BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang MasalahPada umumnya suatu perusahaan industri berdiri untuk mencapai tujuan tertentu. Seiring dengan bertambahnya perusahaan industri yang ada tentunya akan menyebabkan persaingan antar perusahaan meningkat. Persaingan ini erat kaitanya dengan kemampuan perusahaan dalam melakukan produksi untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Target produksi sebuah perusahaan terkadang tidak dapat tercapai karena adanya kerusakan atau kegagalan mesin yang tidak dapat tertangani dengan segera, sehingga proses produksi harus terhenti dalam waktu yang cukup lama. Hal tersebut dapat terjadi jika tidak tersedianya persediaan suku cadang mesin yang dibutuhkan untuk memperbaiki mesin produksi tersebut. Bagian pembelian mengadakan pembelian guna menyediakan suku cadang mesin karena tanpa adanya bagian pembelian maka persediaan suku cadang mesin tidak akan bisa terkontrol dan ini akan sangat merugikan perusahaan. (Adrian Sutedi, 2009:3)
Menurut selaku staff Spare Part PT. Kusumahadi Santosa adalah perusahaan yang bergerak di bidang industri tekstil dalam perusahaan membutuhkan suatu perencanaan spare part supaya produksi dapat berjalan sesuai dengan yang direncanakan. Persediaan merupakan salah satu tugas dari manajemen logistik dalam suatu perusahaan, yaitu dukungan dalam pengadaan untuk seluruh keperluan perusahaan. Faktor penunjang untuk melakukan suatu proses produksi yaitu menggunakan mesin produksi yang memiliki tahapUtility yaitu di 1,
Weaving-2, Printing, Dying, Finishing dan dari tahap tersebut digunakan untuk
melakukan jalannya suatu produksi. Kemudian apabila terjadi kerusakan pada mesin-mesin yang ada didepartemen itu semua tidak dapat diprediksi pada saat melakukan suatu proses produksi. Dalam hal memproduksi kain, PT. Kusumahadi Santosa didukung dengan adanya
mesin-mesin yang memenuhi syarat dandioperasikan oleh tenaga kerja yang profesional, mesin-mesin digunakan untuk memproduksi kain tekstil supaya lebih cepat dan baik, mesin-mesin tersebut ada di departemen masing-masing, spesifikasinya antara lain :
a) Departemen Weaving
Tabel 1.1 fasilitas mesin departemen Weavin I dan Weaving II
Type Lebar Jenis Kain Nomor
TOYODA GH-9 65” DOBBY 65
TOYODA GH-9 65” TAPPET 95
TOYODA GH-9 56” DOBBY 144
TOYODA GH-9 56” TAPPET 120
TOTAL 424
Type Lebar Jenis Kain Nomor
TSUDAKOMA AIR JET ZA 205i
75” CAMBRIDGE 96
TSUDAKOMA AIR JET ZA 209i
75” CAMBRIDGE 32
TSUDAKOMA AIR JET ZA 209i
75” DOBBY 18
TOTAL 570
Sumber : PT. Kusumahadi Santosa b) Departemen Printing
Tabel 1.2 fasilitas mesin persiapan departemen (cetak) printing
No Jenis Mesin Jumlah
1. Gas singeing dan Bleaching Range 1 unit
2. Mercerizing 1 unit
3. Sanforizing 1 unit
4. Stenter 1 unit
Kapasitas 2.100.000 meters per bulan
5. Suending 1 unit
6. Flat Print (ICHINOSE, 12 warna) 1 unit
7. Rotary Print (STROK, 12 warna)
Kapasitas 1.000.000 meters per bulan Sumber : PT. Kusumhadi Santosa
c) Departemen Dying
Tabel 1.3 fasilitas mesin departemen dying (celup)
No Nama Mesin Jumlah
1. Cold Pad Batch 1 unit
2. Jet Dying 1 unit
Kapasitas 200.000 meters per bulan Sumber : PT. Kusumahadi Santosa
Berdasarkan proses produksi tidak selalu berjalan dengan lancar karena dapat terjadi dalam beberapa masalah seperti kerusakan pada mesin, keterlambatan dalam bahan baku dan lain sebagainya. Kerusakan mesin itu dapat terjadi karena kesalahan penggunanya, umur dalam penggunaan mesin maupun komponen-komponen mesin akibat terjadi hal-hal yang tidk bisa terduga. Masalah-masalah tersebut dapat mengakibatkan beberapa kerugian, seperti keterlambatan barang produksi pada saat ingin di kirim ke supplier, kekecewaan supplier yang dapat mengurangi pendapatan (income). Hal tersebut dapat merugikan perusahaan dan mempengaruhi kelangsungan hidup pada perusahaan. Upaya-upaya yang dapat dilakukan berupa pemeliharaan maupun perbaikan pada mesin tersebut.
