TUGAS AKHIR
PROSEDUR DAN SISTEM KERJA PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH: SANDRA RAZALI
112103090
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : SANDRA RAZALI
NIM : 112103090
PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PROSEDUR DAN SISTEM KERJA PADA BAGIAN
TATAUSAHA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal, April 2015 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
NIP. 19741012 200003 2 003
(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM)
Tanggal, April 2015 Dekan
NIP. 197560407 198002 1 001
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : SANDRA RAZALI
NIM : 112103090
PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PROSEDUR DAN SISTEM KERJA PADA BAGIAN
TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, April 2015
Menyetujui Pembimbing
NIP. 19741012 200003 2 003
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT dimana atas rahmat dan karunia-Nya
kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan
baik. Tugas Akhir yang berjudul “PROSEDUR DAN SISTEM KERJA PADA
BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”, merupakan salah satu syarat yang harus
dipenuhi dalam menyelesaikan pendidikan Program Studi Diploma III
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Dalam penyelesaian Tugas Akhir ini tidak luput atas bimbingan dan
pengarahan dari berbagai pihak sehingga penulis dapat menyelesaikan
TugasAkhir ini dengan baik. Menyadari akan hal tersebut, maka dengan segala
kerendahan hati penulis menyampaikan rasa terimakasih kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, MSc (CTM), Sp.A(K) selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi DIII Kesekretariatan yang telah banyak memberikan saran-saran
serta petunjuk dan bimbingan kepada penulis serta selaku Dosen
pembimbing yang banyak meluangkan waktu dalam memberikan
bimbingan dan masukan serta pengarahan kepada penulis selama
4. Bapak Sodali SE, selaku Kepala Sub Bagian Perlengkapan pada Fakultas Ekonomi Dan BisnisUniversitas Sumatera Utara.
5. Seluruh Dosen dan Staff Pegawai Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
6. Terkhusus buat orang tua tercinta ayahanda Razali Gani dan ibunda Susilawati yang banyak memberikan perhatian, dorongan,
semangat dan doa yang tulus serta materi sehingga penulis dalam
menyelesaikan Tugas Akhir ini sampai selesai.
7. Untuk adik-adik penulis, Dinda Patika Sari, Gali Ramadhan dan Nico Satria Gani yang banyak membantu dan memberikan dorongan serta
semangat kepada penulis.
8. Kepada teman-teman DIII Kesekretariatan stambuk 2011 yang dimana lebih kurang 3 (tiga) tahun bersama-sama dalam perkuliahan. Terima kasih
untuk semangat dan dukungan kalian kepada penulis.
9. Untuk semuanya yang sudah mendoakan Penulis dalam kelancaran Tugas Akhir ini dan yang tidak bisa disebutkan satu persatu. Terima kasih untuk
doa,semangat dan dukungannya kepada penulis. Akhirnya dengan kerendahan
hati, penulis mempersembahkan Tugas Akhir ini agar dapat bermanfaat dan
membantu semua pihak yang memerlukannya.
Medan, 18 Februari 2015
Penulis,
DAFTAR ISI
HALAMAN
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... vii
DAFTAR GAMBAR ... ix
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian ... 4
D. Jadwal Penelitian Dan Sistematika Penulisan ... 5
BAB II PROFIL INSTANSI ... 6
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Dan Bisnis USU ... 6
B. Jenis Kegiatan ... 9
C. Struktur Organisasi ... 11
D. Uraian Tugas ... 16
E. Kinerja Usaha ... 20
F. Rencana Kegiatan Bagian Tata Usaha ... 23
BAB III PEMBAHASAN ... 24
A. Pengertian Prosedur dan Sistem Kerja ... 24
B. Prosedur dan Sistem Kerja Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara ... 29
C. Sarana Pendukung Terlaksananya Prosedur Dan Sistem Kerja Tata Usaha ... 37
D. Hambatan-Hambatan Yang Dihadapi Tata Usaha ... 39
E. Prosedur Dan Sistem Kerja Dalam Mempengaruhi Kinerja Pegawai ... 41
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 43
A. Kesimpulan ... 43
B. Saran ... 45
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
No. Gambar Judul Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG MASALAH
Prosedur dan sistem kerja pada umumnya memiliki peranan penting di
setiap instansi pemerintahan maupun badan-badan swasta untuk mencapai tujuan
yang diharapkan. Prosedur itu sendiri adalah tahapan dalam tata kerja yang harus
dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana,
kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus
digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan. Sedangkan sistem kerja
merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi
satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu
pekerjaan.
Prosedur dan sistem kerja penting artinya sebagai suatu pola kerja yang
merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan
kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata. Dalam
penyusunan prosedur dan sistem kerja harus disusun sedemikian rupa sehingga
memiliki stabilitas dan fleksibilitas. Stabilitas disini artinya bahwa prosedur dan
sistem kerja itu harus mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan
kemantapan kerja. Sedangkan fleksibilitas merupakanbahwa dalam pelaksanaanya
tidak kaku tetapi harus luwes yaitu masih memungkinkan diadakannya saling
Tidak semua perusahaan mampu mencapai tujuan yang telah ditentukan
pada saat pendirian awal perusahaan.Hal ini dapat terjadi karena kurang baiknya
pelaksanaan prosedur dan sistem kerja pada perusahaan tersebut. Oleh karena itu,
organisasi yang ingin mencapai tujuan dan hasil yang memuaskan harus mampu
menjalankan prosedur dan sistem kerja yang dibuat dengan tepat, dapat dilakukan
standarisasi dan pengendalian kerja. Setiap badan usaha mengharapkan pegawai
maupun perusahaan yang memiliki prosedur dan sistem kerja yang baik agar
dapat mencapai tujuan yang diinginkan.
