LAPORAN PEMANTAUAN PENEMUAN AUDIT DALAMAN EKSA BIL. 1/2017
17 – 19 MEI 2017
DISEDIAKAN OLEH
PARA AUDITOR KUMPULAN 5
EKSA adalah singkatan kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Ia diterajui oleh pihak MAMPU
(Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan
Pengurusan Malaysia), dan ia merupakan penjenamaan semula bagi Pelaksanaan Amalan 5S Sektor Awam (2010), dan bertujuan untuk meningkatkan budaya kecemerlangan organisasi yang lebih berimej korporat.
PENGENALAN
1) EN. MOHD MIZAN BIN ABDUL MALIK (KETUA) 2) EN. YAZID BIN OSMAN
3) EN. SHAHROL RADY BIN MOHD JELANI 4) PN. ZAHARINA BINTI ABU HASAN
5) PN. SOFIAH BINTI MOHD KHALIB
6) CIK ZURAIRAH HANIM BINTI MOHD ZULKUPLI
SENARAI AUDITOR
ZON CERIA – Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan
Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan
ZON DINAMIK – Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan
ZON MANTAP – Jabatan Kejuruteraan Elektrik
SENARAI ZON
KOMPONEN A – Keperluan Utama Perlaksanaan
KOMPONEN B – Ruang Tempat Kerja / Pejabat
KOMPONEN C – Tempat Umum
KOMPONEN D – Keselamatan Persekitaran
KOMPONEN E – Kawasan Persekitaran Jabatan
KOMPONEN F – Tempat-tempat Khusus
SENARAI KOMPONEN GENERIK
MARKAH KESELURUHAN ZON
BIL .
ZON KOMPONEN GENERIK JUMLAH
A B C D E F
1. CERIA 47 52 51 48 49 50 49.5
2. DINAMIK 67 52 80 80 80 66 70.83
3. MANTAP 75 65 70 73 72 68 70.5
0 10 20 30 40 50 60 70 80
ZON CERIA ZON DINAMIK ZON MANTAP
A B C D E F
GRAF MARKAH KESELURUHAN ZON
Beberapa Zon diaudit masih belum menjalankan EKSA.
Tiada garis panduan EKSA yang khusus untuk digunapakai dan dirujuk.
Ketidakseragaman perlaksanaan EKSA bagi setiap zon.
Auditor dilantik tidak diberi kursus atau lawatan penunjuk aras. Hanya Ketua Zon sahaja yang terlibat. Info tidak
sampai sepenuhnya.
Penggunaan markah Komponen Generik menjadi tidak seimbang dalam pengauditan bangunan jabatan kecil dan bangunan jabatan induk.
ULASAN KESELURUHAN ZON
PENEMUAN AUDIT DALAMAN
ZON CERIA – Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan
Pengawal Keselamatan
AUDITOR
EN. MOHD MIZAN BIN ABDUL MALIK EN. YAZID BIN OSMAN
EN. SHAHROL RADY BIN MOHD JELANI
PENEMUAN AUDIT DALAMAN
ZON CERIA – Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan
Penemuan:
Papan tanda KELUAR tidak diganti.
Kipas tidak berfungsi.
Peralatan dewan tidak
disusunatur dengan betul.
PENEMUAN AUDIT DALAMAN
ZON CERIA – Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan
Penemuan:
Papan tanda disusun di tangga.
Kerusi hanya disusun di belakang dewan.
Plug pecah tidak diganti.
PENEMUAN AUDIT DALAMAN
ZON CERIA – Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan
Penemuan:
Lampu tidak menyala.
Rostrum tidak dikemas.
Meja disusun pada sudut ditepi pentas dewan.
PENEMUAN AUDIT DALAMAN
ZON CERIA – Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan
Penemuan:
Peralatan tidak susun baik dalam stor tepi pentas.
Perabot tidak disusun kemas pada belakang dewan.
PENEMUAN AUDIT DALAMAN
ZON CERIA – Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan
Penemuan:
Peralatan elektrik seperti kipas dan televisyen tidak berada pada posisi yang betul.
Lampu rosak tidak diganti.
Barang tidak berkenaan disimpan dalam stor jaring kantin.
PENEMUAN AUDIT DALAMAN
ZON CERIA – Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan
Penemuan:
Peralatan elektrik seperti kipas dan lampu berada dalam
keadaan baik.
Suis utama lampu dan kipas boleh membahaya pengguna.
Peralatan elektrik dalam bilik makan pensyarah memuaskan.
PENEMUAN AUDIT DALAMAN
ZON CERIA – Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan
Penemuan:
Pentas parkir motor agak usang dan tidak dijaga.
