Sistem Akuntansi dan Keuangan

Seri Modul Pelatihan

PENGELOLAAN KEUANGAN ORGANISASI NIRLABA

Chapter 2

Pendahuluan ... 2

Menggambarkan Struktur Organisasi ... 4

Menggambarkan Sistem Akuntansi dan Keuangan ... 5

1. Memetakan prosedur ... 5

2. Menguraikan prosedur ... 6

Pendahuluan

Pendekatan sistem memberikan banyak manfaat dalam memahami lingkungan kita. Pendekatan sistem berusaha menjelaskan sesuatu dipandang dari sudut pandang tujuan, proses dan struktur. Dengan memehami struktur sistem dan proses sistem, seseorang akan dapat menjelaskan mengapa tujuan suatu sistem tidak tercapai.

Dalam beberapa kamus, kata sistem berasal dari dari kata systema, dari bahasa Yunani, yang artinya himpunan bagian atau komponen yang saling berhubungan secara teratur dan merupakan suatu keseluruhan. Atau juga bisa diartikan: sekelompok elemen yang independen namun saling terkait sebagai satu kesatuan.

Mulyadi, dalam bukunya Sistem Akuntansi, 2001, menggambarkan bahwa tubuh kita terdiri dari berbagai sistem untuk mengantar kita kepada tujuan hidup kita. Contoh sistem dalam tubuh kita adalah sistem pernafasan, yang berfungsi untuk menyediakan oksigen bagi tubuh dan untuk mengeluarkan zat asam arang yang merupakan sampah hasil pembakaran di dalam tubuh.

Sistem pernafasan terdiri dari unsur-unsur yang membentuk struktur sistem pernafasan. Tiap-tiap unsur struktur tersebut bekerja dengan suatu pola tertentu untuk memenuhi tujuan sistem pernapasan seperti yang telah disebutkan di atas.

Struktur pernafasan kita terdiri dari hidung, tenggorok, paru-paru, pembuluh darah, dan darah. Tiap-tiap unsur struktur sistem pernafasan tersebut memiliki fungsi tertentu dan bekerja dengan proses tertentu dalam mencapai tujuan sistem pernafasan. Sistem pernafasan merupakan salah satu sistem yang terdapat dalam tubuh kita, yang merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. Sistem pernafasan ini terdiri dari berbagai unsur yang merupakan subsistem yang lebih kecil yang membentuk sistem tersebut.

Dari contoh ini dapat diambil kesimpulan bahwa setiap sistem pasti terdiri dari struktur dan proses. Struktur sistem merupakan unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut, sedangkan proses sistem menjelaskan cara kerja setiap unsur sistem tersebut dalam mencapai tujuan sistem.

“Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi

bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.”

Definisi ini dapat terinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem sebagai berikut:

a. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur

Sistem pernafasan kita terdiri dari suatu kelompok unsur, yaitu hidung, saluran pernafasan, paru-paru, dan darah. Unsur-unsur suatu sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil, yang terdiri pula dari kelompok unsur yang membentuk subsistem tersebut.

Subsistem

Setiap sistem merupakan bagian dari sistem lain yang

lebih besar dan terdiri dari berbagai

sistem yang lebih kecil, yang disebut

b. Unsur-unsur sistem tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan

Unsur-unsur sistem berhubungan erat satu dengan yang lainnya sifat serta kinerja sama antarunsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu.

c. Unsur-unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. Setiap sistem mempunyai tujuan tertentu. Sistem pernafasan kita bertujuan menyediakan oksigen, dan pembuangan carbon dioksida dari tubuh kita bagi kepentingan kelangsungan hidup kita. Unsur sistem tersebut yang berupa hidung, saluran pernafasan, paru-paru, dan darah bekerja sama satu dengan lainnya dengan proses tertentu untuk mencapai tujuan tersebut di atas.

d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.

Sistem pernafasan kita merupakan salah satu sistem yang ada dalam tubuh kita, yang merupakan bagian dari sistem metabolisme tubuh. Contoh sistem lain adalah sistem pencernaan makanan, sistem peredaran darah, sistem pertahanan tubuh.

