TUGAS AKHIR
METODE DAN PROSEDUR KEARSIPAN PADA PERPUSTAKAAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh :
ANNISA 072103076
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : ANNISA
NIM : 072103076
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : METODE DAN PROSEDUR KEARSIPAN
PADA PERPUSTAKAAN EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal:……….. Ketua Prodi D-III Kesekretariatan
(Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi)
NIP: 19620513 199203 2 001
Tanggal:……… Dekan
PENAGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : ANNISA
NIM : 072103076
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : METODE DAN PROSEDUR KEARSIPAN
PADA PERPUSTAKAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, Maret 2010 Menyetujui Pembimbing,
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Syukur Alhamdulillah Penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang
telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan
penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam
menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Serta salawat beriring salam kepada
junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umat-Nya dari
alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh ilmu pengetahuan.
Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “Metode dan Prosedur Kearsipan
Pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”. Dimana
dalam uraian teoritis digunakan bahan referensi dari daftar pustaka yang ada. Data
yang diperoleh Penulis melalui wawancara dengan penanggung jawab
Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Dengan kemampuan yang masih terbatas, Penulis menyadari Tugas Akhir
ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu saran dan kritik yang sangat membangun
sangat penulis harapkan demi perbaikan dan kesempurnaan Tugas Akhir ini.
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, Penulis mengucapkan terima kasih
dengan setulus hati kepada semua pihak yang turut membantu dan mendukung
Penulis baik langsung dan tidak langsung.
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, SE, M.Ec selaku Dekan Fakultas
2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi
Diploma III Kesekretariatan.
3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, MBA selaku Sekretaris Program Studi
Diploma III Kesekretariatan.
4. Ibu Dra. Lucy Anna, MS selaku dosen pembimbing yang telah banyak
memberikan arahan dan dorongan kepada Penulis dalam penulisan Tugas
Akhir ini.
5. Bapak OK. Rafi’i selaku Kepala Bagian Perpustakaan sekaligus
narasumber Penulis yang telah memberikan bantuan dan masukan kepada
Penulis.
6. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staf pegawai Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
7. Teristimewa untuk kedua Orang Tua Penulis, Edi Arifin (Ayahanda) dan
Hanim A. Basri (Ibunda) yang telah membesarkan, mendidik dan
memberikan dukungan moril dan materil serta limpahan kasih sayang dan
doa yang tidak ternilai mulai dari Penulis belajar hingga dapat
menyelesaikan pendidikan di Program Studi Diploma III Kesekretariatan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
8. Untuk Abang dan Kakak yang tercinta Ulfahmi dan Fachriza yang telah
banyak membantu dan memberikan motivasi, bimbingan dan arahannya.
9. Teman-teman seperjuangan selama magang Group 13: Mardiyah Irfah
10.Sahabat-sahabatku Dwi Ayu Wulandari, Nurma Yunita, dan Wahyuni
Maisyarah yang selalu membantu disaat aku menghadapi beerbagai
kesulitan.
11.Teman-temanku di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Stambuk
2007. Rina Agustina (teman curhatku yang lucu), Eva Rosalina, Ratna
Sari Dewi (terima kasih sudah meminjamkan baju), K’ Sari Ramadhani.
Seluruh teman-teman DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara lainnya. Kalian adalah teman terbaikku saat berada di
kampus, yang telah banyak memberikan dorongan dan membantu setiap
masalah Penulis.
Segala budibaik dan yang telah diberikan selama penulisan Tugas Akhir ini,
kiranya mendapat Ridho dan balasan dari Allah SWT. Semoga Tugas Akhir
ini bermanfaat bagi kita semua. Amin…
Wassalam.