Prosedur dan sistem kerja di FakultasEkonomidanBisniskhususnya di
Bagian Tata Usaha sangatlah dibutuhkan untuk menunjang kegiatan yang efektif.
Dengan prosedur dan system kerja yang terarah seluruh pegawai akan
menyelesaikan tugasnya dengan tepat waktu dan bekerja dengan efektivitas.
Kemungkinan untuk pegawai yang dating tidak tepat waktu akan berkurang,
sehingga mereka bekerja jam kerja yang telah ditentukan.
Prosedur dan sistem kerja, haruslah disusun dengan memperhatikan
tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta sifat dari
tugas atau pekerjaan. Dalam penyusunan prosedur kerja dan sistem kerja yang
baik, perlu diperhatikan asas-asas penyusunannya, diantaranya harus dinyatakan
secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta dituangkan dalam bentuk
manual atau pedoman kerja pelaksanaannya dan harus dikomunikasikan secara
sistematis kepada semua petugas atau pihak yang bersangkutan atau yang
berkepentingan. Oleh karena itu, prosedur kerja dan sistem kerja harus mendapat
maupun perlengkapan untuk mensukseskan pencapaian tujuan organisasi yang
bersangkutan.
Prosedur dan sistem kerja yang baik dapat membantu para pelaksana
maupun semua pihak yang berkepentingan untuk dijadikan sebagai pedoman
kerja. Dengan adanya prosedur kerja, sangat bermanfaat untuk mengetahui jenis
pekerjaan, tahapan, dan bagian pekerjaan yang bagaimanakah yang diperlukan
untuk penyelesaian suatu bidang tugas. Pelaksanaan prosedur dan sistem kerja
harus dilakukan secara efisien yang artinya, usaha tersebut mampu memberikan
hasil yang maksimal baik dalam hal kualitas maupun kuantitasnya.
Mengingat pentingnya peranan prosedur kerja dan sistem kerja dalam
meningkatkan efisiensi kerja sebuah kantor atau instansi pemerintah ataupun
swasta, maka penulis terdorong dan tertarik untuk membahas tentang “
PROSEDUR DAN SISTEM KERJA PADA BAGIAN TATA USAHA
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA”.
B. PERUMUSAN MASALAH
Berdasarkan dengan latar belakang yang diuraikan diatas, maka
perumusan masalah yang menjadi objek penelitian, yakni Bagaimana prosedur
dan sistem kerja pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi dan Bisnis
C. TUJUAN DAN MANFAAT PENELITIAN 1. TUJUAN PENELITIAN
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui prosedur kerja, dan
sistem kerja pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara.
2. MANFAAT PENELITIAN
Adapun manfaat penelitian ini adalah :
1. Bagi Penulis
a. Menambah pengetahuan bagi penulis pada bidang yang diteliti baik
secara teoritis maupun aplikasi.
b. Sebagai bahan referensi bagi penulis-penulis lain yang tertarik
pada objek yang sama.
2. Bagi Instansi
a. Memberikan bahan pertimbangan bagi perusahaan dalam
melaksanakan kegiatan prosedur dan sistem kerja dengan efisien
pada masa yang akan datang.
b. Sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan prosedur dan sistem
kerja pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara, sesuai dengan hasil dan analisa
3. Bagi Penulis yang Akan Datang
Penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan referensi Tugas Akhir
bagi mahasiswa lainnya.
D. JADWAL PENELITIAN DAN SISTEMATIKA PENULISAN 1. JADWAL PENELITIAN
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya
[image:13.595.108.518.415.566.2]jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini :
Tabel 1.1 JADWAL PENELITIAN DAN PENYUSUNAN TUGAS AKHIR
No. Kegiatan Minggu Ke
1 2 3
1. Persiapan
2. Pengumpulan Data 3. Penulisan Laporan Sumber :Penulis(2015)
Dalam kegiatan Pengumpulan Data, Penulis melakukan riset selama
beberapa minggu mulai tanggal 9 Februari sampai dengan 27 Februari 2014 di
2. SUMBER DATA
Data yang diperoleh secara langsung dari objek penelitian :
a. Data Primer
Data primer merupakan jenis data yang diperoleh langsung dari
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Dapat diperoleh
dengan melakukan wawancara dengan pegawai di Bagian Tata Usaha
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
b. Data Sekunder
Data sekunder merupakan jenis data yang dikumpulkan dari buku
literatur seperti buku-buku bacaan, dan tulisan-tulisan serta hasil-hasil
yang berhubungan dengan topik yang dibahas.
3. SISTEMATIKA PENULISAN
Berikut merupakan sistematika penulisan yang akan disajikan pada
penulisan Tugas Akhir ini :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini menjelaskan latar belakang penelitian, perumusan
masalah, tujuan, manfaat penelitian, jadwal penelitian serta sistematika
penulisan dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/observasi.
