Manual Book Andal PayMaster 2016

(1)

Manual Book

Andal PayMaster 2016

PT. Andal Softaar Srjahtraa

Roxy Mas Blok D1 No. 28 Jl. KH. Hasyim Ashari Jakarta 10150, Indonesia

Tel 62 21 6386 4339 Support 62 21 6385 8510 Fax 62 21 6385 8511 www.andalsofware..om

(2)

Contrnts

HUMAN RESOURCES... 2

MENAMBAHKAN DATA KARYAWAN BARU... 3

MEMBUAT MUTASI/PROMOSI/DEMOSI KARYAWAN...11

MEMBUAT PENGUNDURAN DIRI KARYAWAN... 14

MEMBUAT PERUBAHAN STATUS (PERCOBAAN/KONTRAK/PERMANEN)...18

TRANSAKSI KEHADIRAN... 22

MENGUBAH SHIFT KERJA...24

MEMASUKAN KEHADIRAN/KETIDAK HADIRAN... 26

MEMASUKAN CUTI...34

MEMASUKAN IZIN/SAKIT...40

MEMASUKAN LEMBUR...46

MENARIK DATA DARI MESIN ABSEN... 52

MENAMBAH/MENGURANGI JATAH CUTI...55

PAYROLL... 57

MEMBUAT KOMPONEN GAJI BARU... 58

MEMBUAT KOMPONEN GAJI BARU DENGAN COPY TO... 63

MERUBAH KOMPONEN GAJI PER ORANG...66

MERUBAH KOMPONEN GAJI PER KOMPONEN... 68

MEMASUKKAN LOAN... 70

MEMASUKAN CLAIM REQUEST... 72

MENAMBAH / MENGURANGI JATAH CLAIM... 75

PROCESS & PENGECEKAN... 77

PROCESS GAJI... 78

PRINT / EXPORT REPORT GAJI... 82

(3)

HUMAN RESOURCES

Keterangan Menu

1. Employee Berisi data karyawan dimulai dari data Pribadi, Pekerjaan, Gaji, dan data pendukung lainnya.

2. Branch Berisi Master Cabang Perusahaan. 3. Class Berisi Master Golongan Karyawan. 4. Job Position Berisi Master Jabatan.

5. Job Title Berisi Master Pangkat .

6. Organization Structure Berisi Master Organisasi (Divisi, Departemen, Bagian, Unit dan SubUnit).

7. Employee Transaction Berisi data Transaksi Karyawan. 8. NPP Jamsostek Berisi data Master NPP Jamsostek

9. Status Alteration Untuk melakukan perubahan status kepegawaian karyawan (tetap, kontrak dan percobaan).

10. Employee Transfer Untuk transaksi karyawan, seperti pindah cabang, pindah divisi, pindah departemen, pindah bagian dan naik/turun jabatan. 11. Resignation Untuk transaksi Pengunduran diri dan Pensiun karyawan. 12. Award Untuk memasukan data penghargaan karyawan.

(4)

MENAMBAHKAN DATA KARYAWAN BARU

1. Masuk ke menu HUMAN RESOURCES > EMPLOYEE

2. Jika muncul data karyawan pilih "Cancel"

3. Masuk ke halaman utamaMaster Employeepilih tombol "New" di kiri atas, atau tekan "ctrl + N"padaKeyboard.

(5)

4. Lengkapi data karyawan yang akan di masukan ke dalam sistem.

(6)

Field yang harus dilengkapi / tidak boleh kosong antara lain.

No Nama Field Keterangan

1 ID Diisi dengan NIK karyawan

2 Full Name Diisi dengan Nama Lengkap karyawan 3 Join Date Tanggal bergabung Karyawan

4 Employee Tax Status Diisi dengan status menurut perundangan pajak:

Pegawai Tetap(WPDN)

Expatriate DN

Expatriate(WPLN)

Pegawai Tidak Tetap Harian Dewan Komisaris

Tenaga Ahli dan Bersifat

Berkesinambungan(1 pemberi kerja)

Tenaga Ahli dan Bersifat

Berkesinambungan(lebih dari 1

pemberi kerja)

Pegawai Tidak Tetap Bulanan Bukan Pegawai dan Bersifat

Berkesinambungan(1 pemberi kerja)

Bukan Pegawai dan Bersifat

Berkesinambungan(lebih dari 1

pemberi kerja) 5 End Probation Date/ End Contract Date /

Effective Working Date

Diisi tanggal efektif bekerja , tanggal berakhir kontrak atau tanggal berakhir masa percobaan tergantung daritype

Status Employeenya

6 OverTime Status Diisi JenisOverTimekaryawan:

SPL (lembur dibayar sesuai surat perintah lembur)

Automatic (dianggap lembur otomatis

tanpaSPL, dengan melihat selisih jam kerja, antara schedule kerja dengan actual absensi)

NonEntitle (karyawan tidak berhak

lembur)

7 OverTime Group Diisi denganOverTime GroupKaryawan 8 Branch Diisi kodeBranch dimana karyawan akan

ditempatkan.

*) KodeBranch harus sesuai dengan

field namepadaMaster Branch. 9 Organization Diisi kodeOrganizationdimana

(7)

karyawan akan ditempatkan. *) KodeOrganization harus sesuai denganfield namepadaMaster Organization Structure

10 Job Position Diisi kode Jabatan dimana karyawan akan diposisikan.

*) KodeJob Position harus sesuai denganfield namepadaMaster Job Position.

