A. Latar Belakang Masalah
Salah satu hasil ciptaan manusia modern dewasa ini ialah berbagai jenis dan bentuk organisasi, baik yang berada di lingkungan kenegaraan maupun di luarnya, seperti organisasi yang bergerak di bidang keniagaan, di bidang politik, di bidang sosial, dan bahkan juga organisasi-organisasi nirlaba. Untuk mengelola berbagai jenis organisasi tersebut, di perlukan para manajer dalam jumlah yang besar dengan beraneka ragam persyaratan yang menyangkut antara lain kemenpuan pemimpin, pengetahuan, dan keterampilan.
Definisi yang paling sederhana, tetapi sekaligus “klasik” tentang manajemen mengatakan bahwa manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui berbagai kegiatan yang dilakukan oleh orang lain. Definisi yang sangat sederhana tersebut memberi petunjuk bahwa manajemen dapat disoroti dari paling sedikit empat sudut pandang (Siagian, 2005 : 1).
Pertama : betapapun berhasilnya para ilmuwan mengembangkan teori tentang manajemen, yang antara lain berakibat pada pengekuan bahwa manajemen merupakan salah satu cabang ilmu pengetahuan sosial, penerapan berbagai teori manajemen itu tetap berdasarkan pendekatan yang situasional. Artinya, penerapan berbagai teori tersebut masih harus dibarengi oleh “seni” menggerakkan orang lain agar mau dan mampu berkarya demi kepentingan organisasi.
Kedua : manajemen selalu berkaitan dengan kehidupan organisasional ketika terdapat sekelompok orang menduduki berbagai jenjang tingkat kepemimpinan sekelompok orang lain yang tanggung jawab utamanya adalah menyelenggarakan berbagai kegiatan operasional.
Ketiga : keberhasilan organisasi sesungguhnya merupakan gabungan antara kemahiran manajerial dan keterampilan teknis para pelaksanaan kegiatan operasional.
Keempat : kedua kelompok utama dalam organisasi, yaitu kelompok manajerial dan kelompok pelaksana mempunyai bidang tanggung jawab masing-masing yang secara konseptual dan teorotikal dapat dipisahkan. Akan tetapi, hal itu secara operasional menyatu dalam tindakan nyata dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Manajemen diperlukan untuk dapat mengatur aktivitas dalam suatu organisasi agar efektif dan efisien. Untuk itu diperlukan seorang manajer yang dalam perjalanannya diharuskan memiliki keahlian manajerial (managerial skill) dan menjalankan peran-perannya dalam organisasi (Siagian, 2005 : 2)
Manajemen sudah ada sejak dahulu kala, dimana sejak manusia memenuhi kebutuhannya melalui bantuan orang lain. Sehingga manajemen terdapat dalam semua kegiatan manusia tidak dalam rumah tangga, sekolah, pemerintah, perusahaan dan sebagainya. Manajemen berasal dari kata to manage yang berarti mengatur (mengelola). Manajemen termasuk kelompok ilmu sosial. Manajemen adalah bidang yang sangat penting untuk dipelajari dan dikembangkan karena :
1. Tidak ada perusahaan atau organisasi yang berhasil baik tanpa menerapkan manajemen secara baik.
2. Manajemen menetapkan tujuan dan memanfaatkan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien.
3. Manajemen mengakibatkan pencapaian tujuan atau hasil secara teratur. 4. Manajemen diperlukan untuk memajukan dan pertumbuhan.
5. Manajemen merupakan suatu pedoman pikiran dan tindakan.
Untuk itu kita perlu memahami, menghayati, mengembangkan serta menerapkan atau mempraktekkan manajemen dengan baik, agar tujuan-tujuan yang telah ditetapkan organisasi dapat tercapai sebagaimana mestinya (Wiludjeng, 2007 : 2).
Sejak lahirnya Ilmu Administrasi dan manajemen, para ilmuwan yang telah menekuninya dan terus berusaha melakukan berbagai penelitian dalam rangka akumulasi pengetahuan dan teori tentang proses manajemen, termasuk tentang fungsi-fungsi manajerial.