BAB II: PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini diuraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur
organisasi dan personalia, deskripsi kerja, kinerja usaha terkini dan
rencana kegiatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera
BAB III: PEMBAHASAN
Dalam bab ini menjelaskan hasil Tugas Akhir mengenai segala
sesuatu yang berhubungan dengan judul Tugas Akhir. Pembahasan berupa
pengertian, fungsi, tujuan dan manfaat prosedur dan sistem kerja pada
Bagian Tata Usaha di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera
Utara.
BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini menjelaskan tentang kesimpulan yang merupakan
inti dari pembahasan penelitian dan saran yang merupakan masukan yang
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. SEJARAH RINGKAS FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir tidak di kota medan
atau dengan kata lain di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi
lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syah Kuala) Kota
Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota
Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap
memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan
bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan
penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas
Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di
Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera
Utara dan bergabung dengan Universitas Syah Kuala, maka memperoleh status
negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan
R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh
Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas
Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 1
B. SEJARAH RINGKAS PERUBAHAN NAMA FAKULTAS EKONOMI MENJADI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
Setelah menggalami proses perkuliahan terhitung semenjak tahun 1
Oktober 1961 sampai dengan 1 Oktober 2013 terhitung sudah 52 tahun fakultas
ekonomi berdiri di Provinsi Sumatera Utara, perubahan nama tersebut
dilakukan karena banyaknya faktor yang mendukung dan mendasari, salah
satunya adalah Undang Undang Pendidikan Tinggi tahun
2012, mengenai 2rumpun ilmu, yakni ilmu terapan dan ilmu sosial. beberapa
alasan yang dikemukakan tentang adanya rumpun ilmu yang ditetapkan
oleh Dikti, yakni rumpun ilmu ekonomi dan rumpun ilmu bisnis. Saat ini
Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Suamtera Utara mengasuh dua jenjang
Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan D-III.Fakultas Ekonomi
dan Bisnis sudah ada Asosiasinya yaitu (AFEBI).
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Indonesia (AFEBI). Dunia International juga
yang di kenal itu Economic and business Faculty. Dan Fakultas Ekonomi kita
untuk bisa memasuki Go International harus menggunakan nama Fakultas
Ekonomi dan Bisnis agar bisa di kenal dan perubahan nama ini di harapkan tidak
karena mengikuti fakultas ekonomi lain yang ada di Indonesia melainkan
perubahan nama diharapkan akan memberi pengaruh yang lebih besar bagi
eksistensi Fakultas Ekonomi dan Bisnis di kalangan pendidikan ekonomi dan
bisnis baik dalam dan luar negeri. Ini berarti kesempatan untuk memperluas
beberapa universitas yang ada fakultas ekonomi sudah berubah nama lebih dulu
menjadi Fakultas Ekonomi dan Bisnis seperti Universitas Gajah Mada (UGM),
Universitas Padjajaran, Universitas Diponegoro, Universitas Brawijaya, dll. Pada
tanggal 1 Oktober 2013 Resmi lah perubahan nama dari Fakultas Ekonomi
menjadi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Fakultas
Ekonomi dan Bisnis mengasuh dua jenjang Program Pendidikan Strata-1 dan
Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Stara-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma - III terdiri dari :
a. Program Studi D-III Kesekretariatan
b. Program Studi D-III Keuangan
c. Program Studi D-III Akuntansi
Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara di Medan mulai
Visi Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Sumatera utara adalah menjadi salah
satu Fakultas Ekonomi Dan Bisnis terkemuka yang dikenal unggul dan mampu
memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah
sebagai berikut:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompensasi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan Akuntansi yang berorientasi
pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan Institusi swasta dan
pemerintah serta organisasi professional dan lembaga lain yang bertaraf
Tujuan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.
2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap
perkembangan/perubahan.
C. STRUKTUR ORGANISASI
Dilihat dari pengertiannya stuktur organisasi organisasi merupakan suatu
susunan kerangka hubungan unit-unit organisasi yang ada pada organisasi mulai
dari departemen yang tinggi sampai dengan unit terkecil dengan tugas, fungsi dan
wewenang masing-masing. Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan
batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan
adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan.
Setiap perusahaan pada umumnya baik perusahaan besar maupun
perusahaan kecil biasanya mempunyai struktur organisasi yang dipakai tergantung
pada kebijaksanaan dan kebutuhan perusahaan, biasanya semakin besar suatu
perusahaan, maka struktur organisasinya semakin meluas dan kompleks sejalan
dengan berkembangnya dan luas bidang usaha perusahaan sebagaimana halnya
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang
dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungkan dengan pencapaian instansi sebelumnya. Wadah tersebut disusun
dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat
diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui
kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian
kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran
tunggal.
Struktur organisasi di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera
Utara adalah sistem garis yaitu aliran perintah dan pengawasan berasal dari
pimpinan tertinggi yang mengalir ke bawah secara keseluruhan.
