadap proses-proses yang telah berjalan dan informasi yang diperoleh dari indikator penelitian seperti peralatan laboratorium yang digunakan, material yang diuji dan sumberdaya manusia.

(4)

37 Tabel 1. Metodologi MIPI

No Step Step Description Techniques

1 Understand business needs

Develop vision and strategic objectives perform competitor analysis develop organizational model Evaluate current

practices, prioritize objectives scope change Establish measurable targets Develop process objectives and asses readiness Obtain approval and initial project resource

Benchmark the prosess

Organizational model SWOT analysis Force field analysis

Readiness assessment Stakeholder analysis Process prioritization matrix Pareto analysis Process performance table

2 Understand the process

Identify the business process architecture Scope and define the process Capture and model AS IS Process Information Model the process

Xpat process IDEFO Walkthrough Process flowchart ABC Cause and effect analysis Value added analysis 3 Model and analyze the

process

Verify and validate the model Measure the exiting process performance Analyze the business process

4 Redesign process Benchmarket the process

Identify performance criteria for re-design process identify IT requirements Estimate performance of re-designed process Benchmarking Creative silent workshop Brainstorming 5 Implement new process

Plan the implementation Obtain implementation approval Review change management plan Communicate the change Technologi development Make new process operational Train staff Roll-out changes

6 Assess new process and methodology

Conduct process deployment and performance data reflection Revise organizational approach

Zction plan Evaluation measurement report Customer measurement survey process improvement matrix

7 Review new process Develop strategic view of the business set process targets and performance Develop a plan to meet targets implement

(5)

38 Step-4 : “Redesign Process”. Melakukan design ulang proses terhadap hasil analisis proses yang telah dilakukan

Step-5 : ”Implement New Process”. Mengimplementasikan proses yang telah di desain ulang

Step-6 : ”Assess New Process and Methodology”. Menilai unjuk kerja proses yang telah di desain ulang beserta dengan metode yang digunakan

Step-7 : ”Review New Process”. Mengkaji kembali hasil yang diperoleh dari proses yang baru tersebut.

HASIL DAN PEMBAHASAN

MIPI Step 1 : “Understand Business Needs”. Untuk memahami kebutuhan bisnis, diperoleh melalui data perusahaan yang didukung oleh masing-masing bagian perusahaan terutama laboratorium dengan tujuan untuk memenuhi dan memuaskan keinginan pelanggan, yang diperoleh dari material dan metode uji, sumber daya pendukung, jumlah pelanggan, data jaminan mutu pengujian, komplain pelanggan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi dan analisis SWOT laboratorium.

MIPI Step 2 : “Understand the Process”. Proses bisnis pengujian laboratorium secara keseluruhan digambarkan secara skematis dalam alur sesuai dengan Gambar 1. Dengan demikian, penelitian ini berfokus membahas pada proses-proses utama dalam aktivitas operasional di dalam pengujian laboratorium.

Proses Registrasi Pengujian. Diagram alir proses registrasi pengujian laboratorium dapat dilihat pada Gambar 1.

Gambar 1. Proses Bisnis Pengujian Laboratorium (Sumber : Manajemen Perusahaan, 2013)

(6)

39 Gambar 2. Proses Registrasi Pengujian (“As Is Process”)

(Sumber : Manajemen Perusahaan, 2013)

Proses Pengujian. Diagram alir proses pengujian laboratorium dapat dilihat pada Gambar 3.

Gambar 3. Proses Pengujian (“As Is Process”) (Sumber : Manajemen Perusahaan, 2013)

(7)

40 Proses Penerbitan Laporan Hasil Uji. Diagram alir proses penerbitan laporan hasil uji dapat dilihat pada Gambar 4.

Gambar 4. Proses Penerbitan Laporan Hasil Uji (“As Is Process”) (Sumber : Manajemen Perusahaan, 2013)

Pemodelan Proses Dengan Program IDEFO. IDEFO (Integrated Computer Aided Manufacturing Definition) merupakan salah satu alat pemodelan yang digunakan dalam aktifitas peningkatan proses bisnis yang terdiri dari diagram-diagram yang menggambarkan proses atau sistem. Pemodelan ini menggambarkan kebutuhan-kebutuhan bagi perusahaan baik yang bermanfaat, tidak dapat dijalankan dan menjadi sia-sia bagi perusahaan, seperti yang dijelaskan pada Gambar 5 & Gambar 6.

