PROSEDUR PENGADAAN ALAT TULIS KANTOR PADA
KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH
TERTINGGAL DAN TRANSMIGRASI JAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Diploma Tiga (D.III)
FITRIA ALDJUFRIE
NIM : 22130938
Program Studi Manajemen Administrasi
Akademi Sekretari dan Manajemen Bina Sarana Informatika Jakarta
vi
Alhamdulillah, Puji dan Syukur penulis panjatkan kehadiran Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik. Dimana tugas akhir ini penulis sajikan dalam bentuk buku yang sederhana. Adapun judul Tugas Akhir yang penulis ambil, sebagai berikut “Prosedur Pengadaan Alat Tulis Kantor Pada Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi Jakarta.”
Tujuan penulisan Tugas Akhir ini dibuat sebagai salah satu syarat kelulusan Program Diploma Tiga (D.III) ASM BSI sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil penelitian, observasi dan beberapa sumber literatur yang mendukung penulisan ini. Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan tugas akhir ini tidak akan lancar. Oleh karena itu pada kesempatan ini, izinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada :
1. Direktur Akademi Sekretari dan Manajemen Bina Sarana Informatika.
2. Ketua Program Studi Manajemen Administrasi Akademi Sekretari dan Manajemen Bina Sarana Informatika.
3. Bapak Lukman Hakim, S.Sos, MM selaku dosen pembimbing Tugas Akhir 4. Bapak/Ibu Dosen Manajemen Administrasi ASM BSI yang telah memberikan
penulis dengan semua bahan yang diperlukan.
5. Bapak Friendy P. Sihotang, S.Sos, MT selaku Kasubdit Sarana dan Prasarana Permukiman Desa.
vii
6. Keluarga Penulis, terutama orang tua, saudara-saudara yang telah sangat membantu dalam mendorong, menyarankan penulis untuk menyelesaikan tugas akhir ini.
7. Sahabat saya Xenna, Maya, Axel, Dewi, serta teman-teman mahasiswa Program Studi Manajemen Administrasi Bina Sarana Informatika Cabang Dewi Sartika kelas 22.6A.31 Angkatan 2013-2016, yang telah memberi dukungan dan motivasi untuk menyelesaikan tugas akhir.
Serta semua pihak yang tidak bisa disebutkan satu persatu sehingga dapat terwujudnya penulisan ini. Penulis menyadari bahwa penulisan tugas akhir ini masih jauh sekali dari sempurna, untuk itu penulis mohon kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan dimasa yang akan datang.
Akhir kata penulis berharap semoga tugas akhir ini dapat berguna bagi penulis khususnya dan bagi para pembaca yang berminat pada umumnya.
Jakarta, 13 Juni 2016 Penulis
viii
Fitria Aldjufrie (22130938), Prosedur Pengadaan Alat Tulis Kantor Pada Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi Jakarta.
Semakin berkembangnya dunia pemasaran semakin tinggi pula tingkat kebutuhan suatu perusahaan terhadap barang-barang. Untuk itu, setiap perusahaan mempunyai kebijakan untuk memenuhi semua kebutuhan karyawan yang sifatnya untuk kegiatan perusahaan agar terciptanya kelancaran kinerja pada suatu perusahaan. Pengadaan merupakan fungsi penting dalam setiap perusahaan, setiap perusahaan memerlukan sebuah pasokan barang dan pengadaan bertanggung jawab untuk mengaturnya. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode observasi, wawancara dan studi dokumentasi. Menggunakan data pada periode juli sampai dengan desember 2015. Data yang digunakan dari variabel prosedur pengadaan adalah proses pengadaan barang (alat tulis kantor) mulai dari menginventaris, melaksanakan belanja, membuat dokumen pertanggung jawaban, menyerahkan kepada pejabat pembuat komitmen, dan yang berkoordinasi dengan bagian keuangan untuk proses pembayaran.metode yang digunakan adalah metode pengadaan langsung. Kendala yang dihadapi diantaranya adalah masih kurangnya pemahaman terhadap pengadaan barang khususnya alat tulis kantor, tidak melakukan belanja alat tulis kantor setiap bulan, masih dilakukan secara manual, tidak adanya formulir permintaan alat tulis kantor.
ix
ABSTRACT
Fitria Aldjufrie (22130938), Procurement procedures of stationery at Kementerian
Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi Jakarta.
The growing world of marketing the higher the level of a company needs for goods. To that end, every company has a policy to satisfy all the needs of its employees to the company's activities in order to create the smooth performance of a company. Procurement is an important function in every company, every company needs a supply of goods and procurement is responsible for the arrangements.The method used in this research is the method of observation, interviews and documentation study. Using the data in the period from July until December 2015. Data were used from the procurement procedure variable is the process of procurement of goods (stationery) from inventory, implement expenditure, making accountability documents, handed over to officials of the commitment makers, and in coordination with the finance department to process payments. the method used is direct procurement method. The obstacles faced by them is still a lack of understanding of the procurement of goods, especially stationery, did not do shopping stationery each month, is still done manually, no request form office stationery.
x
Lembar Judul Tugas Akhir ... i
Lembar Pernyataan Keaslian Tugas Akhir ... ii
Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah ... iii
Lembar Persetujuan dan Pengesahan Tugas Akhir ... iv
Lembar Konsultasi Tugas Akhir ... v
Kata Pengantar ... vi
Abstrak ... viii
Daftar Isi ... x
Daftar Gambar ... xii
Daftar Tabel ... xiii Daftar Lampiran ... xiv BAB I PENDAHULUAN ... 1 1.1. Latar Belakang ... 1 1.2. Perumusan Masalah ... 3
1.3. Tujuan dan Manfaat ... 3
1.4. Metode Pengumpulan Data ... 4
1.5. Ruang Lingkup ... 5
1.6. Sistematika Penulisan ... 5
BAB 11 LANDASAN TEORI ... 7
2.1. Pengadaan... 7
xi
2.1.2. Fungsi dan Peranan Manajemen Pengadaan ... 8
2.1.3. Prinsip Pengadaan Barang dan Jasa ... 9
2.1.4. Metode Pengadaan Barang ... 10
2.1.5. Etika Pengadaan ... 12
2.1.6. Kebijakan Umum Pengadaan Barang dan Jasa ... 14
2.1.7. Perencanaan Pengadaan dan Jenis Sumber Pengadaan ... 15
2.1.8. Keuntungan Dalam Pengadaan ... 16
2.1.9. Pengawasan Pengadaan yang Baik dan Efektif ... 17
BAB III PEMBAHASAN ... 19
3.1.Tinjauan Umum Organisasi ... 19
3.1.1. Sejarah dan Perkembangan Organisasi ... 19
3.1.2. Struktur dan Tata Kerja Organisasi ... 22
3.1.3. Kegiatan Organisasi ... 27
3.2. Hasil Penelitian ... 28
3.2.1. Prosedur Pengadaan Alat Tulis Kantor ... 28
3.2.2. Kendala dalam Prosedur Pengadaan Alat Tulis Kantor... 40
BAB IV PENUTUP ... 42
4.1. Kesimpulan ... 42
4.2. Saran ... 43
DAFTAR PUSTAKA ... 45
DAFTAR RIWAYAT HIDUP ... 46
SURAT KETERANGAN RISET ... 47
xii
xiii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel III.1 Flowchart Pengadaan Alat Tulis Kantor ... 29
Tabel III.2 Daftar Rincian ATK Juli-Agustus 2015 ... 32
Tabel III.3 Daftar Rincian ATK September 2015 ... 33
Tabel III.4 Daftar Rincian ATK Oktober-Desember 2015 ... 34
xiv
Halaman
A.1 Struktur Organisasi ... 47
B.1 Daftar Wawancara ... 48
C.1 Daftar Rincian ATK Juli-Agustus 2015 ... 49
C.2 Daftar Rincian ATK September 2015 ... 50
C.3 Daftar Rincian ATK Oktober-Desember 2015... 51
D.1 Kuitansi Pembayaran ATK Juli-Agustus 2015 ... 52
D.2 Kuitansi Pembayaran ATK September 2015 ... 53
D.3 Kuitansi Pembayaran ATK Oktober-Desember 2015 ... 54
E.1 Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja Juli-Agustus 2015 ... 55
E.2 Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja September 2015... 56
E.3 Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja Oktober-Desember 2015 ... 57
F.1 Faktur Pajak Juli-Agustus 2015 ... 58
F.2 Faktur Pajak September 2015 ... 59
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Semakin berkembangnya dunia pemasaran semakin tinggi pula tingkat kebutuhan suatu perusahaan terhadap barang-barang. Untuk itu, setiap perusahaan mempunyai kebijakan untuk memenuhi semua kebutuhan karyawan yang sifatnya untuk kegiatan perusahaan agar terciptanya kelancaran kinerja pada suatu perusahaan. Pada dasarnya setiap perusahaan menghendaki tercapainya tujuan dan sasaran yang efektif dan efisien. Untuk mencapai tujuan dan sasaran tersebut diperlukan adanya administrasi perbekalan yang didalamnya terdapat beberapa fungsi untuk dilaksanakan secara baik dan saling berkaitan.
