Fakultas Ilmu Komputer
Pengembangan Sistem Informasi Layanan Surat Pemerintah Pada Desa
Sumput Menggunakan Waterfall Model
Siti Saudah Warsiono1, Ismiarta Aknuranda2, Djoko Pramono3 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya Email: 1sitisaudah747@gmail.com, 2i.aknuranda@ub.ac.id, 3djoko.jalin@ub.ac.id
Abstrak
Desa Sumput terletak di Kota Sidoarjo dengan jumlah penduduk yang cukup banyak sehingga sering terjadi permintaan pelayanan publik. Salah satu pelayanan publik yaitu layanan umum permohonan surat pemerintah, layanan ini masih dilakukan secara konvesional/manual. Dampak negatifnya, pelayanan tidak tertata, membutuhkan waktu lama, memungkinkan terjadinya kesalahan (penulisan data), dan data tidak terdokumentasi dengan baik (data hilang / rusak). Banyak warga desa merasa kesulitan mengurus dokumen-dokumen penting tersebut. Agar dapat meningkatkan pelayanan umum tersebut menjadi lebih baik, sistem informasi dibutuhkan untuk mengatasi permasalahan tersebut. Pengembangan sistem informasi ini menggunakan metode Waterfall Model, yang merupakan pendekatan sistematis untuk pengembangan perangkat lunak. Waterfall Model digunakan karena proses bisnis mengenai layanan permohonan surat pemerintah secara manual telah ditetapkan dari pihak instansi balai desa. Keluaran dari penelitian ini adalah sistem informasi layanan surat pemerintah dengan menerapkan 4 tahapan utama yaitu requirements analysis and definition, system and software design, implementation and unit testing, dan integration and system testing. Setelah mengembangkan sistem informasi layanan surat pemerintah dilakukan pengujian fungsional dan nonfungsional. Pengujian fungsional berupa uji validasi dengan hasil 93% dan pengujian nonfungsional berupa kompatibilitas peramban dengan menggunakan software sortsite dengan hasil ditemukan 2 critical issues dan 1 major issues. Maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi ini layak untuk digunakan.
Kata kunci: sistem informasi, waterfall model, surat pemerintah, Desa Sumput.
Abstract
Sumput Village is located in Sidoarjo City with a large population, so that there is often a demand for public services. One of the public services is the public service request for government letters, this service is still done conventionally / manually. The negative impact are, unregulated service, takes a long time, allows the occurrence of errors (writing data), not well documented datas (data lost / damaged). Many villagers find it difficult to administer these important documents. In order to improve public services for the better, information systems are needed to overcome these problems. The development of this information system uses the Waterfall Model method, which is a systematic approach to software development. The Waterfall Model is used because the business process regarding the service for requesting government letters manually has been determined by the village hall agency. The output of this research is the government mail service information system by applying 4 main stages, namely requirements analysis and definition, system and software design, implementation and unit testing, and integration and system testing. After developing a government mail service information system functional and nonfunctional testing was carried out. Functional testing in the form of validation test with 93% results and nonfunctional testing in the form of browser compatibility using sortsite software with results found 2 critical issues and 1 major issues. Then it can be concluded that this information system is feasible to use.
1. PENDAHULUAN
Desa sumput merupakan salah satu desa yang ada di Kota Sidoarjo. Jumlah penduduk yang dimiliki desa ini tergolong cukup banyak, dengan begitu akan sering terjadinya pelayanan terhadap warga desa. Di dalam peraturan perundangudangan telah dijelaskan bahwa penyelanggara harus memberikan pelayanan publik yang melayani pemenuhan sebuah kebutuhan kepada warga negara atas barang, jasa, dan pelayanan administrasi (UU No 25, 2009).
