BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Menurut Hadari Nawawi1, setiap penelitian memerlukan kejelasan titik
tolak atau landasan berfikir dalam memecahkan masalah penelitian. Untuk itu perlu disusun kerangka teori yang memuat pokok-pokok pikiran yang menggambarkan dari sudut mana penelitian akan diteliti.
Menurut Onong Uchyana2, teori merupakan suatu perangkat pernyataan
yang saling berkaitan, pada abstraksi dengan kadar yang tinggi dan daripadanya preposisi dapat dihasilkan dan diuji secara ilmiah, dan pada landasannya dapat diuji untuk perilaku.
2. 1 Komunikasi
2. 1. 1 Pengertian Komunikasi
Menurut Harold D. Lasswell dalam buku Pengantar Komunikasi Massa karya
Nawiroh Vera,3 cara menjelaskan dan mengetahui proses komunikasi yang baik
adalah dengan menggunakan “Formula Lasswell” yaitu dengan menjawab pertanyaan – pertanyaan sebagai berikut: Who (Siapa), Say what (Berkata Apa), In Which Channel (melalui saluran apa), To Whom (Kepada siapa), dan With What
1 Hadari Nawawi, 1990, Metode Penelitian Bidang Sosial. Gadjah Mada Univercity Press.
Yogyakarta. Hal. 49
2 Onong Uchjana Effendy, 1989, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek. PT. Remaja Rosdakarya.
Bandung. Hal. 241
Effect (dengan efek apa). Formula tersebut dapat didefinisikan sebagai berikut ini:
1. Who (Siapa – Komunikator)
Komponen komunikator (orang yang menyampaikan pesan) dalam proses komunikasi massa bisa berbentuk perorangan atau mewakili lembaga, organisasi, maupun instansi. Segala masalah yang bersangkutan dengan unsur “siapa” memerlukan analisis kontrol yaitu analisis yang merupakan sub division dari riset lapangan.
2. Say What (Apa yang dikatakan)
Pesan atau message merupakan sesuatu yang perlu disampaikan kepada penerima melalui teknik kampanye tertentu berupa ide, gagasan, informasi, aktivitas atau kegiatan tertentu yang dipublikasikan atau dipromosikan untuk diketahui, dipahami dan dimengerti yang sekaligus terima oleh publiknya.
3. In Which Channel (Melalui saluran Apa)
Unsur ini menyangkut semua peralatan mekanik yang digunakan untuk menyebarluaskan pesan komunikasi massa. Tanpa saluran ini pesan-pesan tidak dapat menyebar secara cepat, luas dan simultan. Media yang mempunyai kemampuan tersebut adalah surat kabar, majalah, radio, televisi dan internet.
4. To Whom (Kepada siapa)
Komponon komunikan yang merupakan sasaran komunikasi yaitu kepada siapa pernyataan tersebut ditujukan. Berkaitan dengan masalah penerima pesan diperlukan adanya analisis khalayak.
5. With What Effect (Dengan efek apa)
Efek adalah perubahan-perubahan yang terjadi di dalam diri audiens
sebagai akibat terpaan pesan-pesan media. David Berlo
mengklasifikasikan efek atau perubahan ke dalam tiga katagori, yaitu perubahan dalam ranah pengetahuan,sikap dan perilaku nyata. Efek atau dampak merupakan respon atau reaksi setelah proses komunikasi tersebut berlangsung yang bisa menimbulkan umpan balik atau Feedback berbentuk positif atau sebaliknya negatif.
Ahli komunikasi lain, Judy C. Pearson dan Paul E. Nelson mengemukakan bahwa komunikasi mempunyai dua fungsi umum. Pertama, untuk kelangsungan hidup diri sendiri yang meliputi: keselamatan fisik, meningkatkan kesadaran pribadi, menampilkan diri kita sendiri kepada orang lain dan mencapai ambisi
pribadi. Kedua, untuk kelangsungan masyarakat, tepatnya untuk memperbaiki hubungan sosial dan mengembangkan keberadaan suatu masyarakat.
Menurut Carl.L.Hovland,komunikasi adalah proses yang memungkinkan seseorang (Komunikator) menyampaikan rangsangan (biasanya lambang-lambang
verbal) untuk mengubah perilaku orang lain (komunikan).4
Onong Uchyana juga mengungkapkan bahwa proses komunikasi adalah proses penyampaian pikiran, atau perasaan oleh seseorang (komunikator) kepada orang lain (komunikan). Pikiran tersebut dapat berupa sebuah gagasan, informasi, opini dan lain-lain yang muncul dari benaknya. Sedangkan perasaan dapat berupa keyakinan, kepastian, keraguan, kekhawatiran, kemarahan, keberanian, kegairahan, dan sebagainya yang timbul dari lubuk hati.
Pada hakikatnya, dari sudut pandang De Vito dalam Heru Puji Winarso5
merumuskan komunikasi merupakan proses pengiriman dan penerimaan pesan diantara dua orang atau kelompok dengan orang dan beberapa efek serta beberapa umpan balik seketika.
Manusia mempunyai tujuan yang berbeda pada saat berkomunikasi dengan yang lainnya. Perbedaan itu pun juga berpengaruh terhadap tanggapan yang diberikan. Pada umumnya kegiatan komunikasi bertujuan untuk memberitahukan sesuatu, memahami sesuatu dan mempengaruhi orang lain untuk melakukan
4 Deddy Mulyana,2005,Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar ,Rosda. Bandung,Hal.68 5 Heru Puji Winarso, 2005, Sosiologi Komunikasi Massa, Prestasi Pustaka, Jakarta, Hal. 5.
sesuai harapan komunikator. Dengan kata lain menurut Rudy T. May6, tujuan komunikasi adalah untuk tercapainya saling pengertian (mutual understanding), pemahaman bersama (common understanding), atau kesepakatan timbal balik (mutual agreement).