Pengadaan merupakan fungsi penting dalam setiap perusahaan, setiap perusahaan memerlukan sebuah pasokan barang dan pengadaan bertanggung jawab untuk mengaturnya. Jika pengadaan ditangani secara buruk, barang-barang tidak akan sampai atau barang salah dikirim, jumlah yang salah, kualitas buruk, harga yang terlalu tinggi, layanan yang buruk dan lain sebagainya.
Kegiatan pengadaan barang tersebut adalah untuk menjamin tersedianya barang yang akan digunakan untuk proses produksi, untuk itu betapa pentingnya
kegiatan pengadaan barang untuk mengadakan dan mengendalikan kebutuhan terhadap barang pada suatu perusahaan.
Bagi suatu perusahaan alat tulis kantor (ATK) merupakan alat pendukung yang memegang peranan penting dalam menunjang keberlangsungan dan kelancaran kegiatan operasional perusahaan. Ketersediaan alat tulis kantor dapat mempengaruhi mutu dan progress kegiatan yang diselenggarakan perusahaan. Ketersediaan alat tulis kantor ditentukan pula oleh perencanaan dan pelaksanaan proses pengadaan.
Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi Republik Indonesia adalah Kementerian dalam pemerintahan Indonesia yang membidangi urusan pembangunan desa dan kawasan perdesaan, pemberdayaan masyarakat desa, percepatan pembangunan daerah tertinggal, dan transmigrasi. Untuk kelancaran kerja para pegawai pada subdirektorat sarana dan prasarana permukiman desa, maka diperlukan pengadaan barang (alat tulis kantor) secara efektif dan efisien.
Berdasarakan penjelasan tersebut, maka penulis tertarik untuk menulis laporan tugas akhir dengan mengambil judul “Prosedur Pengadaan Alat Tulis Kantor Pada Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi Jakarta”
3
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka penulis merumuskan permasalahan sebagai berikut :
1. Bagaimana prosedur pengadaan alat tulis kantor di Subdirektorat Permukiman pada Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi Jakarta ?
2. Kendala apa saja dalam pelaksanaan pengadaan alat tulis kantor di Subdirektorat Permukiman pada Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi Jakarta ?
1.3.Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari penulisan tugas akhir ini antara lain :
1. Untuk mengetahui prosedur pengadaan alat tulis kantor di Subdirektorat Permukiman pada Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi Jakarta.
2. Untuk mengetahui kendala apas saja dalam pelaksanaan pengadaan alat tulis kantor di Subdirektorat Permukiman pada Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi Jakarta.
Manfaat dari penulisan tugas akhir ini, adalah : 1. Bagi Penulis
Untuk membandingkan teori-teori yang telah didapat dari bangku kuliah dengan melakukan penelitian pada subdirektorat sarana dan prasarana
permukiman desa dan menambah pengetahuan di bidang Manajemen Pengadaan khususnya mengenai pengadaan alat tulis kantor.
2. Bagi Perusahaan
Untuk menambah wawasan tentang prosedur pelaksanaan pengadaan barang khusunya pengadaan alat tulis kantor.
3. Bagi Pembaca
Memberikan sumbangan pemikiran atau sebagai referensi bagi mahasiswa yang tertarik dalam bidang ini demi tercapainya suatu karya ilmiah dan menambah pengetahuan mengenai pentingnya pengadaan barang pada suatu instansi pemerintahan dan sebagai bahan perbandingan dengan perusahaan lain.
1.4. Metode Pengumpulan Data
Metode yang digunakan oleh penulis dalam mengumpulkan data yang dibutuhkan untuk membantu penelitian ini adalah :
1. Metode Observasi
Peneliti melakukan pengumpulan data dengan mengadakan peninjauan secara langsung dalam rangka mengumpulkan data yang sesuai dengan tema penulisan.
2. Metode Wawancara
Peneliti mengumpulkan informasi dengan melakukan tanya jawab dan tatap muka langsung dengan pihak yang berwenang dan kompeten mengenai masalah yang diteliti.
5
3. Studi Dokumentasi
Penulis mengumpulkan data dan informasi dari buku-buku dan karya tulis ilmiah lainnya yang berhubungan dengan masalah penelitian.
1.5. Ruang Lingkup
Pembahasan dalam Tugas Akhir ini mengenai prosedur pengadaan alat tulis kantor di Subdirektorat Sarana dan Prasarana Permukiman Desa pada Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi Jakarta. Untuk penulisan Tugas Akhir ini penulis membatsi pada Direktorat Jenderal Pembangunan dan Pemberdayaan Masyarakat Desa pada periode Juli sampai dengan Desember 2015. Data-data yang digunakan adalah pengadaan alat tulis kantor, meliputi data pemesanan barang, faktur dan kuitansi periode Juli sampai dengan Desember 2015.
1.6. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan Tugas Akhir ini dibagi menjadi empat bab, masing-masing bab mengemukakan secara garis besar mengenai hal-hal dan masalah yang akan dibahas, dan masalah tersebut sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat, metode pengumpulan data, ruang lingkup, dan sistematika penulisan.
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan tentang landasan teori-teori baik bersifat umum maupun bersifat khusus yang berkaitan dengan proses pengadaan barang pada subdirektorat sarana dan prasarana permukiman desa pada Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi Jakarta.
BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini membahas mengenai tinjauan umum perusahaan terdiri dari sejarah berdirinya, struktur dan tata kerja organisai, kegiatan usaha Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi Jakarta dan hasil penelitian berupa prosedur pengadaan alat tulis kantor pada subdirektorat sarana dan prasarana permukiman desa.
BAB IV : PENUTUP
Bab ini menjelaskan tentang kesimpulan yang merupakan ringkasan akhir yang diperoleh dalam penyusunan tugas akhir serta saran-saran penulis.
7
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Pengadaan
2.1.1. Definisi Pengadaan
Menurut Alexandra (2009:1) “Pengadaan adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian, yang meliputi bahan baku, barang setengah jadi, barang jadi/peralatan, yang spesifikasinya ditetapkan oleh pejabat pembuat komitmen (PPK)”.
Menurut Nofrisel, dkk (2011:53) “Dalam sebuah rantai pasokan, tiap perusahaan membeli barang dari pemasok awal, menambahkan nilai, dan menjualnya kepada konsumer akhir. Karena pada setiap perusahaan membeli dan menjual, barang-barang bergerak sepanjang rantai pasokan”
Menurut Siahaya (2012:1) “Pengadaan adalah upaya mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan yang dilakukan berdasarkan pemikiran yang logis dan sistematis dan mengikuti norma dan etika yang berlaku sesuai metode dan proses pengadaan barang dan jasa yang berlaku”.
Berdasarkan dari ketiga definisi tersebut maka penulis menyimpulkan bahwa pengadaan adalah kegiatan untuk mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan mulai dari proses perencanaan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan dan dilakukan sesuai dengan metode pengadaan barang dan jasa yang berlaku.
