Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Puskesmas Dalam Mendukung Perencanaan Kebutuhan Obat Di Puskesmas Tegal Timur Kota Tegal
Miftachudin, IndangTrihandini
1. FakultasKesehatanMasyarakat, Universitas Indonesia 2. FakultasKesehatanMasyarakat, Universitas Indonesia
Email : miftah1433@gmail.com Abstrak
Penyelenggaraan upaya pengobatan di Puskesmas membutuhkan ketersediaan dan keterjangkauan pelayanan obat yang efisien, efektif dan rasional. Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan sistem informasi manajemen Puskesmas sehingga mampu mendukung perencanaan kebutuhan obat di Puskesmas Tegal Timur. Jenis penelitian ini adalah kualitatif dengan pendekatan studi kasus.
Pengumpulan data primer dilakukan dengan cara observasi dan wawancara mendalam, sedangkan data sekunder diperoleh dari laporan Puskesmas dan Bidang Pelayanan Kesehatan Dinas Kesehatan Kota Tegal. Penentuan Informan dengan cara purposive sampling. Informan utama dalam wawancara mendalam adalah Kepala Puskesmas, petugas farmasi Puskesmas, dan Kepala Dinas Kesehatan. Instrumen penelitian yang digunakan adalah pedoman wawancara mendalam dan pedoman observasi.Analisis terhadap sistem informasi yang saat ini ada di Puskesmas Tegal Timur menunjukkan bahwa sistem informasi yang ada di Puskesmas Tegal Timur belum mampu memenuhi kebutuhan pengguna.
Informasi ketersediaan obat di gudang obat Puskesmas belum akurat dan sistem belum mampu menghasilkan keluaran yang mendukung pelaporan pengelolaan obat Puskesmas. Pengembangan sistem informasi diharapkan dapat memperbaiki sistem informasi pengelolaan obat yang saat ini berjalan di Puskesmas Tegal Timur. Desain logik sistem informasi pengelolaan obat di Puskesmas Tegal Timur perlu dilanjutkan dengan penyusunan desain fisik dan pembuatan koding, sehingga dihasilkan sistem informasi pengelolaan obat yang mampu mendukung perencanaan kebutuhan obat Puskesmas.
Kata kunci : Sistem informasi, Puskesmas, obat
Primary HealthcareForSupporting Drug Planning at Primary Healathcare of East Tegal, Tegal District
Abstract
Implementation of treatment efforts in the primary healthcare requires the availability and affordability of drugs that are efficient, effective and rational.
This study aims to develop a management information system that is capable of supporting the health center planning drug needs in East Tegal Primary Health Care. This research is a qualitative case study approach. Primary data were collected by means of observation and in-depth interviews, and secondary data obtained from primary healthcare reports and Health Department City of Tegal.
Determination of the informant by purposive sampling. Key informant in-depth interviews was Head of primary healthcare, pharmacy officer in , and Chief Medical Officer. The research instrument used is in-depth interview guide and observation guide.Analysis of the information systems that currently exist at East Tegal Primary Health Care shows that existing information systems in East Tegal Primary Health Care not able to meet the needs of users. Information availability of drugs in health centers drug warehouse is not accurate and the system has not been able to produce output that supports the reporting of medication management health center. Information system development is expected to improve drug management information system that is currently running at East Tegal Primary Health Care. Logical design of information systems management in health centers drug East Tegal need to proceed with the preparation of the physical design and manufacture of coding, so that the resulting drug management information system that is capable of supporting the health center planning needs medication.
Keyword :Information system, Primary Healthcare, drug Pendahuluan
Puskesmas adalah penyelenggara upaya kesehatan tingkat pertama yang bertanggung jawab menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan dan pelayanan kesehatan masyarakat di wilayah kerjanya. Dalam penyelenggaraan upaya kesehatan perorangan dan upaya kesehatan masyarakat tersebut, Puskesmas perlu ditunjang dengan pelayanan kefarmasian yang bermutu untuk menjamin ketersediaan obat. Peran Puskesmas dalam pengelolaan obat adalah menyediakan data dan informasi mutasi obat serta kasus penyakit dengan baik dan akurat, menyampaikan laporan pemakaian obat dan rencana kebutuhan obat kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, serta mengajukan permintaan obat kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Data dan informasi pemakaian obat dari Puskesmas merupakan sumber data bagi Tim Perencanaan Obat dan Perbekalan Kesehatan Terpadu Kabupaten/Kota untuk menentukan jenis dan kebutuhan obat tingkat Kabupaten/Kota(Departemen Kesehatan RI, 2003).