Medan, 2010 Penulis,
Annisa
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR... vi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Perumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Penelitian ... 3
D. Manfaat Penelitian ... 4
E. Jadwal Kegiatan ... 4
F. Sistematika Penulisan ... 5
BAB II PROFIL INSTANSI ... 7
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7
B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 10
C. Struktur Organisasi ... 10
D. Job Description ... 13
E. Kinerja Usaha Terkini ... 19
BAB III PEMBAHASAN ... 21
A. Pengertian Arsip ... 21
B. Pengorganisasian dan Penataan Arsip ... 22
C. Metode dan Prosedur Kearsipan Pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU ... 26
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 36
A. Kesimpulan ... 36
B. Saran ... 38
DAFTAR TABEL
No. Halaman
1. Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir ... 5 2. Tabel 3.1 Jumlah Buku yang Tersimpan
Pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU ... 28 3. Tabel 3.2 Jumlah Arsip Skripsi Pada Perpustakaan
DAFTAR GAMBAR
No. Halaman
1. Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat
dewasa ini menimbulkan pengaruh terhadap seluruh aktivitas yang dilakukan oleh
setiap instansi, baik instansi pemerintah maupun swasta. Keduanya sangat
memerlukan informasi yang cepat, tepat dan dapat dipercaya agar dapat
mendukung pelaksanaan aktivitasnya.
Salah satu informasi yang sangat penting bagi organisasi atau instansi
adalah rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan. Rekaman tersebut disimpan
menjadi arsip yang diolah dan diatur pada suatu unit kerja yang dikenal dengan
unit kearsipan.
Unit kearsipan adalah unit yang melaksanakan tugas pengarahan dan
pengendalian terhadap arsip aktif, penyimpanan dan pengolahan terhadap
arsip-arsip yang berasal dari unit pengolah (Wursanto, 1991 : 216).
Menurut The Liang Gie (2001 : 217-218), arsip dapat dirumuskan
sebagai warkat-warkat dari suatu badan pemerintah atau swasta yang diputuskan
sebagai dokumen berharga untuk diawetkan secara tetap guna keperluan mencari
keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada
suatu badan kearsipan.
Arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi. Apabila arsip
dapat mempengaruhi kegiatan organisasi, sehingga organisasi yang bersangkutan
akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan.
Sedangkan menurut Wursanto (2004 : 11), Arsip merupakan salah
satu produk dari pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak
dilakukan oleh unit pengolah pada setiap badan usaha. Kersipan menyangkut
pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan
dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan
penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang disebut
kearsipan.
Kearsipan yang baik mempunyai metode dan prosedur dalam
pelaksanaannya, sehingga benar-benar mendukung kinerja suatu organisasi atau
perusahaan.
Metode yaitu cara yang telah menjadi pasti karena ketepatannya dan
merupakan pola dalam melakukan suatu pekerjaan. Rangkaian metode itu yang
menjadi prosedur. Prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi
pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan,
misalnya prosedur penyimpanan arsip. (Wursanto, 2002:21)
Perpustakaan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah
salah satu tempat yang mempunyai berwenang dalam mengarsipkan dokumen
yang berkaitan dengan karya ilmiah mahasiswa. Dokumen pada perpustakaan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat diklasifikasikan sebagai
meningkatkan ilmu pengetahuannya dan dapat menggali informasi yang
berkaitan dengan dokumen. Karena banyaknya jumlah mahasiswa di fakultas
Ekonomi maka pengarsipan dokumen harus dilakukan dengan metode dan
prosedur yang baik oleh perpustakaan. Hal ini dapat meningkatkan efektifitas dan
efisiensi terhadap arsip yang dikelola dengan baik tersebut.
Dengan alasan tersebut, timbul keinginan Penulis untuk memilih
judul “METODE DAN PROSEDUR KEARSIPAN PADA PERPUSTAKAAN
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA” dalam
penyusunan tugas akhir ini.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dibicarakan, maka yang menjadi
perhatian utama dalam penyusunan tugas akhir ini adalah:
1. Bagaimana penerapan metode kearsipan pada perpustakaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara?
2. Bagaimana prosedur kearsipan yang dilaksanakan pada perpustakaan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian yang dilakukan pada perpustakaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah untuk mengetahui dan menganalisa
Metode dan Prosedur kearsipan pada perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas
D. Manfaat Penelitian
Adapun yang menjadi manfaat penelitian ini adalah:
a. Bagi Penulis
Untuk memperdalam pengetahuan penulis tentang metode dan prosedur
kearsipan yang baik.
b. Bagi Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberi sumbangan pemikiran yang
berguna dalam meningkatkan maupun memperlancar kegiatan kearsipan
yang baik.
c. Bagi Peneliti Lain
Sebagai bahan acuan atau referensi bagi peneliti lain yang tertarik untuk
melakukan penelitian yang terkait dengan masalah yang dibahas dalam
penelitian.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan
Table 1.1 Jadwal Kegiatan
NO. KEGIATAN
BULAN FEBRUARI 2010 Pada Minggu :
Minggu I Minggu II Minggi III
1. Persiapan
2. Pengumpulan Data
3. Penulisan Laporan
Dalam kegiatan pengumpulan data, dilakukan penelitian selama tiga
minggu pada Februari 2010 di Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
F. Sistematika Penulisan
Tugas akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dan setiap bab nya dibagi
atas bebrapa sub bab antara lain:
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini dijelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan
dan manfaat penelitian.