Gambar 2. 1 Skema Proses Komunikasi
Sumber: Cangara, 2003
6 Rudy T, May, 2005, Komunikasi & Hubungan Masyarakat Internasional. PT. Refika Aditama.
Unsur-unsur komunikasi berdasarkan paradigma Laswell yang
ditampilkan Kotler antara lain dalam buku Cangnara dan Hafied7, yaitu:
1. Sender. Komunikator yang menyampaikan pesan kepada seseorang atau sejumlah orang.
2. Encoding. Penyandian, yakni proses pengalihan pikiran ke dalam bentuk lambang.
3. Message. Pesan yang merupakan seperangkat lambang bermakna yang disampaikan oleh komunikator.
4. Media. Saluran komunikasi tempat berlalunya pesan dari komunikator kepada komunikan.
5. Decoding. Pengawasandian, yaitu proses dimana komunikan menetapkan makna pada lambang yang disampaikan oleh komunikator kepadanya.
6. Receiver. Komunikan yang menerima pesan dari komunikator.
7. Response. Tanggapan atau seperangkat reaksi pada komunikan setelah diterpa pesan.
8. Feedback. Umpan balik, yakni tanggapan komunikan apabila tersampaikan atau disampaikan kepada komunikator.
9. Noise. Gangguan tak terencana yang terjadi dalam proses komunikasi sebagai akibat diterimanya pesan lain oleh komunikan yang berbeda dengan pesan yang disampaikan oleh komunikator kepadanya.
2. 1. 2 Fungsi Komunikasi
Menyamakan persepsi antara dua individu yang memiliki karakter dan latar belakang yang berbeda tidaklah mudah, dibutuhkan kemampuan berkomunikasi yang baik untuk hal tersebut. Fungsi komunikasi adalah potensi yang dapat digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu.
Menurut A.W.Wijadja dalam buku “Komunikasi dan Hubungan Masyarakat”,
fungsi komunikasi sebagai berikut:8
1. Informasi
Pengumpulan, penyimpanan, pemprosesan, penyebaran, berita, data, gambar, fakta, pesan, opini, serta komentar yang dibutuhkan agar dapat dimengerti dan beraksi dengan jelas terhadap kondisi lingkungan dan orang lain, agar dapat mengambil keputusan yang tepat.
2. Stimulasi
Menyediakan sumber ilmu pengetahuan yang memungkinkan orang untuk bersikap dan bertindak sebagai anggota masyarakat yang efektif.
3. Motivasi
Menjelaskan tujuan setiap masyarakat,baik jangka pendek maupun jangka panjang mendorong orang untuk menentukan pilihan dan keinginan serta mendorong kegiatan individu.
8 Prof.Dr.H.Hafied Cangara , 2007, Pengantar Ilmu Komunikasi ,PT Raja Grafindo Persada,
4. Diskusi
Menyediakan dan saling menukar pikiran diperlukan untuk memungkinkan persetujuan atau menyelesaikan perbedaan pendapat mengenai masalah publik.
Dengan berinteraksi dan melaksanakan fungsi komunikasi di atas,maka kita akan cenderung saling membutuhkan satu sama lain dan tidak bisa bekerja hanya dengan diri sendiri (independent) karena di dalam organisasi memerlukan tingkat kerjasama yang tinggi.
2. 2 Public Relations
2. 2. 1 Pengertian Public Relations
Public relations memiliki beberapa definisi, menurut Frank Jefkins, Public Relations adalah sesuatu yang merangkum keseluruhan komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun keluar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan- tujuan spesifik yang berlandaskan
pada saling pengertian.9
Seorang Praktisi Public Relations harus berinteraksi dan menciptakan opini publik sebagai input menguntungkan untuk kedua belah pihak. Public Relations merupakan profesi yang profesional dalam bidangnya sebab merupakan faktor yang sangat penting dalam pencapaian tujuan organisasi dengan secara tepat dan dengan secara terus menerus karena Public Relations merupakan kelangsungan hidup organisasi.
Public Relations harus mampu untuk mengelola komunikasi diantara organisasi dan publiknya. Public Relations juga dituntut untuk menjalanin hubungan baik dengan pihak internal maupun eksternal. Dalam lingkungan internal Public Relations harus mampu menjalin hubungan baik dengan para karyawan, stakeholder ,investor. Dan untuk lingkungan eksternal seorang Public Relations harus mampu menjalin hubungan masyarakat dan khalayak. Bukan hanya itu seorang Public Relations harus mampu menjalin hubungan baik dengan rekan media hal ini terkait dengan kegiatan Public Relations adalah media relations.
Public Relations merupakan suatu departemen disebuah organisasi yang bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan hubungan dengan publik. Public Relations juga bertanggung jawab atas citra yang terbentuk oleh organisasi atau perusahaan yang dikelolanya. Sebab apa yang dilakukan oleh seorang Public Relations maka akan menimbulkan dampak bagi organisasinya tersebut.
Praktisi Public Relations harus mampu mengambil hati publik internal maupun eksternal. Suatu perusahaan tidak akan sempurna jika didalamnya anggota perusahaan tersebut tidak mempunyai jiwa untuk berinteraksi yang tinggi. Sebab, Public Relations adalah orang yang berhubungan langsung dengan publiknya.