Sistem akuntansi dan keuangan adalah dua sistem yang terpisah terkait dengan tugas dan peran bagian keuangan dan pembukuan. Sistem keuangan sangat terkait dengan tugas dan peran bagian keuangan/cashier. Sedangkan sistem akuntansi sangat terkait dengan tugas dan peran bagian pembukuan/bookkeeper.

Untuk membangun sistem akuntansi dan keuangan di organisasi, langkah-langkah yang bisa dilakukan antara lain:

a. Menggambarkan struktur organisasi.

b. Memetakan prosedur sistem keuangan dan sistem akuntansi.

c. Menguraikan masing-masing prosedur dalam bentuk matrik kegiatan, pelaksana dan media/hasil.

Menggambarkan Struktur Organisasi

Organisasi adalah suatu kelompok individu yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan yang sama. Tujuan dari organisasi dapat dibedakan menjadi tujuan jangka panjang (non-operasional goals) dan tujuan jangka pendek (operasional goals).

Untuk mencapai tujuan tersebut, suatu organisasi akan membentuk berbagai unit dengan kewenangan terbatas yang bertanggungjawab terhadap keberhasilan suatu tugas atau fungsi. Dengan demikian suatu unit akan menerima beban pekerjaan tertentu dan juga harus mempertanggungjawabkan kepada unit lain yang lebih tinggi levelnya dalam pengambilan keputusan. Karena itu, maka akan terbentuk jalur perintah dan pertanggungjawaban, dari unit tertinggi yaitu Pimpinan/Ketua/Direktur hingga unit terendah yang bertugas menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan teknis.

Dalam pelaksanaannya, suatu unit tidak mungkin bekerja sendiri dengan mengabaikan keberadaan yang lain. Setiap unit akan selalu berhubungan dan bekerjasama dengan unit lainnya. Hubungan antar unit tercipta bukan semata karena faktor perintah dan pertanggungjawaban, tetapi juga karena hasil kerja suatu unit dibutuhkan oleh unit lain atau setidaknya akan memberikan pengaruh. Dari pola hubungan ini, maka dalam organisasi akan terjadi pula hubungan koordinasi.

Menggambarkan struktur organisasi pada dasarnya menggambarkan unit-unit yang terdapat dalam organisasi dan menarik hubungan antar unit tersebut. Struktur organisasi yang baik tentu harus mendukung pencapaian tujuan dan juga terjadi pemisahan fungsi perencanaan (planning) dan pengawasan kegiatan (controlling).

Contoh:

Dalam sebuah organisasi umumnya terdiri dari:

 Direktur Eksekutif

 Kepala Bidang Umum

 Manajer Program

 Staf Program

 Manajer Keuangan

 Kasir

 Staf Pembukuan

Maka gambar struktur organisasi tersebut adalah sebagai berikut::

Direktur Eksekutif

Manajer Program Manajer Keuangan

Menggambarkan Sistem Akuntansi dan

Keuangan

Setelah mendapatkan gambaran struktur organisasi yang berlaku, maka langkah selanjutnya adalah merinci berbagai kegiatan yang akan dilakukan oleh

organisasi. Kegiatan yang dilakukan harus mengarah kepada pencapaian tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Pada umumnya semua kegiatan tersebut secara fungsional akan digambarkan sebagai berikut :

a. Kegiatan menggalang dana untuk merealisasikan semua kegiatan yang dirancang dalam rangka mencapai tujuan.

b. Setelah ada hasil dari kegiatan penggalangan dana, maka kegiatan dilaksanakan dan dikelola sesuai dengan rencana baik program maupun keuangan.

c. Pengelolaan kegiatan organisasi baik program dan keuangan setelah selesai harus dipertanggungjawabkan baik kepada pihak pemberi dana maupun pihak yang berkepentingan terhadap organisasi. Pertanggungjawaban harus dilaporkan secara periodik.

Dari gambaran ketiga fungsi yang akan dilaksanakan oleh organisasi nirlaba, maka organisasi harus merancang sistem dan prosedur terkait serta

menggambarkan hubungan antar sistem dan prosedur tersebut.

1.

Memetakan prosedur

Sistem akuntansi dan keuangan terdiri dari beberapa prosedur di dalamnya. Setiap prosedur akan mengatur rangkaian kegiatan untuk satu tujuan. Masing-masing prosedur akan berisi kebijakan prosedur, alur dokumen dan uraian kegiatan.

