Arsip Nasional Republik Indonesia

(1)

LEMBAR PERSETUJUAN

Substansi Prosedur Tetap tentang Pengadaan Barang telah saya setujui.

Disetujui di Jakarta

pada tanggal Maret 2010

Plt. SEKRETARIS UTAMA,

(2)

Arsip Nasional Republik Indonesia

PROSEDUR TETAP NOMOR 17 TAHUN 2010 TENTANG PENGADAAN BARANG BAB I PENDAHULUAN A. Umum

Sesuai dengan Keputusan Presiden Republik Nomor: 80 Tahun 2003 sebagaimana yang telah diubah terakhir Perpres No. 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa. Intansi Pemerintah dituntut untuk melaksanakan kegiatan pengadaan barang dan jasa dalam rangka pengelolaan anggaran dengan prinsip transparan atau keterbukaan. Hal ini untuk menghindari adanya praktek tindak Korupsi. Sejalan dengan itu Sub Bagian Pengadaan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) selaku bagian dari pengelola anggaran yang bertugas dalam mengadakan barang tentu mengacu pada perturan tersebut. Sesuai dengan Peraturan Kepala ANRI Nomor: 03 Tahun 2006 sebagaimana telah diubah dalam Peraturan Kepala ANRI Nomor: 05 Tahun 2010, Sub Bagian Pengadaan mempunyai tugas dan fungsi dalam mengadakan barang.

Sub Bagian Pengadaan melakukan pengadaan barang untuk memenuhi semua kebutuhan seluruh unit kerja yang ada di lingkungan ANRI. Dalam hal pelayanan Sub Bagian Pengadaan juga meliputi pelayanan intern dan pelayanan ekstern:

1. Pelayanan intern meliputi:

a. Pelayanan terhadap unit kerja di ANRI yaitu memproses berkas pengadaan setiap pengajuan kebutuhan barang.

b. Pelayanan terhadap pengadaan barang yang diinginkan oleh unit kerja terkait dengan spesifikasi khusus barang.

2. Pelayanan ekstern meliputi:

Pelayanan terhadap rekanan yang akan menawarkan diri dalam hal pengadaan barang. Fungsi-fungsi dari pelayanan tersebut dimaksudkan agar dapat memberikan dukungan dalam hal pengadaan barang terhadap unit kerja sekaligus sebagai sarana dalam

(3)

memperlancar pengelolaan anggaran yang dimiliki oleh masing-masing unit kerja yang ada di lingkungan ANRI.

B. Maksud dan Tujuan

Prosedur Tetap Pengadaan Barang Arsip Nasional Republik Indonesia ini dimaksudkan untuk memberikan panduan dalam melaksanaan kegiatan pengadaan barang di Lingkungan Kantor Arsip Nasional Republik Indonesia.

Tujuan Prosedur Tetap adalah sebagai pedoman pelaksanaan pengadaan barang di Lingkungan ANRI, sehingga pelaksanaannya dapat berjalan efektif, efisien dan akuntabel.

C. Ruang Lingkup

Prosedur Tetap Pengadaan Barang ini meliputi Pengajuan kebutuhan barang dari unit kerja, pembuatan formulir pengajuan pembiayaan pengadaan barang, pembuatan berkas LS sebagai tindak lanjut anggaran yang sudah disetujui, dan pengadaan barang yang dibutuhkan unit kerja di lingkungan kantor Arsip Nasional Republik Indonesia.

D. Dasar

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);

2. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaga Negara Republik Indonesia Nomor 4286);

3. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah; 4. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008

tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;

5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintah;

6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010;

7. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.

(4)

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 3 -

E. Pengertian

Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan:

1. Pelayanan adalah kegiatan/pekerjaan atas permintaan unit kerja untuk membantu memberikan jasa sehingga unit kerja tersebut dapat merasa ringan dan puas.

2. Pengajuan kebutuhan barang adalah seluruh kebutuhan barang yang diinginkan unit kerja di Lingkungan ANRI yang akan digunakan dalam memperlancar kegiatan terkait dengan tugas dan fungsi unit kerja tersebut.