Seorang Public Relations juga sebagai penghubung atau menyembatani semua permasalahan yang terjadi di perusahaan. Oleh karena itu, orang yang
berada di dalam naungan Public Relations adalah orang yang bisa menghandle setiap pekerjaan dan juga selalu mementingkan kepentingan perusahaan daripada pribadi jika Public Relations tersebut sedang berada dalam perusahaan,
2. 2. 2 Peran Public Relations
Menurut M.Cutlip10 seorang public relations memiliki peran sebagai
berikut:
1. Teknisi Komunikasi
PR sebagai Teknisi komunikasi bertugas menulis dan mengedit newsletter karyawan, menulis news release dan feature, mengembangkan isi web, dan menangani kontak media. Praktisi yang melakukan peran ini biasanya tidak hadir saat manajemen mendefinisikan problem dan memilih solusi. Tidak mengetahui motivasi secara menyeluruh atau tujuan yang diharapkan. Namun mereka diberi tugas untuk menjelaskannya kepada karyawan dan pers.
2. Penasehat Ahli (Expert Prescriber)
Ketika para praktisi mengambil peran sebagai pakar atau ahli, orang lain akan menganggap mereka sebagai otoritas dalam persoalan PR dan solusinya. Manajemen puncak menyerahkan PR di tangan para ahli dan manajemen bisa mengambil peran pasif saja. Bertugas mengidentifikasi problem, mengembangkan program, dan bertanggung jawab penuh atas implementasinya.
3. Fasilitator Komunikasi (Communication Fasilisator)
Sebagai pendengar yang peka dan perantara komunikasi. Bertindak sebagai perantara, interpreter, dan mediator antara organiasi dan publiknya. Tujuannya adalah memberi informasi yang dibutuhkan baik oleh manajemen maupun publik untuk membuat keputusan demi kepentingan bersama. Bertindak sebagai sumber informasi dan agen kontak resmi antara organisasi dan publik.
4. Fasilitator Proses Pemecahan Masalah (Problem Selving Process Fasilisator)
PR berkolaborasi dengan manajer lain untuk mendefinisikan dan memecahkan masalah. Fasilitator pemecah masalah dimasukkan ke dalam tim manajemen karena mereka punya keahlian dan keterampilan dalam membantu manajer lain untuk menghindari masalah atau memecahkan masalah. Pandangan PR akan dipertimbangkan dalam pembuatan keputusan manajemen.
2. 2. 3 Fungsi Public Relations
Public Relations merupakan satu bagian dari satu nafas yang sama dalam organisasi tersebut dan harus memberi identitas organisasinya dengan tepat dan benar serta mampu mengkomunikasikannya, sehingga publik menaruh kepercayaan dan mempunyai pengertian yang jelas dan benar terhadap organisasi tersebut. Fungsi utama Public Relations dalam menumbuhkan dan mengembangkan hubungan baik antara lembaga atau organisasi dengan
publiknya, baik publik internal maupun publik eksternal dalam rangka menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi publik dalam upaya menciptakan iklim pendapat (opini publik yang mengantungkan lembaga atau organisasi).
Menurut Onong Uchjana fungsi humas ketika menjalankan tugas dan
operasionalnya adalah:11
1. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi.
2. Membina Hubungan harmonis antara organisasi dengan publik internal dan eksternal.
3. Menciptakan komunikasi dua arah dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada publiknya dan menyalurkan opini publik terhadap organisasi.
4. Melayani publik dan menasihati pimpinan oganisasi demi kepentingan umum.
5. Operasionalisasi dan organisasi Public Relations bagaimana membina
hubungan harmonis antara organisasi dengan publiknya, untuk mencegah terjadinya rintangan psikologis, baik yang ditimbulkan dari pihak organisasi maupun dari pihak publiknya.
11
Onong Uchjana Effendy,1992,Hubungan Masyarakat Suatu Studi Komunikologis,PT Remaja Rosdakarya,Bandung,Hal.132
Fungsi tersebut dapat menjadi acuan untuk seorang Public Relations agar selalu sesuai dengan fungsi tersebut dalam setiap melakukan segala tindakan didalamnya. Fungsi tersebut dijalankan sesuai dengan kebutuhan dari seorang praktisi Public Relations tersebut.
Program dan aktivitas Public Relations akan lebih optimal dan mencapai sasaran yang telah ditentukan, sehingga tercapainya pembentukan citra positif dan reputasi yang baik, tentunya harus ditunjang oleh fungsi dan struktur Public Relations dalam organisasi.12
Public Relations mempunyai wewenang untuk memasukan unsur tanggung jawab sosial, pemahaman publik dan komunikasi dua arah dalam seluruh kegiatan organisasi. Dengan demikian Public Relations akan memiliki peluang yang cukup
besar dalam membentuk suatu hubungan jangka panjang dengan stakeholdernya.13
Peran dan Fungsi Public Relations belum ditempatkan dalam posisi strategis seperti terungkap dalam berbagai penelitian yang telah diuraikan diatas, perlu kita kiranya ada upaya-upaya untuk mereposisi peran dan fungsi strategis Public Relations dalam organisasi.
2. 2. 4 Kegiatan Public Relations
Keberadaan dan manfaat profesi Public Relations pertama sekali mulai dikenal pada tahun 1906. Oleh seorang jurnalis bernama Lvy Ledbetter Lee yang kemudian dikenal sebagai Bapak “Humas Dunia”. Ia memanfaatkan fungsi kegiatan Public Relations melalui publikasi (publicity), periklanan (advertising),
12 Bachtiar Aly, 1995, Teknik Hubungan Masyarakat, UniversitasTerbuka, Jakarta. Hal.4 13 Sonny Sumarsono, 2003, Ekonomi Manajemen Sumber Daya Manusia dan ketenagakerjaan,
promosi (promotion), hubungan dengan publik (public relations), sebagaai ruang lingkup fungsi dan tugas kehumasan (Roelan,1997:5).