2.1.2. Fungsi dan Peranan Manajemen Pengadaan
Menurut Siahaya (2012 : 9) Manajemen pengadaan mempunyai berbagai macam fungsi yang dapat dikelompokkan menjadi :
1. Pembelian (Purchasing), merupakan kegiatan lebih difokuskan kepada pembelian barang (material) dan peralatan (equipment)
2. Penyewaan (Leasing), merupakan kegiatan sewa menyewa baik secara sewa murni atau sewa dengan opsi untuk membeli
3. Konstruksi (Construction), merupakan kegiatan membangun wujud fisik 4. Konsultasi (Consultation), merupakan kegiatan jasa keahlian profesional 5. Inspeksi (Inspection), merupakan kegiatan pemeriksaan dan pengujian
6. Swakelola (Self Management), merupakan kegiatan yang dilaksanakan sendiri (internal)
7. Tukar Tambah (Trade-in), merupakan kegiatan tukar menukar barang dengan membayar selisih harga, untuk memperoleh barang yang sesuai dengan kebutuhan operasi, untuk menghindari kerugian perusahaan
8. Beli Kembali (Factory Buy-back), merupakan kegiatan pembelian kembali oleh pabrik pembuat terhadap barang yang tidak terpakai untuk mengurangi kerugian perusahaan
9. Barter (Exchange), merupakan kegiatan tukar menukar barang secara langsung (tukar guling).
Manajemen pengadaan berperan sebagai proses penentuan secara sistematik terhadap, apa (spesifikasi, kualitas), kapan (jadwal, delivery time), bagaimana
9
(sumber, sistem) dan berapa (kuantitas) untuk mengadakan barang dan jasa dari sumber pengadaan sampai ke tempat tujuan sesuai kualitas dan kuantitas, biaya yang optimal dan waktu suplai yang wajar untuk memenuhi kebutuhan.
2.1.3. Prinsip Pengadaan Barang dan Jasa
Menurut Alexandra (2009:4) Berdasarkan Keppres No 80 Tahun 2003, pengadaan barang dan jasa dilakukan dengan menerapkan prinsip efisien, efektif, terbuka dan bersaing, transparan, adil, dan akuntabel.
1. Efisien
Pengadaan barang atau jasa harus direncanakan dan diusahakan agar menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya.
2. Efektif
Pengadaan barang atau jasa harus sesuai dengan kebutuhan dan prioritas yang telah ditetapkan serta memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan.
3. Terbuka dan Bersaing
Pengadaan barang atau jasa terbuka bagi penyedia barang atau jasa yang memenuhi persyaratan. Proses pengadaan barang atau jasa dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara penyedia barang atau jasa yang setara dan memenuhi syarat atau kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan.
4. Transparan
Dalam proses pengadaan barang dan jasa, semua ketentuan dan informasi, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang atau jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang dan jasa yang berminat dan masyarakat luas pada umumnya.
5. Adil
Perlakuan yang sama dan adil bagi semua calon penyedia barang atau jasa dengan tidak mengarahkan untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan atau alasan apapun.
6. Akuntabel
Prinsip akuntabel berarti proses pengadaan barang dan jasa harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi kelancaraan pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pelayanan masyarakat sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2.1.4. Metode Pengadaan Barang
Menurut Alexandra (2009:19) Berdasarkan keputusan presiden No. 80 Tahun 2003, dalam pengadaan barang dan jasa, pemerintah dapat memilih penyedia barang dan jasa melalui empat metode, yaitu pelelangan umum, pelelangan terbatas, pemilihan langsung dan penunjukan langsung.
11
Dalam pelelangan umum, pemerintah memberi kesempatan kepada masyarakat luas yang berminat dan memenuhi persyaratan untuk mengikuti lelang atau tender.
2. Pelelangan Terbatas
Bila pelelangan umum sulit dilaksanakan karena penyedia barang dan jasa yang mampu mengerjakan diyakini terbatas dan pekerjaannya kompleks adalah pekerjaan yang memerlukan teknologi tinggi atau mempunyai resiko tinggi atau yang menggunakan peralatan yang didesai khusus atau bernilai di atas Rp. 50.000.000,- dalam pelelangan terbatas, calon pengguna barang dan jasa telah memiliki calon penyedia yang diyakini memiliki kemampuan untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
3. Pembelian Langsung
Pembelian Langsung adalah metode pelaksanaan pengadaan barang dengan cara membeli langsung dipasar, dengan demikian nilainya berdasarkan harga pasar. Batasan nilai pengadaan barang dan jasa dan kebijakan pelaksanaan yang diproses dengan metode pembelian langsung.
4. Pemilihan Langsung
Bila pelelangan umum dan pelelangan terbatas sulit dilaksanakan dan kemungkinan tidak akan mencapai sasaran, panitia dapat melakukan pemilihan langsung. Pemilihan langsung dapat dilaksanakan untuk pengadaan yang bernilai sampai dengan Rp. 100.000.000,- dalam metode pemilihan, panitia membandingkan sebanyak-banyaknya penawaran,
sekurang-kurangnya 3 (tiga) penawaran, dari penyedia barang atau jasa yang telah lulus prakualifikasi, dan telah lolos dalam negosiasi baik teknis maupun biaya. 5. Penunjukan Langsung
Berdasarkan ketentuan dalam Keputusan Presiden No. 8 Tahun 2003 tentang pedoman pengadaan barang dan jasa dan perubahannya, Penunjukan Langsung dalam pengadaan barang atau jasa pemerintah dapat dilaksanakan dalam hal memenuhi kriteria keadaan tertentu atau pengadaan barang atau jasa khusus. Dalam penunjukan langsung, panitia pengadaan barang dan jasa tidak membuat pengumuman, melainkan meminta penyedia barang dan jasa yang ditunjuk biasanya adalah yang sudah pernah memasok atau mengerjakan paket pekerjaan dengan baik atau tidak termasuk dalam daftar hitam rekanan jika belum pernah, penyedia barang dan jasa dapat mengirimkan brosur produk atau jasa yang ditawarkan sebagai promosi.
6. Swakelola
Swakelola adalah kegiatan pengadaan barang dan jasa yang mampu direncanakan sendiri, dikerjaan dan diawasi sendiri oleh unit kerja pengguna atau pemilik anggaran yang bersangkutan.
2.1.5. Etika Pengadaan
Menurut Siahaya (2012:14) Etika (kode etik) Pengadaan merupakan pedoman profesional individu pelaksana pengadaan yang bertanggung jawab dalam melaksanakan tugas dan kegiatan pengadaan barang dan jasa.
13
Prinsip etika pengadaan adalah untuk menegakkan integritas, kehormatan, martabat dan meningkatkan kompetensi dan professional serta bersikap jujur dan adil setiap pelaksana pengadaan.
Pedoman praktik etika pengadaan :
1. Menjungjung tinggi profesi pengadaan
2. Melaksanakan prinsip pengadaan secara konsekuen dalam pengambilan keputusan secara terbuka , transparan, efisien, efektif, tidak diskriminatif, persaingan sehat, akuntabel dan kredibel.
3. Melakukan kegiatan sesuai peraturan, kaidah , kompetensi dan kewenangan. 4. Melakukan tugas dan tanggung jawab secara profesional, tertib, patuh dan taat
asas.
5. Menegakkan kehormatan, integritas, kejujuran dan martabat profesi pengadaan.
6. Menghindari konflik kepentingan
7. Tidak melakukan dan tidak kompromi terhadap korupsi, kolusi dan nepotisme.
8. Loyal kepada perusahaan dan isntitusi pemberi kerja. 9. Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang. 10. Memegang teguh rahasia jabatan.
11. Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan (conflict of interest).
13. Menerima dan bertanggung jawab atas segala keputusan yang telah ditetapkan.
14. Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran keuangan. 15. Menghargai hak para pihak.
16. Tidak menerima, tidak memberi, tidak meminta, tidak menawarkan atau tidak menjanjikan untuk memberi imbalan atau menerima hadiah berupa apa saja kepada dan dari siapapun yang diketahui dan patut diduga berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa.
17. Tidak memalsukan dokumen atau menggunakan dokumen yang tidak sah. 18. Menghindari loyalitas ganda.
19. Tidak melakukan insider trading (praktik kepentingan bisnis pribadi dalam perusahaan).
20. Meningkatkan pengetahuan pribadi.
2.1.6. Kebijakan Umum Pengadaan Barang dan Jasa
Menurut Sutedi (2008:13) Dengan pertimbangan besarnya belanja yang dilaksanakan melalui proses pengadaan barang dan jasa dan potensi proses pengadaan barang dan jasa yang dapat mempengaruhi perilaku birokrasi dan masyarakat, serta harapan untuk memecahkan permasalahan umum dalam lingkungan strategis yang ada, maka beberapa kebijakan umum yang diberlakukan untuk pengadaan barang dan jasa sebagaimana diatur dalam Keputusan Presiden No. 80 Tahun 2003 Pasal 4 adalah sebagai berikut :
15
1. Meningkatkan penggunaan produksi dalam negeri, rancang bangun dan perkayasaan nasional yang sasarannya adalah memperluas lapangan kerja dan mengembangkan industri dalam negeri dalam rangka meningkatkan daya saing barang dan jasa produksi dalam negeri pada perdagangan internasional.
