BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Suatu organisasi atau perusahaan yang dibentuk dalam rangka mencapai tujuan, dan menjadi cita-cita dari para pendiri, penyelenggara dan orang-orang yang tergabung didalamnya, tidak pernah lepas dari pembuatan catatan dan penerimaan data dan informasi tentang berbagai hal. Seperti keuangan, personalia, komunikasi, perbekalan, dan berbagai peristiwa yang terjadi dalam rangka penyelenggaraan, pengelolaan, dan operasional organisasi atau perusahaan.
Data yang diterima oleh organisasi tersebut dikatakan dengan arsip, yaitu rekaman informasi dari aktivitas organisasi atau perusahaan. Arsip dapat digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan serta pengawasan kegiatan organisasi. Dengan memanfaatkan arsip seoptimal mungkin dapat dicapai tujuan manajemen modren yaitu perencanaan yang matang, pelaksanaan yang tepat serta pengawasan yang ketat. Arsip merupakan hal yang sangat penting bagi organisasi, oleh karena itu arsip harus dijaga dan dikelola dengan baik dan benar sesuai dengan prinsip dan tujuan manajemen kearsipan sehingga dapat disajikan dengan cepat, tepat, lengkap dan efisien.
kearsipan dengan lebih efektif. Dan disadari pula, bahwa organisasi yang modern selalu akan dipengaruhi oleh perkembangan masyarakat, ilmu pengetahuan dan teknologi, sehingga akibatnya unit kearsipan harus dinamis dan berkembang sesuai perkembangan organisasi modern tersebut, kalau kedudukan unit kearsipan terlalu rendah, maka unit kearsipan akan tertinggal dan tetap akan diremehkan fungsinya pada hari ini, hari esok, dan masa depan. (Abubakar, 2000:2)
Efesiensi dan efektivitas kearsipan dalam suatu organisasi atau instansi sangat dipengaruhi oleh kinerja yang baik dari pegawai pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang digunakan dalam membantu pengelolaan arsip yang tersedia untuk penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan arsip tersebut. Oleh karena itu pegawai pengelola kearsipan perlu mendapatkan motivasi agar kinerja para pegawai menjadi lebih baik lagi sehingga efisiensi dan efektivitas pengelolaan kearsipan dapat tercapai dengan baik pula. Motivasi tersebut adalah berupa pemenuhan kebutuhan pegawai yaitu dengan pemberian gaji yang baik, jaminan kesejahteraan dan jaminan kerja (Lasa Hs, 2010:4).
dalam meletakkannya. Sehingga arsip dapat disediakan dengan cepat dan tepat apabila diperlukan sewaktu-waktu.
Meskipun kearsipan berperan penting dalam suatu organisasi, tetapi masih banyak instansi atau organisasi yang belum melakukan penataan arsip dengan baik. Dalam pelaksanaannya masih banyak dijumpai arsip-arsip yang ditumpukkan di dalam lemari yang tidak tersusun rapi sehingga sulit untuk ditemukan kembali. Akibat dari hal ini tentunya kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip tersebut tidak dapat terjamin dan akan lenyap.Maka berdasarkan alasan tersebut penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan arsipmutlak harus dilaksanakan dengan baik untuk menjamin kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip tersebut.
Kegiatan-kegiatan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga tidak terlepas dari peran penting kearsipan khususnya dibagian ruang baca. Banyak sekali arsip yang harus diolah dan disimpan, oleh karena itu perlu diterapkan sistem penyimpanan, serta pengamanan kearsipan yang baik dan benar sehingga memudahkan dalam penemuan jika sewaktu-waktu diperlukan. Masalah yang sering dihadapi berkaitan dengan sistem kearsipan yakni prosespenyimpanan arsip yang tidak teratur (sembarangan), proses pemeliharaan yang tidak sesuai prosedur, dan penyusutan arsip yang tidak terlaksana dengan baik.
Atas dasar pemikiran tersebut dan ditambah dengan keinginan penulis untuk mendalami pengetahuan mengenai sistem kerarsipan dalam suatu
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang di atas maka perumusan masalah dari tulisan ini adalah bagaimana sistem kearsipan pada Ruang Baca Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara ?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan penelitian adalah : Untuk mengetahui secara langsung bagaimana sistem kearsipan pada Ruang Baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian adalah :
a. Bagi organisasi, membantu dalam memberikan pengertian, bahkan masukan, sumbangan pemikiran dan perbaikan apabila terdapat kesalahan pada sistem kearsipan di dalam suatu perusahaan atau organisasi tersebut.
b. Bagi peneliti, menambah pengetahuan dan pengalaman mengenai sistem kearsipan dalam organisasi serta memperkenalkan pada lingkungan kerja atau wujud nyata dari sistem kearsipan.
D. Jadwal Kegiatan
Riset ini dilakukan oleh penulis di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M Hanafiah Kampus USU Medan khususnya pada Ruang Baca FakultasEkonomiUniversitas Sumatera Utara dan jadwal kegiatan dilakukan mulai tanggal 15 mei 2017 dapat dilihat dalam Tabel.
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
Nomor Kegiatan Minggu Ke
I II III
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulisam
Sumber : Penulis (2017)
E. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan dari penulisan tugas akhir ini adalah :
BAB I : PENDAHULUAN
BAB II : PROFIL FAKULTAS EKONOMI
Bab ini membahas sejarah ringkas, struktur organisasi, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini menguraikan pengertian arsip, kearsipan dan sistem kearsipan pada Ruang Baca Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
