PANDUAN PENYUSUNAN PROPOSAL
HIBAH LABORATORIUM SAINS PERGURUAN TINGGI
BERBASIS SNI ISO/IEC 17025-2008
TAHUN 2013
DIREKTORAT PEMBELAJARAN DAN KEMAHASISWAAN
DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
i
KATA PENGANTAR
Laboratorium merupakan salah satu unsur pendukung strategis bagi kegiatan akademik di perguruan tinggi. Laboratorium merupakan sarana bagi mahasiswa dan dosen dalam melakukan kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Agar dukungan laboratorium terhadap kegiatan tridarma tersebut berlangsung efektif, maka laboratorium perguruan tinggi harus dikelola secara profesional dengan mengadopsi sistem manajemen mutu pengelolaan laboratorium modern, sehingga seluruh sumber daya laboratorium (seperti laboran/teknisi, peralatan, bahan, metode) dikelola secara optimal, agar mampu menghasilkan data yang valid, dan terpercaya. Untuk mencapai hal tersebut, laboratorium perguruan tinggi perlu menerapkan standar sistem manajemen mutu pengelolaan laboratorium yang banyak diadopsi saat ini yaitu SNI ISO/IEC 17025-2008.
Pentingnya penerapan standar sistem manajemen mutu pengelolaan laboratorium di laboratorium perguruan tinggi, merupakan penggugah bagi Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi untuk mendorong dan memfasilitasi laboratorium perguruan tinggi dalam penerapan standar tersebut melalui Program Hibah Laboratorium Sains Perguruan Tinggi yang luarannya adalah diperolehnya pengakuan kompetensi laboratorium perguruan tinggi oleh Komite Akreditasi Nasional (KAN) melalui proses akreditasi. Program Hibah Lab Sains digulirkan pertama kali Tahun 2011, pada waktu itu memberikan hibah kepada 9 (sembilan) laboratorium, sedangkan pada Tahun 2012 memberikan hibah kepada 5 (lima) laboratorium perguruan tinggi terseleksi. Pada tahun ini, seleksi proposal dilakukan lebih awal untuk menentukan calon pemenang program hibah laboratorium sains perguruan tinggi untuk dibiayai pada tahun 2013. Ketatnya persyaratan akreditasi yang dijalankan oleh KAN menjadikan program ini sangat selektif dalam menetapkan laboratorium penerima hibah agar peluang keberhasilan akreditasinya tinggi, sehingga walaupun respon laboratorium terhadap program ini sangat tinggi, namun laboratorium yang lolos seleksi belum banyak. Dengan Panduan ini diharapkan laboratorium memperoleh penjelasan tentang program Hibah Lab Sains dan bisa membuat proposal sesuai kriteria yang ditetapkan.
Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan (BELMAWA) menyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu terselenggaranya program ini, semoga program ini bermanfaat bagi peningkatan kualitas pembelajaran di perguruan tinggi.