BAB II : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini, dijelaskan sejarah ringkas fakultas Ekonomi USU, stuktur
organisasi dan Job description, jenis kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini, dijelaskan tentang metode dan prosedur penyimpanan arsip,
metode dan prosedur pemeliharaan arsip, metode dan prosedur penyusutan dan
pemusnahan arsip.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini memuat kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian yang dilakukan di
perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dan saran Penulis
bagi perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, serta daftar
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di
luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan
tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda
Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota
Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap
memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan
bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan
penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas
Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari
Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala,
diperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan
Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang
diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan memasukannya ke dalam
lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 terhitung
mulai 01 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No
No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987
No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu
Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan Diploma-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas
Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar
dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf
nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian dan
pengabdian masyarakat dan responsif terhadap perkembangan dan
perubahan.
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu, melakukan penelitian yang bermanfaat bagi
ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian pada
masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan
Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan yang tersedia.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang
dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/
keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk
mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini
dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan alternatif
dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan
melalui kerja sama dan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat
dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dilaksanakan oleh
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian
kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran
tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat
dilihat pada Gambar 2.1.
STRUKTUR ORGANISASI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Senat Akademik
Komisi-komisi
Pusat Kajian/ Pengembangan
Unit Pelaksana Teknis
Tata Usaha DEKAN
PEMBANTU DEKAN
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
D. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha
dan Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :
1. Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
b. Menghimpun dan menelaah Peraturan Perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan surat-menyurat, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
e. Melaksanakan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/
pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
a. Menyusun Rencana Kerja Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian atau pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian atau pelayanan pada
masyarakat dilingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah:
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan
ilmiah dilingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan
pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang
telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah:
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Kerja Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Menyusun konsep juklak atau juknis dibidang kepegawaian.
c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit dengan jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan
jabatan atau pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar
tetap/tidak tetap/emeritus, ijin dan cuti.
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
h. Memproses SK jabatan strukturaldan fungsional.
i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugasnya adalah:
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan administrasi kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan
kesejagteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
Tugasnya adalah:
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan
dan perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan
lingkungan.
f. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
7. Sub Bagian Perpustakaan
a. Inventaris Ruang Baca/ Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU
b. Kinerja Pegawai/ Staf Administrasi Ruang Baca
c. Proses Regristrasi Buku, jurnal, majalah sampai tersusun di rak sesuai
jurusan
d. Kunjungan belajar mahasiswa dan staf pengajar serta cara
mempergunakan fasilitas perpustakaan/ Ruang Baca
2. Laporan
a. Sesuai usul mahasiswa/ staf pengajar mengajukan permohonan pembelian
buku-buku atau jurnal baru kepada Dekanat baik secara lisan/ tertulis
sebagai pendukung proses belajar.
b. Permintaan perlengkapan harian kepada Sub Bagian Perlengkapan.
c. Permintaan pembiatan surat teguran dari Dekan kepada staf pengajar, staf
administrasi yang mempergunakan fasilitas perpustakaan/ ruang baca tidak
sesuai dengan peraturan yang ditetapkan Dekanat (Dekan).
3. Ketetapan
a. Perpustakaan ditetapkan oleh Dekanat (Dekan)
b. Perpustakaan dipimpin oleh seorang kepala dan dibantu oleh empat orang
c. Tata kerja, pengangkatan dan pemberhentian Kepala serta Pegawai
Perpustakaan ditetapkan oleh Dekan/ Pembantu Dekan-II.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan yang menetapkan, dibutuhkan waktu untuk mencapai itu semua
begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus
berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak
mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang
tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Untuk mendorong pencapaian hasil yang maksimal diperlukan kinerja
yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan fakultas
adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap
mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya
bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat.
melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa penyelenggaraan seminar
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,
dengan kegiatan bakti sosial pada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga
terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan
Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas baik.
