iv
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
_________________________________________________________________ Fakultas Ilmu Komputer
Jurusan Sistem Informasi
Program Studi Komputerisasi Akuntansi Skripsi Sarjana Komputer
Semester Ganjil tahun 2005/2006
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PIUTANG DAGANG
PT. SINAR GUMILANG ABADI
Anita Kusumah 0600609416 Marlen Melissa 0600630193 Edennya Yenni Andar 0600673072
Kelas/Kelompok : 07PEA/03
Abstrak
Tujuan penelitian ini adalah menganalisis Sistem Informasi Akuntansi penjualan dan piutang dagang pada PT. Sinar Gumilang Abadi untuk mengidentifikasi masalah yang terjadi dan kelemahan dari sistem informasi yang berjalan. Dalam penulisan ini menggunakan 2 (dua) metodologi yaitu metode pendekatan analisis yang terdiri dari studi kepustakaan : pengumpulan data yang diperlukan dari buku-buku yang berhubungan dengan SIA dan studi lapangan : melakukan kunjungan langsung atau dengan wawancara, pengamatan dan metode perancangan dari OOAD. Hasil analisis tersebut dan studi pustaka digunakan untuk merancang usulan Sistem Informasi Akuntansi penjualan kredit dan piutang dagang yang mampu mendukung aktivitas operasional perusahaan agar lebih efektif dan efisien. Simpulan yang didapat adalah Sistem Informasi Akuntansi penjualan dan piutang dagang memberikan kemudahan bagi pihak yang terkait untuk memperoleh informasi dengan cepat dan mudah serta penyajian laporan dan jurnal menjadi lebih cepat dan akurat.
Kata Kunci
v
PRAKATA
Penulis memanjatkan puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa yang memberikan kasih dan karunianya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi yang berjudul ”Analisa dan perancangan sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang dagang PT.Sinar Gumilang Abadi” ini tepat pada waktunya.
Skripsi ini dibuat untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan perkuliahan jenjang pendidikan Strata-1 Jurusan Sistem Informasi Program Studi Komputerisasi Akuntansi Universitas Bina Nusantara, Jakarta.
Dalam persiapan dan penyusunan skripsi ini penulis banyak menerima bantuan, bimbingan dan dorongan dari berbagai pihak, karena itu pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc. selaku Rektor Universitas Bina Nusantara yang memberikan kesempatan pada penulis untuk menyelesaikan studi strata-1 di universitas ini.
2. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Comp.Sc. selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer.
3. Bapak Idris Gautama So, SE., S.Kom., MM selaku Ketua Jurusan Komputer Akuntansi Universitas Bina Nusantara.
4. Ibu Margaretha Endang P., Dra, MM selaku dosen pembimbing yang telah memberikan saran dan masukan serta motivasi dan perhatian yang tinggi bagi penulis selama penyusunan skripsi ini. Penulis sangat berterimakasih atas
vi
bantuan, perhatian, kesediaan, dan kesabaran dosen pembimbing dalam membimbing penulis selama penyusunan skripsi ini.
5. Bapak Jeffry Rumantir dan Ibu Jeane Pontoh selaku pemimpin perusahaan yang bersedia memberikan waktunya kepada penulis dalam penyusunan skripsi ini.
6. Bapak Sulaiman selaku karyawan bagian akuntansi PT. Sinar Gumilang Abadi yang bersedia meluangkan waktunya dan memberikan bantuan kepada penulis dalam penyusunan skripsi ini.
7. Bapak Luki selaku karyawan bagian penjualan PT Sinar Gumilang Abadi yang bersedia berbagi ilmu dan bantuan kepada penulis dalam penyusunan skripsi. 8. Orang tua dan saudara-saudara penulis yang telah banyak membantu dalam
doa dan dukungan yang sangat berarti bagi penulis.
