PETUNJUK PENYUSUNAN DAN PENGISIAN
PETUNJUK PENYUSUNAN DAN PENGISIAN
FORMULIR PENCAPAIAN KPI INDIVIDU
FORMULIR PENCAPAIAN KPI INDIVIDU
PT ANGKASA PURA I
PT ANGKASA PURA I (PERSERO)
(PERSERO)
UpdatedUpdated
PENGANTAR PENGANTAR Unt
Untuk uk memmemberberikikan an lanlandasdasan an bagbagi i penpeneraerapan pan priprinsinsip p komkompenpensassasi i pegpegawaawaii ber
berdasdasarkarkan an kinkinerjerja a (p(pay ay for for perperforformanmance) ce) yanyang g didinilnilai ai leblebih ih proproporporsiosionalnal,, men
mendordorong ong proprodukduktivtivititas as dan dan memenjnjamiamin n keakeadidilanlan, , mamaka ka penpenililaiaaian n kinkinerjerjaa pegawai harus menggunakan formula KPI Individu (Individual Key Performance pegawai harus menggunakan formula KPI Individu (Individual Key Performance Indicators).
Indicators). Pe
Penynyususununan an KPKPI I InIndidivividu du sesehaharurusnsnya ya susudadah h seselelesasai i tatahuhun n 202008 08 dadann imp
implemelementasintasinya nya mulmulai ai 20092009. . DikaDikarenarenakan kan keterketerlamblambatan atan prosproseses cascadingcascading (pe
(penjanjabarbaran) an) dan dan adaadanya nya kenkendaldala a tektekninis s lalainninnya, ya, mamakaka penyusunanpenyusunan KPIKPI Individu
Individu baru baru bisa bisa dilaksanakan dilaksanakan dalam dalam tahun tahun 2009 2009 ini.ini. BP
BPKP KP bebersrsamama a dedengngan an TiTim m KPKPI I KaKantntor or PuPusasat t akakan an memelalakukukakan n asasiiststenensisi penyusunan dan impelementasi KPI Individu, langsung
penyusunan dan impelementasi KPI Individu, langsung pada Pengisian Formulirpada Pengisian Formulir KP
KPI I InIndidivividu du PePegagawawai i agagar ar lelebibih h efefekektitip, p, mmenengigingngat at tatargrget et wawaktktu u yayangng ditetapkan RUPS.
ditetapkan RUPS.
KONSEP DASAR KPI INDIVIDU : KONSEP DASAR KPI INDIVIDU :
1.
1. KPI Sebagai Penyempurnaan PKP (IKI) :KPI Sebagai Penyempurnaan PKP (IKI) :
Penilaian kinerja pegawai AP I berkembang dari DP3 – PKP – KPI Individu. Penilaian kinerja pegawai AP I berkembang dari DP3 – PKP – KPI Individu. a.
a. DPDP3 3 : : sasangngat at kukualalititatatipip, , hahanynya a memenenekakanknkan an papada da asaspepek k peperirilalaku ku dadann kurang
kurang mengukur mengukur hasil hasil kerja.kerja.
b.
b. PKPKP P (I(IKIKI) ) : : teterlrlalalu u fofokukus s kepkepadada a pepengngukukururan an hahasisil l kekerjrja a dadan n memeninilalaii
perilaku, kurang menghargai upaya (effort) pegawai dalam proses kerja, perilaku, kurang menghargai upaya (effort) pegawai dalam proses kerja, seh
sehingingga ga kurkurang ang adiadil l (fa(fairir) ) bilbila a dijdijadiadikan kan patpatokaokan n daldalam am pempemberberianian kompensasi (reward) kepada pegawai.
kompensasi (reward) kepada pegawai.
c.
c. KPI Individu : mengukur dan menilai target kerja, upaya (effort) pegawaiKPI Individu : mengukur dan menilai target kerja, upaya (effort) pegawai
dalam proses kerja serta hasil kerja pegawai. Sehingga, kalaupun hasil dalam proses kerja serta hasil kerja pegawai. Sehingga, kalaupun hasil ker
kerjanjanya ya kurkurang ang baibaik k tettetapi api upaupayanyanya ya susudah dah optoptimimumum, , pegpegawaawai i tsbtsb.. mas
masih ih berpberpeluaneluang g memmemperolperoleheh reward reward yayang ng sesepapadadan n dedengngan an kekerjrjaa kerasnya, baik untuk
kerasnya, baik untuk penghasilan bulanan maupun bonus.penghasilan bulanan maupun bonus. 2.