11 Base Rate Group Diisi denganGrup Base RateKaryawan

5. Apabila sudah dilengkapi lalu pilih tombol "Save" yang berada di kiri atas atau tekan "Ctrl₊

S" padakeyboard.

(8)

MENAMBAHKAN TRANSAKSI KARYAWAN BARU

1. Masuk keHuman Resource>Employee>Transaction.

2. Pilih karyawan yang akan diset hak tunjangan, potongan,claim, cuti dan kalender laluOK.

3. Pada halamanMaster EmployeepilihTransaction.

(9)

Set Salary Component(Tunjangan & Potongan) : 1. Pilih menuSet > Salary Component

2. Masukkan data hak atasbenefitbagi karyawan, pilih jenisSalary Component dengan mencentang .

3. KlikApply untuk menyimpan.

Set Leave (Cuti) :

1. Pilih menuSet > Leave.

2. Masukkan data hak atasbenefitbagi karyawan, pilih jenisLeave dengan mencentang . 3. KlikApply untuk menyimpan.

(10)

1. Pilih menuSet > Claim.

2. Masukkan data hak atasbenefitbagi karyawan, pilih jenisClaim dengan mencentang . 3. KlikApply untuk menyimpan.

Ada dua cara untuk memasukanEmployee Transaction

1. MelaluiHuman Resource>Master Employee>Employee Transaction. 2. MelaluiHuman Resource>Master Employee Transaction.

Set Roster(Kalender Kerja) :

1. Pilih menuSet > Roster .

2. PilihKalender Kerjayang akan didaftarkan terhadap karyawan tersebut. 3. KlikApply untuk menyimpan.

(11)

MEMBUAT MUTASI/PROMOSI/DEMOSI KARYAWAN

1. Masuk ke menuHUMAN RESOURCES > EMPLOYEE TRANSFER

2. Jika muncul dataEmployee Transferyang sudah tersimpan Pilih "Cancel"

3. Masuk kehalaman utama transaksiEmployee Transfer,pilih tombol "New" di kiri atas, atau tekan "Ctrl + N"padaKeyboard.

(12)

4. Lengkapi dataEmployee Transferyang akan di masukan ke dalam sistem .

Keterangan Field

1 Number Nomor transaksiEmployee Transfer*(apabila tidak disetting otomatis)

(13)

3 Date Tanggal pencatatan transaksi

4 End Effective Date Tanggal terakhir bekerja di posisi yang lama 5 Description Keterangan

6 Effective Date on New Position

Tanggal efektif bekerja di posisi yang baru 7 Branch (Current Position) NamaBranchasal

8 Organization (Current Position)

NamaOrganizationasal 9 Job Position (Current

Position)

NamaJob Positionasal 10 Branch (New Position) NamaBranchbaru 11 Organization (New Position) NamaOrganizationbaru 12 Job Position (New Position) NamaJob Positionbaru

5. Apabila sudah dilengkapi lalu pilih tombol "Save" yang berada di kiri atas atau tekan "Ctrl + S" padakeyboard.

(14)

MEMBUAT PENGUNDURAN DIRI KARYAWAN

1. Masuk ke menuHUMAN RESOURCES > RESIGNATION

2. Jika muncul dataEmployee Resignation yang sudah tersimpan Pilih "Cancel"

3. Masuk ke halaman utama transaksiResignationPilih Tombol "New" di kiri atas, atau tekan "Ctrl + N"padaKeyboard.

(15)

(16)

1 Number _{Nomor transaksi}_Resign_*_{(apabila tidak}

disetting otomatis)

2 Type Typepengunduran diri karyawan 3 Employee Nomor dan Nama karyawan yang di

resignkan 4 Branch

Branchdi mana karyawan tersebut bekerja

5 Organization

Organizationdi mana karyawan tersebut

bekerja 6 Job Position

Job Position di mana karyawan tersebut bekerja

7 Date Tanggal pencatatan transaksi 8 End Effective Date TanggalEmployeeterakhir bekerja 9 Join Date

TanggalEmployeebergabung sebagai karyawan di perusahaan tersebut

10 Year of Service

Jumlah masa kerja (dalam tahun) karyawan tersebut, terhitung sejak tanggalJoin DatesampaiEnd Effective Date

11 Description Keterangan

12

Salary component daily after cut off date, paid on

Tanggal pembayaran bilaemployee resignsetelah tanggalcut off masuk ke

dalam periode mana 13 Paid Leave

Pembayaran sisa cuti yang diuangkan (bila masih terdapat sisa cuti)

14 Severance Pay Perhitungan uang pesangon karyawan 15 Merit Pay

Perhitungan uang penghargaan masa kerja karyawan

16 Separation Pay Perhitungan uang pisah 17 Indemnity Perhitungan uang jasa 18 Addition Others

Jumlah tambahan uang pesangon lainnya yang tidak termasuk di atas 19 Loan

Sisa hutang karyawan yang belum dibayarkan

20 Deduction Others

Jumlah pemotong pesangon lainnya selain hutang

(17)

22 Total Deduction Total uang pengurang pesangon 5. Apabila sudah dilengkapi lalu pilih tombol "Save" yang berada di kiri atas atau tekan "Ctrl +

(18)

MEMBUAT PERUBAHAN STATUS (PERCOBAAN/KONTRAK/PERMANEN)

1. Masuk ke menuHUMAN RESOURCES > STATUS ALTERATION

2. Jika muncul dataStatus Alterationyang sudah tersimpan Pilih "Cancel"

3. Masuk ke halaman utama transaksiStatus AlterationPilih Tombol "New" di kiri atas, atau tekan "Ctrl + N"padaKeyboard.

(19)

