1. IDENTITAS PROYEK
Judul Peningkatan mutu layanan pada UPT Laboratorium Lingkunan BPPLH Kota Bandar Lampung Melalui Review Prosedur Kerja
Deskrispi Mutu layanan laboratorium saat ini masih belum optimal karena prosedur layanan terlalu rumit dan lambat, karena itu perlu dilakukan review prosedur untuk meningkatkan mutu layanan laboratorium.
Sponsor Kepala Badan Pengelolaan dan Pengendalian Lingkungan Hidup Kota Bandar Lampung (REJAB, SE.)
Project Leader
Kepala UPT Laboratorium Lingkungan (AHMAT WAHYUDI, ST.M.Si)
Sumber daya Tim
1. SK Kepala BPPLH No.
800/007/III.20/16 2. Sumber daya manusia
3. Dana
Struktur Manajemen Mutu Organisasi Lab BPPLH Kota Bandar Lampung Internal
1. Kasubbag TU UPT Lab (manajer Adm)
2. Staf Lab (Manajerr teknis) 3. Staf Lab (Manajer mutu) 4. Staf Lab (Penyelia lab) 5. Staf Lab (Analis lab)
6. Staf Lab (Petugas pengambil contoh)
7. Kabid Wasdal & Gakum BPPLH 8. Kabid Penataan & Pemanfaatan )Swadaya
2. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)
Isu-isu lingkungan hidup di kota Bandar Lampung yang belum terselesaikan sampai saat ini diantaranya pencemaran sungai, laut dan air tanah akibat limbah industri, kegiatan transportasi, pelabuhan dan domestik. Selain itu kualitas udara juga cenderung mulai turun akibat kegiatan industri dan transportasi yang semakin meningkat (RPJMD/Renstra BPPLH, 2000-2015)
Visi BPPLH Kota Bandar Lampung adalah “ Mewujudkan Masyarakat yang Sadar Lingkungan dan Keselarasan Pemanfaatan Sumber Daya Alam dengan Fungsi Lingkungan Hidup Secara Berkelanjutan
Sedangkan misi BPPLH Kota Bandar Lampung adalah
a. Penataan pengelolaan sumber daya alam dan lingkungan hidup yang berkelanjutan b. Pelaksanaan pengawasan dan pengendalian pencemaran
dan kerusakan lingkungan Hidup.
c. Pendayagunaaan sumber daya alam dan lingkungan hidup yang berkelanjutan.
d. Koordinasi pengelolaan lingkungan hidup
e. Peningkatkan kesadaran masyarakat melalui pembinaan dan penyuluhan lingkungan hidup.
f. Konservasi lingkungan hidup
g. Peningkatan fungsi kelembagaan dan kualitas sumber daya manusia.
h. Peningkatkan akses informasi lingkungan i. Penegakan hukum lingkungan
Berdasarkan Peraturan Walikota Bandar Lampung Nomor 23 Tahun 2008 Tentang Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Badan Pengelolaan dan Pengendalian Lingkungan Hidup Kota Bandar Lampung, tugas pokok Badan Pengelolaan dan Pengendalian Lingkungan Hidup (BPPLH) Kota Bandar Lampung adalah melaksanakan sebagian urusan pemerintah daerah dalam hal penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah dibidang Pengelolaan dan Pengendalian Lingkungan Hidup
Dalam penyusunan kebijakan tersebut diperlukan data dan informasi mengenai kualitas lingkungan (kualitas udara, air). Data dan informasi tersebut bersumber dari hasil pengukuran/analisis laboratorium yang merupakan produk dari UPT Laboratorium. Bila data dan informasi yang digunakan tidak valid maka kebijakan yang dihasilkan juga tidak akan tepat bahkan dapat menyesatkan.
Uraian Tugas Pokok dan Fungsi UPT Laboratorium
Berdasarkan Peraturan Walikota Bandar Lampung Nomor 41 Tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis (UPT) Laboratorium Lingkungan Pada Badan Pengelolaan dan Pengendalian Lingkungan Hidup (BPPLH) Kota Bandar Lampung, Tugas Pokok UPT Laboratorium Lingkungan BPPLH Kota Bandar Lampung adalah melaksanakan tugas teknis operasional dan/atau teknis penunjang di bidang pengujian parameter kualitas lingkungan hidup, pemeliharaan alat, sarana dan prasarana laboratorium
UPT Laboratorium memiliki fungsi :
1) Perencanaan, pelaksanaan pemantauan, evaluasi kebijakan teknis dibidang pengujian parameter kualitas lingkungan hidup dan/atau kalibrasi.