Adapun Struktur organisasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Dan Bisnis (2014)
Sumber : Fakultas Ekonomi dan Bisnis (2014) Dekan dan Pembantu Dekan
Dewan Pertimbangan Fakultas
Ketua dan Sekretaris Departemen
Kepala Bagian Tata Usaha
Unit Penunjang
Ketua Program Studi Inter Departemen
Ketua Program Studi Intra Departemen
Ketua lab/studio /bengkel
Kepala Sub Bagian Usaha Departemen
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak,CA
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak,
Pembantu Dekan II : Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak , CA
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec., Ac. CA
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS
: Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA
: Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak ,
: Prof. Dr. Ramli, MS
: Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak, CA
: Ami Dilham, SE, M.Si
: Prof. Dr. Ritha F.Dalimunthe ,SE, M.Si
: Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MS
: Prof. Dr. Rismayani, MS
: Prof. Dr. lic. rer.reg.Sirojuzilam, SE
: Prof. Erlina, SE, M.Si, Ph.D
: Dr. Syafaruddin Ginting S, SE,MAFIS, Ak
: Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
: Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si
: Irsyad Lubis, SE, M.Soc.Sc, Ph.D
: Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak, CA
: Dr.Murni Daulay, M.Si
DEPARTEMEN AKUNTANSI
Ketua : Dr. Syafrudin Ginting S, SE, MAFIS, Ak
Sekretaris : Drs. Hotmal Dja’far, MM, Ak,
DEPARTEMEN MANAJEMEN
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si
DEPARTEMEN EKONOMI PEMBANGUNAN
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si
PROGRAM STUDI S-1 AKUNTANSI
Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak,
Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, M.Si, Ak
PROGRAM STUDI S-1 MANAJEMEN
Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si
Sekretaris : Dra. Friska Sipayung, Msi
PROGRAM STUDI S-1 EKONOMI PEMBANGUNAN
Ketua : Irsyad Lubis, SE, M.SOc, Sc, Ph.D
PROGRAM STUDI D-III KEUANGAN
Ketua : Dr. Yeni Absah, SE, M,Si
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si
PROGRAM STUDI D-III AKUNTANSI
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak,
PROGRAM STUDI D-III KESEKRETARIATAN
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring
SE,MM
Sekretaris : Magdalena.L.L Sibarani, SE, M,Si
BAGIAN TATA USAHA
Kepala Bagian Tata Usaha : Ridwan Saleh, SH, CN
Kasub. Keuangan : Ahmad Faizul, SE, M.Si
Kasub. Umum dan Perlengkapan : Sodali, SE
Kasub. Akademik : Dra. Cut Nilawati
Kasub. Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos
LEMBAGA- LEMBAGA PENUNJANG
Puslitbank
Pengarah : Drs.H.Arifin Lubis, MM, Ak, CA
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
Kepala Unit Layanan : Hotmal Dja’far, SE, MM, Ak,
Bagian Perpustakaan
D. URAIAN TUGAS
Salah satu fungsi dari Fakultas adalah melaksanakan urusan Tata Usaha dan
Administrasi Fakultas.Berikut ini adalah uraian tugasdari setiap unit pada bagian Tata
Usaha di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang tediri dari :
1. Jaringan Usaha / Kegiatan Tugasnya adalah :
1. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas Ekonomi dan Bisnis
2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang
ketatausahaan akademik, administrsi umum dan keuangan, kemahasiswaan
dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan.
4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
fakultas.
6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/
pelayanan kepada masyarakat.
8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
10.Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas.
11.Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
fakultas.
2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
3. Melakukan administrasi akademik.
4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.
5. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum.
6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
8. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
3. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
4. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas.
5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
6. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan
pertanggung jawaban keuangan.
7. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang
telah diteliti kebenarannya.
8. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
10.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
3. Melakukan urusan mutasi pegawai.
4. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
5. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan
jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar
Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
6. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
7. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
8. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
9. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan
alumni.
3. Melakukan administrasi kemahasiwaan.
4. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat
universitas.
7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan
kemahasiswaan.
9. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni
10.Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.
11.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
3. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
4. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan
lingkungan.
5. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan
dan perlengkapan.
6. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
7. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian
E. KINERJA USAHA
Setiap Perguruan Tinggi Negeri mempunyai visi dan misi yang harus
dijalankan sesuai dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri, butuh waktu untuk
mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena
membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan
perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap
mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya
bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat,
serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,
kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan
Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’
Mi’raj,Dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan
norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan
F. RENCANA KEGIATAN
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
antara lain :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
2. Perkuliahan semester genap/ganjil.
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil.
BAB III PEMBAHASAN
A. PENGERTIAN PROSEDUR DAN SISTEM KERJA
Prosedur adalah merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui
suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan
pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar
pekerjaan tersebut dapat diselesaikan. Sistem kerja adalah merupakan susunan
antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu
pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.
Prosedur adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain
sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang
harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas. Sistem kerja
adalah suatu rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang kemudian membentuk
suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka melaksanakan sesuatu bidang
pekerjaan (Sedarmayanti 2001:134). Penting untuk ditekankan di sini bahwa
kedua-duanya baik prosedur maupun sistem kerja merupakan satu kesatuan yang
bulat artinya kedua-duanya merupakan tindak lanjut dalam rangka pelaksanaan
suatu bidang pekerjaan tertentu. Jadi dengan adanya prosedur dan sistem kerja
menjadikan pelaksanaan fungsi manajemen dan kebijaksanaan pimpinan menjadi
lebih terarah, terkoordinir dan terkontrol dengan baik sehingga dapat melakukan
Dalam prosedur dan sistem kerja harus disusun untuk memiliki sifat
stabilitas dan fleksibilitas. Stabilitas maksudnya bahwa prosedur dan sistem kerja
itu harus mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan
kerja.