2. Meningkatkan peran serta usaha kecil termasuk koperasi kecil dan kelompok masyarakat dalam pengadaan barang dan jasa.
3. Menyederhanakan ketentuan dan tata cara untuk mempercepat proses pengambilan keputusan dalam pengadaan barang dan jasa.
4. Meningkatkan profesionalisme, kemandirian, dan tanggung jawab pengguna, panitia/pejabat pengadaan, dan penyedia barang dan jasa.
5. Meningkatkan penerimaan negara melalui sektor perpajakan. 6. Menumbuhkembangkan peran serta usaha nasional.
7. Mengharuskan pelaksanaan pemilihan penyedia barang dan jasa dilakukan di dalam wilayah Negara Republik Indonesia.
8. Kewajiban mengumumkan secara terbuka rencana pengadaan barang dan jasa kecuali pengadaan barang dan jasa yang bersifat rahasia pada setiap awal pelaksanaan anggaran kepada masyarakat luas.
2.1.7. Perencanaan Pengadaan dan Jenis Sumber Pengadaan
Menurut Siahaya (2012:17) penyusunan perencanaan pengadaan yang meliputi :
2. Target yang akan dicapai 3. Anggaran dan biaya pengadaan 4. Penyiapan dokumen pengadaan 5. Analisis pasar
6. Sumber pengadaan 7. Metode pengadaan
8. Proses pelaksanaan pengadaan yang mencakup tender (lelang), evaluasi, negosiasi dan kontrak.
9. Transportasi yang mencakup pengapalan, importasi dan kepabeanan 10. Inspeksi dan pengawasan mutu
11. Hubungan kemitraan dengan pemasok
12. Peningkatan penggunaan produk dalam negeri 13. Penyerahan dan serah terima pekerjaan. 14. Pelaporan.
2.1.8. Keuntungan dalam Pengadaan
Menurut Nofrisel, dkk (2011:55) Biasanya pengadaan barang diatur dalam sebuah departemen tersendiri untuk mendapatkan keuntungan berupa pembelian yang terpusat. Keuntungan tersebut termasuk:
1. Mengonsolidasikan semua pesanan bnarang yang sama dan mirip untuk mendapatkan diskon berdasarkan jumlahnya.
17
2. Mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan terkait untuk mengurangi biaya transportasi, pembiayaan dan administrasi.
3. Menghapus yang terduplikasi dan praktek-praktek yang sembarangan.
4. Memiliki satu titik pandang dalam berhubungan dengan pemasok dan memberikan mereka informasi dan layanan yang konsisten.
5. Mengembangkan keterampilan tertentu dan meningkatkan jalannya proses pengadaan barang.
6. Membiarkan orang lain untuk konsentrasi pada pekerjaan mereka sendiri tanpa mengalihkan perhatiannya pada pembelian.
7. Memusatkan tanggung jawab pada proses pengadaan barang, membuat pengawasan manajemen lebih mudah.
2.1.9. Pengawasan Pengadaan yang Baik dan Efektif
Adanya suatu sistem pengawasan pengadaan yang dibina dan dilaksanakan secara sehat dan tepat, serta didukung oleh tenaga kerja yang cakap dan dengan menggunakan formulir dan teknik yang telah dikemukan dalam bagian terdahulu, akan mencapai beberapa keuntungan.
Menurut Assauri (2008:289), kentungan-keuntungan yang diperoleh tersebut antara lain adalah:
1. Dapat terselenggaranya pengadaan dan penyimpanan persediaan bahan-bahan yang cukup untuk memenuhi kebutuhan perusahaan pabrik dalam jumlah (kuantitas) maupun mutu (kualitas).
2. Dapat dikuranginya penanaman modal atau investasi bahan-bahan sampai batas minimum.
3. Terjaminnya barang-barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang dibuat pada purchase order.
4. Dilindungi semua bahan-bahan (dengan cara penyimpanan yang semestinya terhadap pencurian, kerusakan, dan kemerosotan mutu.
5. Dapat dilayani bagian produksi dengan bahan-bahan yang dibutuhkan pada waktu dan tempat yang telah ditentukan, serta mencegah penyalahgunaan dan penyelewengan.
6. Terselenggaranya pencatatan persediaan yang menunjukan penerimaan, pengeluaran, penggunaan serta jumlah dan jenis barang yang ada dalam gudang.
19
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Umum Organisasi
3.1.1. Sejarah dan Perkembangan Organisasi
Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi Republik Indonsia adalah Kementerian dalam Pemerintah Indonesia yang membidangi urusan pembangunan desa dan kawasan perdesaan, pemberdayaan masyarakat desa, percepatan pembangunan daerah tertinggal, dan transmigrasi. Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Presiden. Kementerian ini dipimpin oleh seorang Menteri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi yang sejak 27 Oktober 2014 dijabat oleh Marwan Jafar.
Kementerian Negara Percepatan Pembangunan Kawasan Timur Indonesia baru dibentuk pada Kabinet Gotong Royong dalam masa pemerintahan Presiden Megawati Soekarnoputri. Pada masa pemerintahan Presiden Susilo Bambang Yudhoyono, kementerian ini diganti namanya menjadi Kementerian Negara Percepatan Pembangunan Daerah Tertinggal dan kemudian menjadi Kementerian Negara Pembangunan Daerah Tertinggal. Pada era pemerintahan Presiden Joko Widodo dalam Kabinet Kerja, kementerian ini kembali berganti nama menjadi Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi. Salah satu kementerian baru di era kepemimpinan Presiden Joko Widodo dan Wakil Presiden
Jusuf Kalla adalah Kementerian Desa, Transmigrasi, dan Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi.
Pembangunan daerah tertinggal bertujuan untuk memberdayakan masyarakat yang terbelakang agar terpenuhi hak dasarnya sehinga dapat menjalankan aktifitasnya untuk berperan aktif dalam pembangunan yang setara dengan masyarakat Indonesia lainnya.
Seperti diketahui, Kementerian Desa merupakan gabungan antara Kementerian Pembangunan Daerah Tertinggal dan Direktorat Transmigrasi yang awalnya menjadi bagian dari Kementerian Tenaga Kerja. Sekarang Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi pada Kabinet Kerja 2014-2019 memiliki lima Deputi, masing-masing; Deputi I Bidang Pengembangan Sumber Daya, Deputi II Bidang Peningkatan Infrastruktur, Deputi III Bidang Pembinaan Ekonomi dan Dunia Usaha, Deputi IV Bidang Pembinaan Lembaga Sosial dan Budaya, Deputi V Bidang Pengembagan Daerah Khusus, dan masing-masing Deputi memiliki 5 Asisten Deputi.
Visi
Berlandaskan pada kenyataan bahwa masih banyak daerah yang tertinggal, maka visi pembangunan daerah tertinggal adalah terwujudnya daerah tertinggal sebagai daerah yang maju dan setaraf dengan daerah lain di Indonesia.
21
Misi
1. Mengembangkan perekonomian lokal melalui pemanfaatan sumber daya lokal (sumber daya manusia, dan kelembagaan) melalui partisipasi semua pemangku kepentingan (stakeholders) yang ada.
2. Memberdayakan masyarakat melalui peningkatan akses masyarakat terhadap pelayanan pendidikan dan kesehatan, penciptaan lapangan kerja, peningkatan akses modal usaha, teknologi, pasar, informasi.
3. Meningkatkan kapasitas kelembagaan pemerintah daerah dan masyarakat.
4. Memutuskan keterisolasian daerah tertinggal melalui peningkatan sarana dan prasarana komunikasi dan transportasi sehingga memiliki keterkaitan dengan daerah lainnya.
5. Mengembangkan daerah perbatasan sebagai beranda Negara Kesatuan Republik Indonesia melalui pengembangan pusat pertumbuhan ekonomi berbasis sumber daya alam dan pengembangan sektor-sektor unggulan.
6. Mempercepat rehabilitas dan pemulihan daerah-daerah pasca bencana alam dan pasca konflik serta mitigasi bencana.
3.1.2. Struktur dan Tata Kerja Organisasi 1. Struktur Organisasi
Dalam sebuah organisasi, terdapat proses pengaturan tanggung jawab dan wewenang yang akan memudahkan organisasi dalam mencapai tujuan. Garis tanggung jawab dan wewenang ini sangat jelas terlihat pada struktur organisasi yang ada pada Subdit Sarana dan Prasarana Permukiman Desa.