(8)

41 Gambar 6. Diagram IDEFO Proses Operasional Laboratorium

MIPI Step 3 : “Model and Analysis Process”. Tahap ini adalah melaksanakan evaluasi dan analisis pada proses-proses yang tidak memberikan nilai tambah pada pelanggan. Masing-masing proses akan ditinjau setiap aktifitasnya agar proses berfokus pada tercapainya peningkatan dengan melakukan efisiensi dengan mengeliminisasi beberapa proses yang tidak memberi nilai tambah dengan harapan komplain pelanggan dapat berkurang akibat masalah-masalah kualitas yang terjadi pada pengujian oleh laboratorium. Pendekatan yang digunakan pada tahap ini yaitu Value Added Analysis (analisis nilai tambah), untuk menganalisis proses dengan melihat aktifitas yang tidak memberikan nilai tambah (Non Value Added dan Value Added) yang disesuaikan dengan kebutuhan dan permintaan pelanggan.

Analisis Nilai Tambah Proses Registrasi Pengujian. Pada analisis value addded proses registrasi pengujian berdasarkan kebutuhan atau permintaan pelanggan sehingga proses menjadi efisien dan efektif maka terdapat aktivitas yang tidak bernilai tambah yaitu: (a) Menyalin dokumen permohonan (b) Koordinasi dengan bagian administrasi (c) Membuat kontrak pengujian, dan (d) Mengecek kembali permohonan. Sedangkan aktivitas yang bernilai tambah dan dianggap penting untuk dilakukan adalah melakukan kaji ulang permintaan pada bagian teknis pengujian dengan maksud agar setiap tahap proses dapat dengan mudah dilakukan penelusuran (tracebility). Agar lebih jelas dapat ditunjukkan pada Tabel 2.

Analisis Nilai Tambah Proses Pengujian

Seperti halnya, analisis value addded proses registrasi pengujian. Pada analisis value addded proses pengujian berdasarkan kebutuhan atau permintaan pelanggan sehingga proses menjadi efisien dan efektif maka terdapat aktivitas yang tidak bernilai tambah yaitu: (a) Mengecek kesiapan (b) Koordinasi dengan bagian teknis. Sedangkan aktivitas yang bernilai tambah dan dianggap penting adalah pemindahan data hasil pengujian dengan tujuan sebagai bukti rekaman data

(9)

42 sementara sebelum dibuatkan laporan nantinya sehingga bila terjadi kesalahan dapat dikoreksi kembali. Agar lebih jelas dapat ditunjukkan pada Tabel 3.

Tabel 2.Value Added Analysis Proses Registrasi Pengujian

PROSES AKTIVITAS ADDING VALUE ANALISIS Menyalin dokumen permohonan Permohonan pengujian

Non Value Added Proses ini merupakan aktivitas yang tidak memberi nilai tambah karena dokumen sudah dibuat dalam bentuk softcopy dan hardcopy

Koordinasi dengan administrasi

Permohonan pengujian

Non Value Added Proses ini merupakan aktivitas yang tidak memberi nilai tambah karena dokumen sudah dibuat dalam bentuk softcopy dan hardcopy oleh customer Membuat

kontrak kerja pengujian

Persetujuan Permohonan

Non Value Added Proses ini merupakan aktivitas yang tidak memberi nilai tambah karena secara legal ada pada dokumen permohonan customer Mengecek kembali permohonan Pelaksanaan proses pengujian