Kinerja usaha terkini yang dilakukan Perpustakaan Fakultas Ekonomi
USU adalah memperbaharui arsip skripsi alaumni dan menambah buku, jurnal,
majalah agar mahasiswa tertarik untuk berkunjung dan mencari informasi, baik
meningkatkan sumber daya manusia sesuai dengan tujuan perpustakaan itu
sendiri.
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian arsip
Menurut Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan
badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau
perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan kehidupan kebangsaan.
Dengan demikian, menurut Undang-Undang tersebut, arsip dibedakan
menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu sebagai berikut :
1. Arsip Dinamis yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi Negara.
2. Arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.
Jadi, arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada di berbagai
kantor, baik kantor pemerintah, swasta atau organisasi kemasyarakatan, karena
masih digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan kegiatan
administrasi lainnya, sedangkan arsip statis adalah arsip-arsip yang disimpan di
arsip nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip-arsip dinamis dari berbagai
kantor.
Menurut Wursanto (1991 : 11) dalam bahasa Inggris arsip statis disebut
disebut arsip dalam bahasa Indonesia, yang dalam bahasa Belanda disebut Archief
atau archives sehingga record management diterjemahkan menjadi tata kearsipan
atau manajemen kearsipan.
Arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak atau
terekam baik dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti atau
tujuan tertentu yang digunakan sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang
terekam pada kartu (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film),
media komputer (pita tape, piringan, rekaman disket), kertas foto kopi dan
lain-lain (Wursanto, 2004 : 19).
Sedangkan pengertian Kearsipan ialah tata cara pengurusan penyimpanan
warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku mengingat tiga unsur pokok
yang meliputi: Penyimpanan (storing), Penempatan (placing) dan, Penemuan
Kembali (Mulyono dkk, 1985:3).
B. Pengorganisasian dan Penataan Arsip 1. Pengorganisasian Arsip
Pekerjaan administrasi terdapat pada perencanaan, pelaksanaan sampai pada
pengawasan. Hasil pekerjaan administrasi adalah arsip, karena pekerjaan
administrasi berada pada setiap unit kerja perkantoran. Dan arsip juga merupakan
alat bantu untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan administrasi.
Menurut Saiman (2002 : 104) di dalam kegiatan pengorganisasian arsip
sering disebut file aktif dan file inaktif yang mempunyai arti sebagai berikut :
b. File inaktif yaitu file yang arsipnya sudah jarang dipergunakan dalam
pekerjaan.
Kriteria untuk menentukan nilai suatu arsip tergantung pada kantor
masing-masing. Kriteria penilaian yang umum yang dapat dipergunakan adalah ALFRED
(Sutarto, 2004 : 33), yang merupakan singkatan dari Administrative value (nilai
administrasi), Legal value (nilai hukum), Financial value (nilai keuangan),
Research value (nilai penelitian), Educational value (nilai pendidikan), dan
Documentary value (nilai dokumentasi).
Menurut Sedarmayanti (2003 : 21-22), asas pengorganisasian pengelolaan
arsip terbagi atas :
a. Asas Sentralisasi
Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang
dipusatkan di satu unit khusus, yaitu tempat penyimpanan arsip. Jadi
unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip. Asas ini
biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar dan
masing-masing unit tidak bayak memerlukan informasi yang bersifat khusus atau
spesifik.
b. Asas Desentralisasi
Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang dilakukan di masing-masing
unit dalam suatu organisasi. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi
yang besar atau kompleks kegiatannya dan masing-masing unit pada
organisasi tersebut mengolah informasi yang khusus.
Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara
asas Sentralisasi dengan Desentralisasi. Asas ini digunakan untuk
mengurangi kerugian yang terdapat pada asas Sentralisasi atau
Desentralisasi.
Pengorganisasian arsip pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU terdapat
didalamnya kriteria arsip Research Value (Nilai Penelitian), yakni keberadaan
arsip dipertahankan karena nilai riset yang terkandung didalamnya.
