1 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI
PETUNJUK PENGUNAAN
MESIN ABSENSI SIDIK JARI
(Edisi Revisi untuk Solution X200,X4,X400)
DAFTAR ISI:
1. Pengaturan Data Karyawan dan Pendaftaran Sidik Jari
2. Pengaturan Jadwal Kerja Karyawan
3. Cara Mencetak Laporan Absensi, Edit Data Absensi, Pencatatan Keterangan
(Sakit, Cuti, Izin, Dinas) dan Export Data Absensi
2 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI BAGIAN I:
PENGATURAN DATA KARYAWAN DAN PENDAFTARAN SIDIK JARI
1. DEPARTMENT LIST
Menu ini untuk membuat daftar devisi suatu perusahaan :
Add : Untuk menambah devisi
3 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI 2. EMPLOYEES
Menu ini untuk memasukkan daftar karyawan sebuah perusahaan:
Pilih Departemen yang diinginkan :
Add : Untuk menambah karyawan
Hanya AC No. dan Name yg muncul di mesin / wajib di isi.
Save : Untuk menyimpan data karyawan yang telah di masukkan.
Delete : Untuk menghapus karyawan
4 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI 3. UPLOAD USER INFO AND FP
Menu ini hanya dapat di akses jika komputer dengan mesin absensi telah terhubung, jadi pastikan komputer telah terhubung dengan mesin absensi . ( Pilih Mesin Absensi pada menu utama, lalu tekan tombol Connect di menu bagian atas atau lihat bagian Lampiran
Pengaturan Koneksi Mesin Absensi).
Menu ini berfungsi untuk men upload / mentransfer data karyawan dari komputer ke mesin absensi. Pilih departemen yang ingin di upload dan pilih karyawan yang ingin di upload kemudian klik Upload
Select All : Untuk memilih seluruh karyawan
Invert All : Untuk menghilangkan pilihan seluruh karyawan
5 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI 4. REGISTRASI SIDIK JARI DAN CARD
Pendaftaran sidik jari dilakukan pada mesin absensi.
Tekan Menu (M)
Pilih User
Pilih Manage
(user yang sudah terdapat dalam alat)
6 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI Masukkan Nama jika ingin diganti:
Tips : Tekan [*] untuk menginputkan huruf-huruf T9
Tekan [] untuk menghapus, Tekan tombol [OK] jika selesai Pilih Enroll FP
Masukan sidik jari sebanyak 3 kali (ESC untuk keluar)
Pilih OK untuk men SAVE data yang telah di edit.
7 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI BAGIAN II:
PENGATURAN JADWAL KERJA KARYAWAN
1. MAINTENANCE TIMETABLE
Menu ini untuk mengatur jam kerja karyawan.
Add : Untuk menambahkan jam kerja
Post : Untuk menyimpan jam kerja
Delete : Untuk menghapus jam kerja
Contoh Pengisian:
Beginning Out : Batas akhir check out (06:00)
8 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI 2. SHIFT MANAGEMENT
Menu ini untuk mengatur hari kerja karyawan.
Add : Untuk menambahkan shift kerja
Save : Untuk menyimpan shift kerja
9 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI
10 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI 3. EMPLOYEE SCHEDULE
Menu ini untuk mengatur karyawan tertentu mengunakan jadwal kerja tertentu.
Pilih devisi, lalu pilih karyawan yang dituju, lalu klik Arrange Shifts.
11 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI Klik tombol + (Bagian Kiri)
12 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI Catatan:
Auto-assign timetable: fitur ini untuk memilih Jam Kerja secara otomatis berdasarkan Range Waktu Check In. Range ini mengacu pada Opsi Beginning In dan Endin In pada menu
maintenance timetable.
(Silakan lihat pada bagian Lampiran untuk Contoh Pengunaan Fitur ini)
13 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI BAGIAN III:
CARA MENCETAK LAPORAN ABSENSI, EDIT DATA ABSENSI, PENCATATAN KETERANGAN KETIDAKHADIRAN (SAKIT, CUTI, IZIN, DINAS) DAN EXPORT DATA ABSENSI
1. DOWNLOAD ATTENDANCE LOGS
Untuk men-download data absensi yang ada di mesin absensi.
2. REPORT
Menu ini untuk melihat dan mencetak hasil laporan kehadiran.
Pilih devisi dan nama karyawan, pilih periode tanggal laporan, lalu klik tombol Calculate. Setelah laporan tampil dilayar, klik tombol Report, lalu pilih jenis laporan yang ingin dicetak.