Garisan parkir kurang jelas.
Lubang pada parkir kereta pelajar.
PENEMUAN AUDIT DALAMAN
ZON CERIA – Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan
Penemuan:
Lubang diganti dengan cerucuk tajam pada parkir kereta pelajar 1.
Lubang besar pada parkir kereta pelajar 2.
Siling pada atap DKU tidak dibaiki.
PENEMUAN AUDIT DALAMAN
ZON CERIA – Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan
Penemuan:
Peralatan dan perabut tidak
disusun pada tempat yang betul.
Lampu yang rosak tidak diganti.
Kayu-kayan tidak dilonggok pada tempat yang betul.
PENEMUAN AUDIT DALAMAN
ZON CERIA – Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan
Penemuan:
Ranting tidak dibuang.
Beg plastik penuh sampah tidak dilupuskan.
Tiada penemuan yang tidak elok tentang Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan.
BIL. KOMPONEN MARKAH
1. A 47
2. B 52
3. C 51
4. D 48
5. E 49
6. F 50
TOTAL 297/6=49.5%
PENEMUAN AUDIT DALAMAN
ZON CERIA – Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan
MARKAH DIPEROLEH ZON CERIA
49.5%
PENEMUAN AUDIT DALAMAN
ZON CERIA – Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan
GRAF MARKAH DIPEROLEH ZON CERIA
44 45 46 47 48 49 50 51 52 53
ZON CERIA
A B C D E F
ULASAN AUDIT ZON CERIA
Didapati, empunya zon tidak menjalankan EKSA sepenuhnya.
Kebanyakan tempat yang dilawati berhabuk dan tidak diselenggara
Tindakan pemantauan semula wajar dibuat selepas EKSA dijalankan di zon tersebut.
PENEMUAN AUDIT DALAMAN
ZON CERIA – Dewan Serbaguna, Kantin, Dewan Kuliah, Kebun, Parkir kereta & motor pelajar, Pekerja Pembersihan dan Pengawal Keselamatan
PENEMUAN AUDIT DALAMAN
ZON DINAMIK – Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan
AUDITOR
PN. ZAHARINA BINTI ABU HASAN PN. SOFIAH BINTI MOHD KHALIB
CIK ZURAIRAH HANIM BINTI MOHD ZULKUPLI
Penemuan:
Lobi Utama
Bersih dan kemas tetapi kurang ceria
Kaunter bersih dan kemas
Tiada pelan lantai/siling
PENEMUAN AUDIT DALAMAN
ZON DINAMIK – Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan
Penemuan:
Ruang tempat kerja/pejabat
Tiada pelan lantai/siling
Sudut EKSA lengkap
Meja kerja tidak seragam/tidak kemas
Tiada SOP peralatan seperti pemadam api
Tiada perlabelan pada lampu dan kipas
Ruang laci kemas tetapi tidak seragam
Pantry tidak tersusun/tidak kemas
Terdapat kesan kotoran pada dinding pejabat
Fail tidak seragam
Peralatan tidak dilabel
PENEMUAN AUDIT DALAMAN
ZON DINAMIK – Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan
Penemuan:
Surau
Tanda kiblat perlu ditambah baik sesuai
dengan imej korporat (dilantai menggunakan marker)
Tiada rak kasut
Bahan bacaan tidak tersusun
PENEMUAN AUDIT DALAMAN
ZON DINAMIK – Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan
Penemuan:
Stor
Stor kemas
Tiada perlabelan
Tiada catatan keluar masuk barang
Terdapat barang yg tidak sesuai di stor alat tulis
PENEMUAN AUDIT DALAMAN
ZON DINAMIK – Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan
Penemuan:
Ruang mesyuarat/dewan makan
Bersih dan kemas
Tiada perlabelan pada suis lampu
PENEMUAN AUDIT DALAMAN
ZON DINAMIK – Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan
BIL. KOMPONEN MARKAH
1. A 67
2. B 52
3. C 80
4. D 80
5. E 80
6. F 66
TOTAL 425/6=70.83%
PENEMUAN AUDIT DALAMAN
ZON DINAMIK – Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan
MARKAH DIPEROLEH ZON DINAMIK
70.83%
PENEMUAN AUDIT DALAMAN
ZON DINAMIK – Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan
GRAF MARKAH DIPEROLEH ZON DINAMIK
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90
ZON DINAMIK
A B C D E F
ULASAN AUDIT ZON DINAMIK
Didapati, EKSA tidak dijalankan secara keseluruhannya.
