US ULAN PENGEMBANGAN MODEL D AN ARS ITEKTUR INFORMAS I
4.1 Usulan S truktur Organisasi
Berdasarkan pengamatan terhadap struktur organisai dan untuk meningkatkan
kinerja perusahaan maka dibutuhkan perubahan terhadap struktur organisasi yang
lama. Struktur organisasi yang diusulkan dapat dilihat pada gambar 4.1.
Pada struktur organisasi yang baru, terlihat penambahan dua divis i baru, yaitu
divisi Information Technology (IT) dan divisi Human Resource (HR). Divisi IT
diusulkan berdasarkan hasil problem dan goals yang menyatakan kurangnya
perkembangan mesin dan SI/TI. Berdasarkan hasil analisis tersebut, diketahui bahwa
perkembangan SI/TI perusahaan masih kurang. Oleh karena itu, divisi ini di bentuk
agar dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan SI/TI dan mesin
perusahaan di masa mendatang. Selain itu, divisi ini akan membantu perusahaan
untuk membangun suatu aplikasi penting untuk kesuksesan perusahaan di masa depan
dan aplikasi yang mungkin berperan dalam strategi ke depan.
Divisi HR diusulkan berdasarkan analisis problem dan goals yang
menyatakan kurangnya pengurusan dan perekrutan dan pelatihan. Divisi ini diusulkan
untuk memudahkan perusahaan dalam menangani masalah perekrutan, pelatihan dan
pengembangan serta pemberhentian karyawan. Selain itu, mengingat banyaknya
146
harian dalam pengerjaan proyek-proyek tersebut. Oleh karena itu, divisi HR sangat
dibutuhkan dalam pengembangan perusahaan di masa mendatang.
Gambar 4.1
4.2 Usulan Proses Bisnis
Area fungsi dan proses bisnis yang diusulkan pada PT. HR adalah:
Tabel 4.1
Tabel Area dan Fungsi Bisnis (usulan)
Area Fungsi Fungsi Bisnis Proses Bisnis
Personalia * • Melakukan perekrutan
karyawan
• Mengadakan tes
• Menyeleksi karyawan dan buruh
• Melakukan wawancara terhadap calon karyawan
• Penempatan Karyawan
• Menentukan kebijaksanaan gaji dan upah
• Melakukan pemberhentian karyawan • Melakukan
pelatihan
karyawan
• Mengukur kinerja karyawan • Mengadakan pelatihan karyawan
• Mengevaluasi hasil pelatihan karyawan
TI * • Pengelolaan database
• Melakukan recovery, backup dan
maintenance data
• Pengembangan
hardware
• Melakukan analisis kebutuhan
hardware
148
upgrade hardware
• Mengatasi permasalahan pada
hardware dan memelihara hardware
• Pengembangan
software
• Menganalisis kebutuhan,
pengembangan dan instalasi software • Memelihara software
4.3 Usulan Arsitektur Sistem Aplikasi
Usulan arsitektur sistem aplikasi berisi diantaranya usulan skema proses
bisnis, usulan peta sistem aplikasi, usulan sistem aplikasi.