Non Value Added Proses ini merupakan aktivitas yang tidak memberi nilai tambah karena pada salah satu dokumen dan melalui surat perintah kerja sudah otomatis diinformasikan permintaan customer Melakukan kaji ulang permintaan Pelaksanaan proses pengujian

Value Added Proses ini merupakan aktivitas yang memberi nilai tambah karena sangat perlu dilakukan dengan tujuan menilai kesiapan laboratorium dari segi metode, alat dan personil disesuaikan dengan permohonan/permintaan pelanggan

Tabel 3.Value Added Analysis Proses Pengujian

PROSES AKTIVITAS ADDING VALUE ANALISIS

Mengecek kesiapan

Persiapan pengujian

Non Value Added Proses ini merupakan aktivitas yang tidak memberi nilai tambah karena sudah dilakukan kaji ulang permohonan sebelumnya Koordinasi dengan bagian teknis Persetujuan penerbitan sertifikat

Non Value Added Proses ini merupakan aktivitas yang tidak memberi nilai tambah karena laporan hasil pengujian telah diolah dan diverifikasi sebelumnya

Verifikasi pengujian

Penetapan hasil pengujian

Value Added Proses ini merupakan aktivitas yang memberi nilai tambah sebagai alat memonitor pekerjaan dari awal hingga akhir

Pemindahan data hasil pengujian

Penetapan hasil pengujian

Value Added Proses ini merupakan aktivitas yang memberi nilai tambah karena dengan melakukan pemindahan data mentah (sementara)

(10)

43 Analisis Nilai Tambah Proses Penerbitan Laporan Hasil Uji. Adapun pada analisis value added proses penerbitan laporan hasil uji berdasarkan kebutuhan atau permintaan pelanggan sehingga proses menjadi efisien dan efektif maka terdapat aktivitas yang tidak bernilai tambah yaitu: (a) Koordinasi dengan bagian administrasi, (b) Pemeriksaan dan koordinasi dengan bagian teknis

Sedangkan aktivitas yang bernilai tambah dan dianggap penting adalah : (a) Membuat kuisioner survey kepuasan dan pengaduan pelanggan (b) Mengisi kuisioner kepuasan dan pengaduan pelanggan

Agar lebih jelas dapat ditunjukkan pada Tabel 4.

Tabel 4.Value Added Analysis Proses Penerbitan Laporan Hasil Uji

PROSES AKTIVITAS ADDING VALUE ANALISIS Koordinasi dengan bagian administrasi Penerbitan sertifikat hasil pengujian

Non Value Added Proses ini merupakan aktivitas yang tidak memberi nilai tambah karena otomatis setelah diverifikasi langsung di proses oleh bagian

admnistrasi untuk dibuatkan sertifikat Pemeriksaan dan koordinasi dengan bagian teknis Penerbitan laporan hasil pengujian

Non Value Added Proses ini merupakan aktivitas yang tidak memberi nilai tambah karena otomatis setelah diverifikasi langsung di proses oleh bagian administrasi untuk dibuatkan sertifikat Membuat kuisioner survey kepuasan dan pengaduan pelanggan Umpan balik pelanggan terhadap laboratorium

Value Added Proses ini merupakan aktivitas yang memberi nilai tambah karena menjadi bagian evaluasi laboratorium untuk peningkatan dan perbaikan kualitas laboratorium Mengisi kuisioner kepuasan dan pengaduan pelanggan Umpan balik pelanggan terhadap laboratorium

Value Added Proses ini merupakan aktivitas yang memberi nilai tambah karena menjadi bagian evaluasi laboratorium untuk peningkatan dan perbaikan kualitas laboratorium MIPI Step 4 : “Redesign Process”

Melalui hasil value added analysis proses registrasi pengujian pada Tabel 2 dengan menghilangkan kegiatan proses menyalin dokumen permohonan koordinasi dengan bagian administrasi, membuat kontrak pengujian dan

(11)

44 mengecek kembali permohonan, maka dibuatlah kembali proses registrasi pengujian pada Gambar 2 menjadi proses seperti yang dapat dilihat pada Gambar 7.