Jakarta, Mei 2012
Direktur Pembelajaran dan Kemahasiswaan
ii DAFTAR ISI KATA PENGANTAR i DAFTAR ISI ii A. PENDAHULUAN 1 B. DASAR PEMIKIRAN 2 C. TUJUAN KEGIATAN 3 D. LUARAN 3
E. INDIKATOR KEBERHASILAN PROGRAM 4
F. PERSYARATAN PENGUSUL 4
G. PROSES SELEKSI 6
H. KOMPONEN BIAYA 7
I. FORMAT PROPOSAL 7
J. JADWAL KEGIATAN 7
K. VERIFIKASI KEMAJUAN PROGRAM 8
1
A. PENDAHULUAN
Menurut Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No.03/Januari/2010 dan Peraturan Bersama Menteri Pendidikan Nasional dan Kepala Badan Kepegawaian Negara No.02 dan No.13/Mei/2010, yang dimaksud dengan
LABORATORIUM PENDIDIKAN adalah unit penunjang akademik pada lembaga pendidikan, berupa ruangan tertutup atau terbuka, bersifat permanen atau bergerak, dikelola secara sistematis untuk kegiatan pengujian, kalibrasi, dan/atau produksi dalam skala terbatas, menggunakan peralatan dan bahan berdasarkan metode keilmuan tertentu, dalam rangka pelaksanaan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, sedangkan personil yang mempunyai ruang lingkup tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk mengelola LABORATORIUM PENDIDIKAN (selanjutnya disebut
LABORATORIUM) disebut sebagai PRANATA LABORATORIUM PENDIDIKAN
(selanjutnya disebut PLP). Laboratorium bisa terdapat di sekolah menengah umum, sekolah menengah kejuruan, akademi, sekolah tinggi, atau perguruan tinggi. PLP merupakan jabatan fungsional yang bisa diduduki oleh pegawai negeri sipil yang saat ini bekerja sebagai laboran, analis, teknisi, atau instruktur yang bekerja di laboratorium.
Di tingkat perguruan tinggi, laboratorium merupakan salah satu komponen yang sangat penting dalam mewujudkan fungsi tridharma perguruan tinggi. Laboratorium merupakan sarana bagi mahasiswa dan dosen untuk melakukan kegiatan pendidikan, penelitian, dan layanan pada masyarakat. Banyak laboratorium perguruan tinggi diminta menjadi pihak ketiga untuk melakukan pengujian produk untuk memperoleh data yang berhubungan dengan kasus-kasus pencemaran makanan (kasus melamin, kasus bakteri toksik, kasus zat warna, atau pengawet formalin) atau pencemaran lingkungan yang memiliki dampak sosial dan ekonomi yang luas, termasuk konsekuensi hukumnya.
Agar dukungan laboratorium terhadap pelaksanaan kegiatan tridarma perguruan tinggi tersebut berlangsung efektif dan efisien, maka laboratorium harus dikelola secara profesional agar mampu mengadaptasi perkembangan iptek yang begitu cepat, termasuk perkembangan sistem manajemen pengelolaan laboratorium modern, sehingga peralatan dan fasilitas laboratorium lainnya difungsikan secara optimal, untuk memastikan validitas setiap data (akurasi, presisi, reproducibility, repeatibility, tracebility) yang dihasilkan pada kegiatan praktikum, penelitian, dan kegiatan pelayanan pada masyarakat.
Untuk mencapai keadaan tersebut, laboratorium perguruan tinggi sangat perlu didorong dan difasilitasi untuk bisa menerapkan standar sistem manajemen mutu pengelolaan laboratorium yang berlaku secara internasional yang banyak diadopsi saat ini
2
yaitu SNI ISO/IEC 17025-2008, diantaranya melalui progam pemberian hibah kepada laboratorium yang sedang menyiapkan diri untuk proses akreditasi laboratoriumnya ke Komite Akreditasi Nasional (KAN). Program hibah yang di programkan oleh DIREKTORAT BELMAWA- DIKTI, diharapkan menjadi akselerator bagi laboratorium agar proses penilaian/pengakuan kompetensinya oleh KAN melalui akreditasi dapat segera terwujud, sehingga bisa meningkatkan kepercayaan para pengguna dan pemanfaatan laboratorium, serta dapat berfungsi efektif sebagai salah satu pendukung dalam upaya pencapaian renstra Kemdikbud dan renstra Ditjen Dikti dalam peningkatan mutu pendidikan untuk mencapai world class university.
B. DASAR PEMIKIRAN
Keberadaan laboratorium perguruan tinggi yang tersandar dan terakreditasi dengan menerapkan sistem manajemen mutu laboratorium internasional, akan menjadi sumber rujukan yang tepat bagi mahasiswa, dosen, dan masyarakat pengguna jasa. Mahasiswa akan terbiasa dengan praktek berlaboratorium yang benar. Wawasan ini kelak akan sangat bermanfaat pada saat mereka bekerja di industri/perusahaan yang pada umumnya menerapkan standar sistem manajemen mutu.