Dalam aktifitasnya, Public Relations berusaha menyelenggarakan komunikasi timbal balik (two-way communication) antara perusahaan atau lembaga dengan pihak publik yang bertujuan untuk menciptakan saling pengertian dan dukungan bagi tercapainya suatu tujuan tertentu, kebijakan, kegiatan produksi barang atau pelayanan jasa dan sebagainya, demi kemajuan perusahaan atau citra positif bagi lembaga bersangkutan.
Pada pelaksaaan kegiatan komunikasi pada prakteknya tidak terlepas dari hubungan dengan publik diluar lembaga/instansi. Hal ini dikarenakan bahwa kegiatan humas tersebut bertujuan untuk memperoleh dan memlihara hubungan baik dengan publik. Sasaran kegiatan Public Relations terbagi menjadi dua, yaitu:
1. Internal Public Relations, adalah orang-orang yang berada atau tercakup oleh lembaga atau instansi, seluruh pegawai mulai dari staf sampai karyawan bawahan.
2. Eksternal Public Relations, adalah orang-orang yang ada diluar lembaga atau instansi yang ada hubungannya dan diharapkan ada hubungannya (Effendy,1989:110).
Dengan adanya kegiatan tersebut diharapkan terpelihara komunikasi yang baik antara Public Relations dengan khalayaknya.
Dari beberapa perincian yang dikemukakan mengenai kelompok yang menjadi sasaran dari kegiatan humas, maka sehubungan dengan M.O Palapah dab Atang
Syamsudin menyatakan bahwa: Sistem hubungan dalam kegiatan Public Relations terbagi dalam dua bagian, yaitu:
1. Internal Relations
a. Employee Relations, umumnya memlihara hubungan baik dengan karyawan, dalam rangka kepegawaian secara formil. b. Humas Relations, umumnya memlihara hubungan khusus
antara perusahaan publiknya secara informal sebagai manusia dan bukan hubungan antara manusia yang formal.
c. Labour Relations, umunya hubungan antara perusahaan dan turut menyelesaikan masalah-masalah yang timbul diantara keduanya.
d. Stakholder Relations, umunya memlihara hubungan dengan para anggota.
2. Eksternal Relations
a. Pers Relations, mengatur dan memelihara hubungan dengan pers dan umumnya media massa.
b. Goverment Relations, mengatur dan memelihara hubungan dengan pemerintah, baik pemerintah pusat maupun pemerintah daerah atau dengan jabatan-jabatan resmi yang berhubungan dengan usaha perusahaan.
c. Community Relations, mengatur dan memelihara hubungan dengan pelanggan.
d. Suplier Relations, mengatur dan memelihara hubungan dengan para reveransir agar segala kebutuhan perusahaan dapat diterima secara teratur dengan harga dan syarat-syarat wajar. e. Customer Relations, mengatur dan memlihara hubungan
dengan para pelanggan, sehingga hubungan itu selalu dalam situasi bahwa langgananlah yang sangat membutuhkan perusahaan, bukan sebaliknya perusahaan membutuhkan langganan (Palapah dan Syamsudin,1976:26)
Dalam Public Relations terdapat suatu usaha mewujudkan suatu hubungan yang baik antara suatu badan dengan publiknya. Usaha-usaha untuk memberikan atau menanamkan kesan yang menyenangkan, sehingga akan timbul opini Public yang mengguntungkan bagi kelangsungan hidup badan itu. Hal ini dapat dilaksanakan oleh Public Relations dengan menunjukan hal-hal positif tentang apa yang telah dilaksanakan dan direncanakan, salah satu aplikasinya yaitu memberikan keterangan atau penjelasan kepada publik dengan jujur, sehingga publik merasa well-informed dan diikut sertakan dalam usaha badan tersebut.
Public Relations pada dasarnya berfungsi untuk menghubungkan public-public atau pihak-pihak yang berkepentingan didalam suatu instansi atau perusahaan. Hubungan yang efektif antara pihak yang berkepentingan itu, adalah hal yang penting demi tercapainya kepentingan dan kepuasan pelanggan.
Didalam Public Relations terdapat “Two Ways Communications” sebagai ciri khas dari Public Relations. Wilbur Schram didalam bukunya The Process Effect of Mass Communications, mengemukakan bahwa bila kita mengadakan
komunikasi berarti kita berusaha untuk mengadakan persamaan dengan orang lain. Sesuai dengan definisi-definisi diatas maka kata-kata atau pesan yang disampaikan komunikator harus mempunyai pengertian yang sama dengan komunikan agar dapat dimengerti. Sehingga komunikator akan mengetahui bagaimana reaksi dan respon komunikan terhadap pesan yang akan disampaikan. Hal ini merupakan salah satu faktor utama didalam Public Relations sesuai dengan fungsinya. Tanpa pengertian maka reaksi dan responden yang diharapkan didalam Public Relations mungkin tidak akan tercapai. Dengan adanya reaksi public, makan seluruh proses komunikasi akan terjadi didalam Public Relations.
2.3 Media Komunikasi
2.3.1 Pengertian Media Komunikasi
Media merupakan salah satu alat perantara penyampaian isi pesan dari suatu perusahaan kepada publiknya. Media dianggap paling efektif karena setiap karyawan pasti menggunakan media untuk memenuhi kebutuhannya dalam mencari informasi atau berita. Media adalah saluran penghubung alat komunikasi.
Media Public Relations adalah berbagai macam sarana penghubung yang dipergunakan oleh seorang Public Relations (mewakili organisasi) dengan publiknya, yaitu publik internal maupun publik eksternal untuk membantu mencapai tujuan. Alat-alat komunikasi yang dipergunakan dalam hal ini ada
beberapa jenis.14
Praktisi Public Relations menggunakan media sebagai alat penyampaian pesan kepada publik internal maupun publik eksternal. Oleh karena itu, pesan media sangat penting untuk penyampaian pesan. Dengan menggunakan media sebagai alat diharapakan perusahaan tersebut dapat dengan mudah menyampaikan pesan atau informasi sehingga dapat langsung memperoleh feedback dari publik.