Setiap prosedur di dalam sebuah sistem disusun saling terkait sesuai tujuan utama sistem. Maka dalam sistem akuntansi dan keuangan akan terdiri dari beberapa prosedur, sebagai contoh seperti berikut:

1. Prosedur Penerimaan Melalui Kas

2. Prosedur Penerimaan Melalui Bank

3. Prosedur Pengelolaan Uang Muka

4. Prosedur Pengadaan Barang/Jasa

5. Prosedur Pembayaran Biaya Personil

6. Prosedur Pengelolaan Kas Kecil

7. Prosedur Pengeluaran Melalui Bank

8. Prosedur Penyajian Informasi Keuangan

9. Prosedur Pelaporan Akuntansi

2.

Menguraikan prosedur

Menguraikan prosedur dilakukan dengan menjabarkan aktivitas apa saja yang dilakukan dalam prosedur tersebut, siapa pelaksananya, dan apa hasilnya.

Contoh:

a. Prosedur Penerimaan Melalui Kas

DONATUR/KONTRIBUTOR KASIR MANAJER KEUANGAN

1. Memberikan dana secara tunai

2. Menerbitkan Bukti Kas Masuk _{dan mencatat} penerimaan ke Buku Kas

3. Melakukan review dan menandatangani Bukti Kas Masuk

4. Memberikan Bukti Kas Masuk lembar pertama kepada Donatur 5. Menyetorkan dana ke

bank

b. Prosedur Penerimaan Melalui Bank

DONATUR/KONTRIBUTOR KASIR MANAJER KEUANGAN

1. Pemberian dana melalui bank

2. Meminta Credit Advice dan Rekening Koran dari bank terkait

3. Menerbitkan Bukti Bank Masuk dan mencatat penerimaan ke Buku Bank

4. Mengarsip Rekening Koran dan Credit Advice berdasarkan tanggal

5. Menandatangani Bukti Bank Masuk dan menerbitkan Surat Konfirmasi Penerimaan Dana, dan memberikan Bukti Bank Masuk kepada Kasir dan Surat Konfirmasi Penerimaan Dana kepada Donatur / Kontributor

c. Prosedur Pembayaran Biaya Personil

PERSONIL KEPALA BIDANG

UMUM KASIR

MANAJER KEUANGAN

1. Menyusun Daftar Perhitungan Gaji dan Surat

Permohonan Dana

2. Melakukan review dan otorisasi Daftar

PERSONIL KEPALA BIDANG

UMUM KASIR

MANAJER KEUANGAN

Permohonan Dana

3. Memberikan Daftar

Perhitungan Gaji dan Surat Perrmohonan Dana yang sudah disetujui

Bendahara kepada Kasir untuk dilakukan pembayaran

4. Menyusun dan memberikan Slip Gaji serta uang tunai

5. Menerima uang tunai dan menandatangani slip gaji

6. Memberikan Slip Gaji lembar kedua kepada Kasir

7. Mengarsip Slip Gaji lembar kedua serta Daftar Perhitungan Gaji berdasarkan tanggaL

3.

Uraian tugas

Setelah uraian dari setiap prosedur terpetakan, maka akan diperoleh uraian tugas dari setiap bagian. Berikut merupakan uraian tugas dari Manajer Keuangan, Kasir dan Staf Pembukuan berdasarkan uraian prosedur:

a. Manajer Keuangan

URAIAN TUGAS PROSEDUR

Melakukan review dan otorisasi Bukti Kas Masuk Penerimaan Melalui Kas Melakukan review otorisasi Bukti Bank Masuk

Menerbitkan Surat Konfirmasi Penerimaan Dana, memberikan Bukti Bank Masuk kepada Kasir dan Surat Konfirmasi Penerimaan Dana kepada Donatur/ Kontributor

Penerimaan Melalui Bank

Melakukan review dan otorisasi Permohonan Uang Muka yang sesuai dengan anggaran

Melakukan review dan otorisasi Surat Permohonan Dana

Pengelolaan Uang Muka

Melakukan review kesesuaian Permohonan Pengadaan Barang/Jasa dengan Anggaran

Memberikan paraf pada Permohonan Pengadaan Barang/Jasa yang sesuai dengan Anggaran