Satu sistem label dan penyusunan peralatan pejabat perlu diwujudkan supaya ia lebih tersusun dan lebih kemas
Panduan mengenai peningkatan kualiti perkhidmatan kaunter wajar dipergiat dalam mengamalkan budaya perkhidmatan yang profesional.
PENEMUAN AUDIT DALAMAN
ZON DINAMIK – Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan
PENEMUAN AUDIT DALAMAN
ZON MANTAP – Jabatan Kejuruteraan Elektrik
AUDITOR
PN. ZAHARINA BINTI ABU HASAN PN. SOFIAH BINTI MOHD KHALIB
CIK ZURAIRAH HANIM BINTI MOHD ZULKUPLI EN. MOHD MIZAN BIN ABDUL MALIK
EN. YAZID BIN OSMAN
EN. SHAHROL RADY BIN MOHD JELANI
Penemuan:
Ruang depan/menunggu
Informasi yang terlalu banyak di tampal – tidak kemas
PENEMUAN AUDIT DALAMAN
ZON MANTAP – Jabatan Kejuruteraan Elektrik
Penemuan:
Ruang pejabat pensyarah
Susunan laci kemas tetapi tidak seragam
Meja pensyarah kemas namun terdapt lebih dari 5 barang di atas meja
Pantry bersih dan kemas
Ada ruang berdebu
Sudut EKSA lengkap
Tiada SOP untuk peralatan seperti pemdam api
Label di letakan pada lampu dan kipas
Ada pelan lantai
Ruangan kunci kemas dan catatan keluar masuk direkodkan
Surau
PENEMUAN AUDIT DALAMAN
ZON MANTAP – Jabatan Kejuruteraan Elektrik
Penemuan:
Surau
Tiada tanda kiblat
Tiada rak kasut
Bahan bacaan tidak tersusun
Terdapat kerosakan siling di surau lelaki
PENEMUAN AUDIT DALAMAN
ZON MANTAP – Jabatan Kejuruteraan Elektrik
Penemuan:
Stor
Stor kemas
Tiada perlabelan
Tiada catatan keluar masuk barang
PENEMUAN AUDIT DALAMAN
ZON MANTAP – Jabatan Kejuruteraan Elektrik
Penemuan:
Tandas
Bersih
Jadual pembersihan lengkap
PENEMUAN AUDIT DALAMAN
ZON MANTAP – Jabatan Kejuruteraan Elektrik
PENEMUAN AUDIT DALAMAN
ZON MANTAP – Jabatan Kejuruteraan Elektrik
Penemuan:
Rak “Food Corner” tidak tersusun rapi di foyer jabatan
Carta organisasi lama masih digunapakai.
Pigeon hole pelajar untuk tempat letak barang pelajar tidak dilabel
PENEMUAN AUDIT DALAMAN
ZON MANTAP – Jabatan Kejuruteraan Elektrik
Penemuan:
Sistem penyimpanan “punch card” yang teratur dalam kotak simpanan.
Lebihan kerusi disusun dalam bilik audio dewan dan bukannya di dalam bilik stor dewan.
Peralatan elektrik dalam bilik audio dewan tidak disusun dan dilabel dengan rapi.
PENEMUAN AUDIT DALAMAN
ZON MANTAP – Jabatan Kejuruteraan Elektrik
Penemuan:
Lampu yang rosak tidak diganti.
Terdapat lubang di bahagian siling dewan – tidak ditutup.
Lampu kecemasan (KELUAR) tidak berfungsi.
BIL. KOMPONEN MARKAH
1. A 75
2. B 65
3. C 70
4. D 73
5. E 72
6. F 68
TOTAL 423/6=70.5%
PENEMUAN AUDIT DALAMAN
ZON MANTAP – Jabatan Kejuruteraan Elektrik
MARKAH DIPEROLEH ZON MANTAP
70.5%
PENEMUAN AUDIT DALAMAN
ZON MANTAP – Jabatan Kejuruteraan Elektrik
GRAF MARKAH DIPEROLEH ZON MANTAP
60 62 64 66 68 70 72 74 76
ZON MANTAP
A B C D E F
ULASAN AUDIT ZON MANTAP
Didapati, tahap EKSA yang dilaksanakan adalah memuaskan.
Tiada keseragaman dalam melabel dan menampal informasi berkaitan jabatan.
Peralatan keselamatan perlu berada dalam keadaan baik dan mempunyai cara penggunaan.
PENEMUAN AUDIT DALAMAN
ZON MANTAP – Jabatam Kejuruteraan Elektrik