2. UnsUnsur Kur KPI IPI Indindividvidu :u : Sec
Secara ara gargaris is besbesar, ar, ForFormat mat KPI KPI IndIndiviividu du terterdidiri ri ataatas s dua dua kelkelomompok pok ununsursur penilaian, yaitu :
penilaian, yaitu :
a.
a. Aspek Kinerja Aspek Kinerja : Bobot Penilaian 60%: Bobot Penilaian 60% 1)
1) Kesepakatan Target Kerja :Kesepakatan Target Kerja :
•
• DisDisusun dan usun dan disepdisepakati bersamakati bersama a antarantara a PegawPegawai ai yang dinilai danyang dinilai dan
atasannya selaku Pejabat Penilai pada awal tahun. atasannya selaku Pejabat Penilai pada awal tahun.
•
• BerBerisi isi keskesepaepakatkatan an tententantang g apapa a yanyang g akaakan n dikdikerjerjakaakan n pegpegawaawaii
dal
dalam am 1 1 (sa(satu) tu) perperioiode de penpenililaiaaian, n, didilenlengkagkapi pi dendengan gan bobbobot ot dandan target hasil kerja pegawai.
• Sarana : Kertas Kerja Formulir Pencapaian KPI Individu (FKPII).
2) Hasil/Realisasi Target Kerja :
Berisi pengukuran dan penilaian realisasi atau hasil kerja pegawai, diperbandingkan dengan target-terget yang telah disepakati di awal tahun.
b. Aspek Kompetensi : Bobot Penilaian 40%
Aspek kompetensi mendiskripsikan perilaku yang dibutuhkan untuk mencapai target/sasaran kerja dan memiliki bobot penilaian sebesar 40%.
TATA CARA PENGISIAN FORMULIR KPI INDIVIDU
1. Tahapan Penyusunan/Pengisian Formulir KPI Individu :
a. Tahap Pertama, berupa Penetapan Kesepakatan KPI Individu yang
dilakukan
awal tahun saat Pejabat Penilai dan Pegawai Yang Dinilai membuat kesepakatan kerja untuk tahun berjalan sebagaimana dimaksud butir 2.a.1).
b. Tahap Kedua, berupa Monitoring KPI Individu Tengah Tahun.
• Dilakukan pada tengah tahun periode berjalan (bulan Juli) yang
digunakan untuk mengukur pencapaian tengah tahunan atas target yang telah disepakati.
• Apabila dipandang perlu, Monitoring KPI Individu Tengah Tahun,
dapat digunakan untuk menambah atau mengurangi target kinerja individu pegawai yang dinilai, target pencapaian dan bobot penilaian.
• Perubahan tersebut harus disertai dengan penjelasan yang logis
dan akurat serta mendapat persetujuan Atasan dari Pejabat Penilai (Atasan Langsung Pegawai Yang Dinilai). Dianggap sah apabila Atasan dari Atasan Langsung Pegawai Yang Dinilai juga menandatangani Lembar Monitoring KPI Individu Tengah Tahun tersebut.
c. Tahap ketiga, yaitu Pengisian Formulir Pencapaian KPI Individu,
yang penilaiannya dilakukan pada akhir tahun periode penilaian
berjalan.