4. Lengkapi dataStatus Alterationyang akan di masukan ke dalam sistem .

(20)

1 Number Berisi nomor transaksi*(apabila tidak disetting otomatis)

2 From Status lama karyawan

3 To Status baru karyawan

4 Effective Date Tanggal mulai berlaku transaksi 5 End Contract Date / End Probation

Date

Tanggal Berakhirnya kontrak ( jika To nya

Contract ) / Tanggal Berakhirnya Percobaan ( jikaTo nyaProbation)

6 Date Tanggal pencatatan transaksi 7 Group Diisi type grouptransaksi

9 Employee Nama Karyawan yang ingin di rubah status kepegawaiannya.

Masukkan nama-nama karyawan yang akan diberikan transaksiStatus Alterationdengan cara satu persatu atau dengan cara klik kanan "Add".

MasukkanStatus Alteration Employeesecara Masal "denganKlik kanan>Add"

(21)

(22)

TRANSAKSI KEHADIRAN

1. Masuk ke menu ATTENDANCE > ROSTER

2. Muncul dataEmployeelalu pilih "Cancel"

(23)

1 Start Date Tanggal awal data yang ditampilkan padaRoster

2 End Date Tanggal akhir data yang ditampilkan padaRoster

3 Filter Filter dataRoster

4 Data Roster DataRoster Employee

4. Input Rangetanggal yang akan ditampilkan

Sebagai contoh ingin menampilkan data diantara tanggal 01/01/2015 sampai 01/31/2015

(24)

MENGUBAH SHIFT KERJA

Untuk memulai memasukkan transaksi, yang pertama-tama adalah memilih Karyawan yang akan dimasukkan transaksinya dengan cara

1. Klik Kanan >Select

(25)

3. Lalu pilih"Ok"

4. Pilih tanggal employee yang akan dirubahshift nya .

5. SetWorking Shift pada control yang ada disamping kanan layar.

(26)

MEMASUKAN KEHADIRAN/KETIDAK HADIRAN

(27)

3. Lalu pilih"Ok"

Masukan data Attendance satu per satu

1. Pilih Tanggal yang akan dimasukkan transaksi kehadiran nya.

2. Pada control yang ada disamping kanan SetTo arahkan pada pilihan "Attendance"

(28)

4. Tekan tombolApply untuk simpan data

Attendance Add Daily (Memasukkan dengan cara manual per hari dan banyak employee).

1. Klik kanan PadaRosterpilihATTENDANCE > ADD DAILY

(29)

1 From Date Tanggal awalshift

2 Actual Duty On Isi jam masuk mulainya bekerja 3 To Date Tanggal akhirshift

4 Actual Duty Off Isi jam keluar selesainya bekerja

5 Working Shift Pilih nama shifty ang akan dimasukkan pada data kehadirannya

6 Attendance Code Pilih kode kehadiran

7 Empoyee Pilih nama karyawan yang akan dimasukkan data kehadirannya

(30)

Add Range Date ( Memasukkan dengan cara manual dalam RangeWaktu tertentu dan banyak

employee)

1. Klik kanan Pada Roster pilihATTENDANCE > ADD RANGE DATE

(31)

1 Start Date Rangetanggal mulai 2 End Date Rangetanggal akhir

3 Actual duty base on -Custom : dapat memasukkan jam masuk dan jam pulang yang ditentukan.

-Working Shift : jam masuk dan jam

pulang mengikuti jadwalshift seharusnya, meskipun sudah ada SPL.

-Schedule : jam masuk dan jam pulang

mengikuti jadwal yang sudah ada, dan akan menyesuaikan dengan schedule SPL.

4 Notes Keterangan

5 Working shift Pilih jenisworking shiftyang akan dimasukkan data absensi

6 Current Attendance Code PilihAttendance Codeyang akan di replace. JikaAttendance Codemasih kosong, maka pilihAttendance Code Blank. 7 Replace by Attendance Code PilihAttendance Codeyang akan

dimasukkan

8 Empoyee Pilih nama karyawan yang akan dimasukkan data kehadirannya 3. PilihSave untuk simpan transaksi

Add by Employee (Memasukkan dengan cara manual per hari berdasarkan Employee Tertentu )

(32)

(33)

1 Date TanggalRoster

2 Employee Number Nomor Karyawan

3 Working Shift Pilih jenis working shift yang akan dimasukkan data absensi

4 Attendance Code Pilih Attendance Code yang akan dimasukkan

5 Organization NamaorganizationEmployee Tersebut 6 Job Position NamaJob positionEmployee Tersebut 7 (Duty on) Date Tanggal masuk mulai kerja

8 (Duty on) Schedule Jam masuk mulai kerja berdasarkan

Schedule

9 (Duty on) Actual Duty On Jam masuk mulai kerja berdasarkan data sebenarnya

10 (Duty off) Date Tanggal keluar selesai kerja

11 (Duty off) Schedule Jam keluar selesai kerja berdasarkan

Schedule

12 (Duty off) Actual Duty Off Jam keluar selesai kerja berdasarkan data sebenarnya

13 Notes catatan

14 Duration Jumlah waktu

(34)

MEMASUKAN CUTI

Untuk memulai memasukkan transaksi, yang pertama-tama adalah memilih karyawan yang akan dimasukkan transaksinya dengan cara

