Program Studi Sistem Informasi Institut Teknologi Telkom
Jln. Telekomunikasi No. 1 Terusan Buah batu Bandung 40257
[email protected]
Abstrak
Procurement atau pengadaan barang dan jasa merupakan aktifitas penting dalam sebuah perguruan tinggi. Namun, saat ini aktifitas tersebut masih dilakukan secara konvensional yang dinilai memiliki beberapa kelemahan seperti kurangnya prinsif keadilan dan kejujuran, kurang transparan, dan memerlukan waktu dan biaya yang besar. Atas dasar itulah kebutuhan sistem e-Procurement di perguruan tinggi yang memanfaatkan teknologi internet menjadi penting, khususnya e-Tender.
Sistem e-Tender yang dibangun pada penelitian ini merupakan sistem yang memfasilitasi proses tender terbuka secara online untuk pengadaan barang atau jasa yang bernilai lebih dari dua ratus juta rupiah. Sistem ini dibangun menggunakan teknologi Java EE yang menerapkan arsitektur multitier untuk skalabilitas dan kinerja tinggi.
Kata kunci : e-Procurement, e-Tender, arsitektur multitier, Java EE
Abstract
Procurement is an important activity in a university. Unfortunately, this activity is performed by traditional process that causes several problems including lack of fairness and honest, lack of transparency, high cost, and long time duration. For that reason, it is necessary to implement e-Procurement system that utilizes internet technology in a university, especially e-Tender system.
E-Tender system built in this research facilitates online open tender process of goods and services procurement for more than two hundred millions rupiahs. This system was built by Java EE technology that implements multitier architecture for high scalability and performance.
Keyword : e-Procurment, e-Tender, multitier architecture, Java EE
I. PENDAHULUAN
Pengadaan barang dan jasa merupakan proses membutuhkan banyak biaya, waktu, dan tenaga.
Menurut Subramaniam dan Shaw (2004),
organisasi besar menghabiskan 14-30% dari total pendapatannya untuk proses pengadaan.
Salah satu usaha untuk menutup kelemahan dan kesulitan dalam proses pengadaan barang dan jasa dukungan sebuah tool, salah satunya dengan penerapan e-Procurement.
E-Procurement merupakan suatu sistem yang mendukung proses pengadaan barang dan jasa dengan memanfaatkan internet sebagai media komunikasinya (Croom dan Jones, 2007).
Menurut Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 2010, pengadaan secara elektronik atau
e-Procurement adalah Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi
informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan
ketentuan perundang-undangan. Sedangkan
menurut Australian Government Information
Management, AGIMO, e-Procurement merupakan
pembelian antar-bisnis (B2B) dan penjualan barang dan jasa melalui internet.
e-Procurement di dalamnya harus memfasilitasi proses pengadaan barang dan jasa,
monitoring & tracking status proses, tracking
kinerja, dan pemberdayaan supplier atau vendor.
Saat ini, masih banyak perguruan tinggi di Indonesia yang menggunakan sistem pengadaaan barang dan jasa konvensional. Tercatat oleh data LKPP Tahun 2010, hanya ada tiga perguruan
tinggi negeri yang telah menerapkan
e-Procurement untuk proses pengadaan barang dan jasanya. Berikut adalah data implementasi
e-Procurement untuk perguruan tinggi negeri pada tahun 2010 :
Gambar 1 Implementasi e-Procurement di perguruan tinggi di Indonesia
Belum diterapkannya e-Procurement dalam
pengadaan barang dan jasa di perguruan tinggi menimbulkan berbagai masalah, yaitu proses yang lama, informasi yang tidak terkelola dengan baik, dan dokumentasi yang tidak tertata. Oleh sebab itu, sistem e-Procurement di perguruan tinggi menjadi kebutuhan primer yang harus disediakan.
Pada paper ini akan dijelaskan salah satu modul dalam sistem e-Procurment, yaitu sistem e-Tender. E-Tender adalah sistem pendukung proses pengadaan barang atau jasa secara online yang diikuti oleh vendor atau supplier yang dilakukan hanya dengan satu kali penawaran. Fitur e-Tender
pada sistem e-Procurement ini biasanya
mengakomodasi proses tender untuk pengadaan barang atau jasa lebih dari Rp 200 juta.
