1
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
PT. XYZ merupakan sebuah perusahaan yang memproduksi sepeda motor Y di Indonesia. Perusahaan ini didirikan pada 11 Juni 1971 dengan nama PT. A. Pada tahun 2000 perusahaan ini mulai menggunakan nama yang sekarang dengan komposisi kepemilikan dibagi oleh PT. F. PT. XYZ berpusat Sunter.
PT. XYZ merupakan sinergi keunggulan teknologi dan jaringan pemasaran di Indonesia, sebuah pengembangan kerjasama antara YZ Company Limited, Jepang, dan PT. F, Indonesia. Berdasarkan website perusahaan, keunggulan teknologi motor Y diakui di seluruh dunia dan telah dibuktikan dalam berbagai kesempatan, baik di jalan raya maupun di lintasan balap. Y pun mengembangkan teknologi yang mampu menjawab kebutuhan pelanggan yaitu mesin "bandel" dan irit bahan bakar, sehingga menjadikannya sebagai pelopor kendaraan roda dua yang ekonomis.
Berdasarkan wawancara yang dilakukan, banyaknya pegawai di berbagai bidang menimbulkan sebuah masalah. Salah satunya di bagian IT yaitu sulitnya memantau kinerja karyawan dan tidak memiliki sistem untuk membagikan tugas. Solusi yang tepat untuk mengatasi masalah ini adalah pembuatan Project Management Information System (PMIS) yang berpengaruh positif terhadap kinerja dan tingkat kesuksesan suatu proyek. PMIS tersebut diwujudkan dalam bentuk program Task Manager. Dengan adanya Task manager akan memudahkan dalam mengawasi tugas yang sedang dikerjakan oleh pegawai. Dengan task manager pula kita dapat melihat seberapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas yang diberikan karena Task manager dapat menghitung dari mulai sampai selesai. Dengan Task Manager diharapkan PT. XYZ dapat lebih produktif.
Dalam proses pembuatan sistem manajemen performa ini, penulis menggunakan tiga artikel dari jurnal yang berbeda untuk memahami lebih mendalam mengenai Project Management Information System (PMIS).
Jurnal pertama yang kami jadikan acuan adalah "The effects of Project Management Information Systems on decision making in a multi project environment". Di penelitian tersebut dikatakan bahwa PMIS harus menyediakan alat yang membantu manajer proyek dalam memberi keputusan saat perencanaan,
organisasi dan pengontrolan proyek. Banyak manajer proyek yang kecewa dengan informasi yang dihasilkan oleh suatu PMIS. Berdasarkan survei kepada 101 manajer proyek, interaksi antara enam faktor yang berhubungan dengan kualitas informasi PMIS dan penggunaan dan efeknya pada suatu proses pengambilan keputusan diperiksa dalam lingkungan multi proyek (multi project environment). Hasil penelitian menunjukkan bahwa penggunaan PMIS ini menguntungkan untuk manajer proyek, sementara tidak ada efek samping yang diamati karena proyek dan informasi yang berlebihan. Kualitas informasi PMIS berhubungan dengan kualitas keputusan yang diambil, kepuasan manajer proyek dengan PMIS dan penggunaan informasi PMIS.
Jurnal lain yang kami jadikan sebagai acuan adalah “Project management information systems: An empirical study of their impact on project managers and project success”. Pada penelitian tersebut, dijelaskan sangat mirip dengan artikel sebelumnya bahwa PMIS biasanya diperoleh oleh organisasi sebagai paket perangkat lunak yang dimaksudkan untuk menyediakan manajer dengan dukungan pengambilan keputusan yang diperlukan dalam perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian proyek. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menilai kualitas PMIS saat ini yang digunakan dalam organisasi dan untuk menguji dampaknya terhadap proyek manajer dan kinerja proyek, didasarkan pada model sukses PMIS. Model ini terdiri dari lima konstruksi: kualitas PMIS, kualitas output informasi PMIS, penggunaan PMIS, dampak individual dari PMIS dan dampak dari PMIS pada keberhasilan proyek. Analisis data kuesioner yang diperoleh dari 39 manajer proyek menegaskan kontribusi yang signifikan dari PMIS untuk manajemen proyek yang sukses. Perbaikan efektivitas dan efisiensi dalam tugas-tugas manajerial yang diamati di sini dalam hal perencanaan yang lebih baik proyek, penjadwalan, pemantauan, dan pengendalian. Perbaikan juga diamati dalam hal pengambilan keputusan. Keuntungan yang diperoleh dari PMIS digunakan tidak terbatas pada kinerja individu tetapi juga termasuk kinerja proyek. Sistem ini ditemukan memiliki dampak langsung pada keberhasilan proyek, karena sistem tersebut memberikan kontribusi untuk meningkatkan kontrol anggaran dan memenuhi tenggat waktu proyek serta memenuhi spesifikasi teknis.