Tersedianya laboratorium yang dikelola secara profesional (terakreditasi) akan menunjukan semangat Layanan Prima dan berdampak positif bagi peningkatan mutu akademik, yang sangat relevan dengan renstra Ditjen Dikti yang mengamanatkan peningkatan mutu pendidikan untuk memperkuat daya saing bangsa, dan renstra Kemdikbud tentang peningkatan mutu dan relevansi pendidikan. Oleh karena itu laboratorium merupakan ujung tombak bagi mahasiswa dan dosen dalam melakukan penelitian untuk menghasilkan suatu temuan yang berkualitas dan berpotensi komersial/paten guna mendukung tercapainya cita-cita world class university.
Dimilikinya laboratorium yang terstandar (terakreditasi) di perguruan tinggi diharapkan menjadi pendorong peningkatan kerjasama dengan industri dalam penelitian terapan yang akan menjadi alternatif baru bagi peningkatan penggalangan dana. Beberapa laboratorium perguruan tinggi yang sudah biasa membuka layanan jasa akan lebih berkembang dan mendapatkan kepercayaan masyarakat industri jika telah distandardisasi (diakreditasi). Penerapan standar pengelolaan laboratorium menjadi penting terutama untuk mengantisipasi terjadinya disputes hasil pengujian terhadap barang yang diperdagangkan.
3
Fakta di lapangan menunjukan bahwa kegiatan praktikum-penelitian yang dilakukan disemua jenjang pendidikan pada umumnya belum sepenuhnya memperhatikan persyaratan manajemen dan teknis yang harus dipenuhi untuk mendapatkan suatu hasil pengujian atau kalibrasi yang sahih. Sebagai contoh riil, laboratorium belum melakukan sistem dokumentasi yang baik terhadap fasilitas laboratorium dan kegiatan laboratorium. Semboyan sistem mutu “tulis apa yang akan dikerjakan, kerjakan apa yang telah di tulis, rekam serta laporkan apa yang telah dikerjakan, evaluasi dan lakukan peningkatan secara berkelanjutan” belum membudaya dalam praktek laboratorium di perguruan tinggi. Dari sisi teknis, laboratorium belum mempunyai program kalibrasi alat, validasi metode uji yang tidak baku dan metode uji yang dikembangkan sendiri, penggunaan standar-bahan (CRM) rujukan bersertifikat yang tertelusur, uji banding antara laboratorium dan uji profisiensi, serta aspek-aspek lain sesuai persyaratan dasar kompetensi laboratorium menurut SNI ISO/IEC 17025-2008. Pada kondisi demikian, program standardisasi (akreditasi) laboratorium akan menjadi pendorong agar laboratorium memenuhi dan menerapkan syarat-syarat dimaksud agar menjadi laboratorium yang kompeten.
Memang belum ada ketentuan yang menetapkan kewajiban standardisasi bagi suatu laboratorium, barangkali tuntutan pasar yang mengharuskan kita melakukan standardisasi tersebut. Bagi perguruan tinggi yang sedang mengarah ke riset university-world class university, standardisasi laboratorium sepertinya menjadi kebutuhan, karena data hasil pengujian/kalibrasi laboratorium merupakan alat bukti objektif dan strategis dalam mendukung kegiatan pendidikan, penelitian, dan pelayanan kepada masyarakat (terutama dalam kasus yang berdampak sosial, dan ekonomi yang luas, dan berimplikasi hukum).