3. Formulir Pengajuan Pembiayaan adalah suatu formulir yang berisi daftar barang yang akan diadakan berikut volume, harga satuan barang, dan jumlah anggaran yang dibutuhkan untuk mengadakan barang tersebut. Formulir pengajuan pembiayaan tersebut diajukan kepada Bagian Keuangan ANRI c.q. Sub Bagian Pembukuan untuk diproses agar anggaran dapat disetujui oleh Sekretaris Utama selaku Kuasa Pengguna Anggaran.

4. Berkas LS (Lumpsum) adalah berkas pertanggungjawaban yang dibuat setelah formulir pengajuan pembiayaan disetujui oleh Sekretaris Utama melalui Bagian Keuangan c.q. Sub Bagian Pembukuan. Berkas LS berisi beberapa surat/berkas antara lain Permintaan Penawaran, HPS (Harga Perkiraan Sendiri), Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi, Usulan Penunjukan Rekanan, Surat Perintah Kerja, Berita Acara Pemeriksaan Barang, Berita Acara Serah Terima Barang, Berita Acara Pembayaran, dan Resume Kontrak. Sedangkan dari pihak ketiga (Perusahaan/Rekanan) membuat Surat Penawaran Harga, Surat Pernyataan Penawaran, dan Faktur Barang berikut kwitansi beserta pajak.

5. Pengadaan Barang adalah mengadakan barang yang dibutuhkan oleh unit kerja melalui prosedur pengadaan barang yang sudah ada pada peraturan tentang pengadaan barang. Dengan melibatkan pihak ketiga (Rekanan/Perusahaan) dalam jangka waktu tertentu sesuai dengan barang yang dibutuhkan, yang tercantum dalam berkas pengadaan LS.

(5)

BAB II

PROSEDUR PENGADAAN BARANG

A. Pengajuan Kebutuhan Barang Dari Unit Kerja

Langkah-langkah pengajuan kebutuhan barang dari unit kerja melalui tahap sebagai berikut:

1. Kepala Biro (Karo) Umum menerima Nota Dinas Pengajuan Barang dari Unit Kerja. 2. Karo Umum mendisposisikan Nota Dinas tersebut pada Kepala Bagian (Kabag)

Perlengkapan dan Rumah Tangga.

3. Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga mendisposisikan Nota Dinas tersebut kepada Kepala Sub Bagian (Kasubbag) Pengadaan.

4. Kasubbag Pengadaan menerima dan memahami disposisi dari Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga tersebut kemudian memerintahkan pada Staf Sub Bagian Pengadaan untuk segera memproses lebih lanjut kebutuhan barang yang ada pada Nota Dinas tersebut.

5. Staf Sub Bagian Pengadaan menerima perintah dan memproses pengajuan kebutuhan barang dari unit kerja .

B. Pengajuan Pembiayaan

1. Kasubbag Pengadaan membuat Formulir Pengajuan Pembiayaan dan menyampaikan kepada Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga untuk mendapat paraf persetujuan. 2. Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga memberi paraf persetujuan dan menyampaikan

Formulir Pengajuan Pembiayaan kepada Karo Umum untuk ditanda tangani.

3. Karo Umum menandatangani Formulir Pengajuan Pembiayaan dan mendisposisi kepada Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga.

4. Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga mengajukan Formulir Pengajuan Pembiayaan kepada Bagian Keuangan c.q. Sub Bagian Pembukuan yang selanjutnya diproses Bendahara Sekretariat Utama untuk proses persetujuan anggaran oleh Sekretaris Utama dan diberi MAK (Mata Anggaran Kegiatan).

C. Pengadaan Barang Yang Dibutuhkan Unit Kerja

1. Kasubbag Pengadaan berkoordinasi dengan pihak Rekanan yang sudah bersedia dan mampu untuk mengadakan barang tersebut, tentang barang yang diminta oleh unit kerja. 2. Terkait dengan kebutuhan barang Inventaris, apabila barang yang dibutuhkan oleh unit kerja tersebut ternyata di pasaran bebas sudah tidak ada atau ditarik dari peredaran, baik tipe ataupun model barang (discontinue), atau barang yang diminta ternyata harganya

(6)

- 5 -

melebihi dari pagu anggaran yang ada, maka Kasubbag Pengadaan akan berkoordinasi dengan unit kerja terkait, dan memberikan alternatif barang kurang lebih sama dengan barang yang sebelumnya diminta oleh unit kerja, sesuai dengan anggaran yang tersedia. 3. Setelah berkoordinasi tentang barang yang akan diadakan, maka barang tersebut segera

diadakan. Setelah barang tersedia, Kasubbag Pengadaan berkoordinasi dengan Kepala Gudang untuk menyimpan barang tersebut sementara pada Gudang Inventaris.

