Analisis Sistem Informasi Persediaan Dalam Pengendalian Produksi (Studi kasus Di PT.Joans Textile).

(1)

ABSTRAK

Dewasa ini perkembangan badan usaha, perusahaan dan organisasi mengalami kemajuan yang pesat, sehingga persaingan antar perusahaan semakin meningkat pula. Oleh karena itu, perusahaan perlu meningkatkan performansinya. Dalam hal ini, salah satu faktor yang perlu diperhatikan perusahaan adalah Sistem informasi, karena tanpa adanya sistem sistem informasi yang baik maka dapat terjadi hal-hal yang tidak diharapkan perusahaan. Salah satu bagian Sistem Informasi adalah Sistem Informasi Persediaan. Dengan adanya Sistem Informasi Persediaan yang baik maka akan memudahkan proses penyediaan bahan baku, pembelian yang dibutuhkan, dan pengendalian penggunaan bahan baku pada proses produksi. Untuk mendapatkan data empirik dari perusahaan maka dilakukan analisis Sistem Informasi Persediaan di perusahaan PT. Joans Textile.

Perusahaan yang diteliti oleh Penulis adalah PT.JOANS TEXTILE yang berlokasi di Jl. Kiaracondong 177B di kota Bandung. Perusahaan ini sudah berdiri dari tahun 2001, bergerak di bidang penggulungan benang. Yaitu melakukan penggabungan terhadap beberapa jenis bahan benang menjadi satu buah item. Perusahaan ini terus mengalami perkembangan hingga cakupan pemasarannya semakin luas.

Seiring dengan bertambah banyaknya pesananan. Maka perusahaan ini perlu menambah jumlah produksinya. Berdasarkan penelitian awal yang penulis lakukan, ternyata dalam pelaksanaan masih dialami masalah, dalam pengontrolan persediaan bahan baku, hal ini disebabkan karena perusahaan kurang memperhatikan sistem pembelian bahan baku dan pencatatan persediaan bahan baku yang kurang akurat.

Dari hasil analisis data dapat disimpulkan bahwa masalah yang dihadapi oleh perusahaan saat ini adalah tidak lengkapnya Sistem Informasi Persediaan. Hasil analisis prosedur-prosedur yang didapat dalam Sistem Informasi Persediaan, maka diusulkan perbaikan sebagai berikut : usulan dokumen baru (misalnya surat kekurangan bahan baku dan Surat Laporan Produksi), dan perbaikan prosedur yang berjalan sesuai dengan kondisi yang memungkinkan untuk dilaksanakan oleh perusahaan. Di samping itu juga, usulan bagi perusahaan untuk mulai memikirkan penggunaan Teknologi Informasi dalam proses produksinya.

Diharapkan dengan adanya laporan karya tulis ini, usulan perbaikan terhadap prosedur Sistem Informasi perusahaan dan saran-saran yang diberikan, maka dapat membantu menyelesaikan masalah-masalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan terutama dalam hal pengendalian persediaan bahan baku dan barang jadi.

(2)

DAFTAR ISI

ABSTRAK……… iv

KATA PENGANTAR……….. v

UCAPAN TERIMA KASIH……… vi

DAFTAR ISI………. viii

DAFTAR GAMBAR ………xiv

DAFTAR TABEL………. xvii

DAFTAR LAMPIRAN……… xviii BAB 1 PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah………. 1 – 1 1.2. Identifikasi Masalah……… 1 – 3 1.3. Perumusan Masalah …. ……….……… 1 – 4 1.4. Pembatasan Masalah dan Asumsi………...……… 1 – 4 1.5. Tujuan Penelitian……… 1 – 4 1.6. Sistematika Penulisan………. 1 – 5 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Pengertian Perencanaan dan Pengawasan Produksi………. 2 – 1 2.1.1. Arti dan Maksud Pengawasan Produksi ……….. 2 – 1

2.1.1.1 Fungsi dan kegiatan Pengawasan Produksi ………. 2 – 2 2.1.1.2 Jenis-jenis Pengawasan Produksi……… 2 – 5 2.1.2. Arti dan Maksud Perencanaan Produksi……….. 2 – 6

2.1.2.1 Jenisi-jenis Perencanaan Produksi……….. 2 – 7 2.1.2.2 Kegiatan-kegiatan Perencanaan Produksi……… 2 – 8 2.2. Pengertian Persediaan ………. 2 – 8 2.2.1. Jenis-jenis Persediaan……… 2 – 9 2.2.2. Biaya-biaya yang timbul dari adanya persediaan………….. 2 – 11 2.2.3. Arti dan Tujuan Pengawasan Persediaan………... 2 – 13 2.3. Hubungan Pengawasan Persediaan dengan Perencanaan dan

Pengawasan Produksi.…………..………. .. 2 – 14 2.3.1. Pemesanan yang ekonomis……… 2 – 16

(3)

2.3.2. Persediaan penyelamat (Safety Stock/ Buffer Stock)………. 2 – 19 2.3.3. Tujuan Pengendalian Produksi dan Inventori……… 2 – 19 2.4. Hubungan antara Sistem Informasi Manajemen dengan

Perencanaan an Pengawasan Produksi ………... 2 – 20 2.4.1. Pengukuran dan Pelaporan dalam PAC ……… 2 – 20 2.4.1.1 Sumber-sumber data dan kebutuhan……… 2 – 21 2.4.1.2 Kebutuhan data berdasarkan lingkungan Manufakturing 2 – 21 2.4.1.3 Laporan Produksi………. 2 – 22 2.4.2. Konsep Sistem, Sistem Manufactur, dan Manajemen Sistem

Manufactur ……….. 2 – 24 2.5. Konsep Dasar Sistem ……… 2 – 25 2.5.1 Definisi Sistem………. 2 – 25 2.5.2 Karakteristik Sistem……….. 2 – 26 2.5.3 Klasifikasi Sistem………. 2 – 28 2.6. Konsep Informasi ……… 2 – 28 2.6.1 Definisi Informasi……… .2 – 28 2.6.2 Siklus Informasi………..2 – 29 2.6.3 Kualitas Informasi………..2 – 30 2.7. Sistem Informasi ………..………. 2 – 30

2.7.1. Pengertian Sistem Informasi……….. 2 – 30 2.7.2. Komponen Sistem Informasi ……….. 2 – 30 2.8. Sistem Informasi Manajemen………. 2 – 32 2.9. Peranan Sistem bagi Manajemen………... 2 – 33 2.9.1 Kegiatan Manajemen……… .2 – 33 2.9.2 Kebutuhan Informasi untuk berbagai Tingkat Manajemen…..2 – 34 2.9.3 Tipe Keputusan Manajemen……….2 – 34 2.10.Tinjauan Umum Pengembangan Sistem……… 2 – 34 2.10.1.Perlunya Pengembangan Sistem………. .2 – 34 2.10.2.Siklus Hidup Pengembangan Sistem……… …2 – 35 2.10.3.Pendekatan Pengembangan Sistem……….…2 – 36 2.10.4.Metodologi Pengembangan Sistem……… 2 – 36

(4)

2.10.5.Alat Bantu dan Teknik dalam perancangan system…… ... 2 – 38 2.11.Analisis Sistem ………..……… 2 – 38 2.11.1.Definisi Analisis Sistem………. 2 – 38 2.11.2. Tahap-tahap Dalam analisis system ……… 2 – 39 2.12.Disain Sistem ………..……….2 – 39 2.12.1. Definisi Disain Sistem……… 2 – 39 2.12.2 Tujuan Disain Sistem……….. 2 – 40

2.12.3 Disain Sistem secara umum……… .2 – 40 2.12.4 Disain Sistem Terinci………. 2 – 45 2.13.Seleksi Sistem ………..……… .2 – 46 2.14.Implementasi Sistem………..……… .2 – 46 BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN

3.1. Fenomena Awal ………. 3 – 1 3.2. Penelitian Awal ……….. 3 – 1 3.3. Studi Literatur ……… 3 – 3 3.4. Perumusan Masalah ………...……… 3 – 3 3.5. Pembatasan Masalah ………. ……… 3 – 3 3.6. Penentuan Tujuan Penelitian ………. 3 – 4 3.7. Pengumpulan dan Pengolahan Data ….………. 3 – 4 3.8. Validasi Data ………..………... 3 – 6 3.9. Analisa Data ……….. 3 – 6 3.10.Perbandingan dengan teori dan Usulan ………..…….. 3 – 9 3.11.Kesimpulan dan Saran………. 3 – 9 BAB 4 PENGUMPULAN DATA

4.1. Data Umum Perusahaan……….. 4 – 1 4.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan……….. 4 – 1 4.1.2. Struktur Organisasi ………. ……… 4 – 1 4.2. Pengumpulan Data ……… 4 – 3 4.2.1. Alat-alat yang digunakan ……….. 4 – 3 4.2.2. Bahan Baku ………. 4 – 4 4.2.3. Proses Produksi ……… 4 – 6

(5)

