17
BAB III
PELAKSANAAN KERJA MAGANG
3.1 Kedudukan dan Koordinasi
Selama proses kerja magang di MD Media, penulis berperan aktif dalam beberapa pelaksanaan event yang termasuk dalam bagian MDMax. Lebih tepatnya, penulis bekerja dalam bagian activation sebagai seorang talent management atau liaison officer (LO) dalam acara Indonesia Digital Learning (IDL) Webinar Series 2020 dan sebagai event management dalam acara Festival PLN Peduli 2020. Dalam menjalankan tugas sebagai talent dan event management, penulis dibantu dan dibimbing oleh Miftakhur Rofiah dengan arahan yang diberikan oleh Bapak Awy selaku pembimbing lapangan, sehingga tugas dapat dijalankan secara efektif sampai periode magang berakhir.
3.2 Tugas yang Dilakukan
Penulis ditempatkan dalam tim activation yang merupakan tim event
selama melakukan kerja magang di PT. Metra Digital Media. Penulis diberikan
tanggung jawab untuk membantu tim event PT. Metra Digital Media dimulai dari
proses perencanaan, pelaksanaan sampai dengan kebutuhan setelah acara atau
post-event. Tugas utama penulis sebagai talent management dan event
management adalah untuk menyampaikan strategi serta teknis acara yang telah
direncanakan oleh MD Media bersama dengan klien kepada pihak eksternal yaitu
seluruh talent dalam IDL 2020 dan pihak Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah
(UMKM) sebagai exhibitor acara dalam acara Festival PLN Peduli 2020. Hal
tersebut dilakukan agar acara dapat direalisasikan dengan lancar dan membuahkan
marketing event yang dapat mencapai tujuan pemasaran atau marketing objective
yang telah ditetapkan oleh perusahaan MD Media bersama dengan klien.
Untuk melihat lebih lengkapnya, berikut adalah tugas yang dilakukan penulis selama melakukan kerja magang di PT. Metra Digital Media.
Tabel 3.1 Realisasi Kerja Magang
3.3 Pembahasan
Sebagai bagian dari tim activation, penulis dipercayakan untuk melakukan beberapa tugas oleh PT. Metra Digital Media. Berbagai tugas tersebut berkaitan dengan talent management dan event management, yang kemudian dijalankan
No. Jenis Kegiatan Ags Sep Okt Nov
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3
1 Talent Management IDL Pre-event (kontrak talent, invoice talent, surat undangan, form absensi
& akomodasi guru) Event (kebutuhan talent dalam kegiatan shooting di studio)
Post-event (bukti pembayaran all talent, sertifikat, hadiah kuis LinkAja dan HP) 2 Admin Festival PLN
Peduli
Pre-event (briefing, pengumpulan data UMKM, menghubungi UMKM, input data ke website dan marketplace Festival PLN Peduli) Event (editing kategori produk UMKM dalam marketplace, pengadaan diskon, taping webinar, menghadiri acara awarding sebagai penutup)
Post-event (laporan transaksi UMKM dan pengiriman hadiah kuis pulsa dan saldo LinkAja) 3 Call Center Festival PLN
Peduli
Help desk acara via WhatsApp
Memberikan feedback acara kepada tim Magenta (PLN)
19
oleh penulis selama periode kerja magang dengan kerjasama dari tim activation, baik dari karyawan tetap PT. Metra Digital Media, anggota freelance, sampai dengan tim eksternal USeeTV.
3.3.1 Uraian Pelaksanaan Kerja Magang
Selama proses bekerja magang di PT. Metra Digital Media, penulis diberikan dua tanggung jawab utama, yaitu sebagai Talent Management dan Event Management. Tugas yang diberikan kepada penulis yaitu seputar kegiatan marketing communications dalam bentuk event milik klien.