Jurnal terakhir yang menjadi acuan kami adalah “Success model of project management information system in construction” dimana dijelaskan bahwa, meskipun tidak cukup untuk menjamin keberhasilan proyek, menggunakan PMIS
untuk mengelola proyek telah menjadi sebuah kebutuhan Sebagai salah satu aplikasi kunci TI (one of the key IT applications), PMIS telah memainkan peran penting dalam proses manajemen konstruksi. Sebuah instrumen kuesioner diberikan ke pengguna berpengalaman (experienced users), dan ada 253 kuesioner yang diambil. Hasilnya adalah PMIS berdampak langsung terhadap keberhasilan proyek, terlepas dari bagaimana cara sistem tersebut bekerja. PMIS memang tidak menjamin keberhasilan, namun menaikan presentase keberhasilan sebuah proyek.
Hipotesis dalam penelitian ini adalah ada hubungan positif antara penggunaan PMIS terhadap pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajer. Dan hubungan positif kinerja terhadap tingkat keberhasilan suatu proyek. Untuk membuktikan nya kami melakukan pengujian dengan cara membandingkan waktu, dokumentasi, dan tingkat kesalahan saat PMIS digunakan dan tidak digunakan. Hasil pengujian hipotesis menunjukkan bahwa penggunaan PMIS berpengaruh pada pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajer, kinerja, dan tingkat keberhasilan suatu proyek.
1.2. Rumusan Masalah
• Bagaimana merancang aplikasi manajemen performa melalui
pengimlementasian aplikasi berbasis desktop?
• Apa saja fungsi yang harus disediakan oleh aplikasi manajemen performa? • Bagaimana merancang aplikasi manajemen performa agar mudah digunakan? • Apa yang diperlukan agar aplikasi dapat memantau kinerja karyawan? 1.3. Ruang Lingkup
PT. XYZ yang merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang perakitan dan distributor motor. Agar pembahasan topik skripsi ini mencapai hal yang diinginkan, maka akan difokuskan ke dalam ruang lingkup yang meliputi:
1. Pengelolaan tugas karyawan yang meliputi perencanaan mulai dan selesai sebuah tugas.
2. Pengelolaan performa karyawan dengan terlihatnya tugas yang telat dan tidak telat dalam pengerjaannya.
3. Pengelolaan pengguna aplikasi yang meliputi pembatasan hak akses yang diberikan ke setiap pengguna aplikasi.
4. Pencatatan peforma karyawan dengan tercatatnya waktu mulai dan selesainya sebuah tugas
1.4. Tujuan dan Manfaat
1.4.1. Tujuan
Tujuan dari pembuatan aplikasi ini, yaitu:
1. Meningkatkan kinerja karyawan dengan mempermudah penerimaan, pengelompokkan, serta manajemen tugas melalui aplikasi.
2. Meningkatkan kinerja karyawan dengan meningkatkan kemampuan monitoring dan manajemen proyek yang dilakukan oleh ketua divisi. 3. Memberikan kemampuan ketua divisi untuk melakukan pemantauan
perkembangan kinerja melalui aplikasi dengan cara menyimpan, mengolah, dan menampilkan data proyek serta tugas karyawan dalam bentuk grafik yang mudah dimengerti.
4. Merancang dan mengembangkan program Task Manager pada PT. XYZ untuk digunakan dalam internal kantor.
5. Mempermudah penerimaan tugas karyawan melalui aplikasi dengan cara memberikan fitur notifikasi pada aplikasi, dan memberikan detil task seperti prioritas dan tingkat kesulitan.