Sedangkan, melalui hasil value added analysis proses pengujian pada Tabel 3 dengan menghilangkan kegiatan proses mengecek kesiapan dan melakukan koordinasi dengan bagian teknis, maka dibuatlah kembali proses pengujian pada Gambar 3 menjadi proses seperti yang dapat dilihat pada Gambar 8.

Serta, melalui hasil value added analysis proses penerbitan laporan hasil pengujian pada Tabel 4 dengan menghilangkan kegiatan proses melakukan koordinasi dengan bagian administrasi, dan melakukan pemeriksaan dan koordinasi dengan bagian teknis, maka dibuatlah kembali proses penerbitan laporan hasil pengujian pada Gambar 4 menjadi proses seperti yang dapat dilihat pada Gambar 9.

Gambar 7. Analisis Nilai Tambah Proses Registrasi Pengujian (”As New Process”)

(12)

45 Gambar 8. Analisis Nilai Tambah Proses Pengujian (”As New Process”)

Gambar 9. Analisis Nilai Tambah Proses Penerbitan Laporan Hasil Uji (”As New Process”)

(13)

46 Identifikasi Masalah. Berdasarkan hasil sumbang saran (brainstorming) melalui hasil pertemuan Focus Group Discussion.dengan Tim Peningkatan Proses Pengujian yang fokus dalam komplain pelanggan dengan pareto chart untuk mengidentifikasi penyebab masalah terbesar masalah yang terjadi yaitu adanya perbedaan hasil yang diperoleh pada proses pengujian laboratorium, seperti yang ditunjukkan Gambar 10.

Gambar 10. Diagram Pareto Jumlah dan Jenis Complaint Pelanggan (Customer)

Selanjutnya, Tim Peningkatan Proses Pengujian meneliti dan mencari akar penyebab masalah tersebut melalui cause and effect diagram seperti pada Gambar 11.

Gambar 11. Diagram Sebab-Akibat Masalah Hasil Berbeda Diperoleh Laboratorium

MIPI Step 5 : “Implement New Process”. Berdasarkan penerapan hasil value added analysis dari tiap tahapan proses yang diidentifikasi dan telah dibentuk proses yang baru, berdampak pada waktu yang dibutuhkan untuk melakukan proses pengujian produk pelumas. Menggunakan proses pengujian yang lama membutuhkan waktu kurang lebih 1-2 hari untuk masing-masing parameter dengan rincian 1 hari dibutuhkan hanya sebatas kepada hasil analisis sementara belum hasil akhir dan kesimpulan terhadap pelumas yang dilakukan proses pengujian, namun dengan menggunakan proses pengujian yang baru membutuhkan waktu 1 hari (24 jam) untuk masing-masing parameter hingga

(14)

47 diterbitkan sertifikat hasil pengujian, sehinggan proses menjadi lebih efektif dan efisien tanpa mengurangi kualias hasil pengujian itu sendiri.

Selain itu, perlu dilakukan langkah-langkah yang merupakan hasil penetapan perbaikan berupa dokumen rencana mutu (Quality Plan) yang memuat parameter-parameter proses beserta cara pengendaliannya. Pada dokumen ini di setiap proses telah diidentifikasi langkah-langkah pengendalian proses agar mencapai yang ditetapkan standard.

Pada dokumen rencana mutu terdapat 3 (tiga) bagian besar yaitu diagram perencanaan mutu, input proses dan output proses, seperti yang disajikan pada Gambar 12.

Gambar 12. Diagram Perencanaan Mutu

Pada diagram perencanaan mutu terdiri dari urutan proses disertai dengan input dan output masing-masing proses yang ditandai dengan nomor sebagai checkpoint untuk setiap prosesnya. Bagian selanjutnya adalah input proses yang ditunjukkan pada Tabel 5.