1. Klik Kanan > Select

2. Centang padaEmployee Listnya (Dapat memilih lebih dari satu karyawan)

(35)

3. Lalu pilih"Ok"

Masukan data Cuti satu per satu

1. Pilih Tanggal yang akan dimasukkan transaksi cuti nya.

2. Pada control yang ada disamping kanan SetTo arahkan pada pilihan "Leave Request"

3. Masukan "Leave Name" nya, Apabilaleave Namenya memiliki typeCT maka Cuti yang

direquest akan memotong jatah cuti tahunan karyawan tersebut, sedangkan apabilaCKdan

(36)

4. Set Duration Cuti nya · Day( 1 Hari Penuh )

· 1/2 Day Pagi( 1/2 Hari Pagi ) * · 1/2 Day Siang( 1/2 Hari Siang ) *

* Khusus yang di set "Allow Half Day" pada settinganAttendance Codenya

5. Replace By, digunakan apabila ingin mencantumkan Nama karyawan pengganti sementara.

(37)

Leave Request Add Range Date.

a. Klik kanan PadaRosterpilih LEAVE REQUEST > ADD RANGE DATE

b. Lengkapi dataLeave(Cuti) yang akan dimasukan kedalamsystem .

(38)

1 Leave Name Diisi type cuti yang akan direquest

2 Start Date Tanggal mulai cuti 3 End Date Tanggal berakhir cuti 4

Employee (Jika ada) Yang menggantikan pekerjaan_{selama cuti}

5 Reason Alasan cuti

c. Pilih Save untuk simpan transaksi

Add by Employee ( Memasukkan untuk satu karyawan untuk satu tanggal )

a. Klik kanan Pada Rosterpilih LEAVE REQUEST > ADD BY EMPLOYEE

(39)

b. Lengkapi data CutiAdd by Employeeyang akan dimasukan kedalam sistem.

1 Date Tanggal Request Cuti 2 Employee Number Nama dan NIK Employee 3 Leave Type Type Cuti

4 Include Day Off Hari libur dipotong cuti 5 Organization NamaOrganization

6 Job Position NamaJob Position

7 From Date Cuti dimulai dari tanggal

8 Duration Jumlah cuti

9 To Date Cuti sampai dengan tanggal

10 Reason Keterangan

c. Pilih Save untuk simpan transaksi

(40)

MEMASUKAN IZIN/SAKIT

2. Centang padaEmployee Listnya (Dapat memilih lebih dari satu Karyawan)

(41)

3. Lalu pilih"Ok"

Masukan data Permit satu per satu

1. Pilih Tanggal yang akan dimasukkan transaksi Izin/Sakit nya.

2. Pada control yang ada disamping kananSetTo arahkan pada pilihan "Permit Request"

3. Masukan Type nya "Izin, Sakit atau Dinas"

(42)

Permit Request Add by Employee (Memasukkan untuk satu karyawan untuk satu tanggal).

1. Klik kanan PadaRosterpilihPERMIT REQUEST > ADD BY EMPLOYEE

2. Lengkapi dataPermityang akan dimasukan kedalam sistem.

(43)

1 Date Tanggalrequest izin 2 Employee Number NIK dan NamaEmployee

3 Working Shift KeteranganShiftpada tanggal tersebut

4 Leave Type Type izin

Duty on

5 Date Tanggal masuk kerja 6 Schedule Jam masuk sesuaishift

7 Actual Duty On Jam masuk sesungguhnya

8 Notes Keterangan

9 Duration Total Jam izin

10 Organization NamaOrganization

11 Job Position NamaJob Position

Duty Off Jam keluar selesainya bekerja

12 Date Jam masuk sesuaiWorking Shift

13 Schedule Tanggal masuk mulainya bekerja 14 Actual Duty Off Jam masuk mulainya berkerja

3. PilihSave untuk simpan transaksi

(44)

lembur yang sama )

1. Klik kanan Pada Roster pilihPERMIT REQUEST > ADD RANGE DATE

2. Lengkapi data IzinAdd Range Date yang akan dimasukan kedalam sistem.

(45)

1 Type Type Izin

2 From Date Tanggal mulai izin 3 To Date Tanggal berakhir izin

4 Duty On Jam masuk

5 Duty Off Jam keluar

6 Working Shift Type Shiftyang dapat di ganti dengan izin

7 Notes Keterangan

8 Empoyee NIK dan nama Employeenya

(46)

MEMASUKAN LEMBUR

Untuk memulai memasukkan transaksi, yang pertama-tama adalah memilih karyawan yang akan dimasukkan transaksinya dengan cara

(47)

3. Lalu pilih"Ok"

Masukan data OverTime satu per satu

1. Pilih Tanggal yang akan dimasukkan transaksi lembur nya.

2. Pada control yang ada disamping kananSetTo arahkan pada pilihan "OverTime Request"

3. Set jumlah jam nya pada transaksi lembur yang sudah diberi tanda centang

Before Duty On : apabila lembur sebelum jam kerja.

(48)

OverTime Add by Duration (Memasukan lembur pada tanggal yang sama dan jam lembur yang sama).