C. TUJUAN KEGIATAN
1. Program hibah ini bertujuan memberikan bantuan biaya dan fasilitasi keahlian kepada laboratorium yang sedang dalam proses akreditasi atau sedang mempersiapkan diri untuk akreditasi SNI ISO/IEC 17025-2008 ke KAN
2. Memasyarakatkan pentingnya SNI ISO/IEC 17025-2008 di kalangan perguruan tinggi baik negeri dan swasta
3. Peningkatan mutu tridharma perguruan tinggi khususnya dibidang sains.
D. LUARAN
Program hibah ini diharapkan mampu mengakselerasi proses akreditasi laboratorium, sehingga pada akhir tahun anggaran 2013- 2014 laboratorium penerima hibah telah mendapat akreditasi SNI ISO 17025-2008 dari KAN. Keberadaan salah satu laboratorium
4
yang terakreditasi di suatu perguruan tinggi diharapkan merupakan pemicu dan menularkan semangat kepada laboratorium lainnya dalam menerapkan standar sistem manajemen mutu laboratorium SNI ISO/IEC 17025-2008, meskipun mungkin tidak perlu diakreditasikan ke KAN.
E. INDIKATOR KEBERHASILAN PROGRAM
Secara umum program Hibah Lab Sains ini dinyatakan berhasil jika indikator berikut ini dapat dicapai:
1. Diperolehnya status akreditasi oleh laboratorium penerima hibah, sehingga jumlah laboratorium perguruan tinggi yang secara formal menerapkan sistem manajemen mutu SNI ISO/IEC 17025-2008 bertambah.
2. Meningkatnya kompetensi para pengelola laboratorium (PLP) dalam mengimplementasikan standar sistem manajemen mutu laboratorium.
3. Meningkatnya budaya kerja para pengelola laboratorium sesuai standar, dengan membiasakan mendokumentasikan kebijakan dan program pengelolaan laboratorium yang akan dilakukan, melaksanakan program yang telah dibuat, mengevaluasi hasil program, melakukan analisis kekurangan sebagai umpan balik untuk melakukan peningkatan dan perbaikan program berikutnya, serta merekam seluruh aktivitas yang telah dilakukan.
F. PERSYARATAN PENGUSUL
Persyaratan yang harus dipenuhi oleh laboratorium perguruan tinggi pengusul adalah: 1. Aspek legal
Laboratorium pengusul harus mempunyai SK pendirian dan SK penunjukkan personil inti laboratorium dari pejabat perguruan tinggi (Rektor/Dekan Fakultas/Direktur Politeknik/ Akademi/Ketua Sekolah Tinggi)
2. Laboratorium pengusul harus memiliki dokumen system manajemen mutu SNI ISO/IEC 17025-2008 dengan hirarkhi dokumen sebagai berikut:
a. Panduan mutu laboratorium atau apapun namanya, yang berisi kebijakan seluruh persayaratan SNI ISO/IEC 17025-2008 yang terdiri dari 15 persyaratan manajemen dan 10 persyaratan teknis pengelolaan laboratorium.
b. Prosedur mutu atau apapun namanya yang berisi tatalaksana yang menjelaskan pengaturan operasional pelaksanaan kebijakan yang telah digariskan pada Panduan Sistem Manajemen Mutu Laboratorium.
5
c. Instruksi kerja atau apapun namanya yang berisi tata cara pelaksanaan pekerjaan spesifik sebagai tindak lanjut atas kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan. Beberapa contoh instruksi kerja misalnya: metode pengujian/kalibrasi, cara pengoperasian alat, cara perhitungan ketidakpastian hasil pengujian/kalibrasi. Jumlah instruksi kerja metode pengujian/kalibrasi dan cara pengoperasian alat yang dimiliki laboratorium akan berbeda-beda tergantung ruang lingkup yang diajukan, dan peralatan yang dimiliki.
d. Formulir pendukung untuk berupa format standar untuk merekam setiap hasil kegiatan.
