BAB 3
ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. Parit Padang merupakan distributor pharmaceutical dan obat-obatan yang bertumbuh dan berkembang serta memiliki tujuan untuk meningkatkan pelayanan kesehatan masyarakat, berdomisili di Jalan Gunung Sahari XII No. 6 - 7, Jakarta Pusat 10720. Didirikan pada tahun 1956 oleh Bapak Tan Tjhoen Lim.
Di bawah kepemimpinan Bapak Tan Eng Liang yang merupakan penerus Bapak Tan Tjhoen Lim, PT. Parit Padang terus berkembang pesat dan menjadi ‘leading corporation’ di Indonesia seperti yang tertera pada visi perusahaan tersebut.
Hampir selama 50 tahun, PT. Parit Padang secara berkesinambungan dan konsisten mendistribusikan produk pharmaceutical dan obat-obatan ternama dari perusahaan-perusahaan ‘saudara-nya’ seperti PT. Soho Industri Pharmasi dan PT. Ethica Industri Pharmasi, serta dari principal-principal (supplier) bereputasi lainnya baik yang berada di Indonesia maupun di mancanegara seperti DIPA, AESCULAP, AstraZeneca, Pfizer, Kimberly Clark, dan lain-lain.
diterapkan baik pada perusahaan pusat maupun perusahaan cabang PT. Parit Padang.
Untuk mendukung komunikasi internal antara para personil / karyawan baik di kantor pusat maupun cabang, PT. Parit Padang telah menerapkan
email-komunikasi dan buletin informasi PT. Parit Padang sebagai media
komunikasi internal yang memuat informasi-informasi up-to-date mengenai perkembangan perusahaan.
PT. Parit Padang juga mengimplementasikan Customer Relationship
Management (CRM) guna meningkatkan kepuasan para rekan bisnisnya.
Sebuah measurement (tolak ukur) juga akan diimplementasikan pada PT. Parit Padang guna memenuhi visi, misi, target serta menciptakan inovasi dan strategi guna mencapai objektif dan tujuan perusahaan, serta untuk memelihara motivasi karyawan yang kurang lebih berjumlah 1200 orang yang pada saat ini tersebar pada kantor pusat dan 25 kantor cabang yang tersebar di seluruh Indonesia. Pada bulan Februari, PT. Parit Padang bekerja sama dengan Margareth Bridges dari BSC Collaboratives memformulasikan peta strategi perusahaan sebagai satu korporasi. Pada bulan Maret, peta strategi beberapa unit PT. Parit Padang - Soho dan Ethica juga diformulasikan, dan untuk selanjutnya unit-unit tersebut akan di-cascade lagi ke divisi-divisi marketing, finance, HRD, dan lain-lain.
Dengan kebijakan manajemen yang transparan serta penerapan teknologi informasi yang berkualitas, pihak manajemen PT. Parit Padang menjamin kehandalan perusahaannya dalam memenuhi permintaan para rekan bisnis
serta untuk menghadapi segala tantangan dan perubahan di masa yang akan datang.
Melalui perusahaan-perusahaan cabang yang tersebar di seluruh Indonesia, PT. Parit Padang mendistribusikan produk-produk pharmaceutical dan healthcare dari principal (supplier) nasional maupun multinasional ke dalam segmentasi pasar seperti rumah sakit, apotik, toko obat, klinik, supermarket / hypermarket, bidan, institusi, dan lain-lain.
Tujuan utama dari kegiatan distribusi PT. Parit Padang adalah untuk menjadikan produk-produknya tersedia di outlet-outlet sesuai dengan harapan dan tujuan dari para principal/ supplier nya.
PT. Parit Padang secara berkesinambungan mengevaluasi cakupan area distribusi dan frekuensi distribusi serta meningkatkan level pemasaran serta pelayanan dalam rangka memenuhi komitmen PT. Parit Padang untuk meningkatkan kepuasan rekan bisnisnya.
3.1.2 Produk Yang Didistribusikan
Obat-obatan / produk-produk pharmaceutical, serta alat-alat healthcare telah menjadi produk inti yang didistribusikan oleh PT. Parit Padang sejak awal berdirinya perusahaan tersebut. Pada awalnya produk-produk yang didistribusikan hanya berasal dari beberapa principal / supplier, namun seiring dengan perkembangan strategi pemasaran dan kerjasama yang dibangun oleh PT. Parit Padang dengan para principal-nya, maka produk-produk yang didistribusikan pun semakin bertambah baik dari segi kuantitas maupun
tingkat kepercayaan yang diberikan para principal kepada PT. Parit Padang untuk menjadi distributor produk mereka, serta hubungan kerja (partnership) yang sangat baik.
Melalui 25 perusahaan cabang yang tersebar di seluruh Indonesia (Bali, Kalimantan, Jawa, Sumatera, Sulawesi, Yogyakarta, dan lainnya) serta beberapa station yang tersebar di kota-kota kecil dan daerah pedalaman (Puskesmas, Posyandu, dan lain-lain), PT. Parit Padang mendistribusikan produk-produk pharmaceutical dan healthcare dari principal (supplier) nasional maupun multinasional ke dalam segmentasi pasar seperti rumah sakit, apotik, toko obat, klinik, supermarket / hypermarket, bidan, institusi, dan lain-lain.
Produk-produk yang didistribusikan dari berbagai principal baik
principal nasional maupun multinasional (internasional) dibagi menjadi tiga
kategori utama antara lain : Ethical - untuk jenis bahan obat / obat yang dijual melalui resep yang disertakan, OTC (Offer The Counter) - untuk jenis obat-obatan yang dijual bebas, seperti Diapet, Panadol, Neozep, dan lain-lain,
Healthcare - untuk jenis obat-obatan, serta alat-alat yang berhubungan dengan
kesehatan, seperti tissue, perban, masker, gunting, pisau, dan lain-lain.
Perusahaan-perusahaan cabang PT. Parit Padang (Branches) tersebar pada propinsi-propinsi berikut di seluruh Indonesia : Bali, Bandar Lampung, Banten, Jawa Tengah, Yogyakarta, Jakarta, Jawa Timur, Kalimantan Timur, Jambi, Sulawesi Utara, Sumatra Utara, Riau, Kalimantan Selatan, Sulawesi Selatan, Sumatra Selatan, Jawa Barat, Kalimantan Barat, Sumatra Barat.