2) Perencanaan, pelaksanaan pemantauan, evaluasi pemeliharaan alat, sarana dan prasarana laboratorium
3) Perencanaan, pelaksanaan pemantauan, evaluasi pengelolaan dan penyajian data dan bank data kualitas lingkungan
4) Perencanaan, pelaksanaan pemantauan, evaluasi pembuatan bahan acuan standar, sertifikasi dan bahan uji parameter kualitas lingkungan
5) Pelaksanaan kerjasama penelitian di bidang lingkungan
6) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala BPPLH sesuai tugas pokok dan fungsinya
Kepala UPT Laboratorium bertanggungjawab terhadap kegiatan laboratorium dan bertanggungjawab dalam memimpin organisasi laboratorium untuk mencapai tingkat prestasi yang baik
Kepala UPT laboratorium sebagai manajer puncak memiliki wewenang :
Membuat keputusan terhadap kebijakan maupun sumber daya lab untuk mencapai mutu data pengujian dan/atau kalibrasi sesuai kebutuhan dan kepuasan pelanggan
Tugas kepala UPT Laboratorium sebagai manajer puncak :
Memimpin, mengendalikan, mengkoordinasikan dan melaksanakan sebagian urusan teknis operasional dan atau penunjang di bidang pengujian parameter kualitas lingkungan hidup, pengelolaan aset lab, sarana dan prasarana lab
Uraian tugas kepala UPT Laboratorium adalah sebagai berikut : 1) Mengesahkan panduan mutu
2) Menyelenggarakan kaji ulang manajemen min 12 bulan sekali 3) Menetapkan dan memelihara sasaran mutu lab
4) Mempromosikan kebijakan mutu dan sasaran mutu di seluruh level organisasi untuk meningkatkan kesadaran, motivasi dan pelibatan
5) Memastikan fokus perhatian pada persyaratan pelanggan
6) Memastikan bahwa proses yang sesuai diterapkan dan memungkinkan persyaratan pelanggan atau pihak lain yang berkepentingan dipenuhi dan sasaran mutu dicapai 7) Memastikan bahwa suatu sistem manajemen mutu yang efektif dan efisien telah
diterapkan, diimplementasikan dan dipelihara untuk mencapai sasaran mutu Memastikan tersedianya sumber daya yang diperlukan
8) Meninjau sistem manajemen mutu secara periodik
9) Memutuskan tindakan bagi perbaikan sistem manajemen mutu
Identifikasi Permasalahan
Identifikasi permasalahan dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi UPT Laboratorium terkait dengan isu aktual dan lingkungan strategis dapat dilihat pada tabel 1 berikut.
Tabel 1
Perbandingan kondisi saat ini dan kondisi yang diinginkan
Kondisi saat ini Kondisi yang diinginkan Sumber daya manusia
• Kompetensi staf kurang
• Status pegawai mayoritas TKS
• Kompetensi staf baik
• Status pegawai PNS Tata laksana
• Prosedur rumit
• Jumlah formulir yang dibutuhkan 15 buah
• Waktu proses lama
• Prosedur sederhana
• Jumlah formulir seminimal mungkin
• Waktu lebih singkat Program Kerja
• Lab belum terakreditasi • Lab terakreditasi Organisasi
• Tugas pokok dan fungsi sangat luas tidak sebanding dengan SDM
• Jumlah jabatan struktural hanya dua buah
• Tugas pokok dan fungsi sebanding dengan kualitas dankuantitas SDM
• Jumlah jabatan struktural sesuai dengan SNI/ISO EIC 17025-2008
1) Sumber daya manusia
• Kompetensi personel masih kurang karena kurangnya pelatihan/pengetahuan dasar personel sementara status kepegawaian honorer menyulitkan untuk penugasan (DIKLAT) ke luar daerah
2) Tata Laksana
• Prosedur pelaksanaan kerja belum lengkap dan yang sudah ada kurang efektif dan efisien karena terlalu rumit, dan waktu penyelesaiannya masih lama
3) Program kerja
• Laboratorium belum terakreditasi menyebabkan ruang gerak pengembangan program kerja pelayanan sangat terbatas. Data hasil pengujian akan diragukan akurasi dan presisinya
4) Organisasi
• Fungsi organisasi terlalu luas tidak sebanding dengan kemampuan SDM
• Struktur organisasi hanya mencakup kepala lab dan kepala TU, sementara SNI/ISO-IEC 17025-2008 menghendaki adanya personel manajemen berupa (manajer puncak, manajer teknis, manajer mutu dan manajer administrasi
