FITUR-FITUR TERBARU PADA SISTEM INFORMASI LIBAS (LIBRARY AUTOMATION SYSTEM) DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FITUR-FITUR TERBARU PADA SISTEM INFORMASI LIBAS (LIBRARY AUTOMATION SYSTEM) DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA. KERTAS KARYA. Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md) dalam Bidang Ilmu Perpustakaan. Oleh: Vera Alicia Gultom (152201030). UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU BUDAYA PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN MEDAN 2018. UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

PERNYATAAN ORISINALITAS. Karya ini adalah karya orisinalitas dan belum pernah disajikan sebagai tulisan untuk memperoleh suatu klasifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi lain.. Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan mencantumkan tanda kutip.. Medan,. Agustus 2018 Penulis,. Vera Alicia Gultom 152201030. UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

ABSTRAK. Perkembangan perpustakaan tidak lepas dari peran teknologi informasi. Sebagai salah satu institusi pelayanan informasi, perpustakaan dituntut untuk ikut berkembang dengan memanfaatkan teknologi informasi dalam setiap pelayanannya untuk lebih efisien dan maksimal dalam mencapai tujuan. Perpustakaan tentunya harus dapat membuat pengembangan pada sistem informasi perpustakaan, salah satunya dengan menambahkan fitur-fitur terbaru. Tujuan dari observasi adalah untuk mengetahui fitur-fitur terbaru pada sistem informasi LIBAS (Library Automation System) di Perpustakaan USU. Metode pengumpulan data yaitu studi kepustakaan, observasi, dan wawancara. Sistem informasi LIBAS (Library Automation System) dikembangkan pada tahun 2017. Pada tahun 2018 sistem informasi sudah digunakan pada sebagian manajamen kerumahtanggaan perpustakaan seperti bagian layanan sirkulasi, pengolahan, dan OPAC. Modul pada sistem informasi LIBAS, yaitu; Master Data, Koleksi, Sirkulasi, Manajemen, Pengadaan, Laporan, dan OPAC. Fitur-fitur terbaru pada sistem informasi LIBAS, yaitu: Pengarang, Subjek dan Tipe Subjek, Anggota dan Anggota Tamu, Sejarah Pembayaran, Pengajuan Discount, Proses Discount, Daftar Reservasi, Denda Operator, Rekap Denda. Buku Terlaris, Peminjam Terbanyak, OPAC (Login, Sejarah Peminjaman, Sejarah Pembayaran, Reservasi, Usul Judul/Eksemplar, Profil, dan Bebas Pustaka). Dari hasil observasi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi LIBAS merupakan pengembangan dari program aplikasi SIPus yang tentunya memiliki desain tampilan yang lebih bagus, fitur yang lengkap dan memberikan kemudahan serta efisiensi pekerjaan pustakawan, walaupun masih dalam tahap pengembangan dan penyesuaian agar pustakawan maupun pemustaka dapat mengaksesnya. Kata Kunci : Perpustakaan USU, Sistem Informasi Perpustakaan, Fitur Sistem Informasi Perpustakaan.. i UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

ABSTRACT. The development of the library can not be separated from the role of information technology. As one of the information service institutions, libraries are required to grow by utilizing information technology in every service to be more efficient and maximal in achieving goals. The library certainly must be able to make development in the library information system, one of them by adding the latest features. The purpose of the observation was to find out the latest features LIBAS (Library Automation System) information system in USU Library. Data collection methods are literature study, observation, and interview. LIBAS (Library Automation System) was developed in 2017. In 2018 information systems are already used by some library housekeeping management such as circulation, processing and OPAC. Module on LIBAS information system, namely; Master Data, Collection, Circulation, Management, Procurement, Reports, and OPAC. The latest features LIBAS (Library Automation System) information system in USU Library namely: Author, Subject and Type of Subject, Members and Guest Members, Payment History, Submission of Discounts, Discount Process, List of Reservations, Fine Operators, Recap Fines. Bestsellers, Most Borrowers, OPAC (Login, Loan History, Payment History, Reservation, Proposal Title / Copy, Profile, and Library-Free). It indicates that LIBAS information system namely is the development of SIPus application program which of course has a better display design, complete features and provides ease and efficiency of librarian work, although it is still in the development and adjustment stages so that librarians and users can access it. Keywords: USU Library, Library Information System, Library Information System Features.. ii UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

KATA PENGANTAR. Segala Puji dan Syukur hanya bagi Tuhan Yesus Kristus, hanya oleh karena anugerah-Nya yang melimpah, kemurahan dan kasih setianya yang begitu besar, akhirnya penulis dapat menyelesaikan penulisan kertas karya ini dengan judul : “Fitur-fitur Terbaru Pada Sistem Informasi LIBAS (Library Automation System) Di Perpustakaan USU.” Kertas karya ini merupakan sebuah karya tulis ilmiah yang diperlukan untuk melengkapi persyaratan memperoleh gelar ahli madya pada Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terimakasih yang sedalam-dalamnya kepada kedua orang tua penulis Ayahanda Alm. Johan Wilmar Gultom dan Ibunda tercinta Ria Marlan Bunga Hutabarat, yang telah membesarkan dan mendidik, memberikan motivasi, dukungan moral dan materil yang telah diberikan selama ini, serta doa yang tiada henti selama penulis menyelesaikan kertas karya ini. Selama penulisan kertas karya ini, penulis telah banyak menerima bantuan serta bimbingan dari berbagai pihak, sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Bapak Dr. Budi Agustono, M.S, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. 2. Ibu Hotlan, S.Sos, M.I.Kom selaku Ketua Program Studi D-III Perpustakaan dan Bapak Drs. Dirmansyah selaku Sekretaris Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. 3. Bapak Dr. Drs. Jonner Hasugian, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan yang sangat berguna kepada penulis dalam penyusunan kertas karya ini. 4. Bapak Ishak, S.S., M.Hum selaku Dosen Penguji I dan Bapak Drs. Dirmansyah, M.A selaku Dosen Penguji II. 5. Seluruh staf pengajar pada Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.. iii UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

6. Ibu Murniaty, S.Sos selaku Kepala Bidang Dukungan Teknologi Informasi, Bapak Ray Ansyari Margolang, ST selaku staf Bidang Dukungan Teknologi Informasi, serta Ibu Maisyaroh Harahap, S.Sos (Kepala Sub Bidang Pengadaan), dan Ibu Hetty Gultom (Kepala Sub Bidang Pengatalogan) yang telah meluangkan waktunya untuk membantu penulis dalam mengumpulkan data yang diperlukan dalam penyusunan kertas karya ini. 7. Untuk Abang dan Kakak penulis (Arjoike Gultom, Lanna Gultom, Marulam Japodang Gultom, Jar Yanti Sari Gultom). Terimakasih atas doa, semangat serta motivasi yang selalu diberikan kepada penulis. Semoga Tuhan Yesus selalu menyertai kalian. 8. Untuk LESCOVI (Mitha dan Dea). Terimakasih atas semangat dan kata-kata bijaknya serta doa yang selalu diberikan kepada penulis. Semoga kalian cepat wisuda, sukses untuk karirnya. 9. Untuk G’Squad (Fatimah, Hijratun, Priscilla, Novia, Wulan). Terimakasih telah bersedia mendengar keluh kesah serta memberikan semangat kepada penulis. Sukses terus untuk kalian. Ucapan terimakasih juga kepada semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu-persatu yang telah banyak memberikan waktu, saran, dukungan, doa, dan pikiran kepada penulis. Akhir kata penulis mengharapkan kiranya kertas karya ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca.. Medan,. Agustus 2018 Penulis. Vera Alicia Gultom 152201030. iv UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

DAFTAR ISI. Halaman. LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN PERNYATAAN ORISINALITAS ABSTRAK ..................................................................................................................... ….i ABSTRACT................................................................................................................... …ii KATA PENGANTAR .................................................................................................. ...iii DAFTAR ISI ................................................................................................................. …v DAFTAR GAMBAR .................................................................................................... ..vii BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................. …1 1.1 Latar Belakang dan Masalah ................................................................................... …1 1.2 Tujuan Penulisan ..................................................................................................... …2 1.3 Ruang Lingkup ........................................................................................................ …3 1.4 Metode Pengumpulan Data ..................................................................................... …3 BAB II TINJAUAN PUSTAKA .................................................................................. …4 2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi ............................................................................... …4 2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi ....................................................... …4 2.1.2 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi ............................................................. …5 2.1.3 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi ............................................................. …6 2.2 Teknologi Informasi................................................................................................. …7 2.2.1 Pengertian Teknologi Informasi ........................................................................ …7 2.2.2 Penerapan Teknologi Informasi Perpustakaan ................................................... …8 2.3 Sistem Informasi Perpustakaan ................................................................................ ..10 2.3.1 Pengertian Sistem Informasi .............................................................................. ..10 2.3.2 Pengertian Sistem Informasi Perpustakaan ........................................................ ..11 2.3.3. Penggunaan Sistem Informasi.......................................................................... ..13. 2.3.4 Fitur-Fitur Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan ................................... ..14. v UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN ...................................................................... ..19 3.1 Profil Perpustakaan USU ........................................................................................ ..19 3.1.1 Sejarah Singkat Perpustakaan USU..................................................................... ..19 3.1.2 Visi dan Misi Perpustakaan USU ........................................................................ ..20 3.1.3 Tujuan Perpustakaan USU .................................................................................. ..21 3.1.4 Tugas Pokok dan Fungsi .................................................................................... ..22 3.1.5 Struktur Organisasi .............................................................................................. ..22 3.2 Sejarah Sistem Informasi Perpustakaan USU.......................................................... ..24 3.3 Sistem Informasi LIBAS (Library Automation System) ......................................... ..24 3.3.1 Fitur–Fitur Terbaru pada Sistem Informasi LIBAS (Library Automation System) di Perpustakaan USU ............................................................ ..25 3.3.1.1 Master Data ................................................................................................ ..26 3.3.1.2 Koleksi........................................................................................................ ..34 3.3.1.3 Sirkulasi ...................................................................................................... ..35 3.3.1.4 Manajemen ................................................................................................. ..43 3.3.1.5 Pengadaan ................................................................................................... ..44 3.3.1.6 Laporan ....................................................................................................... ..45 3.3.1.7 OPAC ......................................................................................................... ..50 3.4 Tanggapan Pustakawan Terhadap Penerapan Sistem Informasi LIBAS di Perpustakaan USU ................................................................................................ ..60 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ................................................................ ..62 4.1 Kesimpulan .............................................................................................................. ..62 4.2 Saran ........................................................................................................................ ..63 DAFTAR PUSTAKA.................................................................................................... ..64 LAMPIRAN. vi UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