2. Sumber Informasi / Data Untuk Pengisian Formulir KPI Individu :
Sumber data yang dapat dipergunakan untuk menyusun komponen pekerjaan (uraian pekerjaan/tugas) yang akan disepakati dalam satu periode penilaian KPI Individu dapat diambil/disarikan/dikonversikan dari :
a. PKP yang telah ada
b. Hasil Cascading KPI Corporate dan individu oleh BPKP yang
merupakan jabaran dari program kerja / tugas unit hingga individu Pejabat, Staf & Pelaksana.
c. Buku Struktur Organisasi yang memuat Job Discription pegawai.
d. Pengembangan tugas/pekerjaan/program kerja unit, mengacu pada
Cascading KPI ataupun RJPP
e. RKAP Tahunan Perusahaan yang merupakan realisasi RJPP serta
penjabarannya lebih lanjut, berupa : Program Kerja Kantor Pusat, Kantor Cabang, Unit Kerja hingga Individu.
f. RKM RKAP yang memuat aktivitas-aktivitas sebagai implementasi
Program Kerja Tahunan Unit Kerja. Aktivitas-aktivitas tersebut akan didistribusikan menjadi program kerja tahunan dari pimpinan, staf dan pelaksana di setiap unit kerja.
3. Tata Cara Pengisian Formulir Kesepakatan KPI Individu :
Teknis pengisian Formulir KPII oleh Pejabat Penilai mengikuti ketentuan sebagai berikut :
a. Pengisian Formulir KPII harus dilakukan dengan menggunakan HURUF
CETAK.
b. Isikan seluruh data tentang Identitas Pegawai (Nama Pegawai yang
dinilai, NIP, Nama dan Kelas Pekerjaan) sesuai dengan kotak yang tersedia.:
1) Unit Kerja : diisi dengan unit kerja organisasi terkecil tempat jabatan
tersebut berada;
2) Kelompok Pekerjaan : diisikan sesuai dengan kelompok pekerjaan
pegawai yang dinilai (Manajerial, Supervisi, Staf, Pelaksana);
3) Identitas Penilai : diisi dengan nama lengkap penilai.
4) Periode Penilaian Individu disesuaikan dengan periode penilaian
berjalan atas pelaksanaan penilaian kinerja pegawai yang dinilai.
c. Kolom 1 (satu)/Nomor , diisi dengan nomor urut Sasaran/Target Kinerja.
d. Kolom Sasaran Kinerja terdiri atas sub kolom: Uraian dan Bobot :
1) Uraian (kolom 2) :
Diisikan uraian sasaran/target kinerja individu yang telah disusun berdasarkan cascading KPI, job description/tugas pokok dari pekerjaan perusahaan yang diduduki oleh pegawai yang dinilai. Apabila terdapat pekerjaan lain dan belum termasuk didalamnya seperti tugas-tugas non rutin yang berasal dari turunan RKAP Unit atau tugas yang langsung diperintahkan oleh atasan langsung atau berasal dari RKM RKAP dapat ditambahkan pada kolom tersebut.
(Catatan : Untuk lebih jelasnya baca Pedoman Evaluasi KPII)
2) Bobot (kolom 3) :
Bobot Substansi diisi berdasarkan pembobotan pekerjaan yang dinilai berdasarkan tingkat kesulitan, tingkat prioritas dan sasaran kinerjanya. Untuk tingkatan yang semakin tinggi diberikan pembobotan yang lebih besar, adapun untuk total pembobotan
keseluruhan sasaran kinerja adalah 100. Penetapan sasaran kinerja individu beserta pembobotannya harus dilakukan pada setiap awal masa penilaian individu sesuai dengan periodisasi penilaian yang merupakan cerminan dari kesepakatan antara ‘Pejabat Penilai’ dan ‘Pegawai Yang Dinilai’ dengan ditandai oleh pembubuhan Tanda Tangan dari kedua belah pihak pada bagian kiri dan kanan bawah
dengan disertai pencantuman tanggal kesepakatannya.
e. Kolom Indikator Kinerja terdiri dari sub kolom Uraian dan Target.