Dari beberapa permasalah tersebut ditentukan skala prioritas masalah mana yang akan diselesaikan terebih dahulu dengan mempertimbangkan faktor urgensi, seriousness dan growth (USG) maka dipilih prioritas masalah yang akan diselesaikan terlebih dahulu adalah tata laksana yaitu review prosedur pelaksanaan kerja. sebagai mana dapat dilihat pada tabel 2. :
Tabel 2
Pemilihan skala prioritas masalah yang akan diselesaikan
No Identifikasi Isu Aktual
Penentuan Prioritas
Jml Urutan Prioritas Urgen
t
Serious Growth
1 Kompetensi SDM masih kurang 4 4 4 12 II
2 Prosedur kerja belum lengkap dan belum efektif
5 4 4 13 I
3 Laboratorium belum terakreditasi 2 3 4 9 III
4 Tugas pokok dan fungsi terlalu luas tidak sesuai dengan struktur organisasi
2 2 3 7 IV
Keterangan :
Urgency :
5 : Sangat Mendesak 4 : Mendesak
3 : Cukup Mendesak 2 : Tidak Mendesak
1 : Sangat Tidak Mendesak
Serious :
5 : Sangat Berpengaruh 4 : Berpengaruh
3 : Cukup Berrpengaruh 2 : Tidak Berpengaruh 1 : Sangat Tidak berpengaruh
Growth:
5 : Sangat Berdampak 4 : Berdampak
3 : Cukup Berdampak 2 : Tidak Berdampak
1 : Sangat Tidak Berdampak
Dari uraian diatas dengan mempertimbangkan faktor urgensi, pengaruh, dampak serta kewenangan yang dimiliki maka dipilih area perubahan yang akan dijadikan proyek perubahan adalah tata laksana dengan judul “Peningkatan Mutu Layanan Pada UPT Laboratorium Lingkunan BPPLH Kota Bandar Lampung Melalui Review Prosedur Kerja”
3. TUJUAN
A. Tujuan Jangka Pendek
1) Menyusun dan mereview SOP pelayanan
2) Melakukan uji coba dan evaluasi penerapan SOP B. Jangka Menengah
1) Meningkatkan akurasi dan presisi data yang dihasilkan
2) Mendapatkan akreditasi dari Komite Akreditasi Nasional (KAN) C. Jangka Panjang
Meningkatkan kualitas dan cakupan pelayanan secara berkelanjutan (Continual improvement)
4. MANFAAT
No Jenis Perubahan
Reformasi birokrasi Manfaat
1 Pemerintahan bersih dan bebas KKN
mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance) berupa pelayanan yang jelas dan transparan
2 Kualitas pelayanan publik
meningkatkan kualitas pelayanan yang lebih cepat, mudah/sederhana dan menjamin kepuasan pelanggan baik internal maupun eksternal.
3 Kapasitas dan akuntabilitas kinerja
meningkatkan kinerja dan akuntabilitas organisasi 5 RUANG LINGKUP
Ruang lingkup kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan dalam proyek perubahan ini adalah sebagai berikut :
1. Brainstorming
2. Pembentukan Tim pelaksana 3. Pengumpulan data
4. Rapat penyusunan SOP 5. Uji coba SOP pelayanan 6. Evaluasi SOP
7. Pembuatan baner SOP pelayanan 8. Penyusunan laporan
6. OUTPUT KUNCI (KEY PROJECT DELIVERABLE)
Nama Kegiatan Deskripsi
A.Jangka pendek
1) Brain storming.
2) Pembentukan Tim
3) Pengumpulan data
Memberikan penjelasan dan
mendapatkan input terhadap proyek perubahan
Tim pelaksana proyek perubahan yang terdiri dari tim pengumpulan data, tim olah data, tim penyusun dan tim evaluasi
Tim pengumpul data mengumpulan data
4) Rapat penyusunan SOP
5) Uji coba SOP pelayanan
6) Evaluasi SOP pelayanan
7) Pembuatan baner alur pelayanan
8) Penyusunan laporan B.Jangka Menengah
Mendapatkan akreditasi dari KAN C.Jangka Panjang
Meningkatkan kualitas dan cakupan pelayanan secara berkelanjutan (Continual improvement)
dan informasi sebanyak banyaknya dari berbagai sumber terkait penyusunan SOP pelayanan
Tim penyusunan SOP melakukan rapat rapat penyusunan SOP menggunakan data /informasi yang telah dikumpulkan
Tim uji coba melakukan Uji coba/simulasi SOP yang telah dibuat oleh tim
penyusun SOP
SOP dievaluasi apakah sudah cukup baik atau perlu perbaikankembali
Apabila SOP dinilai sudah baik, maka dilanjutkan dengan pembuatan baner informasi alur pelayanan.
Penyusunan laporan proyek perubahan.
7. PENTAHAPAN (MILESTONES)
NO TAHAP UTAMA WAKTU
A.
B.
C.
Jangka pendek Persiapan
1) Brain storming.
