SOKONGAN KEWANGAN PEJABAT BENDAHARI

(1)

1.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan tatacara dan prosedur terperinci serta tanggungjawab bagi proses perolehan secara Sebut Harga Universiti.

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi semua jenis perolehan yang bernilai melebihi RM50,000 sehingga RM500,000 bagi bekalan/perkhidmatan dan melebihi RM20,000 hingga RM500,000 bagi kerja. Prosedur ini merangkumi cara-cara lantikan syarikat dibuat, penyediaan permohonan pesanan belian, penyediaan pesanan belian, kaedah merekod terimaan bekalan/perkhidmatan/kerja dan penilaian prestasi ke atas syarikat.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Nombor Dokumen Tajuk Dokumen

AP (166-206 dan 229-300) Arahan Perbendaharaan AP (166-206 dan 229-300)

SPP Bil. 5 Tahun 2009 Surat Pekeliling Perbendaharaan, Perubahan Had Nilai Dan Tatacara Pengurusan Perolehan Secara Sebut Harga

SAP (1 April 2010) Pelaksanaan Integrity Pact Dalam Perolehan Kerajaan

AUKU 1971, P.U. (A) 105 Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, P.U. (A) 105, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia.

Seksyen VII Peraturan Perakaunan dan Kewangan UPM

Bil. 3 Tahun 2009 Pekeliling Bendahari, Peraturan dan Tatacara Pengurusan Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja

27 Februari 2004 Manual FAMS

Minit 4/1(1998) Petikan Minit Mesyuarat JKTK, Pembentukan Jawatankuasa– jawatankuasa Di bawah Lembaga Pengarah Universiti Putra Malaysia

OPR/BEN/AK005/BUY Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian SOK/KEW/AK002/BUY Arahan Kerja Penilaian Prestasi Pembekal

SOK/KEW/AK003/BUY Arahan Kerja Penyediaan Permohonan Pesanan Belian Dan Daftar Serahan Melalui Modul Purchasing

SOK/KEW/GP004/BUY Garis Panduan Penyediaan Dokumen Sebut Harga

SOK/KEW/GP005/BUY Garis Panduan Penyediaan Penentuan dan Penilaian Teknikal/Spesifikasi

SOK/KEW/GP006/ BUY Garis Panduan Penyediaan Laporan Sebut Harga

SOK/KEW/GP007/BUY Garis Panduan Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan Dan Kontrak

(2)

SOK/KEW/GP009/BUY Garis Panduan Terimaan Dan Pengesahan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja

SOK/KEW/GP011/BUY Garis Panduan Perkhidmatan Diserah Urus (Outsourcing) Kepada Pihak Luar

OPR/BEN/GP002/BUY Garis Panduan Penutupan Dan Pembukaan Sebut harga Dan Tender

OPR/BEN/GP004/BUY Garis Panduan Penyediaan Iklan Sebut Harga

OPR/BEN/GP005/BUY Garis Panduan Penyediaan Laporan Penilaian Harga Bagi Tender dan Sebut Harga (Bekalan/Perkhidmatan)

Terkini Surat perwakilan tugas/kuasa bagi pegawai yang diberi kuasa SOK/ICT/GP03/PerolehanICT Garis Panduan Kelulusan Perolehan ICT

4.0 DEFINISI DAN SINGKATAN:

FAMS - Fixed Asset Management System

Manual FAMS - Manual Sistem Pengurusan Aset Tetap UPM (FAMS) JKSH UPM - Jawatankuasa Sebut Harga UPM

JKT - Jawatankuasa Teknikal JKPH - Jawatankuasa Penilaian Harga JKTK - Jawatankuasa Tetap Kewangan

LPIPM - Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) (Construction Industrial Development Board)

PA - Penolong Akauntan

PK - Pegawai Kewangan yang bergred dari W41 dan ke atas di bawah Skim Perkhidmatan SSM

PKK - Pusat Khidmat Kontraktor

PO - Purchase Order (Pesanan Belian)

PO held - dokumen untuk kelulusan pembelian oleh PTJ PTJ - Pusat Tanggungjawab

PTK - Pembantu Tadbir Kewangan

RO - Requisition Order (Permohonan Pembelian) SAGA - Standard Accounting for Government Agencies

SSM - Sistem Saraan Malaysia

Syarikat - Syarikat/individu yang telah melaksanakan perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja kepada Universiti

Urusetia JKSH - Semua staf Seksyen Perolehan, Pejabat Bendahari

5.0 TANGGUNGJAWAB

Ketua PTJ, pegawai dan staf yang terlibat dengan perolehan ini bertanggungjawab menentukan prosedur/peraturan ini dipatuhi semasa melaksanakan perolehan secara sebut harga serta memastikan peruntukan mencukupi dalam melaksanakan perolehan tersebut.