4.3. Pengolahan Data ……….. 4 – 8 4.3.1. Perhitungan Kerugian Yang Diderita Perusahaan Akibat

Kurangnya Pengawasan Persediaan……….………. 4 – 8 4.3.2. Prosedur-prosedur yang Terdapat pada Sistem

Informasi Persediaan Pada Perusahaa ……….……… 4 – 12 4.3.2.1 Prosedur Pemesanan Bahan Baku …….……….. 4 – 12 4.3.2.2 Prosedur Penerimaan Bahan Baku………..……….. 4 – 14 4.3.2.3 Prosedur Pengeluaran Bahan Baku………..………. 4 – 16 4.3.2.4 Prosedur Penggunaan Bahan Baku ……….……….. 4 – 18 4.3.2.5 Prosedur Penerimaaan Barang Jadi….………... 4 – 20 4.3.2.6 Prosedur Pengeluaran Barang Jadi……..………4 – 21 4.3.3. Diagram Aliran Data pada Sistem Informasi Persedianan

dalamPerusahaan ……… 4 – 25 4.3.3.1 Context Diagram (Top Level) Sistem Informasi Persediaan 4 – 25 4.3.3.2 Bagan Berjenjang pada Sistem Informasi Persediaan…….. 4 – 25 4.3.3.3 DAD Level 0 (Overview Diagram ) Sistem Informasi

Persediaan ………. 4 – 28 4.3.3.4 DAD Level 1 Pada Setiap Proses pada DAD Level 0……….4 – 29 4.3.3.4.1 DAD Level 1 untuk Proses 1 Pemesanan Bahan Baku 4 – 29 4.3.3.4.2 DAD Level 1 untuk Proses 2 Penerimaan Bahan Baku 4 – 29 4.3.3.4.3 DAD Level 1 untuk Proses 3 Pengeluaran Bahan Baku 4 – 30 4.3.3.4.4 DAD Level 1 untuk Proses 4 Penggunaan Bahan Baku 4 – 30 4.3.3.4.4 DAD Level 1 untuk Proses 5 Penerimaan Barang Jadi 4 – 30 4.3.3.4.5 DAD Level 1 untuk proses 6 Pengeluaran Barang Jadi 4 – 31 4.3.4 Spesifikasi Data ……….. 4 – 31 4.3.4.1 Surat Order ... 4 – 32 4.3.4.2 Surat Purchasing Order... 4 – 32 4.3.4.3 Bon Permintaan Bahan Baku... 4 – 33 4.3.4.4 Surat Perintah Mengeluarkan Barang... 4 – 33 4.3.4.5 Surat Jalan... 4 – 34

(6)

4.3.4.6 Bon Penyerahan Barang Jadi... 4 – 34 BAB 5 ANALISA DAN USULAN PERBAIKAN

5.1. Analisa Prosedur pada Sistem Informasi Persediaan………… 5 – 1 5.1.1. Analisa Prosedur Pemesanan Bahan Baku ….……… 5 – 1 5.1.2. Analisa Prosedur Penerimaan Bahan Baku………. 5 – 2 5.1.3. Analisa Prosedur Pengeluaran Bahan Baku ………. 5 – 2 5.1.4. Analisa Prosedur Penggunaan Bahan Baku ………. 5 – 2 5.1.5. Analisa Prosedur Penerimaa Barang Jadi …..……….……. 5 – 3 5.1.6. Analisa Prosedur Pengeluaran Barang Jadi……….. 5 – 3 5.1.7. Perbandingan Kenyataan Sistem dengan Teori yang ada…. 5 – 3 5.1.8. Kondisi Sistem Informasi Persediaan Pada Perusahaan ...… 5 – 3 5.2. Usulan Perbaikan………..………. 5 – 4

5.2.1. Usulan Prosedur Pemesanan Bahan Baku ………..……… 5 – 4 5.2.2. Usulan Prosedur Penerimaan Bahan Baku ……….. 5 – 6 5.2.3. Usulan Prosedur Pengeluaran Bahan Baku ……….. 5 – 8 5.2.4. Usulan Prosedur Penggunaan Bahan Baku ………. 5 – 10 5.2.5. Usulan Prosedur Penerimaaan Barang Jadi ……….. 5 – 14 5.2.6. Usulan Prosedur Pengeluaran Barang Jadi……… 5 – 15 5.2.7. Usulan Prosedur Pengawasan Persediaan ……… 5 – 17 5.3. Usulan Diagram Aliran Data pada Sistem Informasi Persediaan 5 – 20

5.3.1. Usulan Context Diagram (Top Level) Sistem informasi

Persediaan ………. 5 – 20 5.3.2. Usulan Bagan berjenjang pada Sistem informasi

Persediaan …………..……….…….. 5 – 21 5.3.3. Usulan DAD Level 0 (Overview Diagram ) Sistem Informasi

Persediaan………... 5 – 21 5.3.4 Usulan DAD Level 1 Pada Setiap proses pada DAD

Level 0 ………. 5 – 25 5.3.4.1 Usulan DAD Level 1 untuk proses 1 Pemesanan

bahan baku ………..……….. 5 – 25 5.3.4.2 Usulan DAD Level 1 untuk proses 2 Penerimaan

(7)

bahan baku ..……….…. 5 – 25 5.3.4.3 Usulan DAD Level 1 untuk proses 3 Pengeluaran

bahan baku ……….……….. 5 – 26 5.3.4.4 Usulan DAD Level 1 untuk proses 4 Penggunaan

bahan baku Usulan ………..…. 5 – 26 5.3.4.5 Usulan DAD Level 1 untuk proses 5 penerimaan

barang jadi ……….... 5 – 27 5.3.4.6 Usulan DAD Level 1 untuk proses 6 pengeluaran

barang jadi ………... 5 – 27 5.3.4.7 Usulan DAD Level 1 untuk proses 7 Pengawasan

Persediaan ………... 5 – 28

5.4. Usulan Dokumen………… .……….. 5 – 28 5.5. Usulan Buku Pencatatan ……… 5 – 33 5.6. Perbandingan Sistem Saat ini dan Usulan Sistem Informasi

Persediaan ………...… 5 – 35 BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN

6.1. Kesimpulan………. 6 – 1

6.2. Saran……… 6 – 1

6.2.1. Saran Bagi Perusahaan ………..…………... 6 – 1 6.2.2. Saran Untuk Penelitian Selanjutnya……….. 6 – 3 DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

KOMENTAR DOSEN PENGUJI DATA PENULIS

(8)

DAFTAR TABEL

Tabel

3.1

3.2 3.3 5.1

5.2

5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10

5.11 5.12 5.5.14 Judul

Identifikasi Variabel

Berdasarkan Dimensi Servqual Variabel Penyebab Gap 1 dan Gap 2 Variabel Penyebab Gap 1 dan Gap 2 Hasil Pengujian Validitas Eksternal

Untuk Harapan Konsumen

Hasil Pengujian Validitas Eksternal Untuk Persepsi Konsumen

Hasil Perhitungan Rata-rata Servqual Perhitungan Gap 5 (Uji t) Dimensi Perhitungan Gap 5 (Uji t) Item Hasil Perhitungan Gap 1

Perhitungan Gap 1 (Uji t) Dimensi Perhitungan Gap 1 (Uji t) Item Penyebab Gap 1

Perhitungan Gap 2 (Uji t) Bagian Pekerjaan

Pengolahan Data Gap 2 Pengolahan Data Gap 2 (Uji t)

Rata-Rata Performansi Standar Tiap Dimensi

Penyebab Gap 2 Perhitungan Gap 3 Penyebab Gap 3 Perhitungan Gap 4 Penyebab Gap 4

Keterkaitan Gap 1 sampai Gap 5

(9)

Halaman

3 – 6

3 – 7 3 – 9 5 – 2

5 – 3

5 – 7 5 – 9 5 – 10 5 – 17 5 – 18 5 – 19 5 – 23 5 – 26

5 – 27

5 – 27 5 – 28

5 – 32 5 – 34 5 – 36 5 – 38 5 – 39 5 – 41

DAFTAR GAMBAR

Gambar

2.1 2.2 3.1 3.2 5.1 5.2

Judul

Piramida “Brand Awareness”

Teknik Sampling

Metodologi Penelitian

Model Penelitian

Diagram Batang Gap 5 Diagram Batang Gap 1

Halaman

2 – 2 2 – 10 3 – 1 3 – 5 5 – 8 5 – 21

(10)

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran

1 2 3 4 5 6

7 8 9

Judul

Deskripsi Pekerjaan Poliklinik UKM Daftar Pertanyaan Kuesioner Konsumen Daftar Pertanyaan Kuesioner Manajemen Daftar Pertanyaan Kuesioner Karyawan Data Mentah Gap 1 – 5 dan Penyebab Gap Output Hasil Uji Validitas dan Reliabilitas SPSS 10.0

Perhitungan Servqual Gap 5 Perhitungan Servqual Gap 1 Tabel-tabel Statistik

Halaman

L1 – 1 L2 – 1 L3 – 1 L4 – 1 L5 – 1 L6 – 1 L7 – 1 L8 – 1 L9 – 1

(11)