3.1.3 Kategori Pelanggan PT. Parit Padang
Pelanggan pada PT. Parit Padang dapat dibedakan menjadi beberapa kategori berdasarkan jenisnya, antara lain: apotik, rumah sakit, toko obat, pengecer, supermarket, mini market, provision stores, baby shops, institusi, hotel, optic stores, bidan serta restoran, yang semuanya tersebar di propinsi-propinsi di seluruh Indonesia di mana kantor cabang / branch
offices PT. Parit Padang berada.
Tabel 3.1 Kategori Pelanggan PT. Parit Padang Kategori Pelanggan Perkiraan Jumlah Apotik / Pharmacy 7.000
Rumah Sakit 1.000
Toko Obat / Drug Stores 4.500 Pengecer / Wholesalers 900 Supermarket 900 Mini Market 1.600 Provision Stores 120.000 Baby Shops 70 Institusi 200 Hotel 100 Optic Stores 450 Bidan / Midwives 550 Restoran 50
3.1.4 Visi dan Misi Perusahaan
Visi PT. Parit Padang adalah untuk menjadi ‘leading corporation’ dalam hal distribusi pelayanan dan produk-produk pharmaceutical serta
healthcare berkualitas, untuk selalu berdedikasi dalam upaya mencapai
level kepuasan pelanggan tertinggi, serta untuk menjadi salah satu kelompok perusahaan terkemuka, yang menghasilkan dan menyalurkan produk dan jasa kesehatan berkualitas tinggi dan membaktikan usahanya bagi kepuasan optimal pelanggan.
Sedangkan misi PT. Parit Padang adalah untuk memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan menyediakan produk serta pelayanan
pharmaceutical dan healthcare yang terus berkembang secara kualitas
guna meningkatkan mutu kehidupan dan usia panjang.
Adapun nilai-nilai budaya kerja yang diterapkan pada PT. Parit Padang antara lain untuk menjalin kerjasama baik dengan pihak internal maupun eksternal perusahaan dengan komitmen yang tinggi, memberikan pelayanan ‘prima’ kepada pelanggan, pemrakarsaan cara baru dan inovasi dalam menjalankan usaha, meningkatkan dedikasi dan produktivitas, menjunjung tinggi perlakuan yang adil serta penghargaan dan apresiasi atas prestasi personil yang dicapai, meningkatkan semangat dan perjuangan guna meraih hasil optimal, serta meningkatkan integritas, kejujuran dan disiplin.
3.2 Organisasi Perusahaan
3.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan
Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, PT. Parit Padang mempunyai struktur organisasi sebagai berikut :
STRUKTUR ORGANISASI PT. PARIT PADANG
BOARD OF COMMISSIONER / OWNER
BOARD OF DIRECTORS Gambar 3.1 Accounting & Finance Division Head HRD & GA Division Head GA Department Head HR Department Head Payroll Administrator Marketing & Sales Division Head Sales Sub Section Head Logistic Division Head Accounting Department Head Finance Department Head Logistic Department Head Warehouse Administrator Warehouse IT Department Head Purchasing Division Head Purchasing Department Head PO Administrator Expedition Branch Sub Section Head (25 Branches) CO Administrator Sales Administrator Inkaso Administrator Logistic Section Head
Sumber : Katalog PT.Parit Padang Tahun 2002 Warehouse
3.2.2 Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab
1. Dewan Komisaris ( Board of Commissioner / Owner )
Dewan Komisaris merupakan pemegang saham atau pemilik modal yang bertanggung jawab atas kelangsungan hidup perusahaan. Tugasnya antara lain :
• Menetapkan kebijakan umum perusahaan.
• Merumuskan tujuan jangka panjang maupun jangka pendek serta merencanakan strategi yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan.
• Menelaah, menilai dan menyetujui rencana kerja dan rancangan anggaran perusahaan yang diusulkan oleh direktur untuk periode tertentu.
2. Dewan Direksi ( Board of Directors )
Dewan Direksi terbagi menjadi Direktur Utama (President Director) dan Wakil Presiden Direktur (Vice President Director). Direktur Utama memiliki tugas dan wewenang antara lain :
• Bertindak sebagai pemimpin perusahaan dan berkuasa penuh terhadap jalannya operasi perusahaan.
• Menentukan arah dan tujuan perusahaan. • Merumuskan kebijakan perusahaan.
• Memberikan otorisasi terhadap tindakan dan sasaran bisnis dari kegiatan bisnis perusahaan.
Wakil Presiden Direktur bertanggung jawab pada Direktur Utama dan merupakan pimpinan pelaksanaan tertinggi di bawah Direktur Utama. Tugasnya antara lain :
• Memimpin, mengkoordinir, mengarahkan, dan mengawasi pelaksanaan kegiatan operasional keuangan, administrasi, dan jasa lainnya.
• Memastikan bahwa pelaksanaan semua kegiatan perusahaan telah dijalankan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
• Memberikan laporan secara berkala pada dewan komisaris mengenai perkembangan perusahaan.
3. Marketing and Sales Manager
Bagian penjualan dan pemasaran bertanggung jawab atas seluruh kegiatan yang berkaitan dengan pemasaran, penjualan produk, dan promosi. Tugas utamanya antara lain :
• Merumuskan kebijakan dalam hal pemasaran produk serta strategi pemasaran yang mencakup jenis produk, harga jual, saluran distribusi, dan promosi.
• Melakukan analisa pasar untuk mendapatkan data mengenai kebutuhan pelanggan, daya saing perusahaan, dan volume penjualan produk.
• Me-review, mengevaluasi dan mengendalikan pelaksanaan kerja tenaga penjualan / pemasaran.
4. Finance and Accounting Manager
Bertanggung jawab atas kegiatan yang menyangkut keuangan dan akuntansi, pengaturan sumber dan pengadaan dana. Bagian ini terbagi menjadi :
a. Finance
Tugasnya antara lain :
• Mengatur keperluan dana untuk segala macam pengeluaran perusahaan serta mengatur penerimaan perusahaan.