1) Nomor (kolom 4) :
Diisikan nomor urut Indikator Kinerja untuk setiap Sasaran Kinerja.
2) Uraian (kolom 5) :
Diisikan dengan uraian Indikator Kinerja yang merupakan
turunan/cascading dari setiap Sasaran Kinerja :
Didalam penentuan uraian Indikator Kinerja Individu/KPI Individu harus memperhatikan aspek-aspek sebagai berikut :
a) Spesific, menyatakan sesuatu yang terinci dalam menilai kinerja
seseorang.
b) Measurable, yaitu sesuatu yang ditetapkan harus dapat diukur
besarannya.
c) Achievable, menyatakan sesuatu yang ditetapkan atau disepakati
harus dapat dicapai oleh penanggung jawabnya dalam hal ini adalah pegawai yang dinilai.
d) Relevan, yaitu sesuatu yang ditetapkan harus sesuai dengan tujuan
dan strategi perusahaan.
e) Time Bounded , yaitu sesuatu yang ditetapkan harus memiliki
batasan waktu pencapaiannya.
f) Controlable, menyatakan sesuatu yang telah ditetapkan dapat
dikendalikan pemanfaatannya.
3) Bobot Prosentase (kolom 6).:
Diisikan pembobotan dari kolom uraian sebelumnya.
Bobot Prosentase merupakan pembobotan terhadap masing-masing uraian Indikator Kinerja dengan total angka bobot sebesar 100.
4) Target terdiri atas subkolom Angka dan Satuan.
a) Kolom 7 (tujuh)/ Angka.diisikan dengan target angka yang
akan dicapai untuk setiap jenis indikator kinerja masing-masing sasaran kinerja.
b) Kolom 8 (delapan)/ Satuan merupakan keterangan satuan
untuk menjelaskan kolom target angka
Keterangan :
Untuk menetapkan Bobot Substansi dalam Pengisian Formulir
Kesepakatan KPI Individu (KPII) menggunakan Kertas Kerja (Kolom
Bantuan) yang tersedia yang berisi komponen penilaian berisi kolom : Prioritas, Kesulitan, Jumlah dan Bobot Sustansi..
Pada Monitoring KPI Individu Tengah Tahun terdapat penambahan kolom baru, berupa :kolom Penetapan Kesepakatan KPI Individu ditambah kolom Pencapaian Tengah Tahun dan kolom Penjelasan.
Kolom Pencapaian Tengah Tahun digunakan untuk mengukur pencapaian tengah
tahunan suatu sasaran kinerja individu terhadap target yang telah ditetapkan dengan memberikan penjelasan terhadap pencapaian tengah tahunan, yang dituangkan didalam kolom Penjelasan.
5. Tata Cara Pengisian Formulir Pencapaian KPI Individu (akhir tahun).
Terdapat penambahan kolom sebagaimana pada Penetapan Kesepakatan KPI Individu berupa : kolom Pencapaian, Nilai, Nilai Bobot, dan Penjelasan.
a. Pada kolom 9 (sembilan)/Pencapaian, diisikan dengan realisasi
pencapaian dari target yang telah disepakati dari masing-masing indikator kinerja setiap sasaran kinerja sampai dengan akhir tahun periode berjalan.
b. Pada kolom 10 (sepuluh)/Nilai, tuliskan nilai pencapaian target
dengan membandingkan kolom pencapaian dengan kolom target dalam bentuk persentase (%). Sedangkan pada kolom 11 (sebelas)/Nilai Bobot tuliskan nilai bobot pencapaian target per indikator kinerja dengan membandingkan kolom bobot indikator kinerja dengan kolom nilai pada masing-masing indikator dikalikan dengan bobot sasaran kinerjanya selanjutnya jumlahkan masing-masing hasil nilai bobot indikator per sasaran kinerja.
c. Pada kolom 12 (dua belas)/Penjelasan, tuliskan penjelasan yang
dibutuhkan untuk melakukan justifikasi mengenai penyebab/alasan tidak tercapainya sasaran kinerja atau hal-hal lain yang perlu dijelaskan baik positif maupun negatif.