0 surat jalan dari

supplier

Sumber : Hasil Pengolahan Data, 2005

Gambar 4.12

(12)

A

barang jadi ke buku laporan

Pencatatan status barang jadi

6.6

Pengarsipan Surat Jalan

Gambar 4.12 (Lanjutan)

(13)

0 Surat Jalan dari

Supplier

Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005

Gambar 5.10

(14)

4

6.6

Pengarsipan Surat Jalan

A

Gambar 5.10 (Lanjutan)

(15)

DATA PENULIS

Nama : Wi yong

Alamat : Jl Babakan Sukaresik 30, Bandung No. Telp : 022 – 2010086

No. Handphone : 085624099650

Alamat email : We_young84@melodymail.com Pendidikan : SMU Xaverius 2, Jambi

Jurusan Teknik Industri Universitas Kristen Maranatha

Nilai Tugas Akhir : A

(16)

Bab 1 Pendahuluan

__________________________________________________________________

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Dewasa ini perkembangan badan usaha, perusahaan dan organisasi mengalami kemajuan yang pesat, sehingga persaingan antar perusahaan semakin meningkat pula. Oleh karena itu, perusahaan harus dapat meningkatkan performansinya. Dalam hal ini, salah satu faktor yang harus diperhatikan perusahaan adalah Sistem informasi. Karena tanpa adanya sistem sistem informasi yang bisa mengatur dengan jelas setiap kegiatan yang dilakukan, maka dapat terjadi hal-hal yang tidak diharapkan perusahaan. Antara lain kekacauan prosedur, tumpang tindih tugas dan kepentingan, kurangnya pemantauan dari bagian manajemen atas, sulitnya menilai perkembangan perusahaan. Selain itu sulit mengembangkan perusahaan untuk meningkatkan keuntungan yang lebih besar. Perusahaan yang semakin berkembang akan mengakibatkan aktivitas-aktivitas di dalamnya semakin kompleks. Oleh karena itu, perusahaan perlu melakukan peninjauan kembali sistem informasi yang sedang berjalan, sehingga kelemahan-kelemahan yang terjadi dalam sistem informasi yang sedang berjalan dapat diperbaiki.

Perusahaan yang diteliti penulis adalah PT.JOANS TEXTILE yang berlokasi di Jl. Kiaracondong 177B di kota Bandung. Perusahaan ini didirikan pada tahun 2001 dengan luas pabrik sekitar 2500 meter persegi. Modal pendirian perusahaan ini sepenuhnya berasal dari orang asing yang berasal dari Korea, sedangkan dalam pelaksanaan dan pengawasannya dibantu oleh seorang Direktur yang berasal dari Indonesia. Perusahaan ini terus mengalami perkembangan dan penambahan mesin-mesin baru sesuai dengan kebutuhan. Perusahaan ini merupakan perusahaan yang bergerak dibidang penerimaan pesanan penggulungan benang. Yakni melakukan penggabungan benang dari beberapa jenis benang, misalnya nylon, polyester, dan bahan metalic.

__________________________________________________________________

Penulisan Tugas Akhir 1-1 Univ. Kristen Maranatha

(17)

Bab 1 Pendahuluan

__________________________________________________________________

1-2

Perusahaan akan melakukan pemesanan bahan baku apabila bahan baku yang tersedia di gudang tidak dapat mencukupi kebutuhan produksi.

Perusahaan menerima pesanan sesuai dengan tipe item yang diinginkan konsumen. Bagian penjualan yang menerima pesanaan dari konsumen akan meneruskan ke bagian produksi untuk dilakukan proses penggulungan benang. Untuk melakukan proses produksi maka bagian produksi akan mengambil bahan baku dari gudang untuk kemudian dilakukan proses penggulungan benang dengan menggunakan mesin-mesin penggulung. Gulungan-gulungan benang tersebut kemudian dimasukkan kedalam kotak-kotak, dan dikirimkan ke gudang barang jadi yang selanjutnya dikirimkan ke pelanggan yang memesan.

Berdasarkan penelitian awal yang penulis lakukan, ternyata dalam pelaksanaannya masih mengalami beberapa masalah, yakni persediaan bahan baku kurang terkontrol, hal ini disebabkan karena perusahaan kurang memperhatikan sistem pembelian bahan baku. Kondisi ini terjadi karena tidak adanya perencanaan yang baik dalam hal pembelian bahan baku dan pencatatan status bahan baku yang kurang akurat. Sehingga menurut penulis, perusahaan sebaiknya membeli bahan baku pada jangka waktu yang sesuai dengan kebutuhan. Hal ini perlu dilakukan supaya sesuai dengan kebutuhan ekonomis pemesanan (EOQ). Masalah lainnya yang tampak dalam perusahaan ini bahwa Sistem Informasi dalam proses produksi masih memerlukan penyempurnaan, khususnya dalam hal pencatatan persediaan bahan baku. Kejelasan pencatatan demikian akan mempermudah proses : penyediaan bahan baku, pembelian yang dibutuhkan, dan pengendalian penggunaan bahan baku pada proses produksi. Dengan demikian akan mempermudah pendeteksian penyimpangan yang mungkin terjadi dalam proses produksi. Hal ini dapat digambarkan sebagai berikut :

__________________________________________________________________

(18)

Bab 1 Pendahuluan

__________________________________________________________________

1-3

Input (Bahan Baku)

Proses (Proses Produksi)

Output (Barang jadi)

Sistem Informasi Persediaan dalam Pengendalian Produksi

Mempermudah proses : - Penyediaan bahan baku - Pembelian kebutuhan

- Pengendalian penggunaan bahan baku

Sumber : Hasil analisis Penulis, 2005

Gambar 1.1

Fungsi Sistem Informasi Persediaan dalam Pengendalian Produksi

Oleh karena itu, penulis berusaha untuk menganalisis dan memperbaiki kelemahan-kelemahan sistem informasi persediaan pada perusahaan yang saat ini sedang berjalan. Sehingga pada kesempatan ini penulis memberikan judul pada penulisan Tugas akhir ini sebagai “ANALISIS SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN DALAM PENGENDALIAN PRODUKSI (Studi Kasus di PT.

JOANS TEXTILE)”.

1.2. Identifikasi Masalah

Pada perusahaan ini, pihak manajemen memperkirakan terjadinya kehilangan bahan baku dan barang dalam proses. Dari penelitian awal yang dilakukan dalam perusahaan tampaknya masalah utamanya adalah ketidakakuratan Sistem Informasi Persediaan. Hal ini terlihat pada beberapa hal sebagai berikut :

Diperkirakan perusahaan tidak memperhatikan masalah EOQ (Economic

Order Quantity). Sehingga perusahaan seringkali membeli bahan baku

tidak pada waktu yang tepat.

Tidak terdapatnya pencatatan mengenai status bahan baku.

Tidak terdapatnya pencatatan mengenai status barang jadi.

__________________________________________________________________

(19)

Bab 1 Pendahuluan

__________________________________________________________________

1-4

1.3. Perumusan Masalah

Adapun perumusan masalah yang dibuat adalah sebagai berikut :

1. Bagaimana Sistem Informasi Persediaan yang saat ini sedang dijalankan oleh perusahaan ?

2. Apakah kelemahan-kelemahan dari Sistem Informasi Persediaan yang dijalankan saat ini ?

3. Bagaimana bentuk rancangan Sistem Informasi Persediaan yang lebih baik, yang diharapkan dapat mengatasi masalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan saat ini ?

1.4. Pembatasan Masalah dan Asumsi

Untuk menyederhanakan pengamatan yang dilakukan, maka perlu dilakukan terlebih dahulu pembatasan masalah dan asumsi.

Pembatasan masalah yang ditetapkan penulis adalah sebagai berikut :

1. Penelitian dilakukan di PT. JOANS TEXTILE, yang berlokasi di Bandung.

2. Aspek yang diperhatikan adalah Struktur organisasi, dokumen, prosedur aliran informasi pada proses produksi, dan teknologi yang sedang digunakan.

3. Perancangan sistem informasi hanya meliputi rancangan dokumen, rancangan aliran informasi, rancangan prosedur.

Asumsi yang ditetapkan oleh penulis adalah sebagai berikut :

1. Dana dan sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan memadai untuk menerapkan usulan perbaikan yang dibuat oleh penulis.

2. Kondisi teknis dalam proses produksi dalam keadaan baik dan siap pakai. 3. Kondisi perusahaan tidak berubah sepanjang penelitian ini dilakukan.

1.5.Tujuan Penelitian

__________________________________________________________________

Penulisan Tugas Akhir Univ. Kristen Maranatha

(20)

Bab 1 Pendahuluan

__________________________________________________________________

1-5

1. Untuk mengetahui prosedur Sistem Informasi Persediaan yang sedang berjalan di dalam perusahaan saat ini.

2. Untuk mengetahui kekurangan yang ada pada Sistem Informasi Persediaan yang sedang berjalan saat ini.

3. Untuk memberikan usulan perbaikan terhadap prosedur Sistem Informasi Persediaan yang ada sehingga jika ada kelemahan-kelemahan dapat diatasi.

