34
BAB IV
PERANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Perancangan Sistem Usulan 4.1.1. Analisa Kebutuhan
Kebutuhan Fungsional adalah kebutuhan yang berisi proses apa saja atau layanan apa saja yang nantinya harus disediakan oleh sistem, mencakup bagaimana sistem harus bereaksi pada input tertentu dan bagaimana perilaku sistem pada situasi tertentu.
A. Kebutuhan Pengguna
Dalam rancangan penjadwalan kepala kantor terdapat dua pengguna yaitu admin dan user. Pengguna tersebut memiliki karakteristik dan kebutuhan :
1. Skenario kebutuhan admin :
a. Admin dapat mengelola kegiatan kepala kantor b. Admin dapat mengelola akun kepala kantor c. Admin dapat mencetak arsip kegiatan 2. Skenario kebutuhan kepala kantor :
a. Mengkonfirmasi kehadiran kegiatan b. Melihat jadwal kegiatan yang akan datang
B. Kebutuhan Sistem
1. Sistem memiliki 2 hak akses login antara lain admin dan kepala kantor.
2. Sistem berisikan menu jadwal kegiatan yang sedang berlangsung, sebelum kegiatan dan kegiatan yang akan datang serta konfirmasi kegiatan kepala kantor yang telah dilaksanakan.
3. Admin dapat mengelola menu penjadwalan dimana didalam nya dapat menambah kegiatan kepala kantor.
4. Admin dapat menambah data kepala kantor setiap masa jabatan berakhir.
5. Kepala kantor dapat mengkonfirmasi bahwa kegiatan telah dilaksanakan dan terselesaikan sesuai dengan waktu yang terjadawal.
6. User hanya bisa melihat tampilan jadawal kegiatan tanpa harus melakukan login.
4.1.2. Rancangan Diagram Use Case 1. Use case diagram login
Gambar IV.1.
Use Case Diagram Login
Tabel IV.1. Deksripsi Use Case Diagram Login
Use Case Name Login
Requirements Untuk login ke web Penjadwalan kegiatan kepala kantor
Goal Admin dan Kepala kantor berhasil melakukan login dan mengakses menu utama masing- masing.
Pre-Conditions Admin dan kepala kantor memasukan username dan password
Post-Conditions Admin dan kepala kantor berhasil melakukan login dan mengakses menu utama
Failed End Condition Admin dan kepala kantor tidak dapat masuk ke menu utama
Actors Admin dan kepala kantor
Main Flow/Basic path
1. Admin melakukan login sebelum memilih menu utama admin
2. Kepala Kantor login sebelum memilih menu utama kepala kantor
Alternate Flow/Invariant A A1. Semua actors membuka web
A2. Semua actors melakukan login kemudian masuk ke menu utama
Invarian B B1. Semua actors memasukan username dan password
B2. Semua actors dapat mengakses menu utama
2. Use Case Diagram Menu Data Kepala Kantor
Gambar IV.2.
Use Case Diagram Menu Data Kepala Kantor
Tabel IV.2. Deksripsi Use Case Diagram Menu Data Kepala Kantor Use Case Name Menu Data Kepala Kantor
Requirements Untuk mengelola data kepala kantor
Goal Admin dapat mengelola data kepala kantor, mengedit dan menghapus data setiap pergantian masa jabatan kepala kantor
Pre-Conditions Admin memilih menu kepala kantor
Post-Conditions Admin berhasil melakukan login dan mengakses menu data kepala kantor
Failed End Condition Admin tidak dapat masuk ke menu data kepala kantor
Actors Admin
Main Flow/Basic path 1. Admin memilih menu data kepala kantor 2. Admin melihat data kapala kantor
Alternate Flow/Invariant A A1. Admin memilih menu data kapala kantor A2. sistem menampilkan menu data kepala kantor Invarian B B1. Admin memilih menu data kepala kantor
B2. Admin melihat data kepala kantor B3. Admin menambah data kepala kantor
3. Use case diagram Menu Penjadwalan Kegiatan
Gambar IV.3.