4. Kasubbag Pengadaan berkoordinasi dengan Kasubbag Distribusi dan Inventarisasi mengenai pendistribusiaan barang pada unit kerja setelah berkas pengadaannya selesai.

D. Pembuatan Berkas LS

1. Setelah Formulir Pengajuan Pembiayaan telah diACC oleh Sekretaris Utama melalui Bagian Keuangan, Staf Sub Bagian Pengadaan segera memprosesnya menjadi berkas LS (Lumpsum), berkas LS ini dibuat apabila anggaran yang tersedia dalam pengadaan barang nilainya lebih besar dari Rp.10.000.000,-

2. Berkas LS meliputi antara lain: yang dibuat pihak Sub Bagian Pengadaan yaitu Surat Permintaan Penawaran, Harga Perkiraan Sendiri (HPS, Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi, Surat Usulan Penunjukan Rekanan, Surat Perintah Kerja, Berita Acara Pemerikasaan Barang, Berita Acara Serah Terima Barang, Berita Acara Pembayaran, dan Resume Kontrak. Sedangkan yang dibuat oleh pihak Rekanan (Perusahaan) meliputi Surat Penawaran Harga, Surat Penyataan Penawaran, dan Faktur Barang beserta kwitansi dan pajaknya. Kedua lingkup berkas tersebut merupakan satu kesatuan berkas LS.

3. Setelah berkas LS selesai dibuat dan telah ditandatangai oleh pejabat yang terkait, maka berkas tersebut diajukan ke Bagian Keuangan melalui Sub Bagian Verifikasi, apabila terdapat kekeliruan setelah verifikasi, maka Sub Bagian Pengadaan akan segera memperbaiki kekeliruan pada berkas tersebut.

4. Selanjutnya pembayaran pada pihak ketiga (Rekanan/Perusahaan) akan dibayar setelah berkas LS tersebut telah selesai diproses oleh Bagian Keuangan.

(7)

BAB III PENUTUP

Prosedur Tetap tentang Pengadaan Barang ini dapat menjadi acuan bagi unit-unit kerja di Lingkungan Biro Umum dalam menyusun dan memproses berkas pengadaan sebagai pertanggungjawaban terhadap anggaran sehingga pada akhirnya semua unit kerja dilingkungan ANRI dapat mengerti dan memahami sehingga dapat menyesuaikan dengan Prosedur tetap yang dimiliki oleh Sub Bagian Pengadaan dalam hal pengadaan barang yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan pengadaan barang dalam segi anggaran maupun waktu.

Prosedur Tetap tentang Pengadaan Barang ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal Maret 2010

KEPALA BIRO UMUM,

(8)

Arsip Nasional Republik Indonesia

LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 17 TAHUN 2010 TENTANG PENGADAAN BARANG

(9)

DAFTAR LAMPIRAN

PROSEDUR TETAP TENTANG PENGADAAN BARANG ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR PENGAJUAN KEBUTUHAN BARANG DARI UNIT KERJA

LAMPIRAN 2 DIAGRAM ALIR PENGAJUAN PEMBIAYAAN

LAMPIRAN 3 DIAGRAM ALIR PROSES PENGADAAN BARANG YANG DIBUTUHKAN OLEH UNIT KERJA

LAMPIRAN 4 DIAGRAM ALIR PEMBUATAN BERKAS LS

LAMPIRAN 5 FORMULIR PENGAJUAN PEMBIAYAAN KEBUTUHAN BESERTA LAMPIRAN RINCIAN PENGAJUAN PEMBIAYAAN KEBUTUHAN

LAMPIRAN 6 CONTOH SURAT PERMINTAAN PENAWARAN KEPADA REKANAN

LAMPIRAN 7 FORMULIR DAFTAR HARGA PERHITUNGAN SENDIRI/OWNER’S

ESTIMATE (HPS/OE)