1. Talent Management
Dalam mengadakan sebuah acara yang menyangkut guest star atau narasumber, sudah pasti akan memiliki divisi Talent Management atau lebih dikenal sebagai Liaison Officer (LO). Pekerjaan yang dilakukan penulis sebagai talent management selama event Indonesia Digital Learning (IDL) Webinar Series 2020 adalah membantu memenuhi berbagai keperluan talent dengan melakukan koordinasi antara pihak internal dengan pihak eksternal dalam acara IDL Webinar Series 2020.
Acara IDL Webinar Series 2020 sendiri terdiri dari 4 episode, yang berlangsung pada hari Rabu setiap minggunya dimulai dari tanggal 2 - 23 September 2020.
Adapun talent dalam acara Indonesia Digital Learning Webinar Series 2020 meliputi narasumber yaitu guru besar dan guru inspirasional dari dalam maupun luar kota, Master of Ceremony (MC), sampai dengan bintang tamu yaitu selebriti dan publik figur yang memiliki hubungan erat dengan dunia pendidikan.
Dalam menjalankan tugas sebagai talent management, penulis
belajar banyak tentang koordinasi tim secara profesional dan pentingnya
komunikasi yang baik dalam sebuah tim activation atau tim event. Penulis
juga menyadari sebesar apapun beban pekerjaan yang ada, akan terasa
ringan jika diemban secara bersama. Contohnya saat terdapat masalah
dengan MC yang dipilih karena MC mengunggah post yang kurang cocok dengan nilai yang dianut oleh Persatuan Guru Republik Indonesia, tim activation membimbing penulis dalam mengkomunikasikan informasi untuk menghapus sementara postingan tersebut kepada MC acara.
Tim activation PT. Metra Digital Media merupakan tim yang dinamis dan memiliki cara komunikasi yang profesional namun tetap santai dan friendly, sehingga penulis merasa dirangkul dan merasakan sense of belonging yang cukup tinggi selama bekerja magang di perusahaan ini. Kerjasama tim adalah salah satu faktor penentu dalam pengadaan sebuah event, maka dari itu diperlukan pondasi hubungan yang kuat di antara setiap anggota.
2. Event Management
Selama pelaksanaan acara Festival PLN Peduli, penulis melakukan tugas seputar Event Management. Penulis ditunjuk untuk menjadi admin sekaligus Person In Charge (PIC) Call Center dalam acara tersebut.
Festival PLN Peduli 2020 adalah sebuah virtual exhibition untuk
menampilkan UMKM khusus mitra binaan PLN serta program CSR yang
telah dilakukan oleh PT. PLN (Persero) selama ini, juga program CSR
yang sedang berlangsung atau dalam proses perencanaan. Tugas penulis
sebagai admin dalam Festival PLN Peduli adalah untuk membantu
UMKM binaan PLN selaku exhibitor dalam acara ini untuk memasukan
data perusahaan ke dalam website, booth virtual dan marketplace PLN
atau dapat disebut dengan data entry dan data input.
21
Gambar 3.1
Tampilan Marketplace Festival PLN Peduli
Data yang penulis maksud yaitu berbentuk informasi lengkap perusahaan seperti logo perusahaan, deskripsi singkat perusahaan, kontak perusahaan, foto dan video produk, brosur, poster, dan lain sebagainya yang dapat digunakan sebagai material promosi untuk memperkenalkan brand, memperluas brand exposure, serta untuk meningkatkan brand awareness. Secara keseluruhan, Festival PLN Peduli bertujuan untuk melakukan brand activation terhadap UMKM mitra binaan PLN dengan tujuan akhir yaitu meningkatkan penjualan dari setiap Usaha Mikro Kecil Menengah (UMKM) dalam bimbingan PLN, terutama dengan situasi pandemi Covid-19 yang sedang berlangsung ini.