3. Laboratorium pengusul harus menetapkan ruang lingkup pengujian/kalibrasi yang akan diajukan dengan format contoh sebagai berikut:
Bidang pengujian /kalibrasi
Produk yang Diuji Parameter
Pengujian/Kalibrasi Metode yang digunakan Fisika/Kimia /Biologi/ Mekanik/Listrik /Optik Air Limbah /Susu cair /Tanah/Pupuk, dll. COD, Pb, Cd Karbohidrat /Lemak N,P, K SNI 01-3950-1998 AOAC.993.20.2005 Massa/Suhu /Dimensi Timbangan Termometer alkohol Termometer raksa Jangka sorong Menggunakan anak timbangan Metler Toledo No Serixxxx tertelusur ke SI
melalui KIM LIPI Anak timbangan Batas ukur Ketelitian Ketepatan CSIRO National Measurement Laboratoryxxxxxxxx ASTM, dll
4. Laboratorium pengusul harus menuliskan daftar peralatan yang digunakan untuk mendukung ruanglingkup pengujian/kalibrasi yang diajukan, dengan bukti kalibrasi terakhir dan rekaman uji kinerjanya.
5. Laboratorium pengusul harus menuliskan daftar bahan acuan yang telah dimiliki yang berkaitan dengan ruang lingkup yang diajukan.
6. Laboratorium pengusul harus menyampaikan rekaman kompetensi personil (CV) berikut bukti pelatihan yang telah diikuti, terutama terkait dengan system manajemen mutu SNI ISO/IEC 17025-2008.
7. Laboratorium pengusul harus menyampaikan bukti jaminan mutu dari ruang lingkup pengujian/kalibrasi yang diajukan.
6
8. Laboratorium pengusul harus menyampaikan jadwal kegiatan proses akreditasi yang akan dilakukan (time table) mulai dari penyusunan dokumen, pendaftaran akreditasi ke KAN sampai ke prediksi waktu sertifikat akreditasi diperoleh.
G. PROSES SELEKSI
Seleksi laboratorium pengusul yang mengikuti Program Hibah Lab Sains dilakukan dalam 2 (dua) tahap sebagai berikut:
1. Desk evaluasi terhadap dokumen yang terdiri dari:
a. Aspek legal berdirinya laboratorium dan struktur organisasi b. Kelengkapan dokumen
c. Kesesuaian ruang lingkup dengan metode yang digunakan d. Kompetensi personil pengelola
e. Ketersediaan bahan acuan
f. Kinerja alat dan status kalibrasinya
g. Kualitas penjaminaan mutu hasil pengujian/kalibrasi.
Hasil desk evaluasi terhadap dokumen yang disampaikan laboratorium pengusul akan menetapkan laboratorium pengusul terseleksi/terpilih untuk divisitasi lapangan. 2. Visitasi lapangan:
Kegiatan ini akan dilakukan oleh Tim Teknis Direktorat Belmawa dengan cara kunjungan lapangan ke laboratorium untuk memverifikasi kesesuaian dokumen yang telah disampaikan dengan fakta objektifnya sehari-hari, terutama berkaitan dengan implementasi sistem manajemen mutu dalam praktek laboratorium sehari-hari yang menyangkut:
a. Komitmen pimpinan/manajemen inti dan semua personil yang terkait.
b. Kesesuaian peralatan yang tersedia dan metode dengan ruang lingkup yang diajukan.
c. Kesesuaian persyaratan akomodasi dan lingkungan pengujian/kalibrasi. d. Bukti implementasi pengujian/kalibrasi sesuai ruang lingkup yang diajukan. e. Bukti jaminan mutu pengujian.
f. Rekaman audit internal dan kaji ulang manajemen. g. Potensi pelanggan.
Hasil visitasi lapangan akan menetapkan laboratorium pengusul terseleksi yang memperoleh Hibah Laboratorium Sains Perguruan Tinggi dari Direktorat Belmawa Ditjen Dikti Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.