Berdasarkan hasil Pengalaman Belajar Lapangan (PBL) yang penulis lakukan di Puskesmas Tegal Timur, diketahui bahwa pencatatan dan pelaporan pengelolaan obat di Puskesmas Tegal Timur sebagian telah menggunakan SIMPUS. Pencatatan penerimaan obat, pemakaian obat, dan peresepan telah menggunakan SIMPUS, namun dalam penyusunan laporan dan rencana kebutuhan obat Puskesmas masih dilakukan secara manual.
Data stok obat di Puskesmas Tegal Timur berdasarkan laporan persediaan barang habis pakai pada akhir tahun 2013 menunjukkan adanya 28 item (29,17 %) obat kosong, 4 item (4,17 %) obat tidak terpakai dan terdapat 12 item (12,5 %) obat tersedia untuk lebih dari 6 bulan. Untuk mengatasi itu maka diperlukan informasi mengenai jumlah pemakaian obat, jumlah stok obat dan stok optimum yang akurat, lengkap dan cepat sebagai dasar perencanaan kebutuhan obat Puskesmas secara tepat. Namun SIMPUS yang saat ini ada di Puskesmas Tegal Timur belum mampu memenuhi fungsi tersebut. Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO) sebagai sarana Puskesmas Tegal Timur untuk menjaga ketersediaan obat di Puskesmas masih disusun secara manual oleh petugas pengelola obat Puskesmas. Hal tersebut selain membutuhkan waktu yang cukup banyak juga menambah beban kerja pengelola obat serta infoemasi yangkurang akurat sehingga ditemukan adanya obat yang berlebihan dan obat yang kekurangan jumlahnya.
Tinjauan Teoritis
1. Pengelolaan Obat Puskesmas
Pengelolaan obat Puskesmas bertujuan agar dana yang telah disediakan oleh Pemerintah Daerah dapat digunakan dengan sebaik-baiknya guna ketersediaan obat bagi masyarakat yang berobat ke Puskesmas.Ruang lingkup pengelolaan obat Puskesmas meliputi(Departemen Kesehatan RI, 2003) :
a. Perencanaan
Perencanaan obat di Puskesmas merupakan suatu proses kegiatan seleksi obat untuk mendapatkan perkiraan jenis serta jumlah obat yang sesuai dengan kebutuhan obat di Puskesmas.
b. Permintaan
Obat Puskesmas bersumber dari Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, yang dikelola oleh Instalasi Farmasi dan Perbekalan Kesehatan. Untuk memenuhi kebutuhan obat, maka Kepala Puskesmas mengajukan permintaan obat kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan menggunakan format LPLPO.
c. Penyimpanan
Obat yang telah diterima selanjutnya disimpan agar tidak hilang dan mutunya dapat dipertahankan.
d. Distribusi
Distribusi merupakan proses pengeluaran dan penyerahan obat dari Puskesmas kepada sub unit pelayanan kesehatan yang ada di wilayah kerja Puskesmas, antara lain kamar obat, Puskesmas Pembantu (Pustu), Puskesmas Keliling dan Posyandu.
e. Pengendalian penggunaan
Agar tidak terjadi kelebihan dan kekosongan obat di Puskesmas, maka dilakukan upaya pengendalian terhadap ketersediaan dan penggunaan obat.
f. Pencatatan dan pelaporan
Pencatatan dan pelaporan merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka penatalaksanaan obat-obatan secara tertib dan lengkap serta tepat waktu untuk mendukung pelaksanaan pengelolaan obat.
2. Pengembangan Sistem Informasi
Informasi yang mengalir dengan lancar merupakan salah satu kebutuhan bagi manajemen suatu organisasi, sehingga informasi perlu ditempatkan dalam suatu kerangka sistem. Sistem sering didefinisikan sebagai sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan(Raymond McLeod & Schell, 2008).
Tujuan sistem informasi adalah untuk menyajikan informasi yang berguna bagi pengambilan keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, dan pengendalian kegiatan suatu organisasi. Untuk menghasilkan sistem informasi yang dapat memenuhi tujuan tersebut, maka perlu dilakukan analisis dan perancangan sistem informasi. Sementara untuk sistem informasi yang sudah berjalan dilakukan pengembangan sistem, yaitu upaya menyusun suatu sistem baru untuk menggantikan sistem lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada(Tata Sutabri, 2008).