• Bertanggung jawab atas semua pelaksanaan tugas perpajakan. • Mencetak laporan penjualan harian dan bulanan.
b. Accounting
• Menyusun laporan keuangan secara berkala.
• Mengkoordinir dan mengawasi pencatatan serta mengklasifikasikan transaksi keuangan dalam buku harian, buku besar, dan buku tambahan.
• Memeriksa kebenaran bukti penerimaan dan pengeluaran uang dan mengelompokkannya ke dalam perkiraan-perkiraan berdasarkan daftar dan nomor perkiraan.
5. HRD and General Affairs Manager Tugas utamanya antara lain :
• Menyusun, merumuskan, dan mengembangkan rencana dari program kerja serta meningkatkan pelayanan bidang personalia dan umum.
• Bertanggung jawab atas semua kegiatan yang berhubungan dengan penerimaan, pengangkatan, dan pemberhentian karyawan.
• Mengadakan pelatihan dan pendidikan guna menambah pengetahuan dan keterampilan karyawan serta melakukan penilaian terhadap hasil yang dicapai.
6. Information Technology Manager Tugas utamanya antara lain :
• Menetapkan strategi dan menyediakan pengarahan teknis, cara pengembangan dan prosedur untuk pengembangan program aplikasi. • Bertanggung jawab atas perawatan serta kemajuan database, software,
dan hardware yang digunakan perusahaan. 7. Logistic Manager
Tugas utamanya antara lain :
• Memberikan keputusan atas analisa pesanan yang dibuat. • Memeriksa dan menyetujui Purchase Order yang dibuat.
8. Sales Administrator
Adalah staf yang berfungsi pada Departemen Penjualan PT. Parit Padang, dengan Sales dan Marketing Manager sebagai pemimpinnya. Tugas utamanya antara lain :
• Melayani pesanan pelanggan melalui telepon atau fax serta membuat surat pesanan PP.
• Mencetak SPB (Surat Permintaan Barang) untuk diserahkan ke Bagian Warehouse (Gudang) dan faktur.
9. Warehouse Administrator
Adalah staf yang berfungsi pada Departemen Logistik baik di perusahaan cabang maupun di perusahaan pusat PT. Parit Padang, dengan Logistic
Manager sebagai pemimpinnya.
Tugas utama Warehouse Administrator Perusahaan Cabang antara lain : • Meng-update kartu stok barang berdasarkan faktur.
• Melakukan posting faktur kembali serta mencetak Daftar Faktur Kembali (DFK).
• Mengontrol persediaan / stok barang pada gudang perusahaan cabang dengan melakukan order analysis for branch berdasarkan laporan estimasi penjualan, serta menentukan jumlah pesanan perusahaan cabang ke pusat.
• Membuat PO (Purchase Order) untuk diserahkan ke perusahaan pusat.
• Mencatat serta mengatur barang yang keluar dan masuk gudang. • Memeriksa apakah stok barang yang ada di gudang sama dengan
yang tercatat di buku stok.
• Memesan kembali barang yang hampir habis.
Tugas Warehouse Administrator Perusahaan Pusat antara lain : • Mengontrol persediaan / stok barang perusahaan pusat.
• Meng-update kartu stok barang berdasarkan faktur, dan menyerahkan faktur ke Accounting dan Finance Department untuk dijurnal.
• Membuat laporan pesanan produk oleh cabang untuk diserahkan kepada PO Administrator.
• Mencatat serta mengatur barang yang keluar dan masuk gudang. • Memeriksa apakah stok barang yang ada di gudang sama dengan
yang tercatat di buku stok.
10. Inkaso Administrator
Adalah staf yang berfungsi pada Departemen Penjualan PT. Parit Padang, dengan Sales dan Marketing Manager sebagai pemimpinnya. Tugas utamanya antara lain :
• Meng-input jadwal penagihan atas piutang pelanggan.
• Menyesuaikan faktur-faktur kembali dengan DFK (Daftar Faktur Kembali).
• Mengirim faktur penagihan ke pelanggan.
• Melakukan realisasi terhadap transaksi penjualan penagihan. 11. CO Administrator
Adalah staf yang bertugas di kantor pusat untuk menangani penjualan produk dari perusahaan pusat kepada perusahaan cabang PT. Parit Padang, dengan Sales dan Marketing Manager sebagai pemimpinnya. Tugas utamanya antara lain :
• Meng-input Customer Order (CO) (dalam hal ini pesanan perusahaan cabang).
• Mencetak SPB (Surat Permintaan Barang) untuk diserahkan ke Bagian Gudang Pusat.
• Mencetak faktur. 12. PO Administrator
Berfungsi pada Departemen Pembelian PT. Parit Padang, dengan
Purchasing Manager sebagai pemimpinnya. Tugas utamanya antara lain :
• Membuat analisa pesanan (order analysis) kepada principal.
• Membuat PO (Purchase Order) dan menyerahkannya kepada
principal.
• Memesan barang yang hampir habis pada gudang perusahaan pusat ke
principal berdasarkan laporan pesanan cabang-pusat yang dibuat oleh Warehouse Administrator pusat.
13. Payroll Administrator
Berfungsi pada Human Resources and GA Department PT. Parit Padang. Tugas utamanya antara lain :
• Menangani masalah penggajian para karyawan perusahaan, termasuk perhitungan bonus dan lembur.
14. Expedition
Berfungsi pada Departemen Logistik baik pada perusahaan pusat maupun cabang PT. Parit Padang. Tugas utamanya antara lain :
• Mengirim barang beserta faktur. 15. Warehouse (Bagian Gudang)
Berfungsi pada Departemen Logistik baik pada perusahaan pusat maupun cabang PT. Parit Padang.
Tugas utamanya Warehouse cabang antara lain :
• Mengatur serta menyiapkan barang pesanan yang akan dikirim ke pelanggan (packing barang).
Tugas utamanya Warehouse pusat antara lain :
• Mengatur serta menyiapkan barang pesanan yang akan dikirim ke perusahaan cabang (packing barang).
• Membuat Daftar Pengepakan Barang .
16. Sales Sub Section Head
Adalah staf yang berfungsi pada Departemen Penjualan perusahaan cabang PT. Parit Padang, dengan Sales dan Marketing Manager sebagai pemimpinnya. Tugas utamanya antara lain :
• Membuat laporan estimasi penjualan perusahaan cabang.