Layanan permohonan surat pemerintah pada Desa Sumput dilakukan secara konvesional atau manual. Segala bentuk pelayanan permohonan pada desa dilakukan secara manual dengan menggunakan sarana dan prasarana seadanya seperti memasukkan data dengan mengetik surat pengantar sesuai dengan data warga desa yang melakukan pengajuan permohonan surat pemerintah lalu dicetak. Tentunya masyarakat masih tetap harus datang ke lokasi untuk melakukan permohonan surat pemerintah yang dibutuhkan oleh masyarakat. Akibatnya pelayananpun tidak tertata dan ini akan membutuhkan waktu yang lama, karena akan menimbulkan kesalahan dalam penulisan saat pendataan ataupun data yang hilang maupun rusak dan tidak terdokumentasi dengan baik. Selain itu masih kurangnya informasi yang diberikan terkait progress dari pembuatan surat pengantar permohonan surat pemerintah kepada warga desa. Pelayanan yang kurang didukung oleh sumber daya yang kompeten pada bidangnya dan sarana prasana yang terbatas menyebabkan banyak warga merasa kesulitan untuk mengurus dokumen-dokumen penting tersebut. Hal tersebut juga berakibat pada masyarakat secara langsung sehingga akan menghambat kepentingan banyak orang.
Teknologi informasi akan dimanfaatkan dan mulai diterapkan pada lembaga, instansi pemerintah dan organisasi agar dapat meningkatkan pelayanan umum dalam rangka mencapai pelayanan yang lebih baik. Pengembangan sistem informasi diperlukan yang merupakan kombinasi yang tertata dan terstruktur dalam menggabungkan manusia,
dalam sebuah organisasi (O’Brien,- 2014). Dari permasalahan diatas terkait pelayanan surat pemerintah yang tidak optimal akan diselesaikan dengan pengembangan sistem informasi. Pengembangan sistem informasi membutuhkan sebuah proses yaitu system development life cycle yang memiliki beberapa metodologi salah satunya waterfall model.
Penerapan Waterfall Model akan sesuai jika diterapkan pada penelitian ini karena proses bisnis mengenai layanan permohonan surat pemerintah secara manual telah ditetapkan dari pihak instansi balai desa. Waterfall Model merupakan pendekatan yang bersifat sistematis atau berurutan didalam pengembangan perangkat lunak. Didalam Waterfall Model terdapat 5 tahapan yaitu requirements definition, system and software design, implementation and unit testing, integration and system testing dan operation and maintenance (Sommerville, 2011). Penerapan waterfall model pada penelitian ini hanya sampai pada integration and system testing. Karena untuk mendapatkan gambaran sistem informasi cukup pada tahap integration and system testing saja.
2. METODE PENELITIAN
Studi literatur merupakan pengumpulan dasar teori dan penelitian-penelitian yang berhubungan dan dapat dijadikan refrensi. Refrensi diambil dari jurnal, laporan, buku yang terkait dengan judul penelitian, dan bantuan
search engine. Selanjutnya wawancara
dilakukan dalam rangka mengumpulkan data-data. Selain itu juga untuk mengumpulkan kebutuhan sistem, yang disesuaikan dengan keinginan dan kebutuhan dari instansi balai desa sumput dalam membuat sistem informasi layanan surat pemerintah. Pada kegiatan wawancara dengan instansi balai desa sumput menghasilkan data berupa proses bisnis yang akan menjadi dasar dari identifikasi persyaratan fungsional dan persyaratan nonfungsional.
Wawancara terhadap instansi balai desa sumput tersebut menghasilkan data yang akan di kelola, menghasilkan data proses bisnis lalu dianalisis. Setelah dilakukan analisis maka akan digambarkan proses bisnis dari pembuatan surat pemerintah dengan menggunakan Business
kepentingan. Pada tahap perancangan ini menghasilkan arsitektur sistem, sequence diagram yang merupakan pemodelan interaksi objek, class diagram yang merupakan pemodelan objek dan dilakukan perancangan tampilan atau user interface (UI) dalam menggambarkan sistem.
Gambar 1. Diagram Alir Metodologi Penelitian
Pada tahap implementasi ini akan menerapkan hasil dari tahap perancangan yang telah dilakukan dan nantinya dicocokan dengan proses pembuatan sistem informasi layanan surat pemerintah desa sumput. Selain itu terdapat informasi mengenai perangkat lunak dan
perangkat keras yang digunakan dalam tahap implementasi.
Pengujian yang akan dilakukan adalah dengan menggunakan metode pengujian fungsional berupa uji validasi dan pengujian nonfungsional berupa uji kompatibilitas peramban. Pengujian validasi ini diujikan langsung kepada calon pengguna. Sedangkan pengujian nonfungsional memiliki tujuan untuk menguji kompatibilitas dari sistem yang dikembangkan dengan beberapa aplikasi peramban. Pengujian ini menggunakan software SortSite.