4.3.1 Usulan Skema Proses Bisnis
Tabel 4.2
Tabel Skema Proses Bisnis (usulan)
Factory Finance and Accounting Marketing Purchasing HR IT
Production Warehouse Finance Accounting
Strategy • Strategi produksi • Strategi pengendalian persediaan • Strategi persaingan • Strategi perencanaan dan pengemban gan sistem Planning & Analysis • Perencanaan produksi • Perencanaan jadwal pemesanan bahan baku • Perencanaan keuangan • Perencanaan pembayaran tagihan • Perencanaan promosi • Analisis segmen, target, dan posisi pasar • Analisis pemasok • Perekrutan, seleksi, dan orientasi • Analisis pekerjaan • Pelatihan dan pengembang an • Perencanaan penerapan aplikasi Monitor & Control • Mengkontrol aktivitas produksi • Laporan produksi • Mengkontrol arus keluar masuk bahan baku dan barang jadi • Laporan penerimaan • Laporan pengeluaran • Cash flow • Laporan kas • Budgeting • Laporan keuangan • Laporan pajak • Mengkontrol penjualan • Laporan penjualan • Mengatur pembelia n bahan baku • Laporan pembelia n • Mengkontrol kinerja karyawan • Memelihara hardware dan software
150
Factory Finance and Accounting Marketing Purchasing HR IT
Production Warehouse Finance Accounting
Transaction • Surat permintaan bahan baku • Surat pengeluara n bahan baku dan produk • Giro • Faktur pembelian • Faktur penjualan • Slip gaji • Faktur penjualan • Pesanan pelanggan • Retur penjualan • PO • Faktur pembelian • Retur pembelian Operational Support • Data pemesanan • Data stok barang • Data transaksi keuangan • Data transaksi akuntansi • Data pembeli • Data pemasok • Data karyawan • Data perusahaan
4.3.2 Usulan Peta Sistem Aplikasi
Di bawah ini adalah peta sistem aplikasi yang diusulkan kepada
Factory Finance and Accounting Marketing Purchasing HR IT
Strategy
Planning & Analys
is M Strategi Produksi Strategi Pengendalian Persediaan Strategi Persaingan Perencanaan Produksi Perencanaan jadwal pemesanan bahan baku Perencanaan Keuangan Perencanaan Pembayaran Tagihan Perencanaan Promosi
Analisis segmen, target, dan posisi pasar
Analisa Pemasok Perekrutan, seleksi, dan orientasi Analisis Pekerjaan Pelatihan dan Pengembangan Perencanaan penerapan aplikasi Mengkontrol aktivitas produksi Laporan
Pengeluaran Cash Flow Mengkontrol penjualan
Mengatur pembelian bahan Memelihara Prioritas “Low” (Kurang Penting) Strategi perencanaan dan pengembangan sistem M
onitor & Control
T rans ac tion O perational Support
Office Automation, Komunikasi, E-mail, Dukungan Keputusan Operasioanl Gambar 4.2
produksi Laporan Produksi
Mengkontrol arus keluar masuk bahan baku dan
barang jadi Laporan penerimaan Laporan kas Budgeting Laporan Keuangan Laporan Pajak Laporan Penjualan Laporan Pembelian Mengkontrol Kinerja Memelihara hardware dan Giro Faktur penjualan Faktur pembelian Retur Penjualan Retur Pembelian PO Pesanan Pelanggan Slip gaji
data pemesanan, data stok barang, data transaksi keuangan, data transaksi akuntansi, data pembeli, data pemasok, data karyawan, data perusahaan
Prioritas “Medium” (Cukup Penting)
Prioritas “High” (Sangat Penting)
4.3.3 Usulan Sistem Aplikasi
Sistem aplikasi yang diusulkan untuk PT. HR yaitu: • E-Marketing
Seperti yang diketahui, hasil dari analisis menyatakan PT.HR masih
kurang dalam hal melakukan pemasaran produknya. Oleh karena itu,
usulan yang tepat dengan membangun suatu website yang berfungsi
sebagai alat untuk pemasaran. Penggunaan internet dikarenakan sekarang
ini banyak pelanggan yang melakukan pemesanan barang secara online.
Segala transaksi dapat dilakukan secara online. Perusahaan juga dapat
memberikan pelayanan selama 24 jam/hari. • Aplikasi SI Akuntansi
Pada analisis Audit Grid diketahui bahwa modul accounting terdapat pada
bagian kaji kembali. Oleh karena itu diusulkan kepada perusahaan untuk
menggunakan aplikasi SI Akuntansi. Usulan aplikasi SI Akuntansi untuk
diterapkan perusahaan yaitu Mind Your Own Business (M YOB). Usulan
M YOB dikarenakan aplikasi ini memiliki kemudahan penggunaan
kecepatan akses data dari sebuah laporan hingga ke sumber transaksi dan
terhubung (linked) dengan aplikasi M icrosoft Office. Aplikasi ini juga
berguna untuk mempermudah catatan-catatan transaksi perusahaan yang
masih menggunakan M icrosoft Excel. Selain itu, penerapan akan aplikasi
154
• Aplikasi Pendukung lainnya
Aplikasi pendukung di sini merupakan suatu aplikasi yang dapat
mendukung aktifitas-aktifitas perusahaan. Penggunaan aplikasi ini adalah
untuk pencetakan setiap surat dan transaksi yang terjadi sehari-hari di
perusahaan.