DAFTAR GAMBAR. Gambar-1: Struktur Organisasi Perpustakaan USU........................................................ 23 Gambar-2: Tampilan Fitur Master Data ......................................................................... 26 Gambar-3: Fitur Data Pengarang .................................................................................... 29 Gambar-4: Fitur Subjek dan Tipe Subjek ....................................................................... 30 Gambar-5: Fitur Anggota................................................................................................ 32 Gambar-6: Fitur Anggota Tamu ..................................................................................... 33 Gambar-7: Tampilan Fitur Koleksi................................................................................. 34 Gambar-8: Tampilan Fitur Sirkluasi ............................................................................... 35 Gambar-9: Fitur Sejarah Pembayaran Denda Pemustaka ............................................... 37 Gambar-10: Fitur Pengajuan Discount ........................................................................... 40 Gambar-11: Fitur Proses Discount ................................................................................. 41 Gambar-12: Fitur Daftar Reservasi Tahap Awal ............................................................ 42 Gambar-13: Tampilan Fitur Manajemen ........................................................................ 43 Gambar-14: Tampilan Fitur Pengadaan .......................................................................... 44 Gambar-15: Tampilan Fitur Laporan .............................................................................. 45 Gambar-16: Fitur Denda Per Operator ........................................................................... 47 Gambar-17: Fitur Rekap Denda Per Operator ................................................................ 48 Gambar-18: Fitur Buku Terlaris ..................................................................................... 49 Gambar-19: Fitur Laporan Peminjam Terbanyak ........................................................... 50 Gambar-20: Tampilan Utama OPAC USU .................................................................... 51 Gambar-21: Fitur Login Anggota ................................................................................... 52 Gambar-22: Tampilan Masuk Setelah Login Anggota ................................................... 53 Gambar-23: Fitur Data Peminjaman Anggota ................................................................ 54 Gambar-24: Fitur Data Sejarah Pembayaran Anggota ................................................... 55 Gambar-25: Fitur Data Reservasi Anggota .................................................................... 56 Gambar-26: Fitur Usulan Judul Buku ............................................................................. 57 Gambar-27: Fitur Usulan Eksemplar Buku .................................................................... 58 Gambar-28: Tampilan Profil Data User.......................................................................... 59 Gambar-29: Data User Bebas Pustaka ............................................................................ 60. vii UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

BAB I PENDAHULUAN. 1.1. Latar Belakang dan Masalah Perpustakaan merupakan suatu tempat yang digunakan untuk menyimpan. buku maupun non buku yang di dalamnya terdapat “unit kerja yang menyimpan koleksi bahan pustaka secara sistematis dan mengelolanya dengan cara khusus sebagai sumber informasi dan dapat digunakan oleh pemakainya”. Perpustakaan perguruan tinggi ialah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas,. perpustakaan. akademik,. perpustakaan. sekolah. tinggi.Tujuannya. membantu perguruan tinggi dalam menjalankan program pengajaran serta Tri Dharma Perguruan Tinggi, perpustakaan perguruan tinggi yang baik merupakan satuan yang kokoh dengan lembaga perguruan tinggi (Sjahrial, 2000: 4). Perkembangan perpustakaan khususnya perpustakaan perguruan tinggi, tak lepas dari peran teknologi informasi. Sebagai salah satu institusi pelayanan informasi, maka perpustakaan dituntut untuk ikut berkembang dengan memanfaatkan teknologi informasi dalam setiap pelayanannya untuk lebih efisien dan maksimal dalam mencapai tujuan. Penerapan teknologi informasi ini merupakan suatu perubahan layanan yang mengharuskan para pustakawan memodernisasi pelayanan dan menerapkan teknologi informasi dalam kegiatan sehari-harinya.Salah satu penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan sebagai sistem informasi manajemen perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan, anggota, statistik dan sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk automasi perpustakaan. Manfaat dari penerapan teknologi informasi di dalam perpustakaan yaitu mengefisienkan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan,. memberikan. layanan. yang. lebih. baik. kepada. pengguna. perpustakaan, meningkatkan citra perpustakaan, pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global.. 1 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

Perpustakaan USU mulai menggunakan sistem informasi pada bulan Januari tahun 1996 dengan menggunakan perangkat lunak CDS/ISIS. Kemudian perpustakaan USU menggunakan sistem informasi yaitu program aplikasi SIPus (Sistem Informasi Perpustakaan) sekitar pada tahun 2006. SIPus. merupakan. sistem informasi manajemen yang digunakan untuk mengelola informasi perpustakaan yang terintegrasi mulai dari sub modul pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi, OPAC, sampai dengan pengelolaan laporan report (Rasiman, 2008). Namun, karena semakin berkembangnya teknologi informasi dalam berbagai bidang kegiatan, khususnya dalam bidang perpustakaan tentunya akan menjadi tuntutan bagi Perpustakaan USU dalam meningkatkan pelayanan bagi pemustaka dan juga meningkatkan citra perpustakaan. Perpustakaan USU tentunya. harus. dapat. membuat. pengembangan. pada. sistem. informasi. perpustakaan. Oleh karena itu, Perpustakaan USU mengembangkan sistem informasi yaitu LIBAS (Library Automation System) yang tentunya memiliki perbedaan dengan SIPus baik dari segi tampilan, maupun dari segi fitur-fitur yang terbaru, seperti pada layanan sirkulasi pemustaka tidak lagi menggunakan slip peminjaman melainkan hanya menggunakan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM), OPAC yang dapat diakses melalui perangkat mobile begitu juga halnya dengan keanggotaan, inventarisasi maupun pengolahan bahan pustaka dan data digital, yang tentunya akan memudahkan pekerjaan pustakawan menjadi lebih efektif dan efisien. Berdasarkan latar belakang dan masalah di atas, penulis ingin mengetahui lebih lanjut mengenai “Fitur–Fitur Terbaru pada Sistem Informasi LIBAS (Library Automation System) di Perpustakaan USU”.. 1.2. Tujuan Penulisan Adapun tujuan dari penulisan kertas karya ini adalah untuk mengetahui. fitur-fitur terbaru pada sistem informasi LIBAS (Library Automation System) di Perpustakaan USU.. 2 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

1.3. Ruang Lingkup Sesuai dengan latar belakang masalah yang dikemukakan di atas, maka. ruang lingkup kertas karya ini adalah hal yang berkaitan dengan fitur-fitur terbaru pada sistem informasi LIBAS (Library Automation System) di Perpustakaan USU.. 1.4. Metode Pengumpulan Data Pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan kertas karya ini. adalah menggunakan metode: 1. Studi Kepustakaan Metode studi kepustakaan adalah ”suatu metode pengumpulan data yang bertujuan. memperoleh. referensi. yang. dibutuhkan. dalam. proses. pengerjaan, dan metode untuk menyelesaikan Tugas Akhir”. Di tahap ini penulis mengumpulkan bahan-bahan referensi dengan membaca literatur yang berhubungan dengan perpustakaan dan masalah yang dibahas oleh penulis. 2. Observasi Metode observasi merupakan ”suatu teknik atau cara pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan langsung pada suatu obyek yang akan diteliti”. Penulis mengamati langsung kegiatan yang diteliti yaitu melihat fitur-fitur terbaru pada sistem informasi LIBAS (Library Automation System) di Perpustakaan USU.. 3. Wawancara Metode wawancara yaitu ”metode pengumpulan data dengan cara bertanya langsung (berkomunikasi langsung) dengan responden”. Dalam metode ini penulis melakukan wawancara langsung dengan sumber informasi atau narasumber.. 3 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA. 2. 1. Perpustakaan Perguruan Tinggi. 2.1.1. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi Perpustakaan merupakan suatu tempat yang digunakan untuk menyimpan. buku maupun non buku yang di dalamnya terdapat “unit kerja yang menyimpan koleksi bahan pustaka secara sistematis dan mengelolanya dengan cara khusus sebagai sumber informasi dan dapat digunakan oleh pemakainya”. Dalam Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:3) menyatakan bahwa: “Perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penunjang perguruan tinggi, yang bersama-sama dengan unsur yang lainnya, berperan serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tingginya”. Selanjutnya dinyatakan bahwa, “yang dimaksud dengan perguruan tinggi adalah universitas, institut, sekolah tinggi, akademi, politeknik, dan perguruan tinggi lain yang sederajat”. Menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000:5), “Perpustakaan perguruan tinggi ialah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademik, perpustakaan sekolah tinggi”. Tujuannya membantu perguruan tinggi dalam menjalankan program pengajaran serta Tri Dharma Perguruan Tinggi, perpustakaan perguruan tinggi yang baik merupakan satuan yang kokoh dengan lembaga perguruan tinggi. Menurut. Reits. dalam. Hasugian. (2011:79). menyatakan. bahwa:. Perpustakaan perguruan tinggi adalah sebuah perpustakaan atau sistem perpustakaan yang dibangun, diadministrasikan dan didanai oleh sebuah universitas untuk memenuhi kebutuhan informasi, penelitian dan kurikulum dari mahasiswa, fakultas, dan stafnya. Berdasarkan beberapa defenisi dari para ahli tentang perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada dalam lingkungan lembaga. 4 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