Setelah keseluruhan tahap telah dilakukan terakhir akan dilakukan tahap penarikan kesimpulan dan saran. Dari pengujian yang telah dilakukan maka akan didapatkan kesimpulan. Selain itu juga terdapat penjelasan cara tentang perbaikan beberapa kesalahan yang terdapat pada saran.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1. Analisis Persyaratan dan Pemodelan
Proses Bisnis
Kegiatan wawancara akan mendapatkan hasil berupa proses bisnis as-is yaitu penggambaran proses bisnis dengan kondisi saat ini yang ada pada instansi desa sumput. Proses bisnis as-is yang akan digambarkan yaitu proses bisnis permohonan surat keterangan catatan kepolisian, permohonan pembuatan kartu keluarga dan permohonan surat keterangan tidak mampu. Proses bisnis as-is dapat dilihat pada Gambar 2.
Gambar 2. Proses Bisnis As-is Permohonan Surat Keterangan Catatan Kepolisian Dari pemodelan proses bisnis as-is tersebut
maka akan di analisis permasalahan yang terjadi saat ini. Permasalahan yang terjadi adalah Pembuatan layanan surat pemerintah secara manual dengan datang ke RT/RW lalu ke kantor balai desa, RT/RW mencatat data permohonan surat pemerintah secara manual, administrasi umum mencatat data permohonan masuk secara manual, Kasi melakukan pengarsipan berkas persyaratan permohonan secara manual, administrasi umum tidak segera memberitahu waktu selesainya surat pengantar ketika terdapat pengajuan permohonan surat pemerintah, warga desa harus datang secara langsung ke RT/RW dan ke kantor balai desa untuk mempertanyakan surat pengantar dari permohonan surat pemerintah yang diajukan, dan warga desa tidak dapat melaporkan kepuasan terhadap hasil pelayanan dari pembuatan surat pemerintah tersebut.
Kemudian akan dilakukan analisis untuk mengatasi masalah pada proses bisnis as-is
dengan membuat proses bisnis to-be yang memanfaatkan sistem informasi. Di dalam proses bisnis to-be warga desa, rt/rw, administrasi umum dan kepala desa menggunakan sistem. Dari proses melakukan permohonan, permohonan masuk ke aktor yang berwenang, dilakukan pengecekan dan verifikasi pada permohonan sampai surat keterangan telah dicetak menggunakan sistem. Terjadi perubahan dari proses bisnis as-is menjadi proses bisnis to-be yaitu perubahan pada aktor dengan mengeliminasi aktor tersebut. Aktor kasi pemerintahan, staff administrasi pemerintahan, kasi kesejahteraan sosial, dan staff kasi kesejahteraan sosial akan dieliminasi. Hal ini dikarenakan pada proses pembuatan surat pengantar pada layanan surat pemerintah telah dilakukan oleh sistem, tanpa perlu dilakukan lagi secara manual oleh Aktor kasi pemerintahan, staff administrasi pemerintahan, kasi kesejahteraan sosial, dan staff kasi kesejahteraan sosial.
Gambar 3. Proses Bisnis To-be Layanan Surat Pemerintah Selanjutnya masuk pada tahap analisa
persyaratan yaitu dilakukan identifikasi aktor yaitu pemohon, RT/RW, administrasi umum dan kepala desa. Identifikasi tipe pemangku kepentingan berjumlah 4 tipe, identifikasi kebutuhan pemangku kepentingan, identifikasi fitur dengan jumlah 7 fitur, persyaratan fungsional berjumlah 16 dan 1 persyaratan nonfungsional yaitu kompatibilitas peramban. Dari persyaratan fungsional tersebut maka dapat dimodelkan kedalam diagram use case untuk menggambarkan interaksi aktor dengan sistem, Gambar 4 menggambarkan 7 use case serta 1 use case login untuk seluruh aktor dari sistem informasi layanan surat pemerintah pada Desa Sumput.
3.2. Perancangan
Perancangan yang dilakukan antara lain perancangan arsitektur sistem menggunakan pola perancangan MVC (model-view-controller) yang digambarkan pada Gambar 5. Dilakukan juga pemodelan kelas menggunakan class diagram yang di gambarkan sesuai dengan pola arsitektur sistem yaitu 2 kelas model, 18 objek view dan 7 kelas controller. Selanjutnya merancang interaksi objek dengan menggambarkan menggunakan sequence diagram yang sesuai dengan use case yaitu berjumlah 8 sequence diagram. Perancangan basis data berjumlah 15 tabel yang digambarkan pada Gambar 6. Selain itu juga terdapat beberapa perancangan algoritma yaitu melakukan permohonan, pelaporan dan verifikasi. Selanjutnya dilakukan perancangan antarmuka untuk aktor warga desa, RT/RW, administrasi
umum dan kepala desa.