Tabel 5. Diagram Perencanaan Mutu Input Proses

Diagram perencanaan mutu input proses menggambarkan aktifitas mulai informasi yang diperoleh, pemrosesan hingga data yang diolah. Pada akhirnya perencanaan mutu ditujukkan untuk perencanaan mutu output dari hasil yang diperoleh hingga penerbitan laporan hasil pengujian dalam bentuk sertifikat, yang dapat dilihat pada Tabel 6.

(15)

48 Tabel 6. Diagram Perencanaan Mutu Output Proses

MIPI Step 6 : “Asses New Process and Method”. Pada langkah ini, dilakukan analisis dengan menggunakan metode FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) untuk mengidentifikasi kemungkinan kegagalan pada proses pengujian laboratorium. Failure modes menunjukkan sesuatu yang dapat menimbulkan kegagalan dan Effect analysis menunjukkan analisis atas dampak dari kegagalan-kegagalan yang timbul. maka diperoleh kegagalan-kegagalan yang memiliki resiko tertinggi yang selanjutnya menjadi rencana tindakan (action plan). Tindakan yang diprioritaskan yaitu yang memiliki angka RPN di atas 28, yaitu : (1) Mengupayakan adanya program dan merealisasikan pelatihan bagi seluruh personil secara berkelanjutan (Nilai RPN 54) (2) Melakukan pelatihan validasi/verifikasi bagi personil laboratorium dengan tujuan setiap acuan metode uji yang digunakan sudah valid dan siap digunakan (Nilai RPN 54)

MIPI Step 7 : “Review New Process”. Pada langkah ini dijelaskan tahapan-tahapan dari rencana tindakan perbaikan dalam bentuk matriks yang disebut Process Improvement Matrix (PIM). PIM digunakan sebagai rencana peningkatan proses terhadap kondisi aktual yang berjalan pada proses pengujian laboratorium atau aktivitas proyek yang dimonitor oleh Tim Peningkatan Proses Pengujian. Pada PIM ini dapat dilihat rating dan status dari aktifitas pada setiap pada proses operasional pengujian dengan menggunakan kode warna tertentu, seperti pada Tabel 7. (a) Warna merah (r), menandakan aktifitas proses memerlukan tindakan secepatnya (b)Warna kuning (y), menandakan aktifitas proses memerlukan perhatian (c)Warna hijau (g), menandakan aktifitas proses sudah diselesaikan dengan baik.

(16)

49 Tabel 7. Process Improvement Matrix (PIM)

Process Improvement Matrix A

d mi n is tr as i M an age r Q u al ity M an age r Te ch n ic al M an age r

Masalah "Hasil Uji Berbeda Oleh Laboratorium"

Rangking Potential Failure

Modes Action Plan

1 Kurang pelatihan dan pemahaman teknis

Mengupayakan adanya

program dan merealisasikan pelatihan bagi seluruh personil secara berkelanjutan

r N/A r 2 Bekerja seadanya Memberikan reward dan sanksi

bagi personil laboratorium y y N/A 3 Kegagalan proses Memberikan pelatihan teknis

kalibrasi dan pengecekan antara bagi personil yang bertanggung jawab pada alat

y N/A y 4 Instruksi kerja (SOP)

pengujian salah

Melakukan pelatihan

validasi/verifikasi bagi personil laboratorium dengan tujuan setiap acuan metode uji yang digunakan sudah valid dan siap digunakan