Sumber: marketplace.festivalplnpeduli.id
Sumber: festivalplnpeduli.id Gambar 3.2
Tampilan Website Festival PLN Peduli 2020
Sementara tugas yang penulis lakukan sebagai PIC Call Center dalam Festival PLN Peduli adalah untuk membantu menjawab pertanyaan setiap pengunjung festival, melalui koordinasi dengan tim activation MD Media dan tim PLN dalam acara tersebut yaitu tim Magenta. Sama halnya dengan event IDL, event ini juga turut membutuhkan kemampuan komunikasi yang baik untuk pelaksanaan event yang efektif.
3.3.1.1 Tahap Pelaksanaan Event
Dalam menjalankan sebuah aktivitas pemasaran, perusahaan harus mampu memilih aktivitas yang paling tepat guna membangun citra baik bagi perusahaan yang dapat menempel dalam benak audiens. PT. Metra Digital Media hadir untuk menyediakan layanan pemasaran bagi klien dalam bentuk penyelenggaraan event sebagai alat komunikasi brand sehingga dapat mencapai objektif pemasaran.
Terdapat delapan model komunikasi pemasaran utama menurut teori bauran komunikasi pemasaran atau marketing communication mix (Kotler, 2012)yaitu:
1.)
Iklan, segala bentuk penyajian komunikasi persuasif bersifat non-personal atau massa tentang produk, jasa atau ide oleh suatu sponsor.
Biasanya menggunakan media berbayar.
2.) Promosi Penjualan, segala upaya yang dilakukan penjual untuk menciptakan saluran informasi persuasif yang ditujukan untuk menjual barang, jasa, atau mempromosikan suatu ide
3.) Event dan pengalaman, dapat digambarkan sebagai pertemuan umum untuk tujuan perayaan, pendidikan, pemasaran, atau reuni. Acara dapat diklasifikasikan berdasarkan ukuran, jenis dan konteksnya.
4.) Hubungan masyarakat dan publisitas, serangkaian program yang memiliki objektif untuk mempromosikan, memperbaiki atau mengharumkan citra perusahaan atau produk individunya.
5.) Pemasaran langsung, kerap disebut dengan direct marketing
adalah penggunaan berbagai media seperti surat baik elektronik (e-mail)
23
ataupun fisik, faximile, telepon (telemarketing) atau fitur chat dalam situs web yang bertujuan untuk berkomunikasi langsung antara pelanggan dengan representatif atau customer service perusahaan.
6.) Pemasaran interaktif, pemasaran melalui kegiatan online yang melibatkan partisipasi pelanggan dengan objektif meningkatkan brand awareness, memperbaiki atau membangun citra, atau menciptakan penjualan produk atau jasa.
7.) Pemasaran dari mulut ke mulut, biasa dikenal dengan word of mouth yaitu komunikasi langsung atau tidak langsung berupa lisan maupun tulisan dari satu pelanggan ke pelanggan atau calon pelanggan lainnya tentang kepuasan dan ulasan baik lainnya terkait produk atau jasa yang digunakan. Dalam era teknologi ini sudah tergantikan dengan electronic word of mouth (EWOM) yaitu dalam bentuk kolom ulasan dalam situs belanja.
8.) Penjualan personel, kerap dikenal dengan personal selling yaitu penjualan melalui interaksi tatap muka, menggunakan komunikasi secara langsung, antara sales representatives dengan calon konsumen dengan tujuan melakukan demonstrasi, menjawab pertanyaan konsumen atau menyampaikan pesan dari perusahaan yang berakhir pada penjualan.
Guna menyampaikan komunikasi brand yang efektif dari perusahaan kepada target audience-nya, event yang merupakan salah satu aktivitas pemasaran yang tepat untuk dilakukan oleh perusahaan. Hal ini disebabkan oleh beberapa keunggulan yang dimiliki dari sebuah event sebagai alat pemasaran (Prameswari, 2019), yaitu:
1.) Menciptakan citra perusahaan yang baik di mata konsumen dengan memancing emosi yang didapatkan dari interaksi secara langsung dengan perusahaan selama event berlangsung.