(3)

6.0 CARTA ALIR Permohonan Perolehan Permohonan Perolehan Permohonan Pendaftaran Sebut Harga Universiti Permohonan Pendaftaran Sebut Harga Universiti Proses Pendaftaran Proses Pendaftaran Penyediaan Dokumen Sebut Harga Penyediaan Dokumen Sebut Harga Penyediaan Iklan Penyediaan Iklan Jualan Dokumen Sebut Harga Jualan Dokumen Sebut Harga Penutupan dan Pembukaan Sebut Harga Penutupan dan Pembukaan Sebut Harga Penyediaan Laporan Penilaian Sebut Harga Penyediaan Laporan Penilaian Sebut Harga Penyediaan Laporan dan Mesyuarat Sebut

Harga Universiti Penyediaan Laporan dan Mesyuarat Sebut

Harga Universiti Mesyuarat Lantikan Syarikat Mesyuarat Lantikan Syarikat Penyediaan Surat Tawaran Penyediaan Surat Tawaran Penyediaan Kontrak Penyediaan Kontrak Penyediaan Permohonan Pesanan Belian Penyediaan Permohonan Pesanan Belian Serah Pesanan Belian kepada Syarikat Serah Pesanan Belian kepada Syarikat Terima Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja Terima Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja Rekod Terimaan Rekod Terimaan Penilaian Prestasi Syarikat Penilaian Prestasi Syarikat Penyediaan Pesanan Belian Penyediaan Pesanan Belian Mula Mula Tamat Tamat 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10 7.11 7.12 7.13 7.14 7.15 7.16 7.17 7.18 7.19 7.20 Tindakan Pembetulan 7.7.2

(4)

7.0 PROSEDUR TERPERINCI

Tindakan Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2 Permohonan Perolehan

7.2.1 Proses permohonan perolehan dengan merujuk Arahan

Kerja Penyediaan Permohonan Pesanan Belian Dan

Daftar Serahan Melalui Modul Purchasing

(SOK/KEW/AK003/BUY).

Pemohon

7.3 Permohonan Pendaftaran

7.3.1 Lengkapkan Borang Pendaftaran Tender/Sebut Harga

(BEN/BUY/B003).

Pemohon

7.3.2 Serahkan borang pendaftaran sebut harga yang telah lengkap bersama senarai spesifikasi ke Seksyen Perolehan, Pejabat Bendahari.

Pemohon

7.4 Proses Pendaftaran

7.4.1 Cop tarikh terima permohonan daripada PTJ ke atas borang pendaftaran.

PA/PTK (Seksyen Perolehan) 7.4.2 Buat semakan seperti berikut ke atas borang

permohonan diterima:-

PA (Seksyen Perolehan) (a) Senarai spesifikasi sebut harga dilampirkan bersama

borang;

(b) Pastikan semua maklumat yang berkaitan telah dilengkapkan pada borang;

7.4.3 Lulus permohonan dengan menandatangani borang pendaftaran, cop nama dan jawatan di atas borang pendaftaran sebut harga.

PK (Seksyen Perolehan)

(5)

7.4.4 Daftar sebut harga dengan merekod maklumat permohonan berkaitan di dalam buku rekod pendaftaran sebut harga mengikut format buku Daftar Sebut Harga

(OPR/BEN/BD001/BUY).

PA/PTK (Seksyen Perolehan)

7.4.5 Rekod maklumat berikut pada borang pendaftaran sebut harga:-

PA/PTK (Seksyen Perolehan) (a) Nombor rujukan sebut harga;

(b) Tarikh dan masa tutup iklan sebut harga, nombor peti dan tarikh iklan; dan

(c) Jumlah sampul surat dokumen yang perlu diserahkan.