pendidikan tinggi dan yang sederajat yang berfungsi mencapai Tri Dharma Perguruan Tinggi, sedangkan penggunanya adalah seluruh civitas akademika.. 2.1.2. Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi Berdirinya suatu perpustakaan perguruan tinggi tidak lepas dari tujuan. awal didirikannya perpustakaan tersebut, yaitu untuk menunjang program Tri Dharma perguruan tinggi. Menurut Sulistyo-Basuki (2011:2.18) berpendapat bahwa tujuan perpustakaan perguruan tinggi, sebagai berikut: 1. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi,.lazimnya staf, pengajar dan mahasiswa. 2. Menyediakan bahan pustaka rujukan (referensi) pada semua tingkat akademis, artinya mulai mahasiswa tahun pertama hingga ke mahasiswa program pasca sarjana dan pengajar. 3. Menyediakan ruangan belajar untuk pengguna perpustakaan. 4. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi bebagai jenis pengguna. 5. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi tetapi juga lembaga industri lokal. Sedangkan dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:47) tujuan perpustakaan perguruan tinggi sebagai berikut: 1. Mengadakan dan merawat buku, jurnal, dan bahan perpustakaan lainnya untuk dipakai oleh dosen, mahasiswa, dan staf lainnya bagi kelancaran program pengajaran dan penelitian di perguruan tinggi. 2. Mengusahakan, menyimpan, dan merawat bahan perpustakaan yang bernilai sejarah, yang memiliki kandungan informasi lokal, dan yang dihasilkan oleh civitas akademika, untuk dimanfaatkan kembali sebagai sumber pembelajaran (learning resources). 3. Menyediakan sarana temu kembali untuk menunjang pemakaian bahan perpustakaan. 4. Menyediakan tenaga yang profesional serta penuh dedikasi untuk melayani kebutuhan pengguna perpustakaan, dan bila perlu mampu memberikan pelatihan cara penggunaan bahan perpustakaan. 5. Bekerja sama dengan perpustakaan lain untuk mengembangkan program perpustakaan. Berdasarkan beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai penyedia jasa layanan informasi yang meliputi pengumpulan, pengolahan, pelestarian, penyimpanan, penyajian. 5 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

dan penyebaran informasi yang dapat dimanfaatkan oleh seluruh civitas akademika.. 2.1.3. Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi Untuk mencapai tujuan yang baik, harus didukung juga dengan fungsinya.. Pada dasarnya fungsi utama perpustakaan perguruan tinggi adalah mencapai Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitupendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Berdasarkan Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:3-4), ada 7 fungsi perpustakaan perguruan tinggi antara lain: 1. Fungsi Edukasi Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, oleh karena itu yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksana evaluasi pembelajaran. 2. Fungsi Informasi Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi. 3. Fungsi Riset Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni. 4. Fungsi Rekreasi Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan. 5. Fungsi Publikasi Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademika dan staf non-akademik. 6. Fungsi Deposit Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya. 7. Fungsi Interpretasi Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya.. 6 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

Berdasarkan beberapa teori diatas dapat disimpulkan bahwa fungsi dari perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai sarana penyedia pengajaran dan penelitian untuk memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh civitas akademika yang memiliki kualitas koleksi yang memadai dan sesuai dengan kebutuhan pengguna sehingga dapat memberikan kepuasan terhadap kebutuhan informasi pengguna.. 2.2. Teknologi Informasi. 2.2.1. Pengertian Teknologi Informasi Teknologi Informasi (TI) dilihat dari kata penyusunnya adalah teknologi. dan informasi. Pengertian lain dari TI adalah pemanfaatan hardware dan software yang digunakan untuk penyimpanan (store), penemuan kembali (retrieve), dan memanfaatkan (use) informasi. Menurut Martin dalamKadir (2003:13), mendefenisikan teknologi informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) yang digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi. Menurut Keen dan Longley dalam Hasugian (2011:167) Teknologi Informasi biasanya diartikan sebagai perpaduan antara : a komputer, mencakup perangkat lunak dan perangkat keras b komunikasi data yang memungkinkan komputer yang berdiri sendiri terintegrasi pada jaringan komputer, baik yang bersifat lokal maupun internasional c media penyimpanan dan metode untuk merepresentasikan data, dengan tujuan untuk memperoleh, mengolah, menyimpan serta menyampaikan informasi. Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa teknologi informasi adalah sebuah sistem yang merupakan gabungan dari teknologi komputer sebagai bahan dasar dan juga teknologi komunikasi data yang digunakan untuk mengirim informasi, menerima, memperoleh, menemukan kembali informasi, menyimpan, mengolah, serta menyebarkan informasi.. 7 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

2.2.2. Penerapan Teknologi Informasi Perpustakaan Perkembangan perpustakaan tak lepas dari peran teknologi informasi.. Sebagai salah satu institusi pelayanan informasi maka perpustakaan dituntut untuk ikut berkembang dengan memanfaatkan teknologi informasi dalam setiap pelayanannya untuk lebih efisien dan maksimal dalam mencapai tujuan. Perkembangan. teknologi. informasi. yang. sangat. pesat. mempengaruhi. perpustakaan untuk dapat menerapkan teknologi informasi dalam sistem kerumahtanggaan perpustakaan. Menurut Duval dalam Hasugian (2011:168) menyatakan bahwa, “Dalam ruang lingkup perpustakaan, teknologi informasi diartikan sebagai aplikasi komputer dan teknologi lain untuk pengadaan, pengolahan, penyimpanan, temu kembali (retrieval) dan penyebaran informasi”. Penerapan teknologi informasi yang dapat digunakan perpustakaan adalah: 1. Otomasi Perpustakaan Otomasi perpustakaan adalah suatu teknologi yang digunakan perpustakaan untuk pengolahan, pelayanan dan penelusuran kembali (OPAC). 2. CD-ROM CD-ROM adalah berisikan informasi tentang jurnal yang dikemas dalam bentuk CD dan dioperasikan dengan menggunakan komputer. 3. Internet Pengunaan Internet di perpustakaan bertujuan untuk penyediaan penyediaan sarana dan prasarana dimana pengguna perpustakaan baik mahasiswa, dosen, civitas akademika dan pengelola perpustakaan (pustakawan) dapat menggunakan internet. 4. Digital Library Digital library adalah suatu perpustakaan yang menyimpan data baik itu tulisan, gambar, suara dalam bentuk file elektronik dan menyebarluaskan dengan menggunakan protokol elektronik melalui jaringan komputer.Koleksi yang dimasukkan dalam digital library untuk sementara ini adalah skripsi, tesis, makalah. 5. Jurnal Elektronik. Jurnal elektronik adalah jurnal yang dikemas dalam bentuk file elektronik dalam penelusuran informasi menggunakan jaringan internet (Santi, 2008). Kelebihan dan kekurangan yang diperoleh dari penerapan teknologi informasi di perpustakaan adalah : 1. Kelebihan diperoleh dari penerapan teknologi informasi di perpustakaan : 1) Layanan lebih cepat, mudah, dan praktis 8 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

2) Penelusuran lebih cepat dan mudah 3) Menghemat waktu 4) Menghemat tenaga 5) Membutuhkan sedikit SDM (pustakawan) 2. Kelemahan yang dihadapi dalam penerapan teknologi informasi di perpustakaan: 1) Bergantung pada aliran listrik atau PLN 2) Bila komputer rusak layanan terganggu 3) Minimnya teknisi computer (Santi, 2008) Penerapan TI di perpustakaan bersamaan dengan perkembangan budayamanusia itu sendiri. Perkembangan tersebut dapat dilihat dari tahapan evolusi format dokumen yang menjadi koleksi perpustakaan, antara lain dimulai dari bahan cetak (paper material), microfilm, CDROM/ DVD, Komputer, Internet, Wireless, sampai format web. Perkembangan ini menjadikan “Great Technology Great Library” (Ishak, 2008). Menurut Wahyu Supriyanto dan Ahmad Muhsin, penerapan TI diperpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain: a. b. Teknologi informasi digunakan sebagai sistem informasi manajemen perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi, pengelolaan anggota, statistik dan lain-lain. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk otomasi perpustakaan. Teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan TI dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan perpustakaan digital (Rahmawati, 2017). Kedua fungsi penerapan TI tersebut dapat dilakukan secara terpisah. ataudilakukan secara terintegrasi dalam sistem informasi perpustakaan.Kondisi ini tergantung dari kemampuan software yang digunakan, sumber daya manusia dan infrastruktur peralatan teknologi informasi yang digunakan. Faktor pendukung pemanfaatan TI di perpustakaan antara lain: 1. Kemudahan dalam mendapatkan produk TI 2. Harga semakin terjangkau 3. Tuntutan layanan masyarakat (right information, right user dan right now). 9 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