1.6.Sistematika Penulisan

Adapun sistematika penulisan ini akan diuraikan sebagai berikut : Bab 1 Pendahuluan

Bab ini berisi tentang pendahuluan yang terbagi atas latar belakang masalah, identifikasi masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah dan asumsi, tujuan penelitian dan sistematika penelitian.

Bab 2 Tinjauan Pustaka

Bab ini berisi tentang teori-teori yang dapat mendukung atau yang dijadikan acuan dalam menyelesaikan persoalan-persoalan atau masalah-masalah yang dihadapi.

Bab 3 Metodologi Penelitian

Bab ini berisi tentang langkah-langkah penelitian yang dilakukan dalam memecahkan masalah.

Bab 4 Pengumpulan dan Pengolahan data

Bab ini berisi tentang pengumpulan data perusahaan, yang berupa sejarah perusahaan, perkembangan perusahaan, struktur organisasi, data lainnya yang berhubungan dengan masalah yang akan dibahas seperti sistem yang telah berjalan di dalam perusahaan, prosedur Sistem Informasi Persediaan yang sedang berjalan saat ini.

Bab 5 Analisis dan Usulan Perbaikan

__________________________________________________________________

Penulisan Tugas Akhir Univ. Kristen Maranatha

(21)

Bab 1 Pendahuluan

__________________________________________________________________

1-6

sistem yang ada dan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan.

Bab 6 Kesimpulan dan Saran

Bab ini merupakan penutup dari Penulisan Tugas akhir. Dalam bab ini diuraikan tentang kesimpulan yang didapat dari hasil penelitian yang telah dialkukan dan saran-saran yang bermanfaat bagi perusahaan untuk mengatasi permasalahan yang sedang dihadapi terutama dalam hal Sistem Informasi Persediaan bagi perusahaan.

__________________________________________________________________

(22)

Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

BAB 5

ANALISIS DAN USULAN PERBAIKAN

5.1. Analisis Prosedur pada Sistem Informasi Persediaan

Berdasarkan Pengumpulan data pada bab 4 terdapat 6 prosedur Sistem Informasi Persediaan. Enam Prosedur Sistem Informasi Persediaan adalah :

1. Pemesanan Bahan Baku 2. Penerimaan Bahan Baku 3. Pengeluaran Bahan Baku 4. Penggunaan Bahan Baku 5. Penerimaan Barang Jadi 6. Pengeluaran Barang Jadi

5.1.1. Analisis Prosedur Pemesanan Bahan Baku

Dalam Prosedur ini terdapat beberapa point penting yang menjadi titik kelemahan yang sedang terjadi dalam perusahaan.

Berdasarkan hasil perhitungan ( Lihat hal 4-8) dengan metode pendekatan terhadap data hasil penjualan dan Pembelian bahan baku. Penentuan kekurangan bahan baku diduga lebih berdasarkan perkiraan kepala gudang bahan baku saja ( Lihat hal 4-11). Hal ini dapat menimbulkan kesalahan dalam hal pemesanan bahan baku. Dapat terlihat bahwa terjadi pemesanan yang berlebihan pada bulan april 2004 sebesar 1008 kg. (Lihat hal 4-8).

Dalam perhitungan yang dilakukan dalam halaman 4-8 dilakukan dengan melakukan pendekatan stok awal dan akhir saja. Hal ini dilakukan karena hilangnya buku pencatatan stock bahan baku pada tahun 2004. Sehingga belum dapat dipastikan kesalahan terjadi di bagian gudang.

Tidak ada surat tertulis permintaan kekurangan bahan baku dari bagian gudang bahan baku ke bagian pembelian. Hal ini dapat

(23)

__________________________________________________________________

5-2

menyebabkan tidak jelasnya tanggung jawab bila terjadi kesalahan pemesanan bahan baku (Lihat hal 4-11).

5.1.2. Analisis Prosedur Penerimaan Bahan Baku

Dalam prosedur ini, ditemukan satu hal penting yang menjadi titik kelemahan pada saat ini yaitu :

Pada bagian Gudang bahan baku tidak mempunyai arsip surat jalan dari supplier. Hal ini dapat menimbulkan permasalahan apabila pembelian tidak tercatat atau hilang.

5.1.3. Analisis Prosedur Pengeluaran Bahan Baku

Dalam Prosedur ini terdapat beberapa hal penting yang menjadi titik kelemahan yang sedang terjadi dalam perusahaan.

Pengeluaran bahan baku dilakukan tanpa terlebih dahulu meminta laporan sisa bahan baku yang ada di lantai produksi.

Pengawasan terhadap Proses pencatatan keluar dan masuk bahan baku saat ini belum dilaksanakan dengan baik. Hal ini terlihat dari hilangnya pencatatan tahun 2004.

5.1.4. Analisis Prosedur Penggunaan Bahan Baku

Dalam Prosedur ini terdapat beberapa hal penting yang menjadi titik kelemahan yang terjadi dalam perusahaan.

Tidak adanya pencatatan mengenai status dari waste dan scrap.

Tidak adanya pencatatan mengenai bahan baku yang tersisa di lantai produksi menyulitkan pengawasan penggunaan bahan baku atas produk yang dihasilkan.

Tidak ada laporan sisa bahan baku yang dapat digunakan untuk produksi selanjutnya.

__________________________________________________________________

(24)

__________________________________________________________________

5-3

5.1.5. Analisis Prosedur Penerimaan Barang Jadi

Dalam Prosedur ini langkah-langkah yang dijalankan perusahaan sudah cukup baik. Sehingga pada bagian ini penulis tidak menemukan adanya titik kelemahan yang sedang terjadi.

5.1.6. Analisis Prosedur Pengeluaran Barang Jadi

Pada kondisi saat ini prosedur yang dilakukan untuk pengeluaran barang jadi sudah cukup baik.

5.1.7. Perbandingan Kenyataan Sistem dengan Teori yang ada

Berdasarkan analisis di lapangan, Sistem Informasi Persediaan yang disarankan untuk dijalankan adalah sebagai berikut :

Tabel 5.1

Perbandingan Teori dan Kenyataan pada Sistem yang ada

Kenyataan pada hasil penelitian Kondisi yang disarankan untuk

dilaksanakan Belum dilakukan Sudah dilakukan

Persediaan berdasarkan EOQ V

Pengawasan penggunaan bahan baku V

Pengawasan bahan baku Work in Process V

Pengawasan pengeluaran barang jadi dari gudang ke pelanggan

V

Pencatatan bahan baku di gudang V

Pencatatan barang jadi di gudang V

Pencatatan waste dan scrap V

Sumber : Hasil Analisis Penulis, 2005

5.1.8. Kondisi Sistem Informasi Persediaan pada Perusahaan

Dari hasil analisis di lapangan atas Sisterm Informasi Persediaan, kelemahan-kelemahan yang ada dapat disimpulkan sebagai berikut :

__________________________________________________________________

(25)

__________________________________________________________________

5-4

Tabel 5.2

Kondisi Sistem Informasi Persediaan pada Perusahaan

Kondisi saat ini Sumber Informasi Kebutuhan informasi

Penentuan kekurangan bahan baku lebih berdasarkan perkiraan kepala gudang saja.

Gudang bahan baku Pencatatan bahan baku

Periode dan Jumlah pemesanan tidak berdasarkan perhitungan EOQ.

Permintaan kekurangan bahan baku tidak ada bukti tertulis

Gudang bahan baku Surat Kekurangan bahan baku

Pengeluaran bahan baku dilakukan, tanpa terlebih dahulu meminta laporan sisa bahan baku yang ada di lantai produksi.

Gudang bahan baku Bon Permintaan bahan baku

Pengawasan terhadap Proses pencatatan keluar dan masuk bahan baku saat ini belum dilaksanakan dengan baik.

Tidak adanya pencatatan mengenai bahan baku yang tersisa di lantai produksi menyulitkan pengawasan penggunaan bahan baku atas produk yang dihasilkan.

Bagian Produksi Laporan Produksi

Tidak ada laporan sisa bahan baku yang dapat digunakan untuk produksi selanjutnya.

Bagian Produksi Surat Laporan Produksi per selesai order

Sumber : Hasil Analisis Penulis, 2005

5.2. Usulan Perbaikan

Berdasarkan hasil analisis diatas, maka diusulkan perbaikan atas Sistem Informasi Persediaan yang dilakukan di perusahaan yang diteliti.

Usulan untuk ke 6 prosedur tersebut adalah sebagai berikut :

5.2.1. Usulan Prosedur Pemesanan Bahan Baku

Usulan perbaikan pada prosedur ini adalah sebagai berikut :

Pada bagian gudang bahan baku membuat Surat Kekurangan Bahan Baku sebagai bukti permintaan bahan baku dari gudang bahan baku.

Untuk melakukan pemesanan kembali bahan baku dengan menggunakan metode minimum stock. Hal ini dapat mencegah __________________________________________________________________

(26)

__________________________________________________________________

5-5

terjadinya kekurangan bahan baku pada saat produksi. Dan mencegah terjadinya pemesanan yang berlebihan.