Apabila Formulir Pencapaian KPI Individu telah diisi secara benar dan lengkap, Pejabat Penilai dan Pegawai Yang Dinilai wajib membubuhi paraf pada tempat yang telah disediakan disertai dengan menuliskan tanggal penetapannya.
Untuk Nilai Hasil Kerja tuliskan kembali Nilai Hasil Kerja seperti pada hasil penjumlahan kolom Nilai Bobot. Diantara Penetapan Kesepakatan KPI Individu pada awal tahun periode penilaian dan Pengukuran Pencapaian KPI Individu pada akhir tahun periode penilaian terdapat Monitoring KPI Individu Tengah Tahun yang dilakukan pada saat tengah tahun periode berjalan
(bulan Juli).
6. Batas Waktu Penilaian :
a. Selambat-lambatnya pada akhir bulan Januari setelah berakhirnya
periode penilaian, hasil penilaian individu yang tertuang dalam bentuk isian FKPII tersebut harus sudah diterima oleh Deputi Direktur
Administrasi Personalia dari Pejabat Penilai untuk Kantor Pusat dan dari Pejabat Penilai kepada Manager yang membidangi fungsi Personalia untuk Kantor Cabang. FKPII dibuatkan duplikat sebanyak 1 (satu) kali sebagai arsip personalia Kantor Cabang.
b. Selambat-lambatnya pada akhir bulan Pebruari setelah berakhirnya
periode penilaian, hasil FKPII yang asli untuk Kantor Cabang harus sudah diterima oleh Deputi Direktur Administrasi Personalia c.q yang membidangi fungsi Penilaian Karya Pegawai di Kantor Pusat.
c. Selambat-lambatnya pada akhir bulan Maret setelah berakhirnya periode
penilaian, hasil FKPII harus sudah diterima oleh Direktur Personalia dan Umum.
Jakarta, November 2009
TIM KPI INDIVIDU KANTOR PUSAT
PEDOMAN EVALUASI PENYUSUNAN KPI INDIVIDU
KETERKAITAN TUGAS POKOK-RJPP-RKAP-RKM DAN KPII DALAM PROSES PENYUSUNAN KPI INDIVIDU PEGAWAI
PENDAHULUAN :
Pasca cascading dan asistensi penyusunan KPI Individu (KPII) dalam Formulir KPII kemungkinan masih terdapat beberapa kekeliruan, terutama pada kolom Kesepakatan KPI Individu. Hal ini dilatarbelakangi oleh kurangdipahaminya dengan keterkaitan erat antara Job Discription, RKAP, RKM dan KPII. Sehingga perlu dilakukan evaluasi untuk mengecek apakah seluruh beban tugas terkait dengan pelaksanaan RKAP yang berupa rangkaian aktivitas yang dijabarkan dalam RKM telah tertampung
dalam KPII setiap Pejabat dan Pegawai serta menjadi menjadi Kesepakatan KPII mereka masing-masing.
Untuk melakukan evaluasi atas seluruh jabatan yang ada di PT Angkasa Pura I, perlu ditempuh langkah sbb :
1. Pembentukan Gugus Tugas KPI Individu yang beranggotakan
representasi setiap Direktorat dan bertugas :
a. Mendata ulang jumlah Jabatan di PT AP I berdasar Formasi
b. Menyusun dan mengevaluasi Job Discription setiap Jabatan sesuai
dengan perkembangan kebutuhan organisasi.
c. Menyusun ulang Tugas Pokok (Job Discription) setiap Jabatan dalam
format 6 perspektip KPII.
d. Melakukan integrasi antara Tugas Pokok setiap
Jabatan/Pegawai/Individu dengan RKAP/RKM.