7.4.6 Buat satu (1) salinan borang pendaftaran kepada PTJ untuk makluman dan penyediaan dokumen sebut harga.

PA/PTK (Seksyen Perolehan) 7.4.7 Failkan borang pendaftaran berserta senarai spesifikasi di

dalam Fail Pendaftaran Sebut Harga (UPM/BEN/SP/03/F002).

PA/PTK (Seksyen Perolehan) 7.5 Penyediaan Dokumen Sebut Harga

7.5.1 Sedia dokumen sebut harga dengan merujuk Garis

Panduan Penyediaan Dokumen Sebut Harga

(SOK/KEW/GP004/BUY).

Pemohon

7.5.2 Serah dokumen sebut harga ke Seksyen Perolehan,

Pejabat Bendahari untuk tindakan selanjutnya.

Pemohon

7.6 Penyediaan Iklan

7.6.1 Rujuk Garis Panduan Penyediaan Iklan Sebut Harga

(OPR/BEN/GP004/BUY) untuk tatacara penyediaan iklan

sebut harga.

PA/PTK (Seksyen Perolehan) 7.7 Jualan Dokumen Sebut Harga

(6)

7.7.1 Semak maklumat yang tercatat pada sampul surat serta dokumen sebut harga dan pastikan ianya sama dengan maklumat pada iklan sebelum jualan dibuat. Maklumat-maklumat yang perlu disemak adalah seperti berikut:-

PA/PTK (Seksyen Perolehan) (a) Nombor rujukan sebut harga;

(b) Tajuk sebut harga;

(c) Tarikh tutup sebut harga; dan (d) Nombor peti sebut harga

7.7.2 Jika ada kesilapan dan perlukan pembetulan, hubungi atau kembalikan dokumen sebut harga tersebut ke PTJ berkenaan untuk pembetulan.

PA/PTK (Seksyen Perolehan) 7.7.3 Dokumen sebut harga akan dijual mengikut harga

dokumen yang telah ditetapkan di dalam iklan. Pastikan setiap syarikat yang hendak membeli dokumen menunjukkan sijil asal yang tempoh pendaftaran sijil masih berkuatkuasa mengikut kod bidang pendaftaran yang telah ditetapkan di dalam iklan.

7.7.4 Rekod jualan dokumen sebut harga di dalam Borang

Jualan Dokumen Sebut Harga/Tender

(OPR/BEN/BR006/BUY) dengan mencatat maklumat

berikut:-

(a) Bilangan dokumen; (b) Nama syarikat; (c) Nombor resit; (d) Alamat syarikat;

(e) Nombor telefon dan faks.

7.8 Penutupan dan Pembukaan Peti Sebut Harga

7.8.1 Rujuk Garis Panduan Penutupan dan Pembukaan Tender

dan Sebut harga (OPR/BEN/GP002/BUY) untuk tindakan

terperinci.

PK/PA/PTK (Seksyen Perolehan) 7.9 Penyediaan Laporan Penilaian Sebut Harga

(7)

(a) Laporan penilaian spesifikasi akan disediakan oleh JKT dan laporan penilaian harga oleh JKPH.

JKT/JKPH

(b) Untuk penyediaan penilaian teknikal rujuk Garis

Panduan Penyediaan Penentuan dan Penilaian Teknikal/Spesifikasi (SOK/KEW/GP005/BUY).

JKT

(c) Untuk penyediaan laporan penilaian harga rujuk

Garis Panduan Penyediaan Laporan Penilaian

Harga Bagi Tender dan Sebut Harga

(Bekalan/Perkhidmatan) (OPR/BEN/GP005/BUY).

JKPH

7.9.2 Laporan Penilaian Sebut Harga Kerja

(a) Laporan penilaian sebut harga kerja akan disediakan oleh JKT.

(b) Sedia laporan penilaian sebut harga kerja. Rujuk

Garis Panduan Penyediaan Penentuan

dan Penilaian Teknikal/Spesifikasi

(SOK/KEW/GP005/BUY).