Fleksibilitas artinya bahwa dalam pelaksanaannya tidak kaku tetapi harus
luwes yaitu masih memungkinkan diadakannya saling pergantian tugas.
Contohnya salah seorang tidak masuk atau kebetulan alat kantor rusak, maka
pekerjaan harus tetap dapat terlaksana dan diselesaikan. Suatu penyusunan
prosedur dan sistem kerja dilakukan secara updateness artinya bahwa prosedur
dan sistem kerja harus selalu mengikuti perkembangan ( up to date ) dan
kemajuan zaman teknologi. Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan
dengan prosedur yang membantu pencapaian tujuan. Pada saat prosedur
diperlukan untuk melengkapi beberapa proses pekerjaan, maka metode berisi
tentang aktivitas operasional atau teknis yang akan menjelaskannya. Jadi dapat
disimpulkan bahwa organisasi sebagai sebuah sistem merupakan kesatuan,
dimana bagian terkecil dari sistem (metode atau prosedur maupun subsistem)
merupakan penjabaran dari sistem organisasi yang digunakan.
1. Manfaat Prosedur Dan Sistem Kerja
Berdasarkan pengertian dan uraian yang ada maka manfaat yang dapat diperoleh
dari prosedur dan sistem kerja adalah :
a. Melalui prosedur dan sistem kerja yang dibuat dengan tepat, dapat
b. Prosedur dan sistem kerja bermanfaat baik bagi para pelaksana maupun
semua pihak yang berkepentingan, untuk dijadikan sebagai pedoman kerja.
(Sedarmayanti, 2001 : 134).
c. Memperpendek jangka waktu pengerjaan yang dapat mempercepat saat
penyerahan.
d. Menekan barang-barang inventaris.
e. Mengurangi kesalahan-kesalahan dalam memperhitungkan biaya-biaya
dan saat-saat penyerahan.
f. Menghilangkan fungsi-fungsi dan aktivitas-aktivitas yang tidak perlu.
g. Mempercepat perputaran modal kerja dan mengurangi kebutuhan akan
modal kerja tersebut.
h. Memperbesar keluwesan kerja mempercepat pelaksanaan
keputusan-keputusan pucuk pimpinan ( top management ).
i. Menghilangkan ketidak-cocokan sistem dan pengerjaan yang bertemu
pada maksud-maksud yang bersilang.
j. Meningkatkan efektivitas pengawasan dengan mengurangi waktu yang
diiperlukan untuk membetulkan kesalahan-kesalahan.
k. Memperkuat struktur organisasi perusahaan dengan menyingkapkan dan
menyingkirkan praktek-praktek yang melanggar prinsip-prinsip organisasi
l. Mengurangi biaya tata usaha penyelenggaraan koordinasi (Barish, 1981 : 6)
2. Prinsip-Prinsip Pemakaian Prosedur Dan Sistem Kerja
Mengingat pentingnya prosedur dan sistem kerja sebagaimana telah diuraikan,
maka dalam teknik penyusunan dan penentuan prosedur dan sistem kerja yang
harus dipakai dalam setiap instansi hendaknya dapat dipenuhi prinsip-prinsip
sebagai berikut :
a. Prosedur dan sistem kerja, harus disusun dengan memperhatikan segi-segi
tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu, yang tersedia serta
segi luas, macam, dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
b. Untuk mempersiapkan segala sesuatunya dengan tepat maka terlebih
dahulu dipersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema
organisasi berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatannya, unsur-unsur
kegiatan di dalam organisasi dan lainnya.
c. Hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan
prosedurnya.
d. Perlu didaftar secara rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan berikut
lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas
termaksud.
e. Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka
antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus terdapat hubungan
f. Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk
pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang
dimaksudkan.
g. Perlu ditetapkan tentang kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang
diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud.
h. Prosedur dan sistem kerja harus disusun secara tepat sehingga memiliki
stabilitas dan fleksibilitas.
i. Penyusunan prosedur dan sistem kerja, harus selalu disesuaikan dengan
perkembangan teknologi.
j. Untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu sebaiknya
dipergunakan simbol dan skema atau bagan prosedur dengan
setepat-tepatnya. Bagan semacam ini sering disebut skema arus kerja.
k. Untuk menjamin penerapan prosedur dan sistem kerja dengan
setepat-tepatnya, maka perlu dipakai buku pedoman. (Sedarmayanti, 2001 : 136)
3. Asas-Asas Penyusunan Prosedur Dan Sistem Kerja
Supaya ada kejelasan, maka guna penyusunan prosedur dan sistem kerja, perlu
memperhatikan beberapa asas sebagai berikut :
a. Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta
dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya.
b. Harus dikomunikasikan atau diinformasikan secara sistematis kepada
c. Harus selaras dengan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku dan dengan
kebijaksanaan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi.
d. Harus dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara efisien serta
menciptakan jaminan yang memadai bagi terjaganya sumber-sumber yang
berada di bawah pengendalian organisasi.
e. Secara periodik harus ditinjau dan dievaluasi kembali serta bila perlu
4. Pengaturan Pokok di Bidang Prosedur Dan Sistem Kerja Dalam Organisasi
a. Secara umum kebijaksanaan pengaturan di bidang tata kerja, prosedur
kerja dan sistem kerja dapat dinyatakan sebagai berikut :
b. Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan
sinkronisasi baik dalam lingkungan instansi atau kantor lain.