r N/A r

5 Tahapan pengujian yang tidak sesuai

Menempatkan manual

operasional pengujian dan alat pada lokasi yang mudah dibaca oleh personil

N/A y y

6 Sering tidak homogen dan stabil

Membuat kemasan yang padat

dan tidak mudah rusak N/A N/A y 7 Kondisi rusak Membuat formulir rekaman

dan memonitor setiap hari kondisi ruangan

N/A g g

Pembahasan. Dari hasil analisis tahapan proses perbaikan, teridentifikasi masalah ―hasil berbeda yang diperoleh laboratorium‖. Penyebab kegagalan tersebut yang memiliki resiko tertinggi adalah kurang pelatihan dan pemahaman yang salah mengenai instruksi kerja atau metode pengujian. Dan berdasarkan hasil analisis nilai tambah (value added analysis) proses pengujian yang penerapannya mengacu pada metodologi model-based integrated process improvement (MIPI). Perbaikan yang dilakukan yaitu pada proses registrasi pengujian, proses pemrosesan pengujian dan proses penerbitan laporan hasil uji. Sehingga ditemukan rancangan bisnis proses pengujian yang baru di dalam laboratorium pada proses utama aktivitas operasional pengujian di laboratorium untuk mengatasi masalah tersebut yaitu perlu dilakukannya kaji ulang permintaan, verifikasi pengujian dan memperhatikan saat pemindahan data serta melakukan survey kepuasan pelanggan dan sarana pengaduan bagi pelanggan. Dengan

(17)

50 menggunakan MIPI didapatkan usulan perbaikan yang menjadi prioritas bagi laboratorium untuk mengatasi adanya hasil pengujian yang berbeda yaitu dengan cara harus mengupayakan dan melakukan pelatihan bagi seluruh personil laboratorium terutama dalam hal pemahaman personil mengenai proses pengujian yang benar dan teknis pengujian untuk memverifikasi atau memvalidasi metode agar setiap acuan metode uji yang digunakan sudah valid dan siap disusun untuk digunakan oleh personil guna menghasilkan kualitas pengujian baik.

PENUTUP

Kesimpulan. Permasalahan yang terjadi di laboratorium ialah terkait proses bisnis yang dijalankan. Oleh karena itu dilakukan perbaikan proses bisnis menggunakan pendekatan BPI yang penerapannya mengacu pada metodologi MIPI. Perbaikan yang dilakukan yaitu pada proses registrasi pengujian, proses pemrosesan pengujian dan proses penerbitan laporan hasil uji.. Perbaikan yang diusulkan yakni menggunakan konsep BPI yaitu menyederhanakan, menggabungkan serta merampingkan proses bisnis perusahaan. Sehingga proses bisnis perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien serta dapat mengatasi permasalahan yang selama ini terjadi di perusahaan yang salah satu unitnya adalah laboratorium. Perancangan proses bisnis pengujian di dalam laboratorium juga dilakukan dengan mempelajari dan mengidentifikasi setiap aktivitas pekerjaan yang ada di dalam proses bisnis perusahaan termasuk mengidentifikasi dan memfasilitasi setiap kebutuhan atau permintaan dari pelanggan yang terdiri dari proses registrasi pengujian, proses pemrosesan pengujian dan proses penerbitan laporan hasil uji. Penelitian ini dapat dikembangkan lebih lanjut dengan melakukan proses perbaikan yang berkelanjutan.

DAFTAR PUSTAKA

Adesola dan Baines. 2005. Developing and Evaluating Methodology for Business Process Improvement. Business Process Management Journal, Vol. 11 No. 1, hal. 37-46.

Botha, G. J., & Van Rensburg., A.C. (2010). Proposed Business Process Improvement Model With Integrated Customer Experience Management. South African Journal of Industrial Engineering, 21(1),45-57.

Rachmawati, F., Widaningrum, S., & Rahayu, M. (2013). Proposed Business Process Using Business Process Improvement at Emergency Departement of Dustira Hospital.Proceeding 8th International Seminar on Industrial Engineering and Management, 1978-774X.

Ulfiati, R. (2010). Peran Laboratorium Pengendalian Mutu Dalam Menjamin Kualitas Produk Pelumas. Lembaran Publikasi LEMIGAS, 44(2), 198-203. Zagloel, T. Y., Dachyar, M., & Arfiyanto, F. N. (2009). Quality Improvement Using Model-Based and Integrated Process Improvement (MIPI) Methodology. Proceeding of the 11th International Conference on QiR (Quality in Research) Faculty of Engineering, University of Indonesia, Depok, Indonesia,114-1284.

Figur

Memperbarui...

Referensi

Memperbarui...

Related subjects :