JKT

7.9.3 Serah laporan penilaian sebut harga ke Seksyen Perolehan, Pejabat Bendahari.

JKT/JKPH

7.10 Penyediaan Laporan dan Mesyuarat

7.10.1 Cop tarikh terima laporan penilaian sebut harga pada setiap laporan.

PA/PTK (Seksyen Perolehan) 7.10.2 Semak laporan sebut harga yang telah dikemukakan,

jika tidak lengkap kembalikan/hubungi PTJ untuk tindakan pembetulan.

Urusetia JKSH UPM

7.10.3 Sediakan ringkasan laporan sebut harga. Rujuk Garis

Panduan Penyediaan Laporan Sebut Harga

(SOK/KEW/GP006/ BUY).

Urusetia JKSH UPM

7.10.4 Sedia fail mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga sebelum mesyuarat diadakan.

Urusetia JKSH UPM 7.11 Mesyuarat Lantikan Petender

(8)

7.11.1 Lantik petender. Ahli JKSH UPM 7.12 Penyediaan Surat Tawaran

7.12.1 Sediakan surat tawaran kepada petender yang dilantik dengan merujuk Garis Panduan Penyediaan Surat

Setuju Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan dan Kontrak (SOK/KEW/GP007/BUY).

Pemohon/PTK (Zon/Seksyen

Kewangan) 7.13 Penyediaan Kontrak

7.13.1 Sedia kontrak untuk perolehan bernilai melebihi RM50,000 ke atas.

Kewangan) 7.13.2 Rujuk Garis Panduan Penyediaan surat Setuju Terima

Tawaran, Cagaran Keselamatan dan Kontrak (SOK/KEW/GP007/BUY) untuk menyemak panduan

penyediaan kontrak.

Pemohon/PTK (Zon/ Seksyen

Kewangan)

7.14 Penyediaan Permohonan Pesanan Belian

7.14.1 Input dan cetak permohonan pembelian dan cetak PO

held melalui sistem SAGA. Rujuk Arahan Kerja

Penyediaan Permohonan Pesanan Belian Dan Daftar

Serahan Melalui Modul Purchasing

Kewangan)

7.15 Penyediaan Pesanan Belian

7.15.1 Semak maklumat dan dokumen sokongan untuk permohonan pesanan belian. Jika tidak lengkap kembalikan untuk pembetulan. Lampirkan Memo

Pembetulan Dokumen Kewangan

(OPR/BEN/DF030/BUY), jika dokumen dikembalikan ke

PTJ.

PK/PA/PTK (Zon/Seksyen

Kewangan)

7.15.2 Jika lengkap, sedia pesanan belian. Pesanan belian hanya boleh dikeluarkan melalui sistem SAGA dan rujuk

Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian

(OPR/BEN/AK005/BUY).

PTK (Zon/Seksyen

(9)

7.15.3 Jika telah lengkap, lulus pesanan belian dengan menandatangani pesanan tersebut. Cop nama dan jawatan pegawai.

PK (Zon/Seksyen

Kewangan) 7.15.4 Jika pesanan belian difaktorkan, rujuk Arahan Kerja

Penyediaan Pesanan Belian (OPR/BEN/AK005/BUY) (para 7.3) untuk tindakan selanjutnya.

PA/PTK (Zon/Seksyen

Kewangan) 7.16 Serah Pesanan Belian Kepada Syarikat

7.16.1 Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian

(OPR/BEN/AK005/BUY) (para 4).

Pemohon/ PTK (Zon/Seksyen

Kewangan) 7.17 Terima Bekalan/Perkhidmatan/Kerja

7.17.1 Terima bekalan/perkhidmatan/kerja yang telah dilaksana oleh pembekal. Rujuk Garis Panduan

Terimaan dan Pengesahan Bekalan/ Perkhidmatan/ Kerja (SOK/KEW/GP009/BUY) untuk proses menyemak

dan mengesah terimaan.

Pemohon/Pegawai yang diberikuasa

7.18 Rekod Terimaan

7.18.1 Rekod terimaan barang yang diterima. Rujuk Manual

FAMS untuk menyemak cara-cara merekod Aset dan

Inventori (jika berkaitan).