9. Seluruh teman-teman yang telah membantu dan memberikan dukungan dalam penyelesaian skripsi ini.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini belum sempurna dan masih terdapat banyak kekurangan baik isi maupun susunan bahasanya. Karena itu dengan lapang dada, penulis menerima semua kritik dan saran yang membangun dari semua pihak untuk membantu menyempurnakan skripsi ini.
Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat dan menambah pengetahuan bagi pembaca pada umumnya.
Jakarta, Januari 2006
vii DAFTAR ISI
Halaman Judul Luar ... i
Halaman Judul Dalam ... ii
Halaman persetujuan hardcover... iii
Abstrak ... iv
Prakata ... v
Daftar isi ... vii
Daftar tabel... xiii
Daftar gambar... xiv
Daftar lampiran ... xvii
BAB 1 PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar belakang... 1
1.2 Ruang lingkup ... 2
1.3 Tujuan dan Manfaat ... 3
1.4 Metodologi ... 4
1.5 Sistematika penulisan... 5
BAB 2 LANDASAN TEORI ... 8
2.1. Sistem Informasi Akuntansi... 8
2.1.1 Teori Sistem Informasi Akuntansi ... 8
2.1.2 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi... 8
2.1.3 Komponen Sistem Informasi ... 9
2.1.4 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi... 12
2.1.5 Analisa dan perancangan Sistem Informasi Akuntansi... 13
2.2 Penjualan ... 14
2.2.1 Pengertian Penjualan dan Sistem Akuntansi Penjualan ... 14
2.2.2 Penggolongan Penjualan...14
2.2.3 Prosedur Penjualan Kredit...15
viii
2.3 Piutang... 17
2.3.1 Pengertian Piutang dan Sistem Akuntansi Piutang ... 17
2.3.2 Dokumen yang digunakan Sistem Akuntansi Piutang ... 18
2.3.3 Catatan Akutansi yang digunakan Sistem Akuntansi Piutang ... 19
2.3.4 Penghapusan piutang... 20
2.4 Object Oriented Analysis and Design (OOAD) ... 21
2.4.1 Konsep Analysis dan Perancangan Berorientasi Objek ... 21
2.4.2 Object Oriented Analysis ... 22
2.4.3 Object Oriented Design... 22
2.5 Teori pendukung/khusus ... 23
2.5.1 Flowchart... 23
2.5.2 Standar Kredit ... 23
2.5.3 Pengendalian Intern Sistem Penjualan Kredit... 25
2.5.4 Jurnal Khusus ,Jurnal Umum dan Ayat jurnal Pembalik ... 27
2.5.5 Analisa Problem Domain and Application Domain ... 27
2.5.6 Architectural Design ... 28
2.5.7 Unified Modelling Languange ... 29
2.5.8 Class Diagram ... 30
2.5.9 Sequence Diagram ... 31
2.5.10 Use Case Diagram ... 31
2.5.11 Navigation Diagram... 32
BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN ... 33
3.1. Gambaran Umum Perusahaan... 33
3.1.1. Sejarah Perusahaan... 33
3.1.2. Struktur Organisasi PT.Sinar Gumilang Abadi... 34
3.1.3 Uraian Tugas dan Tanggung jawab... 35
3.2 Sistem yang berjalan ... 38
3.2.1 Rich Picture... 38
3.2.2 Prosedur ... 40
ix
3.2.2.2 Prosedur Penagihan Piutang... 41
3.2.2.3 Prosedur Tukar Barang Rusak ... 42