Sumber : Subdit Sarana dan Prasarana Permukiman Desa
Gambar III.1. Struktur Organisasi Subdit Permukiman
2. Tata Kerja Organisai
1. Kasubdit Sarana dan Prasarana Permukiman Desa
Tugas pokok dan fungsi dari Kepala Subdit Sarana dan Prasarana Permukiman Desa adalah sebagai berikut:
a. Melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, pelaksanaan kebijakan, standarisasi, bimbingan teknis dan supervisi, serta monitoring dan evaluasi bina pengelolaan sarana dan prasarana permukiman desa;
b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan, pelaksanaan kebijakan, standarisasi, bimbingan teknis dan supervisi, serta monitoring dan evaluasi bina pengelolaan fasilitasi pembangunan permukiman desa; dan
Kasubdit Sarpras Permukiman Desa Kasi Pembangunan Lingkungan Permukiman Kasi Pembangunan Permukiman Jabatan Fungsional Umum Tenaga Pendukung Administrasi Asisten Tenaga Ahli Tenaga Ahli
23
c. Penyiapan bahan perumusan kebijakan, pelaksanaan kebijakan, standarisasi, bimbingan teknis dan supervisi, serta monitoring dan evaluasi bina pengelolaan fasilitasi pembangunan lingkungan permukiman desa.
2. Kepala Seksi Fasilitasi Pembangunan Permukiman Desa
a. Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan, pelaksanaan kebijakan, standarisasi, bimbingan teknis dan supervise; dan b. Serta monitoring dan evaluasi bina pengelolaan fasilitasi pembangunan
permukiman desa.
3. Kepala Seksi Fasilitasi Pembangunan Lingkungan Permukiman Desa
a. Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan, pelaksanaan kebijakan, standarisasi, bimbingan teknis dan supervise; dan b. Serta monitoring dan evaluasi bina pengelolaan fasilitasi pembangunan
lingkungan permukiman desa. 4. Jabatan Fungsional Umum
a. Mempunyai tugas dalam membantu kepala seksi fasilitasi pembangunan permukiman desa dan kepala seksi fasilitasi pembangunan lingkungan permukiman desa dalam melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan, standarisasi, bimbingan teknis dan supervise; dan
c. Serta monitoring dan evaluasi bina pengelolaan fasilitasi permukiman desa. 5. Tenaga Ahli
Mempunyai tugas diantaranya :
b. Mampu merencanakan kegiatan dengan membuat term of reference (TOR) dan Rincian Anggaran Biaya (RAB) Workshop, Seminar, Bimbingan Teknis, maupun Rapat Koordinasi;
c. Dapat menyusun draft panduan bimbingan teknis, petunjuk pelaksanaan, dan modul pelatihan;
d. Mampu mengembangkan jaringan dengan instansi pemerintrah dan non pemerintah di tingkat nasional dan daerah dalam rangka keberlanjutan program; dan
e. Sanggup melakukan monitoring dan evaluasi. 6. Asisten Tenaga Ahli
Mempunyai tugas dan tanggung jawab diantaranya:
a. Dapat menyiapkan bahan-bahan untuk program kegiatan;
b. Mampu merencanakan kegiatan dengan membuat term of reference (TOR) dan Rincian Anggaran Biaya (RAB) Workshop, Seminar, Bimbingan Teknis maupun Rapat Koordinasi;
c. Dapat menyusun draft panduan bimbingan teknis, petunjuk pelaksanaan dan modul pelatihan;
d. Mampu mengembangkan jaringan dengan instansi pemerintah dan non pemerintah di tingkat nasional dan daerah dalam rangka keberlanjutan program;
e. Sanggup melakukan monitoring dan evaluasi;
f. Menyiapkan draft laporan administrasi dan keuangan; dan g. Menyiapkan bahan-bahan laporan realisasi kegiatan.
25
7. Tenaga Pendukung Administrasi
Tugas dan tanggung jawab tenaga pendukung administrasi adalah sebagai berikut:
a. Dapat mengumpulkan data dan informasi yang berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan;
b. Mengelola kearsipan dokumen sebagai bukti otentik terhadap ke-valid-an data terhadap pelaksanaan kegiatan;
c. Dapat mengumpulkan dan menyiapkan bahan, konsep-konsep surat serta daftar yang akan diketik;
d. Mampu mengoperasikan komputer minimal Microsoft Office dan menggunakan internet;
e. Sanggup melakukan monitoring dan evaluasi;
f. Menyiapkan draft laporan administrasi dan keuangan; g. Menyiapkan bahan-bahan laporan realisasi kegiatan; dan
h. Melakukan perjalanan dinas yang ditugaskan oleh pejabat pemberi tugas sesuai golongan tingkat biaya perjalanan dinas yang mengacu pada tingkat biaya A/B/C yang ditentukan oleh Pejabat Pembuat Komitmen dengan mempertimbangkan tingkat pendidikan/kepatuhan/tugas yang bersangkutan untuk mendukung terlaksananya kegiatan.
3.1.3. Kegiatan Organisasi
Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi mengacu pada Permendes No. 6 Tahun 2015 mempunyai tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pembangunan desa dan kawasan perdesaan, pemberdayaan masyarakat desa, percepatan pembangunan daerah tertinggal, dan transmigasi untuk membantu Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan negara.
Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi berdasarkan pada Permendes No. 6 Tahun 2015 menyelenggarakan fungsi :
1. Perumusan penetapan, dan pelaksanaan kebijakan di bidang pembangunan desa dan kawasan perdesaan, pemberdayaan masyarakat desa, pengembangan daerah tertentu, pembangunan daerah tertinggal penyiapan pembangunan permukiman, dan pengembangan kawasan transmigrasi;
2. Koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan, dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi;
3. Pengelolaan barang milik/kekayaan negara yang menjadi tanggung jawabnya; 4. Pengawasan atas pelaksanaan tugas di lingkungan Kementerian Desa,
Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi;
5. Pelaksanaan bimbingan teknis dan supervisi atas pelaksanaan urusan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi;
27
6. Pelaksanaan penelitian dan pengembangan, pendidikan dan pelatihan, serta pengelolaan informasi di bidang pembangunan desa dan kawasan perdesaan, pemberdayaan masyarakat desa, pengembangan daerah tertentu, pembangunan daerah tertinggal, dan transmigrasi; dan
7. Pelaksanaan dukungan yang bersifat substantif kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi.
3.2. Hasil Penelitian
3.2.1. Prosedur Pengadaan Alat Tulis Kantor
Pengadaan alat tulis kantor pada subdit permukiman menggunakan metode pengadaan langsung. Berdasarkan hasil wawancara dan data yang penulis peroleh pengadaan langsung dilaksanakan dengan mengikuti ketentuan sebagai berikut: 1. Membeli langsung kepada penyedia (umumnya penyedia perseorangan). 2. Negosiasi secara lisan antara pembeli dengan supplier.
3. Tidak memerlukan Harga Perkiraan Sendiri (HPS), yaitu perkiraan biaya atas pekerjaan barang/jasa sesuai dengan syarat-syarat yang ditentukan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa, dikalkulasikan secara keahlian dan berdasarkan data yang dapt dipertanggungjawabkan.
4. Bukti pembelian yang digunakan dapat menggunakan bukti pembelian seperti faktur, nota atau kuitansi.
Supplier Subdit Permukiman Pejabat Pembuat Komitmen Bagian keuangan Tidak Ya Ya \
Tabel III.1 Tabel Flow Chart Pengadaan Alat Tulis Kantor
Sumber :Subdit Sarana dan Prasarana Permukiman Desa
Supplier Berkoordinasi dengan Bagian keuangan Melaksanakan Belanja ATK Menyerahkan Bukti Pembelian ATK Subdit Permukiman Membuat Dokumen Pertanggungj awaban Menerima Dokumen Pertanggung jawaban Menerima Dokumen Pertanggung jawaban Benda - hara Pengel -uaran Melakukan Proses Pembayaran Mulai Menginventarisasi ATK (Alat Tulis Kantor) Sesuai kebutuhan Arsip Selesai Input SIRA Dokumen Kembali
29
Keterangan :
1. Supplier
Supplier merupakan pemasok barang dalam proses pengadaan alat tulis kantor.
Biasanya supplier dalam proses pengadaan merupakan rekanan subdit permukiman. Syarat untuk menjadi supplier pada proses pengadaan alat tulis kantor adalah harus memiliki Nomor Pribadi Wajib Pajak (NPWP).