• Mengecek batas kredit piutang pelanggan, serta membuat keputusan untuk menyetujui atau menolak pesanan pelanggan.
• Menandatangani Surat Pesanan PP.
17. Purchasing Manager
Tugas utamanya antara lain :
• Bertanggung jawab atas semua kegiatan yang berhubungan dengan pembelian produk dari principal.
• Menetapkan strategi serta kebijakan berkaitan dengan pembelian produk dari principal.
18. Branch Sub Section Head
Adalah staf yang berfungsi pada Departemen Penjualan PT. Parit Padang, dengan Sales dan Marketing Manager sebagai pemimpinnya. Tugas utamanya antara lain :
• Meng-input jadwal penagihan atas piutang pelanggan.
• Menyesuaikan faktur-faktur kembali dengan DFK (Daftar Faktur Kembali).
• Mengirim faktur penagihan ke pelanggan.
• Melakukan realisasi terhadap transaksi penjualan penagihan.
3.3 Fungsi Bisnis dan Subyek Data 3.3.1 Fungsi Bisnis
Fungsi bisnis merupakan sekelopok aktivitas yang bersama-sama mendukung salah satu aspek misi dari perusahaan dan adakalanya dikelompokkan ke dalam area fungsi serta dilakukan terus menerus secara berkesinambungan. Fungsi bisnis secara keseluruhan pada PT. Parit Padang dapat dilihat pada tabel di bawah ini :
Tabel 3.2 Fungsi Bisnis PT. Parit Padang
No. Fungsi Bisnis Keterangan
1. Pemesanan produk Pemesanan produk oleh pelanggan
2. Penjualan produk Penjualan produk oleh perusahaan kepada pelanggan
3. Pembelian produk Pembelian produk oleh perusahaan kepada principal 4. Evaluasi cakupan distribusi Evaluasi cakupan distribusi penjualan produk 5. Analisa pasar Analisa pasar yang berpotensi terhadap peningkatan
penjualan
6. Accounting Proses akuntansi dari tiap transaksi perusahaan 7. Pengiriman produk Pengiriman produk kepada pelanggan
8. Klasifikasi pelanggan Klasifikasi pelanggan yang berpotensi terhadap peningkatan penjualan
9. Analisa dan klasifikasi produk Analisa dan klasifikasi produk yang memiliki tingkat daya jual tinggi
10. Pengaturan stok / persediaan Pengaturan stok / persediaan produk pada gudang perusahaan
11. Penerimaan produk Penerimaan produk dari principal
12. Pengendalian SDM Pengendalian Sumber Daya Manusia dalam perusahaan
13. Evaluasi frekuensi distribusi Evaluasi frekuensi distribusi yang telah dilakukan 14. Pengembalian pesanan oleh
pelanggan
Pengembalian pesanan oleh pelanggan karena suatu hal tertentu (rusak, tidak sesuai, dan lain-lain)
15. Pengembalian pesanan kepada
principal
Pengembalian pesanan perusahaan kepada principal karena suatu hal tertentu (rusak, tidak sesuai, dan lain-lain)
3.3.2 Subyek Data
Subyek data adalah sekumpulan entitas tingkat tinggi yang dapat dijadikan masukan / sumber data bagi yang dibutuhkan dalam sistem, yang dikelompokkan berdasarkan fungsi tertentu. Dengan kata lain, subyek data merupakan sekumpulan data yang menjadi sumber atau masukan yang dibutuhkan di dalam sistem yang dikelompokkan menjadi suatu kelompok tertentu. Subyek data yang digunakan PT. Parit Padang dapat dilihat pada tabel di bawah ini :
Tabel 3.3 Subyek Data PT. Parit Padang
No. Subyek Data Keterangan
1. Pelanggan Pelanggan perusahaan
2. Produk Produk yang didistribusikan oleh perusahaan 3. Penjualan Penjualan produk kepada pelanggan
4. Pembelian Pembelian produk dari principal
5. Persediaan / inventory Persediaan barang pada gudang perusahaan 6. Karyawan Karyawan perusahaan
7. Principal / Supplier Supplier yang menjadi pemasok barang
8. Delivery Order Pengiriman produk kepada pelanggan
9. Retur Penjualan Retur dari penjualan barang kepada pelanggan 10. Retur Pembelian Retur dari pembelian barang kepada principal 11. Sales Order Surat pemesanan produk oleh pelanggan 12. Purchase Order Surat pemesanan produk kepada principal 13. Cabang Cabang perusahaan yang melakukan penjualan
3.4 Analisa Matriks
3.4.1 Organisasi VS Lokasi
Matriks di bawah ini berguna untuk mengetahui hubungan antara unit organisasi yang terdapat pada PT. Parit Padang dengan lokasi, dengan kata lain untuk mengetahui di mana lokasi unit organisasi beroperasi / melaksanakan tugas.
Tabel 3.4 Organisasi VS Lokasi
Pusat Cabang
Board of Comissioner / Owner X
Executive Director X
Finance Manager X
Accounting Manager X X
HRD & GA Manager X X
Purchasing Manager X
Marketing & Sales Manager X X
Logistic Manager X X
Keterangan Matriks Organisasi VS Lokasi :
Baris menunjukan Organisasi dan kolom menunjukan Lokasi. Tanda X menunjukan hubungan yang terjadi antara baris dan kolom.
Organisasi
3.4.2 Organisasi VS Subyek Data
Matriks di bawah ini menggambarkan setiap unit organisasi yang mempunyai hubungan yang terjadi dengan subyek data yang digunakan oleh setiap unit organisasi.
Dapat dilihat bahwa subyek data yang banyak digunakan oleh unit organisasi adalah produk, pembelian dan penjualan. Dapat disimpulkan bahwa pembelian dan penjualan produk merupakan kegiatan yang vital bagi perusahaan.