c. Setiap pimpinan satuan organisasi bertanggung jawab memimpin dan
mengkoordinasikan bawahannya masing-masing dan membimbing serta
memberikan petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.
d. Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk dan
bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan
laporan berkala tepat pada waktunya. (Sedarmayanti, 2001 : 135)
B. PROSEDURDANSISTEM KERJAPADA BAGIAN TATA USAHA
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA
Setiap tugas pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu
instansi pemerintah (misalnya tugas peningkatan kesehatan rakyat), pada suatu
perusahaan swasta (misalnya tugas pemasaran hasil produksi), dan pada suatu
sosial (misalnya tugas pemeliharaan anak yatim piatu) harus didukung oleh
pelayanan perkantoran (tata usaha). Pelayanan tata usaha terdiri dari segenap
pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya suatu
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademik serta melaksanakan urusan tata usaha fakultas.
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang merupakan
instansi pemerintah tentulah mempunyai bagian/unit tata usaha. Agar tercapainya
optimalisasi tata kerja instansi diperlukan pengelolaan prosedur kerja yang baik
dalam tata usaha, sehingga tata usaha dapat berjalan sesuai dengan fungsi dan
tugasnya. Adapun rincian tugas bagian tata usaha Fakultas Ekonom dan Bisnis
adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT.
2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.
3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaasn dan alumni,
kepegawaian, dan perlengkapan.
4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
7. Melaksanakan urusan kemahasiswaasn dan hubungan alumni fakultas.
8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
10.Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas.
11.Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
fakultas.
Prosedur Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar 1. Prosedur Surat Masuk
Surat-surat yang masuk ke kantor harus diberi bagian surat yang dilakukan
pada sub bidang tata usaha. Dan selanjutnya diberi baju surat, baju surat ini
berguna untuk memperoleh informasi indeks, kode, nomor surat, tanggal
penyelesaian, asal surat, tanggal surat, nomor surat dan lampiran. Setelah diberi
baju, surat-surat yang masuk dicatat dalam buku agenda surat masuk untuk bagian
tata usaha. Keterangan-keterangan yang perlu dicatat dalam buku agenda surat
masuk. Surat-surat yang telah diagendakan dicatat kembali dalam tahun ekspedisi
Dari sub bidang tata usaha, surat tersebut langsung diserahkan kepada
orang/bidang yang berkaitan, misalnya surat permohonan mengenai beasiswa,
lomba, dan urusan kemahasiswaan lainnya, diserahkan kepada bidang
kemahasiswaan. Sedangkan surat permohonan bantuan pinjaman ruangan/tempat
diserahkan ke bidang perlengkapan. Setelah surat tersebut diterima, maka surat
akan ditangani dan diproses oleh bidang yang bersangkutan.
2. Prosedur Surat Keluar
Surat-surat yang akan dikeluarkan Fakultas akan dipersiapkan oleh bagian
tata usaha. Sub bagian dari tata usaha mengonsep surat setelah diberi petunjuk
dari pimpinan untuk diperiksa.Setelah konsep surat disetujui oleh pimpinan,
bagian tata usaha menilai pengetikkan surat tersebut, apabila telah selesai, surat
tersebut diserahkan kembali kepada pimpinan untuk ditandatangani dan di
stempel sebagai tanda persetujuan
3. Sistem Pengelolaan Arsip
Dengan begitu banyaknya arsip-arsip yang ada di Fakultas Ekonomi dan
Bisnis Universitas Sumatera Utara, diperlukan pengelolaan arsip yang baik dan
benar, agar arsip-arsip yang disimpan tidak hilang dan tidak susah ditemukan.
Arsip-arsip yang disimpan di Fakultas Ekonom dan Bisnis, di klasifikasikan
menurut jenisnya, dan ditempatkan pada bidang masing-masing, sehingga mudah
ditemukan bila bidang tersebut membutuhkannya. Sedangkan arsip-arsip penting
terlindungi dari kerusakan yang mungkin terjadi. Sedangkan arsip-arsip yang
tidak terpakai akan dimusnahkan, sehingga tidak memakan banyak tempat.
Untuk mempermudah kerja tata usaha, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara membagi ke dalam 5 (lima) sub bidang, yaitu sub bidang
akademik, sub bidang umum dan keuangan, sub bidang kepegawaian, sub bidang
kemahasiswaan dan alumni dan sub bidang umum dan perlengkapan, yang
tugas-tugasnya telah dijelaskan pada Bab II.
Sistem Kearsipan yang digunakan pada Tata Usaha Fakultas Ekonomi dan
Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah menurut subjeknya dan dibantu
terhadap Sistem Nomor, dimulai dari Angka Nomor yang terkecil sampai Angka
Nomor yang terbesar. Sehingga untuk mencari berkas/ data yang akan diambil
semangkin mudah untuk di dapat.