Proses pengembangan sistem secara umum terdiri dari sejumlah tahapan, yaitu (Fatta, 2007) :
a. Analisis Sistem
Tahapan analisis merupakan tahapan awal dalam pengembangan sistem informasi yang bertujuan untuk mempelajari sistem yang sedang berjalan dan mengusulkan sistem baru sebagai pengganti.
b. Desain Sistem
Tahap desain merupakan tahapan untuk mengubah kebutuhan yang berupa konsep menjadi spesifikasi sistem yang riil. Tahapan pada desain sistem adalah :
• Desain logik, merupakan gambaran detail dari spesifikasi sistem yang meliputi :
- Input, berupa data yang menjadi input pada sistem
- Proses, merupakan prosedur yang harus dieksekusi untuk merubah input menjadi output
- Output, merupakan informasi yang dihasilkan dari pemrosesan input
• Desain fisik, merupakan detail teknologi dimana pemrograman dan pengembangan sistem dapat diselesaikan.
c. Implementasi, merupakan tahapan dimana dilakukan testing terhadap kode program yang telah dihasilkan dan instalasi program. Termasuk dalam tahapan implementasi adalah pencetakan buku panduan dan pelatihan kepada pengguna.
d. Pemeliharaan, merupakan tahap terakhir dari SDLC, dimana pada tahapan ini sistem informasi secara sistematis diperbaiki dan ditingkatkan. Perbaikan sistem bersifat variatif, mulai dari perbaikan program sampai pada penambahan modul-modul program baru sebagai jawaban kebutuhan pengguna.
Metode Penelitian
Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif untuk menganalisis sistem informasi pengelolaan obat sebagai sub sitem dari Sistem Informasi Manajemen Puskesmas dan merancang desain sistem informasi pengelolaan obat yang mampu mendukung perencanaan kebutuhan obat Puskesmas. Pendekatan yang digunakan dalam pengembangan Sistem Informasi Manajemen Puskesmas di Puskesmas
Tegal Timur Kota Tegal adalah metode iteratif atau model pengembangan bertahap yang terdiri dari:
a. Analisis Sistem
Pada tahap ini akan dilakukan wawancara mendalam dan observasi untuk menganalisis masalah dengan metode PIECES, mendefinisikan kebutuhan sistem dan menentukan prioritas kebutuhan.
b. Desain Sistem
Pada tahap ini dilakukan desain logik Sistem Informasi Pengelolaan Obat di Puskesmas Tegal Timur, dimulai dengan diagram alur data dan diagram hubungan entitas.
Hasil Penelitian
1. Alur Sistem Pengelolaan Obat di Puskesmas Tegal Timur
Puskesmas Tegal Timur mendapatkan obat dari UPTD Instalasi Farmasi dan Perbekalan Kesehatan Kota Tegal. Jenis dan jumlah obat yang diterima ditentukan oleh IFK berdasarkan Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO) yang dikirmkan oleh Puskesmas. Obat yang dikirim oleh IFK dicek oleh petugas farmasi Puskesmas kemudian disimpan di gudang obat Puskesmas setelah jenis dan jumlahnya sesuai dengan dokumen pengiriman dari IFK. Jenis dan jumlah obat yang diterima tersebut dicatat di kartu stok obat gudang obat Puskesmas dan dimasukkan dalam sistem informasi yang ada di Puskesmas Tegal Timur. Obat tersebut kemudian didistribusikan ke unit pelayananseperti kamar obat, IGD dan Puskesmas dengan mengajukan LPLPO unit pelayanan setiap bulan.
Untuk menjamin ketersediaan obat di Puskesmas Tegal Timur, maka Puskesmas mengajukan Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO) setiap bulan kepada UPTD Instalasi Farmasi dan Perbekalan Kesehatan Kota Tegal. Pada akhir tahun, Puskesmas menyusun rencana kebutuhan obat Puskesmas berdasarkan jumlah pemakaian selama satu tahun dan dikirimkan ke UPTD Instalasi Farmasi dan Perbekalan Kesehatan Kota Tegal untuk disusun menjadi rencana pengadaan obat tingkat Kota Tegal.
2. Pencatatan dan Pelaporan Pengelolaan Obat di Puskesmas Tegal Timur
Puskesmas Tegal Timur mendapatkan obat dari UPTD Instalasi Farmasi dan Perbekalan Kesehatan (IFK) Kota Tegal berdasarkan Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO) yang dibuat oleh petugas farmasi Puskesmas dan ditandatangani Kepala Puskesmas serta disetujui oleh Kepala UPTD IFK.Setelah obat diterima dengan jumlah dan jenis yang sesuai, maka dicatat di kartu stok obat gudang obat Puskesmas. Data yang dicatat dalam kartu stok adalah nama obat, kemasan, tanggal keluar masuk obat, dari manaobat diterima/kepada siapa obat diserahkan, jumlah obat yang masuk/keluar, dan jumlah sisa obat.