Menurut Wahyu Supriyanto dan Ahmad Muhsin keuntungan pemanfaatan TI diperpustakaan antara lain: 1. 2. 3. 4.. Mempermudah dan mengefisiensikan pekerjaan pengelolaan perpustakaan Memberikan layanan yang lebih baik pada pengguna Meningkatkan citra perpustakaan dan pustakawan Mengembangkan infrastruktur regional, nasional dan global (Ishak, 2008). Berdasarkan beberapa teori di atas tentang penerapan teknologi. informasidi perpustakaan dapat disimpulkan bahwa penerapan teknologi informasi ini merupakan suatu perubahan layanan yang mengharuskan para pustakawan memordenisasi pelayanan dan menerapkan teknologi informasi untuk dapat. memberikan. kemudahan. serta. efisiensi. pekerjaan. dalam. sistem. kerumahtanggaan perpustakaan.Salah satu penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan sebagai sistem informasi majemen perpustakaan (Automasi Perpustakaan).. 2.3. Sistem Informasi Perpustakaan. 2.3.1. Pengertian Sistem Informasi Menurut Jogiyanto H.M mendefenisikan sistem sebagai berikut: “suatu. sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur–prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu” (Yusri,2015). Menurut Jogiyanto mendefenisikan informasi adalah sebagai berikut: “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya” Sumber dari informasi adalah data (Yusri, 2015). Menurut Kadir (2003:10) menyatakan bahwa,“sistem informasi adalah mencakup komponen (manusia, komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja), ada sesuatu yang diproses (data menjadi informasi), dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan”. Sistem informasi adalah sistem yang digunakan untuk menyimpan sekaligus menganalisis data-data yang sudah diinput serta menghasilkan suatu format laporan yang merepresentasikan data-data yang telah diinput. Suatu sistem informasi dibangun dari subsistem-subsistem yang terdiri atas: Perangkat keras 10 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

(hardware), perangkat lunak (software), manusia (brainware), data, dan prosedur. (Ajie, 2012) Menurut Kadir (2003:70), dalam suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen, yaitu: a b c d e f. Perangkat keras (hardware), mencakup peranti-peranti fisik seperti computer atau printer. Perangkat lunak (software), sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data. Prosedur, sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemprosesan data dan pembangkiitan keluaran yang dikehendaki. Orang, semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemprosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi. Basis data (database), sekumpulan table, hubungan, dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data. Jaringan komputer dan komunikasi data, sistem penghubung yang memungkinkan sumber dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai. Berdasarkan pendapat para ahli dapat disimpulkan bahwa sistem informasi. adalah gabungan yang terorganisasi dari manusia, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi dan sumber data, prosedur dalam mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam organisasi.. 2.3.2. Pengertian Sistem Informasi Perpustakaan Sistem informasi perpustakaan termasuk dalam kajian sistem informasi. manajemen. (SIM).. Menurut. Oetomo,. maka. defenisi. sistem. informasi. perpustakaan adalah, suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung keputusanpada kegiatan manajemen perpustakaan seperti perencanaan, pemprakarsaan, pengorganisasian, dan pengendalian dalam suatu organisasi perpustakaan (Harahap, 2010). Menurut. David,. sistem. manajemen. perpustakaan. atau. (library. management system) juga disebut dengan sistem perpustakaan terotomasi (automated library system) adalah software yang dikembangkan untuk menjalankan fungsi-fungsi pekerjaan di perpustakaan. Software tersebut mungkin menjalankan satu fungsi pekerjaan saja, atau mengintegrasikan berbagai fungsi (Maryono, 2014). 11 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

Sistem informasi perpustakaan dapat didefinisikan sebagai berikut: sebuah sistem terintegrasi, sistem manusia mesin, untuk menyediakan informasi yang mendukung operasi, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan dalam sebuah perpustakaan. Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual, model manajemen, dan pengambilan keputusan basis data (Nuryadin, 2014). Menurut Harmawan, sistem perpustakaan merupakan sistem automasi perpustakaan. Di dalam sistem perpustakaan terdapat modul-modul yang terintegrasi dari sistem yang satu ke sistem yang lain. Adapun modul-modul yang dapat terintegrasi yaitu: 1. Modul Pengadaan Pengadaan merupakan kegiatan pokok dari perpustakaan atau puast dokumentasi karena kegiatan ini mengusahakan buku-buku yang dibutuhkan ada dalam koleksi. Modul pengadaan ini berfungsi untuk membuat daftar usulan buku dan daftar pengadaan buku. 2. Modul Pengatalogan Katalog adalah daftar barang yang berada pada suatu tempat, sedangkan katalog perpustakaan adalah daftar bahan pustaka yang ada dalam perpustakaan. Yang tujuannya adalah untuk memudahkan para anggota perpustakaan untuk mengetahui koleksi perpustakaan dengan cepat. Adapun fungsi modul pengatalogan adalah untuk mengelola data koleksi buku maupun koleksi berkala. 3. Modul keanggotaan Keanggotaan perpustakaan sagat perlu untuk mempermudah pengguna dalam meminjam koleksi perpustakaan. Untuk pengurusan keanggotaan setiap perpustakaan memiliki kebijakan sendiri. Modul keanggotaan berfungsi untuk mengelola data anggota seperti penambahan, pengeditan dan penghapusan data anggota. 4. Modul sirkulasi dalam kalimat yang sederhana adalah proses edar suatu benda. Jika koleksi yang dimaksud adalah buku maka arti sirkulasi adalah proses peredaran buku dengan berbagai jenis kegiatan transaksi antara pengguna dengan petugas perpustakaan. Adapun pendapat Sjahrial-Pamuntjak (2000:97) yang menyatakan : “Peminjaman buku atau sirkulasi adalah kegiatan pengedaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca di dalam perpustakaan maupun untuk keluar perpustakaan. Pelayanan dapat diberikan dengan sistem pelayanan terbuka dan dengan sistem pelayanan tertutup”. 5. OPAC Otomasi perpustakaan akan memudahkan pengguna/pustakawan dalam menelusur informasi khususnya katalog melalui OPAC.. 12 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

Pengguna/pustakawan dapat menelusur suatu judul buku secara bersamaan. Disamping itu, mereka juga dapat menelusur buku dari berbagai pendekatan. Misalnya melalui judul, kata kunci, pengarang, kata kunci pengarang, subyek, kata kunci subyek dsb. Sedangkan apabila menggunakan katalog manual, pengguna/pustakawan hanya dapat akses melalui tiga pendekatan yaitu judul, pengarang, dan subyek (Habiburrahman, 2016). Berdasarkan teori di atas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi perpustakaan adalah sistem perpustakaan yang terautomasi, yang dikembangkan untuk memudahkan dalam pelayanan serta untuk menjalankan fungsi-fungsi pekerjaan di perpustakaan.. 2.3.3. Penggunaan Sistem Informasi Penggunaan sistem informasi berarti menggunakan sistem yang baru untuk. menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau untuk memperbaiki sistem yang sudah ada. Sistem yang sudah lama perlu diperbaiki atau bahkan diganti, dapat disebabkan oleh beberapa hal, yaitu: 1. Kesalahan yang tidak sengaja, yang menyebabkan kebenaran data kurang terjamin. 2. Tidak efisiensinya operasi pengolahan data tersebut. 3. Adanya instruksi-instruksi atau kebijaksanaan yang baru baik dari pemimpin atau dari luar organisasi seperti peraturan pemerintah. (Siregar, 2014). Ada 3 (tiga) cara untuk memperoleh perangkat lunak (sistem informasi), antara lain: a Membangun sendiri dengan bantuan seorang developer perangkat lunak jika perpustakaan mempunyai tenaga programmer maka langkah pertama ini bisa dilakukan karena dapat menghemat biaya membeli perangkat lunak otomasi. b Menggunakan perangkat lunak opensource, misalnya: CDS/ISIS, WinISIS, KOHA, Open Biblio, dll. Perangkat lunak ini bisa didapatkan dari internet karena didistribusikan secara gratis kepada kalangan perpustakaan. walaupun gratis perangkat lunak ini masih banyak kekurangan dan masih harus dimodifikasi telah lanjut agar memenuhi kebutuhan di tempat kerja. c Membeli perangkat lunak komersial beserta training dan supportnya yang dibangun oleh pihak ketiga. Perangkat lunak komersial, merupakan hasil riset pengembangnya dan mudah untuk diimplementasikan karena hanya perlu dilakukan perubahan fitur sedikit atau tidak sama sekali. Training dan Support selama beberapa periode waktu juga akan diberikan oleh 13 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