Tabel 3.5 Organisasi VS Subyek Data
Pel ang ga n Pro d uk Penj ual an Pemb elian Perse d iaan Kar y aw an Prin cipa l Delivery Or der R et u r Pe nj ual an Retu r Pemb eli an Sal es Or der Purc hase Orde r Cab ang
Board of Comissioner / Owner X X X X
Executive Director X X X X X
Finance Manager X X X X X X X X X X X
Accounting Manager X X X X X X X X X X X
HRD & GA Manager X
Purchasing Manager X X X X X X X X
Marketing & Sales Manager X X X X X X X X X X
Logistic Manager X X X X X X X X X X X
Keterangan Matriks Organisasi VS Subyek Data :
Baris menunjukan Organisasi dan kolom menunjukan Subyek Data. Tanda X menunjukan hubungan yang terjadi antara baris dan kolom.
Organisasi Subyek Data
3.4.3 Fungsi Bisnis VS Organisasi
Matriks di bawah ini menggambarkan hubungan antara fungsi bisnis dan setiap unit organisasi. Apakah unit organisasi memiliki tanggung jawab penuh, memiliki wewenang, memiliki keterlibatan, memiliki keahlian teknis atau melaksanakan secara langsung pekerjaan dengan fungsi bisnis pada perusahaan. Bo ard of C o mi ssi oner / Owner Executive Dire ctor Fi na nce M a na ger Acco unt in g Ma na ger HRD & GA M a n a g er Pu rch a sing Ma nag er Ma rketing & Sa les Ma na ger Lo gi st ic Ma na ger
Pemesanan produk RAEW
Penjualan produk I I RAEW I
Pembelian produk R I RAEW I
Evaluasi cakupan distribusi R R RAEW
Analisa pasar I I RAEW
Accounting I RAEW I I
Pengiriman produk I RAEW
Klasifikasi pelanggan I I RAEW
Analisa dan klasifikasi produk I I I RAEW
Pengaturan stok / persediaan RAEW
Penerimaan produk I RAEW
Pengendalian SDM RAEW
Evaluasi frekuensi distribusi I I RAEW
Pengembalian pesanan oleh
pelanggan I I RAEW RW
Pengembalian pesanan kepada
principal I I RAEW RW
Organisasi
Fungsi Bisnis
Keterangan matriks Fungsi Bisnis VS Organisasi :
Baris menunjukan Fungsi Bisnis dan kolom menunjukan Organisasi. R : Direct Management Responsibility, menunjukan Eksekutif yang
bertanggung jawab langsung dalam pelaksanaan fungsi bisnis.
A : Executive or Policy Making Authority, menunjukan kewenangan Eksekutif dalam membuat keputusan serta kebijakan perusahaan yang terkait dengan fungsi bisnis.
I : Involve in the Function, menunjukan keterlibatan Eksekutif dengan fungsi bisnis, di mana Eksekutif tidak bertanggung jawab langsung dalam pelaksanaan fungsi bisnis.
E : Technical Expertise, menunjukan keahlian dalam bidang teknis yang dimiliki Eksekutif dalam fungsi bisnis.
W : Actual Execution of the Work, menunjukan kegiatan pekerjaan yang dilakukan langsung oleh Eksekutif pada fungsi bisnis.
3.4.4 Fungsi Bisnis VS Subyek Data
Matriks ini menunjukan hubungan yang terjadi antara fungsi bisnis dengan subyek data . Apakah fungsi bisnis mempunyai hubungan akses dengan subyek data dalam perusahaan.
Tabel 3.7 Fungsi Bisnis VS Subyek Data
Pelanggan Pr
oduk
Penjualan Pembelian Persediaan Karyawan Principal
Delivery Order Retur
Penjualan Retur Pe mbelian Sales Order P u
rchase Order Cabang
Pemesanan produk CRU R R CRU
Penjualan produk R R CU RU R R
Pembelian produk CRU CRUD CR CRU CR
Evaluasi cakupan
distribusi R R R R
Analisa pasar R R R CR
Accounting R R R R
Pengiriman produk R CRU
Klasifikasi
pelanggan RU R
Analisa dan
klasifikasi produk RUD R
Pengaturan stok / persediaan R R R RU Penerimaan produk RU R RU R Pengendalian SDM CRUD Evaluasi frekuensi distribusi R R R R Pengembalian pesanan oleh pelanggan RU U CRUD Pengembalian pesanan kepada principal RU RU U CRUD Subyek Data Fungsi Bisnis
Keterangan Matriks Fungsi Bisnis VS Subyek Data :
Baris menunjukan fungsi bisnis dan kolom menunjukan subyek data. C : create, menunjukan subyek data yang diciptakan dalam
melaksanakan fungsi bisnis.
R : read, menunjukan subyek data yang dibaca dalam melaksanakan fungsi bisnis.
U : update, menunjukan subyek data yang diubah dalam melaksanakan fungsi bisnis.
D : delete, menunjukan subyek data yang dihapus dalam melaksanakan fungsi bisnis.