Contohnya: skripsi atau karya ilmiah mahasiswa. Educational Value (Nilai
Pendidikan), adalah keberadaan arsip dipertahankan karena nilai
pendidikanyang terkandung didalamnya. Misalnya: buku sebagai sumber
informasi mahasiswa. Documentary Value (Nilai Dokumentasi), adalah
keberadaan arsip dipertahankan karena nilai dokumentasi yang terkandung
didalamnya. Contohnya: foto dokumentasi Fakultas Ekonomi USU,
penghargaandan piagam. Asas yang digunakan untuk metode dan prosedur
pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU adalah asas gabungan sentralisasi
dan desentralisasi. Hal ini disebabkan karena Perpustakaan Fakultas Ekonomi
dapat menyimpan dokumen atau data yang bersifat umum.
2. Penataan Arsip
Menurut Sulaiman, (1999 : 30), penataan arsip adalah pengaturan informasi
kegiatan ini pengendalian arsip baik secara fisik maupun informasi dapat
dilakukan secara optimal.
Dalam sistem panataan arsip, yang perlu mendapat perhatian bukan hanya
pada sistem yang baik dan tepat saja, tetapi yang paling penting adalah
pengelolaannya (manajemen). Meskipun sistem yang dipergunakan baik, apabila
manajemennya lemah, maka sistem yang telah ditentukan tidak akan ada artinya.
Penataan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem
tertentu yang memungkinkan :
a. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu
diperlukan.
b. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan
mudah.
c. Pengembalian arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan
mudah.
Dengan cara demikian arsip tidak akan mudah dan cepat rusak karena sering
diambil dari tempat penyimpanan. Sistem penataan arsip yang digunakan oleh
masing-masing organisasi pencipta arsip tentu saja berbeda-beda. Hal ini
dikarenakan :
a. Tujuan masing-masing organisasi berbeda-beda, yang mengkibatkan
perbedaan jenis kegiatan.
b. Jenis peralatan yang digunakan tidak sama.
c. Kurang tersedianya tenaga ahli kearsipan dari masing-masing
d. Kondisi fisik dari masing-masing organisasi tidak sama.
e. Suatu sistem kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu
baik apabila diterapkan pada organisasi lain.
C. Metode dan Prosedur Kearsipan Pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU
Metode Kearsipan adalah cara atau sistem yang telah menjadi pasti karena
ketepatannya dan merupakan pola dalam melakukan kegiatan kearsipan.
Rangkaian metode inilah yang kemudian menjadi prosedur. Prosedur kearsipan
adalah suatu rangkaian metode kearsipan yang telah menjadi bentuk tetap dalam
melakukan suatu pekerjaan. (Wursanto, 2002: 21)
1. Metode dan Prosedur Penyimpanan Arsip
a. Metode Penyimpanan Arsip
Ada lima macam Metode Penyimpanan arsip yaitu:
1) Metode Abjad / Alphabetical Filling System
Metode Abjad adalah salah satu sistem penataan berkas arasip yang
umumnya dipergunakan untuk meneta berkas yang berurutan dari A
sampai Z dengan berpedoman pada peraturan indeks.
Metode Masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang
berhubungan dengan perusahaan.
3) Metode Nomor / Numerical Filling System
Metode Nomor adalah satu sistem penataan berkas berdasarkan
kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap
masalah diberi nomor tertentu.
4) Metode Tanggal / Chronological Filling System
Metode Tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
urutan tanggal, bulan, tahun yang mana pada umumnya tanggal yang
dijadikan pedoman yang termaksud diperhatikan dari datangnya surat.
5) Metode Wilayah / Geographical Filling System
Metode Wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
tempat atau lokasi daerah atau wilayah tertentu. (Sedarmayanti, 2003:
70)
Metode penyimpanan arsip yang digunakan oleh Perpustakaan
Fakultas Ekonomi USU yaitu Metode Masalah / Subject Filling System kemudian
mengurutkannya dengan Metode Nomor / Numerical Filling System sebagai dasar
penataan yang didimpan di dalam rak arsip. Arsip skripsi yang disimpan pada
Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU disusun berdasarkan jurusan atau program
tahun 1999-2010 keseluruhanya adalah 2427. Daftar tahun buku dan jumlahnya
[image:37.595.110.518.308.553.2]dapat dilihat pada table: 3.1.