II. E-TENDER DALAM KONTEKS
E-PROCUREMENT
Secara umum, e-Procurement dapat dilakukan melalui dua cara, yaitu e-Tender dan e-Purchasing. Sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 2010, e-Purchasing merupakan tata cara pembelian barang atau jasa melalui sistem katalog elektronik,
sedangkan e-Tender merupakan tata cara pemilihan
penyedia barang atau jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua vendor atau
supplier yang terdaftar pada sistem pengadaan elektronik dengan cara menyampaikan satu kali penawaran dalam waktu yang telah ditentukan.
Ruang lingkup e-Tender meliputi proses
pengumuman pengadaan barang atau jasa sampai dengan pengumuman pemenang. Para pihak yang terlibat dalam e-Tender adalah Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) atau Unit Layanan Pengadaan (ULP) atau Pejabat Pengadaan dan Penyedia barang atau jasa.
Aplikasi e-Tender wajib memenuhi unsur
perlindungan hak atas kekayaan intelektual, kerahasiaan dalam pertukaran dokumen, serta tersedianya sistem keamanan dan penyimpanan dokumen elektronik.
III. SISTEM E-TENDER
Pada proses penentuan pemenang tender dalam e-Tender ditentukan kriteria penelitian seperti kriteria administrasi, teknis, dan harga. Perhitungan
tersebut dilakukan dengan metode Analytical
Hierarchy Process (AHP).
Pada proses pemilihan pemenang tender proyek dengan metode AHP terdapat hirarki sistem yang telah disesuaikan dengan tujuan awal yaitu pemilihan pemenang tender pengadaan barang dan jasa. Hirarki sistem ini adalah dekomposisi dari masalah pemilihan pemenang tender, menentukan tujuan, mencari kriteria tepat yang digunakan untuk menyelesaikan tujuan, serta dekomposisi dari kriteria yang telah ditentukan. Dekomposisi ini merupakan penjabaran dari kriteria yang telah
ditentukan yang menghasilkan
identifikasi-identifikasi item dekomposisi masalah dalam pemilihan pemenang tender.
Dalam matriks keputusan, tujuan disebut sebagai goal, sedangkan administrasi, teknis, harga,
dan kualifikasi merupakan atribut yang
mendeskripsikan kriteria dari keputusan. Tiap kriteria memiliki item penilaian dimana setiap elemen item penilaian berhubungan erat dengan kriteria tersebut. Semua item penilaian itu dihubungkan secara langsung dengan kriterianya dan membentuk pohon hirarki yang dapat terlihat pada gambar berikut ini.
Gambar 2 Hirarki pemilihan pemenang tender
Setelah penyusunan hirarki selesai maka
langkah selanjutnya adalah melakukan
perbandingan antar elemen dengan memperhatikan pengaruh elemen pada level di atasnya.
Pembagian pertama dilakukan untuk elemen-elemen pada level kriteria dengan memperhatikan level di atasnya, yaitu goal atau tujuan utama
(pemilihan pemenang tender proyek).
Perbandingan dilakukan dengan skala satu sampai sembilan dan memenuhi aksioma-aksioma AHP.
Proses tender dimulai ketika calon peserta tender (vendor yang telah divalidasi sistem dan terdaftar sebagai rekanan) melakukan proses registrasi atau pendaftaran terhadap tender yang ingin diikuti sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Peserta tender yang terdaftar kemudian
akan diseleksi dalam proses prakualifikasi
berdasarkan kriteria administrasi yang sesuai. Peserta yang lolos tahap prakualifikasi kemudian akan diundang dalam sebuah proses
aanwijzing yang mempertemukan pihak penyelenggara tender (panitia lelang) dengan peserta tender. Apabila peserta datang dalam proses
aanwijzing, maka peserta tersebut dapat ikut serta dalam proses bidding (penawaran), namun apabila peserta tidak datang, maka secara otomatis peserta tersebut didiskualifikasi dari tender.
Dalam proses bidding, peserta tender hanya dapat melakukan satu kali penawaran dalam waktu
yang telah ditentukan. Setelah proses bidding
selesai dilakukan, maka proses tender dilanjutkan ke proses penentuan pemenang.
Aktor yang berperan dalam sistem e-Tender di perguruan tinggi terdiri dari enam aktor, yaitu unit, manager unit, admin logistik, warek bidang sumber daya, vendor, dan panitia lelang. Berikut daftar use case selengkapnya.