4.4 Portofolio Aplikasi McFarlan
Berdasarkan usulan sistem aplikasi, maka terdapat pula penambahan pada
aplikasi portfolio. Berikut merupakan aplikasi portfolio tersebut:
Strategic High Potential
• e-marketing Key Operational Support • MYOB • AutoCAD 2004 • Photoshop 7.0 • Aplikasi pendukung • Microsoft Office 2003 Gambar 4.3 Hasil Aplikasi Portfolio
Berdasarkan hasil analisis aplikasi portfolio, diketahui bahwa modul aplikasi
M icrosoft Office 2003 masuk ke dalam bagian support. Aplikasi M YOB yang
diusulkan masuk ke dalam bagian key operational. Hal ini dikarenakan aplikasi ini
termasuk ke dalam bagian high potential dikarenakan aplikasi ini mungkin akan
menciptakan peluang untuk meraih keuntungan di masa yang akan datang.
4.5 Usulan Arsitektur Data
Arsitektur data menggambarkan struktur informasi yang logis dari bisnis
dan industri, menggambarkan keputusan yang dibuat. Arsitektur data yang
digunakan sebagai dasar untuk memastikan solusi umum, mengevaluasi ruang
lingkup dan solusi yang sesuai, mengelola implementasi dan
perubahan-perubahan yang ada.
Arsitektur data menggambarkan hal-hal mengenai grouping, entitas data
dan hubungannya, dasar untuk grouping, dan pemetaan sistem aplikasi.
4.5.1 Usulan Subjek Data
Dengan adanya penambahan fungsi bisnis baru, maka diperlukan juga
penambahan subjek data baru pada perusahaan. Subjek data tersebut adalah:
Tabel 4.3
Tabel Subjek Data (usulan)
Hardware Pelatihan
Software Perekrutan
4.5.2 Usulan Entity Relationship Diagram
156
menjelaskan hubungan yang relevan dari subjek data perusahaan. Berikut
merupakan gambar dari ERD yang diusulkan:
Pelanggan Keluhan_Pelanggan Surat_Jalan Proyek Barang Karyawan Pemasok Utang Purchase_Order Faktur_Pembelian Retur_Pembelian
Faktur_Penjualan Kas Pembayaran_Gaji
Retur_Penjualan Pesanan_Pelanggan Pelatihan *
Gambar 4.4
Entity Relationship Diagram (usulan) * = Subjek data yang diusulkan
Keterangan Attribut ERD:
• Pelanggan : ID_Pelanggan, Nama_Pelanggan, Alamat_Pelanggan, No_Telp_Pelanggan.
• Pemasok : ID_Pemasok, Nama_Pemasok, Alamat_Pemasok, No_Telp_Pemasok.
• Karyawan : ID_Karyawan, Nama_Karyawan, Alamat_Karyawan, Status_Karyawan, No_Telp_Karyawan
• Barang : ID_Barang, Nama_Barang, Harga_Barang, Jumlah_Barang, Deskripsi
• Pembayaran_Gaji : ID_Karyawan, Nama_Karyawan, Gaji_Pokok_Karyawan, Tunjangan • Retur_Pembelian : No_Retur_Pembelian, Tanggal, No_PO,
Nama_Barang, Jumlah_Retur_Pembelian. • Retur_Penjualan : No_Retur_Penjualan, Tanggal,
No_Pesanan_Pelanggan, Nama_Barang,
Jumlah_Retur_Penjualan.
• Kas : Tanggal, Penerimaan_Kas, Pengeluaran_Kas, Keterangan, Debet, Kredit, Saldo
• Keluhan_Pelanggan : No_Keluhan, ID_Pelanggan, Nama_Pelanggan, Keluhan
• Purchase Order : No_PO, Tanggal, ID_Pemasok, Nama_Barang,
Jumlah, Total_Harga, Status_Pembayaran,
Jadwal_Pemesanan.
• Pesanan_Pelanggan : No_Pesanan_Pelanggan, ID_Pelanggan, ID_Barang, Jumlah_Pesanan, DP, Jadwal_Pengiriman.
• Utang : No_Utang, No_PO, Debet, Kredit, Saldo.
• Surat_Jalan : No_Surat_Jalan, Tanggal, No_Pesanan_Pelanggan, Sisa_Pembayaran.
158
No_PO.