vendor secara penuh sehingga pengguna dapat langsung menggunakan tanpa harus bersusah apayah lagi. Pilihan ini dapat dipilih jika terdapat dana ntuk membeli perangkat lunak (Ajie, 2012).. 2.3.4. Fitur-Fitur Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan Pada. dasarnya,. setiap. perpustakaan. perguruan. tinggi. tentunya. menggunakan sistem informasi perpustakaan yang berbeda terutama pada fiturfiturnya, karena sistem informasi perpustakaan sendiri dirancang sesuai kebutuhan.. Fitur-fitur. sistem. informasi. manajemen. perpustakaan. harus. mengakomodasi kebutuhan perpustakaan secara lengkap, dari otentikasi sistem, menu utama, administrasi, security dan pembatasan akses, pengadaan, pengolahan, penelusuran, manajemen anggota, sirkulasi dan pelaporan (Wahono, 2006), yaitu: 1. Otentikasi Sistem. Sistem akan melakukan pengecekan apakah username dan password yang dimasukkan adalah sesuai dengan yang ada di database. 2. Menu Utama. Menampilkan berbagai menu pengadaan, pengolahan, penelusuran, anggota dan sirkulasi, katalog peraturan, administrasi dan security. 3. Administrasi, Security dan Pembatasan Akses. Fitur ini mengakomodasi fungsi untuk menangani pembatasan dan wewenang user, mengelompokkan user, memberi user id serta password, mengelola dan mengembangkan serta mengatur sendiri akses menu yang diinginkan. 4. Pengadaan Bahan Pustaka. Fitur ini mengakomodasi fungsi untuk pencatatan permintaan, pemesanan dan pembayaran bahan pustaka, serta penerimaan dan laporan (reporting) proses pengadaan. 5. Pengolahan Bahan Pustaka. Fitur ini mengakomodasi proses pemasukkan data buku/majalah ke database, penelusuran status buku yang diproses, pemasukan cover buku/nomer barcode, pencetakan kartu katalog, label barcode, dan nomor punggung buku (call number). 6. Penelusuran Bahan Pustaka. Penelusuran atau pencarian kembali koleksi yang telah disimpan adalah suatu hal yang penting dalam dunia perpustakaan. 7. Manajemen Anggota dan Sirkulasi. Ini termasuk jantungnya sistem otomasi perpustakaan, karena sesungguhnya disinilah banyak kegiatan manual yang digantikan oleh komputer dengan jalan mengautomasinya. 8. Pelaporan (Reporting). 14 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

Sistem reporting yang memudahkan pengelola perpustakaan untuk bekerja lebih cepat, dimana laporan dan rekap dapat dibuat secara otomatis, sesuai dengan parameter-parameter yang dapat kita atur. Menurut Batubara, fitur-fitur umum aplikasi perpustakaan yang harus dimiliki oleh setiap perpustakaan yaitu : 1. Setting nama perpustakaan 2. Pengelompokkan jenis buku 3. Daftar buku dan anggota 4. Transaksi peminjaman buku 5. Transaksi pengembalian buku 6. Pencarian (katalog perpustakaan) 7. Laporan sisa buku 8. Bisa digunakan pada jaringan LAN (2 user) 9. Record tidak terbatas 10. Berbahasa Indonesia 11. Disertai panduan pemakai (Pohan, 2015). Salah satu contoh sistem informasi perpustakaan yang digunakan oleh USU adalah SIPus (Sistem Informasi Perpustakaan). SIPus merupakan sistem informasi manajemen yang digunakan untuk mengelola informasi perpustakaan yang terintegrasi mulai dari sub modul pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi, OPAC, sampai dengan pengelolaan laporan (Rasiman, 2008). Fitur-fitur aplikasi SIPus adalah: 1. Pengelolaan Aktifasi Anggota Paket ini digunakan oleh user yang mengelola data-data keanggotaan perpustakaan meliputi aktifasi anggota baru, registrasi tamu (nonanggota), dan bebas pinjam. Fitur: 1) Mengelola aktifasi anggota baru dan anggota lama. 2) Mengelola registrasi tamu (kartu masuk dan kartu baca). 3) Mengelola bebas pinjam anggota dan non-anggota. 4) Mengelola pencetakan kartu anggota. 5) Mengelola pencetakan kartu masuk dan kartu baca (tamu). 6) Mengelola pencetakan surat bebas pinjam pustaka anggota dan non-anggota. 2. Pengelolaan Sirkulasi Paket ini digunakan oleh user untuk pengelolaan data sirkulasi meliputi peminjaman, pengembalian histori anggota, histori buku, pemesanan buku dan denda. Selain fitur sirkulasi, terdapat fitur pendukung sirkulasi yang digunakan untuk pendataan proses sirkulasi meliputi pembacaan buku, weeding buku, perbaikan buku, pendataan buku hilang dan lain-lain. 15 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

3.. 4.. 5.. 6.. Fitur : 1) Peminjaman. 2) Pengembalian. 3) Denda. 4) Histori Anggota. 5) Histori Buku. 6) Pesan Buku. 7) Pendataan Pembacaan Buku. 8) Pendataan Weeding Buku. 9) Pendataan Buku Diperbaiki. 10) Pendataan Buku Hilang. Pengelolaan Pengadaan. Paket ini digunakan oleh user untuk mengelola proses pengadaan buku meliputi usulan buku, pembelian dan distribusi buku. Proses pengadaan buku jika sudah selesai akan dilanjutkan proses katalogisasi. Fitur : 1) Usulan pengadaan buku (judul, pengarang, penerbit, harga, dan jumlah eksemplar). 2) Pembelian buku. 3) Distribusi buku. Pengelolaan Koleksi Paket ini digunakan oleh user untuk mengelola data koleksi pustaka meliputi koleksi buku, majalah, dan laporan penelitian. Untuk migrasi data dari sistem lama CDS/ISIS disediakan modul konversi dari file ISO ke SIPUS Terpadu v3. Fitur : 1) Pengelolaan katalog buku. 2) Pengelolaan katalog majalah. 3) Pengelolaan katalog indeks majalah. 4) Pengelolaan katalog laporan penelitian. 5) Konversi dari CDS/ISIS (ISO) ke sipus terpadu. 6) Pengelolaan upload data digital. Pengelolaan Laporan Paket ini digunakan oleh user untuk mengelola laporan hasil aktifitas perpustakaan. Fitur : 1) Pengelolaan laporan. 2) Pengelolaan statistik laporan. Pengelolaan Administrasi Sistem. Paket ini digunakan oleh user untuk mengelola data administrasi sistem SIPUS terpadu meliputi data referensi, konfigurasi sistem dan pengelolaan hak atas user. Fitur : 1) Pengelolaan unit perpustakaan. 2) Pengelolaan konfigurasi kategori anggota. 3) Pengelolaan konfigurasi setting awal.. 16 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

4) Pengelolaan hari libur. 5) Pengelolaan data referensi buku. 6) Pengelolaan pelaporan. 7. Pengelolaan OPAC (Online Public Access Catalog) Paket ini digunakan oleh user untuk melakukan pencarian bahan pustaka baik katalog buku, majalah dan laporan penelitian. Fitur : 1) Pencarian (searching). 2) Pencarian buku baru. 3) Pemesanan buku. 4) Download data digital (abstraksi/full text). SLiMS (Senayan Library Management System) atau sering disebut dengan Senayan adalah Open Source Software (OSS) berbasis web untuk memenuhi kebutuhan automasi perpustakaan (library automation) skala kecil hingga skala besar. Senayan dibuat oleh Hendro Wacoksono dan Arie Nugraha dari Departemen Pendidikan Nasional. Alasan pembuatan software ini adalah kemampuannya untuk dapat dimodifikasi dan digunakan secara free dan dikembangkan lewat komunitas, dengan begitu jika ada bug dapat di share dan di pecahkan bersama-sama komunitas., hal tersebut yang membedakan dengan aplikasi automasi berbasis bayar (fee). Dengan fitur yang lengkap, Senayan sangat cocok digunakan bagi perpustakaan yang memiliki koleksi, anggota, dan staf yang banyak di lingkungan jaringan, baik itu jaringan lokal (intranet) maupun internet (Rasiman, 2009). Fitur-fitur aplikasi Senayan adalah: 1. Online Public Access Catalog (OPAC) dengan pembuatan thumbnail yang di-generate on-the-fly. Thumbnail berguna untuk menampilkan cover buku. Mode penelusuran tersedia untuk yang sederhana (Simple Search) dan tingkat lanjut (Advanced Search). 2. Detail record juga tersedia format XML (Extensible Markup Language) untuk kebutuhan web service. 3. Manajemen data bibliografi yang efisien meminimalisasi redundansi data. 4. Manajemen masterfile untuk data referensial seperti GMD (General Material Designation), Tipe Koleksi, Penerbit, Pengarang, Lokasi, Supplier, dan lain-lain 5. Sirkulasi dengan fitur: a) Transaksi peminjaman dan pengembalian; b) Reservasi koleksi; c) Aturan peminjaman yang fleksibel. 6. Manajemen keanggotaan. 17 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