Berbagai pemikiran dan penelitian tersebut telah menghasilkan berbagai klasifikasi fungsi-fungsi manajerial tersebut. Klasifikasi fungsi-fungsi manajemen yang digunakan yaitu :
(Siagian, 2004 : 23) 1. Perencanaan
Salah satu alasan utama menentukan perencanaan sebagai fungsi organik manajerial yang pertama ialah karena perencanaan merupakan langkah konkret yang pertama-tama diambil dalam usaha pencapaian tujuan.
Salah satu cara yang paling lumrah dikemukakan dalam penyusunan suatu rencana adalah dengan mengatakan bahwa perencanaan berarti mencari dan menentukan jawaban terhadap enam pertanyaan, yaitu : apa, dimana, kapan, bagaimana, siapa dan mengapa. Pengalaman menujukkan bahwa ditemukannya jawaban yang meyakinkan terhadap keenam pertanyaan tersebut akan berakibat pada tersusunnya suatu rencana yang baik (Siagian, 2004 : 35).
2. Pengorganisasian
Definisi sederhana pengorganisasian ialah keseluruhan proses pengelompokkan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas, serta wewnang dan tanggung jawab sedemikian rupa sehingga terciptanya suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan yang utuh dan bulat dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya (Siagian, 2004 : 60).
3. Penggerakkan
Penggerakan dapat didefinisikan sebagai keseluruhan usaha, cara, teknik, dan metode untuk mendorong para anggota oganisasi agar mau dan ikhlas bekerja dengan sebaik mungkin demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien, efektif, dan ekonomis
(Siagian, 2005 : 95). 4. Pengawasan
Titik tolak yang digunakan dalam membahas pengawasan sebagai salah satu fungsi organik manajemen ialah definisi yang mengatakan bahwa
pengawasan merupakan proses pengamatan dari seluruh kegiatan organisasi guna menjamin bahwa semua pekerjaan yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Sebagai fungsi organik, pengawasan merupakan salah satu tugas yang mutlak di selenggarakan oleh semua orang yang menduduki jabatan manajerial, mulai dari manajer puncak, hingga para manajer rendah yang secara langsung mengendalkan kegiatan-kegiatan teknis yang di selenggarakan oleh semua petugas operasional (Siagian, 2005 : 125).
5. Penilaian
Definisi penlaian yang penulis gunakan ialah pengukuran dan pembandingan hasil-hasil yang nyatanya dicapai dengan hasil-hasil yang seharusnya dicapai
(Siagian, 2005 : 152).
Peranan manajemen perkantoran sangat dibutuhkan oleh semua bentuk organisasi, baik perusahaan, instansi pemerintah, ataupun badan usaha lainnya. Dalam manajemen perkantoran, semua pelaksanaan kegiatan kantor tidak terlepas dari penerapan fungsi-fungsi manajemen. Tanpa adanya penerapan manajemen perkantoran yang baik, maka tidak mungkin usaha yang dijalankan oleh suatu badan usaha dapat mengalami perkembangan kearah yang lebih maju (Wiludjeng, 2007 : 3).
Sulit sekali bagi suatu perusahaan untuk mencapai sukses tanpa pelaksanaan manajemen perkantoran secara efektif. Manajemen perkantoran sangat penting untuk menunjukkan cara pelaksanaan kerja kearah yang lebih baik dan mengurangi hambatan-hambatan dan memungkinkan untuk suatu perusahaan mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Selain itu, dalam mempekerjakan karyawannya perusahaan harus mampu menempatkan orang pada tempat yang tepat, karena hal tersebut sangat berperan dalam keberhasilan manajemen. Jika perusahaan menyerahkan pekerjaan kepada orang yang bukan ahlinya, ini akan menyebabkan operasional perusahaan terganggu.
Tata kelola sistem teknologi dan informasi adalah suatu struktur dan proses yang saling berhubungan, serta mengarahkan dan mengendalikan suatu
organisasi dalam pencapaian tujuan melalui nilai tambah dan keseimbangan antara risiko dan manfaat dari teknologi informasi serta prosesnya.
Rencana sistem dan teknologi informasi dibuat dan diperbaharui sejalan dengan rencana strategis perusahaan dibidang teknologi informasi, serta dikembangkan dengan memperhatikan perkembangan kondisi lingkungan perusahaan. Dalam menjalankan manajemen perkantoran bagian teknologi informasi/transformasi bisnis dan manjemen risiko melakukan sesuai dengan fungsi-fungsi manajemennya, yaitu perencanaan, penggorganisasian, penggerakan, pengawasan dan peloporan (Board Manual Edisi III, 2012).