• Faktur_Penjualan : No_Faktur_Penjualan, Tanggal, ID_Pelanggan, No_Pesanan_Pelanggan.
• Proyek : No_Proyek, ID_Pelanggan, ID_Barang, Jumlah, Keterangan.
• Pelatihan : Kode_Pelatihan, ID_Karyawan, Jadwal, Keterangan.
4.5.3 Usulan Matriks Fungsional vs S ubjek Data
Fungsi Bisnis
Melakukan kegiatan promosi R R R R R R R R
Melakukan kegiatan penjualan C C C R C C C C R
Memberikan pelayanan kepada pelanggan R R R C R
La por an Pe mbe li an La por an Pr oduks i Sof tw ar e* P elatih an * Pe re kr ut an * Pur chas e Or de r Ba ra ng Ut an g H a rd w a re* La por an Pe ri nc ia n Pr oye k Pr oye k P em b ay aran G aji R etu r P em b elian Re tu r Pe nj ua la n Fa kt ur Pe nj ua la n Fa kt ur Pe mbe li an Ka s La por an Pe nj ua la n La por an Ke ua nga n Pe la ngga n Pe ma so k K ary aw an Bur u h Pe sa na n Pe la ngga n Ke luha n Pe la ngga n Pa ja k S u rat Jalan p y p p gg
Melakukan perencanaan produk harian R
Melakukan pengendalian produksi C
Melakukan perencanaan produk proyek C R C C
Melakukan pengendalian persediaan R R R
Mengatur persediaan bahan baku R R R R
Mengatur persediaan barang jadi R R C
Melakukan kegiatan pemesanan C R R C C C
Melakukan kegiatan penerimaan C C R R
Mengatur pengeluaran kas R C R R R R R R R
Mengatur penerimaan kas R R R R R R R R
Melakukan kegiatan administrasi R R R R R R R R R R
Melakukan kegiatan akuntansi R R R R R C C R R R R R
Mengatur pajak dan asuransi C R R R R
Perekrutan Karyawan * R R R C
Pelatihan Karyawan * R C
Pengembangan Hardware* R C R
Pengembangan Software* R C
Subjek Data
Fungsi Bisnis
Melakukan kegiatan promosi R R R R R R R R
Melakukan kegiatan penjualan C C C C C C C R R
Memberikan pelayanan kepada pelanggan R R R R C
Utang Re tur Pe mbe lia n Pe la tiha n * Hardware * Software*
Kas Laporan Keuangan Pa
ja k Perekrutan* Faktur Pe mbe lia n P em b ayaran Gaj i
Laporan Produksi Bur
u h Laporan Peri ncian Proyek Proyek Ba ra ng Pe ma sok
Laporan Pembelian Purc
hase
Orde
r
Tabel 4.5
Tabel Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data (Tahap II)
Pelanggan Karyawan Pesanan
Pelanggan
Sur
at Ja
la
n
Retur Penjualan Faktur Pe
njualan
Laporan Penjualan Keluhan Pelanggan
p y p p gg
Melakukan perencanaan produk harian R
Melakukan pengendalian produksi C
Melakukan perencanaan produk proyek R C C C
Melakukan pengendalian persediaan R R R
Mengatur persediaan bahan baku R R R R
Mengatur persediaan barang jadi R R C
Melakukan kegiatan pemesanan C C C C R R
Melakukan kegiatan penerimaan R R C C
Mengatur pengeluaran kas R R R R R C R R R
Mengatur penerimaan kas R R R R R R R R
Melakukan kegiatan administrasi R R R R R R R R R R
Melakukan kegiatan akuntansi R R R R R R R R R C C R
Mengatur pajak dan asuransi R R R R C
Perekrutan Karyawan * R R R C
Pelatihan Karyawan * R C
Pengembangan Hardware* R C R
Pengembangan Software* R C
Subjek Data
Fungsi Bisnis
Melakukan kegiatan promosi R R R R R R R R
Melakukan kegiatan penjualan C C C C C C C R R
Memberikan pelayanan kepada pelanggan R R R R C
Software*
Kas Laporan Keuangan Pa
ja k Perekrutan* Utang Re tur Pe mbe lia n
Laporan Produksi Bur
u h Laporan Peri ncian Proyek Proyek Pe la tiha n * Hardware * Faktur Pe mbe lia n P em b ayaran Gaj i Ba ra ng Pe ma sok
Laporan Pembelian Purchase Order Pelanggan Karyawan Pesanan
Pelanggan
Sur
at Ja
la
n