(49)

2. Lengkapi dataOverTimeyang akan dimasukan kedalam sistem.

1 Start Date Tanggal awalshift

2 End Date Isi jam masuk mulainya bekerja 3 Working Shift Tanggal akhirshift

4 Before Duty On dicentang apabila lembur sebelum jam kerja

5 hh-mm Jumlah jam lembur

6 Break Jumlah jam istirahat

7 Master Break (Jika ada) Pilih jika ingin menggunakanmaster break

8 Note Keterangan

9 After Duty Off dicentang apabila lebur setelah jam kerja

10 hh-mm Humlah jam lembur

12 Master Break (Jika ada) Pilih jika ingin menggunakanmaster break

13 Employee Klik kanan "Add" untuk menambahkan

(50)

3. PilihSave untuk simpan transaksi

Add By Employee ( Memasukkan dengan cara manual dalam Range Waktu tertentu )

1. Klik kanan PadaRosterpilihOVERTIME REQUEST > ADD BY EMPLOYEE

2. Lengkapi dataOverTimeyang akan dimasukan kedalamsystem .

(51)

1 Date Tanggal awalshift

2 Employee Number Isi jam masuk mulainya bekerja 3 Working Shift Tanggal akhirshift

Duty On

4 Schedule Jam masuk sesuaiWorking Shift

5 Actual Duty On Date Tanggal masuk mulainya bekerja 6 Actual Duty On Jam masuk mulainya bekerja 7 SPL Time Jumlah jam lembur

9 Master Break (Jika ada) Pilih jika ingin menggunakanmaster break

10 Organization KeteranganOrganization Employee

Tersebut

11 Job Position KeteranganJob Position Employee

Tersebut

Duty Off dicentang apabila lebur setelah jam kerja 12 Schedule Jam keluar sesuaiWorking Shift

13 Actual Duty Off Date Tanggal keluar selesainya bekerja 14 Actual Duty Off Jam keluar selesainya berkerja 15 SPL Time Humlah jam lembur

17 Master Break (Jika ada) Pilih jika ingin menggunakanmaster break

18 Notes Keterangan tambahan

20 Log Log Transaction

(52)

MENARIK DATA DARI MESIN ABSEN

1. Masuk ke menuPROCESS > POLLING ATTENDANCE

2. PilihData Type yang akan ditarik, lalu isiRun Datesampai tanggal berapa data absensi akan ditarik.

Penjelasan:

Last Run Date : 31 Desember 2014

Run Date : 31 Januari 2015

MakaProcess Polling akan menarik data absensi atau kehadirandari tanggal 31 Desember

(53)

1 Refresh Tombol penyegaran halaman

2 Process Tombol untuk memulai Proses penarikan data

3 Log Tombol untuk melihat berkas atau jejak prosespolling

4 Data Type Berisi type datapollingyang sudah di setting berdasarkan hasil keluaran mesin absen

5 Last Run Date Informasi tanggal terakhir penarikan data absen

6 Run Date Pilih sampai tanggal berapakah data absen akan ditarik 7 Loading Bar

Menampilkan tampilan indikator proses penarikan data absen yang berjalan

8 Incomplete Polling

Menampilkan data absen yang sudah masuk ke dalam sistem namun tidak lengkap

9 Raw Data

Untuk menampilkan data yang ada padaFileabsensi agar kita dapatinputsecara manual

3. Apabila ingin melakukanpollingulang makaLast Run Date harus di mundurkan terlebih dahulu dengan cara mengembalikanPolling Rollback Datedi MenuFILE > SETTING > GENERAL > ROLLBACK > POLLING ROLLBACK DATE

(54)

4. Akan tampil halamanRollback Transaction

1 Transaction Transaksi yang akan terkena Rollback

2 Employee Klik Kanan "Add" untuk menambahkanEmployeeyang akan terkena proses Rollbackdan biarkan Kosong apabila ingin

Rollback seluruh Karyawan.

(55)

MENAMBAH/MENGURANGI JATAH CUTI

Ketentuan Fungsi :

Untuk menginput penambahan/ pengurangan cuti karyawan(leave adjustment)secara massal ataupun satu per satu karyawan.

1. Masuk ke menuAttendance > Leave Adjustment

2. Masuk kehalaman utamaLeave AdjustmentPilih Tombol "New" di kiri atas, atau tekan "Ctrl + N" padaKeyboard.

(56)

1 Number Nomor transaksi 2 Leave Name Type cuti

3 Adjustment Jumlah penambahanLeavenya 4 Effective Date Tanggal efektif transaksi

5 Expired Date Tanggal berakhir

6 Date Tanggal pencatatan transaksi 7 Description Keterangan

8 Employee Klik kanan "Add" untuk menambahkanEmployee

(57)

PAYROLL

Ketentuan Fungsi

· Membuat Komponen Gaji Baru

· Membuat Komponen Gaji baru dengan Copy To · Merubah Komponen Gaji per Orang

· Merubah Komponen Gaji per Komponen · Memasukan Loan

· Memasukan Claim Request

· Menambah dan Mengurangi jatah Claim

Keterangan Menu

1. Salary Component Berisi Master Komponen Gaji 2. Payment Schedule Berisi Periode Pembayaran Gaji.

3. Base Rate Berisi Master Dasar Perhitungan (Gaji/Lembur/Overtime/BPJS). 4. Base Rate Group Berisi Pengelompokan Base Rate.

5. Claim Berisi Master Claim.

6. Salary Adjustment Mengubah nilai komponen gaji per karyawan, misalnya ada kenaikan gaji untuk 1 karyawan.

7. Salary Component Adjustment

Mengubah nilai komponen gaji secara masal. 8. Loan Berisi Pinjaman Karyawan.