LAMPIRAN 8 CONTOH BERITA ACARA KLARIFIKASI DAN NEGOSIASI

LAMPIRAN 9 CONTOH SURAT USULAN PENUNJUKAN REKANAN

LAMPIRAN 10 CONTOH SURAT PERINTAH KERJA

LAMPIRAN 11 CONTOH BERITA ACARA PEMERIKSAAN BARANG

LAMPIRAN 12 CONTOH BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG

LAMPIRAN 13 CONTOH BERITA ACARA PEMBAYARAN

(10)

- 2 -

DIAGRAM ALIR

PENGAJUAN KEBUTUHAN BARANG DARI UNIT KERJA

No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Staf Sub Bagian Pengadaan Kasubbag Pengadaan Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga Kepala Biro Umum

1 Menerima dari Unit Kerja dan mendisposisi Nota Dinas pengajuan barang

2 Menerima dan mendisposisikan Nota Dinas Pengajuan Barang

3 a. Menerima dan memahami disposisi b. Memerintahkan pada staf untuk

segara memproses lebih lanjut kebutuhan barang yang ada pada Nota Dinas tersebut

4 Menerima perintah dan memproses kebutuhan barang Unit Kerja

Norma waktu: 1 Hari Kerja

Lampiran 1 Prosedur Tetap

Nomor : 17 Tahun 2010 Tanggal : Maret 2010

(11)

DIAGRAM ALIR PENGAJUAN PEMBIAYAAN No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Kasubbag Pengadaan Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga Karo Umum

1 Membuat dan menyampaikan Formulir Pengajuan Pembiayaan

2 Memberi paraf persetujuan dan menyampaikan Formulir Pengajuan Pembiayaan

3 Menandatangani dan mendisposisi Formulir Pengajuan Pembiayaan

4 Mengajukan Formulir Pengajuan Pembiayaan kepada Bagian Keuangan c.q. Sub Bagian Pembukuan yag selanjutnya diproses Bendahara Sekretariat Utama untuk proses persetujuan anggaran oleh Sekretaris Utama dan diberi Mata Anggaran Kegiatan (MAK)

(12)

- 4 -

DIAGRAM ALIR

PENGADAAN BARANG YANG DIBUTUHKAN UNIT KERJA

No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Kasubbag Pengadaan Kasubbag Distribusi dan Inventarisasi c.q. Bagian Gudang

Unit Kerja Rekanan

1 Berkoordinasi dengan pihak Rekanan yang sudah bersedia dan mampu untuk mengadakan barang yang dibutuhkan

2 Berkoordinasi dengan unit kerja terkait pada barang inventaris, apabila barang yang dibutuhkan oleh unit kerja ternyata

discontinue atau harganya

melebihi dari pagu anggaran. 3 Berkoordinasi untuk menyimpan

barang tersebut sementara pada Gudang Inventaris

4 Berkoordinasi untuk

mendistribusiakan barang pada unit kerja setelah berkas pengadaannya selesai

(13)

DIAGRAM ALIR PEMBUATAN BERKAS LS No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Staf Subbag Pengadaan Pejabat Pengadaan dan Kasubag Pengadaan Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga PPK Tim Pemeriksa Rekanan 1 Menyampaikan Berkas LS dari Formulir Pengajuan Pembiayaan yang sudah disetujui Bagian Keuangan untuk ditandatangani 2 Menyampaikan Permintaan

Penawaran, HPS/OE, Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi, Surat Usulan Penunjukan Rekanan serta Kwitansi untuk

ditandatangani

3 Menyampaikan SPK, Berita Acara Serah Terima Barang, Berita Acara Pembayaran, dan Resume Kontrak untuk ditandatangani

4 Menyampaikan Berita Acara Pemerikasaan Barang untuk ditandatangani

5 Menyampaikan Berita Acara Serah Terima Barang untuk ditandatangani

6 Menyampaikan Berkas LS ke Sub Bagian Verifikasi

KEPALA BIRO UMUM,

SYAIFUDDIN Lampiran 4 Prosedur Tetap

(14)

- 6 -

ARSIP NASIONAL RI Nomor :

JAKARTA

FORMULIR PENGAJUAN PEMBIAYAAN KEBUTUHAN

Kepada Yth. Sekretaris Utama

Dari Unit Kerja Bagian Perlengkapan dan Rumah Tangga

Pembiayaan yang diajukan sebesar Rp.

