1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Sistem informasi dapat mempermudah pemrosesan data karena data terintegrasi dan terpusat dalam satu database. Data diolah oleh sistem sehingga dapat menghasilkan hasil yang diinginkan. Adanya suatu sistem informasi pada masa sekarang sudah menjadi kebutuhan bagi perusahaan, termasuk pada PT X. PT X ini merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa ekspedisi di Surabaya.
Sistem pengiriman yang ditawarkan perusahaan adalah sistem sewa per aset, bukan jasa pengiriman per barang. Perusahaan memiliki aset bergerak seperti truk trailer, forklift, dan dump truck. Saat ini, PT X masih manual menggunakan pencatatan kertas dalam mengelola proses administrasi dan manajemen aset.
Pencatatan aset bergerak beserta pemakaian suku cadang juga masih ditulis tangan pada kertas.
Proses administrasi mulai dari order masuk, pembuatan catatan order, dan pembuatan surat jalan untuk pengiriman dilakukan oleh pegawai administrasi.
Pembuatan dokumen yang ditulis tangan menyebabkan ada risiko huruf yang kurang terbaca atau penulisan yang tidak jelas. Pada sistem manual tersebut, pegawai administrasi kesulitan ketika ingin mengetahui order mana saja yang belum dikirim karena data berupa kertas-kertas yang tidak terintegrasi. Belum ada pencatatan khusus untuk status order, apakah order belum dikirim, diproses, atau sudah terkirim. Hal tersebut dapat menimbulkan risiko order yang terselip atau tidak terproses.
Selain itu, tidak adanya informasi mengenai ketersediaan aset menyulitkan petugas administrasi. Pegawai administrasi harus menghubungi orang lapangan untuk melakukan pengecekan. Apabila aset tidak tersedia, pegawai tidak dapat memastikan kapan aset kembali tersedia.
Untuk kelayakan aset, perusahaan melakukan pengecekan kondisi aset secara berkala. Apabila ada kerusakan pada aset akan diperbaiki sendiri oleh mekanik perusahaan. Saat ini, belum ada metode khusus untuk penjadwalan
pemeliharaan aset berkala. Waktu untuk pemeliharaan aset tidak dicatat tersendiri, melainkan hanya berdasarkan lisan kepada mekanik.
Tidak adanya sistem membuat perusahaan sulit memantau antara aset mana yang sedang dalam perbaikan dan aset mana yang tersedia. Perusahaan juga kesulitan untuk mengetahui riwayat perbaikan aset. Untuk mengetahui berapa seluruh biaya yang telah dihabiskan untuk memperbaiki aset harus dihitung manual.
Tanpa sistem, proses ini akan memakan waktu karena harus melakukan pengecekan data satu per satu.
Karena perbaikan aset dilakukan sendiri, otomatis perusahaan harus menyediakan stok suku cadang yang mencukupi. Perusahaan saat ini hanya mengira-ngira berapa stok yang harus tersedia. Akibatnya, ada suku cadang yang berlebihan atau kurang jumlahnya saat dibutuhkan.
Terdapat penelitian sejenis mengenai aplikasi CMMS. Penelitian tersebut mengenai INTRAMAS yang merupakan aplikasi web CMMS untuk mendukung proses bisnis pada Lapindo Brantas, Inc. Dalam aplikasi tersebut, terdapat beberapa modul yaitu work order, user management, dan asset management. Work order merupakan penjadwalan kerja, alokasi personel, material yang dibutuhkan, dan informasi yang relevan mengenai maintenance. User management khusus untuk mengelola user yang terdaftar dalam database. Asset management merupakan data mengenai peralatan dan properti meliputi spesifikasi, service history, suku cadang, dan informasi lain yang dibutuhkan oleh manajemen dan pekerja maintenance (Al Hamzany, 2011).
Berdasarkan masalah-masalah tersebut dan referensi penelitian sebelumnya, dirancang suatu sistem informasi administrasi dan CMMS (Computerized Maintenance Management System) berbasis web untuk mengelola data administrasi dan manajemen aset. Sistem tersebut diharapkan dapat mempermudah PT X untuk mengolah data administrasi dan aset bergerak yang dimiliki, termasuk untuk penjadwalan maintenance aset, tracking aset, dan forecast stok suku cadang.