TABEL 3.1
JUMLAH BUKU YANG TERSIMPAN PADA
PERPUSTAKAAN FAKULTAS EKONOMI USU (DALAM TAHUN)
NO. BUKU (TAHUN) JUMLAH
1. 1999-2000 560
2. 2001-2002 844
3. 2003-2004 194
4. 2005-2006 504
5. 2007-2010 325
Total 2427
Jumlah buku tersebut penggabungan dari buku-buku yang telah ada
namun tidak terpisah dari jurusan atau program studi yang ada pada Fakultas
Ekonomi USU dan jumlah arsip skripsi pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi
USU dapat dilihat pada Tabel: 3.2
PERPUSTAKAAN FAKULTAS EKONOMI USU
NO. DEPARTEMEN/ PROGRAM STUDI JUMLAH
1. Manajemen Reguler (S1) 1148
2. Manajemen Extensi (S1) 941
3. Ekonomi Pembangunan Reguler (S1) 757
4. Ekonomi Pembangunan Extensi (S1) 144
5. Akuntansi Reguler (S1) 1079
6. Akuntansi Extensi (S1) 1120
7. Akuntansi (D-III) 1052
8. Keuangan (D-III) 1079
9. Kesekretariatan (D-III) 899
Total 8192
b. Prosedur Penyimpanan Arsip
Pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU data atau dokumen yang
diarsipkan adalah skripsi alumni mahasiswa. Penyimpanan data tersebut
dapat dilakukan setelah arsip skipsi tersebut telah terkumpul di
atau departemen masing-masing. Hal ini dilakukan untuk memudahkan
penemuan kembali dan untuk menambah informasi bagi mahsiswa dalam
melakukan penelitian.
2. Metode dan Prosedur Pemeliharaan Arsip
a. Metode Pemeliharaan Arsip
Yang dimaksud dengan pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang
dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan.
(Wursanto, 1991: 220)
Usaha pemeliharaan arsip dapat berupa melindungi, mengatasi, mencegah dan
mengambil langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk
menyelamatkan arsip-arsip dan informasinya serta menjamin kelangsungan hidup
arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan.
Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU menggunakan metode pemeliharaan
arsip yang umum digunakan oleh perpustakaan lainnya. Metode pemeliharaan
arsip yang terdapat pada Perpustakaan yakni sebagai berikut:
1. Pengaturan Ruangan
Yang dimaksud ruangan dalam hal ini adalah ruangan penyimpanan arsip.
Ruangan penyimpanan arsip. Ruangan penyimpanan arsip Perpustakaan Fakultas
a. Ruangan penyimpanan arsip selalu dijaga agar tetap kering.
b. Ruangan penyimpanan arsip harus terang, tetapi sebaiknya
mempergunakan penerangan alami, yaitu sinar matahari.
2. Tempat Penyimpanan Arsip
Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara langsung agar ada udara
di antara berkas yang disimpan. Tempat yang digunakan untuk menyimpan
arsip antara lain : rak arsip dan almari arsip (Wursanto, 1991 : 224-226).
1. Rak Arsip
Rak merupakan tempat penyimpanan arsip secara terbuka. Keuntungan
penyimpanan arsip dengan menggunakan rak adalah arsip-arsip tidak
mudah lembab karena selalu berhubungan dengan udara luar, sehingga
arsip-arsip tidak mudah rusak. Sedangkan kelemahan penggunaan rak
arsip adalah arsip mudah dan cepat kotor dengan berbagai macam debu.
Apabila tidak rajin dibersihkan, debu-debu tersebut akan menumpuk pada
kertas arsip dan dapat mempercepat proses kerusakan arsip.
2. Almari Arsip
Almari merupakan alat penyimpanan arsip secara tertutup, sehingga
arsip-arsip tidak berhubungan dengan udara luar. Hal ini akan mengakibatkan
arsip-arsip di dalam almari mudah lembab. Akan tetapi arsip-arsip tidak
mudah kotor oleh debu-debu.
Tempat penyimpanan arsip yang berada pada Perpustakaan
Fakultas Ekonomi USU adalah rak arsip. Penggunaaan rak arsip ini adalah
Jumlah rak arsip yang terdapat pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU
adalah 30 unit. Akan tetapi, tidak terdapat almari arsip pada Perpustakaan
Fakultas Ekonomi USU.