Media Public Relations juga bisa menjadi sarana promosi suatu perusahaan bahkan dalam meningkatkan suatu produk atau jasa. Dan juga dapat meningkatkan kepercayaan publik sehingga dapat meningkatkan citra yang baik pada perusahaan atau organisasi.
2.3.2 Macam-macam Media Komunikasi
Media Public Relations selalu digunakan demi menjaga citra suatu perusahaan dimata publiknya. Untuk itulah seorang praktisi Public Relations harus mampu menggunakan media komunikasi Public Relations.
Secara garis besar media tersebut dapat dikelompokan sebagai berikut:15
a. Media cetak, yang termasuk didalam adalah house jurnal, surat kabar, majalah.
b. Broadcasting media, termasuk didalamnya radio, televisi.
c. Special Event, kegiatan-kegiatan khusus yang dilakukan suatu perusahaan. d. Media luar ruang, termasuk didalamnya spanduk, papan reklame, poster.
Media Public Relations itulah yang selalu digunakan untuk menyampaikan pesan atau suatu informasi yang berkaitan dengan perusahaan. Media tersebut
sangat berperan sebagai arus komunikasi antara pihak manajemen dengan lingkungan internal maupun eksternal.
2.4 Efektifitas Komunikasi
Kata Efektifitas berasal dari bahasa Inggris yaitu effective yang berarti berhasil, tepat atau manjur. Dalam kamus besar bahasa Indonesia, efektifitas mengandung pengertian mempunyai nilai efektif, pengaruh atau akibat. Dapat
pula diartikan sebagai kegiatan yang bisa memberikan hasil yang memuaskan.16
Komunikasi efektif harus direncanakan dengan memperhatikan situasi, waktu, tempat dan pendengarnya. Permasalahan yang sering dihadapi oleh perusahaan adalah bagaimana cara kita untuk mengumpulkan anggota perusahaan untuk diberi penjelasan tentang informasi yang ingin disampaikan.
Dalam memenuhi kebutuhan karyawan akan informasi, ada berbagai macam cara untuk berkomunikasi dengan karyawan, yaitu komunikasi tatap muka dan komunikasi melalui media. Dengan adanya media komunikasi bisa menjadi jembatan komunikasi antara top manajemen dan karyawan atau antara perusahaan dengan publiknya, oleh karena itu media internal dianggap mempunyai efektifitas yang tinggi sebagai alat untuk menyampaikan informasi kepada semua karyawannya.
Efektifitas dari usaha kerjasama (antar individu) berhubungan dengan pelaksanaan yang dapat mencapai suatu tujuan dalam satu sistem dan hal itu
ditentukan dengan suatu pandangan dapat memenuhi sistem itu sendiri.17media dikatakan efektif jika media tersebut terdapat tujuan yang diharapkan. Dapat dikatakan juga sudah tepat dalam penyampain pesan dari sumber berita kepada penerimanya.
Media yang digunakan seorang Public Relations harus selalu diperhatikan dalam penyampaian pesan kepada publik, hal ini dilakukan untuk mengetahui apakah media tersebut cukup mewakili apa yang dibutuhkan dan apabila publik ingin mengeluarkan aspirasinya bisa menggunakan media tersebut sehingga perusahaan dapat mengetahui apa yang menjadi masalah pada publik internal maupun publik eksternal.
Efek pesen adalah pengaruh yang ditimbulkan pesan komunikator dalam diri
komunikannya.18 Pesan yang disampaikan dari komunikator pasti mempunyai
tujuan mengapa itu semua disampaikan kepada komunikan. Sebab komunikator ingin mengharapkan adannya feedback didalamnya.
Sedangkan apabila efektifitas dikaitkan dengan kegiatan Public Relations
memiliki tolak ukur sebagai berikut:19
1. Audience Coverage (Khalayak yang dicapai), untuk melihat keberhasilannya, meneliti bagaiman kita mampu atau tidak untuk
17 Chester Bernard, Pers 1999, Kebijakan Kinerja Karyawan ,Cambridge Mas, Harvard University
Press, Hal.28
18 Deddy Mulyana, 2004, Pengantar Ilmu Komunikasi,Ghalia Indonesia. Jakarta. Hal.10 19 Andre Hardjana, 2000, Audit Komunikasi. PT.Grasindo. Jakarta. Hal.24
mencapai target khalayak sasarannya. Dalam kampanye tersebut jumlah khalayak dan bagaimana responn atau tanggapan selanjutnya. 2. Audience Response (tanggapan khalayak), bagaimana tanggapan dari
khalayak sasaran dan apakah isi pesan tersebut bermanfaat atau tidak bagi khalayak yang dituju.
3. Communication Impact (pengaruh komunikasi), apa pengaruh atau dampak dari pesan-pesan komunikasi tersebut setelah di-expose keluar terhadap khalayak sebagai sasaran.
4. Proses of Influnce (pengaruh proses), apakah proses dari kegiatan komunikasi tersebut secara efektif dapat mempengaruhi sasaran. Bagaimana pesan-pesan disampaikan melalui media komunikasi dan mekanisme persuasif tersebut mampu mempengaruhi individu atau kelompok. Bagaimana efektifitas dari proses program Public Relations mampu mempengaruhi tanggapan, sikap perilaku, dukungan, motivasi atau dapat membentuk opini publik sebagai khalayak sasaran baik secara positif maupun negatif.