2. Subdit Permukiman
Membuat dokumen pertanggung jawaban yaitu dengan melengkapi kuitansi pembelian, daftar rincian pembelian, dan pajak. Selanjutnya subdit permukiman juga harus menyesuaikan apakah belanja atk yang dilaksanakan nilainya sudah sesuai dengan anggaran yang ada.
3. Pejabat Pembuat Komitmen
Yaitu pejabat yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan pengadaan alat tulis kantor. Setelah berkas diterima oleh subdit permukiman selanjutnya karyawan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) meneliti kembali apakah berkas telah sesuai dan apabila telah sesuai karyawan PPK menerbitkan Surat Permintaan Pembayaran (SPP), dan setelah selesai membuat SPP Pejabat Pembuat Komitmen menandatangani dokumen pertanggungjawaban tersebut. Dan setelah selesai selanjutnya menyerahkan dokuem pertanggungjawaban tersebut kepada bagian keuangan.
4. Bagian Keuangan
Pada prosedur pengadaan alat tulis kantor bagian keuangan mempunyai tugas untuk melaksanakan proses pembayaran dimulai dari berkas diterima oleh bagian
keuangan, selanjutnya setelah pejabat pembuat komitmen mendatangani, bagian keuangan menerbitkan Surat Perintah Membayar (SPM), yang selanjutnya apabila SPM tersebut sudah ditanda tangani oleh penerbit SPM dapat langsung dibawa ke Kantor Pusat Perbendaharaan Negara untuk melakukan proses pembayaran atk sesuai dengan dokumen pertanggung jawaban yang telah dibuat oleh subdit permukiman.
Berdasarkan alur pengadaan diatas dapat dijelaskan prosedur pengadaan alat tulis kantor pada subdit permukiman :
Menginventarisasi alat tulis kantor, berdasarkan flowchart diatas, dapat dijelaskan prosedur pengadaan alat tulis kantor pada subdit sarana dan prasarana permukiman desa dimulai dari menginventarisasi alat tulis kantor yang dibutuhkan. Dilaksanakan langsung oleh karyawan subdit permukiman dan diawasi oleh Kasubdit Permukiman Desa. Pada tahapan ini, biasanya karyawan sudah memiliki supplier untuk melakukan proses belanja alat tulis kantor.
Negosiasi harga pada proses pengadaan alat tulis kantor ini dilakukan secara lisan. Kemudian persyaratan untuk menjadi supplier pada proses pengadaan yaitu harus mempunyai Nomor Pribadi Wajib Pajak (NPWP). Apabila supplier tersebut tidak mempunyai nomor pribadi wajib pajak, maka supplier tersebut tidak dapat menjadi pemasok untuk proses pengadaan alat tulis kantor. Berikut contoh list barang pengadaan alat tulis kantor pada subdit sarana dan prasarana permukiman desa bulan Juli sampai dengan Desember 2015.
31
Tabel III.2
Daftar Rincian Alat tulis Kantor Juli – Agustus 2015
No Nama Barang Banyaknya Harga Satuan Jumlah Harga
1. Kertas HVS F4 Bola Dunia 80 Gr 20 rim Rp. 48.000 Rp. 960.000 2. Kertas Hvs A4 Bola Dunia 80 Gr 15 rim Rp. 43.000 Rp. 645.000 3. Map Diamond 5002 15 dos Rp. 80.000 Rp. 1.200.000 4. Ballpain Faster 10 lusin Rp. 40.000 Rp. 400.000 5. Paper Clip No 107 10 pak Rp. 35.000 Rp. 350.000 6. Paper Clip No 111 10 pak Rp. 55.000 Rp. 550.000 7. Post It Note Warna 10 set Rp. 12.000 Rp. 120.000 8. Post It 3m No 654 10 pak Rp. 13.500 Rp. 135.000 9. Tip-X 6 buah Rp. 8.500 Rp. 51.000 10. Amplop Jaya Besar 6 dos Rp. 18.500 Rp. 111.000 Jumlah Rp. 3.562.000 PPN 10 % Rp. 452.000 Total Rp. 4.974.200
Sumber : Subdit Sarana dan Prasarana Permukiman Desa
Berdasarkan tabel diatas dapat dijelaskan bahwa daftar permintaan alat tulis kantor subdit permukiman bulan Juli sampai dengan Agustus 2015 terdiri dari kertas HVS F4 sebanyak 20 rim, kertas HVS A4 Bola Dunia 80 gr sebanyak 15 rim, map diamond 5002 sebanyak 15 dos, Ballpain faster sebanyak 10 lusin, paper clip No 107 sebanyak 10 pak, paper clip no 111 sebanyak 10 pak,v post it note warna sebanyak 10 set, tip-x sebanyak 6 buah, amplop jaya besar sebanyak 6 dos.
Tabel III.3
Daftar Rincian Alat tulis Kantor September 2015
No Nama Barang Banyaknya Harga Satuan Jumlah Harga
1. Amplop Coklat 1/2 Folio
4 Pak Rp. 20.000 Rp. 80.000 2. Amplop Coklat A4 3 Pak Rp. 25.000 Rp. 75.000 3. Amplop Putih
Kabinet+Jendela(90)
2 Pak Rp. 25.000 Rp. 50.000 4. Batere A2 Alkaline 4 Pak Rp. 7.500 Rp. 30.000 5. Binder Clip 111 8 Pak Rp. 3.500 Rp. 28.000 6. Box File Plastik 4 Buah Rp. 25.000 Rp. 100.000 7. Buku Espedisi 100 Lbr 5 Buah Rp. 5.000 Rp. 25.000 8. Buku Folio 200 Lbr 7 Buah Rp. 17.000 Rp. 119.000 9. Business File A4 7 Buah Rp. 41.000 Rp. 287.000 10. Business File F4 4 Buah Rp. 46.000 Rp. 184.000 11. Clear Holder 60 Lbr F4 4 Pak Rp. 22.000 Rp. 88.000 12. Dispenser Lakban
Plastik
3 Buah Rp. 12.000 Rp. 36.000 13. Gunting Sedang 4 Buah Rp. 5.700 Rp. 22.800 14. Paper Clip No 107 9 Pak Rp. 34.000 Rp. 306.000 15. Post It Note Warna 14 Set Rp. 12.500 Rp. 175.000 16. Post It 3m No 654 10 Set Rp. 14.500 Rp. 145.000 17. Ballpain Faster 13 Buah Rp. 35.000 Rp. 455.000 18. Kertas Hvs Folio Bola
Dunia 80 Gr
5 Rim Rp. 48.000 Rp. 240.000 19. Kertas Hvs A4 Bola
Dunia 80 Gr
6 Rim Rp. 44.000 Rp. 264.000 20. Isi Staples No 3 6 Pak Rp. 2.700 Rp. 16.200 Jumlah Rp. 2.725.000 PPN 10% 272.500 Total Rp. 2.997.500
Sumber : Subdit Sarana dan Prasarana Permukiman Desa
Berdasarkan tabel diatas dapat dijelaskan rincian permintaan alat tulis kantor pada subdit permukiman diantaranya yaitu amplop coklat ½ folio sebanyak 4 pak, amplop coklat A4 sebanyak 3 pak, amplop putih cabinet + jendela (90) sebanyak 2 pak, baterai A2 alkaline
33
sebanyak 4 pak, binder clip 111 sebanyak 8 pak, box file plastic sebanyak 4 buah, buku ekspedisi 100 lembar sebanyak 5 buah, buku folio 200 lembar sebanyak 7 buah, business file A4 sebanyak 7 buah, business file F4 sebanyak 4 buah, clear holder 60 lembar F4 sebanyak 4 pak, dispenser lakban plastic sebanyak 3 buah, gunting sedang sebanyak 4 buah, paper clip no 107 sebanyak 9 pak, post it note warna sebanyak 14 set, post it 3M no 654 sebanyak 10 set, ballpain faster sebanyak 13 pak, kertas HVS folio bola dunia 80 gr sebanyak 5 rim, kertas HVS A4 bola dunia 80 gr sebanyak 6 rim, dan isi staples no 3 sebanyak 6 pak.