Use Case Diagram Menu Penjadwalan Kegiatan
Tabel IV.3. Deksripsi Use Case Diagram Menu Penjadwalan Kegiatan Use Case Name Menu Penjadwalan Kegiatan
Requirements Untuk mengelola penjadwalan kegiata kepala kantor
Goal Admin dapat mengelola penjadawalan kegiatan kepala kantor bisa menginput dan mengedit kegiatan kepala kantor
Pre-Conditions Admin memilih menu penjadwalan kegiatan
Post-Conditions Admin berhasil melakukan login dan mengakses menu penjadwalan kegiatan
Failed End Condition Admin tidak dapat masuk ke menu penjadwalan kegiatan
Actors Admin
Main Flow/Basic path 1. Admin memilih menu penjadwalan kegiatan 2. Admin menginput jadwal kegiatan
Alternate Flow/Invariant A A1. Admin memilih menu penjadwalan kegiatan A2. Sistem menampilkan menu penjadwalan
kegiatan
Invarian B
B1. Admin memilih menu data kepala kantor B2. Admin melihat penjadwalan kegiatan kepala
kantor
B3. Admin dapat menginput penjdawalan kegiatan kepala kantor
B4. Admin menambah jadwalan kegiatan kepala kantor
4. Use case Diagram Menu Kepala Kantor
Gambar IV.4
Use Case Diagram Menu Kepala Kantor
Tabel IV.4. Deksripsi Use Case Diagram Menu Kepala Kantor Use Case Name Menu Kepala Kantor
Requirements Untuk mengkonfirmasi kegiatan
Goal Kepala kantor dapat mengelola menu kepala kantor untuk mengkonfirmasi kegiatan yang sudah terlaksana
Pre-Conditions Kepala kantor memilih menu kepala kantor Post-Conditions kepala kantor berhasil melakukan login dan
mengakses menu kepala kantor
Failed End Condition kepala kantor tidak dapat masuk ke menu kepala kantor
Actors kepala kantor
Main Flow/Basic path 1. kepala kantor memilih menu kepala kantor 2. kepala kantor mengkonfirmasi kegiatan Alternate Flow/Invariant A A1. kepala kantor memilih menu kepala kantor
A2. sistem menampilkan menu kepala kantor Invarian B B1. Kepala kantor memilih menu kepala kantor
B2. Kepala kantor mengkonfirmasi kegiatan B3. Kepala kantor melihat jadwal kegiatan
5. Use case Diagram Menu Pengarsipan Kegiatan
Gambar IV.5
Use Case Diagram Menu Pengarsipanan Kegiatan
Tabel IV.5. Deksripsi Use Case Diagram Menu Pengarsipan Kegiatan Use Case Name Menu Pengarsipan Kegiatan
Requirements Untuk mengelola arsip kegiata kepala kantor
Goal Admin dapat mengarsipkan kegiatan kepala kantor dan bisa mencetak rekap kegiatan kepala kantor
Pre-Conditions Admin memilih menu pengarsipan kegiatan
Post-Conditions Admin berhasil melakukan login dan mengakses menu pengarsipan kegiatan
Failed End Condition Admin tidak dapat masuk ke menu pengarsipan kegiatan
Actors Admin
Main Flow/Basic path 1. Admin memilih menu pengarsipan kegiatan 2. Admin mengarsipkan kegiatan
3. Admin mencetak arsip kegiatan
Alternate Flow/Invariant A A1. Admin memilih menu pengarsipan kegiatan A2. Sistem menampilkan menu pengarsipan
kegiatan
Invarian B
B1. Admin memilih menu pengarsipan kegiatan B2. Admin melihat pengarsipan kegiatan
B3. Admin dapat mencetak dan mendownload arsip kegiatan
4.1.3. Rancangan Diagram Aktivitas 1. Activity diagram menu login
Gambar IV.6
Activity Diagram Menu Login
2. Activity diagram menu data kepala kantor
Gambar IV.7.
Activity Diagram Menu Data Kepala Kantor
3. Activity diagram menu penjadwalan kegiatan
Gambar IV.8.
Activity Diagram Menu Penjadwalan
4. Activity diagram menu pengarsipan
Gambar IV.9.
Activity Diagram Menu Pengarsipan
5. Activity diagram menu kepala kantor
Gambar IV.10.