Catatan:
Tampilan report dibagi menjadi 4 bagian:
14 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI
Shift Exception: tampilan ini berisi laporan absensi karyawan secara detail
Misc Exception: tampilan ini berisi data lembur kayawan dimana karyawan tersebut melakukan absensi diluar hari kerja dan data keterangan ketidakhadiran karyawan. Calculated Items: tampilan ini berisi laporan absensi karyawan secara rekap
Untuk Mencetak Laporan sesuai tampilan diatas, klik kanan pada area tampilan, lalu pilih Create report for current grid.
Sedangkan untuk Export Data ke Excel dapat memilih Export Data.
3. APPEND CLOCK IN/OUT
15 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI 4. MAINTANANCE AL/BL
16 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI BAGIAN IV:
PENGATURAN PENTING LAINNYA DAN DAFTAR LAMPIRAN
1. HOLIDAY LIST
Menu ini untuk mengatur hari libur nasional, cuti bersama, dll. (Klik Menu Maintenance/Options > Holiday List)
2. ADMINISTRATOR
Menu ini untuk membuat administrator di software (program attendance management).
(Klik administrator > Add Super Administrator, pilih nama karyawan, klik OK, jika keluar message box klik OK lagi, pilih semua opsi / cek all, lalu klik OK)
17 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI
Modify password : untuk mengubah password admin.
(Masukan Ac No pada kolom old password, dan isi New password dan verify new password dengan password baru)
3. CARA MEMBUAT ADMINISTRATOR DI MESIN ABSENSI
Untuk membuat administrator pada mesin absensi, masuk ke employee list, pilih nama karyawan yang ingin dijadikan administrator, lalu ganti Privilige User menjadi Suppervisor. kemudian upload data karyawan lagi ke mesin absensi. (Lihat Bagian I, Nomor 3)
(Pastikan karyawan yang ingin menjadi administrator, sidik jari nya telah terdaftar pada mesin absensi)
4. MENGATUR JAM DAN FORMAT JAM PADA MESIN ABSENSI
Lakukan koneksi ke mesin absensi, setelah status Connected, pilih AC Manage.
18 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI
(untuk mengatur format Jam, klik Read Options, setelah tampil menu pilihan pada Date Format, pilih format jam yang diinginkan, lalu klik Set Options)
5. CARA MELIHAT INFORMASI DATA ABSENSI PADA MESIN ABSENSI
19 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI
6. CARA MENGHAPUS DATA ABSENSI DI MESIN ABSENSI
20 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI
7. CARA BACKUP DAN DELETE SIDIK JARI KARYWAN PADA MESIN ABSENSI
Menu ini untuk mem-download sidik jari karyawan dari mesin absensi ke dalam program attendance management dan juga untuk men-delete sidik jari karyawan
Browse Users In Device : untuk melihat semua karyawan pada mesin absensi High Rate : untuk mempercepat proses mendownload
Download : untuk mendownload sidik jari karyawan Delete : untuk men-delete sidik jari karyawan
Cara BackUp Sidik Jari:
Tombol Browse Users in Device untuk menampilkan daftar user pada mesin absensi, cek nama user yang akan di backup atau Select All untuk memilih semua user, centang opsi High Rate, lalu tekan Download.
Cara Delete Sidik Jari:
21 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI 8. MENGUBAH NAMA PERUSAHAAN
22 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI
9. MENGAKTIFKAN DAN MENGATUR FITUR LEMBUR
Klik menu attendance rules, klik bagaian Calculation. Beri tanda Cek pada After 60 Mins. Leaving count as OT. (Sistem akan menghitung lembur setelah 60 Menit dari jam pulang, ketentuan jumlah waktu dapat di set sesuai dengan keperluan).
Catatan:
23 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI
10.PENGATURAN PARAMETER / SATUAN DALAM LAPORAN Klik menu attendance rules, klik bagian Statistic Items.
(Menu ini untuk mengatur parameter / satuan2x yang digunakan dalam laporan)
Symbol In report : Symbol yang muncul di laporan absensi
24 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI
11.LAMPIRAN PENGATURAN KONEKSI MESIN ABSENSI
Koneksi antara Mesin absensi dan Program Attendace Management dapat mengunakan Kabel UTP ataupun kabel Serial. Silakan klik Tombol Device di menu bagian atas program attendance management untuk mengatur jenis koneksi ke mesin absensi.
Add : untuk menambah mesin absensi baru
Save : untuk menyimpan pengaturan mesin absensi
Delete : untuk mendelete mesin absensi dari daftar mesin
Communication Parameter:
Name : untuk memberi nama pada mesin absensi
Comm.Type : untuk memilih jenis koneksi:
Ethernet: untuk Koneksi mengunakan kabel UTP. (Gunakan kabel Straight untuk koneksi mesin absensi ke Switch/Hub atau kabel Cross untuk koneksi kabel langsung ke PC).