3.2.3 Flowchart... 43
3.2.3.1 Prosedur Penjualan Kredit... 43
3.2.3.2 Prosedur Penagihan Piutang... 48
3.2.3.3 Prosedur Tukar Barang ... 50
3.3 AnalisisTemuan Hasil Survei... 53
3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi ... 57
BAB 4 RANCANGAN SISTEM ... 58
4.1 Prosedur yang diusulkan ... 58
4.1.1 Sistem Penjualan ... 58
4.1.2 Sistem Penukaran Barang ... 60
4.1.3 Sistem Perubahan Limit Kredit... 62
4.1.4 Sistem Penagihan, Penghapusan Piutang dan Penimbulan Kembali Piutang ... 63
4.1.5 Sistem Penerimaan Kas... 63
4.1.6 Sistem Jurnal Umum ... 64
4.1.7 Laporan ... 64
4.2 Problem Domain ... 65
4.2.1 Classes... 65
4.2.2 Event Table ... 66
4.2.3 Sequence Diagram ... 67
4.2.3.1 Memanipulasi Data Pelanggan... 67
4.2.3.2 Mengisi Surat Order... 68
4.2.3.3 Mendata Barang ... 69
4.2.3.4 Membuat Faktur ... 70
4.2.3.5 Membuat Surat Penolakkan Pesanan ... 71
4.2.3.6 Membuat Bukti Penukaran Barang ... 72
4.2.3.7 Membuat Laporan Penjualan ... 73
x
4.2.3.9 Membuat Bukti Pengeluaran Barang ... 75
4.2.3.10 Membuat Laporan Penolakan Pesanan ... 76
4.2.3.11 Membuat Laporan Pengeluaran ... 77
4.2.3.12 Mendapatkan Antrian Pembuatan Bukti Pengeluaran Barang. 78 4.2.313 Menampilkan Jurnal Umum... 79
4.2.3.14 Mengisi Penghapusan Piutang ... 80
4.2.3.15 Mengisi Penimbulan Kembali Piutang... 81
4.2.3.16 Membuat Surat Tagihan... 82
4.2.3.17 Mengisi Perubahan Limit Kredit... 83
4.2.3.18 Membuat Laporan Piutang Akan Jatuh Tempo ... 84
4.2.3.19 Membuat Surat Jalan... 85
4.2.3.20 Mengisi Penolakan Giro... 86
4.2.3.21 Membuat Laporan Pengiriman Barang ... 87
4.2.3.22 Membuat Tanda Terima Pembayaran ... 88
4.2.3.23 Membuat Laporan Penolakan Giro ... 89
4.2.3.24 Membuat Laporan Giro Akan Jatuh Tempo ... 90
4.2.3.25 Membuat Laporan Pembayaran ... 91
4.2.3.26 Mendapatkan Antrian Pembuatan Surat Jalan ... 92
4.3. Application Domain ... 93 4.3.1 Usage... 93 4.3.1.1 Overview ... 93 4.3.1.2 Actor... 93 4.3.1.3 Use Case... 96 4.3.2 User Interface... 97 4.3.2.1 Navigation Diagram... 97
4.3.2.2 Tampilan Sistem yang diusulkan ... 98
4.3.2.2.1 Menu Utama... 98
4.3.2.2.2 Menu Utama (2) ... 99
4.3.2.2.3 Menu Utama (3) ... 100
4.3.2.2.4 Menu Utama (4) ... 101
xi
4.3.2.2.6 Master Pelanggan ... 103
4.3.2.2.7 Master Barang ... 104
4.3.2.2.8 Master Jenis Barang ... 105
4.3.2.2.9 Master Jenis Tinta ... 106
4.3.2.2.10 Master Printer... 107
4.3.2.2.11 Surat Order ... 108
4.3.2.2.12 Faktur (Tampil Faktur)... 109
4.3.2.2.13 Faktur (Buat Faktur)... 110
4.3.2.2.14 Faktur (Peringatan Penolakkan)... 111
4.3.2.2.15 Faktur (Entri Faktur) ... 112
4.3.2.2.16 Bukti Pengeluaran Barang (untuk Faktur) ... 113
4.3.2.2.17 Bukti Pengeluaran Barang (untuk Penukaran)... 114
4.3.2.2.18 Surat Jalan (untuk Faktur)... 115