Pemeliharaan (perawatan) mesin produksi berkala sangat diperlukan agar mengantisipasi akan terjadinya kerusakan dan membantu dalam memperlambat ketidakfungsian terhadap komponen-komponen mesin. Namun, apabila terjadi kerusakan, maka harus dilakukan perbaikan dengan harapan mesin bisa dioperasikan kembali. Perbaikan yang dilakukan oleh tenaga ahli dan dibutuhkan suku cadang mesin untuk mengganti komponen-komponen pada mesin yang rusak (tidak dapat dipergunakan lagi). (mesin.jetpackindonesia.com)
Suku cadang mesin disediakan dalam proses pengadaan barang. Pengadaan barang di PT. Kusumahadi Santosa dilakukan oleh bagian logistik (pengadaan) sesuai dengan permintaan dari departemen-departemen yang akan membutukan. PT. Kusumahadi Santosa bekerja sama dengan pihak lain dalam pengadaan suku cadang mesin yang
dibutuhkan. PT.KusumahadiSantosa tidak hanya bekerja sama dengan perusahaan pembuat mesin, tetapi juga distributor pada penyedia alat-alat permesinan. (Bagian Logistik)
Pengadaan suku cadang melalui lelang dari beberapa pemasok kemudian dilanjutkan untuk pemesanan. Karena tidak semua suku cadang selalu tersedia di pasaran sehingga akan memperlambat suatu
proses perbaikan mesin. Pengadaan suku cadang harus
mempertimbangkan beberapa hal yaitu dengan spesifikasi, kualitas harga, jumlah, tempat pembelian dalam ketersediaan barang. Pentingnya pengadaan suku cadang yang akan dilakukan kelangsungan pada proses produksi, maka akan dibutuhkan prosedur yang baik untuk menentukan dalam langkah-langkah pengadaan suku suku cadang. Pimpinan yang bertanggung jawab di prosedur lelang yaitu departemen pemasaran dan keuangan apabila sudah disetujui dari pihak manager pemasaran ambil
tender atau daftar barang untuk diberikan pada keuangan setelah itu
membayar barang yang sudah di beli dari perusahaan. (Wawancara,17 Februari 2016)
Prosedur lelang yaitu pertama supplier datang ke perusahaan, supplier mengambil tender atau daftar barang yang akan di lelang kemudian supplier mengisi blanko daftar barang yang mana akan supplier beli dari perusahaan tersebut. Setelah selesai supplier mengembalikan lagi blanko daftar barang yang sudah di isi tetapi dengan uang muka atau uang jaminan, setelah deal atau sudah di acc supplier mengambil barang yang di lelang dan membayar kekurangannya. Prosedur ditentukan secara sistematis dan dapat dikembangkan dalam penerapannya. Menentukan prosedur hendaknya dengan kerangka dasar kebijaksanaan, karena prosedur itu bersifat rutin (berulang-berulang) dan terstruktur guna untuk mempermudah dalam pencapaian suatu tujuan. Dalam penentuan prosedur tidak ditujukan untuk menghambat atau memperlambat pelaksanaan dalam pengadaan suku cadang. Dengan adanya prosedur
diharapkan agar memberikan efek efisiensi dan efektivitas dalam mencapai suatu tujuan. (Wawancara, 17 Februari 2016)
Melihat pentingnya prosedur yang diikuti, diawasi dan diarahkan untuk mencapai suatu tujuan dengan cepat, tepat, hemat dan cermat. Prosedur yang tepat tentunya akan memperlancar dalam pelaksanaan dengan tujuan agar meningkatkan kinerja perusahaan dengan baik. Dengan demikian dalam penentuan prosedur dapat melalui pertimbangan yang sungguh-sungguh agar dapat berfungsi dan digunakan dengan sebaik-baiknya. Dari penjelasan yang telah disampaikan oleh penulis, maka penulis tertarik untuk menjelaskan lebih lanjut tentang prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi di PT. Kusumahadi Santosa Jaten, Karanganyar dan memanfaatkannya sebagai judul penyusunan laporan Tugas Akhir.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian dalam latar belakang di atas, dapat mendorong penulis untuk mendiskripsikan lebih lanjut tentang : “ Bagaimana prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi di PT. Kusumahadi Santosa Jaten, Karanganyar ?”
C. Tujuan Pengamatan
Tujuan pengamatan yang hendak ingin di capai penulis pada penulisan tugas akhir ini adalah :
1. Tujuan Operasional
Untuk mengetahui dalam prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi di PT. Kusumahadi Santosa Jaten, Karanganyar.
2. Tujuan Fungsional
Memberikan masukan bagi pihak-pihak yang berkepentingan, agar pengamatan ini juga bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkan. Khususnya PT. Kusumahadi Santosa sebagai bahan telaah, masukan, saran serta bahan pertimbangan dan pelaksanaan kegiatan pengadaan suku cadang mesin produksi.
3. Tujuan Individual
a. Untuk menambah wawasan dan ilmu pengetahuan dalam mengenai prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi dalam suatu perusahaan.
b. Laporan ini diajukan untuk memenuhi persyaratan dalam memperoleh gelar Ahli Madya (Amd) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
D. Manfaat Pengamatan
Pengamatan ini dapat diharapkan memberikan manfaat sebagai berikuti:
1. Bagi Perusahaan
Apabila dimungkinkan hasil pengamatan ini diharapkan dapat memberi saran serta masukan yang berguna bagi perusahaan terkait dalam menjalankan kegiatan yang berhubungan dengan prosedur pengadaan suku cadaang mesin produksi.
2. Bagi Penulis
a. Memperluas ilmu pengetahuan dan mengaplikasikan ilmu yang diterima di bangku kuliah dengan dunia kerja yang sesungguhnya berkaitan dengan prosedur pengadaan barang. b. Mampu mendiskripsikan dengan jelas dan terperinci tentang
prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi di PT. Kusumahdi Santosa Jaten, Karanganyar.
3. Bagi Pihak Lain
Memberikan informasi keilmuan mengenai prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi bagi pihak yang membutuhkan dan Sebagai bahan referensi untuk memberikan informasi yang bermanfaat bagi adik-adik tingkat.