Serial Port: untuk Koneksi mengunakan kabel Com Serial.
IP Address : alamat IP dari mesin absensi yang dituju
Comm.Key : Password Komunikasi antara mesin absensi dan program attendance management. (ComKey ini harus diatur terlebih dahulu pada mesin
absensi)
Cara Mengatur ComKey pada Mesin Absensi:
25 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI Cara Setting IP di Mesin Absensi:
Masuk ke Menu > Comm. > Network > IP Address, lalu ganti alamat IP sesuai dengan IP Jaringan anda atau biarkan jika PC langsung terhubung ke mesin absensi tanpa melalui jaringan
Cara Setting IP di PC:
Pilih Menu Start pada windows anda, pilih Control Panel, Pilih Network Connection, Klik Kanan pada Local Area Connection, pilih Opsi Properties, pilih Internet Protocol (TCP/IP).
Jika PC anda terkoneksi ke jaringan, anda tidak perlu merubah setting apapun, tinggal menyesuaikan setting IP Address mesin absensi anda agar 1 network dengan jaringan yang ada agar dapat berkomunikasi.
26 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI
12.LAMPIRAN CONTOH PENGUNAAN FITUR AUTO-ASSIGN TIMETABLE
fitur ini untuk memilih Jam Kerja secara otomatis berdasarkan Range Waktu Check In. Range ini mengacu pada Opsi Beginning In dan Ending in In pada menu maintenance timetable.
Contoh Kasus 1:
Seorang karyawan Bekerja dari Jam 09:00 sampai jam 17:00 pada hari senin-jumat. Pada hari sabtu atau minggu jika Karyawan ini masuk. Maka diinginkan agar sistem dapat menset hari sabtu atau minggu tersebut sebagai hari kerja.
Solusi:
Masuk ke menu Employee Schedule, pilih nama karyawan tertuju, klik Arrage Shift, Klik Tombol + (sebelah kanan) lalu pilih jam kerja sesuai dengan hari kerja biasa, misal: Umum.
27 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI Contoh Kasus 2:
Seorang karyawan mempunyai 3 jam kerja, yaitu: Shift Pagi, Siang dan Malam tetapi hari kerjanya tidak bisa dipastikan.
Solusi:
Masuk ke menu maintanance, buat 3 jenis Jam Kerja dengan nama Pagi, Siang dan Malam, dengan settingan sebagai berikut ini.
Timetable Name : (Pagi) (Siang) (Malam)
28 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI
Dengan demikian maka sistem akan mendeteksi jadwal kerja karyawan ini setiap hari secara otomatis berdasarkan range waktu check in (Beginning In – Ending In).
Jika Karyawan melakukan absensi pada jam 04:00 sampai 09:00 maka sistem secara otomatis akan mengunakan Jam Kerja Pagi, Jika Karyawan Absensi pada Jam 12:00 sampai dengan 17:00 maka sistem mengunakan Jam Kerja Siang dan Jika absensi Jam 20:00 sampai dengan 01:00 akan mengunakan Jam Kerja Malam.
13.LAMPIRAN CONTOH PENGUNAAN FITUR TEMPORARY SHIFT
Fitur ini untuk mengatur/mengedit jam kerja karyawan secara manual, Pengantian Shift, dll. (Klik Menu Employee Schedule pada menu sebelah kiri)
Temporary Shift : Untuk membuat Temporary Shift
+ : Untuk menambah Jam Kerja pada Hari tertentu
- : Untuk menghapus Jam Kerja pada Hari Tertentu
Save : Untuk menyimpan perubahan sebelumnya
29 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI Cara Pengunaan:
Pilih Nama Karyawan yang ingin dibuat atau diedit Jam Kerjanya, klik Temporary Shift, lalu klik +, lalu pilih Hari Kerja karyawan disebelah kanan, dan pilih Jam Kerja yang sesuai disebelah Kiri, lalu Klik OK. Lakukan + lagi untuk Hari dan Jam Kerja lainnya.
14.LAMPIRAN CARA POSTING JAM LEMBUR KE LAPORAN UTAMA Klik menu Report, lalu masuk bagian Misc Exception.
30 SOLUSI CORPORINDO TEKNOLOGI
Pilih Data yang akan di Posting, lalu klik menu Audit it to: OT, setelah itu akan tampil konfirmasi Commit seperti gambar dibawah