1.4.2. Manfaat
Manfaat dari pembuatan aplikasi ini, yaitu: a. Manfaat bagi perusahaan yaitu:
1. Mendapatkan sistem untuk divisi IT.
2. Mempermudah mengawasi karyawan dalam mengerjakan tugasnya.
3. Pengaturan waktu untuk proyek dan tugas lebih produktif. 4. Mempermudah manajemen proyek dalam divisi IT. b. Manfaat bagi karyawan yaitu:
1. Mempermudah penerimaan tugas.
2. Mempermudah proses dokumentasi tugas.
3. Mempermudah pembuatan tugas tambahan yang tidak direncanakan. c. Manfaat bagi ketua divisi yaitu:
2. Mempermudah proses monitoring karyawan.
3. Mempermudah proses manajemen proyek dan tugas. 4. Mempermudah proses pemantauan kinerja divisi. 1.5. Metodologi
Studi berupa studi lapangan yang dilakukan dengan kerja praktek di suatu perusahaan bernama XYZ yang merupakan perusahaan sepeda motor Y terletak di Jl. Laksda Yos Sudarso selama liburan semester periode 8-2015 s/d 9-2015 sebagai bagian IT dan pengembangan aplikasi Task Manager
Penggunaan metodologi dalam kerja praktek ini bermanfaat untuk mendukung pembuatan laporan berdasarkan data yang diperoleh selama melakukan kerja praktek. Beberapa metode yang kami gunakan dalam melakukan kerja praktek ini adalah:
1. Metode Pengumpulan Data • Metode Interview
Metode ini merupakan metode penulisan dan pencatatan langsung melalui pemberian pertanyaan secara lisan atau tertulis kepada orang-orang atau pihak terkait, yang terlibat langsung ataupun tidak langsung dengan obyek penelitian (perusahaan). Metode ini biasa digunakan sebelum pekerjaan/penelitian dilakukan untuk mencari pokok bahasan yang akan dikerjakan/diteliti serta sejauh mana pengerjaan akan dilakukan.
• Metode Observasi Langsung (Observation)
Metode ini merupakan metode dimana peneliti (kami) langsung mengamati seluruh kegiatan yang terjadi di lapangan, baik yang bersifat sebagai pendukung penelitian / berperan penting terhadap obyek penelitian. Metode ini biasa digunakan saat peneliti melakukan analisis terhadap data yang diperolehnya atau pada saat melakukan implementasi sistem dan melakukan testing / uji coba.
• Metode Literatur (Library Research)
Metode ini merupakan metode pustaka dengan mencari informasi yang berhubungan dengan penelitian, dapat diperoleh melalui sumber buku-buku, catatan-catatan, atau berkas lain nya seperti internet.
Metode ini biasa digunakan saat tahapan formulasi / pengkodean data, dan pada saat pembuatan laporan penelitian.
2. Metode Analisis
a. Analisis data yang diperoleh
Data yang didapat dari metode pengumpulan data dianalisa dengan cara dibandingkan, dihubungkan, dan disusun untuk menemukan masalah-masalah dan penyebab nya serta solusi yang tepat agar masalah tersebut dapat terselesai kan.
b. Analisis kebutuhan perusahaan
Menentukan kebutuhan perusahaan berdasarkan analisis sebelumnya dengan cara memilih yang sesuai dengan keadaan perusahaan.
c. Identifikasi System Requirement
Menggunakan hasil dari analisis kebutuhan perusahaan untuk menentukan System Requirement yang dibutuhkan dalam perancangan aplikasi.
3. Metode Perancangan Aplikasi :
Metode perancangan aplikasi yang kami gunakan adalah scrum. Metode scrum cocok pada aplikasi kami karena mengandalkan ukuran tim yang kecil sehingga pengerjaan anggota menjadi lebih efektif. Metode scrum juga dapat beradaptasi terhadap perubahan teknis.
Aktivitas pada metode scrum adalah: a. Backlog
Backlog berisi daftar prioritas kebutuhan atau fitur dari suatu proyek. Backlog dapat ditambahkan setiap saat.
b. Sprint
Satuan kerja yang diperlukan untuk mencapai kebutuhan yang telah dituliskan pada backlog sesuai dengan waktu yang ditentukan.
c. Scrum Meeting
Pertemuan 30 menit yang dilakukan setiap hari.
Untuk mempermudah kami dalam melakukan kerja praktek dan membuat laporan kerja praktek, maka kami menggunakan urutan metodologi / metode pelaksanaan pada saat kerja praktek sebagai berikut:
1. Penentuan lokasi kerja praktek di PT. XYZ disertai surat pengantar kerja praktek dari Universitas Bina Nusantara.
2. Pertemuan dengan HRD PT. XYZ.
3. Pengenalan dan analisa sistem yang telah digunakan pada PT. XYZ dengan metode observasi.
4. Pengumpulan informasi dengan menggunakan metode interview, bertanya dan mencatat jawaban dari Bapak Ary dan Bapak Jimmy.