2.) Menciptakan pengalaman baru untuk customer sehingga
brand dapat terus teringat di benak target audience (top of
mind) serta berpotensi untuk menciptakan brand recall setiap kali mengingat pengalaman menghadiri event.
3.) Memiliki potensi untuk menjadi sarana CSR perusahaan 4.) Mendorong kegiatan word of mouth dari konsumen yang
hadir dalam event kepada orang sekitar.
Event menurut Noor (2013, p. 8) adalah kegiatan atau perhelatan yang diadakan untuk menandakan serta merayakan hal penting yang terjadi dalam kehidupan manusia. Kegiatan tersebut biasanya terikat secara kepercayaan, budaya, agama, serta adat dan tradisi. Sebuah event memiliki tujuan tertentu, melibatkan banyak orang dan diselenggarakan pada waktu tertentu. Singkat kata, event adalah kegiatan yang dilakukan dengan tujuan tertentu, dalam waktu dan tempat yang sudah ditetapkan.
Dalam melaksanakan sebuah event, diperlukan perencanaan yang matang, bahkan untuk event yang kelihatannya spontan sekalipun, seperti flash mob.
Terdapat 4 jenis event yang dapat diselenggarakan menurut Noor (2013, p. 9)yaitu:
1. Leisure Event, merupakan acara yang bersifat menghibur seputar dunia olahraga seperti acara Asean Games, Piala Dunia, sampai dengan pertandingan National Basketball Association (NBA) League.
2. Cultural Event, merupakan acara untuk memperingati hari besar dalam sebuah budaya sekaligus meneruskan tradisi adat istiadat dari budaya tersebut. Contohnya adalah ngaben dalam budaya Bali dan Ruwatan Rambut Gimbal dalam budaya Dieng, Jawa Tengah.
3. Personal Event, merupakan acara yang diselenggarakan untuk tujuan pribadi, biasanya diadakan antara keluarga dan teman seperti pernikahan, acara ulang tahun, acara perpisahan, bridal shower, baby shower, dsb.
4. Organizational Event, merupakan kegiatan yang diadakan oleh
sebuah perusahaan atau organisasi. Acara yang diadakan oleh perusahaan
biasanya memiliki objektif pemasaran yaitu brand activation dan dapat
25
dilakukan dengan kegiatan MICE (Meeting, Incentives, Conference, dan Exhibition).
Selanjutnya, dalam berjalannya sebuah event sendiri terdapat 3 tahapan utama, yaitu pre-event, event dan post-event.
1. Pre-event
Kegiatan yang dilakukan selama proses perencanaan sebuah event disebut dengan tahap pre-event. Kegiatan yang termasuk dalam tahap ini adalah pembagian divisi kerja, pembuatan material promosi, technical meeting, pembuatan proposal dan lain sebagainya.
Selama event Indonesia Digital Learning Webinar Series, penulis ditunjuk sebagai Talent Management yang diberikan beberapa tanggung jawab dalam tahap pre-event, seperti membuat surat undangan formal yang ditujukan kepada para narasumber guru dan membuat form kehadiran narasumber guru yang berfungsi sebagai invoice atau kwitansi.
Gambar 3.3
Hasil Surat Undangan dan Form Absensi oleh Penulis
Selain itu, penulis juga ditugaskan untuk mencari publik
figur yang tepat untuk diundang sebagai guest star, mencari kontak
serta menghubungi sekaligus mengundang para figur publik untuk hadir sebagai bintang tamu dalam acara IDL 2020, melakukan
proses tawar menawar harga honor bintang tamu yang sesuai dengan budget acara, juga untuk membuat invoice bagi beberapa
artis yang membutuhkan bantuan.