Tabel III.4
Daftar Rincian Alat tulis Kantor Oktober – Desember 2015
No Nama Barang Banyaknya Harga Satuan Jumlah Harga
1. Amplop Coklat 1/2 Folio
10 Pak Rp. 10.000 Rp. 100.000 2. Amplop Coklat A4 10 Pak Rp. 15.000 Rp. 150.000 3. Amplop Putih
Kabinet+Jendela(90)
10 Pak Rp. 24.000 Rp. 240.000 4. Binder Clip 111 20 Pak Rp. 5.000 Rp. 100.000 5. Box File Plastik 20 Buah Rp. 17.000 Rp. 340.000 6. Buku Espedisi 100
Lembar
10 Buah Rp. 7.000 Rp. 70.000 7. Buku Folio 200 Lembar 11 Buah Rp. 15.500 Rp. 155.000 8. Business File A4 20 Buah Rp. 41.000 Rp. 820.000 9. Business File F4 20 Buah Rp. 46.500 Rp. 930.000 10. Clear Holder 60 Lembar F4 10 Pak Rp. 21.000 Rp. 210.000 11. Dispenser Lakban Plastik 10 Buah Rp. 12.500 Rp. 125.000 12. Gunting Sedang 10 Buah Rp. 20.000 Rp. 200.000 13. Paper Clip No 107 10 Pak Rp. 32.000 Rp. 320.000 14. Post It Note Warna 15 Set Rp. 12.000 Rp. 180.000 15. Post It 3m No 654 15 Set Rp. 14.000 Rp. 210.000 16. Ballpoin Faster 10 Buah Rp. 35.000 Rp. 350.000 17. Kertas Hvs Folio Bola
Dunia 80 Gr
18. Kertas Hvs A4 Bola Dunia 80 Gr
22 Rim Rp. 40.000 Rp. 880.000 19. Joyko Glue Stick Gs 09
Lem
10 Pcs Rp. 10.000 Rp. 100.000 20. Bantex Magazine File
Folio
10 Pcs Rp. 39.000 Rp. 390.000 21. Bantex Insert Ring
Binder A4, 1 (2rim)
10 Pcs Rp. 20.000 Rp. 200.000 22. Max Staples Besar
Hd-50 Mix Colour
11 Pcs Rp. 5.000 Rp. 715.000 23. Isi Staples No 3 15 Pak Rp. 5.500 Rp. 82.500 24. Kenko Correction Tape
Ct-P821
10 Pcs Rp. 15.000 Rp. 150.000 25. Kenko Punch No 85 Xl 8 Pcs Rp. 65.000 Rp. 520.000 26. Kenko Rautan Meja
A-5
9 Pcs Rp. 55.000 Rp. 495.000 27. Kenko Tape Cloth
48mm
8 Pcs Rp. 21.600 Rp. 172.000 28. Kenko Tape Opp48
Mm Transparant
9 Pcs Rp. 15.700 Rp. 141.000 Jumlah Rp. 9.116.636 PPN 10 % 911.664
Total Rp. 10.028.300 Sumber : Subdit Sarana dan Prasarana Permukiman Desa
Amplop coklat ½ folio sebanyak 10 pak, amplop coklat A4 sebanyak 10 pak, amplop putih cabinet + jendela (90) sebanyak 10 pak, binder clip 111 sebanyak 20 pak, box file plastik sebanyak 20 buah, buku espedisi 100 lembar sebanyak 10 buah, buku folio 200 lembar sebanyak 11 buah, business file A4 sebanyak 20 buah, business file F4 sebanyak 20 buah, clear holder 60 lembar F4 sebanyak 10 pak, dispenser lakban plastic sebanyak 10 buah, gunting sedang sebanyak 10 buah, paper clip no 107 sebanyak 10 pak, post it note warna sebanyak 15 set, post it 3M no 654 sebanyak 15 set, ballpoin faster sebanyak 10 pak, kertas HVS folio bola dunia 80 gr sebanyak 22 rim, kertas HVS A4 bola dunia 80 gr sebanyak 22 rim, joyko glue stick
35
GS 09 lem sebanyak 10 pcs, bantex magazine file folio sebanyak 10 pcs, bantex insert ring binder A4, 1 (2rim) sebanyak 10 pcs, max stapler besar HD-50 mix colour sebanyak 11 pcs, isi staples no 3 sebanyak 15 pak, kenko correction tape CT-P821 sebanyak 10 pcs, kenko punch no 85 XL, kenko rautan meja A-5 sebanyak 9 pcs, kenko tape cloth 48 MM sebanyak 8 pcs, dan kenko tape OPP48 MM transparent sebanyak 9 pcs.
Melaksanakan belanja alat tulis kantor, selanjutnya untuk melaksanakan belanja alat tulis kantor sesuai dengan daftar rincian belanja yang ada, dapat dilakukan dengan menghubungi supplier. Supplier mengirimkan barang-barang yang telah dipesan sebelumnya. Biasanya barang langsung sampai apabila persediaan
supplier sudah tersedia semuanya. Apabila barang tidak tersedia, biasanya barang
dikirim selambat lambatnya 2(dua) hari kerja.
Memeriksa kelengkapan bukti pembelian, supplier selanjutnya mengirimkan barang yang telah dipesan kepada subdit permukiman untuk diteliti lebih lanjut oleh penerima barang, setelah barang yang diterima sesuai dengan yang dipesan, supplier selanjutnya menyerahkan daftar rincian alat tulis kantor yang dipesan, bukti pembelian atau kuitansi dan terakhir adalah faktur pajak. Selanjutnya kelengkapan tersebut diserahkan kepada subdit permukiman untuk dibuatkan dokumen pertanggung jawaban.
Membuat dokumen pertanggung jawaban, pada prosedur selanjutnya, subdit permukiman menerima berkas kelengkapan untuk membuat dokumen pertanggung jawaban berkaitan dengan proses pembayaran. Pada proses ini pembeli memeriksa
berkas kelengkapan sudah sesuai dengan barang yang dipesan. Pada tahap ini, subdit permukiman membayar pajak alat tulis kantor ke Bank Negara Indonesia (BNI) membawa Surat Setoran Pajak.
Perhitungan Pajak PPN dan PPH 22
Berikut adalah pajak pada bulan Juli – Desember 2015, pajak yang harus ditanggung subdit permukiman yaitu meliputi: Pajak Penghasilan (PPh 22) dan Pajak Pertambahan Nilai (PPN). Perlu diketahui untuk pengadaan alat tulis kantor dibawah Rp. 2.000.0000,- (dua juta rupiah) tidak perlu menggunakan PPh 22. Apabila telah sesuai dan lengkap, selanjutnya subdit permukiman membuatkan dokumen pertanggung jawaban untuk diproses lebih lanjut.
PPN = harga barang/11
37
Tabel III.5
Tabel Pajak Alat Tulis Kantor
Penerima Bulan Uraian Jumlah PPN PPH
SUPPLIER. Putra Timur Selatan Ju li s /d A gu stu
s Pembayaran pengadaan alat
tulis kantor dalam rangka pelaksanaan kebijakan pembanagunan sarana dan prasarana desa bulan juli dan agustus 2015. 5484.002.001.011.A 4.974.200 452.200 67.830 SUPPLIER. Media Sarana Infotama Se p temb er
Pembayaran pengadaan alat tulis kantor dalam rangka pelaksanaan kebijakan pembanagunan sarana dan prasarana desa bulan September 2015. 5484.002.001.011.A 2.997.500 272.500 40.875 SUPPLIER. Media Sarana Infotama Ok to b e r s /d D e se mbe r
Pembayaran pengadaan alat tulis kantor dalam rangka pelaksanaan kebijakan pembanagunan sarana dan prasarana desa bulan
Oktober s/d Desember 2015. 5484.002.001.011.A
10.028.300 911.664 136.750
Sumber : Subdit Sarana dan Prasarana Permukiman Desa
Pada tabel diatas diketahui bahwa subdit permukiman menggunakan 2 supplier sebagai pemasok alat tulis kantor. Supplier Putra Timur Raya menjadi supplier pada bulan juli dan agustus. Pajak yang ditanggung oleh subdit permukiman adalah sebesar PPN 452.000,- dan PPh 22 sebesar 67.830. selanjutnya pada bulan September hingga desember subdit permukiman menggunakan supplier yang sama yaitu supplier Media Sarana Infotama dengan PPN sebesar 272.500 dan PPh 22 40.875. Selanjutnya Oktober sampai Desember supplier Media Sarana Infotama membayar pajak dengan rincian PPN sebesar 911.664 dan PPH 22 sebesar 136.750.