9. Leave Compensation Penguangan Sisa Cuti. 10. Claim Request Untuk trandaksi claim.

11. Claim Adjustment Penambahan/pengurangan plafond Claim

(58)

MEMBUAT KOMPONEN GAJI BARU

1. Masuk ke menu PAYROLL > SALARY COMPONENT

2. Akan muncul datasalary componentyang sudah tersimpan lalu pilih "Cancel"

3. Masuk kehalaman utamaSalary Component pilih tombol "New" di kiri atas, atau tekan "Ctrl + N" padaKeyboard.

(59)

4. Lengkapi data Salary Component yang akan dimasukan kedalam sistem.

No Keterangan Field Keteragan

1 Number Nomor Employee

2 Type Basic Salaryuntuk membuat komponen

gaji pokok

Allowanceuntuk membuat komponen

tunjangan

Deductionuntuk membuat komponen

potongan

3 Component Name Nama dari komponen gaji.

Bila dipilihbasic salary,descriptionsecara otomatis akan menjadiBasic Salary

4 Amount Untuk input jumlah yang akan diberikan atau dipotong.

-Fixuntuk jumlah nominal yangtetap

-Formulauntuk jumlah nominal yang

bervariasi

Ketika memilihfix, dapat memanfaatkan fungsi mata uang asing. Caranya adalah dengan menentukan uang asing apa yang akan digunakan.

5 Occurs Untuk menentukan kapan waktu

pemberian/pemotongan komponen gaji. Once Jika pemberian/pemotongan komponen

(60)

(Contoh: THR atau Bonus)

Daily Jika pemberian/pemotongan komponen gaji berdasarkan kode kehadiran atau jenis hari (Tag).

-Tag, perhitungan dilakukan berapa jumlah tag yang dipilih dalam satu periode payment schedule.

Attendance Code, maka akan dihitung jumlah kode kehadiran yang ada selama periode payment schedule.

Weekly Jika pemberian/pemotongan komponen gaji diberikan seminggu sekali.

Monthly Jika pemberian/pemotongan komponen gaji diberikan sebulan sekali.

- Day of every month

Setiap tanggal keberapa dalam setiap bulan.

- Day and day of every month

Setiap tanggal keberapa dan keberapa dalam setiap bulan. Jatunya satu bulan dua kali.

- The of every month

Setiap minggu keberapa dan dihari apa dalam setiap bulan.

- Occurs Payment Schedule (Payment Date)

Setiap akhir tanggalcut offsesuai denganpayment schedule.

-Attendace code

Kode kehadiran yang akan dijumlahkan dan digunakan dalam kondisi Amount :

Formula.

Annualy Jika pemberian/pemotongan komponen gaji diberikan setahun sekali.

-Every “Date” of “Month”

Pemberian/pemotongan diberikan setiap tanggal keberapa pada bulan apa -Every “Date” of “Day” of “Month”

Pemberian/pemotongan diberikan setiap tanggal keberapa yang jatuh dihari apa pada bulan apa

6 Duration Untuk menentukan kapan komponen gaji tersebut mulai berlaku dan berakhir.

(61)

Effective Date Tanggal mulai berlakunyacomponent salary.

No End Date Tidak ada masa berakhir, akan terus berlaku.

End by Berakhir pada tanggal berapa.

7 Group Untuk mengelompokan komponen gaji.

Reguler, untuk Tunjangan/Potongan rutin

yang pajaknya akan disetahunkan.

Reguler Proporsional, untuk

Tunjangan/Potongan rutin yang pajaknya akan disetahunkan dan bersifat

proporsional bagi karyawan baru atau

resign.

Irreguler, untuk Tunjangan tidak rutin

yang pajaknya akan tidak disetahunkan. 8 Payment Schedule Payment Schedulemerupakan tanggal

cut offuntuk komponen gaji. Didalam satu perusahaan dapat

mempunyai beberapapayment schedule.

9 Tax Pilihan jenis pajak untuk

tunjangan/potongan.

Non Tax, artinya Tidak dikenakan pajak.

Tax Emp (Employee), artinya Pajak akan

ditanggung karyawan (gross).

Tax Allowance, artinya Pajak akan

ditanggung perusahaan (net).

11 Employee Klik kanan "Add " untuk menambahkan

Employeeyang mendapatkansalary componentini.

(62)

MEMBUAT KOMPONEN GAJI BARU DENGAN COPY TO

Control ini digunakan untuk menduplikasi salary component yang sudah ada kedalamsalary

componentbaru

1. Masuk ke menu PAYROLL > SALARY COMPONENT

2. Akan muncul datasalary componentyang sudah tersimpan lalu pilih "Cancel"

3. Masuk kehalaman utama Salary Component pilih tombol "Copy To" di kiri atas, atau tekan "Ctrl + L" padakeyboard.

(63)

4. Popup Copy To

1 From Salary Component Komponen gaji yang akan diCopy

2 To Salary Component Nama komponen gaji baru hasilcopy

5. Pilih "OK" apabila telah selesai pengisian

6. Tahap selanjutnya penyesuaiian data hasil "Copy" seperti tanggalEffective Date dan

Employeeyang ikut sertasalary componentini.

(64)

(65)

MERUBAH KOMPONEN GAJI PER ORANG

1. Masuk ke menuPAYROLL > SALARY ADJUSTMENT

2. _{Masuk kehalaman utama}_{Salary Adjustment} _{Pilih Tombol "}_New_{" di kiri atas, atau tekan "}_Ctrl

+ N"padaKeyboard.