3.5 Entity Relationship Diagram (ERD) PT. Parit Padang
Gambar 3.2
3.6 Basis Data yang Digunakan pada Sistem Berjalan 1. Basis Data Pelanggan
Nama Tabel : Ms_Pelanggan Primary Key : Kd_Pelanggan
Keterangan : Tabel mengenai data Pelanggan
Tabel 3.8 Basis Data Pelanggan
Nama Field Tipe Panjang Keterangan
Kd_Pelanggan Varchar 6 Kode Pelanggan
Nm_Pelanggan Varchar 20 Nama Pelanggan Alamat_1 Varchar 50 Alamat Pelanggan 1 Alamat_2 Varchar 50 Alamat Pelanggan 2 Kd_Pos Varchar 5 Kode Pos Pelanggan
No_Telp Varchar 6 Telepon Pelanggan
No_Fax Varchar 6 Nomor Fax
Nm_Kategori Varchar 20 Nama Kategori Pelanggan
2. Basis Data Barang
Nama Tabel : Ms_Barang Primary Key : Kd_Barang
Keterangan : Tabel mengenai data Produk
Tabel 3.9 Basis Data Barang
Nama Field Tipe Panjang Keterangan
Nm_Barang Varchar 30 Merek Produk
Kategori Varchar 15 Kategori Produk
Hrg_Satuan Money 7 Harga Satuan Produk
Unit_Satuan Varchar 10 Satuan Produk
Jmlh_Barang Numerik 6 Jumlah Produk
3. Basis Data Penjualan
Nama Tabel : Faktur_Penjualan_Header Primary Key : No_Faktur_Jual
Foreign Key : No_SO, Kd_Cabang, Kd_Pelanggan Keterangan : Tabel mengenai data Transaksi Penjualan
Tabel 3.10 Basis Data Penjualan Header
Nama Field Tipe Panjang Keterangan
No_Faktur_Jual Varchar 6 Nomor Faktur
Tgl_Faktur Date 8 Tanggal Faktur / Transaksi Penjualan No_SO Varchar 6 Nomor Surat Pesanan / Sales Order Kd_Cabang Varchar 6 Kode Perusahaan Cabang
Kd_Pelanggan Varchar 6 Kode Pelanggan
Nama Tabel : Faktur_Penjualan_Detail Primary Key : No_Faktur_Jual + Kd_Barang Foreign Key : No_Faktur_Jual, Kd_Barang
Keterangan : Tabel mengenai data Transaksi Penjualan Tabel 3.11 Basis Data Penjualan Detail
Nama Field Tipe Panjang Keterangan
No_Faktur_Jual Varchar 6 Nomor Faktur
Kd_Barang Varchar 6 Kode Produk
Nm_Barang Varchar 50 Merek Produk
Qty_Jual Integer 7 Jumlah Pesanan
Hrg_Satuan Money 7 Harga Produk
Diskon Numerik 6 Diskon
Subtotal Money 9 Jumlah Pembayaran
4. Basis Data Pembelian
Nama Tabel : Faktur_Pembelian_Header Primary Key : No_Faktur_Beli
Foreign Key : No_PO, Kd_Principal
Keterangan : Tabel mengenai data Transaksi Pembelian Tabel 3.12 Basis Data Pembelian Header
Nama Field Tipe Panjang Keterangan
No_Faktur_Beli Varchar 6 Nomor Faktur
No_PO Varchar 6 Nomor Purchase Order
Kd_Principal Varchar 6 Kode Supplier
Alamat_Kirim Text 25 Alamat Kirim
Lama_Kirim Text 15 Lama Pengiriman
Lama_Bayar Text 15 Lama Pembayaran
Nama Tabel : Faktur_Pembelian_Detail Primary Key : No_Faktur_Beli + Kd_Barang Foreign Key : No_Faktur_Beli, Kd_Barang
Keterangan : Tabel mengenai data Transaksi Pembelian Tabel 3.13 Basis Data Pembelian Detail
Nama Field Tipe Panjang Keterangan
No_Faktur_Beli Varchar 6 Nomor Purchase Order
Kd_Barang Varchar 6 Kode Produk
Nm_Barang Varchar 50 Merek Produk
Qty_Beli Integer 7 Jumlah Pesanan
Hrg_Satuan Money 7 Harga Produk
Keterangan Varchar 50 Penjelasan Mengenai Produk
5. Basis Data Karyawan
Nama Tabel : Ms_Karyawan Primary Key : Kd_Karyawan
Keterangan : Tabel mengenai data Karyawan
Tabel 3.14 Basis Data Karyawan
Nama Field Tipe Panjang Keterangan
Kd_Karyawan Varchar 6 Kode Karyawan
Nm_Karyawan Varchar 35 Nama Karyawan
Alamat Varchar 50 Alamat Karyawan
Kd_Pos Varchar 5 Kode Pos Karyawan
No_Telp Varchar 6 Telepon Karyawan
Tmpt_Tgl_Lahir Date 20 Tempat dan Tanggal Lahir Karyawan Tgl_Masuk_Kerja Date 6 Tanggal Masuk Kerja
Tgl_Keluar_Kerja Date 6 Tanggal Keluar Kerja
Jabatan Varchar 15 Jabatan
Jns_Kelamin Varchar 6 Jenis Kelamin
Divisi Varchar 20 Divisi
6. Basis Data Principal
Nama Tabel : Ms_Principal Primary Key : Kd_Principal
Keterangan : Tabel mengenai data Principal
Tabel 3.15 Basis Data Principal
Nama Field Tipe Panjang Keterangan
Kd_Principal Varchar 6 Kode Supplier
Nm_Principal Varchar 20 Nama Supplier
Alamat Varchar 50 Alamat Supplier
Kota_Principal Varchar 15 Kota Domisili Supplier Propinsi_Principal Varchar 15 Propinsi Domisili Supplier Negara_Principal Varchar 15 Negara Domisili Supplier
No_Telp Varchar 6 Telepon Supplier
No_Fax Varchar 6 Nomor Fax
Referensi Varchar 20 Nama yang Dihubungi
7. Basis Data Surat Jalan
Nama Tabel : DO_Header Primary Key : No_SJ
Foreign Key : No_Faktur_Jual, Kd_Pelanggan Keterangan : Tabel mengenai data Pengiriman
Tabel 3.16 Basis Data Delivery Order Header
Nama Field Tipe Panjang Keterangan
No_SJ Varchar 6 Nomor Surat Jalan
Tgl_SJ Date 6 Tanggal Pengiriman / Tanggal Surat Jalan No_Faktur_Jual Varchar 6 Nomor Faktur
No_Kend Numerik 6 Nomor Kendaraan
Kd_Pelanggan Varchar 6 Kode Pelanggan
Alamat_1 Varchar 50 Alamat Pelanggan 1
Keterangan Varchar 50 Penjelasan Mengenai Produk
Nama Tabel : DO_Detail
Primary Key : No_SJ + Kd_Barang Foreign Key : No_SJ, Kd_Barang
Keterangan : Tabel mengenai data Pengiriman
Tabel 3.17 Basis Data Delivery Order Detail
Nama Field Tipe Panjang Keterangan
No_SJ Varchar 6 Nomor Surat Jalan
Nm_Barang Varchar 50 Merek Produk Qty_Kirim Integer 7 Jumlah Barang yang Dikirim
Keterangan Varchar 50 Penjelasan Mengenai Produk
8. Basis Data Persediaan
Nama Tabel : BMB_Header Primary Key : No_BMB Foreign Key : No_Dokumen
Keterangan : Tabel mengenai data persediaan barang masuk Tabel 3.18 Basis Data Persediaan Barang Masuk Header
Nama Field Tipe Panjang Keterangan
No_BMB Varchar 7 Kode Dokumen Barang Masuk Tanggal
Date 6 Tanggal Barang Masuk No_Dokumen
Varchar 6 Nomor Dokumen Sumber Nama Tabel : BMB_Detail