Terbilang :

Rincian biaya kegiatan/barang/jasa Terlampir

Untuk keperluan Pengadaan di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia

Jakarta, ... Kepala Biro Umum,

. NIP. ...

Kolom persetujuan Pejabat Pembuat

Komitmen/PUM Paraf Tanggal

Dibebankan pada MAK:

Catatan :

Persetujuan Sekretaris Utama Paraf Tanggal

Dana sebesar Rp.

Catatan :

Pertanggungjawaban uang muka paling lambat 7 (tujuh) hari setelah uang muka diterima

(15)

Lampiran pengajuan nomor :

RINCIAN PENGAJUAN PEMBIAYAAN KEBUTUHAN

Tahun Anggaran : Unit Kerja : Kode Anggaran : Kegiatan :

NO JENIS DAN URAIAN KEGIATAN

VOLUME SATUAN HARGA (Rp) JUMLAH (Rp) KETERANGAN 1 2 3 4 5 6 Sub Jumlah PPN 10% Jumlah Jakarta, 2010 Mengetahui, Kepala Biro Umum,

... NIP. ...

(16)

- 8 -

Nomor : ... Lampiran : -

Perihal : Permintaan Penawaran

Kepada Yth. PT.

Jl. Jakarta

Sehubungan dengan adanya kebutuhan ...di Arsip Nasional RI, dengan ini kami minta Perusahaan Saudara untuk mengajukan penawaran harga barang dengan rincian sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.

Demikian atas perhatian dan kerja sama yang baik kami sampaikan terima kasih.

Jakarta, ... Pejabat Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan,

... NIP. ... Lampiran 6 Prosedur Tetap Nomor : 17 Tahun 2010 Tanggal : Maret 2010

(17)

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

DAFTAR

HARGA PERHITUNGAN SENDIRI/OWNER’S ESTIMATE (HPS/OE)

Pekerjaan : Pengadaan

Alamat : Arsip Nasional Republik Indonesia Jakarta Tahun Anggaran : ...

No. Uraian Kegiatan Volume Harga (Rp)

Satuan Jumlah 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Sub Jumlah PPN 10% Jumlah --- ,- ,- --- ,- Jakarta, ...

Disahkan oleh: Pembuat HPS/OE

a.n. Kuasa Pengguna Anggaran Pejabat Pengadaan

Pejabat Pembuat Komitmen pada ... Kepala Sub Bagian Pengadaan,

... ... NIP. ... NIP. ... Lampiran 7 Prosedur Tetap Nomor : 17 Tahun 2010 Tanggal : Maret 2010

(18)

- 10 -

BERITA ACARA KLARIFIKASI DAN NEGOSIASI NOMOR : PL. 02.00/ /DBN/2010

Pada hari ini...tanggal...bulan...tahun dua ribu sepuluh, kami yang bertanda tangan di bawah ini:

I. Nama : Kahim Sundjaja, S.E., MM

Jabatan : Pejabat Pengadaan, Kepala Sub Bagian Pengadaan Alamat : Jl. Ampera Raya No.7 Cilandak Timur, Jakarta Selatan.

Yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA. II. Nama : Suhaeri

Jabatan : Direktur PT. MUARA SIHILAP ABADI

Alamat : Jl. Menteng Sawah No.32, Setia Budi, Jakarta Selatan. Yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA.

Dengan ini kami PIHAK PERTAMA menyatakan bahwa telah melakukan klarifikasi dan negosiasi atas penawaran harga dari PIHAK KEDUA untuk pekerjaan Pengadaan ...di Arsip Nasional RI Jakarta, sebagai berikut:

- Nomor Surat Penawaran : .../SPH/MSA/.../2010 - Tanggal : ...2010

- Nama Pekerjaan : Pengadaan ...