3. Lengkapi dataSalary Adjustmentyang akan dimasukan kedalamsystem.

No Nama Field Keterangan Panduan Pengisian

(66)

(Apabila tidak di

settingotomatis) 2 Effective Date Tanggal efektif Isi tanggal efektif

transaksi

3 Employee NIK dan nama karyawan Pilih Karyawan yang ingin dinaikansalary componentnya 4 Back Pay Date Tanggal efektif Rapel Centang Apabila

karyawan tersebut mendapatkan rapel 5 Date Tanggal pencatatan transaksi

7 Current Basic Salary Nama Komponen gaji awal 8 Current Basic Salary Type Type payment penggajian 9 Current Basic Salary

Amount

Jumlah gaji awal 10 Current Class TypeClassawal

11 Allowance & Deduction Tunjangan dan potongan yang dimiliki

12 New BasicSalary Nama Komponen gaji baru Isi nama komponen gaji baru (Jika ada perubahan komponen gaji)

13 New Basic Salary Type TypePaymentgaji baru

14 New Basic Salary Amount Jumlah gaji baru Isi jumlah gaji baru (Apabila ada perubahanamount

dengan komponen gaji yang sama) 15 New Class TypeClassbaru

(67)

MERUBAH KOMPONEN GAJI PER KOMPONEN

1. Masuk ke menu PAYROLL > SALARY COMPONENT ADJUSTMENT

2. Masuk kehalaman utama Salary Component Adjustment Pilih Tombol "New" di kiri atas, atau tekan "Ctrl + N" padaKeyboard.

3. Lengkapi data Salary Component Adjustment yang akan dimasukan kedalam sistem.

(68)

1 Number Nomor pencatatan transaksi Isi nomor transaksi (Apabila tidak disetting

otomatis)

2 Effective Date Tanggal efektif Isi tanggal efektif transaksi

3 Type Type transaksi nya

Adjustment: Menambah /

mengurangi komponen gaji

Expired: Mematikan

Komponen Gaji yang berjalan

Formula : Merubah formula

komponen gaji

PilihAdjustment untuk menambah atau mengurangiamount

komponen gaji

4 Salary Component Namasalary Component

yang hendak dirubah

PilihSlary component

nya

5 Back Pay Date Tanggal pengembalian rapel Centang dan masukan tanggal pengembalian rapel (Jika ada)

6 Date Tanggal pencatatan transaksi Masukkan tanggal pencatatan transaksi

8 Employee Nama Karyawan yang memilik

Salary ComponentTersebut

Pilih dan masukkan Amount Komponent gaji untuk karyawan -karyawan yang memiliki komponen gaji tersebut

padaNew Amount

(69)

MEMASUKKAN LOAN

1. Masuk ke menuPAYROLL > LOAN

2. Masuk kehalaman utamaLoan Pilih Tombol "New" di kiri atas, atau tekan "Ctrl + N"pada

Keyboard.

(70)

1 Number Nomor Pencatatan Transaksi Isi number apabila tidak diSettingotomatis 2 Group Group pinjaman Pilih group pinjaman

Contoh: Pinajaman KPR

rumah

3 Employee NIK dan namaemployee Pilihemployeeyang mengajukan Pinjaman 4 Type Typebunga pinjaman PilihTypebunga

pinjaman

Contoh :Annuitas,Flat,

Sliding

5 Effective Date Tanggal berlakunya transaksi Pilih tanggal mulai berjalannya transaksi

Loantersebut 6 Amount Jumlah pinjaman Masukan jumlah

pinjaman 7 Interest Rate Per Year Bunga pinjaman per Tahun Masukan bunga

pinjaman pertahun 8 Number of Instalment Jumlah cicilan Masukan jumlah cicilan

yang ditanggungkan 9 Payment Per Instalment Perkiraan Jumlah yang

dibayarkan per Cicilan 10 Date Tanggal pencatatan transaksi

11 Payment Schedule Periode menggajian Pilih periode penggajian 12 Description Keterangan

13 Payment Detail Detail cicilan

(71)

MEMASUKAN CLAIM REQUEST

1. Masuk ke menu PAYROLL > CLAIM REQUEST

2. Masuk kehalaman utama Claim Request pilih tombol "New" di kiri atas, atau tekan "Ctrl + N" padaKeyboard.

3. Lengkapi data Claim Request yang akan dimasukan kedalam sistem.

(72)

1 Number Nomor Pencatatan Transaksi Isi nomor transaksi (Apabila tidak disettingotomatis) 2 Date Tanggal pencatatan transaksi

3 Effective Date Tanggal efektif Isi tanggal efektif transaksi 4 Employee NIK dan nama karyawan Pilih employeeyang

Request Claim

5 Payment Schedule Periode penggajian Pilih periode penggajian 6 Description Keterangan

7 Detail Detail Claim LengkapiDetail Request Claim

Dependent : Nama yang

tertunjang

Benefit:Jenis tunjangan

yang digunakan

Claim : Nama tunjangan

yang dimiliki

Date: Tanggal tunjangan

Helth Care Provider:

Rumah sakit yang menangani

Description : Keterangan

Amount: Jumlah sesuai

kwitansi

Payment: Jumlah yang

dibayarkan perusahaan dan memotong jatahclaim

(73)

MENAMBAH / MENGURANGI JATAH CLAIM

1. Masuk ke menuPAYROLL > CLAIM ADJUSTMENT

2. Masuk kehalaman utamaClaim Adjustment pilih tombol "New" di kiri atas, atau tekan "Ctrl + N"padaKeyboard.

3. Lengkapi dataClaim Adjustmentyang akan dimasukan kedalamsystem.

(74)