Pemohon/Pegawai yang diberikuasa

7.19 Penilaian Prestasi Syarikat

7.19.1 Pastikan penilaian prestasi dibuat ke atas setiap syarikat/kontraktor yang telah melaksanakan bekalan/perkhidmatan/kerja. Rujuk Arahan Kerja

Penilaian Prestasi Syarikat-SOK/KEW/AK002/BUY.

7.19.2 Sekiranya bekalan/perkhidmatan/kerja yang diterima tidak sempurna, buat penilaian ke atas syarikat tersebut untuk tindakan sewajarnya.

7.19.3 Input maklumat ke dalam Modul Prestasi Pembekal. Rujuk Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat

(10)

7.19.4 Sedia laporan penilaian , rujuk Arahan Kerja Penilaian

Prestasi Syarikat (SOK/KEW/AK002/BUY).

PK/PA (Seksyen Perolehan) 7.20 Tamat

(11)

8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1. UPM/BEN/SP/03/F002 – Fail Pendaftaran Sebut Harga (a) SOK/KEW/BR002/BUY-

Borang Permohonan Pembelian (RO)

PTK PK PA PTK Kabinet Fail di Seksyen Perolehan 3 tahun PK (b) SOK/KEW/BR003/BUY-Borang Pendaftaran PTK PK PA PTK Kabinet Fail di Seksyen Perolehan 3 tahun PK (c) SOK/KEW/DF014/BUY- Semakan Status Pembelian Melalui Tender/ Sebut Harga PTK PK PA PTK Kabinet Fail di Seksyen Perolehan 3 tahun PK (d) Senarai Spesifikasi PTK PK PA PTK Kabinet Fail di Seksyen Perolehan 3 tahun PK

2. UPM/BEN/SP/03/F018 – Fail Iklan Sebut Harga (a) OPR/BEN/DF003/BUY-Iklan PTK PK PA PTK Kabinet Fail di Seksyen Perolehan 3 tahun PK 3. UPM/BEN/SP/03/F005 – Fail Pembukaan Sebut Harga (a) OPR/BEN/DF006/BUY-Borang Pembukaan Sebut Harga/Jadual Pembukaan Sebut Harga

PTK PK PA PTK Kabinet Fail di Seksyen Perolehan 3 tahun PK

(12)

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 4. Laporan:

(a) SOK/KEW/LP003/BUY- Laporan penilaian Spesifikasi bagi Sebut Harga Bekalan/ Perkhidmatan (b) OPR/BEN/LP001/BUY-Laporan

Analisis Harga Bagi Tender/Sebut Harga (Bekalan/ Perkhidmatan) . PTK PK PA PTK Kabinet Fail di Seksyen Perolehan 3 tahun PK 5. UPM/BEN/SP/03/F009 – Fail Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga

(a) OPR/BEN/DF011/BUY - Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga (JKSH) PA PTK PK PA PTK Kabinet Fail di Seksyen Perolehan 7 tahun PK

6. UPM/BEN/SP/03/F011 – Fail Minit Mesyuarat Sebut Harga

(a) OPR/BEN/DM001/BUY – Dokumen Minit Mesyuarat

PA PTK PK PA PTK Kabinet Fail di Seksyen Perolehan 7 tahun PK

7. SOK/KEW/DF20/BUY- Surat Setuju Terima Tawaran (Pejabat Bendahari)

PTK PK PA PTK Pejabat Bendahari 3 tahun PK

8. Dokumen Kontrak (Pejabat Bendahari) PTK PK PA PTK Pejabat Bendahari 7 tahun Bendahari 9. OPR/BEN/BR005/BUY - Salinan Pesanan Belian (Zon/ Seksyen Kewangan) PTK PK PA PTK Pejabat Bendahari 3 Tahun PK

(13)

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus

10. OPR/BEN/BD001/BUY- Daftar Sebut Harga PA PTK PK PA PTK Kabinet Fail di Seksyen Perolehan 3 Tahun PK 11. OPR/BEN/BD004/BUY – Daftar Penerimaan, Penjualan dan Pelupusan Dokumen Sebut Harga Universiti PA/PTK PK PA PTK Kabinet Fail di Seksyen Perolehan 3 Tahun PK

(14)

9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama Untuk