B. Perumusan Masalah
Mengingat bahwa peranan manajemen perkantoran adalah suatu peranan yang luas dan dibutuhkan dalam mencapai tujuan perusahaan agar dapat mengalami perkembangan kearah yang lebih baik, maka penulis akan membatasi pokok yang akan dibahas agar tidak terjadi penyimpangan. Adapun masalah yang akan dibahas penulis adalah “Bagaimana Pelaksanaan Manajemen Perkantoran Pada Bagian Teknologi Informasi/Transformasi Bisnis dan Manajemen Risiko di PT. Nusantara III (Persero)?”.
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan manajemen perkantoran pada bagian teknologi informasi/transformasi bisnis dan manajemen risiko di PT. Nusantara III (Persero) dalam usaha untuk mencapai tujuan perusahaan.
D. Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Bagi Perusahaan
a. Dapat menjadi bahan pertimbangan dalam mengambil kebijaksanaan yang lebih baik dimasa yang akan datang.
b. Dapat menjadi bahan koreksi dalam rangka perbaikan apabila terdapat kelemahan-kelemahan dalam menjalankan kegiatan pelaksanaan manajemen perkantoran di suatu perusahaan terutama pada bagian teknologi informasi/transformasi bisnis dan manajemen risiko.
2. Bagi Penulis
a. Untuk dapat melihat bagaimana peranan dari manajemen perkantoran pada bagian teknologi informasi/transformasi bisnis dan manajemen risiko dalam suatu perusahaan.
b. Dapat meningkatkan pengetahuan dan kemempuan tetntang manajemen perkantoran yang ada di perusahaan dan merupakan alat/bahan untuk membandingkannya dengan teori-teori yang telah dipelajari semasa kuliah.
3. Bagi Pihak Lain
a. Diharapkan penelitian ini menjadi ilmu pengetahuan, menambah informasi dan wawasan bagi para pembaca.
b. Diharapkan penelitian ini dapat menjadi bahan pembanding bagi pembaca yang akan melakukan penelitian mengenai manajemen perkantoran pada bagian teknologi informasi/transformasi bisnis dan manajemen risiko pada suatu perusahaan di masa yang akan datang.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan pada bagian teknologi informasi/transformasi bisnis dan manajemen risiko di PT. Nusantara III (Persero). Penelitian ini dilakukan mulai tanggal 10 Maret sampai dengan 25 April 2014.
Adapun jadwal survey/observasi sebagaimana terlihat dalam Tabel 1.1 dibawah ini :
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan NO KEGIATAN MINGGU KE 1 2 3 4 5 6 7 8 1 Persiapan 2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan Sumber : Penulis (2014) F. Sistematika Penulisan
Adapun rencana isi dari penulisan ini adalah :
Bab I Pendahuluan
Menerangkan tentang alasan penulis memilih pelaksanaan manajemen perkantoran pada bagian teknologi informasi/transformasi bisnis dan manajemen risiko sebagai judul dalam penulisan Tugas Akhir ini. Menguraikan rumusan masalah, tujuan dan manfaat penulisan, serta jadwal survey dan rencana isi penulisan.
Bab II Profil Perusahaan
Menguraikan tentang sejarah singkat perusahaan/instansi, jenis usaha/kegiatan, struktur organisasi, uraian tugas manajemen perkantoran, jaringan kerja, kinerja organisasi, serta rencana kegiatan.
Bab III Pembahasan
Menguraikan pelaksanaan manajemen perkantoran pada bagian teknologi informasi/transformasi bisnis dan manajemen risiko dan pengaruhnya terhadap kinerja karyawan di PT. Nusantara III (Persero), serta melakukan penilaian terhadap kegiatan manajemen perkantoran.
Bab IV Kesimpulan dan Saran
Bab ini berisi kesimpulan dan saran tentang pelaksanaan manajemen perkantoran pada bagian teknologi informasi/transformasi bisnis dan manajemen risiko di PT. Nusantara III (Persero).