Selain dicatat dalam kartu stok, petugas farmasi Puskesmas juga memasukkan jenis dan jumlah obat yang diterima ke dalam SIMPUS.Data yang dimasukkan ke dalam SIMPUS adalah nama obat dan jumlah yang diterima.
Pelaporan pengelolaan obat di gudang obat Puskesmas adalahpengajuan permintaan obat kepada UPTD IFK setiap bulan dengan menggunakan formulir LPLPO. Selain LPLPO, gudang obat juga menyusun rencana kebutuhan obat Puskesmas yang dikirimkan ke UPTD IFK pada awal tahun. Dasar perhitungan rencana kebutuhan obat Puskesmas adalah rata-rata jumlah pemakaian obat selama satu tahun dikalikan 14 bulan. Variabel yang ada pada rencana kebutuhan obat Puskesmas adalah nama obat, kemasan, harga per kemasan, sisa stok di Puskesmas per 30 Desember, pemakaian rata-rata per bulan, usulan dan jumlah dalam rupiah.
3. Identifikasi Masalah
Permasalahan yang dapat diidentifikasi dari proses pengelolaan obat di Puskesmas Tegal Timur dengan pendekatan input, proses dan output adalah sebagai berikut :
a. Input
Hasil observasi pada gudang obat Puskesmas Tegal Timur diketahui bahwa pencatatan kartu stok obat tidak mencantumkan tanggal kadaluwarsa dan nomor batch, demikian juga pada saat memasukkan ke dalam SIMPUS.Pencatatan pengeluaran obat harian di kamar obat Puskesmas tidak menggunakan buku harian pemakaian obat tetapi hanya berdasarkan data yang terekam dalam SIMPUS. Data tersebut diperoleh dari petugas poliklinik yang memasukkan nama
dan jumlah obat sebagai resep untuk pasien ke dalam SIMPUS. Nama dan jumlah obat yang dimasukkan petugas poliklinik akan mengurangi jumlah stok obat yang ada di gudang obat Puskesmas. Demikian juga dengan data pelayanan yang dimasukkan petugas Puskesmas Pembantu dan IGD ke dalam SIMPUS akan mengurangi jumlah stok obat di gudang obat Puskesmas, sehingga terjadi pengurangan sebanyak dua kali terhadap obat yang dikeluarkan dari gudang obat Puskesmas.
b. Proses
Hasil observasi di Puskesmas Tegal Timur diketahui bahwa penyusunan LPLPO masih dilakukan secara manual, karena sistem informasi yang saat ini ada belum mampu menghasilkan LPLPO secara lengkap. Jumlah permintaan tiap jenis obat pada LPLPO yang dihasilkan oleh sistem belum terisi dan data stok akhir yang dihasilkan oleh sistem tidak sesuai dengan stok fisik di gudang obat Puskesmas.
c. Output
Hasil observasi di Puskesmas Tegal Timur diperoleh hal sebagai berikut : sistem informasi yang ada saat ini belum bisa menghasilkan laporan stok obat yang akurat, LPLPO yang dihasilkan oleh sistem belum lengkap serta perhitungan stok optimum obat dalam formulir LPLPO yang dihasilkan oleh sistem belum sesuai dengan ketentuan. Format LPLPO yang dihasilkan oleh sistem informasi saat ini adalah sebagai berikut :
4. Identifikasi Peluang Pengembangan
Unsur pendukung dalam pengembangan sistem informasi di Puskesmas Tegal Timur antara lain :
a. Man
Jumlah pengelola obat di Puskesmas Tegal Timur sebanyak 1(satu) orang tenaga farmasi dengan pendidikan asisten apotekerdibantu oleh seorang tenaga kesehatan lain untuk melakukan pelayanan di kamar obat. Pengelola obat yang saat ini ada di Puskesmas Tegal Timur sudah terampil mengoperasikan komputer dan sistem informasi manajemen Puskesmas, sehingga apabila dilakukan pengembangan sistem tidak membutuhkan pelatihan lagi.
b. Material
Sarana pengolahan data di kamar obat Puskesmas adalah 1 unit komputer dan 1 unit printeryang telah terhubung dengan poliklinik, sehingga resep yang dimasukkan oleh petugas poliklinik dapat terbaca di monitor yang ada di kamar obat Puskesmas.