Pengadaan Barang/Jasa

Menyusun Surat Keputusan Pembentukan Kas Kecil

Melakukan koreksi Surat Keputusan Pembentukan Kas Kecil

Menugaskan Kasir untuk menerbitkan Surat Permohonan Dana

Pengelolaan Kas Kecil

Melakukan review dan otorisasi Daftar Perhitungan

Gaji Pembayaran Biaya Personil

Melakukan review kesesuaian cek dengan permohonan Pengeluaran Melalui Bank Melakukan review dan otorisasi Laporan Penerimaan

dan Pengeluaran Dana, Laporan Status Dana dan Laporan Status Anggaran

Penyajian Informasi Keuangan

Melakukan review dan otorisasi Laporan Rekonsiliasi

Bank, Jurnal Koreksi dan Laporan Keuangan Pelaporan Akuntansi

b. Kasir

URAIAN TUGAS PROSEDUR

Menerbitkan Bukti Kas Masuk dan mencatat penerimaan ke Buku Kas

Memberikan Bukti Kas Masuk lembar pertama kepada Donatur/Kontributor

Menyetorkan dana ke bank

Penerimaan Melalui Kas

Meminta Credit Advice dan Rekening Koran dari bank terkait

Menerbitkan Bukti Bank Masuk dan mencatat penerimaan ke Buku Bank

Penerimaan Melalui Bank

Memeriksa kesesuaian Permohonan Uang Muka dengan Anggaran

Memberikan uang tunai atau Bukti Setor Bank/Bukti Transfer Bank kepada Pemohon

Melakukan review Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka dan Kelengkapan Dokumen Pendukung

Pengelolaan Uang Muka

Memberikan dana tunai, Bukti Setor Bank/Bukti Transfer Bank kepada Kepala Bidang Administrasi/ Umum

Pengadaan Barang/Jasa

URAIAN TUGAS PROSEDUR Mencatat pengeluaran ke Buku Bank dan penerimaan

ke Buku Kas

Menyimpan Uang Kas Kecil ke dalam Cash Box dan mengarsip Surat Keputusan Pembentukan Kas Kecil berdasarkan tanggal

Melakukan review kesesuaian Surat Permohonan Dana dengan Anggaran

Menerbitkan Bukti Kas Keluar dan memberikan uang tunai kepada pemohon

Mencatat pengeluaran ke Buku Kas

Pengelolaan Kas Kecil

Memberikan Bukti Setor Bank/Bukti Transfer Bank kepada Kepala Bidang Administrasi/ Umum

Menyusun Slip Gaji, memberikan dokumen Slip Gaji lembar pertama kepada Personil dan mengarsip Slip Gaji lembar kedua serta Daftar Perhitungan Gaji berdasarkan tanggal

Pembayaran Biaya Personil

Menyiapkan cek

Mencairkan cek dan menerbitkan Bukti Bank Keluar

Mencatat pengeluaran ke Buku Bank

Pengeluaran Melalui Bank

Mencatat penerimaan, pengeluaran dan

pertanggungjawaban dana ke Catatan Transaksi Harian

Melakukan rekonsiliasi dengan Buku Kas dan Buku Bank

Menerbitkan Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana, Laporan Status Dana dan Laporan Status Anggaran

Penyajian Informasi Keuangan

c. Staf Pembukuan

URAIAN TUGAS PROSEDUR

Menyusun Jurnal Bank, Jurnal Kas, Jurnal Umum dan Buku Besar

Meminta Rekening Koran bulanan dari bank yang bersangkutan

Melakukan rekonsiliasi bank, dan menyusun Laporan Rekonsiliasi Bank dan Jurnal Koreksi

Menyusun Draft Laporan Keuangan, yang terdiri dari : Laporan Posisi Keuangan, Laporan Aktivitas, Laporan Arus Kas, Catatan atas Laporan Keuangan

Melakukan rekonsiliasi Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana, Laporan Status Dana dan Laporan Status Anggaran dengan Laporan Keuangan dan menyusun Jurnal Koreksi

Menyusun Laporan Keuangan, yang terdiri dari : Laporan Posisi Keuangan, Laporan Aktivitas, Laporan Arus Kas, Catatan atas Laporan Keuangan