2.5 Media Internal
2.5.1 Majalah Internal
Penempatan isi di dalam setiap penerbitan majalah internal perusahaan adalah hal yang penting serta harus sesuai dengan tujuan penerbitan. Perlu diingat juga isi
setiap edisi yang harus selalu dituntut untuk memenuhi dua syarat yaitu:20
1. Isi setiap edisi perlu dipertahankan agar tetap sesuai dengan tujuan penerbitan
2. Isi setiap edisi harus lebih baru dan lebih menarik ketimbang edisi terdahulu.
Istilah journal atau jurnal diartikan secara luas sebagai bahan cetakan yang
diterbitkan secara teratur. Menurut Frank Jefkins, bentuk house journal yaitu:21
a. Majalah: Jurnal internal yang memiliki format majalah biasanya berukuran A4 (297 x 110mm). Isinya kebanyakan adalah tulisan feature dan ilustrasi. Jurnal ini bisa dicetak biasa saja (letterpress) atau bisa juga melalui tehnik yang lebih canggih seperti teknik lithografi dan fotografir.
b. Koran: Meskipun mirip dengan koran tabloid, tapi isinya biasanya terdiri dari berita yang disisipi tulisan feature dan ilustrasi. Proses percetakannya biasanya lebih canggih, yakni secara offset-litho.
20 Ashadi Siregar dan Rondang Pasaribu, 2000, Bagaimana Mengelola Media Korporasi
Organisasi,PT Kanisus, Yogyakarta, hal 60.
c. Newsletter: jumlah halamannya biasanya sedikit, yakni 2 hingga 8 halaman, dan ukurannya biasanya A4. Sebagian besar isinya adalah tulisan-tulisan singkat dengan atau tanpa gambar. Percetakannya bisa letterpress (cetak biasa) atau lithografi dan bisa juga hanya dengan mesin fotografir.
Sedangkan menurut Frazier Moore berkala hubungan masyarakat (Public Relations Periodical) juga disebut majalah organisasi/perusahaan, atau publikasi industri, merupakan media komunikasi utama yang digunakan oleh organisasi-organisasi bisnis dan nonprofit dalam berkomunikasi dengan karyawan, pemegang saham, pemasok, penyalur, pelanggan dan masyarakat umum.
Tujuan utamanya adalah memberikan informasi kepada karyawan mengenai kebijaksanaan dan kegiatan perusahaan, menstimulasi peningkatan produksi dengan memperkenalkan penampilan individual yang baik dan menekan kebutuhan akan hasil yang baik oleh para karyawan, serta membantu meningkatkan semangat kerja dan loyalitas.
Media internal juga dapat menciptakan dukungan karyawan untuk mencapai tujuan organisasi. Artikel-artikel yang ada pada media internal dapat membangun moral karyawan dan menciptakan lingkungan kerja yang memuaskan sehingga meningkatkan produktivitas. Media internal juga dapat menciptakan
pemahaman/pengertian karyawan terhadap masalah yang dihadapi perusahaan.22
22 Doug Newson dan Bob Carel,1998, PR Writing: Form and Style, Belmouth: Wadsworth
Setiap perusahaan atau organsisasi dapat memilih bentuk media internal yang sesuai dengan perusahaan. Namun majalah atau surat kabar karyawan adalah penting, karena majalah karyawan dapat menyajikan komunikasi dua arah, memberikan informasi kepada karyawan tentang masalah perusahaan, serta memberikan kesempatan kepada karyawan untuk menyatakan pendapatnya dalam majalah tersebut.
Media ini menimbulkan minat baca yang kuat, dibaca oleh banyak orang, memperhatikan kepentingan pembaca, serta memberikan ruang untuk memaparkan kisah yang lengkap dan menghindari terjadinya desas- desus. Efektivitas komunikasi yang diselenggarakan lewat media korporasi atau organisasi antara lain ditentukan oleh apa dan bagaimana informasi itu
disampaikan.23
Menurut Siregar dan Pasaribu dalam merancang majalah internal, dapat
dipertimbangkan berdasarkan dapat di pertimbangkan berdasarkan: 24
1. Ramuan Isi.
Salah satu peran strategis pengelola majalah internal adalah merencanakan isi setiap edisi. Apakah isi media yang diterbitkan sesuai dengan tujuan penerbitan atau tidak, dan apakah media tersebut akan dibaca atau tidak,
bisa ditentukan dari bagaimana isi media tersebut.25
Ramuan isi sebuah majalah internal dapat dilihat dari:
23 Ashadi Siregar dan Rondang Pasaribu,2000, Bagaimana Mengelola Media
Korporasi-Organisasi, Kanisius LP3Y,Jakarta hal. 51
24 Ibid.,Hal :64 25 Ibid.,Hal :60
a. Informasi lingkup manajemen yaitu berbagai peristiwa yang berada di dalam lingkup manajemen suatu korporasi atau di dalam lingkup
dunia kerja perusahaan.26 Contohnya adalah: produktivitas,
kesejahteraan karyawan, budaya kerja, produksi, karir, administrasi, keuangan, manajemen, dll.
b. Informasi lingkup non manajemen yaitu peristiwa atau masalah di lingkup non manajemen suatu korporasi, yang dinilai penting dan menarik bagi pembaca. Contohnya: olahraga, kesehatan, hobi, kegiatan sosial, dll.
c. Informasi berdasarkan fungsi informatif yaitu materi yang dapat menambah pengetahuan baru bagi pembaca.
d. Informasi berdasarkan fungsi edukatif yaitu apabila informasi itu memperkenalkan kepada pembaca tentang cara baru untuk melakukan suatu kegiatan atau cara baru untuk mengatasi suatu masalah. Cara baru yang dipaparkan bisa berupa konsep, bisa pula petunjuk praktis.
e. Informasi berdasarkan fungsi menghibur yaitu bila informasi yang dikandung memberi ganjaran psikologis, misalnya membuat membaca terhibur atau mampu melihat sesuatu kekonyolan yang teradapat dalam suatu peristiwa sebagai cermin untuk menertawakan diri sendiri.