Primary Key : No_BMB + Kd_Barang Foreign Key : No_BMB, Kd_Barang
Keterangan : Tabel mengenai data persediaan barang masuk Tabel 3.19 Basis Data Persediaan Barang Masuk Detail
Nama Field Tipe Panjang Keterangan
No_BMB Varchar 7 Kode Dokumen Barang Masuk
Kd_Barang Varchar 6 Kode Produk
Nama Tabel : BKB_Header
Primary Key : No_BKB Foreign Key : No_Dokumen
Keterangan : Tabel mengenai data persediaan barang keluar Tabel 3.20 Basis Data Persediaan Barang Keluar Header
Nama Field Tipe Panjang Keterangan
No_BKB Varchar 7 Kode Dokumen Barang Keluar Tanggal
Date 6 Tanggal Barang Keluar No_Dokumen
Varchar 6 Nomor Dokumen Sumber
Nama Tabel : BKB_Detail
Primary Key : No_BKB + Kd_Barang Foreign Key : No_BKB, Kd_Barang
Keterangan : Tabel mengenai data persediaan barang keluar Tabel 3.21 Basis Data Persediaan Barang Keluar Detail
Nama Field Tipe Panjang Keterangan
No_BKB Varchar 7 Kode Dokumen Barang Keluar
Kd_Barang Varchar 6 Kode Produk
9. Basis Data Retur Pembelian
Nama Tabel : Header_Retur_Pembelian Primary Key : No_Retur_Beli
Foreign Key : No_Faktur_Beli, Kd_Principal
Keterangan : Tabel mengenai data Retur Pembelian
Tabel 3.22 Basis Data Retur Pembelian Header
Nama Field Tipe Panjang Keterangan
No_Retur_Beli Varchar 6 Kode Retur Pembelian Tgl_Retur_Beli Date 8 Tanggal Retur Pembelian No_Faktur_Beli Varchar 6 Nomor Faktur Principal
Kd_Principal Varchar 6 Kode Supplier
Nama Tabel : Detail_Retur_Pembelian Primary Key : No_Retur_Beli + Kd_Barang Foreign Key : No_Retur_Beli, Kd_Barang
Keterangan : Tabel mengenai data Retur Pembelian
Tabel 3.23 Basis Data Retur Pembelian Detail
Nama Field Tipe Panjang Keterangan
No_Retur_Beli Varchar 6 Kode Retur Pembelian
Kd_Barang Varchar 6 Kode Produk
Nm_Barang Varchar 50 Merek Produk
Qty_Retur Integer 7 Kuantitas Barang retur Pembelian
Total_Retur Money 9 Total Retur Pembelian
10. Basis Data Cabang
Nama Tabel : Ms_Cabang Primary Key : Kd_Cabang
Keterangan : Tabel mengenai data-data Cabang Tabel 3.24 Basis Data Cabang
Nama Field Tipe Panjang Keterangan
Kd_Cabang Varchar 6 Kode Cabang
Nm_Cabang Varchar 20 Nama Cabang
Alamat Varchar 30 Alamat Cabang
Kota_Cabang Varchar 15 Kota Domisili Cabang Propinsi_Cabang Varchar 15 Propinsi Domisili Cabang Negara_Cabang Varchar 15 Negara Domisili Cabang
No_Telp Varchar 6 Telepon Cabang
No_Fax Varchar 6 Nomor Fax
11. Basis Data Sales Order Nama Tabel : SO_Header
Primary Key : No_SO
Foreign Key : Kd_Pelanggan, Kd_Karyawan
Keterangan : Tabel mengenai data Sales Order / Pesanan Tabel 3.25 Basis Data Sales Order Header
Nama Field Tipe Panjang Keterangan
Tgl_SO Date 8 Tanggal Sales Order
Kd_Pelanggan Varchar 6 Kode Pelanggan
Kd_Karyawan Varchar 6 Kode Karyawan
Nama Tabel : SO_Detail
Primary Key : No_SO + Kd_Barang Foreign Key : No_SO, Kd_Barang
Keterangan : Tabel mengenai data Sales Order
Tabel 3.26 Basis Data Sales Order Detail
Nama Field Tipe Panjang Keterangan
No_SO Varchar 6 Nomor Surat Pesanan / Sales Order
Kd_Barang Varchar 6 Kode Produk
Qty Integer 7 Kuantitas Sales Order
Hrg_Satuan Money 7 Harga Produk
12. Basis Data Purchase Order Nama Tabel : PO_Header
Primary Key : No_PO
Foreign Key : Kd_Karyawan, Kd_Principal
Keterangan : Tabel mengenai data-data Purchase Order Tabel 3.27 Basis Data Purchase Order Header
Nama Field Tipe Panjang Keterangan
Tgl_PO Date 8 Tanggal Purchase Order
Kd_Karyawan Varchar 6 Kode Karyawan
Kd_Principal Varchar 6 Kode Supplier
Tgl_Jatuh_Tempo Date 8 Tanggal Jatuh Tempo Purchase Order
Nama Tabel : PO_Detail
Primary Key : No_PO + Kd_Barang Foreign Key : No_PO, Kd_Barang
Keterangan : Tabel mengenai data Purchase Order
Tabel 3.28 Basis Data Purchase Order Detail
Nama Field Tipe Panjang Keterangan
No_PO Varchar 6 Nomor Purchase Order
Kd_Barang Varchar 6 Kode Produk
Qty Integer 7 Kuantitas Purchase Order
Hrg_Satuan Money 7 Harga Produk
13. Basis Data Retur Penjualan
Nama Tabel : Header_Retur_Penjualan Primary Key : No_Retur_Jual
Foreign Key : No_Faktur_Jual, Kd_Pelanggan Keterangan : Tabel mengenai data Retur Penjualan
Tabel 3.29 Basis Data Retur Penjualan Header
Nama Field Tipe Panjang Keterangan
Tgl_Retur_Jual Date 8 Tanggal Retur Penjualan No_Faktur_Jual Varchar 6 Nomor Faktur
Kd_Pelanggan Varchar 6 Kode Pelanggan
Nama Tabel : Detail_Retur_Penjualan Primary Key : No_Retur_Jual + Kd_Barang Foreign Key : No_Retur_Jual , Kd_Barang
Keterangan : Tabel mengenai data Retur Penjualan
Tabel 3.30 Basis Data Retur Penjualan Detail
Nama Field Tipe Panjang Keterangan
No_Retur_Jual Varchar 6 Kode Retur Penjualan
Kd_Barang Varchar 6 Kode Produk
Nm_Barang Varchar 50 Merek Produk
Qty_Retur Integer 7 Kuantitas Barang retur Penjualan Total_Retur Money 9 Total Retur Penjualan Alasan Varchar 20 Alasan Retur Penjualan
3.7 Analisa Kebutuhan Data dan Informasi
Data dan informasi yang dibutuhkan oleh para Eksekutif untuk membantu dalam pengambilan keputusan pada PT. Parit Padang, yaitu :
o Dibutuhkan informasi mengenai pembelian produk dengan principal beserta retur pembelian sehingga diketahui jumlah pembelian produk tertentu, jumlah
retur pembelian atas suatu produk tertentu, dan per periode waktu tertentu. Selain itu dapat diketahui pula principal mana yang memberikan harga terendah untuk pembelian produk dengan kualitas yang baik pula, serta informasi principal yang memiliki kerjasama baik dengan perusahaan.