Tata usaha Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara mempunyai
beberapa peranan pokok antara lain :
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif fakultas, seperti
pengadaan sarana dan prasarana penunjang pengajaran seperti pengelolaan
ruangan dan perlengkapan mengajar yang dilakukan oleh sub bidang
umum dan perlengkapan. Melayani kegiatan-kegiatan kemahasiswaan
seperti penyelenggaraan event-event fakultas, lomba, latihan dasar
kepemimpinan mahasiswa dan pengelolaan beasiswa yang dilakukan oleh
sub bidang kemahasiswaan. Menyusun jadwal mata kuliah dan urusan
akademik mahasiswa yang dilaksanakan oleh sub bidang kemahasiswaan.
yang dilakukan oleh sub bidang umum dan keuangan. Serta pendataan
dosen-dosen dan pegawai fakultas yang dilakukan oleh sub bidang
kepegawaian
2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk
membuat keputusan/melakukan tindakan yang cepat terhadap suatu
permasalahan yang terjadi.
3. Membantu kelancaran perkembangan fakultas sebagai suatu keseluruhan.
Tata usaha mempunyai peranan memperlancar kehidupan dan
perkembangan fakultas secara keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat
ingatan dan sumber dokumen.
Demikian, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
sudah dapat melaksanakan kegiatan pekerjaan kantor dalam penyelenggaraannya
dengan baik. Hal ini ditandai dengan adanya seorang sekretaris, dimana tata
laksana pekerjaan tata usaha yang bertugas untuk menyiapkan serta menyusun
keterangan secara sistematis tentang administrasi, disampaikan kepada seorang
sekretaris. Kemudian sekretaris memberikan laporan-laporan kegiatan yang
diberikan oleh seorang tata usaha pada kantor tersebut kepada pimpinan. Sehingga
kinerja pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis berjalan sesuai dengan prinsip
manajemen yang teratur, mempunyai tujuan yang jelas, mempunyai uraian tugas
C. SARANA PENDUKUNG TERLAKSANANYAPROSEDUR DAN SISTEM KERJA TATA
Dalam menjalankan kegiatan ketatausahaan diperlukan perlengkapan
pendukung pekerjaan, agar efektifitas kerja dapat terlaksana. Begitu pula pada tata
usaha Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, diperlukan
peralatan penunjang kerja, agar pekerjaan yang dilakukan tata usaha dapat
berjalan lancar. Peralatan dan perlengkapan kantor tata usaha disesuaikan dengan
pekerjaan kualitas pegawai yang mengerjakan, metode dan prosedur yang
dipergunakan dalam pekerjaan. Pimpinan tata usaha juga pandai memilih yang
terbaik, karena fasih harus yang cukup memadai akan memberikan efisiensi yang
bisa bagi kantor itu sendiri. Peralatan dan perlengkapan kantor sangat dibutuhkan
dalam pelaksanaan pekerjaan tata usaha agar berjalan dengan lancar.
Bila bagian tata usaha tidak dilengkapi dengan peralatan dan perlengkapan
yang memadai, mugkin saja bagian tata usaha akan menghadapi hambatan dalam
pelaksanaan tugasnya. Selain itu, pekerjaan yang dibantu peralatan dan
perlengkapan kantor dalam pengerjaannya akan tampak baik, bermutu, dan
professional. Bila standar peralatan dan perlengkapan tata usaha disebut dapat
dipenuhi pada setiap meja, maka akan dapat dihindari terjadinya peminjaman
alat tata usaha antara pegawai yang lainnya karena bila terjadi peminjaman
alat-alat tersebut maka akan mengakibatkan terjadi gangguan pada pegawai yang
meminjamkan alat tersebut
Akibat lainnya juga akan mengurangi efisiensi kerja dari pegawai tersebut,
karena itu harus meminta kembali alat-alat tata usaha yang dipinjam pegawai lain.
Tetapi apabila setiap meja terutama meja di bagian tata usaha tersedia
lengkap semua, maka setiap pegawai kantor tersebut akan dapat bekerja dengan
tenang dan tidak terganggu. Peralatan dan perlengkapan yang ada dan digunakan
dalam kegiatan tata usaha Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera
Utara antara lain :
1. Komputer
2. Kendali arsip
3. Mesin printer
4. Map
5. Kertas
6. Flash disk
7. Buku agenda
8. Brankas
9. Buku ekspedisi
10. Alat tulis kantor
11. Box file/filing cabinet dan lain-lain
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dilengkapi
dengan peralatan dan perlengkapan yang memadai, sehingga membantu dalam
pelaksanaan tugasnya dan pengerjaannya akan tampak baik, bermutu dan
Pada Fakultas juga terdapat peralatan dan perlengkapan tata usaha yang
dipenuhi dalam setiap meja, maka akan dapat dihindari terjadinya peminjaman
alat-alat tata usaha antara pegawai yang lainnya karena bila terjadi peminjaman
alat-alat tersebut maka akan mengakibatkan terjadinya gangguan pada pegawai
yang meminjamkan alat tersebut. Akibat lainnya juga akan mengurangi efisiensi
kerja dari pegawai tersebut, karena itu harus meminta kembali alat-alat tata usaha
yang dipinjam pegawai lain. Selain itu Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara juga apabila mesin komputer terdapat kemacetan maupun rusak,
Fakultas akan segera menggantikan mesin komputer yang lebih baik.