26 Ibid.,Hal :64
f. Informasi faktual yaitu diperoleh berdasarkan fakta yang diperoleh dari peristiwa yang nyata terjadi.
g. Informasi faksional yaitu disusun berdasarkan pendapat seseorang tentang suatu fakta yang sedang terjadi.
h. Informasi fiksional yaitu hasil rekaan pikiran seseorang yang disusun bukan berdasarkan fakta yang terjadi, misalnya cerita pendek atau cerita bersambung.
i. Informasi peristiwa di kantor pusat j. Informasi peristiwa di kantor cabang
k. Informasi peristiwa di luar kantor korporasi/organisasi, tetapi masih ada sangkut pautnya dengan kegiatan korporasi atau organisasi, serta diniliai penting atau menarik untuk diketahui pembaca.
2. Format Media
Hal pertama yang dipertimbangkan dalam memilih format media adalah format apa yang cocok bagi pembaca sesuai karakternya. Format majalah dengan jumlah halaman cukup tebal, memuat tulisan panjang, dan didesain sedemikian rupa membuat kesan mewah dan serius, lebih cocok bagi pembaca yang memiliki budaya baca kuat. Berdasarkan karakter fisik, format media cetak dapat dibedakan melalui ukuran kertas yang
digunakan, jernis kertas, dan kualitas cetakan.27
3. Pengemasan Informasi
Informasi yang disajikan lewat majalah internal atau organisasi juga penting dikemas agar tampil menarik di mata pembaca. Tampilan visual yang didesain dengan baik dapat membantu penyampaian informasi lebih komunikatif sehingga lebih efektif, karena bentuk visual biasanya lebih
mudah ditangkap maknanya oleh pembaca ketimbang tulisan.28
Dalam mengemas informasi, perlu memperhatikan hal:
a. Keseimbangan dan proporsi teks, foto atau gambar. Tampilan visual yang berkaitan dengan sejumlah unsur yang didesain haruslah memperhatikan keseimbangan dan proporsi yang pas.
b. Pemilihan jenis huruf. Penataan teks Sangat dipengaruhi oleh pilihan huruf yang dipakai, bagaimana jarak antar baris. Hal penting untuk dipertimbangkan dalam pemilihan huruf adalah legibility yaitu huruf yang digunakan mudah dikenali mata pembaca, dan readability yaitu huruf yang digunakan mempermudah pembaca dalam menangkap makna informasi yang disampaikan.
28Ibid., hal. 120
4. Distribusi
Hal yang harus diperhatikan dalam menerbitkan majalah internal adalah distribusi yang terdiri berupa ketepatan waktu terbit. Pembaca ingin media
cetak sampai ke tangan mereka tepat waktu.29
5. Frekuensi
Hal terakhir yang perlu diperhatikan dalam penerbitan majalah internal agar efektif adalah periode terbit atau frekuensi. Majalah internal dengan format newsletter, majalah dan tabloid biasanya diterbitkan seminggu
sekali, dua minggu sekali, sebulan sekali atau tiga bulan sekali.30
Untuk mengukur efektivitas humas, dapat menggunakan tingkat pengetahuan publik dan opini atau pendapat mereka sebagai akibat dari
pesan hubungan masyarakat tersebut.31
2.5.2 Tujuan Media Internal
Menurut Don Fabun dalam Company Publication mengatakan bahwa publikasi perusahaan tidak hanya membantu para karyawan memperoleh pengertian yang lebih baik mengenai kebijaksanaan. Komunikasi tidak berlangsung satu arah, dan komunikasi memperoleh keefektifan yang maksimal apabila terdapat saluran terbuka untuk arus balik dari karyawan kepada manajemen.
29 Ibid.,Hal.160
30 Ibid.,Hal.113 31 Ibid
Menurut Frazier Moore, tujuan-tujuan dari media berkala internal
perusahaan antara lain:32
1. Memberikan informasi kepada karyawan mengenai kebijaksanaan dan kegiatan perusahaan, menstimulasi peningkatan produksi dengan memperkenalkan penampilan individual yang baik dan menekankan kebutuhan akan hasil yang lebih baik oleh para karyawan, serta membantu meningkatkan semangat kerja dan loyalitas.
2. Memberikan informasi kepada para karyawan mengenai produk dan operasi perusahaan serta peranan individual mereka dalam memproduksi hasil akhir. Melalui cara ini, media berkala yang efektif dapat meningkatkan prestise perusahaan.
3. Tujuan khas media karyawan ini adalah untuk memperbaiki hubungan perburuhan, menjelaskan struktur finansial dan operasi perusahaan, termasuk peranan keuntungan; serta menampilkan desas-desus negatif, yang mungkin bisa menimbulkan salah pengertian dan ketidak puasan. 4. Membentuk sikap yang menyenangkan terhadap perusahaan di pihak
karyawan
5. Meningkatkan fasilitas keamanan bekerja dan aktivitas karyawan.
Dari penjelasan diatas, salah satu tujuan media internal menurut Moore selain memberikan informasi mengenai kebijakan dan kegiatan perusahaan, adalah membentuk sikap karyawan. Sedangkan menurut Onong Uchjana, media berkala
intern merupakan media komunikasi nirmassa, yang sebagaimana jenis-jenis
media komunikasi lainnya harus menimbulkan efek kognitif, afektif dan konatif.33
Dalam memenuhi kebutuhan karyawan akan informasi, ada berbagai macam cara untuk berkomunikasi dengan karyawan, yaitu komunikasi tatap muka dan komunikasi melalui media. Dengan adanya media komunikasi bisa menjadi jembatan komunikasi antara top manajemen dan karyawan atau antara perusahaan
dengan publiknya.34
Salah satu media korporasi PR yang diterbitkan sendiri adalah house journal. Media komunikasi ini diperlukan untuk pencapaian citra positif dan dukungan
opini publik.35Jenis house journal bisa dibedakan dari sasaran pembacanya, yaitu
bersifat internal untuk staf dan karyawan perusahaan, juga bersifat eksternal untuk
publik di luar perusahaan 36
Media korporasi atau organisasi diterbitkan bukan lagi sebagai media komunikasi dalam arti harafiah, melainkan berperan dalam peningkatan kualitas sumber daya manusia, yang ditempuh dengan menyajikan informasi yang bermanfaat sebagai pengetahuan baru yang penting dan menarik bagi pembaca.