Berdasarkan usulan perbaikan tersebut maka Prosedur yang baru Pemesanan bahan baku ditunjukan pada gambar 5.1 sebagai berikut:

Gudang bahan baku Direktur

Cukup ? dan pengiriman ke

supplier

: Menunjukkan arus dari proses

: Menunjukkan arus dari proses lisan Keterangan : : Menunjukkan pekerjaan

manual

: Menunjukkan dokumen

Sumber: Hasil rancangan Penulis, 2005

Gambar 5.1

(27)

__________________________________________________________________

5-6

1. Pada saat Operator gudang bahan baku menerima surat order pembuatan produk, maka dilakukan pengecekan terhadap persediaan yang terdapat di gudang bahan baku. Apabila masih tersedia maka tidak dilakukan pembelian. Dalam hal ini, pengecekan difokuskan pada saldo akhir mencapai titik saldo minimum stock.

Dimana dapat dilihat pada tabel 5.3 berikut ini : Tabel 5.3

Contoh Penggunaan Buku Pencatatan Bahan Baku BUKU PENCATATAN BAHAN BAKU

Nama Item : Nylon 30 Mono Supplier

:

SALDO AWAL KELUAR MASUK SALDO

AKHIR No

Tanggal CODE

Qty BOX Qty BOX Qty BOX Qty BOX

SALDO

MINIMUM KET

1

2. Bila ternyata bahan baku menunjukkan saldo minimum, maka Bagian gudang bahan baku akan membuat surat kekurangan bahan baku yang dikirimkan ke bagian pembelian untuk meminta pembelian sesuai dengan item dan jumlah yang dibutuhkan.

3. Berdasarkan Surat kekurangan bahan baku tersebut, bagian pembelian kemudian melakukan pengecekan harga ke supplier. Setelah mendapat persetujuan dari direktur sesuai dengan kebutuhan item dan harganya. Barulah bagian pembelian membuat surat Purchasing Order (PO) sebanyak 1 rangkap.

4. PO tersebut selanjutnya dikirimkan melalui mesin fax ke supplier sebagai komfirmasi pembelian. Sedangkan PO tersebut di arsipkan oleh bagian pembelian Barang yang dipesan baru akan diterima sekitar 2 minggu kemudian.

5.2.2. Usulan Prosedur Penerimaan Bahan Baku

Prosedur Penerimaan Bahan Baku Usulan bagian ini tidak terlalu banyak. Hanya dengan menambahkan proses pengarsipan surat jalan dari supplier oleh bagian gudang bahan baku.

Usulan Prosedur Penerimaan Bahan Baku menjadi sebagai berikut :

__________________________________________________________________

(28)

__________________________________________________________________

5-7

Bagian Pembelian Gudang bahan baku

Pengkonfirma stock bahan

baku

: Menunjukkan pekerjaan manual

: Menunjukkan pengarsipan

: Menunjukkan arus dari proses lisan

: Menunjukkan arus dari proses timbal balik

Sumber : Hasil rancangan penulis, 2005

Gambar 5.2

(29)

__________________________________________________________________

5-8

1. Bahan baku dari supplier tiba dilokasi pabrik. Pihak perusahaan akan mendapat Surat Jalan dari Supplier.

2. Kemudian operator gudang bahan baku akan melaporkan secara lisan ke bagian pembelian untuk mengkonfirmasi antara surat jalan dari supplier dengan pembelian yang sudah dilakukan.

3. Bagian pembelian akan memeriksa catatan pembelian yang dilakukan. Apabila sesuai dengan laporan dari gudang baku maka bagian pembelian menyetujuinya. Jika tidak sesuai, maka bagian pembelian akan mengkonfirmasi ulang dengan pihak supplier.

4. Setelah mendapat persetujuan maka bahan-bahan baku tersebut akan dimasukkan ke gudang bahan baku dan surat jalan supplier di tandatangani oleh petugas gudang. Petugas gudang bahan baku akan memeriksa apakah barang yang dimasukkan sesuai dengan nama item dan kuantitas yang tercantum di dalam surat jalan tersebut. 5. Setelah itu, bagian gudang akan membuat pencatatan ke Buku

Pencatatan Bahan Baku dan mengarsipkan Surat jalan dari Supplier juga.

5.2.3. Usulan Prosedur Pengeluaran Bahan Baku

Perbaikan yang dilakukan adalah dengan mengubah isi dari Bon Permintaan Bahan Baku, dimana dilakukan penambahan satu kolom sebagai tempat pengecekan urutan permintaan. Adapun Prosedur Pengeluaran Bahan Baku Usulan yang dibuat menjadi sebagai berikut: 1. Dari bagian produksi mengirimkan Bon Permintaan Bahan baku,

kemudian dari petugas gudang bahan baku akan mengecek apakah permintaan yang diminta dapat dipenuhi atau tidak, bila tidak dapat terpenuhi maka bahan baku yang diserahkan adalah seadanya bahan baku di gudang. Selain itu, tindakan lain adalah menunggu bahan baku tersebut dikirimkan dari supplier.

__________________________________________________________________

(30)

__________________________________________________________________

5-9

Bagian Pembelian

Mulai

Gudang bahan baku

Selesai

Keterangan : : Menunjukkan pekerjaan manual

: Menunjukkan pengambilan keputusan

Sumber : Hasil rancangan Penulis

Gambar 5.3

(31)

__________________________________________________________________

5-10

2. Apabila dapat dipenuhi, maka bahan baku yang diminta diberikan sesuai dengan nama item dan kuantitas yang tercantum dalam Bon Permintaan Bahan Baku tersebut dan kepala gudang harus memperhatikan urutan permintaan. Apabila itu adalah permintaan pertama, maka jumlah bahan yang diserahkan adalah sebesar jumlah yang diminta dikurangi dengan sisa bahan baku yang ada di lantai produksi.

3. Setelah bahan baku itu dikeluarkan, maka petugas gudang bahan baku tersebut membuat catatan pengeluaran bahan baku pada buku stock yang ada. Selain itu petugas gudang bahan baku juga mengarsipkan Bon Permintaan Bahan baku yang diterima dari bagian produksi untuk melakukan crosscheck terhadap surat order yang diterima.

5.2.4. Usulan Prosedur Penggunaan Bahan Baku

Perbaikan yang dilakukan pada prosedur ini adalah dengan membuat Surat Laporan Produksi Per order, serta pada kepala produksi nya ditambahkan 2 tugas yakni melakukan pencatatan terhadap buku laporan peredaran bahan baku dan buku pencatatan Pengiriman Barang Jadi. Prosedur Penggunaan Bahan Baku Usulan ini dapat dilihat pada gambar 5.4 sebagai berikut :

__________________________________________________________________

(32)

Bab 5 Analisis Dan Usulan Perbaikan pembuatan Bon Penyerahan Barang Jadi. dan

pengiriman

Bagian Marketing Bagian Gudang_{bahan baku}

Pengecekan Surat Order3 Surat Order Surat Order

2 Surat Order

1 _{Surat Order} 2

2

1 _{Bon Penyerahan} Barang Jadi

1 Surat Laporan

Produksi

: Menunjukkan proses dengan mesin : Menunjukkan

dokumen

: Menunjukkan pengarsipan : Menunjukkan pekerjaan

manual Keterangan :

Sumber: Hasil rancangan Penulis

Gambar 5.4

(33)

__________________________________________________________________

5-12

1. Surat order yang diterima dari bagian Marketing diolah oleh bagian produksi, untuk mengetahui jumlah bahan baku yang harus diambil ditambahkan dengan cadangan bahan baku untuk mengantisipasi adanya kerusakan.

2. Setelah mengetahui jumlah bahan baku yang harus diambil, maka kepala bagian produksi membuat Bon Permintaan Bahan Baku (BPBB).

Dalam mengisi BPBB ini, kepala produksi harus melihat jadwal untuk tiap ordernya pada buku pencatatan pengiriman barang jadi, untuk mengetahui order mana yang harus diselesaikan.

Sedangkan untuk permintaan bahan bakunya, kepala produksi harus memperhatikan apakah itu merupakan pengambilan pertama untuk order(customer) dari surat order tersebut, karena dalam pengisiannya perlu dicantumkan permintaan keberapa.

3. Sesudah bagian gudang bahan baku mendapat BPBB, maka bagian gudang akan mengeluarkan bahan baku sesuai dengan permintaan. 4. Tugas operator berikutnya adalah memeriksa mesin-mesin yang akan

digunakan. Untuk kegiatan ini dilakukan oleh operator maintenance dimana tugasnya setiap hari adalah secara rutin mengecek setiap mesinnya setiap hari apakah mesin-mesin tersebut siap beroperasi, dan bila terjadi kerusakan harus diperbaiki terlebih dahulu. Setelah segala sesuatunya beres maka produksi baru dijalankan.