Secara umum kebutuhan fungsional dari sistem e-Tender adalah :
1. memiliki manajemen pengajuan barang dan
jasa yang mengelola proses pengajuan barang dan jasa dari unit hingga proses approval yang dilakukan oleh Warek II. Aktor yang berperan dalam proses pengajuan barang dan jasa adalah Unit, Manager Unit, Admin Logistik, dan Wakil Rektor II;
2. memiliki manajemen vendor yang melakukan
proses registrasi, validasi, maupun melihat daftar vendor yang telah terdaftar sebagai rekanan tetap. Aktor yang berperan adalah
Vendor dan Admin Logistik;
3. terintegrasi dengan e-University dan
memerlukan tingkat skalabilitas tinggi. Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah arsitektur sistem yang dapat mengatasi beban request dari client
ke server dengan arsitektur multitier;
4. terintegrasi dengan database e-Procurement,
asset management, aplikasi pembelian langsung, dan aplikasi e-Budgeting;
5. memfasilitasi fitur workflow. Terdapat 8 status dalam sistem e-Tender, yaitu Sedang Proses
Pengajuan Manager, Manager Approved,
Sedang Proses Pengajuan Log, Manager
Rejected, Proses Pengajuan Gagal, Log
Approved, Sedang Proses Pengajuan Warek II, Log Rejected, Proses Pengajuan Gagal, Warek II Approved, Siap Proses Pengadaan, Warek II
Rejected, Proses Pengajuan Gagal, dan Sedang Proses Pengadaan.
Sistem e-Tender terdiri dari empat fitur utama, yaitu manajemen pengajuan barang dan jasa,
manajemen tender, manajemen vendor, dan
manajemen penentuan pemenang tender. Pada fitur
manajemen tender memiliki submodul manajemen
Gambar 4 Tampilan aplikasi e-Tender (dari kiri ke kanan dan atas ke bawah) : halaman e-University, halaman manajemen pengajuan barang dan jasa, halaman monitoring tender, dan halaman hasil penilaian vendor
IV. PERTIMBANGAN TEKNOLOGI
Aplikasi e-Tender memanfaatkan teknologi Java EE, Struts Frmaework dan Enterprise Java
Bean. Teknologi ini mendukung arsitektur
multitier. Kinerja dan skalabilitas sistem membutuhkan dukungan arsitektur multitier.
Konfigurasi multitier ini dibagi menjadi client tier, presentation tier, business logic tier, dan
database tier. Database tier berguna untuk menyimpan data-data yang terkait dengan aplikasi e-Tender. Di dalam database tier terdapat DBMS yang berfungsi untuk mengelola data-data. Sistem ini menggunakan Microsoft SQL Server.
Presentation Tier merupakan bagian yang diakses langsung oleh pengguna aplikasi. Struts Framework digunakan sebagai teknologi yang diimplementasikan di presentation tier. Struts
merupakan aplikasi framework untuk membangun
arsitektur aplikasi berbasis pada
Model-View-Controller (MVC) dengan penggunaaan servlet
Java dan Java Server Pages (JSP) sebagai
teknologinya.
Bussiness logic Tier atau dikenal sebagai
application tier merupakan bagian yang di dalamnya terdapat proses bisnis dan query untuk mengakses database. Teknologi yang berperan di
tier ini adalan Enterprise JavaBean (EJB). EJB adalah objek yang dapat dipanggil secara remote
dan merupakan komponen kunci untuk
membangun aplikasi mutitier. Berikut ini gambaran umum arsitektur multitier yang diimplementasikan di aplikasi e-Tender.
Gambar 4 Arsitektur multiter sistem e-Tender
DAFTAR PUSTAKA
1. Croom, S.R., Brandon-Jones, A. (2007). Impact
of E-procurement: experiences from implementation in the UK public sector. Journal of Purchasing & Supply Management, Vol. 13, Hal. 294.
2. Panayiotou, N.A., Gayaialis, S.P., Tatsiopoulos,
I.P. (2004). An e-Procurement system for
governmental purchasing. International Journal of Production Economics,Vol. 90, Hal. 79. 3. Subramaniam, C. Dan Shaw, M.J. (2004). The
Effects of Process Characteristics on The Value
of B2B E-Procurement. Information
Technology & Management, Vol.5, hal.161.
4. Tatsis,V., Mena,C., VanWassenhove,L.N.,
Whicker,L. (2006). Procurement in the Greek Food and Drink Industry. Journal of Purchasing & Supply Management, Vol. 12, hal. 63.