c. Money
Berdasarkan wawancara dengan Kepala Dinas Kesehatan Kota Tegal, diketahui bahwa Dinas Kesehatan Kota Tegal telah menganggarkan untuk pengembangan sistem informasi Puskesmas pada tahun anggaran 2015.
d. Management
Dukungan Kepala Dinas Kesehatan, Kepala Puskesmas dan staf Puskesmas untuk memiliki manajemen data yang baik sehingga data yang terkumpul dapat diolah secara efisien dan dimanfaatkan dengan tepat.
e. Technology
Pengembangan SIMPUS di Puskesmas Tegal Timur akan menggunakan sistem yang sudah ada, hanya melakukan perbaikan pada sistem data base dan alur datanya.
5. Penetapan Kebutuhan Informasi
Hasil wawancara dengan petugas farmasi Puskesmas Tegal Timur, diketahui bahwa kebutuhan informasi terkait pengelolaan obat di Puskesmas Tegal Timur adalah :
a. Sistem informasi harus dapat memperbaiki manajemen data pengelolaan obat, antara lain :
1) Data stok obat di gudang obat dan unit pelayanan dapat diketahui dengan cepat dan akurat.
2) Tidak terjadi pengulangan data pengeluaran obat dari gudang obat Puskesmas.
b. Sistem informasi dapat menghasilkan laporan bulanan pengelolaan obat Puskesmas, antara lain :
1. Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO) Puskesmas 2. Laporan stok obat Puskesmas
3. Laporan obat kadaluwarsa
4. Laporan penggunaan obat narkotik dan psikotropika 5. Laporan indikator peresepan
6. Pengembangan Sistem a. Analisis Sistem
Sistem informasi pengelolaan obat yang saat ini ada di Puskesmas Tegal Timur jika dianalisis dengan PIECES framework adalah sebagai berikut : 1) Performance
Kemampuan sistem informasi pengelolaan obat yang saat ini berjalan di Puskesmas Tegal Timur dalam menghasilkan keluaran belum sesuai dengan kebutuhan pengguna. Kebutuhan informasi mengenai kondisi stok obat di gudang obat Puskesmas oleh petugas poliklinik sebagai salah satu pengguna informasi yang dihasilkan oleh sistem belum terpenuhi. Hal tersebut dikarenakan adanya obat yang telah tercatat sebagai pengeluaran dari gudang obat ke Puskesmas Pembantuakan tercatat kembali sebagai pengeluaran obat pada saat petugas Puskesmas Pembantu memasukkan data pelayanan ke dalam sistem, sehingga dapat ditemukan stok obat dalam posisi minus.
2) Information
Berdasarkan wawancara mendalam dengan petugas farmasi Puskesmas Tegal Timur, diketahui bahwa informasi mengenai kondisi stok obat yang ada di gudang obat Puskesmas masih belum akurat. Jumlah obat dari tiap jenis obat yang terdapat di gudang obat Puskesmas tidak dapat dipantau setiap hari melalui sistem yang ada saat ini. Informasi mengenai jenis dan jumlah obat yang akan kadaluwarsa juga belum dapat disediakan oleh sistem yang saat ini berjalan di Puskesmas Tegal Timur. Demikian juga informasi mengenai penggunaan obat narkotik dan psikotropika di Puskesmas Tegal Timur.
3) Economy
Sistem informasi yang saat ini berjalan di Puskesmas Tegal Timur belum dapat digunakan untuk melakukan efisiensi tenaga, karena untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh pengelola obat Puskesmas masih harus dilakukan dengan proses manual. Hal tersebut
justru akan menambah beban kerja bagi petugas pengelola obat Puskesmas, karena selain melakukan proses pemasukan data ke dalam sistem juga melakukan stok opname secara manual apabila membutuhkan informasi mengenai kondisi stok obat Puskesmas.
4) Control and Security
Kemampuan sistem dalam mengatur hak akses penggunaan sistem telah diterapkan pada sistem informasi yang saat ini berjalan di Puskesmas Tegal Timur. Petugas pengelola obat hanya dapat melakukan pemasukan data penerimaan obat dari IFK dan data pengeluaran obat dari gudang obat Puskesmas ke unit pelayanan.
Sementara data pemakaian obat diperoleh dari pemasukan data yang dilakukan oleh petugas poliklinik dan petugas unit pelayanan.
5) Efficiency
Waktu yang dibutuhkan untuk melakukan proses pengolahan data menjadi informasi pada sistem yang berjalan saat ini masih cukup lama, karena sistem belum mampu menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna, sehingga proses pengolahan data menjadi informasi masih dilakukan secara manual.