5. Selama produksi berjalan, terus dilakukan pengawasan terhadap proses produksi, biasanya tidak terlalu banyak yang rusak. Setelah sekitar 70 % dari jumlah spindel yang digulung telah selesai, maka mesin dimatikan, kemudian coness-coness hasil gulungan dimasukan ke dalam kotak yang ada disamping mesin, sedangkan sisa cones yang belum selesai akan dilanjutkan pada proses berikutnya.

__________________________________________________________________

(34)

__________________________________________________________________

5-13

6. Kemudian operator Quality control akan melakukan pemeriksaan terhadap cones-cones hasil produksi. Bila operator QC menyatakan bahwa produk yang dihasilkan sudah sesuai dengan yang diinginkan maka cones-cones itu di masukan ke dalam keranjang-keranjang yang selanjutnya dimasukan ke dalam mesin vakum. Untuk selanjutnya dilakukan proses pemvakuman. Setelah itu dilakukan pengepakan oleh operator packing. Dimana cones-cones benang jadi itu dimasukan ke dalam kotak dan dilakukan pengepakan. Kemudian diberi label sesuai dengan berat dari gulungan benang yang dihasilkan tiap kotaknya.

7. Selanjutnya operator bagian packing akan membuat Bon Penyerahan Barang Jadi (BPBJ) atas hasil pengepakan. Dimana surat tersebut diserahkan ke bagian gudang barang jadi bersamaan dengan dikirimkannya barang jadi.

8. Dalam hal ini, kepala produksi juga menerima laporan dari hasil pengepakan berdasarkan BPBJ. Kepala produksi tersebut harus mengisi hasil tersebut ke dalam buku pencatatan pengiriman barang dan buku peredaran bahan baku.

9. Berdasarkan data di buku pengiriman barang jadi, maka kepala produksi harus memeriksa apakah order yang dibuat sudah tercapai produksinya.

10.Apabila pengiriman barang itu merupakan pengiriman terakhir atau order tersebut telah selesai dikerjakan. Maka kepala produksi harus membuat surat laporan produksi yang ditujukan ke bagian gudang bahan baku, serta satunya sebagai arsip. Untuk memberitahukan bahwa order tersebut telah selesai.

__________________________________________________________________

(35)

__________________________________________________________________

5-14

5.3.5. Usulan Prosedur Penerimaaan Barang Jadi

Pada bagian ini, penulis tidak melakukan perubahan terhadap prosedur yang berjalan dalam perusahaan. Menurut penulis prosedur yang dijalankan sudah cukup baik. Adapun Prosedur Penerimaan Barang Jadi Usulan adalah sebagai berikut :

Penerimaan barang jadi dan Penandatanganan

Buku Stock Barang Jadi

Keterangan : : Menunjukkan pekerjaan manual

Gambar 5.5

Usulan Prosedur Penerimaan Barang Jadi

__________________________________________________________________

(36)

__________________________________________________________________

5-15

1. Pada saat operator pengepakan menyerahkan hasil produksi pada setiap harinya, maka diserahkan juga Bon Penyerahan Barang Jadi (BPBJ). Yang berisi nama item dan kuantitas yang diserahkan.

2. Bagian Gudang barang jadi menerima dan menghitung barang jadi yang diterima dengan mencocokkan dengan BPBJ. Setelah itu petugas Gudang barang jadi membuat pencatatan di buku stock dan mengarsipkan BPBJ.

5.2.6. Usulan Prosedur Pengeluaran Barang jadi

Pada bagian ini, penulis tidak melakukan perubahan terhadap prosedur yang berjalan dalam perusahaan. Menurut penulis prosedur yang dijalankan sudah cukup baik.Adapun Prosedur Pengeluaran Barang Jadi Usulan adalah sebagai berikut :

1. Dari bagian marketing melakukan pengecekan ke persediaan barang jadi.

2. Kemudian petugas gudang barang jadi memberitahukan status barang jadi yang tersedia di gudang barang jadi.

3. Setelah itu, bagian marketing membuat Surat Perintah Pengiriman Barang yang ditujukan ke bagian gudang barang jadi.

4. Petugas gudang barang jadi membuat surat jalan sesuai dengan keterangan yang diterima dari Surat Perintah Mengeluarkan Barang Jadi tersebut.

5. Surat jalan ini dibuat rangkap 4 yang dikirimkan ke pelanggan bersamaan dengan barang jadi untuk ditanda tangani oleh pelanggan. Pembagian surat jalan ini adalah 1 rangkap diserahkan kepada pelanggan, 2 rangkap untuk bagian adminstrasi piutang dan 1 rangkap untuk bagian marketing, yang dilakukan oleh Bagian gudang barang jadi.

6. Setelah itu petugas gudang barang jadi akan melakukan pencatatan barang jadi yang dikeluarkan dari gudang pada buku stock barang jadi.

__________________________________________________________________

(37)

__________________________________________________________________

5-16

Bagian Marketing _{Gudang barang jadi}

Mulai

1 Surat Perintah Mengeluarkan Barang

1 Surat Jalan

4

Buku Stock Barang Jadi Buku Stock Barang

Jadi

: Menunjukkan pekerjaan manual

: Menunjukkan arus dari proses timbal balik

Sumber : Hasil rancangan Penulis, 2005 Gambar 5.6

__________________________________________________________________

(38)

__________________________________________________________________

5-17

Usulan Prosedur Pengeluaran barang jadi

5.2.7. Usulan Prosedur Pengawasan Persedian

Berdasarkan data yang ada, terlihat bahwa tidak ada pengawasan secara teritegrasi pada setiap bagian yang terlibat dalam proses penggunaan persediaan baik bahan baku maupun barang jadi. Oleh sebab itu Penulis mengusulkan sebuah prosedur tambahan dalam Sistem Informasi Persediaan Perusahaan.

Fungsi dari prosedur ini adalah memudahkan bagian direksi untuk memantau secara terintegrasi penggunaan persediaan pada bagian gudang bahan baku, bagian produksi, dan gudang barang jadi.

Langkah-langkah dari prosedur ini digambarkan pada gambar 5.7 sebagai berikut :

Bagian Marketing Gudang bahan baku Bagian Produksi Gudang barang jadi Direksi

Pembuatan an data dari tiap bagian

jawaban Permintaan_laporan pertanggung

: Menunjukkan arus dari proses timbal balik : Menunjukkan pekerjaan

manual

__________________________________________________________________

Penulisan Tugas Akhir Univ. Kristen Maranatha. Bandung

(39)

__________________________________________________________________

5-18

Gambar 5.7

Usulan Prosedur Pengawasan Persediaan

1. Bagian Direksi Meminta laporan bulanan dari tiap bagian.

2. Bagian Direksi melakukan pengawasan berdasarkan data-data tersebut. Data dari tiap bagian tersebut dianalisis untuk pengawasan penerimaan, pembelian, dan pengeluaran bahan baku yang dibandingkan dengan produk akhir yang dihasilkan, maupun waste dan

srap yang timbul.

3. Apabila timbul ketidakcocokkan pengeluaran dan pemasukkan bahan baku terhadap produk akhir dan waste & scrap yang ada, maka direksi meminta pertanggungjawaban ke masing-masing bagian.

Gambar 5.8 Merupakan gambaran dari keseluruhan usulan prosedur-prosedur yang teradapat dalam Sistem Informasi Persediaan yang diusulkan oleh penulis.

__________________________________________________________________

(40)

__________________________________________________________________

5-19

__________________________________________________________________

(41)

__________________________________________________________________

5-20

5.3. Usulan Diagram Aliran Data pada Sistem Informasi Persediaan

Tahapan penggambaran DAD usulan adalah sebagai berikut :

5.3.1. Usulan Context Diagram (Top Level) Sistem informasi Persediaan

Context Diagram menggambarkan hubungan dari output/input antara sistem dengan dunia luar (kesatuan luar). Dimana pada Context diagram usulan ini terdapat penambahan dua buah input baru, yaitu Surat Laporan Produksi dan Surat Kekurangan Bahan Baku. Dan terdapat pemisahan antara bagian marketing dan Pembelian.

0 Bahan Baku & Surat

Laporan Produksi,

Surat Jalan , Surat Laporan Bahan Baku, Surat Laporan Bulanan

Usulan Context Diagram pada Sistem Informasi Persediaan

__________________________________________________________________

(42)

__________________________________________________________________

5-21

5.3.2. Usulan Bagan Berjenjang pada Sistem informasi Persediaan

Bagan Berjenjang ini menunjukkan dari posisi tiap proses dalam tiap level nya pada Diagram Aliran Data. Bagan berjenjang ini dapat dilihat pada gambar 5.10

5.3.3. Usulan DAD Level 0 (Overview Diagram ) Sistem Informasi

Persediaan

DAD level 0 merupakan gambaran dari proses yang terjadi pada Sistem Informasi Persediaan yang merupakan perincian dari Context diagram diatas. DAD level 0 ini dapat dilihat pada gambar 5.11

__________________________________________________________________

(43)

__________________________________________________________________

5-22

__________________________________________________________________

(44)

__________________________________________________________________

5-23

__________________________________________________________________

(45)

Buku Stock bahan baku

Usulan DAD Level 0 Sistem Informasi Persediaan

__________________________________________________________________

(46)

__________________________________________________________________

5-25

5.3.4. Usulan DAD Level 1 Pada Setiap proses pada DAD Level 0

DAD level 1 merupakan gambaran dari proses yang terjadi pada DAD Level 0 secara lebih terinci lagi.