7. Inventarisasi koleksi (stocktaking) 8. Laporan dan Statistik. 9. Senayan mendukung beragam format bahasa. 10. Modul sistem dengan fitur: a) Konfigurasi sistem global b) Manajemen modul c) Manajemen User (Staf Perpustakaan) dan grup. d) Pengaturan hari libur. e) Pembuatan barcode otomatis. f) Utilitas untuk backup (Rasiman, 2009). Berdasarkan teori di atas dapat disimpulkan bahwa fitur-fitur umum yang harus ada di dalam sistem informasi perpustakaan adalah yang harus sesuai dengan pekerjaan operasional perpustakaan, mulai dari pengolahan koleksi bahan pustaka, pengadaan, sirkulasi, keanggotaan, dan OPAC, dan pekerjaan lain dalam ruang lingkup perpustakaan.. 18 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN. 3.1. Profil Perpustakaan Universitas Sumatera Utara. 3.1.1. Sejarah Singkat Perpustakaan Universitas Sumatera Utara Perpustakaan USU didirikan pada tahun 1970, menempati sebuah gedung. berlantai empat dengan luas sekitar 6.090 m2 yang terletak di tengah-tengah kampus. Gedung Perpustakaan Universitas dikelilingi areal taman dan parkir dengan luas sekitar 4 Ha. Kemudian perpustakaan ini menjadi perpustakaan sentral yang dimulai dengan bergabungnya sejumlah perpustakaan fakultas dan pindah ke gedung baru yang diresmikan pada tanggal 2 November 1987 oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan. Bila ditelusur kembali sejarah USU, perpustakaan pertama didirikan di lingkungan USU adalah Perpustakaan Fakultas Kedokteran (1952) dan kemudian disusul oleh Perpustakaan Fakultas Hukum (1954). Ketika itu USU masih merupakan sebuah Yayasan yang kemudian diserahkan kepada pemerintah serta diresmikan sebagai Perguruan Tinggi Negeri ke tujuh di Indonesia pada tanggal 20 November 1957. Sejak tahun 2006 dengan motivasi kemudahan teknologi, perpustakaan memperluas layanannya dengan membuka kembali perpustakaan cabang fakultas untuk mendekatkan koleksi dengan pengguna dan juga dimaksudkan untuk menambah kapasitas daya tampung gedung perpustakaan.Hingga sekarang ini telah ada 13 (tiga belas) Perpustakaan Universitas Cabang di sejumlah fakultas dan Rumah Sakit USU. Adapun ketiga belasperpustakaan tersebut terdiri dari: (1) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Hukum yang mulai beroperasi pada akhir tahun 2006, (2) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas MIPA yang mulai beroperasi pada awal tahun 2007, (3) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Kedokteran Gigi mulai beroperasi awal tahun 2008, (4) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Kedokteran mulai beroperasi bulan Agustus 2008, (5) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Kesehatan Masyarakat mulai beroperasi pada bulan Desember 2008; (6) Perpustakaan Universitas Cabang. 19 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

Fakultas Keperawatan mulai beroperasi pada awal tahun 2011, (7) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Farmasi mulai beroperasi pada Januari 2012, (8) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Ilmu Budaya mulai beroperasi Juni 2012, (9) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Psikologi mulai beroperasi September 2011, (10) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Pertanian mulai beroperasi November 2012, (11) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Ekonomimulai beroperasi Oktober 2014, (12) Perpustakaan Universitas Sekolah Pascasarjana mulai beroperasi Maret 2016, dan (13) Perpustakaan Universitas Cabang Rumah Sakit USU mulai beroperasi November 2016. Masih ada 2 (dua) Fakultas yang perpustakaannya belum terintegrasi dengan Perpustakaan Universitas, yaitu Fakultas Teknik dan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik. Di masa mendatang, perpustakaan akan terus membuka Perpustakaan Universitas Cabang pada fakultas yang belum memiliki perpustakaan. Perpustakaan sebagai fasilitas penunjang utama program Tri Dharma Perguruan Tinggi memiliki peranan yang besar dalam mendukung misi dan tujuan USU. Berkaitan dengan itu, Perpustakaan akan terus berupaya untuk menyelaraskan peranannya dalam mengikuti dinamika perkembangan USU.. 3.1.2 Visi dan Misi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara Cita-cita Perpustakaan USU dituangkan dalam Visi sebagai berikut: “Menjadi suatu perpustakaan pendidikan tinggi terkemuka dalam pelayanan terhadap civitas akademika“. Untuk mencapai cita-cita tersebutdi atas, Misi yang diemban oleh Perpustakaan adalah: “Menyediakan akses terhadap informasi dan layanan informasi secara tepat waktu, tepat guna dan efektif untuk mendukung fungsi Tri Dharma USU melalui pengadaan dan penyediaan bahan perpustakaan dan membantu mahasiswa dan dosen sehingga menjadi terampil dalam menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan mereka”.. 20 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

3.1.3. Tujuan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara Berdasarkan Visi dan Misi tersebut Tujuan Perpustakaan ditetapkan. sebagai berikut: 1). Mendukung fungsi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdianpada masyarakat USU dengan mengidentifikasi, memilih, mengadakan,. mengatalog,. perpustakaan. tersedia. memproses. dengan. dan. menjadikan. memperhatikan. faktor. bahan. relevansi,. kemutakhiran, keseimbangan dan terpelihara. 2). Mengupayakan agar pelayanan perpustakaan disediakan secara efektif dan efisien dengan memanfaatkan perkembangan di bidang teknologi informasi dan komunikasi.. 3). Menyediakan. fasilitas. yang. memudahkan. kegiatan. pengadaan,. pengolahan, penelusuran koleksi dan pelayanan perpustakaan dengan sistem otomasi menggunakan perangkat lunak (software) yang terintegrasi. 4). Merencanakan, mengevaluasi. mempromosikan, kegiatan. mengimplementasikan. perpustakaan. dalam. kerangka. dan proses. penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat di lingkungan USU. 5). Mengupayakan manajemen dan struktur organisasi yang tepat untuk mencapai tujuan dan sasaran perpustakaan.. 6). Menciptakan suatu lingkungan, peluang dan kondisi yang tepat untuk memungkinkan staf perpustakaan dapat mencapai dan memelihara kinerja yang baik dengan mengacu kepada standar mutu yang ditetapkan.. 7). Menyediakan suatu lingkungan fisik yang tepat untuk memenuhi kebutuhan koleksi, pengguna dan staf yang berbeda .. 8). Menciptakan dan memelihara komunikasi dua arah yang efektif baik di dalam maupun ke luar perpustakaan.. 9). Mengoptimalkan resource sharing dan jaringan tingkat lokal, regional, nasional dan internasional.. 21 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

10) Mengevaluasi perkembangan proses rencana strategis perpustakaan.. 3.1.4. Tugas Pokok dan Fungsi Tugas pokok Perpustakaan sebagaimana disebutkan pada pasal 2 Peraturan. Rektor USU No. 12 Tahun 2017, adalah menunjang kegiatan Tri Dharma yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Selanjutnya disebutkan pada pasal 3 bahwa fungsi Perpustakaan adalah: a. Mengadakan,. mengatalog,. menyimpan,. memelihara,. dan. mendiseminasikan bahan perpustakaan dengan memperhatikan faktor relevansi, kemutakhiran, dan keseimbangan antar Program Studi di Universitas sehingga tersedia untuk digunakan oleh pengguna; b. Menyediakan perangkat penelusuran dan akses terbuka terhadap seluruh bahan perpustakaan sehingga mudah digunakan;. c. Menyediakan pelayanan penggunaan seluruh bahan perpustakaan dalam berbagai format rujukan dan konsultasi, literasi informasi, dan fasilitas lainnya seperti: ruang baca, ruang diskusi, ruang peneliti, dan ruang pertemuan dengan lingkungan yang nyaman, mudah diakses, dan waktu pelayanan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna;. d. Mengembangkan dan menyediakan pelayanan yang efisien dan efektif melalui pengembangan perpustakaan cabang yang terintegrasi;. e. Mengembangkan teknologi, konten dalam format elektronik, dan menyediakan. pelayanan. berbasis. teknologi. informasi. untuk. kebutuhan pengguna; f. Menjadi pusat repositori Universitas terhadap seluruh karya akademik mahasiswa, dosen, dan tenaga kependidikan.. 3.1.5. Struktur Organisasi Sehubungan dengan Peraturan Rektor No. 12 Tahun 2017 baru. diberlakukan, sampai sekarang Perpustakaan masih menggunakan struktur organisasi berdasarkanSK MWA No. 16 Tahun 2007 yang pembentukannya mengacu pada PP No. 56 Tahun 2003, dimana status Perpustakaan bersama-sama. 22 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

dengan Sistem Informasimasih merupakan bagian dari nomenklatur Perpustakaan dan Sistem Informasi USU. Sejak diberlakukannya PP No. 16 Tahun 2014 yang mengubah status USU dari PT-BHMN menjadi PTN-BH, nomenklatur Perpustakaan dan Sistem Informasi USU berubah menjadi Perpustakaan USU yang terpisah dari Sistem Informasi USU. Sesuai Pasal 49 ayat 3 PP No. 16 Tahun 2014 j.o. Peraturan Rektor USU Nomor 12 Tahun 2017 telah dijabarkan lebih rinci mengenai penguatan tata pamong pada Bab III pasal 4 s.d. pasal 11. Sehubungan dengan hal tersebut Perpustakaan telah menyusun draft keputusan Rektor USU tentang struktur organisasi melaui surat No. 05/UN5.2.6/SDM/2018 tanggal 4 Januari 2018 untuk selanjutnya disetujui dan ditetapkan menjadi keputusan rektor yang akan diacu dalam tata kelola perpustakaan sebagai berikut:. Gambar-1: Struktur Organisasi Perpustakaan USU. 23 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