6) Sevice
Sistem informasi yang berjalan di Puskesmas Tegal Timur saat ini belum dapat memberikan pelayanan yang baikkepada pengguna, hal tersebut antara lain karena sistem belum dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Kemudahan juga belum dapat diberikan oleh sistem kepada pengguna yaitu dalam pengoperasian sistem informasi, termasuk dalam hal melakukan perubahan data apabila dibutuhkan.
b. Desain Sistem 1) Diagram Kontek
2) Diagram Alur Data
Gambar 1
Diagram Alur Data Level 0 Sistem Informasi Pengelolaan Obat di Puskesmas Tegal Timur
Gambar 2
Diagram Alur Data Level 1 Sistem Informasi Pengelolaan Obat di Puskesmas Tegal Timur
3) Bagan Alur Sistem
Gambar 3
Bagan Alir Sistem Informasi Pengelolaan Obat di Puskesmas Tegal Timur 4) Hubungan Antar Entitas
Gambar 4
Hubungan Antar Entitas Sistem Informasi Pengelolaan Obat di Puskesmas Tegal Timur
5) Rancangan Hirarki Menu
Tabel 1. Rancangan Hirarki Menu Sistem Informasi Pengelolaan Obat di Puskesmas Tegal Timur
No. Menu Utama Sub Menu
1. Register Kunjungan Apotik
Daftar Antrian Pasien
Cetak Resep Selesai 2. Penerimaan Obat Daftar
Penerimaan Obat
Tambah Edit Simpan Selesai Cetak 3. Pengeluaran Obat Daftar
Penerimaan Obat
Tambah Edit Simpan Selesai Cetak
4. Laporan Pemakaian Obat
Harian
Periode Laporan Lihat
Cetak
Stok Obat Periode Laporan Lihat
Cetak
LPLPO Periode Laporan Lihat
Cetak Obat
Kadaluwarsa
Periode Laporan Lihat
Cetak Penggunaan
Obat Narkotik dan OKT
Periode Laporan Lihat
Cetak Resep Obat
Generik
Periode Laporan Lihat
Cetak Indikator
Peresepan
Periode Laporan Lihat
Cetak 5. Master Obat Master Obat Tambah
Edit Simpan Selesai Jenis Obat Tambah
Edit Simpan
No. Menu Utama Sub Menu Golongan Obat Tambah
Edit Simpan Selesai Kategori Obat Tambah
Edit Simpan Selesai
Dosis Tambah
Edit Simpan Selesai Keterangan Obat Tambah
Edit Simpan Selesai 6) Rancangan Input
Gambar 5
Rancangan Antar Muka Input Penerimaan Obat dari IFK
Gambar 6
Rancangan Antar Muka Input Pengeluaran Obat ke Unit Pelayanan
Gambar 7
Rancangan Antar Muka Input Data Obat 7) Rancangan Output
Gambar 8
Rancangan Laporan Pemakaian Obat Harian
Gambar 9
Rancangan Laporan Stok Obat
Gambar 10
Rancangan Laporan Pemakaian Dan Lembar Permintaan Obat
Gambar 11
Rancangan Laporan Obat Kadaluwarsa
Gambar 12
Rancangan Laporan Penggunaan Obat Narkotik dan OKT
Gambar 13
Rancangan Laporan Pemantauan Penulisan Resep Obat Generik
Gambar 14
Rancangan Laporan Indikator Peresepan Pembahasan
1. Sistem Informasi Pengelolaan Obat di Puskesmas Tegal Timur
Pengelolaan obat Puskesmas menurut Depkes (2003) bertujuan menjaga ketersediaan obat di Puskesmas dan jaringannya untuk memenuhi kepentingan masyarakat yang berobat. Agar tujuan tersebut dapat tercapai, maka dibutuhkan data dan informasi yang baik dan akurat tentang mutasi obat dan kasus penyakit.
Berdasarkan hasil penelitian, sistem informasi farmasi yang saat ini berjalan di Puskesmas Tegal Timur sudah mampu menyediakan data kasus penyakit dengan baik, tetapi data mutasi obat belum mampu dihasilkan dengan baik dan akurat.