Activity Diagram Menu Kepala Kantor
4.1.4. Rancangan Dokumen Sistem Usulan
Dokumen masukan adalah segala bentuk dokumen yang berasal dari lingkungan luar sistem yang berupa dokumen-dokumen yang akan diolah dalam suatu proses agar dapat menghasilkan dokumen yang diinginkan. Sedangkan dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen yang berasal dari dalam sistem yang berupa dokumen-dokumen yang telah diolah dokumen-dokumen tersebut sebagai berikut:
A. Dokumen Masukan Sistem Usulan 1. Surat Masuk
Nama Dokumen : Surat Masuk
Fungsi : Sebagai surat undangan kegiatan Sumber : Instansi atau Lembaga luar Tujuan : Sub bagian humas
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap ada surat masuk Bentuk : Lihat Lampiran A.1
B. Dokumen Keluaran Sistem Usulan 1. Arsip Kegiatan
Nama Dokumen : Arsip Kegiatan
Fungsi : Sebagai pengarsipan kegiatan
Sumber : Humas
Tujuan : Kepala Kantor
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap dibutuhkan Bentuk : Lihat Lampiran A.4
2. Surat Tugas
Nama Dokumen : Surat Tugas
Fungsi : Sebagai surat resmi untuk menjalankan tugas
Sumber : Sub bagian humas
Tujuan : Instansi Luar atau Yang mengundang
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap melakukan tugas luar Bentuk : Lihat lampiran B.2
4.1.5. Rancangan Prototype 1. Halaman Login
Halaman login adalah halaman awal yang harus diakses oleh pengguna website dengan memasukan NIP dan Password untuk bisa masuk ke Halaman Beranda.
Gambar IV.11.
Halaman Login
2. Halaman Data Kepala Kantor
Halaman data kepala kantor adalah halaman yang berisi data kepala kantor dari tahun sebelum nya hingga yang sedang menjabat, beriaikan nip, nama, jabatan dan masa bakti kerja.
Gambar IV.12.
Halaman Data Kepala Kantor
3. Halaman Input Jadwal Kegiatan
Halaman input jadwal kegiatan berfungsi untuk menginput kegiatan yang di isi oleh admin, berisi nama kegiatan, lokasi kegiatan, upload surat kegiatan yang telah di scan dalam bentuk pdf, nomor surat dan waktu pelaksanaan kegiatan.
Gambar IV.13.
Halaman Input Jadwal Kegiatan
4. Halaman Kegiatan Kepala Kantor
Halaman kegiatan kepala kantor berisikan konfirmasi kegiatan kepala kantor yang telah dihadiri dan diselesaikan oleh kepala kantor. Memilih button konfirmasi setelah selesai dan jika memilih button skip artinya kepala kantor tidak menghadiri kegiatan tersebut.
Gambar IV.14.
Halaman Kegiatan Kepala Kantor
5. Halaman Pengarsipan Agenda Kegiatan
Halaman pengarsipan agenda kegiatan adalah halaman yang berisi arsip kegiatan kepala kantor di input sesuai bulan dan tahun yang akan di cari.
Pengarsipan bisa di download dan bisa di cetak. Isi dalam halaman ini diantara nya nomor surat, nama kegiatan, lokasi kegiatan dan waktu kegiatan.
Gambar IV.15.
Halaman Pengarsipan Agenda Kegiatan
6. Halaman Awal Kegiatan Kepala Kantor
Halaman awal kegiatan kepala kantor berisikan infromasi kegiatan kepala kantor yang akan dilaksakan dan sudah terkonfrimasi. User bisa melihat halaman ini tanpa melakukan login.
Gambar IV.16.
Halaman Awal Kegiatan Kepala Kantor
7. Hasil keluaran dari arsip kegiatan
Hasil keluaran ini adalah arsip kegiatan yang telah di cetak.
Gambar IV.17.
Hasil Keluaran Arsip Kegiatan
4.2. Perancangan Perangkat Lunak 4.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar IV.18.
Entity Relationship Diagram (ERD)
4.2.2. Logical Record Structure (LRS)
Gambar IV. 19.