33Onong Uchjana Effendy, 1992, Hubungan Masyarakat Suatu Studi Komunikologis, PT Remaja Rosdakarya, Bandung, Hal.129
34 Soleh Soemirat dan Elvinaro Ardianto, 2004 Dasar-dasar Public Relations, PT Remaja
Rosdakarya, Bandung, Hal. 27.
35 Ibid. 36 Ibid, hal.27.
2.5.3 Efektifitas Media Internal
Definisi efektifitas media internal komunikasi secara umum menurut
Hardjana adalah:37
a. Mengerjakan hal-hal yang benar, sesuai dengan yang seharusnya diselesaikan sesuai dengan rencana dan aturannya.
b. Mencapai tingkat di atas pesaing, mampu menjadi yang terbaik dengan lawan lain sebagai yang terbaik.
c. Membawa hasil dengan apa yang telah dikerjakan mampu memberi hasil yang bermanfaat.
d. Menangani tantangan masa depan, semua yang telah direncanakan dan hasil yang dicapai bermanfaat bagu masa depan.
e. Meningkatkan laba keuntungan, hasil yang diperoleh memberi keutungan atau laba.
f. Mengoptimalkan penggunaan sumber daya, maksudnya adalah sumber daya yang ada digunakan secara maksimal.
Sedangkan berkaitan dengan komunikasi kriteria efektifitas sebagai berikut:38
a. Penerima/Pemakai: Mereka yang menjadi tujuan atau sasaran muatan pesan untuk dipahami. Dalam hal ini penerima yang dimaksud adalah semua karyawan ISS Indonesia.
37 Andre Hardjana,2000, Audit Komunikasi.PT.Grasindo. Jakarta. Hal.24 38 Ibid Hal.22
b. Isi Pesan: Hal yang disampaikan kepada penerima. Dalam hal ini yang dimaksud adalah mengenai perusahaan dan kegiataannya yaitu ISS Indonesia.
c. Ketepatan waktu: Sesuai jadwal. Pesan yang dimaksudkan sampai kepada penerima pesan tepat pada waktunya artinya penyampaian pesan tersebut sesuai dengan kondisi dan waktu.
d. Media: Saluran atau alat yang digunakan untuk menyampaikan pesan sesuai dengan kebutuhan dan diharapkan oleh penerima pesan. Media komunikasi yang digunakan oleh ISS Indonesia salah satunya Majalah Internal Kliniss.
e. Format: Struktur yang diterima. Terdapat kesamaan format antara yang dimaksudkan oleh pengirim dengan penerima.
f. Sumber: Orang yang melakukan. Artinya adalah kejelasan sumber yang dapat dipertanggung jawabkan sehingga pesan yang disampaikan akurat.
Dilihat dari efektifitas komunikasi, berhasil atau tidaknya pihak sumber dalam mempengaruhi pihak pertama, tidak semata-mata ditentukan oleh faktor sumbernya itu sendiri. Faktor-faktor komunikasi lainnya, yaitu pesan, saluran dan kondisi pihak penerima juga ikut berperan. Dengan kata lain, keefektifan upaya komunikasi merupakan hasil totalitas kemampuan sumber, bentuk dan teknik penyajian pesan, kapasitas saluran komunikasi yang dipergunakan, serta kondisi penerima pesan.
2.6 Karyawan
Menurut Malayu Hasibuan dalam buku Manajemen Sumber Daya
Manusia mengemukan definisi karyawan yaitu:39
Karyawan merupakan kekayaan utama perusahaan, karena tanpa keikutsertaan mereka, aktifitas perusahaan tidak akan berjalan. Pegawai berperan aktif dalam menetapkan rencana, sistem, proses, dan tujuan yang ingin dicapai. Dalam hubungan dengan perusahaan, Malayu Hasibuan berpendapat pegawai adalah penjual jasa, baik fikiran maupu tenaga dan mendapat kompensasi dari perusahaan yang besarnya telah ditetapkan terlebih dahulu.
ISS Indonesia percaya bahwa integritas sangatlah berharga, dan oleh karena itu, integritas telah menjadi salah satu nilai tertinggi bagi perusahaan. ISS mempersembahkan dua bentuk penghargaan perusahaan secara berkala kepada para karyawan, sebagai simbol apresiasi kami terhadap integritas dan kontribusi positif mereka. Yaitu The Best Employee dan The Golden Heart Award
The Best Employee Award sebagai apresiasi terhadap para karyawan terbaik dan berprestasi yang telah bekerja bersama ISS dan memberi kontribusi positif dalam kurun waktu tertentu.
Dimulai di tahun 2000-an, penghargaan The Golden Heart Award dilangsungkan setiap 3 bulan (triwulan) sekali, dan diberikan kepada karyawan tingkat operator dan supervisor sebagai penghargaan atas berbagai tindakan positif, mulai dari menemukan dan mengembalikan barang hilang, hingga mencegah aksi kejahatan.
39 Malayu Hasibuan, Manajemen Sumber Daya Manusia, PT. Gunung Agung, Jakarta 2000.