Gambar 3.4
Proses Approach Guest Star Indonesia Digital Learning Webinar Series
Sementara dalam Festival PLN Peduli, penulis ditugaskan untuk menghubungi exhibitor dari festival ini. Dengan total 100 UMKM yang telah dibagi rata kepada 10 admin, total UMKM yang penulis urus menjadi 10 UMKM. Setelah mendapatkan kontak dan data yang dibutuhkan, penulis dapat melakukan data entry ke dalam website Festival PLN Peduli:
https://festivalplnpeduli.id/login dan marketplace dari PLN:
https://marketplace.festivalplnpeduli.id/. Selain itu, penulis tidak
lupa untuk membuatkan akun untuk setiap exhibitor baik di
website maupun marketplace.
27
Gambar 3.5
Proses Komunikasi Penulis dengan Exhibitor UMKM
2. Event
Tahap pengadaan event merupakan tahap puncak dari perencanaan dan penyelenggaraan sebuah acara. Dari segala perencanaan dan persiapan yang dilakukan oleh tim activation dan penulis selama tahap pre-event, diteruskan dan direalisasikan dalam tahap pengadaan event. Pada acara Indonesia Digital Learning Webinar Series, tahap event berlangsung selama 4 minggu dimulai dari tanggal 2 September 2020 sampai dengan 23 September 2020. Terdapat 4 episode webinar, dimana juga terdapat 4 kali proses shooting. Penulis diminta untuk datang ke studio USeeTV Gambir agar dapat bertemu dan mengatur para talent secara langsung, yang dilakukan dengan bimbingan Miftahul Rofiah selaku Account Manager PT. Metra Digital Media yang ditunjuk sebagai PIC dalam acara ini.
Dengan situasi pandemi saat ini, terdapat protokol
kesehatan yang harus diikuti setiap penulis melakukan kunjungan
ke studio. Penulis selalu mengaplikasikan protokol kesehatan yaitu memakai masker, mencuci tangan dengan air dan sabun atau hand sanitizer, serta memberi jarak sebesar 2 meter setiap berinteraksi dengan setiap anggota yang terlibat dalam proses shooting.
Protokol kesehatan ini juga diberlakukan oleh pihak studio USeeTV Gambir untuk setiap crew dan talent, dan pihak studio juga tidak lupa untuk melakukan proses penyemprotan disinfektan secara rutin. Selain itu, tim MD Media juga harus melakukan rapid test sebelum mengunjungi studio.
Penulis datang ke studio USeeTV pukul 9.00 pagi untuk setiap episode webinar. Sesampainya ke studio, penulis mengurus kepentingan akomodasi narasumber (guru dan artis) untuk datang ke studio. Para narasumber dihimbau untuk datang setidaknya 1 jam sebelum shooting bagiannya masing - masing. Setelah itu, penulis membantu mengurus dan memberikan keperluan konsumsi kepada narasumber. Saat narasumber datang, penulis tidak lupa untuk menyambut para narasumber di ruang tunggu serta memastikan materi yang akan disampaikan sudah tepat. Saat narasumber melakukan proses shooting, penulis membantu tim untuk memantau acara dengan menonton live streaming webinar di Youtube dan Zoom, juga memberikan masukan jika ada sesuatu yang salah.
Setelah narasumber selesai bergantian untuk shooting,
penulis beserta segenap tim mengobrol santai dan memberikan
ucapan terima kasih kepada guru dan artis yang telah hadir menjadi
narasumber pada IDL Webinar Series 2020. Pada saat ini, penulis
memberikan form kehadiran kepada guru - guru untuk di
tandatangan, lalu meneruskannya kepada Mba Mifta selaku
Account Manager untuk diberikan kepada Ibu Nani selaku bagian
keuangan.
29
Merupakan kesenangan tersendiri bagi penulis untuk menjadi bagian dari acara Indonesia Digital Learning Webinar Series 2020. Dimulai dari mengenal tim lalu bekerjasama dengan mereka, sampai dengan mengenal dan bekerjasama dengan para narasumber, baik guru maupun artis yang hadir di studio. Acara ini mengangkat tema yang sangat relevan dan tujuan yang mulia, yaitu untuk membantu guru - guru serta orang tua yang menghadapi kesulitan mengajar anak murid dalam masa pandemi. Dengan mengundang berbagai guru inspirasional dan guru besar untuk berbagi ilmu dan tips mengajar pada masa pandemi, Indonesia Digital Learning Webinar Series 2020 patut menjadi platform panutan untuk memajukan dunia pendidikan Indonesia.