2. Menyusun Pedoman Evaluasi Penyusunan KPII dan Panduan Integrasi
RKAP/RKM dengan Job Discription Individu/Pegawai untuk
menghasilkan KPI Individu setiap Jabatan/Pegawai. TAHAPAN PENYUSUNAN KPI INDIVIDU
KPII Pegawai pada dasarnya berisi beban kerja tahunan (workload) pegawai (berupa Tugas Pokok + Program RKA Tahunan) yang menjadi tanggungjawab pegawai dan kemudian diformulasikan berdasar 6 perspekti KPII dan dijadikan Kesepakatan KPI Individu.
Berdasarkan referensi literature ataupun best practice dalam
implementasi KPII, sebelum keputusan implementasi KPII ditetapkan, harus didahului oleh penataan organisasi dan penyediaan IT pendukung yang memadai. Penataan organisasi untuk mendapatkan Formasi yang mutakhir dan IT untuk menjamin efektifitas dan akurasi penilaian KPII. Penyusunan KPII mencakup beberapa tahapan langkah sbb :
Langkah Pertama :
a. Reorganisasi berupa pemetaan kembali seluruh beban tugas Perusahaan berdasar :
1) Tugas pokok Perusahaan sesuai bidang usaha jasa
kebandarudaraan yang diatur oleh peraturan perundangan. 2) Tugas yang terkait misi dan visi Perusahaan.
b. Beban tugas tersebut kemudian dibagi habis kedalam unit-unit kerja
serta jabatan-jabatan Struktural dan Fungsional serta fungsi Staff yang diperlukan dengan pendekatan HPO (High Performance Indicator) sampai dengan unit kerja dan jabatan terkecil.
c. Setiap jabatan struktural dan fungsional serta staff tersebut kemudian
disusun job description-nya masing-masing dengan kerangka dan urutan berdasar 6 perspektip KPII agar mudah diintegrasikan dengan RKAP dan RKM.
d. Job description setiap unit dan individu pegawai yang telah disusun
berdasar 6 perspektip KPII tersebut kemudian ditetapkan sebagai Tugas Pokok Unit dan Individu.
Langkah Kedua :
a.Program dalam RKA Tahunan Perusahaan dan setiap unit kerja disusun
ulang dengan kerangka urutan berdasar 6 perspektip RKAP/KPII agar mudah untuk dinilai KPI-nya.
b. Program RKA Tahunan unit kerja dijabarkan dalam RKM, sehingga
dapat dideskripsikan aktivitas-aktivitas pokok yang akan dilakukan oleh setriap unit kerja.
c.Aktivitas-aktivitas pokok unit kerja yang telah disusun dalam RKM
tersebut kemudian dibagi habis atau didistribusikan kepada individu-individu di dalam unit kerja tsb mulai tingkat Pejabat hingga Staf dan Pelaksana dan menjadi Program Kerja Tahunan Individu Pegawai
Langkah Ketiga :
a. Program Kerja Tahunan Individu Pegawai kemudian diintegrasikan
kedalam job description masing-masing pegawai yang telah disusun sebelumnya, yakni dengan mengisikan Program Kerja Tahunan Individu tersebut di bawah butir-butir job description yang sesuai – yang telah disusun sebelumnya berdasar 6 perspektip KPII.
b. Penggabungan atau integrasi Tugas Pokok Individu (Job
Discription) dengan Program Kerja Tahunan Individu tersebut selanjutnya dijadikan Kesepakatan Kinerja Individu.
Langkah Keempat :
Untuk menjamin akurasi keterkaitan antara Tugas Pokok Unit & Individu dengan RKAP dan RKM, perlu dilakukan :
a. Melakukan finalisasi evaluasi dan perbaikan atas Kesepakatan
Kinerja yang belum sesuai dengan Tugas Pokok dan substansi
RKAP/aktivitas RKM yang menjadi tanggungjawab masing-masing Pejabat dan Pegawai.
b. Menyusun Kesepakatan Kinerja yang telah diperbaiki
kedalam Buku KPII Pegawai PT AP I.
c.Melaporkan kepada Direksi, Komisaris dan Pemegang Saham
Jakarta, Februari 2010