1.2. Permasalahan
Masalah yang ada dalam implementasi:
i. Bagaimana PT X melakukan pencatatan order pengiriman yang diterima?
ii. Bagaimana PT X mengetahui jadwal maintenance aset?
iii. Bagaimana PT X mengetahui berapa biaya yang sudah dihabiskan per aset?
iv. Bagaimana PT X mengetahui berapa stok suku cadang yang tersedia?
v. Bagaimana membuat aplikasi yang dapat mengolah data order menjadi laporan order dan laporan revenue?
vi. Bagaimana membuat aplikasi yang dapat mencatat dan mengolah data aset yang dimiliki perusahaan sehingga menjadi laporan jadwal maintenance, laporan data aset, dan rekomendasi stok suku cadang?
1.3. Tujuan Penelitian
Tujuan dari Skripsi ini adalah membuat sistem informasi untuk proses administrasi dan Computer Maintenance Management System untuk penjadwalan maintenance aset, tracking aset, dan forecast suku cadang aset berbasis web pada PT X, sehingga dapat mempermudah dan mempercepat pengolahan data administrasi dan aset bergerak.
1.4. Ruang Lingkup Pembahasan
Ruang lingkup dibatasi pada:
1. Hak akses meliputi:
a. Pegawai administrasi.
b. Pemilik.
2. Fitur yang dimiliki oleh pegawai administrasi:
a. Administrasi pengiriman.
i. Memasukkan data order.
Ketika ada order yang masuk, pegawai akan memasukkan data yang diberikan oleh pemesan Sistem akan melakukan proses pengecekan ketersediaan aset dan sopir. Pegawai akan mengalokasikan aset yang akan digunakan dalam pengiriman berdasarkan informasi tersebut. Data aset dan sopir in charge akan dicatat.
ii. Menghitung biaya pengiriman berdasarkan tarif sewa per jenis aset, rute pengiriman, dan uang saku sopir.
iii. Perubahan status ketersediaan aset.
Ketika alokasi aset dan sopir dalam pengiriman sudah dicatat, status ketersediaan aset akan berubah menjadi unavailable.
Ketika status order sudah terkirim, status aset akan kembali menjadi available.
iv. Pembuatan surat daftar muatan sebagai surat jalan.
v. Pembuatan surat untuk uang saku sopir.
vi. Pencatatan jadwal pengiriman.
vii. Pencatatan status order.
Status order akan dicatat apakah order belum terkirim, sedang dalam pengiriman, atau sudah terkirim.
viii. Menampilkan list data order dengan filter berdasarkan status order.
b. Inventory suku cadang.
i. Pencatatan spesifikasi suku cadang yang masuk ke dalam inventory.
ii. Pengategorian suku cadang berdasarkan jenis aset.
iii. Pencatatan suku cadang keluar dari inventory yang digunakan untuk maintenance aset.
c. Master data.
i. Mengelola data sopir.
ii. Mengelola data aset.
iii. Mengelola data suku cadang.
d. CMMS (Computerized Maintenance Management System).
i. Maintenance aset.
1. Memasukkan jadwal perbaikan aset berkala secara otomatis.
Pegawai hanya perlu memasukkan periode waktu perbaikan aset berkala. Sistem akan memproses periode tersebut menjadi tanggal perbaikan aset.
2. Menampilkan reminder sesuai dengan jadwal perbaikan berkala.
3. Memasukkan jadwal perbaikan aset mendadak.
4. Pencatatan perubahan status ketersediaan aset.
Apabila aset sedang dalam perbaikan, status ketersediaan aset berubah menjadi unavailable sampai aset tersebut selesai diperbaiki.
ii. Tracking aset.
1. Memasukkan data aset.
2. Memasukkan data suku cadang yang telah digunakan pada aset berdasarkan data inventory suku cadang.
3. Menghitung penyusutan aset dengan metode garis lurus.
4. Menghitung biaya perbaikan sesuai dengan harga suku cadang yang digunakan.
5. Menampilkan data aset.
iii. Forecast stok suku cadang.