D. HAMBATAN-HAMBATAN YANG DIHADAPI TATA USAHA
Bagian tata usaha baik organisasi pemerintah maupun swasta memiliki tata
usaha yang melaksanakan pekerjaan kantor dan menyediakan keterangan yang
dibutuhkan. Jadi, tata usaha sebagai bidang kerja hendaknya direncanakan, terima,
dikendalikan, atau singkatnya ditata dengan sebaik-baiknya. Apabila tidak ditata
dengan baik akan menjadi kumpulan aktivitas yang tidak karu-karuan. Akibatnya
muncul kesimpangsiuran dalam suatu organisasi. Hal ini dapat mengganggu
pekerjaan operasi-operasi dan menyebabkan lambatnya pelaksanaan administrasi.
Hambatan merupakan kehendak yang dihadapi dalam suatu aktivitas yang sudah
dilakukan.
Tata usaha juga mengalami hambatan-hambatan dalam pelaksanaan
mengganggu kelancaran pekerjaan para pegawai tata usaha. Hambatan yang
dihadapi dalam pelaksanaan tata usaha yaitu :
1. Pegawai kurang tanggap terhadap informasi yang disampaikan
2. Sarana pendukung yang masih kurang
3. Tidak sesuainya penempatan di sidangnya masing-masing
Berdasarkan pengamatan, tata usaha Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera memiliki hambatan dari segi sarananya, hal ini tampak pada
penggunaan komputer yang kadang kala macet karena virus sehingga
menghambat kinerja pekerjaan administrasi tata usaha. Tetapi hambatan ini
langsung ditanggapi dengan cepat dan tanggap, yaitu komputer yang macet
diganti dengan komputer yang lebih bagus dan adanya pegawai teknis yang
memperbaiki komputer tersebut.
E. PROSEDUR DAN SISTEM KERJA DALAM MEMPENGARUHI KINERJA PEGAWAI
Prosedur kerja mempunyai prinsip lancar, berjalan lurus (tidak maju
mundur/simpang siur) dan mudah pengawasannya. Sehingga memberikan hasil
kerja yang memuaskan bagi perorangan serta menjamin pencapaian tujuan dilihat
dari segi mutu dan jumlah serta berdaya guna.
Ditinjau dari segi perluasan pekerjaan, seorang pegawai berperan penting
dalam tanggung jawab pekerjaannya, pengambilan keputusan, dan bahkan dari
segi pengawasan. Untuk mempelancar kegiatan prosedur dan sistem kerja,
instansi. Misalnya sesuatu penyelesaian pekerjaan cara yang digunakan apakah
sepenuhnya mengandalkan pekerjaan tangan ataukah menitikberatkan pada
penggunaan mesin.
Begitu juga halnya dengan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara yang perlu memperhatikan permasalahan kinerja yang dialami
pegawai tata usaha. Dari pengamatan, tata usaha Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara dalam memperlancar prosedur dan sistem kerja
bergantung terhadap fasilitas sarana dan prasarana yang tersedia serta ruangan
pekerjaan yang membantu siklus kinerja tata usaha.
Selain itu sasaran yang mempengaruhi kinerja pegawai tata usaha dengan
adanya peningkatan hasil kerja baik dari segi jumlah ataupun mutu, peningkatan
motivasi pegawai, kesetiaan dan ketertarikan pada pekerjaannya dan rasa puas
terhadap karyanya, serta mengurangi sifat malas. Dengan tersedianya sarana dan
prasarana yang memadai serta memperhatikan perluasan pegawai tata usaha,
maka segala kegiatan yang berlangsung di tata usaha yang mencakup prosedur
dan sistem kerja akan memudahkan pimpinan dalam melakukan pengendalian dan
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN A. KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan dan penerapan di atas, maka peneliti mengambil
beberapa kesimpulan :
1. Adapun beberapa peranan pokok tata usaha pada Fakultas Ekonomi dan
Bisnis Universitas Sumatera Utara, antara lain :
a. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif fakultas.
b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk
membuat keputusan/melakukan tindakan yang cepat terhadap suatu
permasalahan yang terjadi.
c. Membantu kelancaran perkembangan fakultas sebagai suatu
keseluruhan.
2. Tata usaha Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
mempunyai peranan yang sangat penting dalam pengambilan
keputusan-keputusan fakultas, karena merupakan pusat informasi bagi fakultas.
3. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan tata usaha Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara antara lain : korespondensi, pengelolaan arsip,
melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
fakultas, pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas,
melaksanakan administrasi pendidikan, menyediakan perlengkapan yang
B. SARAN
Peneliti mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi tata usaha
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, yaitu :
1. Peranan penting dalam tata usaha adalah menyediakan
keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat keputusan, oleh karena
itu tata usaha harus melakukan tindakan yang cepat sehingga dapat
mencegah permasalahan yang akan terjadi.
2. Melihat pentingnya tata usaha Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara, maka sebaiknya pengambilan keputusan-keputusan yang
diambil oleh pimpinan haruslah dilakukan dengan baik karena keputusan
tersebut merupakan pusat informasi bagi fakultas.
3. Karena tata usaha merupakan satu kesatuan pekerjaan yang melibatkan
semua bidang secara umum, maka sebaiknya kegiatan-kegiatan yang
dilakukan tata usaha seperti korespondensi dan pengolahan arsip harus
dilakukan dengan prosedur dan sistem kerja yang baik sehingga setiap
DAFTAR PUSTAKA
Barish, Norman N, 1985. Analisa Administrasi, Bina Aksara, Jakarta.
Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, 2007.USU Press, Medan