4.3.2.2.19 Surat Jalan (untuk Penukaran) ... 116
4.3.2.2.20 Bukti Penukaran Barang ... 117
4.3.2.2.21 Surat Penolakan Pesanan (karena stok)... 118
4.3.2.2.22 Surat Penolakan Pesanan (karena limit)... 119
4.3.2.2.23 Kartu Piutang ... 120
4.3.2.2.24 Tampilan Analisa Piutang ... 121
4.3.2.2.25 Tanda Terima Pembayaran ... 122
4.3.2.2.26 Surat Penolakan Giro ... 123
4.3.2.2.27 Form Penghapusan Piutang... 124
4.3.2.2.28 Form Penimbulan Kembali Piutang ... 125
4.3.2.2.29 Form Pengubahan Limit Kredit ... 126
4.3.2.2.30 Inquiry Laporan... 127
4.3.2.2.31 Login ... 128
4.3.2.2.32 Logout ... 128
4.3.2.2.33 Ubah Password... 129
4.3.2.2.34 Warning Bagian Gudang... 129
4.3.2.2.35 Warning Bagian Pengiriman ... 129
xii
4.4.1 Hardware ... 130
4.4.2 Software ... 130
4.4.3 Interface... 131
4.4.4 Implementasi ... 132
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN... 133
5.1 Simpulan ... 133 5.2 Saran... 135 DAFTAR PUSTAKA ... 137 RIWAYAT HIDUP ... 139 LAMPIRAN... SURAT SURVEY...
xiii
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1 Event Table sistem yang diusulkan... 66 Tabel 4.2 Rancangan Implementasi ... 132
xiv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Aktivitas utama serta hasil dari analisis dan
perancangan sistem berorientasi ... 28
Gambar 2.2 Hubungan antara problem domain dan application domain ... 28
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT.Sinar Gumilang Abadi... 34
Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Penjualan Piutang ... 38
Gambar 3.3 Rich Picture Sistem Tukar Barang... 39
Gambar 3.4 Prosedur Penjualan... 43
Gambar 3.5 Prosedur Penjualan (Lanjutan 1) ... 44
Gambar 3.6 Prosedur Penjualan (Lanjutan 2) ... 45
Gambar 3.7 Prosedur Penjualan (Lanjutan 3) ... 46
Gambar 3.8 Prosedur Penjualan (Lanjutan 4) ... 47
Gambar 3.9 Prosedur Penagihan Piutang ... 48
Gambar 3.10 Prosedur Penagihan Piutang (Lanjutan 1)... 49
Gambar 3.11 Prosedur Tukar Barang... 50
Gambar 3.12 Prosedur Tukar Barang (Lanjutan 1)... 51
Gambar 3.13 Prosedur Tukar Barang (Lanjutan 2)... 52
Gambar 4.1. Class Diagram Sistem yang Diusulkan ... 65
Gambar 4.2 Sequence Memanipulasi Data Pelanggan... 67
Gambar 4.3 Sequence Mengisi Surat Order... 68
Gambar 4.4 Sequence Mendata Barang ... 69
Gambar 4.5 Sequence Membuat Faktur ... 70
Gambar 4.6 Sequence Membuat Surat Penolakan Pesanan ... 71
Gambar 4.7 Sequence Membuat Bukti Penukaran Barang ... 72
Gambar 4.8 Sequence Membuat Laporan Penjualan ... 73
Gambar 4.9 Sequence Membuat Laporan Penukaran Barang... 74
Gambar 4.10 Sequence Membuat Bukti Pengeluaran Barang ... 75
Gambar 4.11 Sequence Membuat Laporan Penolakan Pesanan ... 76
xv
Gambar 4.13 Sequence Melihat Antrian Faktur dan Penukaran ... 78