5. Penentuan masalah secara global yang diambil berdasarkan permasalahan yang tengah dialami perusahaan dan kekurangan sistem yang telah terpasang.
6. Tahapan pengumpulan data dengan metode literatur dengan menggunakan buku, dan internet selama proses perancangan aplikasi dan database.
7. Penyusunan dan menganalisa data dalam mengklasifikasikan berdasarkan tingkat kebutuhan sistem ke dalam bentuk format tabel database.
8. Perancangan pembuatan database dengan menggunakan SQL dan SQL Server.
9. Perancangan dan pembuatan web services berdasarkan operasi yang dapat dilakukan pengguna.
10. Perancangan dan pembuatan tampilan program berdasarkan database yang telah ada dengan C# dan visual studio.
11. Pembuatan windows form untuk task manager.
12. Menghubungkan windows form task manager dengan web services untuk memproses input dari pengguna.
13. Membuat windows form untuk monitoring.
14. Menghubungkan windows form monitoring system dengan web services untuk memproses input dari pengguna.
15. Melakukan testing untuk pencarian bug dan perbaikan.
16. Menganalisa program yang telah dibuat berdasarkan kriteria kemudahan, keamanan, keakurasian data, dan tingkat delay time yang terjadi saat input data sehingga dicapai pembuatan aplikasi yang maksimal.
1.6. Struktur dan Sistematika Penulisan
Penulisan laporan proyek skripsi ini menggunakan sistematika penulisan sebagai berikut:
BAB 1. Pendahuluan
Pada bab ini, kami mencoba memberikan gambaran mengenai proses kerja praktek sampai dengan pembuatan laporan kerja praktek. Yang terdiri dari:
• Latar Belakang :
Berisi isu/topik utama/masalah sehingga diperlukan kerja praktek. Gambaran informasi umum perusahaan dan alasan mengapa perusahaan tersebut sesuai untuk dijadikan tempat kerja praktek dan juga state of the art.
• Ruang Lingkup :
Berisi batasan isu/topik yang akan dibahas di dalam kerja praktek.
• Rumusan Masalah:
Berisi masalah yang ada dalam bentuk pertanyaan. • Tujuan dan Manfaat :
Tujuan studi berisi klarifikasi atau jawaban terhadap isu/topik utama/masalah. Manfaat berisi manfaat studi bagi mahasiswa dan perusahaan tempat mahasiswa melakukan praktek kerja.
• Metodologi :
Berisi cara melakukan studi, misalnya: studi pustaka dengan teori, dan studi lapangan berupa kerja praktek, sebutkan dimana, berapa lama, dengan alat apa (kuesioner), untuk siapa, wawancara dengan siapa.
• Struktur dan Sistematika Penulisan :
Berisi kerangka penulisan laporan kerja praktek dari Bab 1 s.d Bab 5. BAB 2. Tinjauan Pustaka
Bab ini menjelaskan dasar teori dari sistem yang dibuat yaitu monitoring, task management dan database sistem yang akan digunakan. Selain itu bab ini menjelaskan komponen-komponen yang digunakan dalam pembuatan, teknik, algoritma, serta diagram seperti entity relation.
BAB 3. Deskripsi Umum
Bab ini menjelaskan mengenai organisasi atau perusahaan yaitu: • Sejarah Organisasi
Menjelaskan bagaimana organisasi terbentuk, pencapaian organisasi dan perkembangan organisasi selama berdiri.
• Kegiatan Organisasi
Menjelaskan apa yang dilakukan organisasi dan dalam bidang apa organisasi bergerak.
• Sistem yang sedang berjalan
Menjelaskan sistem yang sedang berjalan dan digunakan perusahaan untuk beroperasi saat ini.
• Permasalahan
Menjelaskan masalah yang terjadi saat penggunaan sistem lama. • Usulan Pemecahan Masalah
Menjelaskan solusi - solusi yang diterapkan dalam sistem baru.
BAB 4. Hasil dan Pembahasan
Bab ini berisi proses perancangan aplikasi secara detil mulai dari proses perancangan arsitektur aplikasi, perancangan database, dan perancangan antarmuka pengguna.
Gambaran secara jelas perancangan sistem untuk pemecahan masalah, gunakan flow chart, tabel, atau gambar yang disertai penjelasan.
BAB 5. Simpulan dan Saran
Bab ini berisi kesimpulan dari kerja praktek dan saran yang meliputi: • Kesimpulan :
Merupakan uraian singkat yang menjawab/memberi klarifikasi tujuan studi.
• Saran :