1 Number Nomor Pencatatan Transaksi Isi nomor transaksi (Apabila tidak disetting otomatis) 2 Claim Name NamaClaim Pilih Claimyang ingin di

naikkan

3 Adjustment Jumlah amount Isi jumlah Amuntyang ingin dinaikkan

4 Effective Date Tanggal efektif transaksi Pilih tanggal berjalannya transaksi

5 Expired Date TanggalExpired Pilih tanggal akhir masa berlaku nya (Jika ada) 6 Date Tanggal pencatatan transaksi

8 Employee Data karyawan Pilih karyawan yang ingin dinaikkan Plafonclaimnya 4. Apabila sudah dilengkapi lalu pilih tombol "Save" yang berada di kiri atas atau tekan "Ctrl +

(75)

PROCESS & PENGECEKAN

Ketentuan Fungsi

· Process Gaji

· Print / Export Report Gaji

· Pengecekan Data dengan Pivot Table

Keterangan Menu

1. Polling Attendance Menarik absen dari file export mesin absen 2. Payroll Calculation Proses Penggajian Gaji.

3. Attendance Calculation Proses Kehadiran (Roster). 4. Human Resource

Calculation

Proses Data HR.

(76)

PROCESS GAJI

1. Masuk ke menuPROCESS > PAYROLL CALCULATION

2. IsiRun Datesampai dengan tanggal berapa data gaji akan diproses. Penjelasan:

Last Run Date : 31 Januari 2015

Run Date : 28 Februari 2015

MakaProcess Payroll akan menjalankan proses gaji dari tanggal31 Januari 2015sampai

dengan28 Februari 2015.

1 Last Run Date Informasi tanggal terakhir Proses penggajian

2 Run Date Pilih sampai tanggal berapakahPayrollakan diproses 3 Filter Employee

Filter Employeedigunakan untuk mem filter karyawan yang ingin diProses, biarkan kosong untuk proses semuaEmployee

3. Mulai Proses

(77)

akan muncul notifikasi dan apabila sudah yakin Pilih "Yes"

Tunggu sampai proses selesai dan menampilkan tulisan "ProcessSystemInfo is successfully"

Rollback

1. Apabila ingin melakukan Proses ulang makaPayroll Rollback Dateharus di mundurkan terlebih dahulu dengan cara mengembalikanPayroll Rollback Datedi Menu

(78)

2. Akan tampil halamanRollback Transaction

Langsung Klik Ok untuk me-rollback transaksi semua Karyawan. Apabila hanya beberapa karyawan, dapat memilih karyawan dengan cara Klik Kanan - Add.

(79)

PRINT / EXPORT REPORT GAJI

1. Pilih menuREPORTS > PERIODIC REPORTS > PAYROLL

2. HalamanPeriodic Payroll

1 Data Report Standart Berisi data templatestandar report

2 Branch Berisi nama Induk cabang perusahaan 3 Organization Berisi nama organisasi

4 Payment, Branch, Employee Payment: Berisi periode penggajian

Branch: Berisi nama-nama cabang perusahaan

turunan dari induk cabang perusahaan yang dipilih pada point 2.

Employee: Berisi namaemployeeyang akan di

cetak.

(80)

3. PilihPrint.

4. Tahap selanjutnya pada Halaman Report hasilprintpilihExport

(81)

PENGECEKAN DATA DENGAN PIVOT TABLE

· Masuk ke menuREPORTS > PIVOT TABLE

· Pada ModulPivot Tableada beberapadatasourceyang dapat ditampilkan diantaranya:

a. Employee.

Berisikan rekapitulasi dataemployee.

b. Salary Component.

Berisikan komponen pendapatan dan potongan dari masing-masing karyawan.

c. Salary Employee.

Berisikan rincian detail per hari, gaji karyawan untuk periode penggajian waktu tertentu.

d. Salary Employee Payment.

Berisikan rekap per bulan, gaji karyawan untuk periode penggajian waktu tertentu.

e. Overtime.

Berisikan rincian laporan lembur per karyawan pada periode waktu tertentu.

f. Roster.

Berisikan rincian laporan kehadiran, seperti keterlambatan, pulang cepat, sakit, cuti, alpa dll.

· Untuk melakukan pengecekan data gaji karyawan dapat dilakukan dengan menggunakan

sourceSalary Employee Payment padaPivot.

Pada halaman utama isi Filter yang ada pada samping kanan untuk menapilkan dataSalary

(82)

1 Source Sourceyang akan ditampilkan padapivot table

2 Year Tahun yang akan ditampilkan 3 From Date Menampilkan Periode

4 Employee Filter Filteremployeeyang akan ditampilkan pada pivot 5 Pivot Data Field Data yang ditampilkan

6 Refresh Untuk medata refreshhalaman saat ingin menampilkan

Keterangan Tombol

No Image Nama Tombol Keterangan

1 Open Pivot Layout Open Pivot layoutyang sudah kitaSave

2 Save Pivot Layout Save Pivot Layout

3 Export to HTML Export pivotkedalam bentuk HTML 4 Export to Xls Export pivotkedalam bentuk Xls 5 Export to PDF Export pivotkedalam bentuk PDF 6 Print Preview

(83)

7 Print Cetak Pivot 8 Print Settings Setting Print

9 Wizard Untuk mengatur data yang akan ditampilkan dalam Pivot.

10 Automatic Calculate Untuk kalkulasi secara otomatis apabila tombol

Refreshdi tekan

(84)