1. Memasukkan history perbaikan.
2. Menghitung forecast stok suku cadang berdasarkan history pemakaian suku cadang dengan metode moving average.
3. Menampilkan rekomendasi stok suku cadang.
3. Fitur yang dimiliki oleh pemilik:
a. Administrasi pengiriman.
i. Menampilkan ketersediaan aset.
ii. Menampilkan laporan order per bulan.
iii. Menampilkan laporan revenue per bulan berdasarkan biaya pengiriman pada masing-masing order.
b. Master data.
i. Mengelola data user beserta hak aksesnya.
ii. Mengelola data pegawai administrasi.
iii. Mengelola data sopir.
iv. Mengelola data aset.
v. Mengelola daftar biaya pengiriman.
Biaya pengiriman berupa tabel tarif sewa per jenis aset, rute pengiriman, dan uang saku sopir.
c. CMMS (Computerized Maintenance Management System).
i. Maintenance aset
Menampilkan laporan jadwal perbaikan aset.
ii. Tracking aset
1. Menampilkan laporan data aset.
2. Menampilkan laporan history dan biaya pemakaian suku cadang per aset.
iii. Forecast stok suku cadang
Menampilkan rekomendasi stok suku cadang.
d. Laporan.
i. Laporan order per bulan.
ii. Laporan revenue per bulan.
iii. Laporan cost per bulan.
iv. Laporan perbaikan aset per bulan.
v. Laporan data aset.
vi. Laporan history dan biaya pemakaian suku cadang per aset.
4. Aset yang dikelola adalah aset bergerak berupa truk trailer, forklift dan dump truck.
5. Pembuatan aplikasi berbasis website dengan menggunakan bahasa pemrograman HTML5, CSS, PHP, JavaScript, jQuery, SQL, dan Bootstrap Framework.
6. Pembuatan database menggunakan MySQL.
1.5. Metodologi
Langkah-langkah dalam pengerjaan Skripsi:
1. Studi literatur
a. Mempelajari bahasa pemrograman HTML5, CSS, PHP, JavaScript, jQuery, dan Bootstrap Framework.
b. Mempelajari MySQL sebagai database.
c. Mempelajari metode garis lurus dan moving average.
2. Survei
a. Melakukan wawancara terhadap proses order yang diterima oleh PT X dengan pemilik perusahaan.
b. Melakukan wawancara terhadap proses manajemen aset PT X dengan pemilik perusahaan.
3. Analisis sistem
a. Menganalisis sistem administrasi pada perusahaan.
b. Menganalisis sistem manajemen aset pada perusahaan.
c. Menganalisis permasalahan dan kebutuhan sistem pada perusahaan.
4. Desain sistem
a. Mendesain database dengan menggunakan ERD.
b. Mendesain rancangan user interface aplikasi.
5. Implementasi sistem
Mengimplementasi rancangan sistem dan desain user interface ke dalam aplikasi website.
6. Pengujian sistem
a. Pengujian coding pada setiap fitur dengan metode white box untuk memastikan fitur berjalan dengan semestinya.
b. Pengujian aplikasi website dengan metode black box yaitu dengan memasukkan data.
7. Kesimpulan dan pembuatan laporan
Mengimplementasi rancangan sistem dan desain user interface ke dalam aplikasi website.
1.6. Sistematika Penyusunan Laporan
Dalam menyusun laporan penelitian ini, sistematika penulisan yang digunakan adalah sebagai berikut.
Bab 1. Pendahuluan
Bab ini berisi pembahasan mengenai latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, ruang lingkup pembahasan, dan sistematika penyusunan laporan yang digunakan.
Bab 2. Tinjauan Pustaka
Bab ini berisi pembahasan mengenai teori-teori dan prinsip-prinsip dasar yang digunakan sebagai pedoman atau landasan dalam pembuatan penelitian.
Bab 3. Analisis dan Desain
Bab ini berisi pembahasan mengenai analisis sistem lama, analisis permasalahan, dan analisis kebutuhan, serta desain sistem yang digunakan dalam pembuatan skripsi.
Bab 4. Implementasi Sistem
Bab ini berisi pembahasan mengenai implementasi dan pembuatan aplikasi skripsi berdasarkan sistem yang dibuat pada bab sebelumnya.
Bab 5. Pengujian Sistem
Bab ini berisi pembahasan mengenai pengujian dari aplikasi yang dibuat pada bab sebelumnya.
Bab 6. Kesimpulan dan Saran
Bab ini berisi pembahasan mengenai kesimpulan dan saran yang bermanfaat untuk pengembangan skripsi.