Input kedalam SIRA (Sistem Informasi Realisasi Anggaran), selanjutnya karyawan Pejabat Pembuat Komitmen menginput kedalam Sistem Informasi Realisasi Anggaran (SIRA) untuk dibuatkan Surat Perintah Bayar, Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja, dan Daftar Rincian Permintaan Pembayaran. Selanjutnya untuk menyerahkan kepada Pejabat Pembuat Komitmen untuk ditandatangani apabila dokumen pengadaan tersebut telah sesuai. Pada tahap ini selaku Pejabat Pembuat Komitmen bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang tersebut. Apabila tidak memenuhi prosedur yang ada maka dokumen tersebut diserahkan kembali kepada subdit yang mengajukan pengadaan alat tulis kantor.
Berkoordinasi dengan Bagian Keuangan, setelah Pejabat Pembuat Komitmen menandatangani dokumen pengadaan alat tulis kantor, selanjutnya untuk berkoordinasi dengan bagian keuangan satuan kerja Direktorat Jenderal Pembangunan dan Pemberdayaan Masyarakat Desa agar diperiksa lebih lanjut. Pada tahap ini bagian keuangan menyesuaikan apakah sudah sesuai dengan anggaran yang ada untuk subdit permukiman terutama untuk belanja alat tulis kantor. Karena pada tahap ini berkaitan dengan proses pembayaran alat tulis kantor. Setelah dokumen pertanggungjawaban sudah sesuai, Bagian Keuangan membuatkan Surat Perintah Membayar (SPM) untuk mencairkan dana dalam proses pengadaan alat tulis kantor.
Proses pembayaran alat tulis kantor , pada proses pembayaran dimulai dari dokumen pertanggung jawaban alat tulis kantor diterima oleh Bagian Keuangan. Selanjutnya dokumen pertanggungjawaban sudah sesuai, bendahara pengeluaran menandatangani dokumen pertanggungjawaban tersebut. Setelah ditanda tangani
39
selanjutnya bagian keuangan membawa ke Kantor Pusat Perbendaharaan Negara (KPPN). Setelah selesai selanjutnya menunggu sampai Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) sudah keluar. Surat Perintah Pencairan Dana ini diterbitkan oleh Kantor Pusat Perbendaharaan Negara. Apabila Surat Perintah Pencairan Dana telah diterima oleh bagian keuangan menandakan bahwa dana untuk pencairan alat tulis kantor pada subdit permukiman telah dicairkan. Penerbitan SP2D diterbitkan paling lambat 2(dua) hari setelah Surat Perintah Membayar diterima, dan akan ditolak atau dikembalikan paling lambat satu hari sejak diterima SPM.
3.2.2. Kendala dalam Prosedur Pengadaan Alat Tulis Kantor
Pada setiap prosedur pasti memiliki kendala, kendala yang terjadi dalam prosedur pengadaan alat tulis kantor subdit permukiman diantaranya adalah :
1. Belum ada Standard Operasional Procedure dalam pengadaan alat tulis kantor. Seharusnya setiap kementerian memiliki Standard Operasional Procedure khususnya dalam pengadaan alat tulis kantor. Sehingga setiap subdit dapat melakukan proses pengadaan secara efisien dan efektif.
2. Masih kurangnya pemahaman karyawan terhadap prosedur pengadaan barang khusunya alat tulis kantor. Sebaiknya proses pengadaan barang dilakukan oleh karyawan yang ahli dalam pengadaan barang dan jasa. Serta memberikan pelatihan kepada karyawan baru mengenai pengadaan barang dan jasa khusunya pengadaan alat tulis kantor.
3. Tidak melakukan belanja alat tulis kantor setiap bulan, hal ini dapat berkaiatan langsung dengan kinerja kegiatan pada subdit permukiman. Seharusnya belanja alat tulis kantor dilakukan setiap bulan, hal ini dilakukan agar tercapainya kelancaran dalam melaksanakan kegiatan pada subdit permukiman.
4. Masih dilakukan secara manual, hal ini dapat menimbulkan kecurangan dalam pengadaan barang khusunya pengadaan alat tulis kantor. Sebaiknya setiap kementerian wajib menerapkan sistem persediaan alat tulis kantor secara elektronik dengan sistem seperti itu sehingga kecil kemungkinannya untuk terjadi kecurangan pada proses pengadaan alat tulis kantor.
5. Tidak adanya formulir permintaan alat tulis kantor dalam prosedur pengadaan alat tulis kantor, hanya dilakukan secara lisan kepada supplier. Seharusnya setiap subdit mempunyai format untuk formulir pengadaan alat tulis kantor. Hal ini agar diketahui alat tulis kantor apa saja yang akan dipesan kepada supplier.
41 BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Berdasarkan uraian dan penjelasan dalam tugas akhir ini, maka penulis dapat menarik kesimpulan secara keseluruhan, yaitu sebagai berikut :
1. Prosedur pelaksanaan pengadaan alat tulis kantor menggunakan metode pembelian langsung. didasari dengan memulai menginventarisir alat tulis kantor yang dibutuhkan setiap subdit. Dilanjutkan dengan melaksanakan belanja alat tulis kantor kepada supplier. Selanjutnya supplier menyerahkan alat tulis kantor kepada subdit permukiman dengan menyerahkan bukti pembelian atau kuitansi, faktur pajak dan surat setoran pajak. Subdit permukiman selanjutnya menerima dan memeriksa kelengkapan yang telah diserahkan oleh supplier. Pada tahap selanjutnya, subdit permukiman mengambil keputusan apakah dapat dilanjutkan untuk membuat dokumen pertanggung jawaban apabila tidak untuk segera melakukan perbaikan. setelah selesai dengan dokumen pertanggung jawaban. Selanjutnya dokumen pertanggung jawaban alat tulis kantor diserahkan kepada Pejabat Pembuat Komitmen untuk disetujui dan ditandatangani. Setelah Pejabat Pembuat Komitmen meneliti dan menyetujui daftar alat tulis kantor yang diajukan untuk pengelola barang berkoordinasi dengan bendahara pengeluaran satuan kerja Direktorat Jenderal Pembangunan dan Pemberdayaan Masyarakat Desa untuk menyesuaikan apakah alat tulis kantor yang diajukan sudah sesuai dengan rencana kegiatan anggaran kementerian lembaga (RKA/KL) yang ada.
Hal ini sangat perlu diperhatikan, karena pada tahap inilah proses pembayaran alat tulis kantor diajukan. Selanjutnya, proses pembayaran oleh bagian keuangan. Tahap terakhir dari pengadaan alat tulis kantor ini adalah menyimpan dokumen tersebut untuk diarsipkan.
2. Kendala dalam pelaksanaan pengadaan alat tulis kantor diantaranya yaitu belum ada Standard Operational Procedure, masih kurangnya pemahaman terhadap pengadaan, tidak melakukan belanja alat tulis kantor setiap bulan, masih dilakukan secara manual, dan tidak adanya formulir permintaan alat tulis kantor.
4.2. Saran
Sehubungan dengan kegiatan yang dilakukan penulis pada Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi Jakarta, khususnya pada Subdit Permukiman Desa, penulis mencoba memberikan beberapa saran berhubungan dengan prosedur pengadaan alat tulis kantor yang diharapkan dapat berguna, antara lain:
1. Sebaiknya prosedur pengadaan alat tulis kantor pada subdit permukiman harus dilakukan dengan cara yang benar sesuai dengan standar operasional prosedur pengadaan alat tulis kantor yang berlaku.
2. Sebaiknya pemesanan dilakukan setiap sebulan sekali, agar tidak menghambat kelancaran kerja karyawan pada subdit permukiman.
43
3. Sebaiknya untuk memperhatikan dalam memilih supplier agar proses pengadaan alat tulis kantor tidak terhambat yang dapat mengakibatkan ketidak lancarannya pengadaan alat tulis kantor yang dapat mengganggu pekerjaan karyawan.
4. Sebaiknya pemahaman karyawan akan pentingnya pengadaan alat tulis kantor perlu ditingkatkan, agar penanganan masalah yang berhubungan dengan prosedur pengadaan bisa langsung diatasi sesuai dengan prosedur yang ada.
44
Assauri, Sofjan. 2008. Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia
Alexandra. 2009. Tips Menang Tender Pengadaan barang dan Jasa Pemerintah. Jakarta: Penerbit PPM
Nofrisel, dkk. 2011. Panduan & Direktori Logistik Indonesi. Jakarata: PPM & Asosiasi Logistik Indonesia.
Siahaya, Willem. 2012. Manajemen Pengadaan. Bandung: CV. Alfabeta
Sutedi, Adrian. 2008. Aspek Hukum Pengadaan barang dan Jasa. Jakarta: Sinar Grafika.