3. Kebersihan
Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU mengusahakan agar ruangan
penyimpanan arsip selalu bersih sehingga tidak menimbulkan serangga perusak
atau pemakan kertas arsip. Pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU
penyimpanan arsipnya dibersihkan melalui cara-cara sebagai berikut:
a. Membersihkan rak penyimpanan arsip yang dilakukan setiap hari.
b. Dilarang merokok dan makan (makanan dalam bentuk dan wujud apapun)
didalam ruangan penyimpanan arsip.
c. Apabila ditemukan arsip-arsip yang rusak karena pengembalian ketempat
semula tidak tepat maka sesegera mungkin di tempel agar kerusakan tidak
meluas.
b. Prosedur Pemeliharaan Arsip
Dari hasil penelitian penulis, prosedur pemeliharaan arsip yang dilakukan
oleh Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU dengan cara:
1. Ruangan penyimpanan arsip pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi
USU diatur penerangannya, yaitu dengan cahaya lampu dan sinar
matahari. Tetapi, sinar matahari tidak langsung mengenai kertas-kertas
2. Arsip-arsip pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU selalu dijaga
kebersihannya dengan cara membersihkan debu yang menempel pada
arsip dan dapat dilakukan pencegahan kerusakan dengan cara
menempel arsip yang rusak dengan selotip atau menggunakan lem
kertas. Pencegahan kerusakan ini dilakukan untuk membuat arsip
dapat berfungsi lagi.
3. Metode dan Prosedur Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
a. Metode dan Prosedur Penyusutan arsip
1. Metode Penyusutan Arsip
Menurut Sedarmayanti (2003 : 103), tujuan penyusutan arsip adalah :
a. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai
referensi.
b. Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan.
c. Mempercepat penemuan kembali arsip.
d. Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah.
Tujuan penyusutan arsip akan tercapai jika setiap organisasi memiliki program
dan rencana pengurangan arsip. Program meliputi penetapan jangka simpan
arsip (retensi arsip) beserta penetapan simpan permanen dan musnah. Program
tersebut perlu dituangkan pada apa yang dinamakan jadwal retensi arsip.
Jadwal retensi arsip tersebut berupa suatu daftar yang berisi tentang kebijakan
jangka penyimpanan arsip dan penetapan simpan permanen dan musnah.
penyusutan arsip yang sekaligus sebagai sarana pengendalian arsip yang
tercipta.
Ada 2 macam metode penyusutan arsip, yaitu:
1. Metode berkala
Metode berkala adalah suatu metode penyusutan yang dilakukan
dalam jangka waktu tertentu, setelah masa penyimpanan yang ditentukan
berakhir, maka arsip aktif disusutkan sekaligus pada periode tersebut.
Metode berkala dapat dibagi tiga, yaitu:
a. Metode Berkala 1 kali dalam jangka waktu tertentu.
b. Metode Berkala 2 kali dalam jangka waktu tertentu.
c. Metode berkala atas waktu minimum-maksimum.
2. Metode berulang-ulang atau terus-menerus
Adalah suatu metode penyusutan yang dilakukan secara langsung,
tanpa menunggu periode tertentu. (Sedarmayanti, 2003: 105)
Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU tidak menggunakan kedua metode
diatas. Hal ini disebabkan karena tidak adanya arsip skripsi yang akan disusutkan
dan juga untuk menjaga agar informasi yang terkandung didalam arsip skripsi.
2. Prosedur Penyusutan Arsip
Prosedur penyusutan arsip tidak dapat dilakukan, dikarenakan arsip
dapat digunakan jika sewaktu-waktu diperlukan dapat diketemukan kembali
dengan cepat.
b. Metode dan Prosedur Pemusnahan Arsip
1. Metode Pemusnahan Arsip
Metode pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan
menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya, serta
arsip yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut dilakukan
secara total, yaitu dengan cara dibakar habis, dicacah atau dengan cara
lain, sehingga tidak dapat dikenali baik isi maupun bentuknya. (Thomas
Wiyasa, 2001: 47)
Pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU pemusnahan arsip
terjadi apabila arsip tersebut rusak atau tidak dapat dipakai. Arsip yang
rusak menjadi tidak dapat digunakan oleh sebab itu dikatakan musnah.
Namun, Perpustakaan tidak menyimpan data-data buku yang
dimusnahkan. Karena buku yang terdapat pada Perpustakaan Ekonomi
USU masih menjadi milik Pemerintah. Oleh sebab itu, tidak terdapat data
yang rusak atau dimusnahkan.