7
H. KOMPONEN BIAYA
Setiap laboratorium penerima Hibah Lab Sains akan memperoleh Dana Hibah yang jumlah nominalnya tertentu dengan peruntukkan sebagai berikut:
1. Penyusunan dokumen 2. Pelatihan personil
3. Kalibrasi peralatan dan pengadaan bahan acuan 4. Validasi dan verifikasi metode
5. Uji banding/uji profisiensi
6. Audit internal dan kaji ulang manajemen 7. Biaya akreditasi ke KAN.
Jika penerima Hibah Lab Sains lebih dari 1 (satu) laboratorium, masing-masing laboratorium penerima akan memperoleh Hibah yang nominal nilainya sangat mungkin berbeda bergantung pada perbedaan volume ruang lingkup yang diusulkan, biaya pengadaan bahan acuan dan kalibrasi alat, biaya uji banding/uji profisiensi, dan biaya akreditasi ke KAN (asesmen lapangan, akomodasi dan transportasi akan bervariasi bergantung lokasi laboratorium).
I. FORMAT PROPOSAL
Setiap laboratorium pengusul harus menyampaikan dokumen persyaratan Hibah Lab Sains dengan urutan sebagai berikut:
1. Surat pengantar dan dukungan komitmen dari pimpinan/pejabat yang berwenang di perguruan tinggi ditujukan ke Direktur Belmawa Ditjen Dikti.
2. Lembar identitas yang memuat nama laboratorium dan nama perguruan tinggi pengusul.
3. Dokumen sistem manajemen mutu laboratorium dan persayaratan lainnya sesuai dengan persyaratan pengusul butir F angka 1 sampai 8.
J. JADWAL KEGIATAN
Pelaksanaan program Hibah Lab Sains dilakukan mengikuti siklus anggaran pemerintah dalam hal penyerahan dana kepada laboratorium penerima dan mekanisme pertanggungjawabannya sesuai dengan ketentuan yang ada.
Adapun jadwal rincian kegiatan Program Hibah Lab Sains adalah sebagai berikut:
1. Seluruh dokumen proposal dikirimkan ke Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan Gedung D Ditjen Dikti Lantai 7 Jln.Jenderal Sudirman Pintu I Senayan Jakarta paling lambat Tanggal 31 Juli 2012.
8
2. Desk evaluation dokumen akan dilakukan oleh tim Belmawa pada awal bulan Agustus 2012 untuk menetapkan laboratorium yang akan divisitasi.
3. Visitasi lapangan akan dilakukan jika desk evaluasi memiliki nilai minimum 60 dari score 100.
4. Kegiatan visitasi dilakukan pada minggu kedua bulan Agustus 2012.
5. Penetapan laboratorium penerima hibah didasarkan pada penilaian bobot desk evaluasi 40% dan bobot visitasi 60%.
6. Penerima program Hibah Lab Sains perguruan tinggi akan diumumkan setelah kegiatan visitasi.
7. Selain menerima bantuan biaya akreditasi, penerima program hibah juga akan memperoleh pendampingan selama proses akreditasi berlangsung
K. VERIFIKASI KEMAJUAN PROGRAM
Berikut adalah indikator dan kegiatan yang digunakan untuk memverifikasi kemajuan pelaksanaan Program Hibah Lab Sains perguruan tinggi.
1. Memverifikasi capaian kegiatan laboratorium yang telah dilaksanakan 2. Efektivitas kegiatan dan kendala yang dihadapi
3. Pendampingan yang diperlukan dalam rangka keberlanjutan kegiatan
4. Umpan balik dari laboratorium penerima hibah untuk kelangsungan program.
L. PELAPORAN
Laboratorium penerima hibah wajib menyampaikan laporan atas kegiatan yang telah dilaksanakannya paling lambat pada tanggal 30 November 2013. Laporan meliputi : 1. Pertanggungjawaban capaian kegiatan dan penggunaan dana.
2. Identifikasi kendala-kendala yang dihadapi selama melaksanakan kegiatan, dan rencana tindak lanjut penyelesaiaannya.