2) Pembentukan Tim 3) Pengumpulan data Pelaksanaan
4) Rapat penyusunan SOP 5) Uji coba SOP pelayanan Evaluasi
6) Evaluasi SOP pelayanan
7) Pembuatan baner alur pelayanan 8) Penyusunan laporan
Jangka Menengah
Mendapatkan akreditasi dari KAN Jangka Panjang
Meningkatkan kualitas dan cakupan
pelayanan secara berkelanjutan (Continual improvement)
1 minggu
4 minggu
3 minggu.
Sampai akhir tahun 2017
Akhir 2020
08.TATA KELOLA PROYEK
STRUKTUR DESKRIPSI
• Sponsor
1. Memberikan
Sponsor 7
Tim
persetujuan, dukungan, arahan adanya proyek perubahan
2. Mengkoordinasikan kegiatan
3. Membantu menyelesaikan hambatan
• Project Leader
1. Memimpin jalannya proyek perubahan mulai dari merencanakan, mengkoordinasikan, membentuk Tim
Pelaksana, penjadwalan, memotitor dan evaluasi dengan bimbingan sponsor dan coach.
2. Memberikan arahan strategi kepada Tim 3. Menyusun rencana kerja
Tim
4. Melakukan komunikasi dan kesepakataan dengan Stakeholders 5. Melaporkan pelaksanaan
proyek dan hasilnya 6. Menyelesaikan masalah
yang tidak dapat diselesaikan oleh Tim
•Tim Pengumpulan Data Bertugas mengumpulkan data/informasi untuk penyusunan SOP
•Tim Penyusuan
Bertugas menyusun SOP dan
mengevaluasi/memperbaiki setelah dilakukan uji coba
•Tim Uji coba
Bertugas melakukan
simulasi/uji coba penerapan SOP
• Coach / Counselor
1. Melakukan diskusi dan memberikan maasukan daalam menyusun rancangan proyek 2. Memonitor kegiatan
peserta
3. Membantu melakukan intervensi bila peserta mengalami
permasalahan
4. Melakukan komunikasi dengan mentor terkait kegiatan peserta
5. Membantu dokumentasi proses dan memonitor perkembangan hasil sesuai dengan yang diharapkan.
09.ANGGARAN
JUMLAH DESKRIPSI
Jangka Pendek Jangka Menengah
Jangka Panjang
Cetak banner Rp.150.000
Persiapan dan pelaksanaan akreditasi Rp.200.000.000
• Bahan kimia, standar dan CRM (QC) Rp.70.000.000
• Perawatan dan kalibrasi alat Rp.30.000.000
• Penyusunan dokumen sistem mutu Rp.10.000.000
• Pelatihan personel Rp.50.000.000
• Biaya Akreditasi Rp.15.000.000
• Perbaikan sarana & prasarana Rp.10.000.000
10 IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
Nama
Stakeholder tupoksi Hubungan dgn
kegiatan Manfaat Pengendalian Kepala BPPLH memimpin,mengkoordin
asikan, dan
melaksanakan sebagian urusan pemerintahan daerah dibidang Pengelolaan dan Pengendalian Lingkungan Hidup
Pengambil keputusan Pendukung utama proyek, alokasi sumber daya
Komunikasi personal
Bidang Wasdal Gakum
pengawasan, pengendalian dan penegakan hukum l
Pelanggan internal Umpan balik Komunikasi personal
Bidang Penataan penataan dan
pemanfaatan lingkungan hidup meliputi
pelaksanaan teknis, koordinasi penataan dan pemanfaatan lingkungan hidup
Pelanggan internal Umpan balik Komunikasi personel
Bidang Konservasi
pembinaan, koordinasi, konservasi, rehabilitasi lingkungan hidup dan mitra lingkungan
Pelanggan internal Umpan balik Komunikasi personel
UPT Lab BPLHD Provinsi
Lampung
Pengujian parameter lingkungan dan
pembinaan laboratorium kab/kota
Pembina lab Kab/Kota Dukungan teknis, pembinaan, benchmarking
Komunikasii personel.
Lab Poltekes Pengujian parameter Linkungan
mitra kerja Benchmarking Komunikasi personal
PPES Pengelolaan lingkungan hidup & kehutanan tk sumatera
Pembina Dukungan teknis, pembinaan
Komunikasi, forum lab kluster
Lab
PUSARPEDAL
Laboratorium pusat Pembina Dukungan teknis, pembinaan
Komunikasi personal Rumah sakit Pelayanan kesehatan Pelanggan ekternal Umpan balik
pelanggan
komunikasi
Industri Produksi barang Pelanggan ekternal Umpan balik pelanggan
Komunikasi personal
NET MAP