5.3.4.1. Usulan DAD Level 1 untuk proses 1 Pemesanan Bahan Baku

Surat Order

No, Nama item, Saldo awal,masukan,keluaran,

saldo akhir dan Saldo Minimumu

Usulan DAD level 1 proses 1 Pemesanan Bahan Baku

5.3.4.2. Usulan DAD Level 1 untuk proses 2 Penerimaan Bahan

Baku

telepon Buku Stock bahan

baku Surat Jalan dari

Supplier

__________________________________________________________________

(47)

__________________________________________________________________

5-26

Usulan DAD level 1 proses 2 Penerimaan Bahan Baku

5.3.4.3. Usulan DAD Level 1 untuk proses 3 Pengeluaran Bahan

Baku

Buku Stock bahan baku

Usulan DAD level 1 proses 3 Pengeluaran Bahan Baku

5.3.4.4. Usulan DAD Level 1 untuk proses 4 Penggunaan bahan

baku

Buku Pencatatan Peredaran Bahan Baku

D10 Buku Pencatatan Pengiriman

Barang Jadi D11

Nama item, Quantity, box, tgl

bBag.Gudang bahan baku

Surat Laporan Produksi

Tgl, Customer, Nama barang,, Jumlah (Kg)

d

Gambar 5.15

__________________________________________________________________

(48)

__________________________________________________________________

5-27

Usulan DAD level 1 proses 4 Penggunaan Bahan Baku

5.3.4.5. Usulan DAD Level 1 untuk proses 5 Penerimaan Barang Jadi

d

Buku Pencatatan Pengiriman Barang Jadi Gambar 5.16

Usulan DAD level 1 proses 5 Penerimaan Barang Jadi

5.3.4.6. Usulan DAD Level 1 untuk proses 6 Pengeluaran Barang

Jadi

a

Bag. Marketing/ Pembelian

Pengkonfirmasian barang jadi dan Pembuatan Surat perintah Mengeluarkan

barang

Buku stock barang jadi D9

Nama barang, Saldo akhir

(Box,Quantity) Nama barang,, Saldo akhir

Buku stock barang jadi Gambar 5.17

Usulan DAD level 1 proses 6 Pengeluaran Barang Jadi

__________________________________________________________________

(49)

__________________________________________________________________

5-28

5.3.4.7. Usulan DAD Level 1 untuk proses 7 Pengawasan Persediaan

7.1

Pengumpulan data bulanan

a Bag. Marketing

d

Bag. Produksi

bBag.Gudang bahan baku c

Bag. Gudang barang jadi

Surat Laporan Order

Surat Laporan Bulanan

Surat Laporan

Bulanan Surat Laporan_Bulanan

7.2

Penghitungan kesesuaian

7.3 Permintaan Pertanggungja

waban

Usulan DAD level 1 proses 7 Pengawasan Persediaan

5.4. Usulan Dokumen

Dokumen yang penulis usulkan adalah sebagai berikut : 1. Surat Laporan Produksi

Bentuk dari laporan produksi ini dilampirkan pada bagian lampiran. Berikut ini merupakan kamus data dari surat laporan produksi.

Kegunaan dari perancangan surat laporan produksi ini adalah : - Untuk mengendalikan status bahan baku di lantai produksi. - Untuk mengetahui besar waste dan scrap yang terjadi.

- Untuk memberikan keterangan mengenai selesainya setiap order. Sehingga bahan baku yang diambil jelas penggunaannya.

- Dapat mengendalikan pengaturan jadwal produksi tiap ordernya.

__________________________________________________________________

(50)

__________________________________________________________________

5-29

Tabel 5.4 Surat Laporan Produksi

Sumber Kepala bagian produksi

Informasi _{Nama dan jumlah barang jadi serta sisa bahan baku di} lantai produksi

Rangkap 2 rangkap

Distribusi Gudang bahan baku dan kepala produksi

Frekuensi

Setiap kali barang jadi selesai untuk tiap order dan dikirimkan ke gudang bahan jadi. Dan sebagai arsip. Data

Item

Kode, No.order, Tanggal, No.urut, nama item, barang jadi, nama bahan baku, waste dan scrap, bahan baku awal, bahan baku akhir.

Bentuk Formulir Jenis Input Lampiran L3-1

2. Bon Permintaan Bahan Baku

Rancangan Surat permintaan bahan baku merupakan perbaikan dari Bon Permintaan Bahan Baku yang sudah ada.

Perbaikan yang dilakukan adalah dengan menambahkan kolom nama customer dan Permintaan ke- .

Kegunaan dari Bon Permintaan Bahan Baku usulan ini adalah :

- Dapat memberikan informasi mengenai status kegunaan bahan baku yang diambil untuk customer yang mana. Sehingga bagian gudang bahan baku dapat melakukan crosscheck terhadap bagian produksi. - Bila itu adalah pengambilan pertama, maka jumlah yang diserahkan

merupakan pengurangan dari status bahan baku yang ada di lantai produksi. Dimana status bahan baku yang ada dilantai produksi merupakan sisa dari produksi sebelumnya.

Adapun spesifikasi data dari Bon Permintaan Bahan Baku adalah sebagai berikut :

__________________________________________________________________

(51)

__________________________________________________________________

5-30

Tabel 5.5

Bon Permintaan Bahan Baku Sumber Kepala Produksi

Informasi _{Perkiraan jumlah barang dan jenis barang yang} diperlukan untuk produksi

Rangkap 3 rangkap

Distribusi Kepala shift, Gudang bahan baku, Kepala produksi Frekuensi Setiap kali barang habis

Data Item

No, tanggal, Nama Customer,nama barang, kode,permintaan ke- , jumlah Qty dan box yang diminta, jumlah Qty dan box yang diserahkan, keterangan

3. Surat Kekurangan Bahan Baku

Bentuk dari Surat Kekurangan Bahan Baku ini dilampirkan pada bagian lampiran. Kegunaan dari Surat Kekurangan Bahan Baku adalah sebagai bukti tertulis dari bagian gudang bahan baku yang menunjukkan adanya permintaan pemesanan bahan baku.

Berikut ini merupakan spesifikasi data dari Surat Kekurangan Bahan Baku. Tabel 5.6

Surat Kekurangan Bahan Baku Sumber Kepala Gudang Bahan Baku

Informasi _{Perkiraan jumlah bahan baku dan nama item yang} memerlukan pemesanan kembali.

Rangkap 2 rangkap

Distribusi Gudang bahan baku, Bagian

Frekuensi Setiap kali bahan baku mencapai titik minimum stok Data

Item

No, tanggal,nama bahan baku, Quantity yang dibutuhkan keterangan

__________________________________________________________________

(52)

__________________________________________________________________

5-31

4. Surat Laporan Order

Bentuk dari Surat Laporan Order dilampirkan pada bagian lampiran. Kegunaan dari Surat Laporan Order adalah sebagai data untuk melihat order yang diterima dalam satu bulan yang nantinya sebagai pembanding dengan produksi yang dilakukan.

Tabel 5.7 Surat Laporan Order Sumber Bagian Marketing

Informasi _{Data mengenai Order-order yang masuk dalam satu} bulan

Rangkap 1 rangkap Distribusi Direksi Frekuensi Setiap Bulan Data

Item No Order,tanggal,nama customer, nama item, Quantity. Bentuk Formulir

Jenis Output Lampiran L3-4

5. Surat Laporan Bulanan dari Gudang bahan baku

Bentuk dari Surat Laporan Order dilampirkan pada bagian lampiran. Kegunaan dari Surat Laporan Bulanan adalah sebagai data pengeluaran bahan baku di gudang bahan baku untuk setiap order yang dilakukan dalam satu bulan. Data ini untuk melihat kesesuaian penggunaan bahan baku dengan barang jadi yang dihasilkan.

__________________________________________________________________

(53)

__________________________________________________________________

5-32

Tabel 5.8 Surat Laporan Bulanan Sumber Bagian Gudang bahan baku

Informasi _{Data mengenai bahan baku yang dikeluarkan untuk} setiap order dalam satu bulan

Item No Order,tanggal,nama customer, nama item, Quantity. Bentuk Formulir

5. Surat Laporan Bulanan dari Bagian Produksi

Bentuk dari Surat Laporan Order dilampirkan pada bagian lampiran. Kegunaan dari Surat Laporan Bulanan adalah sebagai data penggunaan bahan baku di lantai produksi untuk setiap order yang dilakukan dalam satu bulan dan data waste dan scrap yang terjadi untuk setiap ordernya. Data ini untuk melihat kesesuaian penggunaan bahan baku dengan barang jadi yang dihasilkan.