Gambar 4.14 Sequence Menampilkan Jurnal Umum... 79
Gambar 4.15 Sequence Mengisi Penghapusan Piutang ... 80
Gambar 4.16 Sequence Mengisi Penimbulan Kembali Piutang... 81
Gambar 4.17 Sequence Membuat Surat Tagihan... 82
Gambar 4.18 Sequence Mengisi Perubahan Limit Kredit ... 83
Gambar 4.19 Sequence Membuat Laporan Piutang akan Jatuh Tempo ... 84
Gambar 4.20 Sequence Membuat Laporan Pengiriman Barang ... 85
Gambar 4.21 Sequence Mengisi Penolakan Giro... 86
Gambar 4.22 Sequence Membuat Laporan Pengiriman Barang ... 87
Gambar 4.23 Sequence Membuat Tanda Terima Pembayaran ... 88
Gambar 4.24 Sequence Membuat Laporan Penolakan Giro ... 89
Gambar 4.25 Sequence Membuat Laporan Giro Akan Jatuh Tempo ... 90
Gambar 4.26 Sequence Sequence Membuat Laporan Pembayaran ... 91
Gambar 4.27 Sequence Mendapatkan Antrian Pembuatan Surat Jalan ... 92
Gambar 4.28 Diagram Use Case Sistem yang Diusulkan ... 96
Gambar 4.29 Diagram Navigasi Sistem yang Diusulkan ... 97
Gambar 4.30 Menu Utama ... 98
Gambar 4.31 Menu Utama(2) ... 99
Gambar 4.32Menu Utama(3) ... 100
Gambar 4.33 Menu Utama(4) ... 101
Gambar 4.34 Menu Utama(5) ... 102
Gambar 4.35 Form Master Pelanggan ... 103
Gambar 4.36 Form Master Barang ... 104
Gambar 4.37 Master Jenis Barang ... 105
Gambar 4.38 Master Jenis Tinta ... 106
Gambar 4.39 Master Printer ... 107
Gambar 4.40 Surat Order ... 108
Gambar 4.41 Faktur (Tampil Faktur )... 109
Gambar 4.42 Faktur (Buat Faktur )... 110
xvi
Gambar 4.44 Faktur (Entri Faktur ) ... 112
Gambar 4.45 Bukti Pengeluaran Barang ( untuk Faktur ) ... 113
Gambar 4.46 Bukti Pengeluaran Barang ( untuk Penukaran ) ... 114
Gambar 4.47 Surat Jalan ( untuk Faktur ) ... 115
Gambar 4.48 Surat Jalan ( untuk Penukaran )... 116
Gambar 4.49 Bukti Penukaran Barang... 117
Gambar 4.50 Surat Penolakkan Pesanan ( karena stok )... 118
Gambar 4.51 Surat Penolakkan Pesanan ( karena limit )... 119
Gambar 4.52 Kartu Piutang... 120
Gambar 4.53 Tampil piutang yang akan dianalisa ... 121
Gambar 4.54 Tanda Terima Pembayaran... 122
Gambar 4.55 Form Penolakan Giro ... 123
Gambar 4.56 Form Penghapusan Piutang... 124
Gambar 4.57 Form Penimbulan kembali Piutang ... 125
Gambar 4.58 Form Pengubahan Limit Kredit... 126
Gambar 4.59 Inquiry Laporan... 127
Gambar 4.60 Login ... 128
Gambar 4.61 Logout ... 128
Gambar 4.62 Ubah Password... 129
Gambar 4.63 Warning Bagian Gudang... 129
Gambar 4.64 Warning Bagian Pengiriman ... 129
xvii
DAFTAR LAMPIRAN
Kamus Data... L1-L16 Entity Relationship Diagram...L17 Output yang Dihasilkan... L18-L37 Simbol-simbol Flow Chart ... L38-L41 Notasi dasar pada Class Diagram ...L42 Notasi dasar pada SequenceDiagram...L43 Notasi dasar pada Use-Case Diagram ...L44 Notasi dasar pada Navigation Diagram ...L45