Retur Penjualan Faktur Pe
njualan
Laporan Penjualan Keluhan Pelanggan
Melakukan perencanaan produk harian R
Melakukan pengendalian produksi C
Melakukan perencanaan produk proyek R C C C
Melakukan pengendalian persediaan R R R
Mengatur persediaan bahan baku R R R R
Mengatur persediaan barang jadi R R C
Melakukan kegiatan pemesanan C C C C R R
Melakukan kegiatan penerimaan R R C C
Mengatur pengeluaran kas R R R R R C R R R
Mengatur penerimaan kas R R R R R R R R
Melakukan kegiatan administrasi R R R R R R R R R R
Melakukan kegiatan akuntansi R R R R R R R R R C C R
Mengatur pajak dan asuransi R R R R C
Perekrutan Karyawan * R R R C Pelatihan Karyawan * R C Pengembangan Hardware* R C R Pengembangan Software* R IT C Factory Purchasing
Finance and Accounting
HR Marketing
Subjek Data
Fungsi Bisnis
Melakukan kegiatan promosi R R R R R R R R
Melakukan kegiatan penjualan C C C C C C C R R
Memberikan pelayanan kepada pelanggan R R R R C
Melakukan perencanaan produk harian R
Ut an g Perekrut an* P ela tih an * H a rdw a re* Bur u h Laporan Penj ual an K el uhan Pel anggan Sof tw are* Ba ra ng Pem asok Laporan Peri nci an Proyek Proyek Paj ak Purchase O rder Tabel 4.7
Tabel Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data (Tahap IV)
Pel anggan K aryaw an Pesanan Pel anggan S u ra t Ja la n Ret u r Penj ual an Fakt ur Penj ual an Laporan Produksi Marketing Ka s Laporan K euangan R etu r P emb elia n Fakt ur Pem b el ia n Pem b ayaran G aj i Laporan Pem b el ia n
Melakukan perencanaan produk harian
Melakukan pengendalian produksi C
Melakukan perencanaan produk proyek R C C C
Melakukan pengendalian persediaan R R R
Mengatur persediaan bahan baku R R R R
Mengatur persediaan barang jadi R R C
Melakukan kegiatan pemesanan C C C C R R
Melakukan kegiatan penerimaan R R C C
Mengatur pengeluaran kas R R R R R C R R R
Mengatur penerimaan kas R R R R R R R R
Melakukan kegiatan administrasi R R R R R R R R R R
Melakukan kegiatan akuntansi R R R R R R R R R C C R
Mengatur pajak dan asuransi R R R R C
Perekrutan Karyawan * R R R C Pelatihan Karyawan * R C Pengembangan Hardware* R C R Pengembangan Software* R C Pengelolaan Database * R R IT HR Finance and Accounting Marketing Factory Purchasing
4.6 Usulan Hardware
Berdasarkan analisis strategi, maka perusahaan diusulkan untuk
menambah komputer dan beberapa komponen hardware untuk mendukung
jaringan. Berikut merupakan tabel hardware yang diusulkan:
Tabel 4.8
Tabel Spesifikasi Hardware (usulan)
Jenis Keterangan Jumlah
Hardware Upgrade komponen pada
PC Desktop Head:
• Processor Intel Pentium IV • Memory 512 MB • Hard disk 80 GB • Monitor CRT 15” PC Desktop Head IT 1 M odem/ADSL 1
164
4.6.1 Usulan Jaringan Komunikasi
Berikut merupakan gambar usulan arsitektur jaringan dari PT. HR, yaitu:
Internet Director Production Designer Finance Admin Accounting Designer Designer Switch Printer Printer Printer Printer IT Modem/ADSL Gambar 4.5
Arsitektur Jaringan (usulan)
Pada usulan jaringan terdapat penambahan komputer, internet, dan
pengurangan printer. Penambahan internet dilakukan untuk mendukung
perencanaan penerapan aplikasi e-marketing. Sedangkan penambahan komputer
adalah untuk bagian IT yaitu divisi yang diusulkan. Selanjutnya pengurangan
printer dilakukan karena adanya sistem sharing. Jadi, tidak dibutuhkan terlalu