3.2. Sejarah Sistem Informasi Perpustakaan USU Pada awalnya penggunaan komputer untuk sistem kerumahtanggaan. Perpustakaan USU (library housekeeping) mulai dikembangkan sejak tahun 1992. Komputer digunakan hanya untuk mencetak katalog dalam bentuk kartu dan pencatatan transaksi sirkulasi. Kemudian, dengan menggunakan perangkat lunak CDS/ISIS dari Unesco, Perpustakaan USU mulai membangun database katalog perpustakaan. Pada bulan Januari tahun 1996 Perpustakaan USU mulai memperkenalkan katalog online (OPAC) kepada pengguna yang dapat diakses melalui internet. Kemudian Perpustakaan USU mulai mengembangkan sistem informasi manajemen kerumahtanggaan. perpustakaan dengan. menggunakan sistem. informasi versi-1 yaitu menggunakan program aplikasi SIPus (Sistem Informasi Perpustakaan) sekitar pada tahun 2006. Namun, karena semakin berkembangnya teknologi informasi dalam berbagai bidang kegiatan, khususnya dalam bidang perpustakaan tentunya akan menjadi tuntutan bagi Perpustakaan USU dalam meningkatkan pelayanan bagi pemustaka dan juga meningkatkan citra perpustakaan. Perpustakaan USU tentunya harus dapat membuat pengembangan pada sistem perpustakaan.. 3.3. Sistem Informasi LIBAS (Library Automation System) Pada tahun 2017, Perpustakaan USU kembali mengembangkan sistem. informasi perpustakaan yaitu LIBAS. LIBAS (Library Automation System) adalah sebuah perangkat lunak yang dibeli oleh Perpustakaan USU, yang dibangun oleh pihak ketiga yaitu sebuah perusahaan bernama PT. Mitra Mandiri Nusantara. Sistem informasi LIBAS baru pertama kali diterapkan di Perpustakaan USU, sehingga tidak bersifat opensoursce, karena memiliki hak cipta yang hanya dapat digunakan oleh Perpustakaan USU. Pada awal tahun 2018. sistem. informasi. sudah. digunakan. pada. sebagian. manajamen. kerumahtanggaan perpustakaan seperti bagian layanan sirkulasi, pengolahan, dan OPAC. Namun, pada saat penulis melakukan observasi, sistem informasi. 24 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

LIBAS masih dalam tahap pengembangan dan penyesuaian agar pustakawan maupun pemustaka dapat mengaksesnya. Pengembangan program aplikasi SIPus menjadi LIBAS dilakukan dengan mengadakan perbaikan terhadap sub-sub sistem yang kurang sempurna dan penambahan fitur yang belum ada. Upgrade terhadap database yang lama dilakukan oleh karena tidak mensupport aplikasi yang digunakan saat ini. Dari sisi lain kegiatan ini dilaksanakan untuk menciptakan efisiensi kerja dan memenuhi kebutuhan sesuai dengan perkembangan teknologi saat ini, juga memberikan berbagai dampak positif dari perkembangan tersebut sebagai berikut: 1. Meringankan beban pekerjaan pustakawan di perpustakaan sehingga pekerjaan lebih efektif dan efisien. 2. Pertukaran informasi dan kerjasama dengan perpustakaan lain menjadi lebih mudah, cepat dan akurat. 3. Meningkatkan. citra. perpustakaan. karena. dinamis. mengikuti. perkembangan teknologi informasi mutakhir.. 3.3.1. Fitur–Fitur Terbaru pada Sistem Informasi LIBAS (Library Automation System) di Perpustakaan USU Perubahan sistem informasi pada Perpustakaan USU yang pada awalnya. menggunakan SIPus beralih pada LIBAS tentunya memiliki perubahan pada sebagian manajemen perpustakaan baik dari segi tampilan maupun penambahan fitur terbaru. Namun, untuk fungsi dari setiap bagian ada beberapa yang masih sama dengan SIPus. Penulis melakukan observasi pada saat tahap awal pengembangan sistem informasi LIBAS, sehingga tampilan LIBAS pada tahap awal dengan saat ini terus mengalami perubahan, karena Perpustakaan USU masih terus membuat pengembangan pada sistem. Pada tahap awal tampilan LIBAS, yaitu seperti pada gambar berikut:. 25 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

3.3.1.1. Master Data. Gambar-2: Tampilan Fitur Master Data a) Asal Buku Fungsinya untuk menambah/mengubah/menghapus daftar asal buku. b) Badan Pemilik Fungsinya untuk menambah/mengubah/menghapus daftar badan pemilik buku. c) Bahasa Fungsinya untuk menambah/mengubah/menghapus daftar bahasa buku. d) Jenis Koleksi Fungsinya. untuk. menambah/mengubah/menghapus. daftar. jenis. koleksi. e) Status Eksemplar Fungsinya untuk menambah/mengubah/menghapus daftar status eksemplar buku.. 26 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

f) Kota Terbit Fungsinya untuk menambah/mengubah/menghapus daftar kota terbit buku. g) Tipe Koleksi Fungsinya untuk menambah/mengubah/menghapus daftar tipe koleksi. h) Tipe Media Fungsinya untuk menambah/mengubah/menghapus daftar tipe media. i) Pengarang Fungsinya untuk menambah/mengubah/menghapus daftar pengarang. j) Lokasi Fungsinya untuk menambah/mengubah/menghapus daftar lokasi koleksi. k) Penerbit Fungsinya. untuk. menambah/mengubah/menghapus. daftar. menambah/mengubah/menghapus. daftar. asalbuku.penerbit. l) Supplier Fungsinya. untuk. supplier/penyedia buku. m) Kategori Anggota Fungsinya untuk menambah/mengubah/menghapus daftar kategori anggota perpustakaan. n) Anggota Fungsinya untuk menambah/mengubah/menghapus daftar anggota perpustakaan. o) Tipe Koleksi Fungsinya untuk menambah/mengubah/menghapus daftar tipe koleksi. p) Ketentuan Peminjaman Fungsinya untuk menambah/mengubah/menghapus daftar ketentuan peminjaman. q) Daftar Libur Fungsinya untuk menambah/mengubah/menghapus daftar hari libur.. 27 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

r) Tipe Subjek Fungsinya untuk menambah/mengubah/menghapus daftar tipe subjek. s) Subjek Fungsinya untuk menambah/mengubah/menghapus daftar subjek.. Adapun fitur-fitur terbaru yang ditambahkan dalam sistem informasi LIBAS, yaitu : 1. Pengarang Pengarang berfungsi sebagai titik acuan dalam pencarian bahan pustaka. Pada program aplikasi SIPus, data pengarang masih dientri seperti biasa. Sedangkan pada LIBAS, data pengarang tidak lagi dientri melainkan dari master data karena sudah masuk ke database, sehingga operator hanya tinggal mengambil dari database (data pengarang sudah diindeks). Pengarang harus dicari terlebih dahulu, jika data pengarang ada maka selanjutnya double klik kemudian memilih kategori pengarang, seperti : pengarang utama atau pengarang tambahan, dan lain sebagainya. Meskipun data pengarang sudah ada belum tentu kategori pengarang pada bahan pustaka sama, tetapi jika tidak ada data pengarang, maka pengarang dapat ditambahkan lalu disimpan untuk pangkalan data.. 28 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

Gambar-3: Fitur Data Pengarang. 2. Subjek dan Tipe Subjek Subjek merupakan titik acuan yang paling sering digunakan pemustaka dalam pencarian. Sama halnya dengan pengarang, operator hanya tinggal mengambil dari database (subjek sudah diindeks). Subjek juga harus dicari terlebih dahulu, jika subjek ada maka selanjutnya double klik kemudian memilih tipe subjek, seperti : topik, geografis, nama, masa, aliran. Jika subjek belum ada, maka dapat ditambahkan dan disimpan.untuk pangkalan. 29 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

data. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan pada saat pengetikan yang dilakukan secara berulang kali.. 30 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

Gambar-4: Fitur Subjek dan Tipe Subjek. 3. Anggota dan Anggota Tamu Pada fitur anggota yang ditambahkan adalah jenis kelamin dan juga foto anggota, namun masih tetap menggunakan kartu anggota. Sedangkan pada anggota tamu, operator sudah dapat mengisi data anggota tamu pada database.. 31 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

Penambahan jenis kelamin. Foto anggo. Gambar-5: Fitur Anggota. 32 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

Gambar-6: Fitur Anggota Tamu Fitur baru yang masih dalam proses pengembangan adalah nomor panggil buku (call number). Biasanya call number diketik secara manual sekarang sudah ada tag untuk mencetak call number, sistem akan memproses sendiri.. 33 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

3.3.1.2. Koleksi. Gambar-7: Tampilan Fitur Koleksi a. Buku a) Daftar Buku Fungsinya untuk menambah/mengubah/menghapus daftar buku. b) Daftar Eksemplar Fungsinya. untuk. menambah/mengubah/menghapus. daftar. eksemplar buku. b Daftar Buku Baru Fungsinya. untuk. melihat. daftar. buku. yang. baru. diadakan. (dibeli/diterima).. 34 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