Hal tersebut berpengaruh terhadap pelaksanaan pengelolaan obat di Puskesmas, terutama dalam perencanaan kebutuhan obat Puskesmas. Perencanaan yang kurang tepat berakibat pada ketersediaan obat di Puskesmas, sehingga terdapat
Berdasarkan data persediaan barang habis pakai Puskesmas Tegal Timur pada akhir tahun 2013, diketahui bahwa obat-obatan yang ada di gudang obat Puskesmas sebanyak 28 item dalam kondisi kosong sementara terdapat 12 item (12, 50 %) obat yang ketersediaanya cukup untuk lebih dari 6 bulan.
2. Permasalahan Sistem Informasi Pengelolaan Obat di Puskesmas Tegal Timur Permasalahan yang terdapat pada sistem informasi pengelolaan obat yang saat ini berjalan antara lain :
a. Data stok obat gudang obat Puskesmas kurang akurat, hal ini disebabkan karena data pemakaian obat dari unit pelayanan menambah pengeluaran obat dari gudang obat, sehingga terjadi pengeluaran yang berulang.
b. Keluaran yang dihasilkan belum memenuhi kebutuhan pengguna dalam menjalankan peran dan tugasnya terkait pengelolaan obat Puskesmas, hal tersebut antara lain karena :
1) Data obat yang diterima oleh Puskesmas dan dimasukkan ke dalam sistem tidak mencantumkan tanggal kadaluwarsa obat yang berfungsi untuk melakukan pengendalian penggunaan obat.
2) Data master obat hanya mencantumkan jenis obat generik dan paten, tanpa menyertakan kelas terapi obat dan golongan obat untuk memantau penggunaan antibiotik dan obat narkotik atau obat keras terbatas.
Data permintaan obat dan stok optimum dalam tabel LPLPO tidak dibuatkan rumus perhitungannya, sehingga petugas pengelola obat Puskesmas harus menghitungnya secara manual.
3. Rancangan Sistem
Informasi merupakan hasil pengolahan data atau fakta yang dikumpulkan dengan cara tertentu. Informasi yang mengalir dengan lancar merupakan salah satu kebutuhan bagi manajemen suatu organisasi termasuk Puskesmas.
Pengembangan suatu sistem informasi membutuhkan sistem manajemen data yang efektif, sehingga data yang terkumpul dapat diolah, dieksplorasi secara optimal, aman, dan terpercaya. Rancangan sistem informasi pengelolaan obat baru
berdasarkan permasalahan pada sistem yang berjalan saat ini di Puskesmas Tegal Timur adalah seperti terlihat pada tabel berikut :
Tabel 2 - Rancangan Sistem Informasi Pengelolaan Obat Masalah
Sistem Sistem Lama Rancangan Sistem Baru
Input • Penerimaan obat dari IFK hanya mencantumkan nama obat dan jumlah.
• Master obat hanya membagi obat berdasar jenis obat generik dan paten serta bentuksediaan obat.
• Data obat yang diterima dari IFK dilengkapi dengan tanggal kadaluwarsa
• Pembagian data obat, selain berdasarkan jenis obat generik dan paten juga berdasar kelas terapi obat dan golongan obat
Proses • Proses penghitungan jumlah permintaan obat dilakukan secara manual
• Obat yang telah
dikeluarkan dari gudang obat ke unit pelayanan akan menambah
pengeluaran obat lagi pada saat petugas unit
pelayanan memasukkan data pelayanan di sistem
• Proses penghitungan permintaan obat dilakukan oleh sistem
• Pemisahan stok obat berdasarkan lokasi obat, sehingga dapat diketahui stok obat di masing-masing unit
Output Laporan yang dihasilkan adalah :
• Laporan Pemakaian ObatHarian
• Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO)
• Laporan Penulisan Resep Obat Generik
• Monitoring Peresepan - Jumlah lembar resep - Rata-rata item obat per
lembar resep
Keluaran sistem berupa laporan sebagai berikut :
• Laporan Pemakaian ObatHarian
• Laporan Stok Obat Puskesmas
• Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO)
• Laporan Obat Kadaluwarsa
• Laporan Penggunaan Obat Narkotik dan Obat Keras Tertentu
• Laporan Penulisan Resep Obat Generik
• Laporan Indikator Peresepan
- Laporan indikator peresepan ISPA Non Pneumonia
- Laporan indikator peresepan Diare Non Spesifik
- Laporan indikator peresepan Myalgia
- Rata-rata item obat per lembar resep
- Persentase antibiotik per lembar resep
- Persentase injeksi per lembar resep
Kesimpulan
1. Alur pengelolaan obat di Puskesmas Tegal Timur dimulai dengan penerimaan obat dari UPTD Instalasi Farmasi dan Perbekalan Kesehatan (IFK) Kota Tegal, selanjutnya obat disimpan di gudang obat Puskesmas dan didistribusikan ke unit pelayanan sesuai dengan permintaan dan stok yang tersedia.