Logical Record Structure (LRS)
4.2.3. Spesifikasi File
1. Spesifikasi File Admin
Nama file : admin Akronim : admin
Fungsi : Untuk menyimpan data admin Tipe file : File master
Organisasi file : Index Sequential Akses file : Random
Media : Hardisk
Panjang record : 151
Kunci field : Id_admin Software : MySql
Tabel IV.6. Spesifikasi File Admin
No Elemen data Nama Field Type Size Ket
1. Id Admin Id_admin Int 11 Primary Key
2. Nip Nip Int 20
3. Password Password varchar 50
4. Nama Nama varchar 50
5. Hak_akses Hak akses varchar 20
2. Spesifikasi File Kepala Kantor
Nama file : kepala_kantor Akronim : Kepala Kantor
Fungsi : Untuk menyimpan data kepala kantor Tipe file : File master
Organisasi file : Index Sequential Akses file : Random
Media : Hardisk
Panjang record : 151 Kunci field : Id_kk Software : MySql
Tabel IV.7. Spesifikasi File Kepala Kantor
No Elemen data Nama Field Type Size Ket
1. Id Kepala Kantor Id_kk Int 11 Primary Key
2. Nip Nip Int 20
3. Password Password varchar 50
4. Nama Nama varchar 50
5. Jabatan Jabatan varchar 20
3. Spesifikasi File Penjadwalan
Nama file : penjadwalan Akronim : Penjadwalan
Fungsi : Untuk menyimpan data penjadwalan kegiatan Tipe file : File master
Organisasi file : Index Sequential Akses file : Random
Media : Hardisk
Panjang record : 86
Kunci field : Id_jadwal Software : MySql
Tabel IV.8. Spesifikasi File Penjdawalan
No Elemen data Nama Field Type Size Ket
1. Id Jadwal Id_jadwal Int 11 Primary Key
2. Nama Kegiatan Nama_kegiatan Text 3. Scan surat Scan_surat Text
4. Nomor Surat No_surat Varchar 50
5. Waktu Kegiatan Waktu Date 6. Lokasi Kegiatan Lokasi Text
7. Status kegiatan Status Varchar 25
4. Spesifikasi File Pengarsipan
Nama file : pengarsipan Akronim : Pengarsipan
Fungsi : Untuk menyimpan arsip penjadwalan kegiatan Tipe file : File master
Organisasi file : Index Sequential Akses file : Random
Media : Hardisk
Panjang record : 22 Kunci field : Id_arsip Software : MySql
Tabel IV.9. Spesifikasi File Pengarsipan
No Elemen data Nama Field Type Size Ket
1. Id Arsip Id_arsip Int 11 Primary Key
2. Id Jadwal Id_jadwal Int 11 Foregin Key
3. Bulan Bulan Date
4. Tahun Tahun Date
4.2.4. Class Model
Gambar IV.20 Class Model
4.2.5. Sequence Diagram
1. Sequence diagram login pengguna
Gambar IV. 21
Sequence Diagram Menu Pengguna
2. Sequence diagram halaman menu Kepala Kantor
Gambar IV. 22
Sequence Diagram Menu Kepala Kantor
3. Sequence diagram halaman penjadwalan
Gambar IV.23
Sequence Diagram Menu Penjadwalan
4. Sequence diagram halaman data kepala kantor
Gambar IV. 24.
Sequence Diagram Menu Data Kepala Kantor
5. Sequence diagram halaman pengarsipan
Gambar IV. 25.
Sequence Diagram Menu Pengarsipan
4.2.6. Spesifikasi Hardware dan Software 1. Spesifikasi Hardware
A. Server 1) CPU
(a) Processor Intel® Pentium® Core 2 Duo (b) RAM DDR2 4 GB
(c) Hard Disk 500 GB 2) Mouse
3) Keyboard
4) Monitor dengan resolusi layar minimum 1024x768 5) Koneksi internet dengan kecepatan 56 Kbps
B. Client 1) CPU
(a) Processor Intel® Pentium® Core 2 Duo (b) RAM DDR2 4 GB
(c) Hard Disk 500 GB 2) Mouse
3) Keyboard
4) Monitor dengan resolusi layar minimum 1024x768 5) Koneksi internet dengan kecepatan 56 Kbps
2. Spesifikasi Software
A. Sistem operasi yang umum digunakan seperti: Microsoft Windows atau Linux (Ubuntu, Fedora, debian 6 dan lain-lain) dianjurkan menggunakan sistem operasi Microsoft Windows.
4.3. Jadwalan Implementasi
Tabel IV.10. Jadwal Implementasi
No KEGIATAN
WAKTU
BULAN I BULAN II BULAN III
1. Persiapan data awal
2. Analisa
3. Desain Sistem 4. Desain Perangkat Lunak
5.
Pembuatan & Tes
Program
6. Tes Sistem
7. Pelatihan
8. Pembuatan Buku Petunjuk 9. Evaluasi & Operasional