3.3.1.3. Sirkulasi. Gambar-8: Tampilan Fitur Sirkluasi a. Peminjaman a) Transaksi Peminjaman Fungsinya untuk melakukan transaksi peminjaman. b) Reservasi Fungsinya untuk melihat daftar reservasi/pemesanan buku. c) Sejarah Peminjaman Fungsinya untuk melihat sejarah peminjaman yang pernah dilakukan. d) Sejarah Pembayaran Fungsinya untuk melihat sejarah denda yang pernah dibayar.. b. Pengembalian a) Pinjaman Saat Ini Fungsinya. untuk. melakukan. transaksi. perpanjangan. atau. pengembalian buku.. 35 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

b) Sejarah Peminjaman Fungsinya untuk melihat sejarah peminjaman yang pernah dilakukan. c) Sejarah Pembayaran Fungsinya untuk sejarah denda yang pernah dibayar. d) Sejarah Buku Fungsinya untuk melihat sejarah peminjam buku. c. Denda Fungsinya. untuk. menambah/mengubah/menghapus. pembayaran. denda. d. Daftar Resevasi Fungsinya untuk melihat daftar reservasi buku.. e. Pengajuan Discount Fungsinya untuk menambah/mengubah/menghapus daftar pengajuan discount denda.. f. Proses Discount a) Pengajuan Fungsinya untuk melihat/menyetujui/menolak pengajuan discount denda. b) Disetujui Fungsinya untuk melihat daftar pengajuan discount denda yang disetujui. c) Ditolak Fungsinya untuk melihat daftar pengajuan discount denda yang ditolak.. Adapun fitur-fitur terbaru yang ditambahkan dalam sistem informasi LIBAS, yaitu: 1. Sejarah Pembayaran Pada SIPus, tidak ada pembagian sejarah pembayaran denda pemustaka kepada operator hanya ada total pembayaran. Sedangkan pada LIBAS,. 36 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

sudah ada tertera berapa saja pembayaran denda yang dilakukan pemustaka kepada operator. Pada SIPus, denda pemustaka tidak bisa dicicil, sedangkan pada LIBAS ada keringanan bagi pemustaka untuk mencicil denda. Pada SIPus, denda pemustaka dibayar setelah pemustaka hendak mengurus bebas pustaka sedangkan pada LIBAS, pengutipan denda dilakukan setiap pemustaka hendak meminjam buku, jika belum lunas pemustaka tidak dapat melakukan peminjaman. Hal ini dilakukan untuk mengurangi denda pemustaka yang terlalu besar.. Gambar-9: Fitur Sejarah Pembayaran Denda Pemustaka. 37 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

2. Pengajuan Discount Pemustaka dapat mengajukan discount untuk meminta keringanan biaya denda yang terlalu besar. Harga discount biasanya setengah dari harga denda dan juga harus mengisi Surat Permohonan Keringanan Denda (SPKD) kemudian diberikan kepada Wakil Kepala Perpustakaan USU untuk ditandatangani apakah permohonan disetujui/ditolak tergantung pada alasan pemustaka yang kuat. Untuk memasukkan denda harus ada nomor token. Nomor token fungsinya untuk mengurangi denda pemustaka. Contoh ; pemustaka memiliki denda sebesar Rp. 500.000, denda yang dibayar pemustaka sebesar Rp. 200.000, sehingga sisa denda pemustaka sebesar Rp.300.000, supaya nilai denda 0 maka harus dimasukkan nomor token yang hanya dapat diakses oleh Kepala Bidang Layanan Sirkulasi. Pemakaian token hanya berlaku 1 (satu) kali.. Pengajuan Discount. 38 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

Nomor Token. 39 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

Gambar-10: Fitur Pengajuan Discount. 3. Proses Discount Setelah pemustaka mengajukan discount, sistem akan memproses dan operator dapat melihat pengajuan mana yang disetujui dan ditolak oleh Wakil Kepala Perpustakaan.. 40 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

Gambar-11: Fitur Proses Discount. 4. Daftar Reservasi Pada SIPus, sebenarnya sudah ada fitur reservasi namun tidak berfungsi. Sedangkan pada LIBAS, fitur reservasi kembali ditambahkan. Pemustaka dapat melakukan reservasi sendiri melalui Login OPAC, dan buku yang direservasi oleh pemustaka akan masuk pada daftar reservasi.. 41 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

Gambar-12: Fitur Daftar Reservasi Tahap Awal. 42 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

3.3.1.4. Manajemen. Gambar-13: Tampilan Fitur Manajemen a. Pembacaan Buku Fungsinya untuk mendaftar pembacaan buku yang tidak dipinjam (baca ditempat).. b. Fotocopy Fungsinya untuk mendaftar buku-buku yang difotocopy oleh anggota.. c. Manajemen Koleksi a) Hilang Fungsinya untuk mendaftar buku-buku yang hilang. b) Perbaikan Fungsinya untuk mendaftar buku-buku yang diperbaiki. c) Tidak Dipinjamkan Fungsinya untuk mendaftar buku-buku yang tidak dipinjamkan. d) Selesai Perbaikan Fungsinya untuk mendaftar buku-buku yang telah selesai diperbaiki.. 43 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

3.3.1.5. Pengadaan. Gambar-14: Tampilan Fitur Pengadaan a. Usulan Buku Eksemplar a) Buku Fungsinya. untuk. menambah/mengubah/menghapus. daftar. menambah/mengubah/menghapus. daftar. pengajuan buku baru. b) Eksemplar Fungsinya. untuk. pengajuan eksemplar buku baru. b. Daftar Pengajuan a) Daftar Usulan Fungsinya untuk memroses/menyetujui/menolak daftar usulan. b) Selesai Fungsinya untuk melihat daftar usullan yang disetujui. c) Batal Fungsinya untuk melihat daftar usulan yang dibatalkan.. 44 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

3.3.1.6. Laporan. Gambar-15: Tampilan Fitur Laporan a Rekap Denda a) Pembayaran Denda Fungsinya untuk melihat daftar denda yang diterima per lokasi perpustakaan. b) Denda Berjalan Fungsinya untuk melihat daftar denda yang belum diterima. b. Denda Operator Fungsinya untuk melihat daftar denda yang diterima per operator.. c. Rekapitulasi Buku Terpinjam a) Buku Terpinjam Fungsinya untuk melihat daftar buku yang terpinjam. b) Daftar Terlambat Fungsinya untuk melihat daftar buku yang terpinjam dan sudah terlambat dikembalikan.. 45 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

c) Grafik Fungsinya untuk melihat grafik buku yang terpinjam dan buku yang terlambat dikembalikan. d. Buku Terlaris Fungsinya untuk melihat daftar buku yang paling sering dipinjam.. e. History Pinjaman Anggota Fungsinya untuk melihat sejarah peminjaman anggota.. f. History Pinjaman Buku Fungsinya untuk melihat sejarah buku yang dipinjam oleh anggota.. g. Daftar Peringatan a) Daftar Keterlambatan Fungsinya untuk melihat daftar keterlambatan pengembalian. b) Daftar Peringatan Dikirim Fungsinya untuk melihat daftar peringatan keterlambatan yang telah dikirim kepada anggota. c) Grafik Fungsinya untuk melihat grafik daftar keterlambatan dan peringatan.. h. Peminjam Terbanyak Fungsinya untuk melihat daftar anggota yang melakukan pinjaman terbanyak.. i. Grafik Peminjaman a) Bulanan Fungsinya untuk melihat grafik peminjaman buku per bulan. b) Tahunan Fungsinya untuk melihat grafik peminjaman per tahun.. j. Jumlah Anggota a) Jumlah Registrasi Fungsinya untuk melihat daftar anggota yang melakukan registrasi. b) Jumlah Aktif Fungsinya untuk melihat daftar anggota yang statusnya aktif.. 46 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

c) Jumlah Non-aktif Fungsinya untuk melihat daftar anggota yang statusnya tidak aktif. Adapun fitur-fitur terbaru yang ditambahkan dalam sistem informasi LIBAS, yaitu: 1. Denda Operator Pada SIPus, tidak tersedia fitur untuk denda per operator, hanya ada rekap denda per fakultas, sedangkan pada LIBAS, operator dapat melihat daftar denda yang diterima per operator.. Gambar-16: Fitur Denda Per Operator. 47 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

2. Rekap Denda Pada Sipus, rekap denda masih diketik secara manual, tidak per operator melainkan per fakultas, sedangkan pada LIBAS, semua denda yang diterima operator akan terekapitulasi dengan otomatis.. Gambar-17: Fitur Rekap Denda Per Operator. 3. Buku Terlaris Fitur ini baru ditambahkan pada LIBAS, dimana operator dapat melihat laporan buku terlaris yang sering dipinjam oleh pemustaka.. 48 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

Gambar-18: Fitur Buku Terlaris. 4. Peminjam Terbanyak Fitur ini juga baru ditambahkan, dimana operator dapat melihat laporan peminjam terbanyak, contohnya peminjam terbanyak selama sebulan.. 49 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

Gambar-19: Fitur Laporan Peminjam Terbanyak. 3.3.1.7 OPAC Pada sistem informasi LIBAS, tampilan OPAC juga sudah berubah, OPAC sudah dapat diakses melalui perangkat mobile, begitu juga halnya dengan penambahan fitur-fitur terbaru pada OPAC, yaitu sebagai berikut: a. Tampilan Utama (HomePage) OPAC Tampilan pada homepage OPAC memiliki perubahan dari versi sebelumnya. Ada keterangan tentang jumlah judul buku yang tersedia berdasarkan lokasi, yaitu: Perpustakaan USU, Perpustakaan Cabang, dan Perpustakaan Rumah Sakit USU.. 50 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

Gambar-20: Tampilan Utama OPAC USU. b. Login Fitur login seperti akun pribadi pemustaka yang berfungsi untuk melihat sejarah peminjaman, pembayaran, pengajuan judul/eksemplar buku, bebas pustaka, dan reservasi buku. Fitur login terdiri dari area anggota dan area pustakawan. Untuk pemustaka pilih login anggota, kemudian mengisi ID Anggota dan Password dengan NIM.. 51 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

Gambar-21: Fitur Login Anggota. 52 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

Gambar-22: Tampilan Masuk Setelah Login Anggota. c. Sejarah Peminjaman Pemustaka dapat melihat sejarah peminjaman dan pinjaman saat ini yang. dilakukan. pemustaka,. sehingga. pemustaka. tidak. lagi. menggunakan slip peminjaman melainkan hanya menggunakan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa).. 53 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.