Adapun foto - foto yang penulis ambil selama proses shooting Indonesia Digital Learning Webinar Series 2020 berlangsung sebagai berikut.
Gambar 3.6
IDL Episode 1 & 2 MC dan Guru Inspirasional
Gambar 3.7
Penulis Bersama Narasumber IDL Episode 3
Gambar 3.8
Penulis Beserta Crew dalam IDL Episode 4
Selain berpartisipasi dalam acara Indonesia Digital Learning 2020, penulis juga berpartisipasi aktif dalam tahap penyelenggaraan event Festival PLN Peduli 2020 yang berlangsung selama 6 hari, dimulai dari tanggal 4 November sampai dengan 9 November 2020. Tugas yang dilakukan oleh penulis sebagai Admin sudah tidak begitu padat, dimana penulis hanya perlu menambahkan atau menghapus produk dalam katalog marketplace PLN dari 10 UMKM yang diurus oleh penulis, mengaplikasikan diskon untuk beberapa produk pada hari terakhir exhibition, serta membantu para UMKM menjawab pertanyaan teknis seperti teknis transaksi produk dan sebagainya.
Gambar 3.9
Hasil Tampilan Booth Exhibitor oleh Penulis
31
Namun, sebagai PIC Call Center, penulis memiliki tugas yang sangatlah padat pada karena penulis hanya bekerja sendiri, menjawab pertanyaan dari kurang lebih 100 pengunjung per hari.
Walaupun begitu, setelah hari pertama penulis mulai terbiasa dengan pertanyaan pengunjung dan membuat template jawaban sehingga dapat penulis salin. Pembuatan template jawaban tersebut mempercepat kegiatan tanya jawab antara penulis dan pengunjung.
Selain itu, pada hari kedua festival, penulis dihimbau untuk datang ke kantor agar rekan magang lain dapat membantu penulis dalam bergantian menjawab pertanyaan dari pengunjung.
Gambar 3.10
Proses Komunikasi Penulis & Pengunjung Festival PLN Peduli
Sumber: WhatsApp Penulis
Secara keseluruhan, tugas magang yang diberikan penulis
selama Festival PLN Peduli lebih mengarah ke data entry, desain
booth, dan menjadi PIC untuk menjawab pertanyaan setiap
pengunjung serta exhibitor UMKM. Untuk pertanyaan yang
sifatnya spesifik dan penulis tidak memiliki jawabannya di
template yang sudah ada, maka penulis akan langsung meneruskan
pertanyaan tersebut ke dalam WhatsApp group chat tim Magenta (PLN) agar dapat dibantu diberikan jawabannya.
3. Post-event
Tahap post-event adalah tahap terakhir dalam pengadaan sebuah event, dimana berbagai kegiatan yang dilakukan untuk mengakhiri acara dengan baik, seperti mengurus sertifikat, membuat laporan, dan lain sebagainya. Kegiatan kerja magang yang dilakukan penulis setelah acara IDL Webinar Series berakhir atau pada tahap post-event meliputi pengiriman hadiah pulsa dan saldo LinkAja, pengiriman sertifikat kepada narasumber guru, pengiriman bukti pembayaran oleh bagian keuangan MD Media kepada para narasumber dan guest star, serta melakukan pendataan pemenang Smartphone Giveaway, memastikan hadiah sampai dengan selamat di tangan pemenang.
Adapun kegiatan lain yang dilakukan penulis yaitu membantu tim untuk membuat laporan acara IDL berupa pengumpulan photo evidence dari keempat episode webinar yang dilakukan.
Gambar 3.11 Laporan IDL oleh Penulis
Sumber: Youtube IDL Webinar Series