2. Permasalahan sistem informasi yang saat ini berjalan di Puskesmas Tegal Timur ada pada input, proses dan output.
3. Data dan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna sistem adalah data ketersediaan obat di gudang obat Puskesmas, data mutasi obat di tiap unit pelayanan serta keluaran berupa laporan rutin yang dibutuhkan oleh pengelola obat. Laporan tersebut antara lain Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO), laporan obat kadaluwarsa, laporan penggunaan obat narkotik dan obat keras tertentu, laporan indikator peresepan dan laporan obat generik.
Saran
1. Kepala Puskesmas Tegal Timur agar melakukan monitoring dan pembinaan pengelolaan obat secara rutin, sehingga petugas pengelola obatmelaksanakan pengelolaan obat sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2. Sistem Informasi Manajemen Puskesmas yang saat ini berjalan di Puskesmas Tegal Timur perlu dilakukan pengembangan dengan memperhatikan permasalahan yang ada dan kebutuhan petugas poliklinik dan pegelola obat Puskesmas sebagai pengguna sistem.
3. Desain logik yang dihasilkan oleh penelitian ini masih perlu dilanjutkan ke tahap desain fisik dan koding program serta implementasi sistem sehingga dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan pelayanan Puskesmas kepada masyarakat terutama dalam menjamin ketersediaan obat di Puskesmas dan jaringannya.
Daftar Referensi
Undang-undang No.36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan. (2009).
Peraturan Walikota Tegal Nomor 01 Tahun 2012 Tentang Perubahan Atas Peraturan Walikota Tegal Nomor 27 Tahun 2008 Tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Dinas Daerah Kota
Sistem Kesehatan Nasional. (2012). Peraturan Presiden Nomor 72 Tahun 2012 tentang Sistem Kesehatan Nasional.
Sistem Kesehatan Nasional. (2012). Peraturan Presiden Nomor 72 Tahun 2012 tentang Sistem Kesehatan Nasional.
Cresswell, J. W. (2010). Research Design Pendekatan Kualitatif, Kuantitatif, dan Mixed. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
Departemen Kesehatan RI. (2002). Pedoman Manajemen Puskesmas. Jakarta:
Depkes RI.
Departemen Kesehatan RI. (2003). Pedoman Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan Di Puskesmas. Jakarta: Direktorat Jendral Pelayanan Kefarmasian dan Alat Kesehatan Depkes RI.
Depkes RI. (2004). Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 128/Menkes/SK/II/2004 Tentang Kebijakan dasar Pusat Kesehatan Masyarakat.
Depkes RI. (2006). Pedoman Pelayanan Kefarmasian Di Puskesmas. Jakarta:
Departemen Kesehatan RI.
Dinkes Kota Tegal. (2012). Profil Kesehatan Kota Tegal Tahun 2012. Tegal:
Dinas Kesehatan Kota Tegal.
Fatta, H. A. (2007). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta:
Andi Offset.
Hatta, G. R. (2011). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: UI-Press.
Indrajit, D. E. (2001). Pengantar Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Jakarta: Elex Media Komputindo.
Kementerian Kesehatan RI. (2006). Keputusan Menteri Kesehatan RI No.
189/Menkes/SK/III/2006 Tentang Kebijakan Obat Nasional.
Kementerian Kesehatan RI. (2011). Pedoman Sistem Informasi Kesehatan.
Jakarta: Kementerian Kesehatan RI.
Kementerian Kesehatan RI. (2012). Roadmap Sistem Informasi Kesehatan Tahun 2011-2014. Jakarta: Kementerian Kesehatan RI.
Kementerian Kesehatan RI. (2013). Keputusan Menteri Kesehatan RI No.
328/Menkes/SK/VIII/2013 Tentang Formularium Nasional.
Kementerian Kesehatan RI; JICA. (2010). Materi Pelatihan Manajemen Kefarmasian Di Puskesmas. Jakarta: Kementerian Kesehatan RI.
Pusat Data dan Informasi. (2011). SIKDA Generik. Dalam K. K. RI, Buletin Jendela Data dan Informasi (hal. 1-8). Jakarta: Kementerian Kesehatan RI.
Raymond McLeod, J., & Schell, G. P. (2008). Sistem Informasi Manajemen.
Jakarta: Salemba Empat.
Sondang P. Siagian, P. D. (2009). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara.
Tata Sutabri, S. M. (2008). Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI Offset.