o Dibutuhkan informasi mengenai area pemasaran produk mana saja yang memiliki tingkat penjualan produk yang tinggi, serta informasi mengenai produk apa saja yang laku pada area pemasaran tersebut. Informasi ini sangat berguna bagi perusahaan sebagai faktor pertimbangan riil dalam penempatan area pemasaran / kantor cabang baru di kemudian hari guna meningkatkan penjualan dan pendapatan perusahaan.
o Dibutuhkan informasi mengenai produk mana yang paling banyak terjual per periode tertentu, per area pemasaran tertentu, per pelanggan tertentu, selain itu perusahaan dapat mengetahui produk / jenis produk apa yang laris di pasaran, produk yang bernilai jual tinggi (tingkat value added tinggi), serta produk baru yang sedang tren di pasar dengan tujuan untuk membuka wawasan dan sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan jenis produk yang paling banyak digunakan / dikonsumsi pelanggan guna meningkatkan penjualan perusahaan. o Dibutuhkan informasi mengenai jumlah penjualan produk tertentu, jumlah retur
penjualan atas suatu produk tertentu, kuantitas produk yang diretur oleh pelanggan, produk apa saja yang paling sering diretur, per periode waktu tertentu.
o Dibutuhkan informasi mengenai persediaan produk/ barang perusahaan per periode waktu tertentu, dengan tujuan untuk mengetahui pergerakan jumlah
persediaan barang, misalnya jumlah persediaan yang masuk, keluar pada suatu periode tertentu.
3.8 Analisa Permasalahan
Permasalahan yang dihadapi perusahaan antara lain :
1. Perolehan data dan informasi yang bersifat summary kepada pihak eksekutif dalam mendukung pengambilan keputusan atau kebijakan perusahaan maupun untuk kegiatan analisa tidak dapat dilakukan secara cepat karena data-data pada tiap divisi/ departemen perusahaan tidak terintegrasi dan tidak konsisten.
2. Data-data transaksi perusahaan yang sudah berumur lebih dari 5 tahun selalu dihapus selain karena keterbatasan kapasitas penyimpanan database operasional/ OLTP juga karena tidak adanya pengolahan lebih lanjut dari data-data tersebut, padahal data-data tersebut berguna untuk mendukung pihak eksekutif dalam mengambil keputusan / kebijakan perusahaan.
3. Data-data yang telah dikumpulkan dari berbagai bidang dalam perusahaan seiring dengan bertumbuhnya perusahaan, dirasakan kurang adanya pengaksesan dan pengelolaan data yang optimal, padahal data-data tersebut dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan penganalisaan dari segi bisnis yang akan membantu pihak ekesekutif perusahaan dalam menetapkan keputusan strategi mereka.
3.9 Pemecahan Masalah
Alternatif pemecahan masalah yang diusulkan antara lain :
dikembangkan suatu sistem yang berbasiskan data warehouse, sehingga dapat mengurangi atau menghilangkan kelemahan pada sistem yang telah ada.
Dengan adanya data warehouse, maka pihak eksekutif akan memperoleh data dan informasi yang bersifat summary yang diinginkan secara cepat, akurat, dan sesuai dengan kebutuhan data dan informasi sehingga menunjang pengambilan keputusan, karena data warehouse memberikan solusi bagi masalah-masalah seperti data yang tidak konsisten, serta data yang tidak terintegrasi, karena sesuai dengan karakteristiknya, data warehouse merupakan database analisa yang terintegrasi, di mana data-data dari database operasional di’filter’ terlebih dahulu sebelum akhirnya disimpan dalam data warehouse dalam format yang konsisten dan terintegrasi, non-volatile (kegiatan manipulasi data dalam data warehouse hanya akses data dan loading data), hal ini jelas menjaga konsistensi data yang terdapat di dalamnya, serta mencegah redudansi data yang disebabkan oleh user.
2. Dengan data warehouse maka perusahaan memiliki kapasitas penyimpanan data
yang lebih besar daripada database operasional, karena data yang disimpan dalam data warehouse merupakan data yang bersifat summary, yang telah mengalami proses penyaringan sebelum akhirnya disimpan dalam data
warehouse. Selain itu, data warehouse memiliki struktur yang terdiri dari selain Current Detail Data yang menggambarkan keadaan data yang sedang berjalan
saat ini, juga Older Detail Data yang merupakan hasil backup yang disimpan dalam storage (tempat penyimpanan) yang terpisah, mengenai data pada beberapa periode di masa lalu, yang pada saat tertentu dapat diakses kembali bilamana dibutuhkan untuk proses analisa.
3. Dengan data warehouse, maka secara otomatis data-data operasional akan dapat dengan mudah diarahkan pada proses pengolahan dan pengaksesan secara optimal guna menghasilkan informasi yang berguna bagi pengambilan keputusan dan kebijakan perusahaan oleh pihak eksekutif.