2. Prosedur Pemusnahan Arsip
semua arsip skripsi mahasiswa ada di Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU.
Hal ini disebabkan, sebagian dari arsip skripsi diminta oleh Perpustakaan
Universitas Sumatera Utara untuk didata kemudian dipublikasikan melalui
internet. Kemudian, arsip skripsi kembalidisimpan untuk menjaga informasi
yang terdapat didalamnya.
BAB IV
1. Pengorganisasian arsip yang dilakukan pada Perpustakaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan asas gabungan antara
asas Sentralisasi dengan asas Desentralisasi.
2. Kriteria arsip yang terdapat pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU
adalah Research Value (Nilai Penelitian), Educational Value (Nilai
Pendidikan), dan Documentary Value (Nilai Dokumentasi). Jumlah
keseluruhan criteria arsip adalah 10.619 (sepuluh ribu enam ratus
Sembilan belas), dengan rincian jumlah buku: 2427 (dua ribu empat ratus
dua puluh tujuh) dan arsip skripsi: 8192 (delapan ribu seratus sembilan
puluh dua).
3. Penataan arsip yang dilakukan pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah dengan menggunakan metode Masalah/
Subject Filling System kemudian melalui prosedur yang tepat diurutkan
dengan metode Abjad/ Alphabetical Filling System. Contoh: Meletakkan
nomor arsip pada arsip skripsi, kemudian diurutkan berdasarkan tahun dan
menyimpannya berdasarkan jurusan atau departemen.
4. Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyimpan
arsip di rak arsip yang berada di ruangan terpisah. Tempat arsip terpisah
adalah rak arsip untuk skripsi dan jumlah rak arsip adalah 30 unit.
5. Metode pemeliharaan arsip yang digunakan pada Perpustakaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah dengan menjaga kebersihan
6. Pencegahan kerusakan arsip dapat dilakukan dengan menempel arsip yang
rusak dengan selotip dan lem kertas. Hal ini ditujukan agar arsip dapat
dipergunakan kembali.
7. Metode dan prosedur penyusutan dan pemusnahan tidak terdapat pada
perpustakaan Fakultas Eonomi Universitas Sumatera Utara, karena arsip
yang berada di perpustakaan Universitas Sumatera Utara bersifat
permanen dan tidak dapat disusutkan.
8. Arsip yang dikatakan musnah adalah arsip yang telah rusak akibat
dimakan usia. Arsip yang musnah tidak dimasukkan kedalam daftar arsip
karena arsip tersebut masih disimpan akan tetapi, tidak dapat
dipergunakan. Untuk itu arsip masih disimpan dan dikatakan telah rusak
dan tidak dapat dipergunakan kembali.
B. SARAN
ada dapat terpelihara dengan baik. Disarankan agar arsip pada
perpustakaan ditambah tempat penyimpanan arsipnya.
2. Dalam pemeliharaan arsip pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara perlu ditingkatkan lagi. misalnya dengan
menambah Air Conditioning dan lemari arsip. Karena kedua benda
tersebut sangat berguna untuk penyimpanan data.
3. Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU harus mendata buku atau arsip
skripsi yang telah rusak. Karena sangat berguna untuk informasi dimasa
mendatang.
Gie, The Liang. 2001. Administrasi Perkantoran edisi revisi. Bandung : Mandar
Maju.
Mulyono Sularso, Muhsin dan Marimin. 1985. Dasar-dasar Kearsipan. Yogyakarta : Liberty
Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Malang : Ghalia Indonesia
Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern
cetakan ketiga. Bandung : Mandar Maju.
Sulaiman. 1999. Akuisi Nasional Arsip Orde Baru dan Kabinet Reformasi.
Jakarta : Arsip Nasional Republik Indonesia
Sutarto. 2004. Manajemen Kearsipan. Bandung : Alfabeta
Wiyasa, Thomas. 2001. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip
Dinamis. Jakarta : Pradnya Paramita.
Wursanto, Ignatius. 1991. Kearsipan cetakan ke-1. Yogyakarta : Kanisius
Wursanto, Ignatius. 2002. Kearsipan cetakan ke-2. Yogyakarta : Kanisius
Wursanto, Ignatius. 2004. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta : Andi