- Harga penawaran : Rp...,- termasuk pajak. - Harga setelah negosiasi : Rp ...,- termasuk pajak. Menyatakan bahwa :

1. Spesifikasi barang telah sesuai dengan permintaan; 2. Harga sesuai dengan kualitas dan wajar;

3. Dari segi teknis dapat dipertanggungjawabkan.

Sehingga kami bersepakat menerima harga penawaran setelah negosiasi sebesar Rp...,- dari PIHAK KEDUA.

Demikian Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi ini dibuat untuk dapat dipergunakan seperlunya.

PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA

PT. MUARA SIHILAP ABADI, Pejabat Pengadaan

Kepala Sub Bagian Pengadaan,

SUHAERI KAHIM SUNDJAJA, SE,MM.

DIREKTUR NIP. 360 000 698

(19)

Nomor : PL.02.00/ /DBN/2010 Jakarta, ...2010 Lampiran : -

Perihal : Usulan Penunjukan Rekanan.

Kepada Yth.

Pejabat Pembuat Komitmen pada Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan di Arsip Nasional RI Jakarta

Setelah kami mengadakan klarifikasi dan negosiasi sesuai dengan Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi Nomor: PL.02.00/ /DBN/2010 tanggal ...2010 atas penawaran harga Pengadaan...di ANRI dari PT. MUARA SIHILAP ABADI sesuai surat penawaran harga Nomor: .../SPH/MSA/.../2010 tanggal ...2010, bahwa harga yang ditawarkan sebesar Rp...,- (...rupiah) dan setelah negosiasi menjadi Rp...,- (...rupiah) sesuai dengan surat pernyataan penawaran Nomor:.../MSA/.../2010 tanggal ...2010 adalah harga yang wajar, spesifikasi barang sesuai dengan yang dibutuhkan dan dapat dipertanggungjawabkan baik dari segi teknis maupun kualitas, sehingga kami mengusulkan PT. MUARA SIHILAP ABADI yang beralamat di Jl. Menteng Sawah No.32, Setia Budi, Jakarta Selatan, agar ditunjuk sebagai pelaksana Pengadaan ...di Arsip Nasional RI Jakarta.

Demikian usulan ini kami sampaikan untuk dapat dipertimbangkan.

Pejabat Pengadaan,

Kahim Sundjaja, SE,MM

NIP. 360 000 698

(20)

- 12 -

SURAT PERINTAH KERJA NOMOR : PL.02.00/ /DBN/2010

1. Diperintahkan kepada : PT. MUARA SIHILAP ABADI

Jl. Menteng Sawah No.32, Setia Budi, Jakarta Selatan.

Bank : DKI Capem Jatibaru

Nomor Rekening : 110.08.07386 2. Dasar : - Surat Usulan Pejabat Pengadaan

Nomor: PL.02.00/.../DBN/2010 tanggal...2010; - Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi

Nomor: PL.02.00/.../DBN/2010 tanggal...2010;

3. Jenis Pekerjaan : Pengadaan...di Arsip Nasional RI. Jl.Ampera Raya No.7 Cilandak Timur, Jakarta Selatan.

4. Lama Pekerjaan : (...) hari kerja sejak tanggal dikeluarkannya Surat Perintah Kerja ini, yaitu mulai Tanggal...2010 sampai dengan ...2010.

5. Syarat-syarat Pekerjaan : Spesifikasi pekerjaan sesuai dengan surat penawaran harga

PT. MUARA SIHILAP ABADI Nomor:.../SPH/MSA/.../2010 tanggal...2010 dan

surat pernyataan penawaran Nomor:.../MSA/.../2010 tanggal ...2010 setelah negosiasi.

6. Harga Borongan : Harga borongan barang tersebut Rp...,- (...rupiah). 7. Pembayaran : Pembayaran akan dilakukan 1 (satu) kali pembayaran dan

dibayarkan setelah barang tersebut diserahkan seluruhnya dalam keadaan baik dan lengkap dengan disertai Berita Acara Serah Terima Barang.

8. Sangsi dan Denda : Apabila PT. MUARA SIHILAP ABADI tidak dapat menyerahkan barang tersebut sesuai dengan batas waktu yang telah ditentukan, maka akan dikenakan denda keterlambatan sebesar 1o/oo atau sebesar Rp...,- per hari keterlambatan.