Gambar 4. Use Case Diagram
Gambar 6. Physical Data Model Sistem Informasi Layanan Surat Pemerintah
3.3. Implementasi
Dilakukan implementasi yaitu penerapan rancangan yang telah dilakukan pada tahap perancangan. Implementasi ini juga akan menjelaskan lingkungan sistem perangkat keras dan perangkat lunak ketika membangun sistem. Selain itu juga akan diterapkan algoritma sesuai dengan perancangan algoritma pada tahap peracangan dan dasar kode pemrograman yang diimplementasikan adalah menggunakan framework CodeIgniter.
Sesuai dengan arsitektur sistem maka akan diterapkan pola contoller, model dan view yang diimplementasikan kedalam sistem informasi layanan surat pemerintah pada Desa Sumput. Selanjutnya melakukan implementasi antarmuka pengguna sesuai dengan kebutuhan fungsional yaitu warga desa dapat melihat halaman utama, menu permohonan dan laporkan. Warga desa mampu melakukan permohonan dengan menggunakan menu permohonan. Gambar 7 merupakan antarmuka halaman utama warga desa dan Gambar 8 merupakan antarmuka halaman permohonan warga desa.
Gambar 7. Halaman Utama Warga Desa
Gambar 8. Halaman Permohonan Warga Desa
3.4. Pengujian
Hasil dari pengujian fungsional berupa uji validasi yang diujikan kepada 4 aktor yaitu warga desa, RT/RW, administrasi umum dan kepala desa hasilnya menyatakan 93%. Sehingga dapat disimpulkan bahwa persyaratan fungsional yang telah diidentifikasi pada tahap analisis persyaratan sebagian besar telah sesuai dengan fungsional sistem.
Hasil pengujian nonfungsional yaitu uji kompatibilitas peramban menggunakan software SortSite yang hasilnya terdapat 2 critical issues pada browser firefox versi 63 dan chrome versi 70. Critical issues ini terjadi pada halaman login yang menampilkan peringatan terkait keamanan pada kata sandi yang tidak menggunakan HTTPS. Penyebabnya adalah ketika menjalankan sistem menggunakan localhost. Dan terdapat 1 major issues apabila situs diakses menggunakan aplikasi peramban internet explorer versi 11. Ini dikarenakan peramban internet explorer terkait tampilan yang tidak mendukung bootstrap. Dari hasil pengujian nonfungsional berupa uji kompatibilitas peramban maka dapat disimpulkan bahwa sistem berjalan dengan baik pada beberapa peramban. Hasil pengujian kompatibilitas peramban akan digambarkan pada Gambar 9.
waterfall model yang menerapkan 4 tahapan utama yaitu requirements definition, system and software design, implementation and unit testing
dan integration and system testing.
Pengembangan sistem informasi layanan surat pemerintah dapat terselesaikan pada tahap integration and system testing. Sistem informasi layanan surat pemerintah dikembangkan dengan framework CodeIgniter.
Hasil pengujian fungsional berupa uji validasi pada fungsi yang ada pada sistem informasi layanan surat pemerintah dengan hasil 93%. Sedangkan Hasil pengujian nonfungsional berupa kompabilitas peramban terdapat 2 critical issues pada browser firefox versi 63 dan chrome versi 70. 1 major issues pada internet explorer versi 11. Dari hasil pengujian diatas dapat dikatakan bahwa sistem layak digunakan dan sistem dapat berjalan dengan baik pada beberapa peramban yang menjadi kasus uji.
5. DAFTAR PUSTAKA
O’Brien, J, A., Gorge, M dan Marakas. 2014. Sistem Informasi Manajemen Edisi 9 Buku 1. Jakarta : Salemba Empat. Republik Indonesia, 2009. Undang-undang
Republik Indonesia Nomer 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik. Jakarta, Sekretariat Negara.
Sommerville, I. 2011. Software Engineering 9th. Addison-Wesley Publishing Company.