Tabel 5.9 Surat Laporan Bulanan Sumber Bagian Produksi

Informasi _{Data mengenai bahan baku yang digunakan, waste dan} scrap untuk setiap order dalam satu bulan

Item

No Order,tanggal,nama customer, nama item, Quantity, waste and scrap

Bentuk Formulir Jenis Output Lampiran L3-6

__________________________________________________________________

(54)

__________________________________________________________________

5-33

5. Surat Laporan Bulanan dari Gudang Barang Jadi

Bentuk dari Surat Laporan Order dilampirkan pada bagian lampiran. Kegunaan dari Surat Laporan Bulanan adalah sebagai data penerimaan barang jadi di Gudang barang jadi untuk setiap order yang dilakukan dalam satu bulan. Data ini untuk melihat kesesuaian penggunaan bahan baku dengan barang jadi yang dihasilkan.

Tabel 5.10 Surat Laporan Bulanan Sumber Bagian Gudang barang jadi

Informasi _{Data mengenai barang jadi yang diterima untuk setiap} order dalam satu bulan

Item No Order,tanggal,nama customer, nama item, Quantity Bentuk Formulir

5.5. Usulan Buku Pencatatan

Setelah menganalisis kenyataan yang sedang ada, penulis mengusulkan agar dilakukan perbaikan format pencatatan .

Dimana bentuk output dari buku pencatatan dari tiap bagiannya akan dilampirkan di bagian lampiran.

Adapun buku pencatatan usulan yang penulis usulkan adalah sebagai berikut : 1. Buku Pencatatan Bahan Baku Usulan

Ini merupakan pengganti buku pencatatan bahan baku yang ada di gudang bahan baku. Dimana kelebihan dari sistem pencatatan ini adalah :

- Memudahkan pengecekan status bahan baku.

- Adanya indicator saat dimana harus dilakukan pemesanan kembali.

__________________________________________________________________

(55)

__________________________________________________________________

5-34

2. Buku Pencatatan Peredaran Bahan Baku

Dalam ini, penulis mengusulkan suatu format untuk kepala produksi sebagai salah satu alat untuk mencatat peredaran bahan baku dilantai produksi.

Kegunaan dari pencatatan ini adalah :

- Membantu kepala produksi dalam menyusun jadwal penyelesaian tiap order dan customernya.

- Memudahkan pengawasan status bahan baku yang ada dilantai produksi.

3. Buku Pencatatan Pengiriman barang jadi.

Penulis juga mengusulkan suatu format untuk kepala produksi sebagai salah satu alat untuk mencatat hasil pengiriman barang jadi di lantai produksi pada setiap hari.

Kegunaan dari pencatatan ini adalah :

- Membantu kepala produksi dalam mengatur penjadwalan produksi.

- Membantu kepala produksi dalam mengawasi seberapa jauh penyelesaian tiap order dan status dari barang jadi yang sudah dibuat.

4. Buku Pencatatan Barang Jadi Kegunaan dari pencatatan ini adalah :

- Memudahkan pengecekan status barang jadi.

- Mempercepat proses pencatatan dan keakuratan perhitungan.

5.6. Perbandingan Sistem Saat ini dan Usulan Sistem Informasi Persediaan

Berdasarkan hasil analisis dan Usulan Perbaikan yang diberikan, maka dihasilkan sebuah Sistem Informasi Persediaan yang baru. Tabel perbandingan antara sistem lama dengan sistem baru yang diusulkan dapat di lihat pada tabel 5.6, sebagai berikut :

__________________________________________________________________

(56)

__________________________________________________________________

5-35

Tabel 5.11

Perbandingan Sistem yang dijalankan sekarang dan Usulan Sistem Informasi Persediaan

Sistem Informasi

Persediaan

Kebutuhan Informasi Sistem yang dijalankan

sekarang

Usulan Sistem

Informasi Persediaan

Prosedur Pemesanan Bahan Baku

Stock bahan baku Perkiraan Kepala gudang bahan baku

Perhitungan berdasarkan minimum stock

Laporan kekurangan bahan baku

Secara lisan Secara tertulis, yakni Laporan kekurangan bahan baku

Prosedur Penerimaan Bahan Baku

Kebenaran isi surat jalan dan fisik bahan baku

Hanya dilakukan bagian pembelian

Dilakukan oleh bagian gudang bahan baku dan bagian pembelian Prosedur Pengeluaran

Bahan Baku

Laporan sisa bahan baku di lantai produksi

Tidak ada Surat Laporan Produksi

Prosedur Penggunaan Bahan Baku

Data Status waste dan

scrap

Tidak dilakukan Surat Laporan Produksi

Data bahan baku di lantai produksi

Tidak dilakukan Buku Pencatatan Peredaran bahan baku dan Buku pencatatan Pengiriman barang jadi Prosedur Penerimaan

barang jadi

Data Stock barang jadi Manual Perbaikan format

Prosedur Pengeluaran Barang Jadi

Data barang jadi yang diterima, tersedia dan dikirimkan

Manual Perbaikan format

Prosedur Pengawasan Persediaan

Data kesesuaian bahan baku dan barang jadi dalam satu bulan

Tidak dilakukan Usulan Prosedur

__________________________________________________________________

(57)

Bab 6 Kesimpulan dan Saran

__________________________________________________________________

BAB 6

KESIMPULAN DAN SARAN

6.1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil pengumpulan dan pengolahan data yang dilakukan untuk tahun 2004 tersebut serta analisis yang dilakukan pada Sistem Informasi Persediaan, maka dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut :

1. Pengawasan persediaan bahan baku dalam gudang bahan baku :

Tidak terdapat buku pencatatan bahan baku.

Tidak ada pencatatan waste dan scrap, serta sisa bahan baku di lantai produksi.

Perusahaan tidak melaksanakan pembelian bahan baku berdasarkan EOQ (Economic Order Quantity ).

2. Pengawasan persediaan barang jadi dalam gudang barang jadi :

Tidak terdapat buku pencatatan barang jadi, sehingga pemantauan terhadap penggunaan bahan baku menjadi barang jadi sulit dilaksanakan.

3. Perbaikan Sistem Informasi Persediaan dapat menghemat biaya yang timbul akibat pembelian (Cost of money) dan penyimpanan yang cukup berarti. Seperti hasil olah data pada tabel 4.4 yang menunjukkan perkiraan kuantifikasi penghematan biaya dalam rupiah sebesar Rp. 6.122.030,- pada seluruh bahan baku per tahun. Bila waste dan scrap di lantai produksi dikumpulkan dan diperhitungkan harga jualnya untuk daur ulang bagi pembuatan kapas sintetik pengisi baju hangat (Padded Jacket), maka nilai rupiah yang dihemat menjadi lebih besar dari 6 juta rupiah.

6.2. Saran

6.2.1. Saran Bagi Perusahaan

Saran-saran kepada perusahaan dalam mengawasi dan mengelola persediaan adalah sebagai berikut :

__________________________________________________________________

(58)

Bab 6 Kesimpulan dan Saran

__________________________________________________________________

6-2

1. Dibuat pencatatan bahan baku masuk dan keluar per jenis bahan baku, dengan demikian dapat diketahui status pembelian, pengeluaran dan sisa bahan baku, hal ini akan memudahkan pengawasan maupun pembelian bahan baku.

2. Pencatatan waste dan scrap pada Surat Laporan Produksi setiap batch order, sehingga dapat melakukan perkiraan tambahan persediaan bahan baku yang diperlukan untuk pembelian bahan baku.

3. Pembuatan standar persediaan yang jelas berdasarkan EOQ, sehingga memungkinkan jumlah persediaan yang ekonomis bagi perusahaan. Hal ini berguna bagi penggunaan perusahaan secara efektif.

4. Dibuat pencatatan barang jadi masuk dan keluar per jenis barang , dengan demikian dapat diketahui status persediaan barang jadi secara lebih akurat, untuk mengetahui stock awal dan penjadwalan pemenuhan kebutuhan order pelanggan.

5. Untuk pelaksanaan dalam jangka pendek, pengawasan Sistem Informasi Persediaan yang dilakukan dapat dilakukan secara manual (menggunakan kertas kerja atau dokumen-dokumen dan buku pencatatan). Namun untuk jangka panjang terutama pada saat perusahaan berkembang dan produksi meningkat, maka disarankan untuk memanfaatkan teknologi komputer agar pengendalian persediaan dapat dilakukan secara lebih terintegrasi antar bagian dalam proses produksi, dan menyingkat waktu pengawasan. 6. Dilakukan penghitungan persediaan akhir secara berkala pada persediaan

bahan baku maupun barang jadi. Untuk mencocokkan data jumlah barang dalam catatan dengan jumlah fisik barang tersebut, sehingga penyimpangan yang terjadi dapat segera diantisipasi.

7. Dilakukan pembuatan prosedur pengembalian bahan baku yang rusak ke supplier, sehingga dapat mengurangi pengeluaran biaya akibat adanya kerusakan bahan baku dari supplier.

8. Dilakukan proses penimbangan barang jadi pada waktu penyerahan dari bagian produksi ke bagian gudang barang jadi. Untuk memastikan bahwa

__________________________________________________________________