9. Meterai : Bea meterai atas pesanan ini menjadi tanggungan PT. MUARA SIHILAP ABADI.

10. Surat Perintah Kerja ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan didalamnya akan diadakan pembetulan sebagaimana mestinya.

Mengetahui/menerima

sesuai syarat-syarat tersebut di atas:

--- PT. MUARA SIHILAP ABADI,

SUHAERI DIREKTUR

Ditetapkan di: Pada tanggal:

--- a.n. Kuasa Pengguna Anggaran

Pejabat Pembuat Komitmen

pada Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan

DRS. SUDJONO NIP. 360 000 382 Lampiran 10 Prosedur Tetap Nomor : 17 Tahun 2010 Tanggal : Maret 2010

(21)

BERITA ACARA PEMERIKSAAN BARANG NOMOR : PL. 02.00/ /DBN/2010

1. Nama : Etty Octavia, A.Md

Jabatan : Staf Sub Bagian Pengadaan 2. Nama : Hambali

Jabatan : Staf Sub Bagian Distribusi dan Inventarisasi 3. N a m a : M. Fahrim

Jabatan : Staf Sub Bagian Pengadaan

Dengan ini telah mengadakan pemeriksaan bersama-sama terhadap pelaksanaan Pekerjaan Pengadaan...di Arsip Nasional RI Jakarta, sesuai dengan Surat Perintah Kerja Nomor: PL.02.00/ /DBN/2010 tanggal...2010 sebagai berikut:

“ Bahwa Pekerjaan Pengadaan...di Arsip Nasional RI Jakarta telah selesai dilaksanakan dengan baik dari keseluruhannya, sehingga dapat diadakan serah terima atas barang tersebut “. Demikian Berita Acara Pemeriksaan Barang ini dibuat dengan sebenarnya dalam rangkap secukupnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Pengirim Barang: ---

PT. MUARA SIHILAP ABADI,

SUHAERI DIREKTUR

Yang Memeriksa: ---

1. Etty Octavia, A.Md : ...

2. Hambali : ... 3. M. Fahrim : ... Lampiran 11 Prosedur Tetap Nomor : 17 Tahun 2010 Tanggal : Maret 2010

(22)

- 14 -

BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG NOMOR : PL. 02.00/ /DBN/2010

1. N a m a : Samino Soekarto, S.Sos.

Jabatan : Kabag. Perlengkapan dan Rumah Tangga

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama ARSIP NASIONAL RI yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA.

2. N a m a : Suhaeri

Jabatan : Direktur PT. MUARA SIHILAP ABADI.

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama PT. MUARA SIHILAP ABADI yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA.

Dengan berdasarkan Berita Acara Pemeriksaan Barang Nomor: PL.02.00/.../DBN/2010 tanggal...2010, dengan ini menyatakan serah terima barang sebagai berikut:

Pekerjaan : Pengadaan...di Arsip Nasional RI Jakarta sesuai dengan Surat Perintah Kerja Nomor: PL.02.00/.../DBN/2010 tanggal...2010. Dilaksanakan oleh : PT. MUARA SIHILAP ABADI

PIHAK PERTAMA telah menerima Pekerjaan Pengadaan...di Arsip Nasional RI Jakarta yang telah dilaksanakan dengan baik oleh PIHAK KEDUA dan sesuai dengan Surat Perintah Kerja Nomor: PL.02.00/.../DBN/2010 tanggal...2010.

Demikian Berita Acara Serah Terima Barang ini dibuat dengan sebenarnya dalam rangkap secukupnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

PIHAK YANG MENYERAHKAN PIHAK YANG MENERIMA

PT. MUARA SIHILAP ABADI, Kabag. Perlengkapan dan Rumah

Tangga,

SUHAERI SAMINO SOEKARTO, S.SOS.

DIREKTUR NIP. 360 000 136

Mengetahui,

a.n. Kuasa Pengguna Anggaran Pejabat Pembuat Komitmen pada Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan,

DRS, SUDJONO NIP. 360 000 382 Lampiran 12 Prosedur Tetap Nomor : 17 Tahun 2010 Tanggal : Maret 2010

(23)

DEP/LEMBAGA : - BERITA ACARA PEMBAYARAN UNIT ORGANISASI : ARSIP NASIONAL RI TANGGAL :...2010

PEKERJAAN : Biaya Pengadaan...di Kantor Arsip Nasional RI Jln.Ampera Raya No.7 Cilandak Timur, Jakarta Selatan sesuai dengan Surat Perintah Kerja Nomor : PL.02.00/ /DBN/2010 Tanggal...2010. LOKASI : DKI Jakarta

Pada hari ini kami yang bertanda tangan dibawah ini: I. Nama : Drs. Sudjono

Jabatan : Pejabat Pembuat Komitmen pada Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan Alamat : Jl. Ampera Raya No.7 Cilandak Timur, Jakarta Selatan

Berdasarkan Surat Keputusan Kepala Arsip Nasional RI Nomor: KP.07/08/2010 tanggal 8 Januari 2010 telah ditunjuk dan diangkat sebagai Pejabat Yang diberi Wewenang untuk Melakukan Tindakan Yang Mengakibatkan Pengeluaran Anggaran Belanja / Penanggungjawab Kegiatan/PPK dan BPP pada Arsip Nasional RI, dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Kuasa Pengguna Anggaran Arsip Nasional RI Jl.Ampera Raya No.7 Cilandak Timur Jakarta Selatan, yang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA.

II. Nama : Suhaeri

Jabatan : Direktur PT. MUARA SIHILAP ABADI

NPWP : 01.400.785.0-018.000

Alamat : Jl. Menteng Sawah No.32, Setia Budi, Jakarta Selatan

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama PT. MUARA SIHILAP ABADI yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA.

Dengan ini menyatakan berdasarkan:

1. Surat Perintah Kerja Nomor: PL.02.00/.../DBN/2010 tanggal...2010;

2. Berita Acara Pemeriksaan Nomor: PL.02.00/.../DBN/2010 tanggal...2010; 3. Berita Acara Serah Terima Nomor: PL.02.00/.../DBN/2010 tanggal...2010; PIHAK KEDUA telah berhak menerima Pembayaran sebesar Rp...,- (...rupiah). Demikian Berita Acara Pembayaran ini dibuat dalam rangkap secukupnya untuk dipergunakan seperlunya.

PT. MUARA SIHILAP ABADI, a.n. Kuasa Pengguna Anggaran Pejabat Pembuat Komitmen pada Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan,

SUHAERI DRS. SUDJONO DIREKTUR NIP.360 000 382 Lampiran 13 Prosedur Tetap Nomor : 17 Tahun 2010 Tanggal : Maret 2010

(24)

- 16 -

RESUME KONTRAK

RINGKASAN KONTRAK

untuk kegiatan yang dananya berasal dari rupiah murni

1. Nomor dan tanggal DIPA : 0001/087-01.1/-/2010 tanggal 31 Desember 2009 2. Kode Kegiatan/Sub Kegiatan/MAK : ...

3. Nomor dan tanggal SPK/Kontrak : PL.02.00/ /SKT/2010 tanggal...2010 4. Nama Kontraktor/Perusahaan : MUARA PESONA ABADI, CV.

5. Alamat Kontraktor/Perusahaan : Jl. Raya Pasar Jumat No.41 Kebayoran Lama,

Jakarta Selatan

6. Nilai SPK/Kontrak : Rp... ,- ( ...rupiah). 7. Uraian dan Volume Pekerjaan : Pengadaan...

8. Cara Pembayaran : LS (Langsung ditujukan kepada CV. MUARA PESONA ABADI, a.n. Rekening MUARA PESONA ABADI, CV.).

9. Rekening Bank : Bank DKI Cabang Pembantu Jatibaru. Nomor Rekening: 110.08.07481-3

10. Jangka Waktu Pelaksanaan : (...) hari kerja mulai dari tanggal...– ...

11. Tanggal Penyelesaian Pekerjaan : ...2010 12. Jangka Waktu Pemeliharaan : -

13. Ketentuan Sanksi : 1 o/oo atau sebesar Rp...,- per hari keterlambatan.

Jakarta, ...2010 a.n. Kuasa Pengguna Anggaran Pejabat Pembuat Komitmen pada

Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan

Drs. Sudjono NIP. 360 000 382 Catatan :

Apabila terjadi addedum kontrak data kontrak agar disesuaikan dengan perubahannya